Das beste Rechnungsprogramm finden: 15 Anbieter im Vergleich 2026

Das Rechnungsprogramm sevdesk bietet ein geführtes Onboarding. Dieses geführte Onboarding führt den User zur ersten Rechnung. Zuerst legt der neue sevdesk-Anwender seine Firmendaten an und lädt sein Firmenlogo hoch. Beim Anlegen der ersten Rechnung definiert der Anwender Kunden, Produkte/Dienstleistungen, Nummernkreise und Verkaufseinheiten.

Stammdaten muss der Anwender nicht separat anlegen. Er definiert sie während des Schreibens der Rechnung. Dazu zählen:

• Kundendaten
• Nummernkreise für Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
• Produkte, Dienstleistungen samt Verkaufseinheiten (Stück, Stunde etc.)

sevdesk bietet eine voreingestellte Rechnungsvorlage. Sie ist voll einsatzfähig, sobald der neue sevdesk-Anwender seine Firmendaten angelegt und sein Firmenlogo hochgeladen hat.

Kontakte lassen sich einfach anlegen. Besonders positiv ist die automatische Vervollständigung bei der Eingabe von Postleitzahlen, wodurch Städte direkt vorgeschlagen werden. Kundenbezogene Zahlungsbedingungen können individuell hinterlegt werden, inklusive Skonto und Zahlungsziel.

Produkte und Dienstleistungen lassen sich mit Preis, Einheit, Beschreibung und Mehrwertsteuersatz anlegen. Auch Einkaufspreise können hinterlegt werden. Die Verwaltung ist klar strukturiert und für Dienstleister wie auch kleinere Händler geeignet.

Aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen, funktioniert bei sevdesk mit nur einem Klick. Hat ein Kunde ein Angebot angenommen, erhält er folgende Dokumente:

• Auftragsbestätigung
• Rechnung
• Lieferschein

Alle Pflichtangaben sind vollständig enthalten. Rechnungsersteller, Rechnungsempfänger, Steuernummer, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Rechnungsnummer, Netto- und Bruttobeträge sowie Zahlungsziel werden korrekt ausgewiesen.

Beim Rechnungsversand hat der sevdesk-Anwender mehrere Möglichkeiten: 

• Postversand: Über einen sevdesk-Dienstleister erhält der Kunde eine Rechnung als Brief per Post.
• E-Mail-Versand aus sevdesk heraus: Der Kunde erhält die Rechnung als PDF.
• Download der Rechnung als PDF und Versand über ein externes E-Mail-Programm

Stornorechnungen lassen sich sauber erstellen. Korrekturprozesse sind nachvollziehbar dokumentiert. Die Archivierung erfolgt revisionssicher.

Das Dashboard von sevdesk zeigt die offenen Rechnungen an. Bei überfälligen Rechnungen versendet der Anwender eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung. Das Mahnwesen ist flexibel, der Nutzer kann so oft mahnen, wie er will. Mahntexte sind frei definierbar.

sevdesk bietet die wichtigsten Rechnungsarten:

• Abo-Rechnung
• Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
• Reverse-Charge-Rechnung
• Rechnung auf Stundenbasis: Erfasste Arbeitszeiten lassen sich per Mausklick in eine Kundenrechnung umwandeln
• E-Commerce-Rechnung: sevdesk bietet aktuell 10 E-Commerce-Integrationen für Shopsysteme und Marktplätze an.

Betriebsausgaben lassen sich bequem erfassen. Auch E-Rechnungen kann sevdesk verarbeiten. Ist das Geschäftskonto eingebunden, erkennt sevdesk sowohl bezahlte Kunden- als auch bezahlte Lieferantenrechnungen. Diese Buchungsvorschläge kann der Nutzer mit einem Klick bestätigen und buchen.

sevdesk bietet ein informatives Dashboard, über das der Unternehmer einen Überblick über sein Unternehmen erhält. Das Dashboard zeigt:

• Offene Rechnungen und Belege
• Einnahmen und Ausgaben
• Angebote
• Sonstige Belege
• Steuerliche Informationen wie die fällige Umsatzsteuer
   

Die Rechnungssoftware Lexware Office bietet ein ausgezeichnetes und übersichtliches Onboarding. Ziel des Onboardings ist es, schnell eine Rechnung zu erstellen. Dabei legt der User gleichzeitig wichtige Stammdaten und Funktionen an:

• Daten des eigenen Unternehmens: Firmenname, Rechtsform, Adresse und Kontaktdaten
• Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Korrekturrechnungen
• Verkaufseinheiten: Voreingestellt sind die Einheiten „Stück (Stck)“ und „Stunde (Std.)“
• Kundendaten
• Produkte und Dienstleistungen
• Einbau von PayPal-Links, damit Rechnungsempfänger schneller bezahlen.

Leider ist das Onboarding im Vergleich zu früher nicht mehr ganz so geführt. Ein neuer Anwender sollte daher von sich aus wichtige Grundeinstellungen vornehmen, etwa, die Rechnungsnummern zu konfigurieren. Dabei helfen die vielen Kontexthilfen und How-to-Videos.

Bereits beim Anlegen der Rechnung erlaubt das Rechnungsprogramm dem Nutzer, Stammdaten (Kunden, Nummernkreise, Dienstleistungen, Verkaufseinheiten) anzulegen. Gleiches gilt für die Rechnungsvorlage und die Rechnungstexte. Die Rechnungsvorlage in der Grundeinstellung ist bereits sehr ansprechend. Sobald das Logo hochgeladen ist, erfüllt die Rechnungsvorlage auch Branding-Funktionen.

