Selbstmanagement: Mit Methoden gezielt zum Ziel

07.07.2021

Selbstmanagement

Um trotz vieler Aufgaben und Stress produktiver und entspannter zu werden, hilft nur eins: besseres Selbstmanagement. Diese Methoden und Tools helfen euch dabei.

Mit Selbstmanagement und den passenden Methoden könnt ihr die tägliche Arbeit vereinfachen. (Foto: Unsplash)

Warum ist Selbstmanagement wichtig?

Eigentlich könnten wir Tag und Nacht arbeiten. Es gibt immer viele Aufgaben, ständig strömen E-Mails ins Postfach, das Telefon klingelt, der Kunde wartet noch auf die Präsentation und Mitarbeiter auf Feedback. Ein Hamsterrad, aus dem es scheinbar kein Entkommen gibt. Statt einfach weiterzulaufen, ist es Zeit, aktiv gegenzusteuern.

Selbstmanagement bedeutet, aktiv und bewusst seinen beruflichen wie auch persönlichen Alltag zu organisieren und seine selbst gesteckten Ziele effektiv und motiviert zu erreichen.

Selbstmanagement ist wichtig, um die relevanten Dinge im Alltag zu erledigen und unwichtige zu streichen.

Nehmt euch die Zeit, eure Aufgaben zu analysieren und auszusortieren, zusätzliche Ordnung im Büro und digital zu schaffen sowie konkrete Tages- und Wochen-Ziele zu definieren. Dann spart ihr am Ende eines: Ganz viel Zeit, die bisher für unwichtige Dinge genutzt wurde.

Ziele setzen: Werdet zum Gestalter

Jeder hat Wünsche und Ziele. Nur wann diese erreicht werden, ist die Frage. Werdet aktiv und setzt euch täglich kleine Ziele, die ihr auch erreichen könnt. Sorgt dafür, dass eure To-do-Listen nicht überquellen vor lauter Aufgaben, die ihr dann nur wieder weiterschiebt, weil andere dazwischen kommen. Nehmt euch am Tag weniger vor, steckt euch klare Ziele und fokussiert euch auf diese. In Summe werdet ihr mehr Ziele erreichen, die für euer Business wirklich wichtig sind.

Hilfreich: die S.M.A.R.T. Methode für euer Selbstmanagement Die Ziele müssen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch erreichbar und terminiert sein. Euch schwirren aber immer zu viele Ideen und Aufgaben durch den Kopf? Notiert zunächst alles, um die Ideen aus dem Kopf zu bekommen und keine zu vergessen. Und dann setzt ihr Prioritäten und Ziele.
Für die Ziele eures Unternehmens könnt ihr die OKR-Methode anwenden. Die Vision und Mission splittet ihr in Teilziele auf und formuliert Schlüsselergebnisse, die ihr sowie euer Team erreichen sollen. Auch hier müssen die Ziele messbar sein.

Zeit Zeitlich gesehen, ist jeder Tag gleich. Selbstmanagement fragt: Nutzt ihr die Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben? (Foto: Unsplash)

Wie hängen Zeitmanagement und Selbstmanagement zusammen?

Selbstmanagement ist eng mit dem Zeitmanagement verknüpft. Denn meistens fragt man sich: Wo ist die Zeit geblieben? oder antwortet auf Anfragen: "Sorry, ich habe keine Zeit." Schluss damit. Es wird Zeit, die Zeitfresser zu eliminieren. Das geht nicht durch besseres Zeitmanagement - der Tag hat immer 24 Stunden, egal wie man sie sich einteilt. Aber ihr könnt euch und die anstehenden Aufgaben managen. Sitzt ihr wirklich konzentriert an einer Aufgabe oder welche Faktoren führen dazu, dass ihr doch länger gebraucht habt, als geplant?

Führt dafür über ein bis zwei Wochen ein so genanntes Zeittagebuch. Dort listet ihr alles genau auf, was ihr macht und wie lange ihr dafür braucht. Schnell werdet ihr die Zeitfresser erkennen. Hinterfragt, ob die Aufgabe, die euch fast den ganzen Vormittag gekostet hat, wirklich so wichtig für euer Business war. Oder war es nicht eher die Präsentation für den Kunden, die ihr abends in vermeintlicher Ruhe erstellt, dafür aber auf euren Feierabend verzichtet habt?

