Das beste Rechnungsprogramm finden: 12 Anbieter im Vergleich 2023

Viele Rechnungsprogramme sind Allround-Lösungen für eine Vielzahl von Branchen, andere konzentrieren sich auf eine ganz bestimmte Zielgruppe. Wichtige Zielgruppen für Rechnungsprogramme sind:

• Handwerker
• Kleinunternehmer
• Freiberufler
• Online-Händler
• Stationäre Händler
• Dienstleister
• Unternehmen mit Projekt-Geschäft

Die folgenden Auswahlkriterien bestimmen die Nutzerfreundlichkeit eines Rechnungsprogramms:

• Geführtes Onboarding: Wird ein neuer User systematisch durch die Software geführt, um etwa innerhalb von 2 Minuten die erste Rechnung zu erstellen?
• Intuitive Bedienbarkeit: Ist das Rechnungsprogramm ohne Hilfen bedienbar?
• Mac oder Windows: Ist die Software für alle Endgeräte geeignet?
• Mobile App: Der Punkt ist wichtig für Selbstständige, die mobil arbeiten, zum Beispiel um nach einem Kundenbesuch sofort ein Angebot zu erstellen.
• Nutzerhilfen: Gibt es eine Suchfunktion und kontextbezogene Hilfen? Dies erleichtert die Arbeit mit dem Rechnungsprogramm.
• Belegautomatisierung: Sind digitale Belegerfassung und Buchung von Belegen per Bankdatenimport möglich?
• Rechnungsversand: Welche Möglichkeiten bietet das Rechnungsprogramm? Per Mail, per Post oder Abholung durch den Kunden selbst?
• Rechnungslayout: Ist es einfach erstellbar? Kann es individuell angepasst werden? Ist es frei von Werbung?
• KPIs: Bietet das Rechnungsprogramm ein Dashboard mit grafischer Darstellung von Kennzahlen?

Die folgenden Funktionen sind ein Muss für ein gutes Rechnungsprogramm:

• Angebote erstellen
• Aus dem Angebot eine Auftragsbestätigung generieren
• Eine Rechnung schreiben auf Basis des Angebotes
• Einen Lieferschein drucken (bei Warenlieferungen)

Zu den typischen Rechnungsarten, die eine Rechnungssoftware abdeckt, zählen:

• Rechnung über gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen
• Wiederholungsrechnungen oder Abo-Rechnungen: Diese erstellt das Rechnungsprogramm pro Abrechnungszeitraum (Woche, Monat) automatisch. 
• Gutschriften als Abrechnungsgutschriften, um Provisionen an Handelsvertreter auszubezahlen
• Stornorechnungen bzw. Korrektur-Rechnungen
• Anzahlungsrechnungen bzw. Abschlagsrechnungen: Im Idealfall verwaltet das Rechnungsprogramm sämtliche Abschlagsrechnungen und erstellt eine Schlussrechnung auf Basis des Auftrags und aller erstellten Abschlagsrechnungen
• Elektronische Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung: Hier enthält das elektronische Rechnungsdokument maschinell auslesbare Rechnungsdaten.

Hier sind drei Punkte wichtig:

• Lassen sich fremdsprachige Rechnungen erstellen?
• Berücksichtigt das Rechnungsprogramm Fremdwährungen?
• Unterstützt das Programm den EU-Handel, etwa das OSS-Verfahren mit einem OSS-Modul

Erstellte Rechnungen sind gut, bezahlte Rechnungen besser. Um die Zahlung einer Rechnung zu vereinfachen, enthalten Rechnungsdokumente Bezahllinks von PayPal oder Stripe.

Eine gute Rechnungssoftware unterstützt die Verwaltung offener Rechnung durch:

• Übersichten über zu bezahlende Kundenrechnungen
• Erstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen auf Knopfdruck

Manche Programme bieten sogar Schnittstellen zu Inkasso-Büros, um überfällige Rechnungen schnell einzutreiben.

