Getting-Things-Done: Aufgaben schnell erledigen

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Selbstmanagement
Benjamin Brückner

Jeder Unternehmer möchte Aufgaben gründlich und schnell erledigen. Mit der Getting-Things-Done-Methode, kurz GTD, gelingt das. Wir zeigen die Methode mit ihren Vor- und Nachteilen.

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Alle Aufgaben erfassen, sortieren und systematisch abarbeiten: Das sind die Stärken der Getting-Things-Done-Methode. (Foto: Unsplash)

Getting-Things-Done-Methode einfach erklärt

Die Getting-Things-Done-Methode (GTD) wurde vom US-amerikanischen Unternehmer David Allen erfunden und in seinem gleichnamigen Bestseller beschrieben. Sie eignet sich für das Selbstmanagement und hilft dabei, anstehende Arbeit besonders effizient zu erledigen.

Bei GTD arbeitet ihr mit Listen, in denen Aufgaben erfasst werden – und zwar alle, sowohl aus dem privaten als auch aus dem beruflichen Alltag. Damit euch die Aufgaben nicht über den Kopf wachsen, trefft ihr bei GTD schnelle Entscheidungen mit System. Auf diese Weise arbeitet ihr stets die wichtigsten Baustellen ab.

Tipp: Probiert die Getting-Things-Done-Methode erst einmal im Kleinen aus, zum Beispiel bei der Planung eurer Freizeitaktivitäten, den Wocheneinkauf oder für einen einzelnen Arbeitstag. So bekommt ihr ein Gefühl dafür, ob sich die Methode für euch eignet oder nicht.

Die 3 Aufgabenbereiche von Getting Things Done

Für das Verständnis von GTD ist zunächst wichtig, wie Schöpfer David Allen alle Aufgaben in drei Bereiche für eine Aktionsliste einordnet:

  1. Definierbare Aufgaben: Aufgaben werden gesammelt, delegiert, terminiert oder sofort erledigt.
  2. Bereits definierte Aufgaben: Hierunter fallen alle To-dos, die bereits einsortiert wurden und nun nacheinander mit größtmöglicher Effektivität abgearbeitet werden.
  3. Unvorhergesehene Aufgaben: Das sind Aufgaben, die sich im Alltag unvermeidlich in die eigene Planung hineinschieben. Kalkuliert hierfür genügend Puffer ein.

Die 5 Schritte der Getting-Things-Done-Methode

Getting Things Done Schritte 5 Schritte sehen auf den ersten Blick einfach aus. Doch ist jeder einzelne von ihnen umfangreich in der Umsetzung. (Grafik: Für-Gründer.de)

#1 Sammeln

Die Grundlage für GTD lautet, alle anstehenden Aufgaben an einem Ort zu sammeln. Zuvor trudeln die Informationen und Aufgaben über sogenannte Eingangskörbe ein: Das kann der klassische Briefkasten oder auch der Posteingang des Mailclients sein. Welches Ordnungssystem ihr dabei nutzt, bleibt euch überlassen. Theoretisch eignen sich das Notizbuch oder klassische Papierblätter mit Dokumentablagen. Wir empfehlen aber, eine dafür geeignete App wie Evernote, OneNote oder Zenkit zu nutzen.

Die Nutzung eines digitalen Tools für Getting Things Done hat drei entscheidende Vorteile:

  1. Auffindbarkeit: Aufgaben lassen sich schnell über Schlagworte suchen und finden.
  2. Leserlichkeit: Handschriftliche Notizen lassen sich nicht immer wiedererkennen, manchmal nicht einmal mehr vom Verfasser. Das passiert bei Notizen im digitalen Tool nicht.
  3. Dateiverknüpfungen: In Organisationstools könnt ihr Aufgaben mit Dateien wie Grafiken ablegen und mit den Aufgaben verknüpfen. So habt ihr gleich die passenden Ressourcen für jede Aufgabe parat.

#2 Verarbeiten

Sind alle Aufgaben erfasst, geht es weiter mit der Einordnung. Ihr sichtet die Aufgaben und entscheidet so schnell wie möglich, was nun mit ihnen passieren soll. Das entscheidet ihr anhand von 3 Fragen:

  1. Worum handelt es sich?
  2. Was kann ich unternehmen?
  3. Was ist der nächste Schritt?

Die Kernfrage bei jeder Aufgabe lautet:

Will ich etwas damit tun oder nicht?

