| Testsieger Rechnungsprogramme 2023

- Sehr gute Bedienbarkeit
- Sehr guter Funktionsumfang
- Zeiterfassung inklusive
- 14 Tage Test

- Nutzerfreundlich
- Sehr guter Funktionsumfang
- Sehr gute Schnittstellen
- Anzahl User unbegrenzt

- Sehr nutzerfreundlich
- Guter Funktionsumfang
- Erstklassige Schnittstellen
- Für alle Branchen
Ein Rechnungsprogramm erstellt Rechnungen auf Basis von Angeboten, überwacht offene Rechnungen, gleicht sie mit eingehenden Zahlungen ab oder erstellt Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Entscheidend für die Qualität der Software sind die Nutzerfreundlichkeit, der Funktionsumfang, Schnittstellen zu Buchhaltung, Warenwirtschaft und anderen betrieblichen Funktionen sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Die 3 Testsieger haben uns in dieser Hinsicht am meisten überzeugt.
Vergleich Rechnungsprogramme 2023 | sevDesk Buchhaltung | lexoffice XL | Billomat Business |
---|---|---|---|
Gesamtnote | Sehr gut (Note 1,1) | Sehr gut (Note 1,2) | Sehr gut (Note 1,4) |
Zielgruppe | Alle Branchen | Alle Branchen | Alle Branchen |
E-Commerce | Ja | Ja | Ja |
Stationäre Händler | Nein | Ja | Nein |
Dienstleister & Projektgeschäft | Ja | Ja | Ja |
Funktionen | |||
Nutzerfreundlichkeit & Onboarding | Sehr gut (Note 1,2) | Gut (Note 1,3) | Gut (Note 1,6) |
Abdeckung aller Rechnungsfunktionen | Sehr gut (Note 1,0) | Sehr gut (Note 1,0) | Sehr gut (Note 1,3) |
Schnittstellen & Anbindung Steuerberater | Sehr gut (Note 1,2) | Sehr gut (Note 1,3) | Gut (Note 1,5) |
Service und Preis | Sehr gut (Note 1,2) | Sehr gut (Note 1,1) | Sehr gut (Note 1,2) |
Preis pro Monat | 17,90 € | 24,90 € | 16,00 € |
Anzahl Nutzer | 1 | unbegrenzt | 1 |
Testzeitraum | 14 Tage | 30 Tage | 14 Tage |
Jetzt testen | Jetzt testen | Jetzt testen |
Den kompletten Vergleich haben wir für Sie auch zum Download bereitgestellt.
| Vergleichskriterien
Nutzerfreundlichkeit, Abdeckung aller Rechnungsfunktionen für eine effizientere Büroarbeit, Schnittstellen zur Buchhaltung und anderen betrieblichen Funktionsbereichen sowie Preis und Konditionen sind die wesentlichen Kriterien für unseren Vergleich führender Rechnungsprogramme. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, welche Punkte in den einzelnen Bereichen geprüft wurden.
#1 Nutzerfreundlichkeit
- Ist das Rechnungsprogramm intuitiv bedienbar?
- Gibt es eine mobile App?
- Kann der User sein Rechnungslayout individuell gestalten?
- Wie funktioniert der Rechnungsversand? Per Mail, per Postversand, durch Abholung im Kundenbereich?
- Gibt es eine integrierte Zeiterfassung?
#2 Abdeckung aller Rechnungsfunktionen
Besitzt die Rechnungssoftware einen durchgängigen, weitestgehend automatisierten Arbeitsablauf, angefangen vom Angebot bis zum Zahlungseingang oder Mahnwesen?
- Gibt es eine Kundenverwaltung mit dem Minimalkriterium „Erfassung der Daten aller Rechnungsempfänger"?
- Können Angebote erstellt werden? Auch mit Auftragsbestätigungen?
- Kann aus dem Angebot auf Knopfdruck eine Rechnung gemacht werden?
- Gibt es wiederkehrende Rechnungen oder Abo-Rechnungen sowie Gutschriften?
- Wie viele Fremdwährungen bietet das System?
- Können Lieferscheine versendet werden?