Hier lauten die Anforderungen an eine Rechnungssoftware:

• Welche Buchhaltungsfunktionen bietet das Programm?
• Lässt sich das Rechnungsprogramm zum Buchhaltungsprogramm upgraden?

Denn das Schreiben von Rechnungen und die betriebliche Buchführung sind eng miteinander verbunden.

• Bankdatenabgleich: Wie gut lassen sich Belege mit den Bewegungen auf dem Geschäftskonto abgleichen?
• Onlinebanking: Kann der User aus dem Programm heraus, Zahlungen vom Geschäftskonto tätigen?
• Anzahl der Geschäftskonten: Wie viele Geschäftskonten kann das Rechnungsprogramm verwalten?

Wie umfangreich ist die Kundenverwaltung innerhalb des Rechnungsprogramms? Lässt sich etwa die Kundenhistorie im Rechnungsprogramm dokumentieren?

Gute Rechnungsprogramme bieten folgende Funktionen:

• Erstellung eines Kundenprojektes bzw. eines Kundenauftrags als Projekt
• Erfassung geleisteter Arbeitszeiten für den Kunden
• Abrechnung der geleisteten Arbeitszeiten auf Knopfdruck

Ergebnis ist eine Rechnung, die geleistete Tätigkeiten, erbrachte Zeiten und die jeweiligen Stundensätze listet, sowie ein Tätigkeitsnachweis, welcher der Rechnung beiliegt.

Bietet das Rechnungsprogramm folgende Anbindungen?

• Warenwirtschaftssystem
• Kassensystem
• Shopsystem

Entweder das Rechnungsprogramm bietet eine integrierte Warenwirtschaft oder diese Zusatzfunktionen werden durch Add-ons erfüllt. Diese Add-ons kann ein Programmnutzer bequem zubuchen. Dies bietet dem Kunden maximale Flexibilität, die internen organisatorischen Abläufe zu gestalten.

Gute Rechnungsprogramme bieten vielfältige Schnittstellen zum Steuerberater für einen reibungslosen Austausch der Daten:

• Steuerberater hat einen Zugang zum Programm als Nutzer
• Es gibt einen DATEV-Export bzw. eine DATEV-Schnittstelle
• Daten lassen sich als CSV-Datei für die Steuerkanzlei exportieren.

Manche Anbieter von Rechnungssoftware bieten sogar ein Steuerberater-Netzwerk mit Kanzleien, die sich auf das jeweilige Rechnungsprogramm spezialisiert haben.

Gut ist ein Anbieter, wenn er diese Serviceleistungen bietet:

• Persönliche Einführung ins Programm
• Direktsupport jederzeit möglich (per Telefon, Mail, Chat)
• Handbuch
• Chatbot
• Erklärvideos
• FAQ-Bereich

Sicherheit der Daten ist ein weiterer wichtiger Punkt. Dies erfüllen die Rechnungsprogramme so:

• Zertifiziertes Hosting
• GOBD-konforme Datenhaltung

• Einstiegspreis: Gibt es eine kostenlose Programmvariante?
• Preis / Monat der getesteten Variante
• Anzahl der Nutzer
• Testphase in Tagen

Das Rechnungsprogramm sevDesk bietet ein geführtes Onboarding. Der neue Anwender kann hier praktisch keine Fehler machen. Dieses geführte Onboarding führt den User zur ersten Rechnung. Zuerst legt der neue sevDesk-Anwender seine Firmendaten an und lädt sein Firmen-Logo hoch. Beim Anlegen der ersten Rechnung legt der Anwender Kunden, Produkte/Dienstleistungen, Nummernkreise und Verkaufseinheiten an.

Stammdaten muss der Anwender nicht separat anlegen, sondern definiert sie während des Schreibens der Rechnung. Dazu zählen:

• Kundendaten
• Nummernkreise für Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine
• Produkte, Dienstleistungen samt Verkaufseinheiten (Stück, Stunde etc.)

sevDesk bietet eine voreingestellte Rechnungsvorlage. Sie ist voll einsatzfähig, sobald der neue sevDesk-Anwender seine Firmendaten angelegt und sein Firmenlogo hochgeladen hat.

