Delegieren: erfolgreich Aufgaben abgeben

11.05.2021

Team & Leadership

Aufgaben müssen ans Team delegiert werden, damit die Unternehmensführung arbeiten kann. Doch es gibt Tücken in diesem Prozess. Wir geben Tipps für erfolgreiches Delegieren.

Delegieren 1200 Vorbereitung ist das A & O: Wir zeigen, wie Delegieren richtig geht. (Foto: Unsplash)

#1 Unnötige Aufgaben streichen und die notwendigen priorisieren

Viele Führungskräfte begehen den Fehler, Aufgaben ohne vorherige Prioritätsprüfung zu delegieren. Dabei lässt sich viel Zeit sparen, wenn überflüssig gewordene Aufgaben erkannt und gestrichen werden können, anstatt sie unreflektiert weiterzugeben.

Der erste Schritt beim Delegieren ist die Vorbereitung: Welche Aufgaben stehen an? Notiert alle, die euch einfallen, und fragt euch bei jeder: Wie wichtig und wie dringend ist die Erledigung dieser Aufgabe?

Artikel-Tipps: Mit der ABC-Methode und dem Eisenhower-Prinzip priorisiert ihr eure Aufgaben. Überflüssige Aufgaben entdeckt ihr auch mit dem System Getting Things Done.

Unwichtige und nicht dringende Aufgaben könnt ihr streichen, alle anderen sortiert ihr in einer Liste oder mit einem Projektmanagement-Tool.

#2 Aufgaben delegieren, welche die Effizienz im Unternehmen steigern

Lediglich unliebsame Aufgaben an Mitarbeiter abzugeben, ist keine gute Idee. Die Motivation im Team sinkt erheblich, wenn der Eindruck entsteht, das "Monkey Business" erledigen zu müssen, während der Chef sich die Rosinen herauspickt.

Dieser Eindruck muss nicht einmal den Tatsachen entsprechen, damit dieser Negativeffekt eintritt. Es genügt schon eine intransparente Kommunikation seitens der Führung, um ein verzerrtes Bild von deren Workload entstehen zu lassen.

Tipp: Erzählt Mitarbeitern in Meetings regelmäßig von euren eigenen Aufgaben und Herausforderungen. So haltet ihr Kontakt zur Basis und veranschaulicht zugleich die Notwendigkeit des Delegierens.

Delegiert nur Aufgaben, die helfen, die Unternehmensziele zu erreichen und fragt euch:

Wer im Team kann diese Aufgabe besser / schneller / effizienter erledigen als ich?

Fällt euch spontan jemand ein? Dann geht es tiefer in die Analyse, bevor ihr endgültig delegiert. Diese sorgfältige Vorarbeit erspart euch falsches Delegieren, was nach hinten raus weitaus mehr Ressourcen wie Zeit und Arbeitskraft frisst.

Artikel-Tipp: Mit der OKR-Methode haben alle Mitarbeiter die wichtigsten Aufgaben und Ziele im Blick und können sich darauf fokussieren.

#3 Fachliche Eignung & zeitliche Ressourcen des Mitarbeiters prüfen und Kommunikationsweg festlegen

Die folgenden Fragen sollen euch dabei helfen.

Ist der Mitarbeiter fachlich geeignet?

Gleicht das Stellen-Soll-Profil, das Ist-Profil und den Lebenslauf des Mitarbeiter ab, um eine fachliche Eignung festzustellen.

Wer noch nie beruflich mit Instagram zu tun hatte, ist nicht der ideale Kandidat zur Schaltung von Ads in diesem Netzwerk. Und ein Personaler kann mit Buchhaltungsaufgaben in der Regel auch nicht viel anfangen.

Die Fachkompetenz des Mitarbeiters ist die Grundlage, um die Aufgabe an ihn erfolgreich zu delegieren.

Hat der Mitarbeiter Zeit für die Erledigung der Aufgabe?

