Umsatzsteuervoranmeldung per Elster: Leitfaden mit Tipps & Tricks

Als Endkunde kennt man sie natürlich: Die Umsatzsteuer, die beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen – in der Regel in Höhe von 7 oder 19 % – dem Nettoverkaufspreis hinzugerechnet wird. Unternehmen dürfen diese Steuer natürlich nicht einbehalten, sondern müssen sie an das Finanzamt weiterreichen. Im Gegenzug können Firmen jedoch die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen, vom Fiskus zurückfordern.

Anstatt jedoch die Differenz aus Umsatzsteuer und Vorsteuer nach der jährlichen Umsatzsteuererklärung einmalig an das Finanzamt zu überweisen, müssen Unternehmer basierend auf der sogenannten Umsatzsteuervoranmeldung bereits unterjährig mehrfach die Zahlungen an die Finanzbehörden veranlassen.

Der Hintergrund ist simpel: Das Finanzamt schützt sich durch die unterjährigen Umsatzsteuervoranmeldungen vor Zahlungsausfällen durch die möglichen Insolvenzen von Unternehmen und hat gleichzeitig einen Zinsvorteil gegenüber einer jährlichen Zahlung. Der Unternehmer wiederum profitiert von einer höheren Planungssicherheit, da er nach dem Kalenderjahr nicht „plötzlich" den hohen Gesamtbetrag an das Finanzamt überweisen muss.

Da die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung einen gewissen zeitlichen bzw. finanziellen Aufwand bedeutet, sollte man sich als Existenzgründer überlegen, ob man zu Beginn auf die Auszeichnung der Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen verzichtet. Dies ist möglich, wenn man als Kleinunternehmer agiert.

Um die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, sind Umsatzgrenzen einzuhalten. Im Vorjahr darf die Umsatzgrenze von 25.000 Euro nicht überschritten werden. Im laufenen Jahr darf der Umsatz nict über 100.000 Euro liegen. Erfahren Sie auf unserer Seite zur Kleinunternehmerregelung, wann es auch bei geringen Umsätzen sinnvoll sein kann, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und die Umsatzsteuervoranmeldung durchzuführen.

Ist man kein Kleinunternehmer, gehört jedoch zu einer Berufsgruppe mit einer bestimmten Tätigkeit, die in § 4 des Umsatzsteuergesetzes beschrieben wird, muss ebenfalls keine Umsatzsteuer per Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt gemeldet werden. Als bekanntes Beispiel sind hier Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin zu nennen, wie beispielsweise durch Ärzte, Heilpraktiker oder Physiotherapeuten. Auf Rechnungen dieser Berufsgruppen wird in der Regel daher keine Umsatzsteuer zu finden sein.

Für alle anderen Unternehmen gibt es keinen Weg an der Umsatzsteuervoranmeldung vorbei: Sie sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer regelmäßig ihrem Finanzamt zu melden.

Hier geht es um den Voranmeldezeitraum, respektive um die Frage, ob Sie monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen.

Für Existenzgründer ist die Gesetzeslage sehr deutlich: Innerhalb der ersten beiden Jahre muss die Umsatzsteuervoranmeldung jeden Monat abgegeben werden. Erst ab dem 3. Jahr nach der Gründung können Neugründer die Umsatzsteuervoranmeldung auch vierteljährlich abgeben.

Hat man als Unternehmer die ersten beiden Jahre erfolgreich überstanden, kann man auf Antrag auch zu einer quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldung wechseln. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn die sogenannte Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres 9.000 Euro nicht überschreitet. Als Gründer sollte man dies genau prüfen, da sich dadurch einiges an Arbeit ersparen lässt. Folgende Tabelle gibt einen guten Überblick, bei welchen Schwellenwerten welcher Voranmeldezeitraum greift:

Zur Berechnung der Vorjahres-Umsatzsteuerzahllast ziehen Sie von der entrichteten Umsatzsteuer aus Ihren Ausgangsrechnungen einfach die Vorsteuer Ihrer Eingangsrechnungen ab.

Ganz spannend zu sehen, ist übrigens, dass bei sehr niedrigen Beträge unter 2.000 Euro auf die Umsatzsteuervoranmeldung im neuen Jahr komplett verzichtet werden kann und die Abgabe der Umsatzsteuererklärung nach Jahresende vollkommen ausreicht.

