Trello-Guide: Kollaboration trifft Projekmanagement



Gründer in aller Welt schwören auf das Kollaborations-Tool Trello. Was genau ist das und für welche Zwecke lässt es sich verwenden? Wir haben eine Quick Guide erstellt, mit dem ihr den Kanban-Klon effektiv für euer Projektmanagement nutzt.

Trello verfügt inzwischen über mehr als 25 Millionen Benutzer weltweit. Der US-Dienst kommt dabei so simpel wie elegant und effektiv daher. Wir zeigen euch, wie Trello funktioniert und welche Vor- sowie Nachteile das Tool hat.

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Mit Trello spart ihr euch die Zettelwirtschaft auf Whiteboards. Eure Kollaboration läuft digital und effizienter ab. (Foto: piktochart)

Was ist Trello?

Trello ist ein virtuelles Kollaborations-Tool, das 2011 entwickelt und binnen weniger Jahre weltweit erfolgreich wurde. Für die Nutzung muss keine Software installiert werden, Account-Registrierung sowie Login erfolgen über den Browser. Für Smartphone und Tablets gibt es die offizielle App.

Trello basiert auf der von Toyota entwickelten Kanban-Methode. Beim Kanban werden die verschiedenen Unternehmensprozesse visuell und in Kartenform abgebildet. Das wird auch bei Trello auf den ersten Blick ersichtlich.

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Trello funktioniert nach der Kanban-Methode: Boards und Karten lassen sich individuell erstellen, verschieben und aktualisieren. (Foto: Trello)

Kerngedanke ist das spielerische Projektmanagement, welches den wirkungsvollen Aspekt von Gamification verstärkt. Denn Spiel und Spaß bringen Leichtigkeit in den Unternehmensalltag, was wiederum die  Mitarbeitermotivation fördert.

Im Einzelnen zeigen wir euch nun, wie die Architektur von Trello aufgebaut ist.

Boards & Listen

Ein Board könnt ihr euch wie eine virtuelle Pinnwand vorstellen. Auf dem Board legt ihr Listen an. Zum Beispiel: To-Do, Doing, Done etc. Jede Liste beschreibt einen Schritt im Prozess, zum Beispiel in einem klassischen Redaktionsablauf.

In der Übersicht werden euch die verschiedenen Boards aufgelistet. So könnt ihr ein Projekt in mehrere Teilprojekte zerlegen.

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Trello lässt sich auch auf jedem Mobilgerät als App installieren und synchronisiert die Aktivitäten automatisch. So können mehrere Teammitglieder ortsunabhängig und in Echtzeit an den Boards, Listen und Karten arbeiten. (Foto: Trello)

Ihr könnt Trello für alle unternehmensrelevanten Projekte nutzen, u. a. für den Vertrieb oder für Marketingkampagnen. Selbst für den privaten Bereich wie bei der Organisation von Geburtstagsfeiern, Hochzeiten etc. eignet sich das Tool.

Karten

Die Reihenfolge bei Trello lautet so: Boards – Listen – Karten. Jede Karte steht für eine Aufgabe. Innerhalb der Karte habt ihr wiederum zahlreiche Optionen und Einstellungsmöglichkeiten, die auf den ersten Blick überfordern können. Aber keine Bange, wir gehen sie alle Schritt für Schritt durch.

Auf jeder Trello-Karte könnt ihr eine Frist für die Aufgabenerledigung einstellen, Mitarbeiter dazu holen uvm.

Eine Trello-Karte lässt sich mit Dateien wie Fotos, Dokumenten oder Videos verknüpfen, indem ihr diese hochladet. So können alle auf der Karte vermerkten Teammitglieder auf die Datei zugreifen.

Erleichtert wird die Kollaboration durch Kommunikation: Unterhalb der Kartenbeschreibung ist es euch möglich, wie in einem Forum über Kommentare miteinander zu schreiben sowie einzelne Mitglieder mit einem „@“ taggen, um sie direkt anzusprechen.

Noch effizienter wird die Kommunikation, wenn ihr nicht bei jedem Kommentar zurückschreiben müsst, sondern einfach mit einem „Daumen hoch“- oder „Smile“-Emoji eine Rückmeldung in Sekundenschnelle gebt.

Die Karten könnt ihr dann per Drag & Drop und je nach Bearbeitungsstatus in die jeweilige Liste verschieben.

Power-ups

Ähnlich wie einen Rennwagen könnt ihr Trello mit einer Vielzahl externer Apps – den sogenannten Power-Ups – aufrüsten: Google Drive, Slack, Dropbox, MailChimp und Evernote, um nur einige zu nennen.