Aus einem Angebot eine Rechnung zu erstellen funktioniert bei sevDesk mit nur einem Klick. Hat ein Kunde ein Angebot angenommen, erhält er folgende Dokumente:

• Auftragsbestätigung
• Rechnung
• Lieferschein

Dienstleister, die geleistete Arbeitsstunden abrechnen, finden mit sevDesk ein sehr gutes Programm. Erfasste Arbeitszeiten lassen sich per Mausklick in eine Kundenrechnung umwandeln.

Das Dashboard von sevDesk zeigt die offenen Rechnungen an. Bei überfälligen Rechnungen versendet der Anwender eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung. Ein Mausklick genügt.

sevDesk bietet die wichtigsten Rechnungsarten wie die Abo-Rechnung, die Abschlagsrechnung oder die Stornorechnung. Auch elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnung) sind möglich. Bei der Korrektur-Rechnung verwendet das Programm die Bezeichnung „Gutschrift“, was nicht ganz korrekt ist. 

Beim Rechnungsversand hat der sevDesk-Anwender mehrere Möglichkeiten: 

• Post-Versand: über einen sevDesk-Dienstleister erhält der Kunde eine Rechnung als Brief per Post.
• E-Mail Versand aus sevDesk heraus: der Kunde erhält die Rechnung als PDF
• Download der Rechnung als PDF und Versand über ein externes E-Mail-Programm

sevDesk bietet bei Rechnungsprogrammen das beste Gesamtpaket. Von Vorteil für Solo-Selbstständige ist die integrierte Zeiterfassung. Außerdem besitzt sevDesk überragende Buchhaltungs-Funktionen.

Dagegen punktet lexoffice mit einer exzellenten Belegverwaltung. Das Abgleichen offener Kundenrechnungen mit dem Geschäftskonto funktioniert bei lexoffice am besten. Schade ist, dass lexoffice keine integrierte Zeiterfassung besitzt. Dafür bietet es die größte Anzahl an Add-ons, mit denen sich das Rechnungsprogramm individuell an die Gegebenheiten im Unternehmen anpassen kann.

Die mobile App von sevDesk dient dazu, Belege zu scannen und direkt in das Rechnungsprogramm hochzuladen und zu verbuchen. Außerdem erlaubt sie, Angebote direkt vom Smartphone an den Kunden zu übersenden.

Im Vergleich zu Papierkram bietet sevDesk mehrere Vorteile:

• Geführtes Onboarding für den Einstieg ins Rechnungsprogramm
• Umfangreichere Rechnungsfunktionen
• Umfangreichere Buchhaltungsfunktionen
• Größeres Branchenspektrum

Papierkram dagegen hat einen zentralen Vorteil: die Zeiterfassung, um erbrachte Leistungen auf Knopfdruck mit Zeitnachweis abzurechnen. Diese Funktion ist bei Papierkram besser als bei sevDesk und macht Papierkram für Solo-Selbstständige attraktiv.

Die Rechnungssoftware lexoffice bietet ein sehr gutes und übersichtliches Onboarding. Der User wird aufgefordert, eine erste Rechnung zu schreiben. Dabei legt der User gleichzeitig wichtige Stammdaten und Funktionen an:

• Daten des eigenen Unternehmens: Firmenname, Rechtsform, Adresse und Kontaktdaten
• Nummernkreise für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Korrekturrechnungen
• Verkaufseinheiten: Voreingestellt sind die Einheiten „Stück (Stck)“ und „Stunde (Std.)“
• Kundendaten
• Produkte und Dienstleistungen
• Einbau von PayPal-Links, damit Rechnungsempfänger schneller bezahlen.

Im Onboarding helfen die vielen Kontexthilfen und How-to-Videos dem Anwender, lexoffice optimal zu konfigurieren.

