Das beste Rechnungsprogramm finden: 12 Anbieter im Vergleich 2025

Wichtigste Frage dieses Testabschnitts ist es: Wann kann ich meine erste Rechnung schreiben? Das bedeutet im Detail:

• Wie einfach geht es, sich für das Programm zu registrieren?
• Wird der neue Nutzer zielgerichtet durch das Programm geführt?
• Beginnt das Set-up des Programms mit wichtigen Grundeinstellungen?

In diesem Testabschnitt prüfen wir:

• Wie einfach geht das Schreiben eines Angebots? Werden dort wichtige Stammdaten angelegt (Kunden, Produkte, Verkaufseinheiten)?
• Lässt sich das Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln? (Oder in eine Auftragsbestätigung und dann in eine Rechnung)
• Welche Möglichkeiten gibt es, Rechnungen zu versenden? Etwa per Mail aus dem System heraus, oder per Post über eine Postschnittstelle.
• Werden offene Rechnungen übersichtlich dargestellt?
• Geht der Abgleich offener Kundenrechnungen einfach und schnell?
• Gibt es ein Mahnwesen für überfällige Kundenrechnungen?
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Folgende Typen von Rechnungen haben wir abgefragt:

• Abo-Rechnungen bzw. Wiederholungsrechnungen
• Rechnungen mit Zeiterfassung
• Projektabrechnung mit Anzahlungs-, Teilzahlungs- und Schlussrechnung

Geprüft haben wir auch die E-Rechnungsfunktionen:

• E-Rechnungen als Eingangsrechnung empfangen und verarbeiten
• E-Rechnungen als Ausgangsrechnung erstellen
• E-Rechnungen archivieren
• Typen von E-Rechnungen: X-Rechnungen und ZUGFeRD

Dabei haben wir geprüft, ob der Nutzer eine bereits erstellte Rechnung korrigieren oder stornieren kann.

Ein Rechnungsprogramm sollte grundlegende Buchhaltungsfunktionen haben:

• Eingangsrechnungen und Ausgabebelege erfassen und kontieren
• Belege mit dem Geschäftskonto abgleichen
• Schnittstellen zum Steuerberater: Steuerberater-Zugang, Datenexport

Viele Rechnungsprogramme sind Allround-Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, andere konzentrieren sich auf eine bestimmte Zielgruppe. Wichtige Zielgruppen für Rechnungsprogramme sind:

• Handwerker
• Kleinunternehmer
• Freiberufler
• Online-Händler
• Stationäre Händler
• Dienstleister
• Unternehmen mit Projekt-Geschäft

Die folgenden Auswahlkriterien bestimmen die Nutzerfreundlichkeit eines Rechnungsprogramms:

• Intuitive Bedienbarkeit: Ist das Rechnungsprogramm ohne Hilfe bedienbar?
• Mac oder Windows: Ist die Software für alle Endgeräte geeignet?
• Mobile App für iOS und Android: Wichtig für Selbstständige, die mobil arbeiten. Beispiel: Die App erlaubt, nach einem Kundenbesuch sofort ein Angebot zu erstellen.
• Nutzerhilfen: Gibt es eine Suchfunktion und kontextbezogene Hilfen? Dies erleichtert die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm.
• Belegautomatisierung: Sind digitale Belegerfassung und Buchung von Belegen per Bankdatenimport möglich? Eventuell auch mit KI-gestützter Belegerkennung?

Nach der Registrierung sofort Rechnungen schreiben, das ist das Ziel. Das hängt ab vom Onboarding.

• Geführtes Onboarding: Das Onboarding leitet den Nutzer Schritt für Schritt durch die Software und hilft, schnell die erste Rechnung oder das erste Projekt anzulegen.
• Set-up der Firmendaten: Der Nutzer trägt seine Firmendaten wie Name, Adresse und Steuerinformationen einfach und schnell ein.
• Anlegen von Nummernkreisen: Idealerweise legt der Nutzer beim Onboarding die Nummernkreise für Rechnungen, Angebote und Lieferscheine fest. 
• Gestalten der Rechnungsvorlagen: Die Vorlagen sollten gut aussehen und einfach zu erstellen sein. Im Idealfall gibt es mehrere Vorlagen, die individuell gestaltet werden können.
• Integration von Bezahllinks: Bezahllinks in den Rechnungsvorlagen erleichtern dem Rechnungsempfänger, die Rechnungen zu bezahlen.
• Kunden anlegen: Während des Onboardings sollten auch die ersten Kunden angelegt werden. Die besten Programme erlauben es, Kunden direkt beim Schreiben der Rechnung als Stammdaten anzulegen.
• Produkte und Dienstleistungen anlegen: Während des Onboardings sollte der Nutzer die ersten Produkte und Dienstleistungen anlegen. Am besten, während der Nutzer das erste Angebot oder die erste Rechnung schreibt.
• Geschäftskonto einbinden: Bei den besten Programmen bindet man das Geschäftskonto in 2 Minuten ein. Ein Onlinebanking aus dem Programm heraus erleichtert die Büroarbeit. Idealerweise nutzt ein Nutzer unbegrenzt viele Geschäftskonten mit der Software.

