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Minimalismus im Büro: fokussierter arbeiten

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Selbstmanagement

Zu viele Gegenstände, zu viel Kleidung, zu viel Papierkram, zu viele Aufgaben: Wie ihr mit Minimalismus nicht nur privat, sondern auch am Arbeitsplatz Großes bewirken könnt, zeigen wir euch mit folgenden Tipps.

minimalismus-1200 Ordnung ist das halbe Leben: Wer minimalistisch im Büro lebt, kann sich leichter auf die Hauptaufgaben fokussieren. (Foto: Unsplash)

Was bedeutet Minimalismus?

Weniger ist mehr – das ist schon lange bekannt. Minimalismus ist zu einem trendigen Lebensstil geworden, der privat und beruflich immer mehr Anhänger findet. Der bewusste Verzicht bedeutet aber nicht, wie in der Fastenzeit auf seine Lieblingsdinge zu verzichten, sondern zu hinterfragen: Was brauche ich wirklich? Von was kann ich mich trennen? Und welche nachhaltigen Alternativen gibt es?

Minimalisten sind davon überzeugt, dass unser Überfluss, sprich zu viele Besitztümer, uns einengen und belasten.

Dabei geht es nicht einfach um alte Kleidung oder Handys. Auch Möbel, Bücher- und Papierstapel, Bekanntschaften und die Struktur am Arbeitsplatz können uns stressen, ablenken und den Fokus verlieren lassen.

Minimalismus bedeutet, sich bewusst zu entscheiden.

Was bleibt übrig? Das Wesentliche und viel Luft zum Durchatmen.

  • Artikel-Tipp: Minimalist Cédric Waldburger verrät im Interview, wie er sinnvoll seine Ziele erreicht.

Minimalismus am Arbeitsplatz: konzentrierter, effizienter und stressfreier

Ihr bekommt morgens im Büro beim Anblick eures Schreibtisches, Desktops und E-Mail-Postfachs schon schlechte Laune? Überseht nicht weiterhin das Chaos und die E-Mail-Flut, sondern nehmt euch Zeit, Stück für Stück die Unordnung zu beseitigen. Das befreit, ihr fühlt euch wohler und könnt euch künftig besser konzentrieren.

Schreibtisch: Zwischen Chaos und Clean Desk Policy

Wenn bei euch im Büro nicht die Clean Desk Policy herrscht, stapeln sich Papiere, Bücher, Zeitschriften auf und um den Schreibtischen herum, wie auch Tassen, Büropflanzen und zahlreiche Kugelschreibern.

Aufräumen, ach das mache ich später,

denkt ihr vielleicht und schiebt den Gedanken täglich vor euch her. Schluss damit.

  • Nehmt euch täglich 10 Minuten Zeit, um einen Teil der Ablage, Schublade oder des Bücherregals aufzuräumen und auszumisten.
  • Legt einen Aufräumslot im Tagesplan fest, zum Beispiel mit Hilfe der ALPEN-Methode.
  • Definiert einen Ort, an dem ihr spontan Papiere, Zeitschriften oder Krimskrams parken könnt, bis euer Abarbeitungsslot kommt. Dann verteilt sich nicht alles auf dem Schreibtisch.
  • Zwingt euch, kurz vor dem Feierabend den Schreibtisch so aufzuräumen, dass ihr am nächsten Morgen fröhlich in den Tag starten könnt. Tipp: Baut dies in eure Abendroutine ein.
  • Befreit euch vom Papierkram und digitalisiert euer Büro: Notizzettel, Kalender und Dokumentenablage gehen auch online. Ein Pinboard an der Wand oder Flipchart kann die wichtigsten Stichpunkte, Termine oder Skizzen vor Augen halten.
  • Es reichen 1 Kugelschreiber, 1 Textmarker und 1 Notizblock aus – verschenkt den Rest.
  • Auch Nachhaltigkeit am Arbeitsplatz gehört zum minimalistischen Leben, wenn ihr versucht, unnötigen Müll zu vermeiden. Schaut nach nachhaltigen Büro-Utensilien, falls ihr etwas anschaffen müsst.