Delegiert Aufgaben an einen Mitarbeiter nur dann, wenn dieser auch genügend Zeit hat. Ihr folgt damit der SMART-Zielsetzung, worin das R für realistisch steht. Schätzt zuerst selbst den Aufwand der anstehenden Aufgabe ein, bevor ihr euch an einen Mitarbeiter wendet.

Tipp: Schaut in den Wochenplan bzw. Terminkalenders des Mitarbeiters (z. B. öffentlich einsehbarer Termin bei Outlook), ob überhaupt ausreichende Timeslots zur Erledigung verfügbar sind.

Wenn ihr den zeitlichen Aufwand selbst nicht abschätzen könnt, holt euch eine fachkundige Einschätzung ein, etwa beim Mitarbeiter selbst, der der Experte für den Job ist. Erst dann ist es sinnvoll, zu delegieren.

Tipp: Wenn euer Top-Mitarbeiter für die Aufgabe nicht genügend Zeit hat, könnt ihr ihn von anderen Aufgaben freistellen, sofern die neue Aufgabe wichtiger und dringender ist. Zur Erinnerung: Bei der Aufgaben-Priorisierung helfen die ABC-Methode und das Eisenhower-Prinzip.

Auf welchem Wege wende ich mich an den Mitarbeiter?

Besonders wertschätzend delegiert ihr im persönlichen Gespräch, bei Remote Work geht dies alternativ über einen Videocall. So lassen sich außerdem viele Unklarheiten klären, was Rückkopplungen erheblich reduzieren kann. Etwa so:

Vielen Dank, dass du dich um die Erledigung dieser Aufgabe kümmerst. Teile mir gern mit, wenn du fertig damit bist und wie das Ergebnis lautet.

Artikel-Tipp: Seid ihr noch auf der Suche nach dem für euch passenden Videotool? Hier findet ihr unseren Vergleich von Videokonferenz-Tools!

Der Nachteil der persönlichen Variante ist, dass sie viel Zeit beansprucht und euch sowie die Mitarbeiter aus ihren Arbeitsabläufen reißt. Als ungewollter Nebeneffekt von Videocalls droht außerdem die Zoom Fatigue.

Daher wägt gut ab, wann ein Gespräch erforderlich ist – etwa dann, wenn es darum geht, jemanden mit neuen, anspruchsvollen Aufgaben zu betrauen – und wann ein Telefonat oder eine E-Mail ausreicht. Kurzes Delegieren via E-Mail oder Chat ist vor allem sinnvoll, wenn der Mitarbeiter die Aufgabe schon kennt und nur ein schneller, formloser Arbeitsauftrag erfolgen soll.

Tipp: Zu delegierende Aufgaben sollten immer verschriftlicht werden, um Fehlkommunikation zu vermeiden und Missverständnisse auszuräumen. Die Verschriftlichung kann während eines Gespräches als Protokoll oder im Anschluss erfolgen. Die Notizen sollten für alle Beteiligten abrufbar sein.

Was braucht der Mitarbeiter, um die Aufgabe erledigen zu können?

Hat der Mitarbeiter die nötigen Infos wie Login-Daten und Tool-Einführungen bekommen, um erfolgreich die Aufgaben bewältigen zu können? Die Tools und Zugänge sollten von Anfang an mitgegeben werden, damit derjenige nicht ständig bei euch nachfragen muss. Hinterlegt zu diesem Zweck Login-Daten in eurem CRM oder einem anderen, möglichst sicheren Ort, wie einer passwortgeschützten Cloud.

#4 Mentoring & Führen: Die Delegierten begleiten

Kommuniziert dem Mitarbeiter, dass ihr für Rückfragen zur Verfügung steht. Nennt hierbei konkrete Zeiten und Kommunikationskanäle, damit der Kollege weiß, wann und wie er sich an euch wenden kann. Beispielsweise:

Schreibe mir aufkommende Fragen in den Chat und ich beantworte sie so schnell wie möglich. Wenn du an einem Punkt nicht weiterkommst, kannst du mich auch anrufen.