Die folgenden Funktionen sind ein Muss für ein gutes Rechnungsprogramm:

• Angebote erstellen
• Aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung generieren
• Aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung eine Rechnung erstellen
• Einkaufskonditionen: Das Programm erlaubt es, Zahlungsziele zu definieren und dem Rechnungsempfänger Rabatte und Skonto zu gewähren. 
• Einen Lieferschein drucken (bei Warenlieferungen)
• Fremdsprachige Rechnungen erstellen
• Das Rechnungsprogramm bietet Rechnungen in Fremdwährungen.
• Vielfältige Optionen des Rechnungsversands: Mail-Versand aus dem Programm, Postschnittstelle, Abholung durch den Kunden über ein Kundenportal

Fehler bei einer Rechnung passieren selbst bei größter Sorgfalt im Büro. Daher benötigt ein gutes Rechnungsprogramm folgende Funktionen:

• Stornorechnungen schreiben, um eine Rechnung komplett zu stornieren
• Korrektur-Rechnungen, um Teile einer Rechnung zu berichtigen.

Storno- oder Korrektur-Rechnungen sollte das Rechnungsprogramm sauber dokumentieren. Damit ist der Unternehmer in der Lage, jeden Stornovorgang gegenüber dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung zu begründen.

Eine gute Rechnungssoftware verwaltet offene Rechnungen und bietet ein Mahnwesen. Wichtig sind:

• Übersichten über zu bezahlende Kundenrechnungen
• Abgleich bezahlter Rechnungen mit dem Geschäftskonto
• Erstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen bei überfälligen Rechnungen

Manche Programme bieten Schnittstellen zu Inkasso-Büros.

Zu den typischen Rechnungsarten einer Rechnungssoftware zählen:

• Rechnung über gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen
• Wiederholungsrechnungen oder Abo-Rechnungen: Diese erstellt das Rechnungsprogramm pro Abrechnungszeitraum (Woche, Monat) automatisch.
• Zeiterfassungs-Rechnung: Das Programm erfasst Arbeits- oder Projektzeiten, die am Schluss mit einem Klick abgerechnet werden.
• Projektabrechnung: Anzahlungsrechnungen bzw. Abschlagsrechnungen: Im Idealfall verwaltet das Rechnungsprogramm sämtliche Abschlagsrechnungen und erstellt eine Schlussrechnung auf Basis des Auftrags und aller erstellten Abschlagsrechnungen. 
• Reverse-Charge-Rechnung: Rechnung für das EU-Geschäft im B2B-Bereich, ohne ausgewiesene Umsatzsteuer und mit dem Hinweis, dass der Empfänger die Umsatzsteuer zu zahlen hat.
• Elektronische Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung: Hier enthält das elektronische Rechnungsdokument maschinell auslesbare Rechnungsdaten.
• E-Commerce-Rechnung: Dabei ist das Rechnungsprogramm mit einem Shopsystem oder einer Warenwirtschaft verknüpft.
• Gutschriften als Abrechnungsgutschriften, um Provisionen an Handelsvertreter auszubezahlen.

Eine Rechnungssoftware benötigt grundlegende Funktionen im Bereich Buchhaltung. Prüfen Sie daher:

• Belege, Betriebsausgaben und E-Rechnungen erfassen, buchen und archivieren
• Lässt sich das Rechnungsprogramm zum Buchhaltungsprogramm upgraden?

Denn: Rechnungen schreiben und die Buchhaltung erledigen, sind eng miteinander verbunden.

• Bankdatenabgleich: Wie gut lassen sich Belege mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto abgleichen?
• Onlinebanking: Kann der User aus dem Programm heraus, Zahlungen vom Geschäftskonto tätigen?
• Anzahl der Geschäftskonten: Wie viele Geschäftskonten kann das Rechnungsprogramm verwalten?

Wie umfangreich ist die Kundenverwaltung innerhalb des Rechnungsprogramms? Lässt sich etwa die Kundenhistorie im Rechnungsprogramm dokumentieren?

Gute Rechnungsprogramme bieten folgende Funktionen:

• Erstellung eines Kundenprojektes bzw. eines Kundenauftrags als Projekt
• Erfassung geleisteter Arbeitszeiten für den Kunden
• Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten auf Knopfdruck

Ergebnis ist eine Rechnung, die geleistete Tätigkeiten, erbrachte Zeiten und die jeweiligen Stundensätze listet, sowie ein Tätigkeitsnachweis, welcher der Rechnung beiliegt.

