Effizienter arbeiten: die 10 besten Tipps



Herausforderungen lassen sich einfacher bewältigen, wenn Führungskräfte und Teams effizienter arbeiten. Auf diese zehn wichtigen Bereiche kommt es dabei an.


Inhaltsverzeichnis

effizienter arbeiten 1200
Mit Struktur und Tools die To-dos erledigen: Effizientes Arbeiten macht Spaß, motiviert und bringt tolle Ergebnisse. (Foto: Unsplash)

#1 Selbstmanagement-Methoden erlernen

Selbstmanagement ist die Kunst, den eigenen Tag zu strukturieren und zu organisieren. Kluge Unternehmer haben Methoden für das Selbstmanagement hervorgebracht. Manche von ihnen gibt es seit Jahrzehnten, wie das Eisenhower-Prinzip. Andere wie Getting Things Done wurden um die Jahrtausendwende herum entwickelt, inzwischen gibt es auch spannende Getting-Things-Done-Apps.

Ausschlaggebend für den Erfolg einer Selbstmanagement-Methode ist, dass sie zur eigenen Persönlichkeit passt.

Mögt ihr es, sämtliche Aufgaben niederzuschreiben, damit ihr sie immer im Blick behaltet und der Reihe nach erledigen könnt? Dann ist Getting Things Done ideal. Oder ist euer Problem eher,  zu wenig Pausen einzuplanen und dadurch unproduktiv zu werden? Dann eignen sich eher die Pomodoro-Technik oder der Arbeitsrhythmus 52-17.

Es lassen sich auch mehrere Selbstmanagement-Methoden miteinander kombinieren, um einen idealen Mix zu finden. Effektiv, digital und modern organisieren Unternehmer sich mit Apps für ein digitales Büro.

#2 Zeitmanagement verbessern

Der Schriftsteller und Journalist Peter Hohl soll einmal gesagt haben:

“Ich habe keine Zeit”, ist immer gelogen. Jeder hat pro Tag genau 24 Stunden, und er setzt sie für das ein, was ihm wichtig ist. Wer “keine Zeit” sagt, meint “keine Lust”.

Entweder ist fehlende Lust tatsächlich der Grund oder ein schlechtes Zeitmanagement. Doch auch dann lässt sich Hohls Beobachtung nicht von der Hand weisen: Wer immer Aufgaben vor sich herschiebt, der möchte sie meistens nicht erledigen. Würden sie Spaß machen, ließe sich leicht effizienter und effektiver arbeiten, ohne sich zu verzetteln.

Zum Glück gibt es Zeitmanagement-Methoden, die dieses und andere Probleme im Wettlauf gegen die Uhrzeiger aufgreifen – so zum Beispiel die Eat-that-frog-Methode: Der Frosch steht hierbei symbolisch für die schwierigste Aufgabe, die zuerst bei Tagesbeginn erledigt wird, dann kommt die zweitschwierigste usw.

Meistens sind es die vielen organisatorischen Aufgaben, die einen in Beschlag nehmen. Ein ganz großer Zeitfresser sind zum Beispiel E-Mails, deren Sichtung, Strukturierung und Beantwortung Stunden kosten können. Aber keine Bange: Wir haben Tipps, wie ihr die E-Mail-Flut stoppen könnt.

Nutzt weiterhin Zeitmanagement-Apps, um eigene Zeiten und die der Mitarbeiter zu erfassen und so Potenzial für Produktivität zu entdecken. Dabei solltet ihr ausdrücklich auch Pausen einplanen und den Tag nicht mit Aufgaben vollstopfen. Andernfalls rinnt die Zeit umso mehr wie Sand durch die Finger.

Darüber hinaus hilft ein Zeitplan, einzelne Zeitblöcke sinnvoll anzulegen und zu nutzen. Dabei kann euch die ALPEN-Methode helfen oder ihr schaut, ob der Manager oder Maker Schedule für euch zutrifft.

manager-schedule
Manager oder Maker? Die meisten wechseln zeitweise die Funktion, um schnelle Entscheidungen zu treffen sowie vertieft an einem Produkt zu arbeiten. (Foto: Unsplash)

#3 Projektmanagement-Methoden anwenden

Ein spannendes Zitat des ehemaligen US-Präsidenten John F. Kennedy lautet:

Führung und Lernen bedingen sich gegenseitig.

