Das beste Rechnungsprogramm finden: 12 Anbieter im Vergleich 2023

Ein Rechnungsprogramm erstellt Rechnungen auf Basis von Angeboten, überwacht offene Rechnungen, gleicht sie mit eingehenden Zahlungen ab oder erstellt Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Entscheidend für die Qualität der Software sind die Nutzerfreundlichkeit, der Funktionsumfang, Schnittstellen zu Buchhaltung, Warenwirtschaft und anderen betrieblichen Funktionen sowie ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Die 3 Testsieger haben uns in dieser Hinsicht am meisten überzeugt.

Nutzerfreundlichkeit, Abdeckung aller Rechnungsfunktionen für eine effizientere Büroarbeit, Schnittstellen zur Buchhaltung und anderen betrieblichen Funktionsbereichen sowie Preis und Konditionen sind die wesentlichen Kriterien für unseren Vergleich führender Rechnungsprogramme. Wir zeigen Ihnen nachfolgend, welche Punkte in den einzelnen Bereichen geprüft wurden.

#1 Nutzerfreundlichkeit

• Ist das Rechnungsprogramm intuitiv bedienbar?
• Gibt es eine mobile App?
• Kann der User sein Rechnungslayout individuell gestalten?
• Wie funktioniert der Rechnungsversand? Per Mail, per Postversand, durch Abholung im Kundenbereich?
• Gibt es eine integrierte Zeiterfassung?

#2 Abdeckung aller Rechnungsfunktionen

Besitzt die Rechnungssoftware einen durchgängigen, weitestgehend automatisierten Arbeitsablauf, angefangen vom Angebot bis zum Zahlungseingang oder Mahnwesen?

• Gibt es eine Kundenverwaltung mit dem Minimalkriterium „Erfassung der Daten aller Rechnungsempfänger"?
• Können Angebote erstellt werden? Auch mit Auftragsbestätigungen?
• Kann aus dem Angebot auf Knopfdruck eine Rechnung gemacht werden?
• Gibt es wiederkehrende Rechnungen oder Abo-Rechnungen sowie Gutschriften?
• Wie viele Fremdwährungen bietet das System?
• Können Lieferscheine versendet werden?
• Gibt es einen Bankkonten-Abgleich, um festzustellen, ob eine Rechnung bezahlt wurde?
• Existiert ein Mahnwesen für nicht bezahlte Rechnungen?
• Bietet das System die Möglichkeit, eine e-Rechnung, XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen?

Wichtig ist auch, ob das Rechnungsprogramm verschiedene Arten von Rechnungen und ihre Besonderheiten gut abbildet. Beispielsweise für die:

• Abo-Rechnung
• Abschlagsrechnung
• Stornorechnung

#3 Buchhaltungsfunktionen und Erweiterungen

Die Buchhaltung berührt eng die Abläufe im Bereich Rechnungsstellung. Viele Rechnungsprogramme haben daher Schnittstellen zur Buchhaltung und lassen sich zur Buchhaltungssoftware erweitern. Wichtige Kriterien sind:

• Sind Buchhaltungsfunktionen im Programm integriert? Kann der Nutzer damit seine Buchhaltung selbst machen?
• Können Ausgabe-Belege und Eingangsrechnungen erfasst werden?
• Können Geschäftskonten integriert werden?
• Gibt es Schnittstellen zu E-Commerce- oder Kassensystemen?
• Gibt es ein CRM mit der Möglichkeit, Projekte zu verwalten sowie Projektzeiten zu erfassen und abzurechnen?
• Existieren Erweiterungen für stationäre Händler, insbesondere Kassensysteme oder Schnittstellen zu Kassensystemen?
• Besitzt das Programm Schnittstellen oder Erweiterungen zu Onlineshop-Systemen oder zu Online-Marktplätzen?

#4 Einbindung des Steuerberaters

• Gibt es einen DATEV- oder Steuerberater-Export?
• Gibt es DATEV-Schnittstellen?
• Kann der Steuerberater auf das Programm zugreifen?
• Gibt es einen Datenexport in Excel?

#5 Wie gut ist das Onboarding in der Testphase

• Gibt es eine Einführung in das Programm durch einen virtuellen Assistenten?
• Lässt sich eine Rechnung innerhalb von 2 Minuten problemlos schreiben?
• Bietet das Programm auch individuellen Support an?
• Gibt es in der Einführungsphase so etwas wie Einsteiger-Tutorials oder Schulungen per E-Mail?

#6 Support, Service, Sicherheit und Vertrauen

• Gibt es Handbücher, Chatbots, Erklärvideos oder FAQ-Bereiche?
• Wie sicher ist das Hosting der Software? Gibt es Zertifizierungen?
• Entspricht das Programm den GOBD? Gibt es eine GOBD-Zertifizierung?
• Wie wird der Anbieter auf alternativen Vergleichsportalen bewertet?

#7 Service und Preis

Dazu haben wir die Rechnungsprogramme auf folgende Punkte hin untersucht:

• Preis pro Monat auf Basis einer Buchung für 12 Monate
• Anzahl der Nutzer
• Wie lange darf das Rechnungsprogramm kostenlos getestet werden.

Außerdem muss ein Rechnungsprogramm den GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen. Der wesentliche Punkt dabei ist die Nicht-Manipulierbarkeit von Rechnungsdokumenten. Die 12 Rechnungsprogramme unseres Tests erfüllen alle die aktuellen Vorschriften zur GOBD.

Wir stellen Ihnen nachfolgend 12 Rechnungsprogramme führender Anbieter vor, mit denen auch kleine Unternehmen bei geringen monatlichen Kosten den Prozess der Rechnungsstellung optimieren können. Nach den folgenden Kurzprofilen finden Sie die Vergleichstabelle, damit Sie die Anbieter schnell auf einen Blick bewerten können.