Bietet das Rechnungsprogramm folgende Anbindungen?

• Warenwirtschaftssystem
• Kassensystem
• Shopsystem

Entweder das Rechnungsprogramm besitzt eine integrierte Warenwirtschaft oder diese Zusatzfunktionen werden durch Add-ons erfüllt. Diese Add-ons kann ein Programmnutzer bequem zubuchen. Damit kann der Anwender interne Abläufe flexibel und individuell gestalten.

Gute Rechnungsprogramme haben vielfältige Schnittstellen zum Steuerberater, um reibungslos Daten auszutauschen:

• Steuerberater hat Zugang zum Programm.
• Es gibt einen DATEV-Export bzw. eine DATEV-Schnittstelle.
• Daten lassen sich als CSV-Datei für die Steuerkanzlei exportieren.

Anbieter wie sevdesk oder Lexware Office bieten sogar ein Steuerberater-Netzwerk. Das sind Kanzleien, die sich auf das jeweilige Rechnungsprogramm spezialisiert haben.

Ein gutes Rechnungsprogramm bietet einen Überblick über die Geschäftsentwicklung mit einem Dashboard als Steuerungszentrale. Das Dashboard zeigt:

• Offene Kunden- und Eingangsrechnungen
• Einnahmen und Ausgaben des laufenden Geschäftsjahres
• Angebote und Aufträge
• Steuerliche Informationen wie zu bezahlende Umsatzsteuer

Das Rechnungsprogramm generiert diese Daten aus den Kundenrechnungen, den Eingangsbelegen (Betriebsausgaben) und den Ein- und Auszahlungen auf dem Geschäftskonto.

Gut ist ein Anbieter, wenn er diese Serviceleistungen bietet:

• Persönliche Einführung ins Programm
• Direktsupport jederzeit möglich (per Telefon, Mail, Chat)
• Handbuch
• Chatbot
• Erklärvideos
• FAQ-Bereich

Sicherheit der Daten ist ein weiterer wichtiger Punkt. Wichtig sind:

• Zertifiziertes Hosting
• GOBD-konforme Datenhaltung

• Einstiegspreis: Gibt es eine kostenlose Programmvariante?
• Preis / Monat der getesteten Variante
• Anzahl der Nutzer
• Testphase in Tagen

Tatsächlich bieten einige der getesteten Programme eine kostenlose Programmvariante. Die ist aber in Art und Umfang deutlich eingeschränkt.

Das Rechnungsprogramm sevdesk bietet ein geführtes Onboarding. Der neue Anwender kann hier praktisch keine Fehler machen. Dieses geführte Onboarding führt den User zur ersten Rechnung. Zuerst legt der neue sevdesk-Anwender seine Firmendaten an und lädt sein Firmen-Logo hoch. Beim Anlegen der ersten Rechnung definiert der Anwender Kunden, Produkte/Dienstleistungen, Nummernkreise und Verkaufseinheiten.

Stammdaten muss der Anwender nicht separat anlegen, sondern definiert sie während des Schreibens der Rechnung. Dazu zählen:

• Kundendaten
• Nummernkreise für Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
• Produkte, Dienstleistungen samt Verkaufseinheiten (Stück, Stunde etc.)

sevdesk bietet eine voreingestellte Rechnungsvorlage. Sie ist voll einsatzfähig, sobald der neue sevdesk-Anwender seine Firmendaten angelegt und sein Firmenlogo hochgeladen hat.

Aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen, funktioniert bei sevdesk mit nur einem Klick. Hat ein Kunde ein Angebot angenommen, erhält er folgende Dokumente:

• Auftragsbestätigung
• Rechnung
• Lieferschein

Dienstleister, die geleistete Arbeitsstunden abrechnen, finden mit sevdesk ein gutes Programm. Erfasste Arbeitszeiten lassen sich per Mausklick in eine Kundenrechnung umwandeln.

Das Dashboard von sevdesk zeigt die offenen Rechnungen an. Bei überfälligen Rechnungen versendet der Anwender eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung. Das Mahnwesen ist flexibel, der Nutzer kann so oft mahnen, wie er will. Mahntexte sind frei definierbar.

sevdesk bietet die wichtigsten Rechnungsarten wie die Abo-Rechnung, die Abschlagsrechnung oder die Stornorechnung. Auch elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnung) sind möglich. Bei der Korrektur-Rechnung verwendet das Programm die Bezeichnung „Gutschrift“, was nicht ganz korrekt ist. 