Auch Führungskräfte lernen jeden Tag dazu, wenn sie die Bereitschaft dafür mitbringen. So kann ein Projektmanager erst dann seiner Aufgabe gerecht werden, wenn er sich selbst und seine Zeit managen kann. So ist er ein glaubwürdiges Vorbild für das Team, das er anleitet. Besonders steil ist die Lernkurve bei jemandem, der plötzlich Chef wird.

Ein chaotischer, desorganisierter Projektmanager wird wenig Vertrauen bei den Mitarbeitern gewinnen und es schwer haben, das Team für die Erreichung des Projektziels zu motivieren.

Zum Glück helfen Projektmanagement-Methoden dabei, besser zu führen, zu organisieren und zu delegieren. Damit alle wissen, wofür sie arbeiten, solltet ihr zunächst OKRs festlegen, mit denen sich die Unternehmensziele auf täglich umsetzbare Zwischenziele herunterbrechen lassen. Dabei unterstützen euch OKR-Tools, wie auch Projektmanagement-Tools im gesamten Prozess von Aufgabenplanung über -zuteilung hin zur Auswertung. Lernt auch die Tipps von Unternehmern kennen, wie ihr produktiver arbeitet.

  • Anleitungen für Top-Tools: Schnell und einfach bei Trello und Slack einsteigen.

#4 Ideenmanagement fördern

Mitarbeiter motiviert es, wenn sie eigene Ideen einbringen können und diese ernst genommen werden. Genau für diesen Zweck existiert das Ideenmanagement. Früher gab es in Unternehmen sogar den Ideenmanager, der damit beschäftigt war, Einfälle von Mitarbeitern zu sammeln, auszuwerten und mit der Geschäftsführung zu diskutieren.

Heute stellen insbesondere kleinere Unternehmen wie Start-ups nur noch selten Ideenmanager an, doch das Ideenmanagement an sich wird trotzdem praktiziert. So kann der CEO der Ideenmanager sein. Wichtig ist, überhaupt ein Ideenmanagement zu haben, um neue Impulse zu fördern und schnell auf praktische Anwendbarkeit hin zu prüfen.

#5 Meetings optimieren

Schluss mit stundenlangen, ergebnislosen Besprechungen in stickigen Konferenzräumen: Durch sinnlose oder schleppende Meetings geht Unternehmen weltweit viel Geld verloren – und allen Beteiligten der Spaß an der Arbeit. Dabei gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um dem Meeting mehr Schwung zu verleihen: Sei es durch einen Spaziergang mit Agenda wie beim Walking Meeting oder durch Standup-Meetings, in denen kurz und knackig die Aufgaben des Tages besprochen werden.

Teammeetings Effizienter Arbeiten 1200
Das Walking Meeting bringt Bewegung und Abwechslung in den Alltag herein und verhindert Müdigkeit. (Foto: Unsplash)

Meetings gehören also mit Struktur gebändigt, sodass sie nicht ausufern und die Agenda Punkt für Punkt abgearbeitet wird. Dann kommt es auch nicht mehr zu zähen Besprechungen. Auch virtuelle Meetings lassen sich mit ein paar einfachen Tipps optimieren.

#6 Teambuilding kultivieren

Wer gemeinsam effizienter arbeiten möchte, braucht auch gemeinsame Erlebnisse, die über die Arbeit am Schreibtisch und den Plausch in der Kaffeeküche hinausgehen. Teambuilding-Maßnahmen sind genau der richtige Weg dafür: zusammen kochen, einen Trommelkurs belegen oder die nahe Umgebung beim Geocaching erkunden – die Angebote sind zahlreich. Die klassische Weihnachtsfeier darf natürlich auch nicht fehlen, und wie wäre es mal mit einer Marshmallow-Challenge?

Von entscheidender Bedeutung im Teambuilding sind auch regelmäßige Mitarbeitergespräche, damit alle Beteiligten im Austausch stehen und die Stimmung im Team dauerhaft hoch gehalten oder bei Bedarf frühzeitig verbessert werden kann.