Tipp: Hinterlegt Zeiten der telefonischen Erreichbarkeit, etwa im eigenen, vom Team einsehbaren Terminkalender oder in eurem gemeinsam genutzten Kollaborationstool.

Legt weiterhin kleine, wöchentliche Meeting-Einheiten fest, um euch beim Mitarbeiter nach dem Aufgabenfortschritt zu erkundigen. Aufkommende Probleme solltet ihr freundlich und zielorientiert mit dem Mitarbeiter zusammen angehen.

Drängt euch zugleich nicht in die Erledigung der Aufgabe hinein. Womöglich empfindet der Mitarbeiter dieses Verhalten als kontrollierend und es werden sich schnell die zahlreichen Nachteile von Mikromanagement zeigen.

Achtung: Erfolgreiches Delegieren hängt von dem richtigen Verhältnis von Vertrauen und Kontrolle ab. Diese Balance zu finden, ist sehr schwierig. Viele Führungskräfte scheitern daran. Hierfür empfiehlt sich ein Coaching oder ein Workshop, da dieses Austarieren zu den größten Herausforderungen beim Delegieren gehört.

#5 Nicht zurück auf meinen Schreibtisch: Rückdelegation vermeiden

Rückdelegation meint, dass Aufgaben, die delegiert wurden, wieder an die Führungskraft zurückgespielt werden. Häufig passiert das subtil. Wir stellen drei verbreitete Szenarien vor:

"Ich schaffe es nicht": Der Mitarbeiter sieht sich nach Übernahme der Aufgabe zeitlich oder fachlich außerstande, die Aufgabe zu erledigen. Die Lösung hierfür ist, mit dem Mitarbeiter gemeinsam zu schauen, wo genau der Schuh drückt, idealerweise in einem wertungsfreien Vier-Augen-Gespräch. Erarbeitet zusammen eine Lösung, sodass der Kollege die Aufgabe doch noch zum Abschluss bringen kann. Nur wenn dies partout nicht geht, entlastet ihn und delegiert den Job an einen anderen Mitarbeiter.
Verantwortung wird nicht übernommen: Der Mitarbeiter verlangt permanent Entscheidungen von euch, bevor er mit der Aufgabe weitermacht. Dabei wolltet ihr doch loslassen! Womöglich habt ihr nicht klar genug kommuniziert, was ihr vom Mitarbeiter erwartet, zum Beispiel, dass er eigenständige Entscheidungen zur Bewältigung der Aufgabe treffen soll. Es kann sich aber auch um eine Taktik handeln, in der Hoffnung, dass ihr ihm die Aufgabe abnehmt. Hier sollte ebenfalls ein offenes Gespräch gesucht werden, in dem ihr euren Eindruck ansprechen solltet. Bleibt dabei bei euch ("Ich habe den Eindruck, dass es darum geht, dass ich die Aufgabe wieder an mich nehmen soll. Was können Sie mir dazu sagen?"). Vermeidet dagegen unbedingt Vorwürfe oder Unterstellungen.
Schmeicheln: "Chef, Sie sind doch der absolute Experte auf dem Gebiet. Könnten Sie vielleicht mal kurz ...?" Lob aus den eigenen Reihen freut Führungskräfte natürlich. Aber ist es auch ehrlich? Oder handelt es sich um einen Kniff, um Aufgaben an euch zurückzuspielen? Lasst nicht zu, dass eine Schmeichelei zur Rückdelegation führt, sondern kontert: "Es freut mich, dass Sie mich für kompetent halten. Das geht mir mit Ihnen übrigens genauso. Genau aus diesem Grund habe ich diese Aufgabe Ihnen übertragen und bin zuversichtlich, dass Sie diese erfolgreich erledigen werden."