Besonders positiv bei den Rechnungsvorlagen von Lexware Office:

• Rechtssicher: Alle wichtigen Pflichtangaben sind vorhanden
• Zahlungskonditionen: Es gibt Zahlungsziele, Positionsrabatt, Gesamtrabatt; Skontokonditionen werden berechnet für die Skontofrist und den Skontosatz.
• Rechnungsformate: Neben der PDF-Rechnung bietet Lexware alle Arten der E-Rechnung, die ZUGFeRD-Rechnung und die XRechnung.

Die Kundenverwaltung ist leistungsfähig und übersichtlich. Sie können:

• Kontaktdaten umfangreich ergänzen
• Individuelle Konditionen hinterlegen
• Rabatte und Zahlungsziele definieren
• Notizen und Zusatzinformationen speichern

Produkte und Dienstleistungen lassen sich direkt beim Schreiben einer Rechnung anlegen. Verkaufseinheiten können flexibel erweitert werden, etwa um Tag, Paket oder individuelle Einheiten. Lexware Office bietet weder Lager- oder Bestandsführung noch Einkaufspreise. Für die Warenwirtschaft benötigen Sie ein zusätzliches Add-on.

Den gesamten Rechnungsworkflow bildet Lexware Office ab:

• Angebote und Auftragsbestätigungen erstellen
• Daraus Rechnungen und Lieferscheine generieren
• Große Rechnungsbeträge aufteilen in Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen

Rechnungen können direkt per E-Mail versendet werden. Zusätzlich steht ein Kundenbereich zur Verfügung, über den der Kunde Belege abrufen kann. 

Offene Rechnungen verwalten geht mit Lexware Office bequem. Ein übersichtliches Dashboard zeigt an, welche Kundenrechnungen offen sind. Das Mahnwesen funktioniert auf Knopfdruck. Bei überfälligen Rechnungen versendet das Programm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Der Nutzer kann beliebig oft mahnen und seine Mahntexte gezielt konfigurieren.

Lexware Office bietet alle wichtigen Rechnungsarten bis auf eine:

• Abo- und Wiederholungsrechnung
• Abschlags- und Schlussrechnungen
• Reverse-Charge-Rechnung
• E-Commerce-Rechnungen dank einer Vielzahl von Schnittstellen

Eine integrierte Zeiterfassung und eine Abrechnung auf Stundenbasis gibt es bei Lexware Office nicht. Das ist der Schwachpunkt des Rechnungsprogramms im Vergleich zu sevdesk, WISO MeinBüro oder Papierkram. Lexware Office bietet aber über 10 Add-ons, um erfasste Arbeits- und Projektzeiten abzurechnen.

Lexware Office ist das stärkste Programm für die Belegbuchung. Da ist es auch besser als sevdesk. Eingangsrechnungen lassen sich schnell und bequem erfassen und buchen. Gleiches gilt für erhaltene E-Rechnungen. Besonders bequem ist der automatische Zahlungsabgleich mit dem Geschäftskonto. Das Programm ordnet offene Belege (Kunden- und Lieferantenrechnungen) dem Geschäftskonto automatisch zu, und der Nutzer kann sie mit einem Klick bestätigen. Auch 100 Belege kann der Anwender auf diese Weise in einer Sekunde buchen.

Mittlerweile bietet Lexware Office ein eigenes Geschäftskonto an.

Wie sevdesk bietet auch Lexware Office ein übersichtliches Dashboard an. Damit hat der Anwender von Lexware Office einen Überblick über seine Geschäftsentwicklung. Er sieht auf einen Blick:

• Umsätze und Betriebsausgaben
• Kontostände der Geschäftskonten
• Offene Kunden- und Lieferantenrechnungen
• Offene Kundenaufträge
• Zu zahlende Umsatzsteuer bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung
• Zu erledigende Aufgaben

Das ermöglicht dem Lexware-Anwender, seine aktuelle geschäftliche Situation auf einen Blick zu erfassen.

Das Onboarding von WISO MeinBüro ist strukturiert. Anwender arbeiten wahlweise mit Demodaten oder direkt mit eigenen Firmendaten. Definiert werden Rechnungsvorlagen, Nummernkreise, Besteuerungsart und Wirtschaftsjahr. Die Programmeinrichtung erfolgt intuitiv und selbsterklärend.

Stammdaten wie Kunden, Produkte und Dienstleistungen können mittlerweile beim Erstellen eines Angebots oder einer Rechnung angelegt werden. Rechnungsvorlagen werden per Drag-and-drop konfiguriert. Das funktioniert selbsterklärend. Bereits die voreingestellten Rechnungsvorlagen funktionieren einwandfrei:

• Pflichtangaben: Alle gesetzlichen Pflichtangaben sind vorhanden.
• Zahlungskonditionen: Zahlungsziele, Positionsrabatt und Gesamtrabatt sind möglich; Skontokonditionen sind als Textbaustein verfügbar. Ein Skontobetrag wird nicht berechnet.
• Rechnungsformate: Alle E‑Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung sind vorhanden; PDF‑Rechnungen gibt es weiterhin im Geschäft mit Privatkunden.

Die Kundenverwaltung ist sehr ausführlich. Sie können mehrere Ansprechpartner hinterlegen, individuelle Kommunikationswege definieren und zahlreiche Stammdaten pflegen. Besonders positiv ist, dass WISO MeinBüro automatisch eine Referenznummer für Kunden vergibt, was für die E‑Rechnungsstellung im B2B‑Bereich hilfreich ist.