Ob die Umsatzsteuervoranmeldung nun quartalsweise oder monatlich abgegeben muss – die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung liegt immer am 10. des Folgemonats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. Sollten Sie die Dauerfristverlängerung beantragt haben, haben Sie sogar einen weiteren Monat für die Abgabe der Voranmeldung Zeit. Folgende Tabelle veranschaulicht exemplarisch die konkreten Abgabetermine. Der Voranmeldezeitraum ist dabei der jeweilige Geschäftsmonat bzw. das Geschäftsquartal.

Abgabetermine für Voranmeldezeiträume im  Jahr 2026.

Fällt die Abgabefrist der Umsatzsteuervoranmeldung auf das Wochenende oder einen Feiertag, dann wird die Frist automatisch auf den nächsten Werktag nach hinten verschoben. 

Die Beantragung der Dauerfristverlängerung ist für jedes Unternehmen ohne Begründung beim Finanzamt möglich und wird in der Regel auch immer akzeptiert. Reichen Sie hierzu bis spätestens zum 10. Februar bei monatlichem Voranmeldezeitraum und bis zum 10. April bei quartalsweisem Voranmeldezeitraum den Antrag elektronisch per Elster beim Finanzamt ein. Bei unterjähriger Existenzgründung gilt der 10. Tag des Monats als Frist, in dem Sie erstmals eine Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben haben.

Wann akzeptiert das Finanzamt eine Dauerfristverlängerung? Pflicht ist es, zum Antrag bis zur genannten Frist eine Sondervorauszahlung zu leisten. Und zwar in Höhe eines Elftels der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres leisten. Mit der letzten Umsatzsteuervoranmeldung im Jahr wird diese Sondervorauszahlung dann entsprechend verrechnet. Das Finanzamt sichert sich mit dieser Sondervorauszahlung vor eventuellen Zahlungsausfällen ab.

Sie hatten viel zu tun und haben die Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpasst? Dann kann es gut sein, dass Sie einen Verspätungszuschlag von bis zu 10 % der Umsatzsteuerzahllast entrichten müssen. Kommt außerdem noch die Zahlung zu spät beim Finanzamt an, können für jeden angefangenen Monat weitere 1 % der Steuerschuld in Rechnung gestellt werden. Bei Zahlung per Banküberweisung erhalten Sie allerdings eine dreitägige Schonfrist.

Bei geringen Umsätzen sind solche Strafzahlungen zwar noch verkraftbar, sie machen allerdings keinen guten Eindruck bei den Finanzbehörden. Eine Steuerprüfung kann hier bei mehreren Vergehen die Folge sein.

Übrigens: Auch wenn Sie in einem Voranmeldezeitraum keine umsatzsteuerrelevanten Umsätze generiert haben, sind Sie dennoch dazu verpflichtet, eine Voranmeldung abzugeben. Wundern Sie sich in diesem Fall also nicht, wenn plötzlich ein Mahnschreiben auf Ihrem Tisch liegt.

Unternehmer sind dazu verpflichtet, die Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch zu übertragen – und zwar per ELSTER, einer Software der deutschen Steuerbehörden. Elster ist geeignet für Unternehmer, die Ihre Buchhaltung selber machen. Nachfolgend erfahren Sie, wie genau das funktioniert und worauf Sie beim Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung per Elster besonders achten sollten.

Die Elster-Software existiert in zwei verschiedenen Varianten: Sie können auf Elster entweder direkt über Ihren Browser zugreifen oder laden sich die Elster-Software auf Ihren Computer herunter. Wir empfehlen den Download der Software, da Sie so auch ohne Internetzugriff an Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung arbeiten können und die Wahrscheinlichkeit eines Datenverlustes geringer ist.

Sollten Sie sich für Elster noch nicht registriert haben, besuchen Sie die Website www.elster.de und führen die Registrierung per ELSTERBasis-Verfahren durch. Hierzu müssen Sie einige persönliche Daten wie beispielsweise Ihre Identifikationsnummer bzw. Steuernummer angeben, damit Elster Sie identifizieren kann. Nach der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie dann in den nächsten Tagen Post von den Finanzbehörden. Der in der Post enthaltene Aktivierungs-Code dient der finalen Freischaltung Ihres Accounts und ermöglicht Ihnen den Download einer pfx-Datei: Ihr persönliches Authentifizierungs-Zertifikat. In diesem Zusammenhang müssen Sie nun auch einen PIN wählen, den Sie später in Verbindung mit dem Zertifikat noch benötigen werden. Merken Sie sich sowohl den PIN als auch den Speicherort der Zertifikations-Datei gut – sie dienen zukünftig beide zur Identifizierung Ihrer Übermittlungen per Elster.