Hierbei kann euch das Eisenhower-Prinzip oder die ABC-Methode unterstützen.

Lautet die Antwort Nein, wandert die Aufgabe in den Müll. Könnte die Durchführung zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll sein, kommt die Aufgabe in eine Ablage mit dem Label Vielleicht, die regelmäßig überprüft wird. Die Entscheidung, ob die Aufgabe auf dem Müll oder in der Ablage landet, sollte nur wenige Sekunden dauern.

Wenn die Antwort allerdings Ja lautet, gibt es zwei wichtige Grundregeln:

Erledigt sofort, was ihr in 2 Minuten erledigen könnt.

So bewältigt ihr viele kleine, aber lästige Aufgaben in kurzer Zeit. Dabei ist es unerheblich, ob die Aufgaben wichtig oder unwichtig sind. Was zählt, ist, dass sie erledigt werden, und das hintereinanderweg. So sammelt sich über den Tag kein Kleinkram an.

Die zweite Grundregel lautet:

Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, werden delegiert oder zur späteren Erledigung verschoben.

So wandert keine Aufgabe mehr zurück auf den Ausgangsstapel, sondern stets weiter im Prozess: Entweder wird sie sofort erledigt oder in eine Liste einsortiert, bei der ihr genau wisst, was im Anschluss zu tun ist.

#3 Organisieren

In diesem Schritt bringt ihr noch mehr Struktur in eure Aufgaben. Hierfür erstellt ihr Listen, in denen ihr die Aufgaben einsortiert. GTD-Erfinder David Allen hat vier Listennamen definiert, aber ihr könnt eure Listen auch individuell benennen. Wichtig ist, dass die Listen mit eurem täglichen Arbeitsrhythmus harmonieren und entsprechend sinnvoll benannt werden, beispielsweise:

  • Unterwegs
  • Im Büro
  • Zuhause
  • Anrufe

Im obigen Beispiel sind die ersten drei der vier Listen nach Orten definiert. Doch die Anrufe-Liste kann ortsunabhängig abgearbeitet werden, da sich Anrufe sowohl unterwegs als auch im Büro oder zu Hause durchführen lassen. Andere Tätigkeiten lassen sich jedoch nur im Büro erledigen, aber nicht von unterwegs aus.

Man nennt diese Bündelung von Aufgaben im Getting Things Done Kontextlisten. Kontextlisten können auch aus anderen Bereichen zusammengesetzt sein, so kann es sich zum Beispiel um Tageszeiten handeln, zu denen ihr die Aktivitäten bündelt:

  • frühs
  • mittags
  • abends

Auf diese Weise könnt ihr Getting Things Done geschickt mit eurer Morgenroutine und Abendroutine kombinieren.

Kalender und Projekte

Zwei wichtige Elemente kommen bei der Getting-Things-Done-Methode neben den Listen noch hinzu: der Kalender und die Einteilung von Aufgaben in Projekte.

  • Kalender: In den Kalender werden Aufgaben eingetragen, die zu einem festen Tag oder einer festen Uhrzeit erledigt werden müssen, sowie Informationen, die zu einem bestimmten Zeitpunkt relevant sind.
  • Projekte: Diese Übersicht könnt ihr als eine Art weitere Liste betrachten. Hier sortiert ihr Aufgaben ein, die aus mehreren, klar zu definierenden Teilaufgaben bestehen, die also nicht als einzelne Aufgabe zu erledigen sind.

#4 Durchsuchen/Sichten

Ihr habt die Aufgaben gebündelt? Sehr gut! Gebändigt sind sie damit aber noch nicht. Die regelmäßige Durchsicht eurer Listen entscheidet über den Erfolg der Getting-Things-Done-Methode. Macht das auch im Wochenrückblick, um die Erfolge und Schwachstellen der vergangenen Woche herauszuarbeiten.

So oft solltet ihr Listen und den Kalender sichten:

  • Aufgabenlisten: 1x am Tag
  • Terminkalender: 1x am Tag
  • Projektlisten: 1x pro Woche
  • Vielleicht-Liste: 1x pro Woche
  • Delegierte-Aufgaben-Liste: 1x pro Woche bei den zuständigen Mitarbeitern nachfragen (Hier findet ihr Tipps zum richtigen Delegieren)

#5 Erledigen

Die Vorarbeit war umfangreich, aber notwendig, um die bevorstehenden Aufgaben zügig, der Reihe nach und im Flow des Arbeitstages erledigen zu können. Aber welche Aufgabe ist zuerst dran, welche danach? Das entscheidet ihr anhand von vier Kriterien für eure Tagesplanung.