Artikel lassen sich detailliert anlegen. Sie können Verkaufspreise, Einkaufspreise, Artikelkategorien, Einheiten und sogar Bestände definieren. Auch Staffelpreise und individuelle Felder sind möglich. Damit eignet sich WISO MeinBüro nicht nur für Dienstleister, sondern auch für kleinere Handelsunternehmen.

Dieser Ablauf funktioniert bei WISO MeinBüro hervorragend. Aus einem Angebot entstehen auf Knopfdruck eine Rechnung und ein Lieferschein. Bei den Abschlagsrechnungen fehlt jedoch dieser Zusammenhang. Wer einen größeren Auftrag mit Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sowie einer Schlussrechnung abrechnet, kann dies nicht aus einem Angebot heraus machen. Das ist bei sevdesk oder bei Lexware Office besser gelöst.

Rechnungen können direkt per E-Mail versendet werden. Rechnungstornierungen sind möglich, Gutschriften gibt es aber nicht.

Mit WISO MeinBüro lassen sich überfällige Rechnungen auf Knopfdruck anmahnen. Das Mahnwesen ist immer vierstufig. Die Bezeichnungen „Erste, zweite und dritte Mahnung“ sind zwar gebräuchlich, aber aus Sicht von Inkasso-Profis ungeschickt formuliert. Denn wer eine Mahnung mit der Bezeichnung „Erste Mahnung“ erhält, wird auf mit der Zahlung auf die zweite oder dritte Mahnung warten.

WISO MeinBüro beherrscht alle wichtigen Rechnungsarten:

• Aborechnung oder wiederkehrende Rechnung
• Abrechnung erfasster Arbeitszeiten
• Projektrechnungen: Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung
• Reverse-Charge-Rechnung

WISO verfügt aktuell über 1 Erweiterung für E-Commerce. Sie deckt Shopware, Shopify und WooCommerce sowie Marktplätze wie Amazon ab.

Geschäftskonten sind in WISO MeinBüro in 2 Minuten spielerisch eingebunden. Belegerfassung und Belegbuchung funktionieren ausgezeichnet und auf Augenhöhe mit den Programmen sevdesk und Lexware Office. Das gilt auch für die Erfassung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Der Geschäftskontenabgleich funktioniert ebenfalls gut. Allerdings macht das Programm keine automatischen Buchungsvorschläge. Das ist aber kein Problem, wenn die Konten immer zeitnah abgestimmt werden.

Das Dashboard von WISO MeinBüro zeigt Einnahmen und Ausgaben, offene Kunden- und Eingangsrechnungen sowie sämtliche Angebote. Damit hat ein WISO-Anwender sein Geschäft im Überblick.

Papierkram S ist ein Rechnungsprogramm, das sich speziell an Freiberufler und Solopreneure richtet. Es ist auch als Buchhaltungssoftware für Solo-Selbstständige geeignet. Neben den Funktionen der Rechnungsstellung bietet Papierkram eine Belegerfassung und den Bankdatenabgleich. Ein besonders praktisches Feature ist die integrierte Zeiterfassung im Rahmen einer einfachen Projektverwaltung. Das Programm hat sich in der Funktionalität gesteigert und bietet jetzt ein umfassendes Onboarding. Auch die Gestaltung der Zahlungskonditionen (Rabatte, Skonti) ist jetzt einwandfrei.

Vorteile:

• Beste Projektzeiterfassung aller getesteten Programme
• Intuitive Bedienbarkeit
• Gute Funktionalität

Nachteile:

• Wenig Automatismus bei der Beleg- und Geschäftskonto-Buchung. Da sind sevdesk und Lexware Office schneller und komfortabler.
• Keine Add-ons und Programmerweiterungen

Papierkram kennenlernen

orgaMAX ist ein umfassendes Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm mit sehr starker Kunden- und Artikelverwaltung, integrierter E-Rechnungsfunktion für XRechnung und ZUGFeRD sowie vollständigen Funktionen für UStVA, BWA und OPOS. Das System eignet sich für kleine Betriebe und wachsende Unternehmen, die ihre Büroarbeit strukturiert digitalisieren möchten.

Vorteile:

• Einfach bedienbar
• Umfassende Kunden- und Produktverwaltung
• Auch für Buchhaltung geeignet

Nachteile:

• Abrechnung auf Stundenbasis nur eingeschränkt möglich
• Wiederkehrende Rechnung nicht auf Basis eines Angebotes möglich
• Keine Berechnung von Skonto

OrgaMAX kennenlernen

easybill ist eine spezialisierte Software für Onlinehändler und E-Commerce. Der Funktionsumfang ist hoch, die Bedienung jedoch nicht immer intuitiv. Produkte müssen vorab angelegt werden, viele Einstellungen erfordern ein gewisses Buchhaltungsverständnis. Für komplexe Set-ups empfiehlt sich der angebotene Einrichtungsservice. Easybill ist für ambitionierte Onlinehändler empfehlenswert. Für klassische Dienstleister oder reine Einsteiger kann das System dagegen teilweise überdimensioniert wirken.

Vorteile:

• Programm mit den meisten E-Commerce-Anbindungen
• Leistungsfähige Kunden- und Artikelverwaltung
• Guter Support

Nachteile:

• Bedienung nicht immer intuitiv
• Artikel müssen vorab angelegt werden
• Für einfache Anwendungen überdimensioniert

easybill kennenlernen

Accountable ist in erster Linie ein Steuer-Tool mit integrierter Rechnungsfunktion und richtet sich vorwiegend an Selbstständige, Freiberufler und kleine Dienstleister. Die Registrierung ist einfach, der Einstieg intuitiv und der Zahlungsabgleich mit dem angebundenen Geschäftskonto funktioniert auf sehr hohem Niveau.