Nun sind Sie startklar: Sie können Sie jetzt die Elster-Software kostenlos herunterladen und installieren, bevor es dann im nächsten Schritt zur Umsatzsteuervoranmeldung geht.

Starten Sie die Elster-Software und öffnen Sie das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung. Im ersten Schritt geben Sie allgemeine Angaben zu Ihrem Unternehmen und ihrem Finanzamt an. Daraufhin müssen Sie sich für den Voranmeldezeitraum entscheiden, für den Sie die aktuelle Umsatzsteuervoranmeldung abgeben möchten.

In Kapitel 3 des ELSTER Formulars geben Sie Ihre steuerpflichtigen Umsätze ein. Relevant sind 2 Felder:

• Umsätze zum Steuersatz von 19 %: 100.000 € sind es in unserem Beispiel in der Abbildung
• Umsätze zum Steuersatz von 7%: 10.000 € sind es im Beispiel.

ELSTER berechnet dann automatisch die Umsatzsteuerbeträge, die Sie dem Finanzamt schulden.

Beachten Sie bitte:

• Geben Sie ausschließlich Nettobeträge ein.
• Geben Sie nur glatte Euro-Beträge ein. Runden Sie Centbeträge entsprechend auf oder ab.

Die Vorsteuerbeträge geben Sie in einer Gesamtsumme in das entsprechende Feld ein. Relevant für die meisten Gründer ist das Feld „Vorsteuerbeträge aus Rechnungen von anderen Unternehmern (§ 15, Abs. 1, Satz 1 UStG)“.

Im Beispiel in der Abbildung haben wir eine Vorsteuersumme von 2.000 €.

Anschließend berechnet ELSTER aus Ihren Angaben die Zahllast. Das ist die Differenz aus Umsatzsteuer aus Kundenrechnungen und den Vorsteuerbeträgen. Daraus ergibt sich:

• Eine Umsatzsteuerschuld: In unserem Beispiel sind es 17.700 €
• Eine Umsatzsteuerrückerstattung: Sollten die Vorsteuerbeträge höher als die Umsatzsteuer sein.

Nun haben Sie es fast geschafft: Führen Sie noch die automatische Plausibilitätsprüfung durch und senden Sie daraufhin Ihre Umsatzsteuervoranmeldung unter Angabe Ihres PINs und des Speicherorts des Zertifikats an das Finanzamt ab.

Ganz wichtig: Drucken Sie sich nach dem Versand der Umsatzsteuervoranmeldung das Übertragungsprotokoll aus oder speichern Sie es an einem sicheren Ort, um bei etwaigen späteren Reklamationen auf der sicheren Seite zu sein.

Ein bei der Umsatzsteuervoranmeldung unter Gründern oft unbeachtetes Thema soll hier nochmals kurz Erwähnung finden: die Frage nach der Soll- und Ist-Versteuerung.

Bei der Soll-Versteuerung gilt nämlich – anders als bei der Ist-Versteuerung – das Rechnungsdatum einer vom Existenzgründer gestellten Ausgangsrechnung als der Tag, an dem die Umsatzsteuer offiziell geflossen ist. Demnach muss auch bei der Umsatzsteuervoranmeldung dieses Datum bei der Zuordnung der Umsätze zum jeweiligen Voranmeldezeitraum als relevant erachtet werden.

Versteuert ein Unternehmer jedoch entsprechend der Ist-Versteuerung, gilt bei der Umsatzsteuervoranmeldung nicht das Rechnungsdatum der Ausgangsrechnung sondern der tatsächliche Geldfluss – sprich das Datum der Ankunft des Geldes auf dem eigenen Konto. Bei der Ist-Versteuerung hat der Unternehmer demnach einen Zins-Vorteil, den er sich zunutze machen sollte.

