Das Mitarbeitergespräch richtig vorbereiten und erfolgreich führen

Das Mitarbeitergespräch dient dazu, die Leistung des Mitarbeiters zu beurteilen und weitere Schritte für das kommende Jahr zu besprechen. Hierbei müssen Gründer diplomatisch vorgehen und Kritik konstruktiv gestalten, damit aus dem Gespräch kein Zwist wird. Aber auch die persönlichen Anliegen der Mitarbeiter und ein Feedback zur eigenen Leistung als Vorgesetzter sind Teil des Mitarbeitergesprächs.

Erfahren Sie, wie man es vorbereitet und welche die häufigsten Fehler sind, die man bei dieser Aufgabe der Personalführung machen kann.

Mitarbeitergespräch: Von nichts kommt nichts

Wer nicht sagt, was er will, kann nicht davon ausgehen, dass andere es von selbst herausbekommen. Im Unternehmen bietet ein Mitarbeitergespräch die beste Gelegenheit für Vorgesetzte und Angestellte, um einander zu sagen, was man möchte. Das Mitarbeitergespräch dient somit dem gegenseitigen Austausch und fördert die offene Kommunikation miteinander sowie zwischen den Mitarbeitern.

Um das Unternehmen zum Erfolg zu führen, brauchen Gründer vor allem auch motivierte Mitarbeiter, die ebenso am Unternehmenserfolg interessiert sind und sich darum bemühen, ihren Teil dazu beizutragen. Dabei sind einige gezielte Motivationsstrategien hilfreich und das Mitarbeitergespräch ein Teil davon. Aber auch andere Maßnahmen, wie ein stets gutes Betriebsklima, Aufstiegschancen oder auch die Aussicht auf einen Bonus können Gründer ergreifen, um ihre Mitarbeiter glücklich zu machen.

Daraus ergibt sich aber auch die Notwendigkeit, die Methoden und Ergebnisse der Mitarbeiter zu bewerten und Unterstützung zu leisten, wenn Probleme u.a. im Mitarbeitergespräch auf den Tisch kommen. Wir zeigen auf,

  • wofür das Mitarbeitergespräch gut ist,
  • wie man es richtig vor- und nachbereitet und
  • warum es damit allein aber noch nicht getan ist.

Ziele vorgeben, heißt auch, dabei zu helfen, sie zu erreichen

Unternehmensziele sind so vielfältig, wie die Branchen und Unternehmen selbst. Das können Umsätze im Einzelhandel, Klickzahlen auf der Website oder ein Stern im Restaurant sein. Das heißt, dass Gründer im Mitarbeitergespräch erklären, welche Ziele sie mit ihrem Unternehmen erreichen wollen und wie Mitarbeiter konkret dazu beitragen können, diese Ziele zu erreichen.

  • Ein Beispiel: Wenn ein Sonnenstudiobesitzer erreichen möchte, dass jeder dritte Kunde ein Pflegeprodukt nach seinem Besuch im Solarium kauft, kann er seinen Mitarbeitern vorgeben, mehr Verkäufe zu generieren, indem sie jedem Kunden die Produkte anbieten. Dann sollte er sie vorab aber auch mit einer Verkaufsschulung unterstützen, damit sie professionelle Verkaufsstrategien erlernen und eine reale Chance haben, mehr Produkte zu verkaufen.

Nach einer vereinbarten Zeitperiode verabreden sich Chef und Mitarbeiter zum erneuten Mitarbeitergespräch, um zu beurteilen, ob und wie gut die Ziele erreicht wurden. Hier geht es für den Gründer darum, die Leistung des Mitarbeiters einzuschätzen und zu bewerten. Aber auch der Mitarbeiter sollte hier die Chance bekommen, ein Feedback zur Unterstützung durch den Chef abgeben zu können.

  • Zurück zum Beispiel: Hat der Gründer es nämlich versäumt, eine Verkaufsschulung für seine Mitarbeiter zu organisieren, sollten sie auch das Recht bekommen, dies für das nächste Mal einzufordern. Denn in einem Mitarbeitergespräch geht es nicht darum, mit dem Finger aufeinander zu zeigen, sondern sich abzusprechen und gegenseitig dabei zu unterstützen, das Unternehmen erfolgreicher zu machen.
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Der Ton macht die Musik

Das Mitarbeitergespräch kann sicherlich auch das gesamte Gründerteam mit dem Mitarbeiter führen. Allerdings kann sich der Mitarbeiter auch eingeschüchtert fühlen, wenn ihm das gesamte Gründerteam bzw. die Geschäftsführung gegenübersitzt. Somit sollten sich Gründer überlegen, wer das Mitarbeitergespräch idealerweise führen sollte. Wichtig sind für das Mitarbeitergespräch insbesondere kommunikative Kompetenzen. Allerdings kann es durchaus hilfreich sein, eine dritte Person dabei zu haben, die zum Beispiel im Konfliktfall schlichtet.