- Gibt es einen Bankkonten-Abgleich, um festzustellen, ob eine Rechnung bezahlt wurde?
- Existiert ein Mahnwesen für nicht bezahlte Rechnungen?
- Bietet das System die Möglichkeit, eine e-Rechnung, XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?
Wichtig ist auch, ob das Rechnungsprogramm verschiedene Arten von Rechnungen und ihre Besonderheiten gut abbildet. Beispielsweise für die:
#3 Buchhaltungsfunktionen und Erweiterungen
Die Buchhaltung berührt eng die Abläufe im Bereich Rechnungsstellung. Viele Rechnungsprogramme haben daher Schnittstellen zur Buchhaltung und lassen sich zur Buchhaltungssoftware erweitern. Wichtige Kriterien sind:
- Sind Buchhaltungsfunktionen im Programm integriert? Kann der Nutzer damit seine Buchhaltung selbst machen?
- Können Ausgabe-Belege und Eingangsrechnungen erfasst werden?
- Können Geschäftskonten integriert werden?
- Gibt es Schnittstellen zu E-Commerce- oder Kassensystemen?
- Gibt es ein CRM mit der Möglichkeit, Projekte zu verwalten sowie Projektzeiten zu erfassen und abzurechnen?
- Existieren Erweiterungen für stationäre Händler, insbesondere Kassensysteme oder Schnittstellen zu Kassensystemen?
- Besitzt das Programm Schnittstellen oder Erweiterungen zu Onlineshop-Systemen oder zu Online-Marktplätzen?
#4 Einbindung des Steuerberaters
- Gibt es einen DATEV- oder Steuerberater-Export?
- Gibt es DATEV-Schnittstellen?
- Kann der Steuerberater auf das Programm zugreifen?
- Gibt es einen Datenexport in Excel?
#5 Wie gut ist das Onboarding in der Testphase
- Gibt es eine Einführung in das Programm durch einen virtuellen Assistenten?
- Lässt sich eine Rechnung innerhalb von 2 Minuten problemlos schreiben?
- Bietet das Programm auch individuellen Support an?
- Gibt es in der Einführungsphase so etwas wie Einsteiger-Tutorials oder Schulungen per E-Mail?
#6 Support, Service, Sicherheit und Vertrauen
- Gibt es Handbücher, Chatbots, Erklärvideos oder FAQ-Bereiche?
- Wie sicher ist das Hosting der Software? Gibt es Zertifizierungen?
- Entspricht das Programm den GOBD? Gibt es eine GOBD-Zertifizierung?
- Wie wird der Anbieter auf alternativen Vergleichsportalen bewertet?
#7 Service und Preis
Dazu haben wir die Rechnungsprogramme auf folgende Punkte hin untersucht:
- Preis pro Monat auf Basis einer Buchung für 12 Monate
- Anzahl der Nutzer
- Wie lange darf das Rechnungsprogramm kostenlos getestet werden.
Außerdem muss ein Rechnungsprogramm den GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen. Der wesentliche Punkt dabei ist die Nicht-Manipulierbarkeit von Rechnungsdokumenten. Die 12 Rechnungsprogramme unseres Tests erfüllen alle die aktuellen Vorschriften zur GOBD.
| Alle 12 Rechnungsprogramme im Detail
Wir stellen Ihnen nachfolgend 12 Rechnungsprogramme führender Anbieter vor, mit denen auch kleine Unternehmen bei geringen monatlichen Kosten den Prozess der Rechnungsstellung optimieren können. Nach den folgenden Kurzprofilen finden Sie die Vergleichstabelle, damit Sie die Anbieter schnell auf einen Blick bewerten können.