Getting-Things-Done-Methode-Mind Map-1200-neu

Die Bedeutung der Aufgaben richtig einschätzen und abarbeiten: Mit Getting Things Done kein Problem mehr. (Grafik: Passion4Business)

Zum besseren Verständnis hier eine kurze Definition der einzelnen Punkte:

01 Kontext

In welchem Zusammenhang steht diese Aufgabe im großen Ganzen der Unternehmensprozesse? Das ist die wichtigste Frage, um die Bedeutung einer Aufgabe einzuordnen.

02 Verfügbare Zeit

Wann ist Zeit vorhanden, die Aufgabe zu erledigen? Danach richtet sich die Terminierung aus.

03 Verfügbare Energie

Stehen genügend Ressourcen zur Verfügung? Das betrifft sowohl die Arbeitskraft als auch materielle Ressourcen wie Computer oder Tools.

04 Priorität

Wie wichtig ist eine Aufgabe bei genauerem Hinsehen tatsächlich? Das losgelöst vom Kontext zu hinterfragen, ist der finale Schritt für die Priorisierung einer Aufgabe.

Schritt für Schritt durch den Prozess

Durch die Klärung der Fragen lässt sich nicht nur erkennen, welche Aufgaben besonders wichtig sind, sondern auch, ob überhaupt genügend Zeit und Ressourcen für die Bewältigung zur Verfügung stehen. Hier kann eine ABC-Analyse unterstützend begleiten. Mit ihr findet ihr heraus, welche Arbeitsprozesse die besten Ergebnisse liefern. Die Ergebnisse könnt ihr bei der Gewichtung der Aufgaben einfließen lassen.

Alltagsbeispiel für Getting Things Done

Ein Tag nach Getting Things Done kann wie folgt aussehen: Zunächst strukturiert ihr den Tag nach ortsgebundenen Listen. Wir empfehlen euch hierfür den Einsatz von Getting-Things-Done-Apps anstelle von Zettel und Stift – geht schlicht und ergreifend schneller und effizienter.

  • Unterwegs
  • Im Büro
  • Rückweg
  • Zuhause

Nun gliedert ihr Aufgaben entsprechend der Listen und weist ihnen Prioritäten zu:

Unterwegs (08:30-09:00 Uhr)

Ihr fahrt morgens mit der Bahn ins Büro. Zückt das Smartphone und erledigt die folgenden Aufgaben:

  • Kalender checken | p1
  • E-Mails abrufen | p1
  • Auf wichtige E-Mails antworten | p1
  • Fachartikel lesen | p2
  • Brötchen & Kaffee für das Team holen | p3

Büro (09:00-18:00 Uhr)

Ihr kommt bereits mit einem guten Gefühl in das Büro, einige Aufgaben erledigt zu haben. Im Office selbst geht es dann mit folgenden Tätigkeiten weiter:

  • Daily-Meeting abhalten | p1
  • Premiumkunden anrufen | p1
  • Handwerkertermin planen | p1
  • Bewerbungsgespräch führen | p1
  • Webinar zur Prozessoptimierung durchführen | p1
  • An Quartalsstrategie weiterarbeiten | p1
  • Neuen Artikel für den Corporate Blog schreiben | p2
  • Aktenschrank sortieren | p2
  • CRM aktualisieren | p2
  • Pappe im Flur wegräumen | p3
  • Filterkartusche des Wasserspenders wechseln | p3

Rückweg (18:00-18:30 Uhr)

Den Rückweg könnt ihr für die Erledigung privater Angelegenheiten oder zur Weiterbildung nutzen, etwa so:

  • Blumen und Wein kaufen | p1
  • Mutter anrufen | p1
  • Friseurtermin verschieben | p2
  • Kontostand prüfen | p2
  • Podcast-Episode zum Thema Geschäftskonto-Vergleich hören | p3

Zuhause (18:30-22:00 Uhr)

Daheim warten neben den Routineaufgaben wie etwa die Kinder ins Bett zu bringen viele weitere Aufgaben, die erledigt werden wollen und im Büro oder unterwegs keinen Platz hatten:

  • Versicherungsanbieter für die Haftplichtversicherung vergleichen | p1
  • Wäsche waschen | p1
  • Geschirrspüler ausräumen | p1
  • Joggen | p1
  • Mahlzeiten für den nächsten Tag vorkochen | p2

Tipp: Mehr Struktur und Entspannung bringt ihr in den Feierabend mit der Abendroutine.