In der Regel genügt aber jener Gründer mit den besten Soft Skills. Denn Mitarbeiter zu beurteilen und auf Fehler hinzuweisen, erfordert Einfühlungsvermögen. Man möchte schließlich nicht die weitere Zusammenarbeit gefährden, sondern verbessern. Wer im Umgang mit Angestellten noch nicht geübt ist, läuft Gefahr, das Gegenteil dessen zu erreichen, wozu das Mitarbeitergespräch gedacht ist.

Dafür ist das Mitarbeitergespräch gut

Somit bildet das Mitarbeitergespräch einen formalen Rahmen, um konkrete Ziele vorzugeben, Leistungen zu messen und Ergebnisse zu beurteilen. Das Mitarbeitergespräch ist für Gründer aber auch die beste Plattform, um selbst Feedback zur eigenen Leistung in Sachen Personalführung zu bekommen. Wer also das Mitarbeitergespräch umgeht und auf die Möglichkeiten verzichtet, den Dialog voranzutreiben, bringt sich auch um die Chance, Arbeitsprozesse zu optimieren, konstruktive Kritik zu erhalten, neue Ideen zu entwickeln und Kreativität frei zusetzen. Für all das ist das Mitarbeitergespräch nämlich da.

Die Ziele, die Gründer mit dem Mitarbeitergespräch demnach verfolgen, sind:

  • eine gute Beziehung zwischen Mitarbeitern und Vorgesetzten,
  • die funktionierende Zusammenarbeit im Team,
  • die Verbesserung der Arbeitszufriedenheit und
  • die Steigerung der Mitarbeitermotivation.

Die verschiedenen Anlässe für ein Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch hat mehrere Ziele und kann auch zu unterschiedlichen Anlässen geführt werden. Die einzelnen Aspekte werden hier zwar getrennt vorgestellt, können aber auch in einem Mitarbeitergespräch zusammengefasst und nacheinander abgehandelt werden. Die wichtigsten Gründe, ein Mitarbeitergespräch zu führen, sind also:

  • Anerkennung: Im Idealfall geht es in einem Mitarbeitergespräch um Anerkennung von Leistung. Hier bietet sich die Gelegenheit, die Arbeit einzelner Mitarbeiter oder des ganzen Teams zu loben und Wertschätzung zu zeigen. Hierbei werden gerne nette Worte ausgetauscht, aber irgendwann dürfen dem dann auch mal Taten folgen, wie zum Beispiel eine Einladung des Teams zum Mittagessen. Stichwort: Mitarbeitermotivation.
  • Beurteilung: Ein weiterer Anlass für ein Mitarbeitergespräch ist die Beurteilung des Angestellten. Ob Lob oder Kritik, sie sollte konstruktiv und sachlich sein, um Mitarbeiter zu fördern, statt zu demotivieren, selbst wenn es Probleme gibt. Im besten Fall erfolgt sie anhand einer objektiven Bewertung dessen, was als gute oder unbefriedigende Leistung angesehen wird.
  • Mitarbeiterfeedback: Auch der Vorgesetzte kann das Mitarbeitergespräch nutzen, um sich ein Feedback zur eigenen Leistung einzuholen und seine Mitarbeiter fragen, wie zufrieden sie mit der Ausstattung und dem Betriebsklima sind. Insgesamt geht es hier darum, die Wahrnehmungen beider Parteien abzugleichen und Mängel zu beseitigen.
  • Ziele festlegen: Nur wer realistische Ziele vorgibt, macht es möglich, sie zu erreichen. Das bedeutet nicht, dass man zu tief stapeln muss, aber die Unternehmensziele sollten zumindest in Sichtweite sein. Die zweite Kategorie an Zielen konzentriert sich auf den Mitarbeiter selbst. Denn auch er setzt sich Ziele zur Weiterentwicklung seiner Fähigkeiten und Aufgaben. Am besten schnürt man ein Paket aus transparenten und verständlichen Zielen für das Unternehmen, den Gründer und die Mitarbeiter.
  • Probleme/Konflikte: Ein weiteres Ziel, das ein Mitarbeitergespräch haben kann, ist die Identifizierung von Problemen und deren Beseitigung. Diese Schwierigkeiten können im Zusammenhang mit der Arbeit selbst stehen oder aber auch ein Konflikt zwischen Kollegen sein, der geschlichtet werden muss.
  • Information: Ein anderer Grund für ein Mitarbeitergespräch kann es sein, Mitarbeiter zu informieren - ganz gleich ob es sich um gute oder schlechte Neuigkeiten handelt. Ein Mitarbeitergespräch von Angesicht zu Angesicht ist der beste Ort, um Transparenz im Unternehmen herzustellen.