#7 Mentale Stärke trainieren

Mentale Stärke ist für alle Beteiligten wichtig. Wie belastbar jeder Einzelne im Team ist, zeigt sich beispielsweise im Falle einer Unternehmenskrise. Doch nicht nur dann ist mentale Kraft wichtig, auch im Alltag benötigt ihr sie: in Verhandlungen mit Investoren etwa oder in Form von Zuversicht und Optimismus, wenn das neue Produkt einen schwierigen Markteinstieg hat, oder Kundenbeschwerden geballt bei euch einlaufen. Wir haben Unternehmer gefragt, wie sie mentale Stärke fördern.

#8 Resilienz lernen

Ein erfolgreicher Unternehmer ist wie ein Fels in der Brandung: Wellen trotzt er, genau wie Wind und Wetter. Diese Widerstandskraft hat einen eigenen Fachbegriff: Resilienz. Je resilienter ein Mensch ist, desto besser und gesünder kann er mit Rückschlägen umgehen. Auch ist die Frustrationstoleranz höher, wenn etwas einmal nicht so gut läuft. Damit ist Resilienz ein wichtiger Teil der mentalen Stärke, der aufgrund seiner Bedeutung für Unternehmer besondere Aufmerksamkeit verdient. Lest daher auch die Tipps für mehr Resilienz von Unternehmern.

#9 Nachhaltig arbeiten

Effizienter arbeiten zu wollen, darf nicht auf Kosten der Umwelt passieren, wie es leider viel zu häufig noch der Fall ist. Geht mit gutem Beispiel voran, sowohl für das Team als auch für andere Gründer und Unternehmer. So zeigt ihr, dass Erfolg und nachhaltiges Wirtschaften in Einklang zu bringen sind. Das geht ganz einfach, indem unnötiger Plastikmüll vermieden wird: So kann das Team sich darauf einigen, ab sofort keine Wegwerfbecher und Plastikkapseln für Kaffee mehr zu nutzen.

Lasst das Auto stehen und fahrt mit der Bahn oder dem Rad zur Arbeit. Das spart nicht nur Geld und ist gesünder, ihr tut damit auch der Umwelt etwas Gutes. Einen weiteren Schritt in Richtung Nachhaltigkeit geht ihr mit der Digitalisierung des Büros. So entsteht weniger Papierverschwendung. Lest auch im Artikel zu Nachhaltigkeit im Büro weitere Tipps, wie ihr zum Beispiel Fehler bei der Umstellung auf Ökostrom vermeidet.

Sehr wirksam ist ebenfalls der Minimalismus im Büro: Lasst alles Unnötige weg und macht das Büro zu einem aufgeräumten, klaren Ort. So arbeitet es sich konzentrierter und die Umwelt wird nicht unnötig belastet.

#10 Im Büro fit halten

fit im buero effizienter arbeiten 1200 sitzen
Zu langes und falsches Sitzen ist eines der größten Gesundheitsrisiken heutzutage. (Foto: Unsplash)

Unsere Fitness-Expertin Clara Fischer hat es auf den Punkt gebracht:

Sitzen ist das neue Rauchen.

In deutschen Unternehmen wird viel zu viel gesessen, wie eine DKV-Studie 2018 herausfand: 7,5 Stunden sitzt jeder Bundesbürger durchschnittlich auf seinen vier Buchstaben. Da ein Großteil dieser Zeit oftmals im Büro abgesessen wird, ist es wichtig, sich zwischen Drucker und Monitor fit zu halten. Wir geben zahlreiche Fitness-Tipps, wie das bereits mit Mini-Übungen ganz einfach gelingt.

Effizienter arbeiten: Eine Aufgabe für den Einzelnen und für das Team

Wer effizienter arbeiten möchte, sollte zunächst bei sich selbst mit einer Bestandsaufnahme beginnen: Wo geht im Laufe des Tages Zeit verloren, was lässt sich in der eigenen Aufgabenpriorisierung und dem Zeitmanagement verbessern? Und arbeite ich auch effektiv?

Habt ihr dort Ordnung und Struktur hereingebracht, geht es mit dem Projektmanagement weiter: Ob ihr als Team oder als Einzelkämpfer arbeitet, ist dabei zweitrangig. Wenn ihr aber Mitarbeiter führt, ist es umso wichtiger, dies mit Klarheit und Methode zu tun. Zum effizienteren Arbeiten gehört auch, nicht nur die eigene kleine Welt zu betrachten: Inspirierende Unternehmer fragen sich, wie sie die Umwelt schonen und ihren Beitrag zu einer besseren Welt leisten können.

Ähnliche Beiträge zum Thema