Virtuelle Meetings gestalten: Tipps & Regeln

Virtuelle Meetings machen ortsunabhängige Besprechungen möglich. Das ist ein großer Vorteil, doch gibt es ein paar Regeln, die im virtuellen Meetingraum gelten.

Technische Grundlagen sicherstellen

Wer für technisch stabile Grundlagen sorgt, ist zuverlässig in virtuellen Meetings dabei und hinterlässt einen positiven Eindruck. Können Teilnehmer aus technischen Gründen nicht oder nur stark eingeschränkt am virtuellen Meeting teilnehmen, vergeudet keine Zeit mit langem Warten. Notfalls startet die Online-Besprechung ohne sie, spätestens aber nach 5 Minuten.

Damit virtuelle Meetings effizient und effektiv ablaufen, müssen alle Beteiligten folgende Voraussetzungen schaffen:

• eine stabile Internetverbindung
• Laptop oder Smartphone mit integrierter Webcam
• Mikrofon und Kopfhörer/Lautsprecher
• gute Beleuchtung

Stichwort Datenschutz: Datenschutzexperten warnen vor Videokonferenz-Apps, die keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten. Wichtig beim Datenschutz ist der Ort, an dem ihr an virtuellen Meetings teilnehmt. Im Zug ist der Laptop-Bildschirm von vielen fremden Personen einsehbar. Sorgt mit Blickschutzfolie für mehr Privatsphäre in euren virtuellen Meetings.

Tools für virtuelle Meetings

Es gibt eine Vielzahl an Tools, mit denen ihr virtuelle Meetings abhalten könnt. Wir stellen vier gängige Tools vor, die sich als App und im Webbrowser nutzen lassen.

• Zoom: Das beliebte Zoom ist eines der Top-Tools für virtuelle Meetings, da es als sehr stabil und zuverlässig gilt. Ein Meetingraum wird eröffnet und die Nutzer können sich bequem hinzuschalten, ein Passwortschutz ist integriert. In der Kostenlos-Version bietet Zoom allerdings nur eine Meetingszeit von 40 Minuten.
• Google Hangouts: Der Suchmaschinengigant bietet eine eigene App für Video-Konferenzen, die sich gratis nutzen lässt, wenn ihr über einen Google-Account verfügt. Allerdings ist Google Hangouts umständlicher als Zoom, Teilnehmer müssen eingeladen werden. Das klappt nicht immer.
• Microsoft Teams: Mit Microsoft Teams könnt ihr nicht nur virtuelle Meetings abhalten, sondern in diesen auch an Dokumenten, Präsentationen, Excel-Tabellen etc. kollaborativ arbeiten. Die MS-Umgebung ist so ausgelegt, dass Besprechungen mit einer fließenden Zusammenarbeit einhergehen, weshalb es auch ein integriertes Dateisystem gibt. Allerdings kommt auch Kritik von Testern: So sei die Chatfunktion unübersichtlich und Nachrichten in den Chats später nur noch schwierig auffindbar.
• Jitsi Meet: Wer kein Geld für Videokonferenzen ausgeben und trotzdem relativ sicher virtuelle Meetings ohne Zeitbeschränkungen abhalten möchte, sollte sich Jitsi Meet näher anschauen: Dabei handelt es sich um eine Open-Source-Software für Videokonferenzen. Eine Registrierung ist nicht erforderlich. Jitsi Meet wird von Datenschützern gelobt, da das Tool auf eigenen Servern genutzt werden kann.

Störquellen vermeiden

Im Alltag stört es, wenn plötzlich weitere Personen den Offline-Raum betreten, in dem ihr euch für euer Meeting aufhaltet, sei es im Büro oder im Homeoffice. Das lässt sich nicht immer vermeiden, aber ein Arbeitszimmer als fester Rückzugsort ist in jedem Fall empfehlenswert. Informiert Mitbewohner, wann eure Meetingszeiten sind, und bittet sie, in diesen Zeiten nicht gestört zu werden. Ein Bitte-nicht-stören-Schild außen an der Tür dient als kleine Erinnerungsstütze.