Anbieter | Beschreibung (Stand 03/2023) |
---|---|
Billomat Business | Billomat ist ein Rechnungsprogramm, das die kompletten Buchhaltungsabläufe unterstützt. Die Variante „Billomat Business“, Platz 3 unseres Vergleichs, ist intuitiv bedienbar und bietet alle Funktionen der Rechnungserstellung. Wer ein Rechnungsprogramm sucht, und auch seine Buchhaltung selbst machen möchte, ist bei Billomat gut aufgehoben. |
Collmex Verkauf Plus | Das Rechnungsprogramm von Collmex ist Teil einer kompletten Buchhaltungssoftware mit Warenwirtschaft. Die Rechnungssoftware Collmex Verkauf Plus bietet die wesentlichen Rechnungsfunktionen und eine einfache Projektverwaltung. Das Programm ist vom Look-and-feel nicht mehr ganz modern und ist für den Einstieg an manchen Stellen nicht immer selbsterklärend. Das Programm ist ausschließlich für die Desktop-Anwender konzipiert. |
Comarch ERP XT | Comarch richtet sich an kleine stationäre Händler und E-Commerce Unternehmer. Es ist ein Rechnungsprogramm mit Erweiterungen für Kassensysteme und Online-Shopsystem aus dem Angebot von Comarch. Insgesamt 17 Comarch Add-ons gibt es, mit denen der Anwender sein Programm an die Anforderungen seines Unternehmens anpassen kann. |
easybill Plus | easybill versteht sich als reines Rechnungsprogramm für Onlinehändler. Dafür gibt es Schnittstellen zu den wichtigsten Shop-Systemen. Easybill Plus bietet umfassende Rechnungsfunktionen, mittlerweile gibt es auch das Mahnwesen. Look-and-feel sowie Bedienbarkeit sind gut. Außerdem gibt es eine mobile App, ausreichend Schnittstellen zur Buchhaltung und den Direktzugriff des Steuerberaters. |
FastBillPro | Die Rechnungssoftware Fastbill Pro überzeugt durch hervorragende Bedienbarkeit, ausgezeichnete Abdeckung aller Rechnungsfunktionen inklusive Zeiterfassung und verfügt über gute Schnittstellen zu Buchhaltung und E-Commerce-Systemen. |
invoiz Standard | invoiz versteht sich als Rechnungsprogramm für die Optimierung der gesamten Büroarbeit. Es gibt insgesamt 3 Varianten, eine kostenlose Variante für Kleinunternehmer. Die im Vergleich betrachtete Variante invoiz Standard ist geeignet für Freiberufler und Kleingewerbetreibende bis 240.000 € Jahresumsatz. |
lexoffice XL | lexoffice XL, Platz 2 unseres Vergleichs, ist das Programm in der Familie der lexoffice-Programme mit dem größten Umfang an Rechnungsfunktionen. Es ist auch als Buchhaltungssoftware geeignet. Den Anwendern steht eine Vielzahl von Erweiterungen zur Verfügung, beispielsweise für stationäre Händler oder Onlineshops. Für Dienstleister und Agenturen gibt es Add-ons für Projektverwaltung und Projektzeiten-Abrechnung. |
orgaMax online | Das Rechnungsprogramm orgaMax online richtet sich an stationäre Händler, E-Commerce Unternehmer und Freiberufler. Neben Rechnungsfunktionen bietet das Programm Buchhaltungsfunktionen für eine umfassende Büroorganisation. Schnittstellen zu Kasse und Shopsystemen sind ebenso gegeben wie eine Projektverwaltung mit abrechenbaren Zeiten. |
Papierkram Pro+ | Papierkram Pro+ ist ein Rechnungsprogramm, das sich speziell an Freiberufler und Solopreneure richtet. Es ist auch als Buchhaltungssoftware für Solo-Selbstständige hervorragend geeignet. Neben den Funktionen der Rechnungsstellung bietet Papierkram eine Belegerfassung und den Bankdatenabgleich. Ein besonders praktisches Feature ist die integrierte Zeiterfassung im Rahmen einer einfachen Projektverwaltung. |