Bereits beim Anlegen der Rechnung erlaubt das Rechnungsprogramm dem Nutzer, Stammdaten (Kunden, Nummernkreise, Dienstleistungen, Verkaufseinheiten) anzulegen. Gleiches gilt für die Rechnungsvorlage und die Rechnungstexte. Die Rechnungsvorlage in der Grundeinstellung ist bereits sehr ansprechend. Sobald das Logo hochgeladen ist, erfüllt die Rechnungsvorlage auch Branding-Funktionen.

Legt der Nutzer ein Angebot an, kann er auf Knopfdruck Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lieferscheine erstellen.

Eine integrierte Zeiterfassung gibt es bei lexoffice nicht. Das ist der Schwachpunkt des Rechnungsprogramms im Vergleich zu sevDesk oder FastBill. lexoffice bietet aber 8 Add-ons an, um erfasste Arbeits- und Projektzeiten abzurechnen.

Offene Rechnungen verwalten geht mit lexoffice bequem. Ein übersichtliches Dashboard zeigt an, welche Kundenrechnungen offen sind. Das Mahnwesen funktioniert auf Knopfdruck. Bei überfälligen Rechnungen versendet das Programm Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.

Die verschiedenen Rechnungsarten wie Anzahlungsrechnung, Abo-Rechnung sind im Rechnungsprogramm von lexoffice komplett vorhanden und einfach zu bedienen. Das gilt auch für Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen sowie für elektronische Rechnungen (X-Rechnung, ZUGFeRD-Rechnungen).

Mit der mobilen App von lexoffice lassen sich Belege einscannen, buchen sowie Angebote und Rechnungen an Kunden übersenden. Der Anwender bekommt zudem einen Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben.

Lexoffice verfügt über Schnittstellen zu ELSTER und DATEV. Außerdem kann der Steuerberater auf lexoffice zugreifen. Zusätzlich verfügt lexoffice über mehr als 60 Add-ons, um die betrieblichen Abläufe bestmöglich zu gestalten. Diese Add-ons umfassen die Bereiche:

• Banking und Finanzen: Einbindung von FinTech-Geschäftskonten, Zahlungsdienstleistern sowie Liquiditätstools
• E-Commerce: Schnittstellen zu Shopify, Shopware, WooCommerce und anderen Shopsystemen
• Prozess-Automatisierung: etwa um den Belegfluss zu automatisieren
• Reisekosten-Tools
• Zeiterfassung und Projekt-Management für Unternehmen, die Projekte und geleistete Arbeitszeiten abrechnen
• Branchenlösungen für Handwerker, Tierärzte, Gebäudereiniger oder Seminaranbieter
• E-Mail-Marketing
• Dokumentenmanagement

Beide Rechnungsprogramme stammen vom gleichen Hersteller. Lexware wird vor Ort am Rechner des Nutzers installiert. Lexoffice dagegen ist ein Rechnungsprogramm in der Cloud, das in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gehostet wird.

Vorteil für die lexoffice-Nutzer: Das Rechnungsprogramm ist stets aktuell und entspricht den aktuellen gesetzlichen Regeln. Außerdem kann lexoffice durch die Vielzahl an Add-ons individuell konfiguriert werden.

Es gibt kein geführtes Onboarding, das Rechnungsprogramm ist aber intuitiv bedienbar. Manche Funktionen finden sich aber nicht sofort. Dafür bietet FastBill einen kostenpflichtigen Service für die Ersteinrichtung. 

Stammdaten wie Kunden, Produkte und Dienstleistungen müssen im Rechnungsprogramm angelegt werden, bevor der User eine Rechnung schreibt. Das ist im Vergleich zu anderen Rechnungsprogrammen ein Nachteil. Rechnungsvorlagen werden per Drag-and-drop konfiguriert, das funktioniert selbsterklärend.

Dieser Ablauf funktioniert bei FastBill sehr gut. Aus einem Angebot entsteht auf Knopfdruck eine Rechnung und ein Lieferschein.

Auch dieser Ablauf funktioniert bei FastBill sehr gut. Nach dieser Funktion muss der User allerdings suchen.

