Trello-Guide: Kollaboration trifft Projektmanagement



Unternehmer in aller Welt nutzen das Kollaborations-Tool Trello. Was genau ist das und für welche Zwecke lässt es sich verwenden? Wir haben einen Quick Guide erstellt, mit dem ihr das Kanban-Werkzeug effektiv für euer Projektmanagement nutzen könnt. Außerdem stellen wir euch neue Funktionen vor.


Inhaltsverzeichnis


 

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Mit Trello spart ihr euch die Zettelwirtschaft auf Whiteboards. Eure Kollaboration läuft digital und effizienter ab. (Foto: piktochart)

Update: Neue Shortcuts und smarte Funktionen bei Trello

Die Trello-Entwickler tüfteln ständig an Ideen und Verbesserungen für das Tool, wir stellen die smartesten vor.

Shortcuts

  • Taste Z: Mit dem Drücken der Taste lassen sich Änderungen schnell und einfach rückgängig machen, dabei dürft ihr natürlich nicht in einem Texteingabefeld tätig sein.
  • Shift + Z: Die Redo-Funktion wiederholt zuletzt rückgängig gemachte Aktionen.
  • Taste R: Mit dieser Repeat-Funktion erspart ihr euch viele Klicks und Tipperei, wenn ihr kurz hintereinander dieselbe Aktion ausführt, beispielsweise die Verschiebung von Karten einer Liste in eine andere oder die Eintragung einer Frist oder eines Mitgliedes auf mehrere Karten.

Eine vollständige Liste der Trello-Shortcuts findet ihr hier.

Karten-Templates für mobile Geräte

Bislang ließen sich Vorlagen für Karten nur am Desktop-PC erstellen. Das ist jetzt auch an mobilen Geräten wie Tablets oder Smartphones möglich. Die Templates sparen viel Zeit, wenn ihr regelmäßig dieselben To-dos abarbeitet.

Verbesserungen am Landkarten-Power-Up

Auf einer Landkarte lassen sich Trello-Karten mit Orten verknüpfen, was u. a. praktisch für Geschäftstermine ist. Bis vor Kurzem mussten User erst die Karte erstellen und konnten sie dann erst in der Landkarte dem entsprechenden Ort zuordnen.

Der Prozess ist nun dynamischer geworden, so lässt sich bereits in der Map der Karten-Editor öffnen. Außerdem funktioniert die Zuteilung von Karten nun auch über das in Trello wohlbekannte Prinzip Drag & Drop. Darüber hinaus gibt es nun einen Qick Editor, mit dem sich die Eckdaten einer Karte auf der Landkarte schnell und einfach bearbeiten lassen.

So funktioniert Trello

Trello ist ein virtuelles Kollaborations-Tool, das 2011 entwickelt und binnen weniger Jahre weltweit erfolgreich wurde. Für die Nutzung muss keine Software installiert werden. Account-Registrierung sowie Login erfolgen über den Browser, für Smartphone und Tablets gibt es die offizielle App.

Trello basiert auf der von Toyota entwickelten Kanban-Methode. Beim Kanban werden die verschiedenen Unternehmensprozesse visuell und in Kartenform abgebildet. Das wird auch bei Trello auf den ersten Blick ersichtlich.

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Trello funktioniert nach der Kanban-Methode: Boards und Karten lassen sich individuell erstellen, verschieben und aktualisieren. (Foto: Trello)

Kerngedanke ist das spielerische Projektmanagement, welches den wirkungsvollen Aspekt von Gamification verstärkt. Denn Spiel und Spaß bringen Leichtigkeit in den Unternehmensalltag, was wiederum die Mitarbeitermotivation fördert.

Im Einzelnen zeigen wir nun, wie die Architektur von Trello aufgebaut ist.

Boards & Listen

Ein Board könnt ihr euch wie eine virtuelle Pinnwand vorstellen. Auf dem Board lassen sich Listen anlegen. Zum Beispiel: To-Do, Doing, Done etc. Jede Liste beschreibt einen Schritt im Prozess, zum Beispiel in einem klassischen Redaktionsablauf.

In der Übersicht werden die verschiedenen Boards aufgelistet. So könnt ihr ein Projekt in mehrere Teilprojekte zerlegen.

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Trello lässt sich auch auf jedem Mobilgerät als App installieren und synchronisiert die Aktivitäten automatisch. So können mehrere Teammitglieder ortsunabhängig und in Echtzeit an den Boards, Listen und Karten arbeiten. (Foto: Trello)

Trello lässt sich für alle unternehmensrelevanten Projekte nutzen, u. a. für den Vertrieb oder für Marketingkampagnen. Selbst für den privaten Bereich wie bei der Organisation von Geburtstagsfeiern, Hochzeiten etc. eignet sich das Tool.

Karten

Die Reihenfolge bei Trello lautet so:

  • Boards
  • Listen
  • Karten

Jede Karte steht für eine Aufgabe. Innerhalb der Karte bestehen wiederum zahlreiche Optionen und Einstellungsmöglichkeiten, die auf den ersten Blick überfordern können. Aber keine Bange, wir gehen sie alle Schritt für Schritt durch.

Auf jeder Trello-Karte könnt ihr eine Frist für die Aufgabenerledigung einstellen, Mitarbeiter dazuholen u. v. m.

Auf einer Trello-Karte lassen sich Dateien wie Fotos, Dokumente oder Videos hochladen. Alle auf der Karte vermerkten Teammitglieder können auf die Dateien zugreifen.