Beim Rechnungsversand hat der sevdesk-Anwender mehrere Möglichkeiten: 

• Post-Versand: über einen sevdesk-Dienstleister erhält der Kunde eine Rechnung als Brief per Post.
• E-Mail-Versand aus sevdesk heraus: Der Kunde erhält die Rechnung als PDF.
• Download der Rechnung als PDF und Versand über ein externes E-Mail-Programm

Betriebsausgaben lassen sich bequem erfassen. Auch E-Rechnungen kann sevdesk verarbeiten. Ist das Geschäftskonto eingebunden, erkennt sevdesk bezahlte Kundenrechnungen und bezahlte Lieferantenrechnungen. Diese Buchungsvorschläge kann der Nutzer mit einem Klick bestätigen und buchen.

sevdesk bietet ein informatives Dashboard, über das der Unternehmer Überblick über sein Unternehmen erhält. Das Dashboard zeigt:

• Offene Rechnungen und Belege
• Einnahmen und Ausgaben
• Angebote
• Sonstige Belege
• Steuerliche Informationen wie die fällige Umsatzsteuer
   

sevdesk bietet bei Rechnungsprogrammen das beste Gesamtpaket. Von Vorteil für Solo-Selbstständige ist die integrierte Zeiterfassung. Außerdem besitzt sevdesk überragende Buchhaltungs-Funktionen.

Dagegen punktet Lexware Office mit einer exzellenten Belegverwaltung. Das Abgleichen offener Kundenrechnungen mit dem Geschäftskonto funktioniert bei Lexware Office am besten. Schade ist, dass Lexware Office keine integrierte Zeiterfassung besitzt. Dafür bietet es die größte Anzahl an Add-ons, mit denen sich das Rechnungsprogramm individuell an die Gegebenheiten im Unternehmen anpassen kann.

Die mobile App von sevdesk dient dazu, Belege zu scannen und direkt in das Rechnungsprogramm hochzuladen und zu verbuchen. Außerdem erlaubt sie, Angebote direkt vom Smartphone an den Kunden zu übersenden.

Im Vergleich zu Papierkram bietet sevdesk mehrere Vorteile:

• Umfangreichere Rechnungsfunktionen
• Umfangreichere Buchhaltungsfunktionen
• Belegbuchung besser automatisiert
• Größeres Branchenspektrum

Papierkram dagegen hat einen zentralen Vorteil: die Zeiterfassung, um erbrachte Leistungen auf Knopfdruck mit Zeitnachweis abzurechnen. Diese Funktion ist bei Papierkram besser als bei sevdesk und macht Papierkram für Solo-Selbstständige attraktiv.

Die Rechnungssoftware Lexware Office bietet ein ausgezeichnetes und übersichtliches Onboarding. Ziel des Onboardings ist es, schnell eine Rechnung zu schreiben. Dabei legt der User gleichzeitig wichtige Stammdaten und Funktionen an:

• Daten des eigenen Unternehmens: Firmenname, Rechtsform, Adresse und Kontaktdaten
• Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Korrekturrechnungen
• Verkaufseinheiten: Voreingestellt sind die Einheiten „Stück (Stck)“ und „Stunde (Std.)“
• Kundendaten
• Produkte und Dienstleistungen
• Einbau von PayPal-Links, damit Rechnungsempfänger schneller bezahlen.

Im Onboarding helfen die vielen Kontexthilfen und How-to-Videos dem Anwender, Lexware Office optimal zu konfigurieren.

Bereits beim Anlegen der Rechnung erlaubt das Rechnungsprogramm dem Nutzer, Stammdaten (Kunden, Nummernkreise, Dienstleistungen, Verkaufseinheiten) anzulegen. Gleiches gilt für die Rechnungsvorlage und die Rechnungstexte. Die Rechnungsvorlage in der Grundeinstellung ist bereits sehr ansprechend. Sobald das Logo hochgeladen ist, erfüllt die Rechnungsvorlage auch Branding-Funktionen.

Legt der Nutzer ein Angebot an, kann er auf Knopfdruck Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine erstellen.

Eine integrierte Zeiterfassung gibt es bei Lexware Office nicht. Das ist der Schwachpunkt des Rechnungsprogramms im Vergleich zu sevdesk oder WISO MeinBüro. Lexware Office bietet aber eine Vielzahl an Add-ons an, um erfasste Arbeits- und Projektzeiten abzurechnen.

Offene Rechnungen verwalten geht mit Lexware Office bequem. Ein übersichtliches Dashboard zeigt an, welche Kundenrechnungen offen sind. Das Mahnwesen funktioniert auf Knopfdruck. Bei überfälligen Rechnungen versendet das Programm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Der Nutzer kann beliebig oft mahnen und seine Mahntexte gezielt konfigurieren.