Für offene Rechnungen gibt es im Dashboard des Rechnungsprogramms eine Übersicht. Das Programm erlaubt es, überfällige Rechnungen auf Knopfdruck anzumahnen.

Wiederkehrende Rechnungen, Stornorechnungen lassen sich mit dem FastBill-Rechnungspogramm bequem erstellen. Wer eine Abschlagsrechnung schreiben will, sollte ins Handbuch schauen.

Von der Funktionalität her gesehen, sind beide Rechnungsprogramme fast identisch. Beide verfügen über sämtliche wichtige Rechnungsfunktionen. Allerdings ist sevDesk nutzerfreundlicher als FastBill. sevDesk bietet ein systematisches Onboarding durch die Rechnungssoftware selbst. Bei FastBill muss sich der User ohne Führung durch das Programm orientieren. Für ein reibungsloses Set-up von FastBill gibt es einen individuellen, aber kostenpflichtigen Service durch einen FastBill-Mitarbeiter.

Beide Rechnungsprogramme, Fastbill und lexoffice, bieten eine hohe Funktionalität beim Schreiben von Rechnungen. lexoffice ist in einigen Punkten wie bei der Storno- oder der Korrektur-Rechnung klarer. Dafür verfügt FastBill über eine Zeiterfassung, mit der geleistete Arbeitszeiten auf Knopfdruck in Rechnungen verwandelt werden können. Das geht bei lexoffice nur über Add-ons. 

Nutzerfreundlicher ist lexoffice. Es gibt ein klares und vollständiges Onboarding, das den User direkt zur ersten Rechnung führt. lexoffice ist außerdem von Vorteil, wenn ein Unternehmen viele Belege buchen und mit dem Geschäftskonto abgleichen muss.

FastBill bietet alle wichtigen Schnittstellen, um optimal mit dem Steuerberater zu kommunizieren. Hier gibt es den Export der Buchungsdaten als CSV-Datei bis zu DATEV-Schnittstellen. Außerdem verfügt FastBill über ein Steuerberater-Netzwerk. Wer das Rechnungsprogramm im Premium-Tarif  bucht, kann zusätzlich Dienste im Bereich der Belegbuchung und Beratung im Bereich Steuern in Anspruch nehmen.

easybill versteht sich als reines Rechnungsprogramm für Onlinehändler. Dafür gibt es Schnittstellen zu den wichtigsten Shop-Systemen. Easybill Plus bietet umfassende Rechnungsfunktionen, mittlerweile gibt es auch das Mahnwesen. Look-and-feel sowie Bedienbarkeit sind gut. Außerdem verfügt easybill über eine mobile App, ausreichend Schnittstellen zur Buchhaltung und den Direktzugriff des Steuerberaters.

Vorteile:

• Umfassende Rechnungsfunktionen
• Angebot einer geführten Programmeinführung
• Guter Support

Nachteile:

• Manche Abläufe sind nicht selbsterklärend, z. B. die Abschlagsrechnung
• Keine automatische Vergabe von Produkt-Nummern
• Vergabe von Verkaufseinheiten nicht standardisiert

easybill kennenlernen

Papierkram Pro+ ist ein Rechnungsprogramm, das sich speziell an Freiberufler und Solopreneure richtet. Es ist auch als Buchhaltungssoftware für Solo-Selbstständige hervorragend geeignet.  Neben den Funktionen der Rechnungsstellung bietet Papierkram eine Belegerfassung und den Bankdatenabgleich. Ein besonders praktisches Feature ist die integrierte Zeiterfassung im Rahmen einer einfachen Projektverwaltung. 

Vorteile:

• Beste Projektzeiterfassung aller getesteten Programme
• Intuitive Bedienbarkeit
• Gute Funktionalität

Nachteile:

• Kein geführtes Onboarding mehr
• Außer Skonti keine Rabatt-Angebote für Kunden möglich

Papierkram kennenlernen

invoiz versteht sich als Rechnungsprogramm für die Optimierung der gesamten Büroarbeit. Es gibt insgesamt drei Varianten, eine kostenlose Variante für Kleinunternehmer. Die im Vergleich betrachtete Variante invoiz Standard ist geeignet für Freiberufler und Kleingewerbetreibende bis 240.000 € Jahresumsatz.