Wenn ihr Ordnung auf dem Schreibtisch geschaffen habt, dann schaut euren digitalen Schreibtisch an. Je optimierter dieser ist, desto weniger sucht ihr nach Dokumenten und könnt schneller sowie produktiver die wirklich wichtigen Aufgaben des Tages erledigen.

Arbeitsrhythmus Mit Minimalismus strukturiert und fokussiert durch den Tag – ein aufgeräumter, sauberer Schreibtisch legt den Grundstein. (Foto: Unsplash)

Desktop und Mailpostfach: Digitaler Minimalismus

Auf dem Desktop reiht sich ein Dokument an das nächste, die Übersicht ist schon lange verschwunden und euer Mailpostfach quillt über? Geht die Bereiche so effizient und effektiv wie möglich an, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Euer Ziel muss es sein, auf Dauer mehr Zeit zu gewinnen.

  • Legt auf den Desktop nur Verknüpfungen zu wirklich wichtigen Ordnern ab, auf die ihr täglich zugreifen müsst. Das spart Zeit und wenn ihr einen freien Desktop braucht, sind die Verknüpfungen schnell wieder gelöscht. Die meistgenutzten Programme könnt ihr an die Taskleiste heften.
  • Nutzt ihr den Desktop als Zwischenspeicher, um Bilder, Logos oder Dokumente zum Drucken oder Weiterleiten zu speichern? Legt die Unterlagen gleich an richtiger Stelle ab - ob Cloud, Projektordner oder Laufwerk. Dann müllt ihr den Laptop nicht mit doppelten Dateien zu. Bei gemeinsamen Projekten ist die Dokumentenablage online am besten, damit die Kollegen direkt auf die Dateien zugreifen können.
  • Suchfunktion versus zu vielen Unterordnern: Das Projekt ist so komplex, dass ihr zahlreiche Unterordner und Strukturen schaffen könntet? Hinterfragt: Braucht es wirklich so viele und reicht an mancher Stelle nicht einfach die schnelle Suchfunktion aus?
  • Ihr bekommt zu viele Newsletter? Stoppt die E-Mail-Flut, meldet euch von unnötigen und ungelesenen Newslettern ab und organisiert eure Mailbearbeitung.

Networking und Social Media: Zu viele digitale Kontakte?

  • Euer berufliches Netzwerk wächst schnell, auf Xing oder LinkedIn mehren sich die Kontakte und ihr könntet täglich ein anderes Lunch- oder Kaffeetreffen wahrnehmen? Wählt auch hier bewusst aus: Welche Termine sind wirklich wichtig, welche geben euch Energie und welche sind nur Zeitfresser ohne wirklichen Nutzen?
  • Networking ist ein Geben und Nehmen: Löscht Kontakte, mit denen ihr seit Jahren gar nichts zu tun habt oder die ihr eigentlich gar nicht kennt, da sie euch mal vor langer Zeit nur eine Kontaktanfrage gesendet hatten.
  • Achtet weiterhin darauf, euch von Menschen mit toxischem Verhalten fernzuhalten: Dauernörgler, Pessimisten oder Menschen, die eure Ziele und Träume ohne Argumente ständig kleinreden, rauben Energie und bremsen euch aus.
  • Eigentlich öffnet ihr Facebook oder Xing nur, um euren täglichen Social Media Post abzusetzen, doch die vielen Posts eurer fleißigen Kontakte lenken euch ab? Entweder seid ihr sehr diszipliniert im Übersehen oder ihr sortiert aus: Was lasse ich mir anzeigen? Welche Kontakte sollen in meinem Netzwerk bleiben und welche Nachrichtenportale lasse ich erscheinen? Der Rest wird gelöscht.
  • Es geht immer um Mediennutzungskompetenz: Lernt, Informationen zu filtern, um nicht von der Flut an Postings, direkten Nachrichten usw. überschwemmt zu werden.