Die verschiedenen Rechnungsarten wie Anzahlungsrechnung, Abschlagsrechnung, Abo-Rechnung sind im Rechnungsprogramm von Lexware Office komplett vorhanden und einfach zu bedienen. Das gilt auch für Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen sowie für elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnungen).

Lexware Office ist das stärkste Programm bei der Belegbuchung. Da ist es auch besser als sevdesk. Eingangsrechnungen lassen sich schnell und bequem erfassen und buchen. Gleiches gilt für erhaltene E-Rechnungen. Besonders bequem ist die Geschäftskonto-Buchung. Das Programm ordnet offene Belege (Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen) dem Geschäftskonto automatisch zu und der Nutzer kann sie mit einem Klick bestätigen. Auch mehrere Hundert Belege kann der Anwender auf diese Weise in einer Sekunde buchen.

Wie sevdesk bietet auch Lexware Office ein übersichtliches Dashboard an. Damit hat der Anwender von Lexware Office einen Überblick über seine Geschäftsentwicklung. Er sieht auf einen Blick:

• Umsätze und Betriebsausgaben
• Offene Kunden- und Lieferantenrechnungen
• Offene Kundenaufträge
• Zu zahlende Umsatzsteuer bei der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung
• Zu erledigende Aufgaben

Lexware Office bietet zwei Apps für iOS und Android. Lexware-Scan dient dazu, um Belege einzuscannen. Die andere, Lexware App, ist die mobile Variante der Rechnungssoftware. Mit der Lexware App übersendet der User von unterwegs Angebote und Rechnungen an Kunden. Gleichzeitig behält er einen Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben über das Lexware Office-Dashboard.

Lexware Office verfügt über Schnittstellen zu ELSTER und DATEV. Außerdem kann der Steuerberater auf Lexware Office zugreifen. Zusätzlich verfügt Lexware Office über mehr als 100 Add-ons, um die betrieblichen Abläufe bestmöglich zu gestalten. Diese Add-ons umfassen die Bereiche:

• Banking und Finanzen: Einbindung von FinTech-Geschäftskonten, Zahlungsdienstleistern sowie Liquiditätstools
• E-Commerce: Schnittstellen zu Shopify, Shopware, WooCommerce und anderen Shopsystemen
• Prozess-Automatisierung: etwa um den Belegfluss zu automatisieren
• Reisekosten-Tools
• Zeiterfassung und Projekt-Management für Unternehmen, die Projekte und geleistete Arbeitszeiten abrechnen
• Branchenlösungen für Handwerker, Tierärzte, Gebäudereiniger oder Seminaranbieter
• E-Mail-Marketing
• Dokumentenmanagement

Außerdem vermittelt Lexware Office Dienstleister, die das Rechnungstool in individuelle Software-Architekturen einbaut.

Beide Rechnungsprogramme stammen vom gleichen Hersteller. Lexware wird vor Ort am Rechner des Nutzers installiert. Lexware Office dagegen ist ein Rechnungsprogramm in der Cloud, das in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gehostet wird.

Vorteil für die Lexware Office-Nutzer: Das Rechnungsprogramm ist stets aktuell und entspricht den aktuellen gesetzlichen Regeln. Außerdem kann Lexware Office durch die Vielzahl an Add-ons individuell konfiguriert werden.

Das Onboarding funktioniert über Tutorials. Nicht so stringent geführt wie bei Lexware Office, aber jeder User wird das Set-up des Programms einwandfrei bewältigen. Auch dank der hohen Nutzerfreundlichkeit und der selbsterklärenden Menü-Gestaltung. 

Stammdaten wie Kunden, Produkte und Dienstleistungen müssen im Rechnungsprogramm angelegt werden, bevor der User eine Rechnung schreibt. Das ist im Vergleich zu anderen Rechnungsprogrammen ein Nachteil. Rechnungsvorlagen werden per Drag-and-drop konfiguriert, das funktioniert selbsterklärend.

Dieser Ablauf funktioniert bei WISO MeinBüro sehr gut. Aus einem Angebot entsteht auf Knopfdruck eine Rechnung und ein Lieferschein. Bei den Abschlagsrechnungen jedoch fehlt dieser Zusammenhang. Wer einen größeren Auftrag mit Anzahlungs-, Abschlagsrechnungen und einer Schlussrechnung abrechnet, kann dies nicht aus einem Angebot heraus machen. Das ist bei sevdesk oder Lexware Office besser gelöst.

Dieser Ablauf funktioniert bei WISO MeinBüro einwandfrei. Wünschenswert wäre noch eine Stoppfunktion und die Möglichkeit, Leistungsnachweise einer Rechnung anzuhängen.