sevDeskBuchhaltung | sevDesk Buchhaltung ist Sieger unseres Vergleichs. Es ist nicht nur ein ausgezeichnetes Buchhaltungsprogramm, sondern überzeugt als Rechnungsprogramm mit umfassender Funktionalität, das die Angebots- und Rechnungserstellung und Zahlungserinnerung umfasst. Die Software hat eine mobile App und ist von der Bedienbarkeit ausgezeichnet. sevDesk Buchhaltung eignet sich als Rechnungsprogramm für Unternehmer aller Branchen, Händler, Onlineshops sowie Dienstleister, die ihre Arbeitszeiten abrechnen. |
WISO Mein Büro Web S | WISO Mein Büro Web S ist eine Bürosoftware für kleine Unternehmen und Freiberufler. Es richtet sich grundsätzlich an Unternehmen aller Branchen und bietet Einsatzmöglichkeiten für Händler, E-Commerce-Unternehmer. Auch hier gibt es eine Projektverwaltung mit Zeiterfassung, um Leistungen minutengenau abzurechnen. |
Zervant Pro | Zervant ist ein Rechnungsprogramm, die ein User in der Einstiegsvariante auch kostenlos nutzen kann, die aber hinsichtlich Anzahl von Kunden begrenzt ist. Mit der hier getesteten Pro-Version kann ein Unternehmer für einen beliebig großen Kundenstamm Angebote und Rechnungen erstellen. |
Die folgende Detailtabelle untersucht die 12 Rechnungsprogramme auf 57 Vergleichskriterien innerhalb der Bereiche
- Bedienbarkeit
- Rechnungsfunktionen
- Schnittstellen zu Buchhaltung, Steuerberater, Warenwirtschaft und anderen Programmen
- Onboarding und Support
- Preis, Service und Gesamtbewertung.
Dabei zeigen wir, ob Funktionen vorhanden sind, ob sie geplant sind oder ob dafür ein Programm-Upgrade notwendig ist.
Kriterien | sevDesk Buchhaltung | lexoffice XL | Billomat Business | easybill Plus | Fastbill Pro | Papierkram Pro+ |
---|---|---|---|---|---|---|
Zielgruppe | Alle Branchen | Alle Branchen | Alle Branchen | Alle Branchen, aber vor allem Onlinehändler | Alle Branchen | Design, Software- und Webentwicklung, Marketing, Handwerk, Coaching |
Möglich für E-Commerce | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
Möglich für stationäre Händler | Nein | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
Möglich für Dienstleister und Projekt-Geschäft | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Nutzerfreundlichkeit | ||||||
Intuitiv bedienbar | Teilweise | |||||
Mobile App | ||||||
Suchfunktion | ||||||
Kontextbezogene Hilfen | Teilweise | |||||
Digitale Belegerfassung | ||||||
Digitale Belegbuchung | ||||||
Bankdatenimport | ||||||
Rechnungsversand per Mail | ||||||
Rechnungsversand per Post | ||||||
Rechnung abholen durch Kunden | ||||||
Eigenes Rechnungs-Layout | ||||||
Rechnungsdesign ohne Anbieter-Logo | ||||||
Grafische Auswertung von KPIs | ||||||
Rechnungsfunktionen | ||||||
Angebote erstellen | ||||||
Auftragsbestätigung | ||||||
Rechnungen und Gutschriften | ||||||
Stornorechnung – Korrekturrechnung | ||||||
Anzahlungsrechnung – Abschlagsrechnung | ||||||
Dauerrechnung – Aborechnung | ||||||
Wiederkehrende Rechnung | ||||||
Rechnungsmodul für EU-Handel (OSS-Verfahren) | ||||||
ZUGFeRD, eRechnung | ||||||
Rechnungen mit Bezahl-Link | ||||||
Fremdwährung – Rechnung auf Englisch | ||||||