Vorteile:

• Attraktivste Angebotsvorlagen aller getesteten Programme (Impress-Vorlagen)
• Intuitive Bedienbarkeit
• Rechnungserstellung super einfach

Nachteile:

• Unlogischer Ablauf bei Anlage einer Abo-Rechnung
• Projekt-Abrechnung nicht zu Ende gedacht

invoiz kennenlernen

Billomat ist ein Rechnungsprogramm, das auch die kompletten Buchhaltungsabläufe unterstützt. Das Programm ist leistungsstark, leider aber etwas umständlich in der Bedienung.

Vorteile:

• Geführtes Onboarding auf einer speziellen Onboarding-Seite, die der User unbedingt machen sollte
• Stammdatenanlage (Kunden, Produkte, Dienstleistung) mit sehr vielen Optionen
• Wer mit Rabatten arbeitet, findet in Billomat alle Möglichkeiten

Nachteile:

• Einige Abläufe sehr umständlich
• Konfiguration der Rechnungsvorlagen sehr kompliziert

Billomat kennenlernen

Das Rechnungsprogramm orgaMax online richtet sich an stationäre Händler, E-Commerce Unternehmer und Freiberufler. Neben Rechnungsfunktionen bietet das Programm Buchhaltungsfunktionen für eine umfassende Büroorganisation. Schnittstellen zu Kasse und Shopsystemen sind bei orgaMax ebenso gegeben wie eine Projektverwaltung mit abrechenbaren Zeiten.

Vorteile:

• Einfach bedienbar
• Rechnungsvorlage in Sekunden erstellt
• Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck

Nachteile:

• Keine elektronische Rechnung
• Integration eines Bezahllinks nicht möglich
• Für das Auslandsgeschäft nicht geeignet

OrgaMax kennenlernen

WISO MeinBüro Web ist eine Bürosoftware für kleine Unternehmen und Freiberufler. Es richtet sich grundsätzlich an Unternehmen aller Branchen und bietet Einsatzmöglichkeiten für Händler, E-Commerce-Unternehmer. Auch hier gibt es eine Projektverwaltung mit Zeiterfassung, um Leistungen minutengenau abzurechnen.

Vorteile:

• Intuitiv bedienbares Rechnungsprogramm
• Einfachstes Erstellen von Rechnungsvorlagen
• Angebote und Rechnungen auf Knopfdruck

Nachteile:

• Ablauf Projekt-Abrechnung nicht zu Ende gedacht
• Onboarding gestaltete sich zunächst schwierig
• Keine elektronische Rechnung

WISO MeinBüro kennenlernen

Zervant ist ein Rechnungsprogramm, die ein User in der Einstiegsvariante auch kostenlos nutzen kann, die aber hinsichtlich Anzahl von Kunden begrenzt ist. Mit der hier getesteten Pro-Version von Zervant kann ein Unternehmer für einen beliebig großen Kundenstamm Angebote und Rechnungen erstellen. 

Vorteile:

• Gutes Onboarding
• Rechnungsvorlagen super einfach erstellbar
• Intuitive Abläufe: Angebote und Rechnungen erstellen und versenden

Nachteile:

• Manche Funktionen konnten nicht getestet werden
• Lieferscheine lassen sich nur downloaden, nicht versenden 

Zervant kennenlernen

Das Rechnungsprogramm von Collmex ist Teil einer kompletten Buchhaltungssoftware mit Warenwirtschaft. Die Rechnungssoftware Collmex Verkauf Plus bietet die wesentlichen Rechnungsfunktionen und eine einfache Projektverwaltung. Das Programm ist vom Look-and-feel nicht mehr ganz modern und ist für den Einstieg an manchen Stellen nicht immer selbsterklärend. Es ist ausschließlich für Desktop-Anwender konzipiert.