Vorteile:

• Grundlegende Rechnungsfunktionen
• Belegbuchung mit Prüfung auf steuerliche Richtigkeit
• Anlage EÜR und Steuererklärungen am Jahresende möglich
• Einfach und intuitiv bedienbar

Nachteile:

• Bei den Rechnungsfunktionen bieten andere Programme mehr
• Nur für Unternehmer geeignet, die den Gewinn mit der EÜR ermitteln.
• Für Bilanzierer nicht geeignet
• Belege können gelöscht werden

Accountable kennenlernen

Goodlance ist eine moderne Rechnungssoftware mit klarem Fokus auf Freelancer, Kreative und projektbasierte Dienstleister. Die Registrierung funktioniert schnell, das Design ist ansprechend und Angebote sowie Rechnungen lassen sich intuitiv erstellen. Besonders positiv sind die direkte Kundenanlage im Dokument, die flexiblen Layout-Optionen und die zuverlässige E-Rechnungsfunktion (ZUGFeRD und XRechnung).

Vorteile:

• Sehr gut für Freelancer und projektbasiert arbeitende Agenturen
• Übersichtliche, moderne und ästhetisch schöne Bedienung
• Ausgefeilte Projektabrechnung mit Zeiterfassung
• Gutaussehende Rechnungsvorlagen

Nachteile:

• Begrenzte Automatisierung bei Beleg- und Geschäftskontobuchung
• Bei der Buchung von Ausgabebelegen können Fehler auftreten.
• Geschäftskonten können nur als CSV-Datei eingelesen werden

Goodlance kennenlernen

FINOM ist in erster Linie ein digitales Geschäftskonto mit integriertem Rechnungs- und Buchhaltungsmodul. Die Kontoeröffnung erfordert eine Legitimation wie bei jedem FinTech. Danach lassen sich Rechnungen schnell erstellen, versenden und direkt mit Zahlungseingängen auf dem eigenen Geschäftskonto abgleichen. Besonders stark ist FINOM beim automatisierten Zahlungsabgleich und bei der sauberen Belegerkennung.

Vorteile:

• Automatisierter Zahlungsabgleich von Kundenrechnungen und Ausgabebelegen
• Sehr gute Belegerkennung
• Sehr gut bedienbar, Angebote und Rechnungen lassen sich sehr schnell erstellen

Nachteile:

• Kein Mahnwesen
• Wichtige Rechnungsarten fehlen: Abo-Rechnung, Abrechnung auf Stundenbasis
• Rechnungen können gelöscht werden

FINOM kennenlernen

FastBill ist eine etablierte Rechnungs- und Buchhaltungslösung mit starkem Fokus auf Buchhaltungsvorbereitung und Steuerberater-Zusammenarbeit. Angebote, Rechnungen, Wiederholungsrechnungen und E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) funktionieren zuverlässig. Auch Funktionen wie UStVA, BWA und OPOS sind vorhanden. Technisch ist FastBill leistungsfähig, in der Bedienung jedoch etwas in die Jahre gekommen.

Vorteile:

• Deckt alle wichtigen Rechnungsfunktionen und Rechnungsarten ab
• Ausgezeichnete Abrechnungsprozesse für Dienstleister
• Auch für die Buchhaltung geeignet
• Rechnungen in Fremdwährung möglich

Nachteile:

• Kein Onboarding
• Bedienbarkeit wenig intuitiv
• Keine automatische Belegbuchung

FastBill kennenlernen

Qonto ist ein digitales Geschäftskonto mit integrierter, formal sauberer Rechnungsfunktion und starkem Zahlungsabgleich, das besonders im Angebots- und Projektworkflow überzeugt. Wichtige Buchhaltungsfunktionen wie UStVA fehlen. Für Gründer, Freelancer und kleinere Unternehmen, die Banking und einfache Rechnungsstellung in einem System vereinen möchten, ist Qonto eine solide Lösung. 

Vorteile:

• Intuitiv Bedienbar
• Guter Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung
• Rechnungsvorlagen mit allen Pflichtangaben und Möglichkeiten für Rabatte

Nachteile:

• Kein Mahnwesen
• Kunden- und Produktverwaltung begrenzt
• Wichtige Buchhaltungsfunktionen wie die UStVA fehlen

Qonto kennenlernen

Faktoora ist eine professionelle E-Rechnungsplattform, die sich klar an KMU und international tätige Unternehmen richtet. Bereits im Onboarding werden alle relevanten Unternehmens- und E-Rechnungsdaten strukturiert abgefragt. Der Fokus liegt deutlich auf standardisierten, revisionssicheren Prozessen sowie auf der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Für Einsteiger oder reine Freelancer ist das Tool eher komplex. 

Vorteile:

• Starke E-Rechnungsfunktionen
• Umfangreiche Kunden- und Produktverwaltung
• Rechnungen in Fremdwährung möglich

Nachteile:

• Wenig einsteigerfreundlich
• Begrenzte Rechnungsarten: Abrechnung auf Stundenbasis, Wiederholungsrechnungen, Abschlagsrechnungen fehlen
• Testversion eingeschränkt: Rechnungsversand und Zahlungsabgleich konnten nicht getestet werden

faktoora kennenlernen

Zervant by Shine ist eine einfache internationale Rechnungssoftware mit XRechnung, aber deutlichen funktionalen und sprachlichen Schwächen für den deutschen Markt. Mit der hier getesteten Pro-Version von Zervant kann ein Unternehmer für einen beliebig großen Kundenstamm Angebote und Rechnungen erstellen. Für sehr einfache Rechnungsabläufe ist das Programm geeignet.