Verwaltung offener Rechnungen | ||||||
Mahnwesen | ||||||
Schnittstellen und Erweiterungen | ||||||
Buchhaltungsfunktionen | Sehr gut | Sehr gut | Gut | Keine Funktionen | Gut | Gut |
Digitale Belegerfassung | ||||||
Onlinebanking integriert | ||||||
Anzahl einzubindender Bankkonten | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | unbegrenzt | 5 | 2 |
Kundenverwaltung – CRM | ||||||
Zeiterfassung – Projektzeitabrechnung | Add-on | Add-on | ||||
Anbindung Warenwirtschaft | Add-on | Add-on | ||||
Anbindung Kasse | Add-on | Add-on | ||||
Anzahl von Add-ons | 5 | über 40 | 16 | 26 | 3 | Keine |
Anbindung des Steuerberaters | ||||||
DATEV Export | ||||||
Schnittstellen DATEV-Anwendungen | ||||||
Zugriff Steuerberater möglich | Upgrade | |||||
Datenexport in Excel (CSV) | ||||||
Onboarding nach Registrierung | ||||||
Geführtes Onboarding durch virtuellen Assistenten | Onboarding könnte besser sein | |||||
Rechnung schreiben in 2 Minuten | Wenn die Vorlagen gestaltet sind, geht es gut | |||||
Individueller Support nach Anmeldung | ||||||
Tutorials, Schulungen per E-Mail | ||||||
Support & Service | ||||||
Handbuch | ||||||
Chatbot | ||||||
Erklärvideos | Teilweise | |||||
FAQ-Bereich | ||||||
Zertifiziertes Hosting (z. B. TÜV-Zertifizierung) | Mitglied der Initiative Cloudservices Made in Germany | |||||
GOBD Zertifizierung | GOBD konform, aber nicht zertifiziert | |||||
Beurteilung auf Bewertungsportalen | 4,0 von 5,0 (7 Portale) | 3,3 von 5,0 (6 Portale) | 3,7 von 5,0 (4 Portale) | 4,3 von 5,0 (6 Portale) | 3,8 von 5,0 (6 Portale) | 3,5 von 5,0 (8 Portale) |
Preis, Nutzer, Testphase | ||||||
Preis / Monat | 17,90 € | 24,90 € | 16,00 € | 15,84 € | 29,99 | 8,00 € |
Anzahl Nutzer | 1 | unbegrenzt | 1 | 1 | 5 | 1 |
Testphase (Tage) | 14 | 30 | 14 | 7 | 14 | 15 |
Bewertung | Sehr gut | Sehr gut | Sehr gut | Gut | Gut | Gut |
Note (1=Sehr gut, etc.) | 1,1 | 1,2 | 1,4 | 1,8 | 2,0 | 2,2 |
Mehr | Mehr | Mehr | Mehr | Mehr | Mehr |
Kriterien | orgaMAX online | WISO Mein Büro Web S | Collmex Verkauf Plus | Zervant Pro | invoiz Standard | Comarch ERP XT |
---|---|---|---|---|---|---|
Zielgruppe | Alle Branchen | Unternehmen aller Branchen bis 200.000 € Umsatz | Alle Branchen | Alle Branchen | Alle Branchen; bis 240.000 € Umsatz | Alle Branchen; Schwerpunkt auf Handel und E-Commerce |
Möglich für E-Commerce | Ja | Ja | Nein | Nein | Nein | Ja |
Möglich für stationäre Händler | Ja | Ja | Ja | Nein | Nein | Ja |
Möglich für Dienstleister und Projekt-Geschäft | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Nutzerfreundlichkeit | ||||||
Intuitiv bedienbar | ||||||
Mobile App | ||||||
Suchfunktion | ||||||
Kontextbezogene Hilfen | Teilweise | |||||
Digitale Belegerfassung | ||||||
Digitale Belegbuchung | ||||||
Bankdatenimport | Für Ausgangsrechnungen | |||||
Rechnungsversand per Mail | ||||||
Rechnungsversand per Post | ||||||
Rechnung abholen durch Kunden | ||||||
Eigenes Rechnungs-Layout | Vorgegebenes Layout durch Logo individualisierbar | Vorgegebenes Layout durch Logo individualisierbar | Vorgegebenes Layout durch Logo individualisierbar | |||
Rechnungsdesign ohne Anbieter-Logo | ||||||
Grafische Auswertung von KPIs | ||||||
Rechnungsfunktionen | ||||||
Angebote erstellen | ||||||
Auftragsbestätigung | ||||||