Ihr habt nicht alle Aufgaben geschafft? Kein Problem, das müsst ihr bei GTD auch nicht. Schiebt die Aufgaben einfach auf den Folgetag und löscht sie irgendwann, wenn ihr sie partout nicht erledigt bekommt und sie keine Prio mehr haben.

Vor- und Nachteile von Getting Things Done

Jede Selbstmanagement-Methode hat ihre Pros und Contras. So natürlich auch Getting Things Done.

Vorteile

  • Lückenlose Erfassung: Bei Getting Things Done rutscht nichts mehr durch: Da jede Aufgabe in Eingangskörben erfasst wird, ist sie damit erst einmal aus dem Kopf, was enorm entlastend ist. Denn der GTD-Anwender weiß: Alles, was zu tun ist, hat er schriftlich bzw. aufgeschrieben und kann es – Relevanz und Ressourcen vorausgesetzt – zur gegebenen Zeit erledigen.
  • Nichts bleibt liegen, nichts geht unter: Die Gefahr, dass Aufgaben versanden, geht bei der Getting-Things-Done-Methode gegen null, denn sie sind alle in Listen dokumentiert, die wiederum verdeutlichen, wann bzw. wo eine Aufgabe erledigt werden soll. Mit den regelmäßigen Listenchecks stellt ihr weiterhin sicher, dass delegierte Aufgaben ebenfalls laufen und auch die Aufgaben auf dem Vielleicht-Stapel nicht im Nirgendwo verschwinden.
  • Große Aufgaben werden überschaubar: Ob Website-Relaunch oder Erstellung eines Pitch Decks: Mit der GTD-Methode lassen sich auch größere Projekte so zerlegen, dass ihr sie Schritt für Schritt angehen könnt.

Nachteile

  • Kompliziert im Einstieg: Es gibt deutlich leichtere Selbstmanagement-Methoden zum Erlernen als Getting Things Done. Das System aus Aufgaben-Sortierung mit Ablagen und Listen, die zyklisch gesichtet werden müssen, beinhaltet viel Bürokratie, was ein Hauptkritikpunkt an Getting Things Done ist.
  • Umfangreiche Vorbereitung erforderlich: Wenn ihr noch nicht mit GTD vertraut seid, ist die Listenerstellung und -pflege mühselig. Und der Workflow von Getting Things Done beginnt jede Woche von Neuem. Doch mit regelmäßiger Anwendung geht der Ablauf in Fleisch und Blut über. Außerdem wird es leichter, wenn das Grundgerüst in Form der definierten Listen steht.
  • Gefahr der Überforderung: Der Blick in die Listen von Getting Things Done zeigt vor allem eines: dass es viel zu tun gibt. Daher ist die Methode eher für Menschen geeignet, die viel Eigenmotivation mitbringen. Für alle anderen kann die schiere Zahl an To-dos abschreckend wirken, in diesem Fall ist die lückenlose Erfassung der Aufgaben kein Vorteil, sondern eher eine subjektiv empfundene Last.

Tool-Tipp: Getting Things Done in Outlook

Wer Outlook nutzt, hat bereits ein Getting-Things-Done-Tool für eine Aktionsliste auf dem Computer. Deutlich wird dies zum Beispiel anhand von Meeting-Einladungen, die zunächst via Mail in Outlook landen. Ist der Termin bestätigt, geht er automatisch in Outlooks integrierten Kalender über. So "wandert" die Aufgabe praktisch wie von selbst von einer Stufe zur nächsten.

In Outlook lassen sich sogar Aufgaben anlegen. Der entsprechende Tab findet sich unten links im Navigator des Programms. Hier können Nutzer Aufgaben erstellen, terminieren und ihnen Prioritäten zuweisen. Nach Abschluss der Aufgabe lässt sich ein Statusbericht in Form einer E-Mail an den Kollegen oder Chef versenden.

Outlook ist also nicht nur ein Mailclient, sondern auch ein Tool, um GTD in die Praxis umzusetzen – erst recht, weil viele Unternehmer das Programm ohnehin nutzen und sich das Zusammenspiel von Mails, Aufgaben und Kalender dadurch intuitiv erlernen lässt.

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