Mit WISO MeinBüro lassen sich überfällige Rechnungen auf Knopfdruck anmahnen. Das Mahnwesen ist immer vierstufig. Die Bezeichnungen „Erste, zweite und dritte Mahnung“ sind zwar gebräuchlich, aber aus Sicht von Inkasso-Profis ungeschickt formuliert. Denn wer eine Mahnung mit der Bezeichnung „Erste Mahnung“ erhält, wird auf mit der Zahlung auf die zweite oder dritte Mahnung warten.

WISO MeinBüro beherrscht alle wichtigen Rechnungsarten:

• Aborechnung – wiederkehrende Rechnung
• Abrechnung erfasster Arbeitszeiten
• Projektrechnungen: Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnung
• Reverse-Charge-Rechnung
• eRechnung: ZUGFeRD und X-Rechnung
• E-Commerce-Rechnung: Abrechnung von Onlineshop-Umsätzen

Geschäftskonten sind in WISO MeinBüro in 2 Minuten spielerisch eingebunden. Belegerfassung und Belegbuchung funktionieren ausgezeichnet und auf Augenhöhe mit den Programmen sevdesk und Lexware Office. Das gilt auch für die Erfassung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Der Geschäftskontenabgleich funktioniert ebenfalls gut. Allerdings macht das Programm keine automatischen Buchungsvorschläge. Das ist aber kein Problem, wenn die Konten immer zeitnah abgestimmt werden.

Das Dashboard von WISO MeinBüro zeigt Einnahmen und Ausgaben, offene Kunden- und Eingangsrechnungen, sämtliche Angebote. Hinweise auf zu zahlende Mehrwertsteuer fehlen im Dashboard.

Die Nutzerfreundlichkeit ist bei beiden Programmen hervorragend. Lediglich bei der Geschäftskontenbuchung bietet sevdesk etwas mehr Automatisierung als WISO MeinBüro. Beim Onboarding und Set-up sind beide Programme ebenbürtig. Bei den Rechnungsfunktionen bietet sevdesk Rechnungen in Fremdwährung. Da muss WISO MeinBüro passen. Einen Unterschied gibt es auch bei den Rechnungskonditionen. WISO MeinBüro berechnet keine Skonto-Beträge. Eine Skonto-Kondition kann ein WISO-Anwender nur als Textbaustein einbauen, ohne dass das Programm den Skontobetrag auf Basis der Rechnungssumme ausrechnet. Auch bei der Geschäftskontobuchung ist sevdesk etwas besser, weil es Buchungsvorschläge macht.

Beide Rechnungsprogramme sind äußerst nutzerfreundlich, auch beim Onboarding und bei der Programm-Konfiguration sind beide Programme ebenbürtig. Bei den Rechnungsarten bietet WISO MeinBüro die Rechnung auf Basis erfasster Arbeitszeiten. Das geht bei Lexware Office nur mit einem Add-on. Lexware Office ist dagegen schlüssiger bei der Projektabrechnung mit Abschlagsrechnungen und der Schlussabrechnung, denn die erstellt Lexware auch auf Basis eines Angebots. Beim Erfassen von Eingangsrechnungen sind beide Programme gleichauf, beim Geschäftskontenabgleich bietet Lexware Office Buchungsvorschläge. Bei sehr vielen Kontobuchungen ist Lexware daher schneller.

Auch das Mahnwesen ist bei Lexware Office flexibler, Lexware Nutzer können beliebig oft mahnen und die Überschriften der Mahndokumente manuell anpassen. Außerdem bietet Lexware Office wesentlich mehr Add-ons und Programmerweiterungen als WISO MeinBüro. Dafür stehen dem WISO Nutzer sämtliche anderen Programme aus der WISO Produktfamilie wie den Steuerprogrammen oder den Dokumentenverwaltungsprogrammen zur Verfügung.

WISO MeinBüro bietet alle wichtigen Schnittstellen, um optimal mit dem Steuerberater zu kommunizieren: 

• DATEV Export
• Schnittstelle DATEV
• Zugriff Steuerberater
• Datenexport in Excel

Das Rechnungsprogramm orgaMAX online richtet sich an stationäre Händler, E-Commerce-Unternehmer und Freiberufler. Neben Rechnungsfunktionen bietet das Programm Buchhaltungsfunktionen für eine umfassende Büroorganisation. Schnittstellen zu Kassen- und Shopsystemen sind bei orgaMAX ebenso gegeben wie eine Projektverwaltung mit abrechenbaren Zeiten. Das Programm ist bereit für die E-Rechnung und erlaubt dem Nutzer mittlerweile, in den Rechnungsvorlagen Bezahllinks zu integrieren.