Weitere Tipps, um Störquellen zu vermeiden:

• Handys und Telefone vor Meeting-Beginn stumm schalten.
• Dresscode berücksichtigen: Im Homeoffice lassen es viele Mitarbeiter leger angehen, der Schlabberlook sollte aber vermieden werden, ebenso schmutzige oder knittrige Kleidung.
• Haustiere in einen Nebenraum bringen.
• Fenster schließen, um den Lärm von draußen fernzuhalten.
• Elektrische Geräte wie Waschmaschine, Kaffee- und Wasserkocher nicht benutzen.
• Essen oder trinken während des virtuellen Meetings vermeiden bzw. auf ein Minimum beschränken.
• Kaffeetasse oder Wasserglas leise abstellen.
• Bei ausgiebiger Nutzung der Tastatur die Mute-Funktion für das Mikrofon aktivieren.

Virtuelle Meetings moderieren

Genau wie Offline-Meetings brauchen auch virtuelle Meetings eine Moderation. Die folgenden Tipps helfen, die Online-Besprechungen zielgerichtet und fair durchzuführen.

Rotierende Moderation einführen

Einer moderiert und alle anderen lehnen sich zurück? Viel spannender für alle Beteiligten ist es, wenn ihr die Moderation wie einen Staffelstab weitergebt. Das könnt ihr nach alphabetischer Reihenfolge oder völlig spontan machen. Wichtig ist nur, dass jeder mal dran ist. So kommt keine Langeweile auf und jeder kann an seinen Moderationsfähigkeiten üben.

Gesprächskultur wahren

Die Grundregeln zwischenmenschlicher Kommunikation gelten auch in virtuellen Meetings. Dazu gehören:

• Es redet immer nur einer.
• Wer das Wort hat, wird nicht unterbrochen.
• Virtuelle Meetings brauchen einen Moderator.

Wer auf einen Gesprächspartner eingehen möchte, kann sich durch ein Handzeichen bemerkbar machen. Die üblichen Videokonferenz-Tools bieten eine Teamansicht, in denen alle Teilnehmer in Kacheloptik gleichzeitig eingeblendet sind. Dadurch bleibt euer Handzeichen nicht unbemerkt und ihr könnt Feedback geben, sobald ihr vom Moderator dazu aufgerufen werdet.

Apropos Moderator: Dieser hat die wichtige Aufgabe, zurückhaltende Mitglieder anzusprechen und einzubinden. Jeder ist mit seiner aktiven Teilnahme gefragt.

Zeit für den lockeren Austausch einräumen

Diesen Tipp haben wir vom Multi-Unternehmer Cédric Waldburger. Im Gründerszene-Podcast hat er berichtet, dass seine Mitarbeiter 20 Minuten zum Ende des offiziellen Meetings erhalten, um sich privat über Hobbys und schöne Erlebnisse auszutauschen. Das ist insofern bemerkenswert, als dass Waldburger als Minimalist mit dem Fokus auf Effektivität und Effizienz bekannt ist. Was umso mehr für diesen Freiraum in virtuellen Meetings spricht, da der private Austausch die Mitarbeiterbindung fördert.

• Artikel-Tipp: Arbeiten: Effizient, effektiv oder beides?

Virtuelle Meetings interaktiv gestalten

Bei virtuellen Meetings kann schnell Langeweile aufkommen, denn die Teilnehmer befinden sich nicht im selben Raum und die Kommunikation ist entsprechend eingeschränkt. Gestaltet virtuelle Meetings interaktiv. Am einfachsten geht das mit der Grundregel, dass alle Teammitglieder über die Webcam zu sehen sein sollten. So überträgt sich nicht nur die Stimme, sondern auch Mimik und Gestik, was für die Kommunikation hilfreich ist.

Überlegt euch, welche Form eure virtuellen Meetings haben sollen. Ihr könnt zum Beispiel zwischen kurzen Standup-Meetings und längeren Besprechungen wechseln. Auch Workshops sind online durchführbar.