Rechnungen und Gutschriften | ||||||
Stornorechnung – Korrekturrechnung | ||||||
Anzahlungsrechnung – Abschlagsrechnung | ||||||
Dauerrechnung – Aborechnung | ||||||
Wiederkehrende Rechnung | ||||||
Rechnungsmodul für EU-Handel (OSS-Verfahren) | ||||||
ZUGFeRD, eRechnung | Add-on nötig | Add-on nötig | ||||
Rechnungen mit Bezahl-Link | ||||||
Fremdwährung – Rechnung auf Englisch | ||||||
Verwaltung offener Rechnungen | ||||||
Mahnwesen | Add-on nötig | |||||
Schnittstellen und Erweiterungen | ||||||
Buchhaltungsfunktionen | Befriedigend | Befriedigend | Upgrade notwendig | Ausreichend | Ausreichend | |
Digitale Belegerfassung | ||||||
Onlinebanking integriert | ||||||
Anzahl einzubindender Bankkonten | unbegrenzt | unbegrenzt | 2 | 1 | unbegrenzt | 2 |
Kundenverwaltung – CRM | ||||||
Zeiterfassung – Projektzeitabrechnung | Add-on | |||||
Anbindung Warenwirtschaft | ||||||
Anbindung Kasse | ||||||
Anzahl von Add-ons | 17 | 6 | Keine Add-ons | Keine Add-ons | 29 | 17 Comarch Add-ons |
Anbindung des Steuerberaters | ||||||
DATEV Export | Steuerberater Add-on nötig | |||||
Schnittstellen DATEV-Anwendungen | In Planung | |||||
Zugriff Steuerberater möglich | Über ein Add-on | |||||
Datenexport in Excel (CSV) | ||||||
Onboarding nach Registrierung | ||||||
Geführtes Onboarding durch virtuellen Assistenten | ||||||
Rechnung schreiben in 2 Minuten | Möglich, nach Einrichtung der Rechnungs-Vorlagen | Erst Stammdaten anlegen und Vorlagen konfigurieren. Danach geht es gut. | ||||
Individueller Support nach Anmeldung | ||||||
Tutorials, Schulungen per E-Mail | ||||||
Support & Service | ||||||
Handbuch | ||||||
Chatbot | ||||||
Erklärvideos | Teilweise | |||||
FAQ-Bereich | ||||||
Zertifiziertes Hosting (z. B. TÜV-Zertifizierung) | Hosting in Deutschland, keine Zertifizierung | Keine Angaben | ||||
GOBD Zertifizierung | GOBD konform, aber nicht zertifiziert | GOBD konform, aber nicht zertifiziert | GOBD konform, aber nicht zertifiziert | Keine Angaben | GOBD konform, aber nicht zertifiziert | |
Beurteilung auf Bewertungsportalen | 2,7 von 5,0 (5 Portale) | 3,0 von 5,0 (3 Portale) | 3,1 von 5,0 (4 Portale) | 4,4 von 5,0 (6 Portale) | 4,1 von 5,0 (4 Portale) | 4,5 von 5,0 (3 Portale) |
Preis, Nutzer, Testphase | ||||||
Preis / Monat | 27,00 € | 16,00 € | 9,95 € | 15,00 € | 19,00 € | 14,00 € |
Anzahl Nutzer | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 User |
Testphase (Tage) | 14 | 14 | 30 | Nicht möglich, nur die kostenlose Variante kann unbegrenzt lang getestet werden. | Nicht möglich, nur die kostenlose Variante kann unbegrenzt lang getestet werden. | 30 |
Bewertung | Gut | Gut | Befriedigend | Befriedigend | Befriedigend | Befriedigend |
Note (1=Sehr gut, etc.) | 2,4 | 2,4 | 2,7 | 2,9 | 3,2 | 3,3 |
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| Tipp: Rechnungsprogramm richtig auswählen
Damit Sie als Unternehmer das beste Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen finden, empfiehlt es sich, bei der Auswahl systematisch vorzugehen. Denn eine Rechnungssoftware soll nicht nur Rechnungen erstellen, sondern Arbeitsabläufe im Büro und in der Verwaltung vereinfachen. Beschäftigen Sie sich daher mit den folgenden Punkten, die Ihnen helfen, das optimale Rechnungsprogramm für eine effizientere Büroarbeit zu finden.