Vorteile:

• Einfach bedienbar
• Rechnungsvorlage in Sekunden erstellt
• Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck

Nachteile:

• Für das Auslandsgeschäft nicht geeignet

OrgaMAX kennenlernen

Papierkram S ist ein Rechnungsprogramm, das sich speziell an Freiberufler und Solopreneure richtet. Es ist auch als Buchhaltungssoftware für Solo-Selbstständige geeignet.  Neben den Funktionen der Rechnungsstellung bietet Papierkram eine Belegerfassung und den Bankdatenabgleich. Ein besonders praktisches Feature ist die integrierte Zeiterfassung im Rahmen einer einfachen Projektverwaltung. Das Programm hat sich in der Funktionalität gesteigert und bietet jetzt ein umfassendes Onboarding. Auch die Gestaltung der Zahlungskonditionen (Rabatte, Skonti) ist jetzt einwandfrei.

Vorteile:

• Beste Projektzeiterfassung aller getesteten Programme
• Intuitive Bedienbarkeit
• Gute Funktionalität

Nachteile:

• Wenig Automatismus bei der Beleg- und Geschäftskonto-Buchung. Da sind sevdesk und Lexware Office schneller und komfortabler.
• Keine Add-ons und Programmerweiterungen

Papierkram kennenlernen

easybill versteht sich als reines Rechnungsprogramm für Onlinehändler. Dafür gibt es Schnittstellen zu den wichtigsten Shop-Systemen. Easybill Plus bietet umfassende Rechnungsfunktionen, mittlerweile gibt es auch das Mahnwesen. Look-and-feel sowie Bedienbarkeit sind gut. Außerdem verfügt easybill über eine mobile App, ausreichend Schnittstellen zur Buchhaltung und den Direktzugriff des Steuerberaters.

Vorteile:

• Gute Rechnungsfunktionen
• Angebot einer geführten Programmeinführung
• Guter Support

Nachteile:

• Keine Abschlagsrechnungen
• Keine automatische Vergabe von Produkt-Nummern
• Vergabe von Verkaufseinheiten nicht standardisiert

easybill kennenlernen

FastBill bietet starke Rechnungsfunktionen, ist aber leider nicht ganz so nutzerfreundlich wie andere Programme.

Vorteile:

• Deckt alle wichtigen Rechnungsfunktionen und Rechnungsarten ab
• Auch für die Buchhaltung geeignet
• Rechnungen in Fremdwährung möglich

Nachteile:

• Kein Onboarding
• Keine automatische Belegbuchung

FastBill kennenlernen

invoiz versteht sich als Rechnungsprogramm für die Optimierung der gesamten Büroarbeit. Es gibt insgesamt drei Varianten, eine kostenlose Variante für Kleinunternehmer. Die im Vergleich betrachtete Variante invoiz Standard ist geeignet für Freiberufler und Kleingewerbetreibende bis 240.000 € Jahresumsatz.

Vorteile:

• Attraktivste Angebotsvorlagen aller getesteten Programme (Impress-Vorlagen)
• Intuitive Bedienbarkeit
• Rechnungserstellung super einfach

Nachteile:

• Unlogischer Ablauf bei Anlage einer Abo-Rechnung
• Projekt-Abrechnung nicht zu Ende gedacht

invoiz kennenlernen

Accountable ermöglicht neben guten Rechnungsfunktionen, die komplette Steuererklärung zu erstellen.

Vorteile:

• Grundlegende Rechnungsfunktionen
• Belegbuchung mit Prüfung auf steuerliche Richtigkeit
• Einbindung des Geschäftskontos und Bankdatenabgleich
• Ausgezeichnete Bedienbarkeit

Nachteile:

• Bei den Rechnungsfunktionen bieten andere Programme mehr
• Nur für Unternehmer geeignet, die mit der EÜR den Gewinn ermitteln.

Accountable kennenlernen

Goodlance ist ein Programm für Freelancer, die projektbasiert abrechnen. Es ist angenehm zu bedienen und ist vom Ansatz her ein Projektabrechnungstool. Der Nutzer setzt Projekte mit dem Kunden auf, kann seine Projektaufgaben in Goodlance verwalten und mit seinen Kunden über das Programm kommunizieren. Wer Projekte abrechnen will und wem Papierkram bei der Projektverwaltung zu wenige Funktionen bietet, für den ist Goodlance eine Alternative. Schwächen hat das Programm bei den Buchhaltungsfunktionen.