Fokus auf die relevanten Aufgaben Mit dem Pareto-Prinzip könnt ihr 80 Prozent eurer Ergebnisse mit einem Aufwand von nur 20 Prozent erreichen. Was ihr dafür braucht? Eine klare Zielsetzung und die relevanten Unternehmensziele vor Augen.
Schluss mit Ablenkung: Push-Nachrichten adé Plant für wichtige Aufgaben Arbeitsstunden ohne den Blick auf Mails und Handys ein und leitet Anrufe weiter.
Mut zum klaren Nein Es werden ständig neue Aufgaben an euch herangetragen? Lehnt welche ab, wenn keine Zeit ist, und kommuniziert es offen. Vielleicht kann ein Mitarbeiter die Aufgabe übernehmen.

Selbstmanagement: Wie manage ich meine Aufgaben?

Schaut, welche Aufgaben ihr unbedingt erledigen müsst und welche auch eure Mitarbeiter ausführen können.

So geht ihr Aufgabe für Aufgabe durch: Die wichtigen erledigt ihr selbst, andere delegiert ihr und die unwichtigen löscht ihr gleich. Dann verschwendet ihr auch keine weiteren Gedanken daran. Gibt es zusätzlich Prozesse, die ihr automatisieren könnt?

Welche Selbstmanagement-Methoden gibt es?

Mit dem Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, priorisiert ihr eure Aufgabenfülle schnell und klar. Ziel ist es, alle Aufgaben zu sortieren und zwar nach

A wichtig und dringend (am besten am gleichen Tag erledigen)
B wichtig, aber nicht dringend (Zeit dafür im Kalender einplanen)
C dringend, aber unwichtig (welcher Mitarbeiter kann das übernehmen?)
D unwichtig und nicht dringend (kommt auf einen Stapel bzw. in einen bestimmten Ordner)

Wem die vier Kategorien zu viel sind, kann die ABC-Methode ausprobieren. Die Aufgaben werden nach wichtig (A) und schnell zu erledigen, etwas weniger wichtig (B) und gegebenenfalls delegierbar und unwichtig (C), aber zeitintensiv aufgeteilt. Pro Tag sollten die A- und B-Aufgaben die meiste Zeit im Kalender einnehmen und die C-Aufgaben, wie beispielsweise Papierkram oder Verwaltungsaufgaben, nur einen kleineren Zeitblock.

Mit der Getting-Things-Done-Methode erfasst ihr alle zu erledigenden Aufgaben in Listen, trefft schnelle Entscheidungen und arbeitet dann die Aufgaben nach System ab. Oberstes Ziel: größtmögliche Effektivität. Hilfsmittel: Blatt Papier, Notizbuch oder GTD-Apps.

Interessant ist auch die Not-to-do-Liste: Darauf erscheinen alle Aufgaben, die heute nicht erledigt werden müssen. Ihr packt dort die Zeitfresser drauf und schärft schließlich den Blick auf die wirklich wichtigen Aufgaben.

Artikel-Tipp: Mit Zeiterfassungstools wie Toggl, Chrometa oder TimeLog könnt ihr schauen, wo eure Zeit oder die eurer Mitarbeiter bleibt.

Einen Frosch zum Frühstück? Die Selbstmanagement-Methode Eat the Frog sorgt dafür, unangenehme und wichtige Aufgaben gleich zu erledigen. (Foto: Unsplash)

Tagesplan erstellen: Strukturiert durch den Tag

Wer plant, weiß, was er will, verschafft sich einen Überblick und erreicht schneller seine Ziele. So der Plan, doch sieht die Realität meistens anders aus: Es wird zu viel geplant, die To-do-Listen sind zu voll und dann wird von Tag zu Tag geschoben. Die anfänglich gut gemeinte Planung entpuppt sich als Zeitfresser.

Hilfreiche Selbstmanagement-Methoden:

In wenigen Minuten einen Tagesplan nach der ALPEN-Methode erstellen.

Aufgaben notieren
Länge einschätzen
Pufferzeiten nicht vergessen
Entscheidungen treffen
Nachkontrollieren am Feierabend

Bei der Eat the Frog-Methode beginnt ihr den Tag immer mit der unangenehmsten beziehungsweise wichtigsten Aufgabe. Habt ihr diese dann erledigt, ist der Kopf frei für die weiteren wichtigen Aufgaben.

Als letzte Aufgabe des Arbeitstages solltet ihr den Plan für den nächsten Tag erstellen. Dann startet ihr am nächsten Morgen gleich durch ohne sich mit Mails und Tasks zu verzetteln.

Artikel-Tipp: Die meisten Gründer wechseln täglich ihre Funktionen zwischen Manager und Macher. Wie ihr die Zeitpläne vom Manager versus Maker Schedule zusammenbringt, erklären wir euch.