Vorteile:

• Einfache Registrierung und übersichtliches Dashboard
• Rechnungsvorlagen super einfach erstellbar
• Kunden und Produkte können direkt während der Rechnungserstellung angelegt werden

Nachteile:

• Unklare und teilweise englisch-deutsche Terminologie erschwert die Bedienung
• Rechnungsfunktionen mit Schwächen bei Pflichtangaben und Rechnungsnummernkonfiguration
• Wichtige Funktionen fehlen: Mahnwesen, Abo-Rechnung, automatisierter Bankabgleich, UStVA

Zervant kennenlernen

Vivid ist in erster Linie ein digitales Geschäftskonto mit integrierter, sehr einfacher Rechnungsfunktion. Die Rechnungsfunktionen sind jedoch stark eingeschränkt.  Besonders kritisch ist, dass zentrale Pflichtangaben wie die Steuernummer nicht standardmäßig integriert sind. Vivid eignet sich als Geschäftskonto mit Rechnungsmodul für sehr kleine Unternehmen mit minimalem Rechnungsbedarf, jedoch nicht als vollwertiges Rechnungsprogramm.

Vorteile:

• Sehr guter Zahlungsabgleich
• Einfache Rechnungen möglich
• Integration in Profi-Buchhaltungsprogramme möglich, etwa sevdesk oder Lexware Office

Nachteile: 

• Kunden- und Produktverwaltung nicht vorhanden
• Steuernummer als Pflichtangabe bei den Vorlagen nicht vorhanden
• Angebote erstellen nicht möglich

Insgesamt ist das Rechnungsmodul schwer auffindbar und klar nachrangig gegenüber den Banking-Funktionen.

Vivid kennenlernen

Billtano ist eine sehr einfache Online-Rechnungslösung mit minimalem Funktionsumfang, die sich eher für gelegentliche Rechnungsschreiber eignet. Das Programm ist nicht für den dauerhaften Betrieb ausgerichtet; man kann Billtano für 30, 90 oder 360 Tage buchen. Das Schreiben von Angeboten und Rechnungen steht im Mittelpunkt. Funktionen für Buchhaltung und Banking fehlen. 

Vorteile:

• Angebote und Rechnungen erstellen
• Vierstufiges Mahnwesen vorhanden
• Rechnungsversand per Mail aus dem Programm heraus

Nachteile:

• Kein Geschäftskontoabgleich
• Kunden- und Produktverwaltung dürftig
• Belege können gelöscht werden

Für ernsthaftes Schreiben von Rechnungen ist Billtano ungeeignet.

Billtano kennenlernen

Testsieger sevdesk ist auch für Agenturen geeignet, gleiches gilt für WISO MeinBüro. Lexware Office benötigt für die Projekt-Abrechnung ein Add-on. Lexware-Office-Nutzer bieten sich hier viele Möglichkeiten. Interessant ist auch Papierkram mit dem Paket M (5 Nutzer) oder dem Paket L (unbegrenzte Nutzer). Diese Programme sind geeignet, um Projekte abzurechnen. Diese Eigenschaften zeichnen sie aus:

• Kunden und Projekt-Verwaltung
• Rechnungen stellen auf Basis erfasster Arbeitszeiten
• Das Programm sollte für mehrere Nutzer ausgerichtet sein.

Auch geeignet für Agenturen ist Goodlance. Es bietet eine noch detailliertere Projekt-Verwaltung als Papierkram, hat aber Schwächen bei den Buchhaltungsfunktionen.

Stationäre Händler rechnen ihre Leistungen über ein Kassensystem ab. Wenn Einzelhändler also ein Rechnungsprogramm einsetzen, dann in erster Linie wegen der Buchhaltungsfunktionen der Software. Beim Testsieger sevdesk gibt es ein integriertes Kassenbuch, um die Kassensalden zu übertragen.

Das beste Rechnungsprogramm für Großhändler bieten sevdesk, Lexware Office und easybill.  Denn diese Programme erlauben:

• Fakturieren von Warenlieferungen dank einer Warenwirtschafts-Funktion
• Erstellung von Rechnungen auf Basis von Angeboten und Auftragsbestätigungen
• Erzeugen von Lieferscheinen für die Warenlieferungen
• Gewähren von Skonto, um schnelle Zahler zu belohnen
• Gewähren von Rabatten und kundenspezifischen Sonderkonditionen
• Verwaltung offener Kundenrechnungen und ein gut funktionierendes Mahnwesen

Speziell sevdesk und Lexware Office verfügen über umfangreiche Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen. Für individuelle Anbindungen an Warenwirtschaftssysteme verfügen beide Programme über eine API.

Für Influencer sind die Top-3-Programme sevdesk, Lexware Office sowie WISO MeinBüro geeignet. Wichtig bei Influencern sind:

• Rechnungen für Kooperationen und Kampagnen 
• Reverse-Charge-Rechnungen
• Projektbasierte Rechnungen 

Für diese Zielgruppe ist unter den Siegerprogrammen sevdesk und WISO MeinBüro hervorzuheben. Sie verfügen über die Möglichkeit, Rechnungen auf Basis erfasster Arbeitszeiten zu erheben, was für Kreativschaffende besonders wichtig ist. Auch Papierkram ist bei der Projektabrechnung sehr stark. Stark im Projektmanagement ist auch Goodlance, das aber bei den Buchhaltungsfunktionen Schwächen hat.