Anforderungen bestimmter Branchen
Ein Onlinehändler hat andere Anforderungen an eine Rechnungssoftware als ein freiberuflicher Solopreneur. Wir skizzieren kurz, was bestimmte Zielgruppen beim Rechnungsprogramm unbedingt benötigen:
Zielgruppe | Wichtigste Anforderung |
E-Commerce, Onlinehandel | Rechnungsprogramm benötigt eine Schnittstelle zur Shop-Software oder zur Warenwirtschaft |
Freiberufler | Eine Projektverwaltung mit Zeiterfassung ist hier hilfreich für die schnellere Abrechnung geleisteter Stunden |
Handwerksbetrieb | Das Rechnungsprogramm benötigt eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft des Handwerkers; für die Arbeit vor Ort ist eine Zeiterfassung hilfreich. |
Kleinunternehmer | Für Kleinunternehmer ist jedes Rechnungsprogramm in unserem Vergleich geeignet. Denn jedes Programm erlaubt es, die Kleinunternehmerregelung zu wählen. |
Allgemeine Entscheidungskriterien
Die folgenden Punkte sollten Sie bei der Anschaffung einer Rechnungssoftware berücksichtigen
- Rechnungsprogramm passt zur Unternehmensgröße: Wichtig ist, dass die gewählte Lösung auch zur eigenen Unternehmensgröße passt. Überdimensionierte Systeme können gerade am Anfang zu einem erheblichen Mehraufwand führen.
- Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen: Gibt es Schnittstellen zur Buchhaltung, zur Projektverwaltung oder zur Warenwirtschaft.
- Intuitive Benutzerführung: Die Rechnungssoftware soll Ihnen Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Deshalb ist es wichtig, dass die Benutzerführung intuitiv ist und die Anwendung der Rechnungssoftware schnell zu erlernen ist.
- Erweiterungsfähigkeit: Ihr Ziel ist es, dass Ihr Geschäft stetig wächst. Mit steigender Geschäftstätigkeit wachsen u.U. auch die Anforderungen an die Rechnungssoftware. Das sollten Sie bereits beim Kauf der Software berücksichtigen.
- Datenschutz: Mit der Rechnungssoftware verwalten Sie Kundendaten. Da die Rechnungsprogramme meist als Online-Version verfügbar sind, sollten Sie großen Wert auf den auf Sicherheit der Daten legen. Hier am besten zweimal nachfragen.
- Backup and Recovery: Die Rechnungssoftware erzeugt und speichert Informationen, die steuerlich relevant sind und der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. GOBD-Konformität ist ein Muss. Unternehmer sollten daher sicherstellen, dass die Daten regelmäßig gesichert werden und jederzeit wiederhergestellt werden können.
- Preis-Leistungs-Verhältnis: Was kostet die Software? Wie viel Zeit lässt sich damit einsparen?
- Support durch den Anbieter: Wenn es doch einmal Probleme mit der Rechnungssoftware geben sollte, ist ein schneller Support durch den Anbieter wichtig. Achten Sie darauf, ob eine Service-Hotline angeboten wird und welche Kosten dafür anfallen.
- Kostenlose Testphase: Nutzen Sie eine kostenlose Testphase und testen Sie die Rechnungsprogramme, die in die engere Wahl fallen.
- Einarbeitung / Schulung: Gerade für Büro-Laien ist ein gutes Onboarding für ein Rechnungsprogramm unumgänglich. Im Idealfall kann ein Anwender unmittelbar nach der Registrierung bereits seine erste Rechnung schreiben.
- GOBD Konformität: Das Rechnungsprogramm muss die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Wichtig dabei sind die Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren, die Vollständigkeit der Dokumente und die Nicht-Manipulierbarkeit von erstellten Dokumenten, insbesondere den Rechnungen.
Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer
Nebenberufliche Gründer wählen häufig die Kleinunternehmerregelung. Sie erlaubt, Rechnungen ohne Mehrwertsteuer zu erstellen. Alle hier im Vergleich betrachteten Rechnungsprogramme sind für Kleinunternehmer geeignet, weil sie die Kleinunternehmerregelung unterstützen.
Systematische Auswahl der Rechnungssoftware
Empfehlenswert ist es, einen Kriterienkatalog aufzustellen, der die wichtigsten Anforderungen an die Rechnungssoftware enthält. Der Entscheidungsprozess sieht idealerweise so aus:
- Welche Programme entsprechen den Anforderungen am meisten?