Weiterhin ist die Bildschirmfreigabe ein nützliches Tool, um virtuelle Konferenzen interaktiv zu gestalten. Sprecht nicht nur über Sachverhalte, sondern unterfüttert eure Ausführungen über euren Screen mit Charts, Statistiken und ansprechenden Grafiken. So vermittelt sich das Gesagte wesentlich einprägsamer.

• Schaut unsere Kreativtechniken genauer an. Einige eignen sich für den Einsatz in virtuellen Meetings.

Startet Fragerunden, die sich auch zur Einstimmung gut eignen. Fragt eure Mitarbeiter zu Beginn des Meetings, wie ihr Start in den Tag war. Wenn euer Meeting auf einen Montag fällt, erkundigt euch nach dem Wochenende. Auch zu fachlichen Fragen empfehlen sich solche geführten Gesprächsrunden, um die einzelnen Mitarbeiter abzuholen und sie aktiv einzubinden.

Nutzt das Google Jamboard. Dabei handelt es sich um ein interaktives Whiteboard mit Touchscreen-Display. Die darauf notierten, gezeichneten oder aus dem Netz gespeicherten Inhalte sind direkt in der G Suite verfügbar. Darüber hinaus hat das Gerät eine Webcam verbaut, wodurch virtuelle Meetings ermöglicht werden. Doch es braucht gar nicht das teure Gerät, ihr könnt auch über Laptops über jamboard.google.com zusammen am virtuellen Whiteboard arbeiten.

Ersetzen virtuelle Meetings die Offline-Meetings komplett?

In der Corona-Krise haben viele Unternehmen die Möglichkeit virtueller Meetings kennengelernt. Einige denken darüber nach, komplett auf Offline-Meetings zu verzichten. Der zentrale Vorteil liegt auf der Hand: Anreisen von Teilnehmern entfallen. Doch bringt ein Verzicht auch Nachteile, denn menschliche Kommunikation besteht nicht nur darin, sich über einen Bildschirm auszutauschen. Ein Handschlag unter Geschäftspartnern sendet ein deutlich stärkeres Signal.

Die Interaktion ist bei virtuellen Meetings eingeschränkter: Zwar gibt es digitale Projektmanagement-Tools wie Trello oder Slack, doch sind diese eher für die kollaborative Zusammenarbeit gedacht. Kreative Workshops können sie jedoch nicht ersetzen.

Virtuelle Meetings sind eine sinnvolle Alternative zu Offline-Meetings, wenn diese sich nicht durchführen lassen. Doch sind wir Menschen soziale Wesen, die sich gern von Angesicht zu Angesicht austauschen. Den maximalen Meeting-Erfolg erzielt ihr also nach wie vor mit realen Vor-Ort-Begegnungen.

Auf einen Blick: 10 goldene Regeln für virtuelle Meetings

1. Stabiles Intertnet, funktionierende Webcam & Mikrofon: Bereitet euch technisch gut auf virtuelle Meetings vor.
2. Wartet nicht zu lange auf die Einwahl von Mitgliedern: Nach spätestens 5 Minuten geht es los.
3. Achtet bei der Auswahl eures Meeting-Tools auf Stabilität der Verbindung und auf den Datenschutz.
4. Wechselt die Moderation im Team durch. So kommt Abwechslung in das Meeting.
5. Es gibt die Mute-Funktion nicht ohne Grund: Nutzt sie, wenn bei euch Lärm aufkommt.
6. Setzt Kreativtechniken wie Brainstorming ein, um Ideen zu finden und zu strukturieren.
7. Virtuelle Meeetings bieten besondere Features wie die Bildschirmfreigabe. Sie bringen Abwechslung in das Meeting.
8. Volle Konzentration: Ablenkungen wie Serien auf dem Bildschirm sind tabu.
9. Fragerunden zu Beginn eines virtuellen Meeetings, währenddessen oder zum Abschluss fördern die Interaktion.
10. Auch wenn es verlockend ist: Virtuelle Meetings sind kein Ersatz für Offline-Meetings, sondern eine Ausweichalternative.

Lernt jetzt auch Tipps kennen, wie ihr Meetings optimiert und wie ihr einen guten Arbeitsrhythmus findet, in dem Meetings – online wie offline – ihren festen Platz haben.