Das Mitarbeitergespräch vorbereiten - in fünf Schritten

Im Mitarbeitergespräch sind auch die Fähigkeiten des Vorgesetzten im Hinblick auf die interne Kommunikation im Unternehmen gefragt. Hier können Existenzgründer und Selbstständige ihre Kommunikationsfähigkeit sowie ihre Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitern unter Beweis stellen. Mithilfe der fünf folgenden Orientierungspunkte bereiten Sie das Mitarbeitergespräch vor.

Schritt 1: Fragen stellen

Ein Mitarbeitergespräch lässt sich am besten entlang jener Fragen vorbereiten, die man seinem Team stellen möchte. Also sollten Existenzgründer sich klar machen, was sie erfahren möchten und wissen müssen. Beispielfragen sind:

  • Welche Tätigkeitsschwerpunkte gibt es bei der Erfüllung der Arbeit?
  • Wo liegen die Stärken der Mitarbeiter?
  • Brauchen Mitarbeiter Unterstützung für die Erledigung ihrer Aufgaben?
  • Wie gut sind die Arbeitsabläufe organisiert, müssen sie verändert werden?
  • Sind Arbeitsabläufe kundenfreundlich gestaltet?
  • Wo liegen mögliche Störfaktoren für einen reibungslosen Arbeitsablauf?
  • Wie werden die Arbeitsbedingungen wahrgenommen?
  • In welchem Zustand sind die Arbeitsmittel?
  • Werden die Vorschriften zur Arbeitssicherheit eingehalten?
  • Wie ist die Vertretung im Krankheitsfall geregelt?
  • Wie ist das Arbeitsklima und wie zufrieden ist das Team generell?
  • Wie kann die Zusammenarbeit verbessert werden?
  • Sind alle Mitarbeiter ausreichend informiert, um ihre Arbeit zu erfüllen?
  • Welche Weiterbildungsmaßnahmen sind sinnvoll?
  • Welche Aufstiegsmöglichkeiten gibt es?

Nachdem die wichtigsten Fragen gestellt sind, gilt es, diese zu Themenblöcken zu bündeln, um Struktur hineinzubringen.

Schritt 2: Themen festlegen

Wer mit seinem Personal ein Mitarbeitergespräch führen möchte, sollte sich die anfallenden Inhalte vor Augen führen, die im Mitarbeitergespräch thematisiert werden sollen.

1) In der Regel sind dies die Kommunikation von Unternehmenszielen fürs kommende Jahr sowie die Besprechung persönlicher Ziele des Mitarbeiters.

  • Beispiel #1: Wenn man eine allgemeine Steigerung der Verkäufe um 15 % erreichen möchte, kann man davon einzelne Umsatzvolumina für die Mitarbeiter ableiten, die ebenfalls eine Steigerung von 15 % vorsehen. So ein Schritt ist aber natürlich nur dann sinnvoll, wenn Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt stehen und entsprechend geschult werden.
  • Beispiel #2: Plant man, die Auflagenzahl seines Printmagazins um 20 % zu erhöhen, sind die Redakteure in die Pflicht nehmen. Sie müssen sich Maßnahmen zur Steigerung der Qualität überlegen und sie umsetzten. Das können inhaltliche sowie optische Aspekte sein. Ist das Magazin verbessert worden, kann der Vertrieb ins Anzeigengeschäft einsteigen und mit der Aufwertung werben. Die persönlichen Ziele der Redaktion sind somit nicht nummerisch festgehalten, aber doch bestimmbar. Sie muss Formate finden, die das Magazin attraktiver für den Verkauf machen.

2) Daraus folgt die Notwendigkeit, im Mitarbeitergespräch auch Maßnahmen zur Erreichung der Ziele zu vereinbaren.

  • Workshops, Schulungen, neue Software oder Literatur zum Thema sind einige der Dinge, die Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen sind, damit sie ihre Ziele erreichen können. Das Spektrum der Maßnahmen variiert je nach Unternehmen, Zielen und Aufgabenfeld der Mitarbeiter.

3) Anschließend sollte im Mitarbeitergespräch eine Beurteilung des vergangenen Jahres erfolgen, in der die Leistungen und das Verhalten des Mitarbeiters zum Gegenstand gemacht werden. Aber auch die weitere Entwicklung und Karrierepläne dürfen im Mitarbeitergespräch nicht fehlen.

  • Zu Beispiel #1: Im Falle konkreter Zahlen und Werte kann dies schlichtweg aus Tabellen abgelesen werden. Ein schneller Überblick darüber, ob einzelne Mitarbeiterziele erreicht wurden, sollte möglich sein.
  • Zu Beispiel #2: Schwerer fällt es, nummerisch festzuhalten, inwiefern ein Redakteur seine Ziele erreicht hat. Hier geht es darum: Konnte er neue Trends aufspüren und in ein neues Format umsetzen, eine generelle Verbesserung der Qualität herbeiführen, einen Arbeitsprozess optimieren oder Geld einsparen, indem er eine Aufgabe übernommen hat, die früher ausgelagert wurde?