Bei Eingangsrechnungen spielt die Art der Versteuerung übrigens keine Rolle: Sobald eine Eingangsrechnung erfasst wird, kann diese auch per Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden.

Und wann entscheidet man sich für die Besteuerungsart? Als Existenzgründer hat man beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung die Wahl zwischen Ist- oder Soll-Versteuerung. Wird eines der folgenden Kriterien erfüllt, kann die Ist-Versteuerung beantragt werden:

• Die auf das Kalenderjahr hochgerechneten Umsätze werden im Gründungsjahr voraussichtlich nicht mehr als 800.000 Euro betragen
• Der Existenzgründer ist nicht zur doppelten Buchführung - also Bilanzierung  verpflichtet
• Der Gründer ist Angehöriger eines freien Berufes

Nicht selten kommt es vor, dass man erst nach der abgegebenen Umsatzsteuervoranmeldung merkt, dass ein Beleg vergessen wurde, oder der Steuerberater auf eine fehlerhafte Anmeldung hinweist. Elster bietet hierzu eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung an, die eine erneute Übermittlung der nun korrekten Daten an das Finanzamt erlaubt.

Dazu setzen Sie in Elster einfach ein Kreuz unter „berichtigte Anmeldung", füllen das Elster-Formular wie gewöhnlich aus und versenden es. Aber Achtung: Eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung kann aus rechtlicher Sicht als Selbstanzeige gewertet werden. Daher achten Sie unbedingt darauf, bei der korrigierten Anmeldung nicht erneut fehlerhafte Angaben zu machen, da dies unter Umständen weitreichende Konsequenzen mit sich bringen kann.

Die Umsatzsteuererklärung, manchmal auch als Umsatzsteuerjahreserklärung bezeichnet, ist letztlich nicht anderes als die Zusammenfassung aller Umsatzsteuervoranmeldungen eines Jahres. Eventuelle Korrekturen müssen hier ebenfalls eingearbeitet werden, wenn beispielsweise Rechnungen vergessen oder Belege von Mitarbeitern zu spät eingereicht worden sind. Achten Sie darauf, dass sonst keine Unstimmigkeiten zwischen den Angaben in Ihren Umsatzsteuervoranmeldungen und der Umsatzsteuerjahreserklärung vorhanden sind. Solche Fehler fallen den Finanzbehörden schnell auf und können eine Steuerprüfung nach sich ziehen.

Die Umsatzsteuererklärung wird wie auch die Umsatzsteuervoranmeldungen per Elster an das Finanzamt übertragen und muss bis spätestens zum 31. Juli des Folgejahres elektronisch eingereicht werden. Für alle, die mit einem Steuerberater arbeiten, gilt eine verlängerte Frist bis zum 30. April des Folgejahres.

Neu seit dem Jahr 2025: Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen haben, sind nicht mehr dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben. Durch diese Maßnahme sollen kleine Unternehmen und Selbstständige entlastet und ihr bürokratischer Aufwand minimiert werden. 

Steuerberater und Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Schnittstelle sind die beiden sinnvollsten Alternativen, die Umsatzsteuervoranmeldung zu erledigen.

Wer bereits einen Steuerberater hat, muss sich um die UStVA ohnehin nicht kümmern, denn das ist eine typische Leistung einer Steuerkanzlei.

Wer keinen Steuerberater hat und bislang noch mit Word/Excel Buchhaltung macht, sollte auf eine Buchhaltungssoftware umsteigen. Eine Buchhaltungssoftware bietet:

• Belegverwaltung:
• Rechnungen erstellen:
• Geschäftskontoabgleich
• Erstellen der UStVA auf Knopfdruck.

Statt 25 Eingaben in ELSTER zu tätigen, drücken Sie einmal auf den Knopf und übersenden die UStVA an das Finanzamt.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware für die UStVA

• Zeitersparnis von 80 %: Buchhaltungsarbeiten von 5 Stunden erledigt die Software in unter 1 Stunde
• Belege gehen nicht verloren: Mit der Scanning-App einer Software erfassen Sie jeden Beleg an Ort und Stelle und verschenken keine Vorsteuer.
• GOBD-konforme Archivierung: Die führenden Programme speichern sämtliche Belege rechtssicher gemäß der Vorschriften für die Aufbewahrung.

Lesen Sie gerne unseren Vergleich führender Buchhaltungsprogramme.