Arbeitsweisen: Minimalistisch leben und arbeiten

Morgens im Bett die ersten Jobmails gecheckt, das Frühstück im Gehen zur U-Bahn eingenommen und am Schreibtisch schnell die Nachrichten gescannt, bevor die Aufgaben, Kollegenanfragen und Telefonate nur so auf euch einströmen? Mit einer klaren Reihenfolge und einem Fokus auf das Wesentliche könnt ihr entspannter und effizienter durch den Arbeitsalltag gelangen.

  • Etabliert und festigt eine gesunde Morgenroutine mit gesundem Frühstück, Bewegung und reichlich frischer Luft.
  • Erstellt einen Tagesplan, zum Beispiel mit der ALPEN-Methode, und fokussiert euch auf die wichtigen Aufgaben.
  • Notiert und sortiert die To-dos nach Wichtigkeit und Dringlichkeit mithilfe des Eisenhower-Prinzips oder der ABC-Methode.
  • Eat that frog: Beginnt nach Möglichkeit mit der unangenehmsten Aufgabe zuerst, dann mit der zweitunangenehmsten etc. So kommt immer mehr Leichtigkeit in euren Tag.
  • Schaut täglich auf die Unternehmensziele und die dafür nötigen Schlüsselergebnisse, die es zu erreichen gibt. Dabei hilft das OKR-Modell. So arbeitet ihr kontinuierlich an den kleinen und großen Zielen des Unternehmens.
  • Befreit euren Kopf von Ballast und den unnötigen Aufgaben, in dem ihr eine Not-to-do-Liste schreibt und alle unwichtigen Aufgaben und Mails in den Papierkorb werft.
  • Den Ballast solltet ihr auch im Offline-Leben durch Ausrümpeln beseitigen: Mindestens einmal im Quartal fliegen alle alten, unnützen Druckerzeugnisse aus eurem Büro: Werbebriefe, Magazine, Flyer, nicht mehr relevante Korrespondenzen etc. Aber Achtung: Macht keinen Generalkahlschlag, im Sinne der Aufbewahrungspflicht müssen Geschäftsdokumente je nach Typ zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden.
  • Eliminiert Zeitfresser: Zeitmanagement-Apps wie Forest, Rescuetime oder Selfcontrol helfen euch dabei.
  • Zwingt euch möglichst zu sofortigen Entscheidungen: Ja oder Nein, Mail öffnen und bearbeiten oder löschen, ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig für das Unternehmensziel etc.
  • Teilt Aufgaben in Zeitslots ein und bearbeitet diese nacheinander hoch konzentriert zum Beispiel in 25-minütigen Intervallen mit der Pomodoro-Technik oder in 52-minütigen Intervallen mit dem Arbeitsrhythmus 52-17. Die Pausen könnt ihr zum Kollegenplausch, Meditieren oder Aussortieren nutzen.

Pomodoro-Technik Mit der Pomodoro-Technik könnt ihr hoch konzentriert eure Aufgaben erledigen: Egal ob aufräumen, Mails bearbeiten oder am Konzept schreiben. (Foto: Unsplash)

Durch die klare Struktur des Tages, die Erledigung der wichtigsten Aufgaben nacheinander sowie die regelmäßigen Pausen werdet ihr merken, dass ihr plötzlich mit viel weniger Stress die gesteckten Ziele erreicht.