Vorteile:

• Differenziertes Anlegen von Kunden, Produkten und Dienstleistungen
• Viele Möglichkeiten, Rabatte zu konfigurieren
• Gute Funktionalität bei der Rechnungserstellung

Nachteile:

• Leider nicht intuitiv bedienbar
• Erstellung von Rechnungsvorlagen sehr mühsam

Collmex kennenlernen

Comarch richtet sich an kleine stationäre Händler und E-Commerce Unternehmer. Es ist ein Rechnungsprogramm mit Erweiterungen für Kassensysteme und Online-Shopsysteme aus dem Angebot von Comarch. Insgesamt 17 Comarch Add-ons gibt es, mit denen der Anwender sein Programm an die Anforderungen seines Unternehmens anpassen kann.

Vorteile:

• Man kann damit Rechnungen schreiben, wenn man das System einmal verstanden hat

Nachteile:

• Beim Testen traten massive Probleme mit der Nutzerfreundlichkeit auf
• Viele User wären an verschiedenen Stellen des Tests genervt ausgestiegen

Comarch kennenlernen

Testsieger sevDesk ist auch für Agenturen geeignet, gleiches gilt für FastBill. Interessant ist auch Papierkram im Tarif Team für bis zu 5 Nutzer. Diese Programme sind geeignet, um Projekte abzurechnen. Diese Eigenschaften zeichnen sie aus:

• Kunden und Projekt-Verwaltung
• Rechnungen stellen auf Basis erfasster Arbeitszeiten
• Das Programm sollte für mehrere Nutzer ausgerichtet sein.

Stationäre Händler rechnen Ihre Leistungen über ein Kassensystem ab. Wenn Einzelhändler also ein Rechnungsprogramm einsetzen, dann in erster Linie wegen der Buchhaltungsfunktionen, welche die Software bietet.

Beim Testsieger sevDesk gibt es ein integriertes Kassenbuch, um die Kassensalden zu übertragen. Bei lexoffice gibt es neben dem Kassenbuch eine Schnittstelle zum flour-Kassensystem.

Das beste Rechnungsprogramm für Großhändler bieten sevDesk, lexoffice und easybill.  Denn diese Programme erlauben:

• Fakturieren von Warenlieferungen dank einer Warenwirtschafts-Funktion
• Erstellung von Rechnungen auf Basis von Angeboten und Auftragsbestätigungen
• Erzeugen von Lieferscheinen für die Warenlieferungen
• Gewähren von Skonto, um schnelle Zahler zu belohnen
• Gewähren von Rabatten und kundenspezifische Sonderkonditionen
• Verwaltung offener Kundenrechnungen und ein gut funktionierendes Mahnwesen

Testsieger sevDesk verfügt im Tarif „Warenwirtschaft“ über ein Warenwirtschaftssystem (WAWI). Lexoffice dagegen bietet WAWI-Lösungen als Add-on an. Bei easybill funktioniert die Anbindung an die WAWI über einen CSV-Import.

Erstellen Sie einen Kriterien-Katalog mit den wichtigsten Anforderungen an Ihre neue Rechnungssoftware. Der Entscheidungsprozess sieht idealerweise so aus:

• Welche Programme entsprechen den Anforderungen am meisten? Wählen Sie 3 - 5 Programme aus.
• Testen Sie die Programme, die sie in die engere Wahl genommen haben.
• Simulieren Sie typische Vorgänge: aus dem Angebot eine Rechnung machen oder aus einer Zeiterfassung eine Rechnung zu machen. Wie verhält sich das Programm? Läuft alles reibungslos oder hakt es irgendwo?
• Am Schluss fällt die Entscheidung für das beste Rechnungsprogramm.

Unternehmer sollten auch den Steuerberater fragen, und ihm eine Rechnung zeigen, die das Rechnungsprogramm erstellt hat. Ist die Entscheidung gefallen, sollte der Unternehmer das Rechnungsprogramm systematisch im Unternehmen einführen. Besonders dann, wenn mehrere Mitarbeiter mit dem Programm arbeiten sollen. Auch der Steuerberater sollte einen Zugang zu dem Programm erhalten.