Bei KMUs arbeiten in der Regel mehrere Personen an der Buchhaltung. Häufig verwenden Sie für die Rechnungsstellung spezialisierte Programme. Von den Testsiegern eignet sich Lexware Office für KMUs, denn Lexware Office ist für unbegrenzt viele Nutzer möglich. Es bietet neben einer Vielzahl an Add-ons auch sogenannte Systempartner. Mit Systempartnern bauen KMUs Lexware Office in größere Software-Architekturen ein. Als E-Rechnungsprogramm für KMUs ist auch Faktoora zu nennen. Es bietet die meisten E-Rechnungsfunktionen für das internationale Geschäft.

Bei Vereinen und gemeinnützigen Organisationen stehen die Buchhaltungsfunktionen im Vordergrund. Dafür sind die Programme sevdesk, Lexware Office und WISO MeinBüro sehr gut geeignet. Damit können Vereine Mitgliedsbeiträge verwalten, Spenden erfassen sowie Ausgaben verwalten. Alle 3 Programme ermöglichen mit der Wiederholungsrechnung, Belege an Mitglieder für die jährlichen Beiträge zu senden.

Viele Rechnungsprogramme sind Allround-Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, andere konzentrieren sich auf eine bestimmte Zielgruppe. Wichtige Zielgruppen für Rechnungsprogramme sind:

• Handwerker
• Kleinunternehmer
• Freiberufler
• Online-Händler
• Stationäre Händler
• Dienstleister
• Unternehmen mit Projekt-Geschäft

Die folgenden Auswahlkriterien bestimmen die Nutzerfreundlichkeit eines Rechnungsprogramms:

• Intuitive Bedienbarkeit: Ist das Rechnungsprogramm ohne Hilfe bedienbar?
• Laientauglichkeit: Benötigt man Fachkenntnisse als Buchhalter?
• Suchfunktion: Gibt es sie, wie gut ist sie?
• Mobile App für iOS und Android: Wichtig für Selbstständige, die mobil arbeiten. Beispiel: Die App erlaubt es, nach einem Kundenbesuch sofort ein Angebot zu erstellen. Oder Belege (Kleinbetragsrechnungen) unterwegs mit der App scannen.
• KI-Unterstützung: Ist eine solche vorhanden? Wie gut erleichtert sie das Arbeiten? Lernt das System?
• Belegautomatisierung: Gibt es eine automatische Buchung oder eine automatische Kontozuordnung bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen?
• Live-Test: Wie gut hat das Testen des Programms funktioniert?

Nach der Registrierung sofort Rechnungen schreiben, das ist das Ziel. Das hängt ab vom Onboarding.

• Geführtes Onboarding: Das Onboarding leitet den Nutzer Schritt für Schritt durch die Software und hilft, schnell die erste Rechnung oder das erste Projekt anzulegen.
• Wichtige Grundeinstellungen: Der Nutzer trägt seine Firmendaten wie Name, Adresse und Steuerinformationen einfach und schnell ein.
• Anlegen von Nummernkreisen: Idealerweise legt der Nutzer beim Onboarding die Nummernkreise für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine fest. 
• Persönlicher Set-up-Service: Erfolgt das Onboarding auch durch Service-Mitarbeiter?
• Stammdaten-Anlage: Können Stammdaten mit der ersten Rechnung angelegt werden? (Kunden, Produkte, Dienstleistungen)
• Eingestellte Verkaufseinheiten: Sind die eingestellten Verkaufseinheiten (Stck, Stunde, Tag, etc.) ausreichend? Sind sie erweiterbar?
• Geschäftskonto einbinden: Bei den besten Programmen bindet man das Geschäftskonto in 2 Minuten ein. Ein Onlinebanking aus dem Programm heraus erleichtert die Büroarbeit. Idealerweise nutzt ein Nutzer unbegrenzt viele Geschäftskonten mit der Software. Zeigt das System die Bankdaten in Echtzeit?

• Gestalten der Rechnungsvorlagen: Die Vorlagen sollten gut aussehen und einfach zu erstellen sein. Im Idealfall gibt es mehrere Vorlagen, die individuell gestaltet werden können.
• Individuelles Briefpapier: Kann ein eigenes Rechnungsdesign verwendet werden?
• Integration von Bezahllinks: Bezahllinks in den Rechnungsvorlagen erleichtern dem Rechnungsempfänger, die Rechnungen zu bezahlen.

• Rabatte: Gibt es Positionsrabatte und Gesamtrabatte?
• Skonto: Kann Skonto gewährt werden? Wird der Skontobetrag ausgerechnet?
• Zahlungsziel: Weist die Rechnungsvorlage ein Zahlungsziel aus?

• Rechnungsvorlagen mehrsprachig: Gibt es die Vorlagen auf Englisch und anderen Sprachen?
• Fremdwährung: Können Rechnungen in Fremdwährung erstellt werden?

• Pflichtangaben: Sind alle gesetzlichen Angaben einer Rechnung enthalten?
• Nummernkreise: Gibt es aufsteigende Nummernkreise?

• XRechnung: Ist sie vorhanden?
• ZUGFeRD-Rechnung: Ist sie vorhanden?

• Kunden anlegen: Während des Onboardings sollten auch die ersten Kunden angelegt werden. Die besten Programme erlauben es, Kunden direkt beim Schreiben der Rechnung als Stammdaten anzulegen.
• Individualisierbarkeit: Sind Kundenstammdaten individualisierbar?
• Anzahl Ansprechpartner: Können mehrere Ansprechpartner angelegt werden?
• Kundenrabatte: Lassen sich pro Kunde individuelle Rabatte festlegen?
• Kundenhistorie: Lässt sich der Verlauf der Geschäftsbeziehung nachvollziehen?
• Kundennotizien: Können individuelle Bemerkungen zu jedem Kontakt angelegt werden?
• Kundenbereich: Kann sich der Kunde seine Angebote und Rechnungen selbst abholen?
   

