Virtuelle Meetings ermöglichen ortsunabhängige Besprechungen. Das ist ein großer Vorteil, doch gibt es ein paar Regeln, die im virtuellen Meetingraum gelten.
Damit virtuelle Meetings effizient und effektiv ablaufen, müssen alle Beteiligten folgende Voraussetzungen schaffen:
Können Teilnehmer aus technischen Gründen nicht oder nur stark eingeschränkt am Online-Meeting teilnehmen, vergeudet keine Zeit mit langem Warten. Notfalls startet die Besprechung ohne sie, spätestens aber nach 5 Minuten.
Im Alltag stört es, wenn plötzlich weitere Personen den Meeting-Raum betreten, sei es im Büro oder im Homeoffice. Das lässt sich nicht immer vermeiden, aber ein Zimmer als fester Rückzugsort ist in jedem Fall empfehlenswert. Informiert Kollegen über Meetingzeiten und bittet sie, in diesen Zeiten nicht gestört zu werden. Ein Bitte-nicht-stören-Schild außen an der Tür dient als kleine Erinnerungsstütze.
Weitere Tipps, um Störquellen zu vermeiden:
Es gibt eine Vielzahl an Tools, mit denen ihr virtuelle Meetings abhalten könnt. Wir stellen vier gängige Tools vor, die sich als App und im Webbrowser nutzen lassen.
Genau wie Offline-Meetings brauchen auch Online-Meetings eine Moderation. Die folgenden Tipps helfen, die Online-Besprechungen zielgerichtet und fair durchzuführen.
Einer moderiert und alle anderen lehnen sich zurück? Viel spannender für alle Beteiligten ist es, wenn ihr die Moderation wie einen Staffelstab weitergebt. Das könnt ihr nach alphabetischer Reihenfolge oder völlig spontan machen. Wichtig ist nur, dass jeder mal dran ist. So kommt keine Langeweile auf und jeder kann seine Moderationsfähigkeiten üben.
Die Grundregeln zwischenmenschlicher Kommunikation gelten auch in virtuellen Meetings. Dazu gehört:
Wer auf einen Gesprächspartner eingehen möchte, kann sich durch ein Handzeichen bemerkbar machen. Die üblichen Videokonferenz-Tools bieten eine Teamansicht, in der alle Teilnehmer in Kacheloptik gleichzeitig eingeblendet sind. Dadurch bleibt euer Handzeichen nicht unbemerkt und ihr könnt Feedback geben, sobald ihr vom Moderator dazu aufgerufen werdet.
Apropos Moderator: Dieser hat die wichtige Aufgabe, zurückhaltende Mitglieder anzusprechen und einzubinden. Jeder ist mit seiner aktiven Teilnahme gefragt.
Diesen Tipp haben wir vom Multi-Unternehmer Cédric Waldburger. Im Gründerszene-Podcast hat er berichtet, dass seine Mitarbeiter 20 Minuten zum Ende des offiziellen Meetings erhalten, um sich privat über Hobbys und schöne Erlebnisse auszutauschen.
Das ist insofern bemerkenswert, als dass Waldburger als Minimalist mit dem Fokus auf Effektivität und Effizienz bekannt ist. Was umso mehr für diesen Freiraum in virtuellen Meetings spricht, da der private Austausch die Mitarbeiterbindung fördert.
Bei virtuellen Meetings kann schnell Langeweile aufkommen, denn die Teilnehmer befinden sich nicht im selben Raum und die Kommunikation ist entsprechend eingeschränkt. Gestaltet virtuelle Meetings interaktiv. Am einfachsten geht das mit der Grundregel, dass alle Teammitglieder über die Webcam zu sehen sein sollten. So überträgt sich nicht nur die Stimme, sondern auch Mimik und Gestik, was für die Kommunikation hilfreich ist.
Überlegt euch, welche Form eure virtuellen Meetings haben sollen. Ihr könnt zum Beispiel zwischen kurzen Standup-Meetings und längeren Besprechungen wechseln. Auch Workshops sind online durchführbar.
Weiterhin ist die Bildschirmfreigabe ein nützliches Tool, um virtuelle Konferenzen interaktiv zu gestalten. Sprecht nicht nur über Sachverhalte, sondern unterfüttert eure Ausführungen über euren Screen mit Charts, Statistiken und ansprechenden Grafiken. So vermittelt sich das Gesagte wesentlich einprägsamer.
Startet Fragerunden, die sich auch zur Einstimmung gut eignen. Fragt Mitarbeiter zu Beginn des Meetings, wie ihr Start in den Tag war. Wenn das Meeting auf einen Montag fällt, erkundigt euch nach dem Wochenende. Auch zu fachlichen Fragen empfehlen sich solche geführten Gesprächsrunden, um die einzelnen Mitarbeiter abzuholen und sie aktiv einzubinden.
Nutzt das Google Jamboard. Dabei handelt es sich um ein interaktives Whiteboard mit Touchscreen-Display. Die darauf notierten, gezeichneten oder aus dem Netz gespeicherten Inhalte sind direkt im Google Workspace verfügbar. Darüber hinaus hat das Gerät eine Webcam verbaut, wodurch virtuelle Meetings schnell und einfach möglich sind.
In der Corona-Krise haben viele Unternehmen die Möglichkeit virtueller Meetings kennengelernt. Einige denken darüber nach, gänzlich auf Offline-Meetings zu verzichten. Der zentrale Vorteil liegt auf der Hand: Anreisen von Teilnehmern entfallen. Doch bringt ein Verzicht auch Nachteile, denn menschliche Kommunikation besteht nicht nur darin, sich über einen Bildschirm auszutauschen. Ein Handschlag unter Geschäftspartnern sendet ein deutlich stärkeres Signal.
Die Interaktion ist bei Online-Meetings eingeschränkter: Zwar gibt es digitale Projektmanagement-Tools wie Trello oder Slack, doch sind diese eher für die kollaborative Zusammenarbeit gedacht. Kreative Workshops können sie jedoch nicht ersetzen.
Virtuelle Meetings sind eine sinnvolle Alternative zu Offline-Meetings, wenn diese sich nicht durchführen lassen. Doch sind wir Menschen soziale Wesen, die sich gern von Angesicht zu Angesicht austauschen. Den maximalen Meeting-Erfolg erzielen Teams also nach wie vor mit realen Vor-Ort-Begegnungen.
Lernt jetzt auch Tipps kennen, wie ihr Meetings optimiert und wie ihr einen guten Arbeitsrhythmus findet, in dem Meetings – online wie offline – ihren festen Platz haben.
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