Weil die Rückdelegation oftmals so subtil daherkommt, bemerken viele Entscheider sie erst, wenn es zu spät ist und die delegierten Aufgaben wie von Zauberhand wieder auf der eigenen To-do-Liste landen. Auf keinen Fall solltet ihr dann den Ärger darüber in euch hineinfressen und die rückdelegierten Aufgaben selbst erledigen. Sucht stattdessen baldmöglichst das Gespräch mit dem Mitarbeiter und sagt:

Bitte erledige diese Aufgabe, wie wir es gemeinsam vereinbart haben.

Der Mitarbeiter soll verstehen, dass er für die Umsetzung verantwortlich ist und zusammen mit euch beschlossen hat, die Aufgabe zu übernehmen.

#6 Das Ergebnis zusammen mit dem Mitarbeiter auswerten

Wenn der Mitarbeiter die Aufgabe erledigt hat, folgt ein Feedbackgespräch. Dieses sollte zeitnah zum Abschluss der Aufgabe erfolgen, damit die Gedanken zu dieser Aufgabe auf beiden Seiten noch frisch sind. Bereitet euch gut auf das Gespräch vor, indem ihr das Ergebnis nach Stärken und Schwächen analysiert und konstruktiv mit dem Mitarbeiter darüber sprecht: Was ist gut an dem Ergebnis, was ließe sich noch verbessern? Welchen Weg hat der Mitarbeiter zur Lösung der Aufgabe vorgenommen? Die Antworten darauf sind lehrreich für weiteres Delegieren.

Kurz vorgestellt: das 5-Stufen-Modell der Delegation

Mit den oben beschriebenen Schritten habt ihr einen Fahrplan, mit dem ihr stets den passenden Mitarbeiter für relevante Aufgaben betraut. Bekannt ist auch das 5-Stufen- bzw. 5-Phasen-Modell. Die Phasen, als Imperative zu verstehen, lauten wie folgt:

1. Phase: Tue genau, was verlangt wird.
2. Phase: Finde Lösungen und berichte mir die Optionen.
3. Phase: Finde Lösungen, berichte Optionen, schlage Lösungsweg vor.
4. Phase: Entscheide selbst und berichte mir über deine Entscheidung.
5. Phase: Triff die Entscheidung selbst.

Das Problem hierbei: Wann welche Phase sinnvoll ist, hängt von zahlreichen, nicht pauschalisierbaren Faktoren ab. Sehr eigenständig arbeitende Mitarbeiter mögen sich für Phase 5 eignen, aber auch nicht in jedem Aufgabenbereich. Wir werden zeitnah noch in einem eigenen Artikel auf die Stärken und Schwächen dieses Modells eingehen.

Tipps zum Delegieren im Alltag

Erstellt Vorlagen, Checklisten und Leitfäden für standardisierte Aufgaben, die ihr delegiert. Das reduziert Unsicherheiten und erspart beiden Seiten unnötige, zeitraubende Zwischengespräche.
Viele Aufgaben lassen sich extern und kostengünstig an virtuelle Assistenten delegieren.
Immer mit einem konkreten Ziel delegieren und kommunizieren: Was soll bis wann erledigt werden?
Dem Mitarbeiter die Bedeutung der Aufgabe vor Augen halten: Warum soll er das machen (Sinnhaftigkeit) und welche Resultate bringt das?
Klarheit ist der Schlüssel: Je klarer die Aufgabe, die Deadline und die Rahmenbedingungen mitgeteilt werden, desto reibungsloser läuft das Delegieren.
Respektvoll delegieren: Bürdet dem Mitarbeiter nicht 5 Minuten vor Feierabend eine große Aufgabe auf. Wählt einen Zeitpunkt, von dem an der Kollege genügend Zeit für die Erledigung hat.
Je besser diese Übernahme von Eigenverantwortung im Team klappt, desto mehr Freiheit bekommt ihr für euren Aufgabenbereich. Das ist das Ziel.