• Produkte und Dienstleistungen anlegen: Während des Onboardings sollte der Nutzer die ersten Produkte und Dienstleistungen anlegen. Am besten, während der Nutzer das erste Angebot oder die erste Rechnung schreibt.
• Stammdatenanlage: Idealerweise kann der Nutzer während des Schreibens einer Rechnung neue Produkte definieren.
• Einkaufspreise: Können Einkaufspreise angelegt werden? Das verbessert die Auswertung von Produkterträgen.
• Bestandsführung: Können bei physischen Produkten Mengen angelegt werden.
• Meldebestände: Meldet die Software, wenn ein bestimmter Mindestbestand eines Produktes erreicht oder unterschritten ist.
• Verkaufseinheiten: Kann der Nutzer zu den typischen Verkaufseinheiten wie Stück, Stunde weitere Verkaufseinheiten anlegen?

• Angebote erstellen: Lassen sich daraus Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine auf Knopfdruck erstellen?
• Mobiles erstellen: Lassen sich die Dokumente auch mobil erstellen 

Welche Möglichkeiten des Rechnungsversands gibt es?

• Per Mail
• Selbst versenden
• Per Postschnittstelle
• Via Kundenportal

Ist der Rechnungsversand protokolliert?

• Anzeige offener Rechnungen: Werden offene Rechnungen angezeigt?
• Abgleich Geschäftskonto: Können offene Rechnungen mit dem Geschäftskonto abgeglichen werden?
• Mahnwesen: Gibt es das? Wie viele Mahnstufen gibt es? Kann der Nutzer Mahnstufen definieren?

• Korrigieren: Gibt es eine Korrekturrechnung?
• Stornieren: Gibt es eine Stornorechnung?
• Dokumentation: Sind Korrektur- und Stornovorgänge dokumentiert?

• Rechnungsablage: Lassen sich Rechnungen schnell auffinden?
• GOBD-Konformität: Ist die Archivierung GOBD-konform? Ist es unmöglich, erstellte und gebuchte Belege und Rechnungen zu löschen?

• Abo-Rechnung: Wird die Dauerrechnung automatisch erstellt und versendet?
• Abrechnung auf Stundenbasis: Zeiterfassung und Projektabrechnung
• Projektrechnungen: Abschlag, Schlussrechnung
• Reverse-Charge-Rechnung: Rechnung mit Steuerschuldnerschaft des Empfängers
• E-Commerce-Rechnung: Können E-Commerce-Systeme angebunden werden, über eine WAWI oder ein Shopsystem?
• Abrechnungsgutschrift: Können Dienstleister, etwa Handelsvertreter abgerechnet werden?
   

Welche Erweiterungen hat das Programm, um Umsatz und Verkauf zu steigern? Untersucht haben folgende Kategorien von Erweiterungen:

• E-Commerce
• CRM-Systeme
• Zeiterfassung & Projektmanagement
• Inkasso

Außerdem haben wir geprüft, ob eine API vorhanden ist.

Die tägliche Belegverwaltung bewerten wir danach, wie bequem Anwender der Rechnungssoftware Lieferantenrechnungen und Ausgabebelege erfassen können. Folgende Punkte zählen dabei:

• Belegerfassung via Drag & Drop: Ein PDF oder eine E-Rechnung per Drag & Drop zu erfassen, spart Zeit.
• Empfangen von E-Rechnungen: Kann die Rechnungssoftware XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erfassen?
• Belegkontierung: Ist es möglich, einem Ausgabebeleg ein Buchungskonto zuzuordnen? Das ist wichtig für spätere Auswertungen wie BWA, UStVA oder die Gewinnermittlung.
• Automatische Kontierung: Macht das System einen Kontierungsvorschlag?
• Geschäftskontoabgleich: Ist es möglich, die bezahlten Ausgaben bzw. Lieferantenrechnungen auf dem Geschäftskonto abzugleichen? Wie bequem geht das?

Die monatlichen Buchhaltungsaufgaben umfassen UStVA, BWA und die Liste der offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen. 

• Umsatzsteuervoranmeldung: Gibt es sie? Wie bequem geht das?
• BWA: Sieht der Anwender auf einen Blick seine Einnahmen und Ausgaben bzw. seine Umsätze und seine Kosten? 
• OPOS: Gibt es Übersichten über offene Kunden- und Lieferantenrechnungen?

In diesem Punkt prüfen wir, ob das Rechnungsprogramm Daten für die Gewinnermittlung vorbereitet:

• Für EÜR: Da geht es um die Einnahmen und Ausgaben.
• Für Bilanz/GuV: Da geht es um die Bereitstellung von Buchungskonten bzw. einer Summen- und Saldenliste.

In dem Punkt prüfen wir:

• Datenexport: Lassen sich Daten exportieren, etwa für DATEV oder im CSV-Format?
• Schnittstellen: Gibt es Schnittstellen zu DATEV, etwas zu Unternehmen online?
• Zugriff Steuerberater: Kann der Steuerberater bzw. ein Kanzleimitarbeiter auf das Programm zugreifen?
• Steuerberaternetzwerk: Gibt es auf das Rechnungsprogramm spezialisierte Kanzleien, mit denen Programmanwender zusammenarbeiten können?