Die folgende Detailtabelle untersucht die 12 Rechnungsprogramme auf 57 Vergleichskriterien innerhalb der Bereiche

• Bedienbarkeit
• Rechnungsfunktionen
• Schnittstellen zu Buchhaltung, Steuerberater, Warenwirtschaft und anderen Programmen
• Onboarding und Support
• Preis, Service und Gesamtbewertung.

Dabei zeigen wir, ob Funktionen vorhanden sind, ob sie geplant sind oder ob dafür ein Programm-Upgrade notwendig ist.

Damit Sie als Unternehmer das beste Rechnungsprogramm für Ihr Unternehmen finden, empfiehlt es sich, bei der Auswahl systematisch vorzugehen. Denn eine Rechnungssoftware soll nicht nur Rechnungen erstellen, sondern Arbeitsabläufe im Büro und in der Verwaltung vereinfachen. Beschäftigen Sie sich daher mit den folgenden Punkten, die Ihnen helfen, das optimale Rechnungsprogramm für eine effizientere Büroarbeit zu finden.

Anforderungen bestimmter Branchen

Ein Onlinehändler hat andere Anforderungen an eine Rechnungssoftware als ein freiberuflicher Solopreneur. Wir skizzieren kurz, was bestimmte Zielgruppen beim Rechnungsprogramm unbedingt benötigen:

Allgemeine Entscheidungskriterien

Die folgenden Punkte sollten Sie bei der Anschaffung einer Rechnungssoftware berücksichtigen

• Rechnungsprogramm passt zur Unternehmensgröße: Wichtig ist, dass die gewählte Lösung auch zur eigenen Unternehmensgröße passt. Überdimensionierte Systeme können gerade am Anfang zu einem erheblichen Mehraufwand führen.
• Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen: Gibt es Schnittstellen zur Buchhaltung, zur Projektverwaltung oder zur Warenwirtschaft.
• Intuitive Benutzerführung: Die Rechnungssoftware soll Ihnen Arbeit abnehmen und Zeit sparen. Deshalb ist es wichtig, dass die Benutzerführung intuitiv ist und die Anwendung der Rechnungssoftware schnell zu erlernen ist.
• Erweiterungsfähigkeit: Ihr Ziel ist es, dass Ihr Geschäft stetig wächst. Mit steigender Geschäftstätigkeit wachsen u.U. auch die Anforderungen an die Rechnungssoftware. Das sollten Sie bereits beim Kauf der Software berücksichtigen.
• Datenschutz: Mit der Rechnungssoftware verwalten Sie Kundendaten. Da die Rechnungsprogramme meist als Online-Version verfügbar sind, sollten Sie großen Wert auf den auf Sicherheit der Daten legen. Hier am besten zweimal nachfragen.
• Backup and Recovery: Die Rechnungssoftware erzeugt und speichert Informationen, die steuerlich relevant sind und der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. GOBD-Konformität ist ein Muss. Unternehmer sollten daher sicherstellen, dass die Daten regelmäßig gesichert werden und jederzeit wiederhergestellt werden können.
• Preis-Leistungs-Verhältnis: Was kostet die Software? Wie viel Zeit lässt sich damit einsparen?
• Support durch den Anbieter: Wenn es doch einmal Probleme mit der Rechnungssoftware geben sollte, ist ein schneller Support durch den Anbieter wichtig. Achten Sie darauf, ob eine Service-Hotline angeboten wird und welche Kosten dafür anfallen.
• Kostenlose Testphase: Nutzen Sie eine kostenlose Testphase und testen Sie die Rechnungsprogramme, die in die engere Wahl fallen.
• Einarbeitung / Schulung: Gerade für Büro-Laien ist ein gutes Onboarding für ein Rechnungsprogramm unumgänglich. Im Idealfall kann ein Anwender unmittelbar nach der Registrierung bereits seine erste Rechnung schreiben.
• GOBD Konformität: Das Rechnungsprogramm muss die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Wichtig dabei sind die Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren, die Vollständigkeit der Dokumente und die Nicht-Manipulierbarkeit von erstellten Dokumenten, insbesondere den Rechnungen.

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Nebenberufliche Gründer wählen häufig die Kleinunternehmerregelung. Sie erlaubt, Rechnungen ohne Mehrwertsteuer zu erstellen. Alle hier im Vergleich betrachteten Rechnungsprogramme sind für Kleinunternehmer geeignet, weil sie die Kleinunternehmerregelung unterstützen.

Systematische Auswahl der Rechnungssoftware

Empfehlenswert ist es, einen Kriterienkatalog aufzustellen, der die wichtigsten Anforderungen an die Rechnungssoftware enthält. Der Entscheidungsprozess sieht idealerweise so aus:

• Welche Programme entsprechen den Anforderungen am meisten? 
• Davon kommen 3 - 5 Programme in die engere Wahl. Mit diesen Programmen wird ein Test mit Onboarding gemacht. 
• Im Rahmen des Tests erstellt der Unternehmer typische Vorgänge: Angebote, aus dem Angebot eine Rechnung machen oder aus einer Zeiterfassung eine Rechnung zu machen. Wie verhält sich das Programm? Läuft alles reibungslos oder hakt es irgendwo?
• Am Schluss fällt die Entscheidung für das beste Rechnungsprogramm.

Unternehmer sollten auch den Steuerberater fragen, und ihm eine Rechnung zeigen, die das Rechnungsprogramm erstellt hat. Ist die Entscheidung gefallen, sollte der Unternehmer das Rechnungsprogramm systematisch im Unternehmen einführen. Besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter mit dem Programm arbeiten sollen. Auch der Steuerberater sollte einen Zugang zu dem Programm erhalten.