Die Power-Ups sind in folgende Kategorien untergliedert:

  • Analyse und Berichterstattung
  • Automation
  • Board-Dienstprogramme
  • Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Tools für Entwickler
  • Dateiverwaltung
  • Personalverwaltung und Betrieb
  • IT und Projektmanagement
  • Marketing und soziale Medien
  • Produkt und Design
  • Vertrieb und Support

In der kostenlosen Basisversion steht euch ein Power-Up pro Board zur Verfügung. Wir empfehlen euch den Kalender, da ihr mit diesem noch einmal eine visuell ansprechende Übersicht eurer Aufgaben erhaltet. Zwischen dem Kalender und der klassischen Ansicht könnt ihr dann jederzeit hin und her wechseln.

Vor- und Nachteile von Trello

Wo liegen die Pros und Contras für eines der beliebtesten Kollaborations-Tools? Wir zeigen sie euch in der Übersicht.

Vorteile von Trello

Der Workflow mit Trello lässt sich einfach und intuitiv erlernen. Dank der Gamification-Elemente wie der Möglichkeit, Karten per Drag & Drop von einer Liste in die andere zu ziehen, macht die Zusammenarbeit Spaß. Auch fördert es die Zufriedenheit, eine Frist eingehalten zu haben diese entsprechend als “erledigt” markieren zu können.

Ein weiterer Vorteil von Trello ist die Konzentration auf Wesentliches. Die Oberfläche ist sehr clean und übersichtlich gehalten, keine Pop-ups, aus dem Nichts ploppenden Chatfenster oder Werbebanner lenken von den anstehenden Tasks ab.

Die Navigation ist logisch aufgebaut und sorgt unterstützend dafür, dass Nutzer auch bei mehreren Tasks die Übersicht behalten.

Wie voll euer Dashboard auch sein mag: Über die präzise Schlagwortsuche findet ihr alle Boards, Listen und Karten zum Thema.

Nachteile von Trello

Trello speichert die Daten auf Servern. Wir empfehlen euch daher, euch vor der Nutzung in Bezug auf die DSGVO mit einem Anwalt für Internetrecht zu verständigen.

Weiterhin eignet sich das Kanban-Tool eher für eine einfache, oberflächliche Aufgabenverteilung. Ein komplexes CRM-System mit Datenbanken lässt sich dadurch nicht ersetzen.

Auch ist Trello nicht für die Kommunikation in Echtzeit geeignet. Die Kommentar-Funktion erfüllt ihren Zweck, um sich unter den einzelnen Benachrichtigungen zu verständigen. Doch ist der Austausch über Messenger wesentlich schneller.

Was kostet Trello?

Die Basisversion von Trello ist kostenlos und beinhaltet folgende Standardfunktionen:

  • Keine Begrenzung bei persönlichen Boards
  • Unbegrenzte Karten
  • Unbegrenzte Listen
  • 1 Power-up pro Board
  • 10 MB pro Dateianhang

Die Businessclass gibt es für 9,99 $ im Monat und beinhaltet folgende Features zusätzlich zu den oben genannten:

  • Unbegrenzte Power-ups
  • 250 MB pro Dateianhang
  • Prioritätssupport (Beantwortung von Support-Fragen via Mail innerhalb eines Werktages)
  • Beobachter (Einschränkungsfunktion auf den Boards für einzelne Nutzer)
  • Benutzerdefinierte Hintergründe und Sticker

Die Kosten für die Enterprise-Version belaufen sich bei bis zu 100 Teammitgliedern auf 20,83 $ im Monat. Danach sinkt der Preis mit der Anzahl der Nutzer.

Diese Version kennzeichnet sich durch eine unbegrenzte Automatisierung mit dem Butler-Power-Up sowie durch höhere Admin- und Sicherheitsfunktionen.

Fazit: Für wen ist Trello geeignet?

Wenn ihr euren täglichen Workflow schnell, einfach und dezentral organisieren wollt, ist Trello dafür gut geeignet. Mit seinem leichten intuitiven Einstieg und den Power-ups könnt ihr euch ein mächtiges, alltagstaugliches und individualisierbares Kollaborations-Tool erstellen.

Geht es euch allerdings darum, hochkomplexe und zahlreiche Prozesse abzubilden, stößt Trello an seine Grenzen. Dann ist ein CRM die bessere oder mindestens die ergänzende Wahl.

Vorsicht ist auch und insbesondere geboten, wenn es um die Speicherung personenbezogener Daten geht, da es sich um einen US-Dienst handelt und ihr die Richtlinien der DSGVO einhalten müsst.