Folgende Punkte prüfen wir bei der Archivierung:

• Auffindbarkeit: Sind Belege schnell auffindbar, etwa durch Suchfilter für Belegdatum, Betrag oder Belegnummern?
• GOBD: Werden alle Belege manipulationssicher abgespeichert? Nicht erlaubt ist es, Belege im Nachhinein zu verändern oder zu löschen.
• Lückenloses Protokoll: Werden alle Buchhaltungstätigkeiten lückenlos und vollständig erfasst und aufgezeichnet?

Welche Supportfunktionen gibt es? Wichtig sind:

• Handbuch
• Chatbot
• Videos
• FAQ-Bereiche
• Persönlicher Direktsupport

• Lückenlose Aufzeichnung: Gibt es eine lückenlose Protokollierung aller Änderungen im Programm?
• Hosting: Ist es sicher? Ist es TÜV-zertifiziert?
• GOBD: Ist das Programm GOBD-konform? Gibt es eine GOBD-Zertifizierung?
• Verschlüsselte Datenübertragung: Werden die Daten verschlüsselt übertragen, etwa per SSL?

Wie lange kann das Programm getestet werden? Die meisten Anbieter bieten 14, manche 30, manche nur 7 Tage.

Die Anzahl der Nutzer entscheidet, wie teamfähig ein Programm ist. Je mehr Nutzer, desto geringer der Preis pro Nutzer. Die meisten Programme sind auf 1 Nutzer ausgerichtet.

Einfache Registrierung ist ein wichtiger Faktor, um eine Rechnungssoftware zu testen. So sollte die Registrierung ablaufen:

• Registrierung per Email
• Anmeldungsbestätigung
• Anlegen erster Unternehmensdaten des Nutzers

Im Onboarding sollte der Anwender folgende Schritte durchlaufen:

• Ausfüllen der Unternehmensdatendaten
• Konfigurieren der Rechnungsnummern
• Rechnungsvorlagen einrichten mit Logo und Unternehmensdaten
• Definition von Zahlungskonditionen wie Zahlungsziele, Skonto und Rabatte
• Einbinden des Geschäftskontos
• Schreiben der ersten Rechnung
• Erfassen der ersten Lieferantenrechnung bzw. des ersten Ausgabebelegs

Den Nummernkreisen sollten Anwender hohe Aufmerksamkeit schenken. Denn für die Rechtssicherheit ist eine fortlaufende Rechnungsnummer entscheidend. Lücken bei der Rechnungsnummer führen zu Problemen bei der Betriebsprüfung.

Sollte dieser Punkt im Onboarding-Ablauf fehlen, sollten Sie die Nummernkreise selbst konfigurieren. 

Zu den wichtigen Daten bei der Kundenverwaltung gehören:

• Anlage der Unternehmensdaten
• Anlegen von Ansprechpartnern
• Anlegen von Kundenkonditionen: Zahlungsziele, Skonto, Rabatte
• Anlegen von Notizen zu einzelnen Kunden

Bei der Produkt-Verwaltung ist wichtig:

• Produktbezeichnung: Angabe, ob Ware oder Dienstleistung
• Anlage der Verkaufseinheit: Stück, Stunde, etc. Mit den voreingestellten Verkaufseinheiten sollten Sie problemlose ihre erste Rechnung schreiben können. Idealerweise erlaubt es das Programm, Verkaufseinheiten selbst zu definieren.
• Anlage von Einkaufspreisen: Die Anlage von Einkaufspreisen hilft bei den Auswertungen bzw. beim Errechnen von Roherträgen
• Bestandsführung: Bei physischen Waren ist es hilfreich, Bestände anzulegen, auch Mindestbestände.

Dabei prüfen Sie folgende Punkte:

• Ablauf Angebot – Rechnung: Lässt sich aus dem Angebot eine Rechnung generieren? Mit Auftragsbestätigung und Lieferscheinen?
• Check des Rechnungsversands: Lässt sich die Rechnung aus dem System heraus versenden? Welche weiteren Versandarten gibt es?
• Zahlungskontrolle: Wo sieht der Anwender die offenen Kundenrechnungen? Wie bequem geht der Geschäftskonto-Abgleich? Gibt es ein Mahnwesen?
• Korrigieren und Stornieren: Wie bequem geht ein Rechnungsstorno? Ist das Rechnungsstorno dokumentiert? Gibt es auch Gutschriften bzw. Korrekturrechnungen?
• E-Rechnung: Erstellt das System E-Rechnungen in allen Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD?
• Rechnungsarten: Gibt es die Abo-Rechnung, die Abrechnung auf Stundenbasis, die Teilzahlungs- und Schlussrechnung oder die Reverse-Charge-Rechnung?
• Rechnungsarchivierung: Sind Rechnungen schnell auffindbar? Ist es unmöglich, gebuchte Rechnungen zu löschen?

• Belegmanagement: Wie einfach ist es, Belege zu erfassen und zu kontieren?
• Erfassen von E-Rechnungen: Erkennt das System E-Rechnungen aller Formate?
• Geschäftskonto-Abgleich: Wie bequem geht die Buchung der bezahlten Ausgabebelege auf dem Geschäftskonto? Macht das System Buchungsvorschläge?
• Online-Banking: Können Ausgabegelege aus dem System heraus bezahlt werden? Sprich: Kann das Rechnungsprogramm einen Zahlungsvorgang auf dem Geschäftskonto auslösen?
• Monatsabschluss: Gibt es eine UStVA, eine BWA und die Übersicht offener Rechnungen?
• Gewinnermittlung: Bereitet das System Daten für die Anlage EÜR bzw. für die Bilanz/GuV vor?
• Steuerberater: Bietet das Programm einen Steuerberater-Zugriff? Welche Möglichkeiten für den Datenexport gibt es, speziell für DATEV?