Erleichtert wird die Kollaboration durch Kommunikation: Unterhalb der Kartenbeschreibung ist es möglich, wie in einem Forum über Kommentare miteinander zu schreiben sowie einzelne Mitglieder mit einem „@“ zu taggen, um sie direkt anzusprechen.

Noch effizienter wird die Kommunikation mit einem „Daumen hoch“- oder „Smile“-Emoji, um eine Rückmeldung in Sekundenschnelle zu geben.

Die Karten können dann per Drag & Drop und je nach Bearbeitungsstatus in die jeweilige Liste verschoben werden.

Power-ups

Ähnlich wie einen Rennwagen lässt Trello sich mit einer Vielzahl externer Apps – den sogenannten Power-Ups – aufrüsten: Google Drive, Slack, Dropbox, MailChimp und Evernote, um nur einige zu nennen.

Die Power-Ups sind in folgende Kategorien untergliedert:

  • Analyse und Berichterstattung
  • Automation
  • Board-Dienstprogramme
  • Kommunikation und Zusammenarbeit
  • Tools für Entwickler
  • Dateiverwaltung
  • Personalverwaltung und Betrieb
  • IT und Projektmanagement
  • Marketing und soziale Medien
  • Produkt und Design
  • Vertrieb und Support

In der kostenlosen Basisversion steht ein Power-Up pro Board zur Verfügung. Wir empfehlen den Kalender, da ihr mit diesem noch einmal eine visuell ansprechende Übersicht eurer Aufgaben erhaltet. Zwischen dem Kalender und der klassischen Ansicht lässt sich dann jederzeit hin und her wechseln.

Vor- und Nachteile von Trello

Wo liegen die Pros und Contras für eines der beliebtesten Kollaborations-Tools? Wir zeigen sie in der Übersicht.

Vorteile von Trello

Der Workflow mit Trello lässt sich einfach und intuitiv erlernen. Dank der Gamification-Elemente wie der Möglichkeit, Karten per Drag & Drop von einer Liste in die andere zu ziehen, macht die Zusammenarbeit Spaß. Auch fördert es die Zufriedenheit, eine Frist eingehalten zu haben diese entsprechend als “erledigt” markieren zu können.

Ein weiterer Vorteil von Trello ist die Konzentration auf Wesentliches. Die Oberfläche ist sehr clean und übersichtlich gehalten, keine Pop-ups, aus dem Nichts ploppenden Chatfenster oder Werbebanner lenken von den anstehenden Tasks ab.

Die Navigation ist logisch aufgebaut und sorgt unterstützend dafür, dass Nutzer auch bei mehreren Tasks die Übersicht behalten.

Wie voll das Dashboard auch sein mag: Über die präzise Schlagwortsuche finden sich alle Boards, Listen und Karten zum Thema.

Nachteile von Trello

Trello speichert die Daten auf Servern. Wir empfehlen daher, vor der Nutzung in Bezug auf die DSGVO mit einem Anwalt für Internetrecht zu sprechen.

Weiterhin eignet sich das Kanban-Tool eher für eine einfache, oberflächliche Aufgabenverteilung. Ein komplexes CRM-System mit Datenbanken lässt sich dadurch nicht ersetzen.

Auch ist Trello nicht für die Kommunikation in Echtzeit geeignet. Die Kommentar-Funktion erfüllt ihren Zweck, um sich unter den einzelnen Benachrichtigungen zu verständigen. Doch ist der Austausch über Messenger wesentlich schneller.

Was kostet Trello?

Die Basisversion von Trello ist kostenlos und beinhaltet folgende Standardfunktionen:

  • Keine Begrenzung bei persönlichen Boards
  • Unbegrenzte Karten
  • Unbegrenzte Listen
  • 1 Power-up pro Board
  • 10 MB pro Dateianhang

Die Businessclass gibt es für 9,99 $ im Monat und beinhaltet folgende Features zusätzlich zu den oben genannten:

  • Unbegrenzte Power-ups
  • 250 MB pro Dateianhang
  • Prioritäts-Support (Beantwortung von Support-Fragen via Mail innerhalb eines Werktages)
  • Beobachter (Einschränkungsfunktion auf den Boards für einzelne Nutzer)
  • Benutzerdefinierte Hintergründe und Sticker

Die Kosten für die Enterprise-Version belaufen sich bei bis zu 250 Teammitgliedern auf 17,50 $ pro Monat pro Nutzer. Danach sinkt der Preis mit der Anzahl der Nutzer.

Diese Version kennzeichnet sich durch eine unbegrenzte Automatisierung mit dem Butler-Power-Up sowie durch höhere Admin- und Sicherheitsfunktionen.

Fazit: Für wen ist Trello geeignet?

Wer seinen täglichen Workflow schnell, einfach und dezentral organisieren will, ist mit Trello gut beraten. Mit seinem leichten intuitiven Einstieg und den Power-ups handelt es sich um ein mächtiges, alltagstaugliches und individualisierbares Kollaborations-Tool.

Geht es allerdings darum, hochkomplexe und zahlreiche Prozesse abzubilden, stößt Trello an seine Grenzen. Dann ist ein CRM die bessere oder mindestens die ergänzende Wahl.

Vorsicht ist auch und insbesondere geboten, wenn es um die Speicherung personenbezogener Daten geht, da es sich um einen US-Dienst handelt und ihr die Richtlinien der DSGVO einhalten müsst.

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