Viele Pausen: Konzentration steigern

Ihr seid nur am Rödeln und macht oft keine richtige Mittagspause? Dann seid ihr nicht alleine. Viele vergessen vor lauter Aufgaben, Pausen zu machen und fühlen sich abends nur erschöpft, begleitet von dem Gefühl, nicht alles zufriedenstellend geschafft zu haben. Das ist frustrierend. Ihr könnt euren Arbeitsrhythmus ganz leicht ändern: Ihr macht jede Stunde eine kurze Pause und arbeitet die restliche Zeit besonders konzentriert und produktiv.

Hilfreiche Selbstmanagement-Methoden:

Die Pomodoro-Technik sieht vor, dass ihr 25 Minuten arbeitet und dann 5 Minuten Pause macht. Der Erfinder der Methode, der Italiener Francesco Cirillo, hat sich dafür seine Küchenuhr in Tomatenoptik gestellt und seine vorher definierte Aufgabe erledigt. Das kann eine Aufgabe sein, die so lange braucht oder ihr fasst viele kleine Aufgaben wie Mails checken, kurze Telefonate bis hin zur Postbearbeitung in einen Slot zusammen.
Eine Alternative zu der Tomaten-Methode ist 52-17. Dabei werden die Aufgaben in 52 Minuten konzentriert bearbeitet, gefolgt von einer 17 minütigen Pause. Pause heißt aber nicht, dass man da schnell seine privaten Mails oder Social Media Accounts checken soll, sondern in einem Printmedium blättert, einen Kaffee trinkt, mit jemandem plaudert oder gar eine Runde um den Häuserblock dreht.

Es hilft außerdem, nach seinem Biorhythmus zu arbeiten, die produktiven Phasen hochkonzentriert zu nutzen und bei den unproduktiven, müden Phasen etwas für sich zu tun, um Kraft für die nächste Hochphase zu tanken.

Wohlbefinden: Fit und aufgeräumt in den Tag

Nicht nur Pausen dienen dem Wohlbefinden, auch eine klare Struktur und Ordnung. Viele verlassen abends hektisch den Schreibtisch, da es schon wieder spät geworden ist. Den Rest kann man ja morgen erledigen. Nein! Denn so startet der nächste Tag unstrukturiert, meistens demotiviert beim Anblick der Papierstapel und der leeren Tassen und Wassergläser. Um befreit und voller Elan starten zu können, solltet ihr euch gen Feierabend Zeit nehmen, um Ordnung am Arbeitsplatz - physisch wie auch digital - zu schaffen. Dies kann ein Teil eurer Abendroutine sein.

Artikel-Tipp: Mit Hilfe von Minimalismus könnt ihr euch mehr Freiraum schaffen. Wie es der bekannte Minimalist Cédric Waldburger geschafft hat, verrät er im Interview.

Hilfreiche Selbstmanagement-Methoden:

Mit der 5-S-Methode (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin) sorgt ihr für Ordnung am Arbeitsplatz.
Digitaler Arbeitsplatz: Da hilft die vom Unternehmen vorgegebene 7 Ordner Struktur sowie Apps fürs digitale Büro.
E-Mail-Postfach archivieren: Verliert eure Zeit nicht durch ewiges Sortieren eurer Mails. Archiviert sie und bemüht die Suchfunktion, wenn ihr eine bestimmte Mail braucht.

Wenn eine Grundordnung herrscht und euer Tagesplan bereits am Vorabend steht, dann könnt ihr euren Tag entspannt mit einer Morgenroutine beginnen. Gibt es dafür auch eine Methode? Sicherlich, aber sucht euch etwas, aus dem ihr persönlich am meisten Energie zieht. Ob es ein Kaffee im gemütlichen Sessel mit einem Podcast im Ohr, ein besonders gesundes Frühstück mit dem Lieblings-Smoothie oder ein Yoga-Workout ist, bleibt jedem selbst überlassen. So startet ihr motiviert in den Tag und könnt erst einmal den unliebsamen Frosch essen.

Selbstmanagement: So gelingt die Umsetzung

Ganz wichtig, bei all den vielen Selbstmanagement-Methoden: Sucht euch einen Punkt bei euch heraus, den ihr verbessern wollt - sei es in Bezug auf Ordnung, Aufgaben, Kreativität oder Produktivität - und wendet eine für euch geeignete Methode an. Seid ihr erfolgreich, so könnt ihr euch das nächste Ziel vornehmen. Wir wünschen viel Erfolg dabei!