Hier ist der typische Ablauf gelistet, um ein Rechnungsprogramm im Unternehmen einsatzbereit zu machen:

• Nummernkreise festlegen: für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferscheine
• Vorlagen definieren: Angebote, Rechnungen und Lieferscheine.
• Stammdaten anlegen: Produkte, Dienstleistungen, Abonnements, Stundensätze
• Geschäftskonto mit dem Rechnungsprogramm verbinden
• Weitere Nutzer einladen, etwa den Steuerberater

Unser Tipp zu den Nummernkreisen: Beginnen Sie als Gründer nicht mit der Rechnungsnummer R - 000001, sondern z. B. mit R - 045101. Dadurch vermitteln Sie den Eindruck, schon länger am Markt zu sein. 

Natürlich ist es auch wichtig, Mitarbeiter im Unternehmen über die neue Rechnungssoftware zu informieren. Insbesondere jene, die im Büro damit zu tun haben.

Es gibt kein Gesetz, das Unternehmer dazu verpflichtet, eine Rechnungssoftware zu nutzen. Pflicht ist es vielmehr, eine korrekte Rechnung zu schreiben, die allen gesetzlichen Vorschriften entspricht. Mit anderen Worten: Eine Rechnung muss alle Pflichtangaben enthalten. Theoretisch kann ein Unternehmer seine Rechnung auch mit einem Schreibprogramm schreiben, sofern er den Beleg dann physisch in einem Ordner ablegt.

Der große Vorteil eines Rechnungsprogramms:

• Die Rechnungsvorlagen enthalten alle wichtigen gesetzlichen Pflichtangaben.
• Fehler bei den Pflichtangaben sind damit praktisch ausgeschlossen.
• Die Abläufe sind automatisiert: Mit einem Mausklick machen Sie aus einem Angebot eine Rechnung.

Ein Rechnungsprogramm einzusetzen ist daher dringend empfehlenswert, aber keine gesetzliche Pflicht.

Pendelordner nötig: Eine Rechnung in Word oder Excel ist nicht rechtssicher, wenn die Rechnung als Word- oder Excel-Datei an den Kunden versendet oder intern abgelegt wird. Nutzer von Word oder Excel müssen die Rechnungen ausdrucken und physisch in einem Pendelordner ablegen. Das ist aufwendig und umständlich.

Knackpunkt Rechnungsnummer: Problematisch bei Word und Excel sind zudem die aufsteigenden Rechnungsnummern. Denn aufsteigende Rechnungsnummern müssen per Hand gesetzt werden. Ein Rechnungsprogramm macht dies automatisch.

Für Digitalisierung ungeeignet: Alternativ könnte ein Excel-Anwender einen digitalen Beleg in eine Bilddatei umwandeln und dann in einem Dokumentenmanagement-System ablegen. Zusätzlich benötigt der Anwender eine dokumentierte Verfahrensweise, damit dieser Prozess bei einer Betriebsprüfung nicht angemahnt werden kann. 

Die bessere Alternative zu Word oder Excel ist daher eine gute Rechnungssoftware.

Eine Rechnungssoftware lohnt sich für jeden Selbstständigen, der regelmäßig Rechnungen schreibt. Er spart damit Zeit und kann sich auf die wichtigen Dinge, wie Kundenakquise, konzentrieren. Außerdem vermeidet er finanzielle Risiken wie Steuernachzahlungen oder Strafzinsen, die bei Beanstandungen im Rahmen einer Betriebsprüfung drohen. Selbst bei wenigen Rechnungen pro Monat spart der Selbstständige Zeit und ist rechtlich auf der sicheren Seite. 

SaaS-Lösungen haben viele Vorteile: Die Programme sind stets aktuell und der User kann ortsungebunden damit arbeiten. Auch das Zusammenspiel mit mobilen Rechnungs-Apps ist mit SaaS-Lösungen einfacher.