Mit Minimalismus zu mehr Produktivität und Effizienz

Wenn ihr minimalistisch lebt, habt ihr mehr Platz und vor allem weniger Dinge, um die ihr euch kümmern müsst. Ihr werdet merken, wie viel Luft und Zeit übrig bleiben, die wesentlichen Dinge werden schneller erledigt und Ballast strikt aussortiert. Minimalist Cédric Waldburger sagte uns im Interview:

Weniger Dinge zu besitzen gibt mir Freiheit, schafft wunderschöne Erlebnisse und mehr Brain Power für das, was mir wichtig ist - spannende Menschen und spannende Projekte.

Falls ihr nicht wisst, wo ihr bei eurem großen Berg ansetzen sollt, helfen externe Organisationstalente. Sabine Nietmann, Gründerin von The Organicer, sagte uns in der Gründerstory:

Wir vergleichen uns gerne mit Personal Trainern: Niemand braucht einen Personal Trainer, denn jeder kann prinzipiell für sich allein trainieren – der Personal Trainer motiviert aber, stellt sicher, dass man dranbleibt und – am allerwichtigsten – es bis zum erfolgreichen Abschluss durchzieht.

Natürlich ist es die große Herausforderung, Minimalist zu bleiben. Behaltet dafür die Dinge im Blick, die Gegenstände, die physischen und digitalen Ablageordner sowie eure Kommunikationskanäle. Sobald euch wieder etwas zu viel wird, setzt an dieser Stelle an und reduziert. Cédric Waldburger half folgende Vorgehensweise:

Ich machte eine Liste mit all meinen Besitztümern und begann, nach und nach die Dinge wegzugeben, die ich in den letzten 90 Tagen nicht benutzt hatte und auch nicht vorhatte, sie in den nächsten 90 Tagen zu benutzen. Diesen Prozess wiederholte ich alle 90 Tage nochmal.

  • Artikel-Tipps: Zum gesamten Interview mit Cédric Waldburger. Ihr wollt effizienter und smarter kommunizieren? Dann werft mal einen Blick auf die Tools Trello und Slack.

Achtsam und fokussiert im Alltag verhalten

Minimalistisch leben, bedeutet, bewusster zu leben. Und so könnt ihr das durch den ganzen Tag ziehen:

  • Es sind die einfachen Maßnahmen des freiwilligen Verzichts, die in Summe die größten Erfolge erzielen: weniger Konsum, weniger Zucker, weniger Verträge, weniger Anschaffungen, weniger Aufzugfahren, weniger Smartphone-Nutzung usw.
  • Bewusst wählen, auf was ihr euch fokussieren möchtet.
  • Hinterfragt, wo es sich lohnt, Ressourcen einzusetzen.
  • Hauptaufgaben lösen, ohne sich von unwichtigen Dingen ablenken zu lassen – und zwar eine nach der anderen, vermeidet also Multitasking.
  • Die Pausenzeit genießen, ohne Ablenkung durch unbeantwortete Mails, Push-Nachrichten und lange To-do-Listen.
  • Mit Kollegen Rezepte in der Mittagspause kochen und bewusst Einwegverpackungsmaterial durch das Essenholen einsparen.
  • Falls ihr doch Essen bei Restaurants und Imbissen holt, könnt ihr das mit kompostierbaren Take-Away-Boxen oder einer Mehrwegschale tun.
  • In Unverpackt-Läden in eurer Nähe einkaufen.
  • Macht ein paar Sportübungen, um fit im Büro zu bleiben.
  • Ihr könnt durchatmen, meditieren oder einfach mal in Ruhe einen Kaffee trinken.
  • Verfolgt Sachen, die das Leben positiv beeinflussen, eure Ziele, Wünsche und Träume, aber auch gemeinsame Erlebnisse mit der Familie, Freunden und dem Partner.

So gewinnt ihr Stück für Stück mehr Freiraum.

Fokussiert gründen, Unnötiges weglassen: Mit unserem Gründerleitfaden geht ihr zügig und schrittweise voran. Wenn ihr dabei und auch im privaten Bereich möglichst nachhaltig sein wollt, schaut euch diese Geschäftsideen gegen Plastikflut an.

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