Vorteile:

• Ästhetisch schöne Benutzeroberfläche
• Ausgefeilte Projektabrechnung mit Zeiterfassung
• Projekt- und Kundenverwaltung

Nachteile:

• Bei der Buchung von Ausgabebelegen sind Fehler möglich.
• Geschäftskonten können nur als CSV-Datei eingelesen werden

Goodlance kennenlernen

Zervant ist ein Rechnungsprogramm, die ein User in der Einstiegsvariante auch kostenlos nutzen kann, die aber hinsichtlich Anzahl von Kunden begrenzt ist. Mit der hier getesteten Pro-Version von Zervant kann ein Unternehmer für einen beliebig großen Kundenstamm Angebote und Rechnungen erstellen. 

Vorteile:

• Gutes Onboarding
• Rechnungsvorlagen super einfach erstellbar
• Intuitive Abläufe: Angebote und Rechnungen erstellen und versenden

Nachteile:

• Manche Funktionen konnten nicht getestet werden
• Lieferscheine lassen sich nur downloaden, nicht versenden 

Zervant kennenlernen

BillingEngine ist ein reines Rechnungsprogramm, bei dem es keinerlei Funktionen für die Belegbuchung gibt. BillingEngine-Nutzer können weder Eingangsrechnungen oder E-Rechnungen erfassen, noch das Bankkonto buchen oder Rechnungsdaten für den Steuerberater aufbereiten. Unternehmer mit wenig Ausgaben pro Jahr werden mit dem Programm dank seiner guten Bedienbarkeit zufrieden sein.

Vorteile:

• Verfügt über grundlegende Rechnungsfunktionen
• Die wichtigsten Rechnungsarten sind abgedeckt
• Offene Ausgangsrechnungen kann der Nutzer überwachen

Nachteile:

• Kein Mahnwesen
• Keine Beleg- und Geschäftskontobuchung
• Keine Schnittstellen zum Steuerberater

BillingEngine kennenlernen

Testsieger sevdesk ist auch für Agenturen geeignet, gleiches gilt für WISO MeinBüro. Lexware Office benötigt für die Projekt-Abrechnung ein Add-on. Lexware-Office-Nutzer bieten sich hier viele Möglichkeiten. Interessant ist auch Papierkram mit dem Paket M (5 Nutzer) oder dem Paket L (unbegrenzte Nutzer). Diese Programme sind geeignet, um Projekte abzurechnen. Diese Eigenschaften zeichnen sie aus:

• Kunden und Projekt-Verwaltung
• Rechnungen stellen auf Basis erfasster Arbeitszeiten
• Das Programm sollte für mehrere Nutzer ausgerichtet sein.

Stationäre Händler rechnen Ihre Leistungen über ein Kassensystem ab. Wenn Einzelhändler also ein Rechnungsprogramm einsetzen, dann in erster Linie wegen den Buchhaltungsfunktionen der Software. Beim Testsieger sevdesk gibt es ein integriertes Kassenbuch, um die Kassensalden zu übertragen.

Das beste Rechnungsprogramm für Großhändler bieten sevdesk, Lexware Office und easybill.  Denn diese Programme erlauben:

• Fakturieren von Warenlieferungen dank einer Warenwirtschafts-Funktion
• Erstellung von Rechnungen auf Basis von Angeboten und Auftragsbestätigungen
• Erzeugen von Lieferscheinen für die Warenlieferungen
• Gewähren von Skonto, um schnelle Zahler zu belohnen
• Gewähren von Rabatten und kundenspezifischen Sonderkonditionen
• Verwaltung offener Kundenrechnungen und ein gut funktionierendes Mahnwesen

Für diese Zielgruppe ist unter den Siegerprogrammen sevdesk und WISO MeinBüro hervorzuheben. Sie verfügen über die Möglichkeit, Rechnungen auf Basis erfasster Arbeitszeiten zu erheben, was für Kreativschaffende besonders wichtig ist. Auch Papierkram ist bei der Projektabrechnung sehr stark. Interessant ist auch invoiz. Sie bieten die schönsten Vorlagen für akquisestarke Angebote. Stark im Projektmanagement ist auch Goodlance, das aber bei den Buchhaltungsfunktionen Schwächen hat.

Bei KMUs arbeiten in der Regel mehrere Personen an der Buchhaltung. Häufig verwenden Sie für die Rechnungsstellung spezialisierte Programme. Von den Testsiegern eignet sich Lexware Office für KMUs, denn Lexware Office ist für unbegrenzt viele Nutzer möglich. Es bietet neben einer Vielzahl an Add-ons auch sogenannte Systempartner. Mit Systempartnern bauen KMUs Lexware Office in größere Software-Architekturen ein.

Bei Vereinen und gemeinnützigen Organisationen stehen die Buchhaltungsfunktionen im Vordergrund. Dafür sind die Programme sevdesk, Lexware Office und WISO MeinBüro sehr gut geeignet. Damit können Vereine Mitgliedsbeiträge verwalten, Spenden erfassen sowie Ausgaben verwalten.