- Davon kommen 3 - 5 Programme in die engere Wahl. Mit diesen Programmen wird ein Test mit Onboarding gemacht.
- Im Rahmen des Tests erstellt der Unternehmer typische Vorgänge: Angebote, aus dem Angebot eine Rechnung machen oder aus einer Zeiterfassung eine Rechnung zu machen. Wie verhält sich das Programm? Läuft alles reibungslos oder hakt es irgendwo?
- Am Schluss fällt die Entscheidung für das beste Rechnungsprogramm.
Unternehmer sollten auch den Steuerberater fragen, und ihm eine Rechnung zeigen, die das Rechnungsprogramm erstellt hat. Ist die Entscheidung gefallen, sollte der Unternehmer das Rechnungsprogramm systematisch im Unternehmen einführen. Besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter mit dem Programm arbeiten sollen. Auch der Steuerberater sollte einen Zugang zu dem Programm erhalten.
| Offene Fragen
Die Softwarelösungen haben sich spezialisiert: Manche Rechnungsprogramme unterstützen in erster Linie Onlinehändler mit Schnittstellen zur Shopsystemen und Warenwirtschaftssystemen. Andere sind auf Vertriebsteams spezialisiert, wieder andere auf den Solopreneur.
Vorteil 1 - Vernetzung und Automatisierung:
Mit einem Klick macht der Büromitarbeiter aus einem Angebot eine Rechnung. Er kann Zahlungseingänge prüfen, ohne umständlich Bankauszüge zu wälzen. Hat ein Kunde nicht bezahlt, genügt 1 Klick, um die Mahnung zu erstellen.
Vorteil 2 - Rechtssicherheit:
Das Rechnungsprogramm ist im Hinblick auf rechtliche Änderungen stets aktuell.
Vorteil 3 - elektronische Archivierung der Rechnungen:
Jede einmal erstellte Rechnung ist für immer archiviert. Die Suche nach einer Rechnung geht schnell und einfach.
Vorteil 4 - mobile Nutzbarkeit:
Der Unternehmer kann auch von unterwegs auf seine Rechnungen zugreifen oder von unterwegs aus eine Rechnung schreiben.
Moderne Rechnungsprogramme sind erschwinglich. Die monatlichen Lizenzgebühren starten bei ca. 8 € pro Monat.
Eine Rechnungssoftware lohnt sich für jeden Selbstständigen, der regelmäßig Rechnungen schreibt. Denn auch bei wenigen Rechnungen pro Monat spart der Selbstständige Zeit und ist rechtlich auf der sicheren Seite.
Die Kernfunktion sind alle Schritte der Rechnungsstellung: Angebot, Erstellen einer Rechnung, Versand einer Rechnung, Zahlungsabgleich und Mahnung. Wichtig sind außerdem verschiedene Rechnungsarten und Schnittstellen zur Buchhaltung. Eine Kundenverwaltung ist ebenfalls wichtig, ebenso die Stammdaten für die abzurechnenden Leistungen. Die Kundenverwaltung wird häufig durch eine Projektschnittstelle erweitert, der Leistungskatalog durch eine Verknüpfung zur Warenwirtschaft.
Rechnungssoftware zum Download gibt es kaum noch. SaaS-Lösungen haben den Vorteil, dass die Aktualisierung der Rechnungsprogramme einfacher ist, und dass der User stationär ungebunden auf die Rechnungssoftware zugreifen kann. Auch das Zusammenspiel mit mobilen Rechnungs-Apps ist mit SaaS-Lösungen einfacher.
Die beste Rechnungssoftware ist die, welche die Abläufe im Büro am besten unterstützt.
Alle unsere getesteten Rechnungsprogramme sind für den Mac geeignet. Gerätebezogene Rechnungssoftware zum Download gibt es nur noch vereinzelt. Der Trend geht zu SaaS-Lösungen, die über jeden Browser unabhängig vom Betriebssystem zu nutzen sind. Eine Online-Rechnungssoftware kann außerdem mobil genutzt werden.