Schritt 3: Fragebogen für Mitarbeiter

Nachdem Gründer festgelegt haben, welche Themen im Mitarbeitergespräch abgehandelt werden sollen, bietet es sich an, noch vor dem Mitarbeitergespräch auch ein systematisches Feedback des Mitarbeiters einzuholen. Hierfür erstellt man einen schriftlichen Feedback-Bogen, in dem Mitarbeiter Ideen und Kritik einbringen können. So können Gründer die interessantesten Punkte erneut im Mitarbeitergespräch aufgreifen und nachfragen, falls es Missverständnisse gibt.

Schritt 4: Leitfaden erstellen

Das Mitarbeitergespräch selbst sollte mithilfe eines Leitfadens konstruiert und durchgeführt werden, damit einzelne Themen nicht ausufern und das Mitarbeitergespräch unnötig verlängern. Insbesondere dann, wenn man mit mehreren Mitarbeitern ein Mitarbeitergespräch führen möchte, ist ein zeitlicher Rahmen je Gespräch wichtig. Beispiele für die Bausteine in einem Leitfaden sind:

  • Übergeordnete Unternehmensziele
  • Persönliche Ziele des Mitarbeiters
  • Maßnahmen zur Erreichung der Ziele
  • Leistungs- und Verhaltensbeurteilung
  • Personalentwicklung und Karriereplanung
  • Ideen und Kritik der Mitarbeiter

Schritt 5: Mitarbeitergespräch dokumentieren und nachbereiten

Im Anschluss an das Mitarbeitergespräch sind die Notizen aus dem Mitarbeitergespräch zu einem Dokument, das die wesentlichen Ergebnisse aus dem Mitarbeitergespräch festhält, niederzuschreiben und zeitnah den Gesprächsteilnehmern zur Verfügung zu stellen. Lässt man diese Nachbereitung aus, enthält man Mitarbeitern das wesentliche Instrument der Orientierung vor. Am Ende des Jahres kann man diese Niederschrift erneut nutzen, um das nächste Mitarbeitergespräch inhaltlich vorzubereiten.

Wie häufig sollte man ein Mitarbeitergespräch führen?

Ein Mitarbeitergespräch, in dem das vergangene Jahr resümiert und die bevorstehenden Monate geplant werden, ist angesichts des Umfangs sicherlich nur einmal im Jahr nötig und möglich. Hier werden die Leistung beurteilt, Probleme geklärt und Zielvereinbarungen für das neue Jahr getroffen.

Aufgrund der Qualität, die so ein Mitarbeitergespräch haben sollte, ist es also kaum realisierbar, es quartalsweise oder halbjährlich durchzuführen. Und doch ist es je nach Unternehmensgröße und Zielintervallen vorstellbar. Lassen sich Ziele aufs Jahr hin definieren, genügt in der Regel ein Termin pro Jahr. Können und sollen Ergebnisse je Quartal analysiert werden, ist dies auch die zeitliche Periode für das Mitarbeitergespräch. Allerdings fällt ein Mitarbeitergespräch in solch kurzen Zeiträumen wohl eher kürzer aus, als ein Jahresgespräch.

Einige Experten empfehlen vor allem frischgebackenen Chefs und Existenzgründern, nahezu monatlich ein Mitarbeitergespräch zu führen, um einerseits generell eine Feedback-Kultur einführen und andererseits von Anfang an die Entwicklung im Blick zu behalten. So können schon zu Beginn die nötigen Stellschrauben gedreht werden, wenn etwas anzupassen ist. Dieses monatliche Mitarbeitergespräch muss jedoch nicht stets unter vier Augen geschehen, sondern kann auch in Form eines Teammeetings durchgeführt werden.

Eine pauschale Aussage darüber, wie oft ein Mitarbeitergespräch stattfinden sollte, ist demnach schwer zu treffen, da betrieblich bedingte Unterschiede, variierende Kapazitäten und unterschiedlich große Projekte Einfluss darauf nehmen, wie oft ein Mitarbeitergespräch stattfinden kann.

Reden ist Silber, handeln ist Gold

Nichtsdestotrotz muss man sagen, dass es mit einem Gespräch allein nicht getan ist. Mitarbeitermotivation kann nicht nur aus Vier-Augen-Gesprächen gewonnen werden. Um sein Team glücklich zu machen, müssen den Worten auch Taten folgen. Ansonsten merken Mitarbeiter, dass auf die Vereinbarungen aus dem Mitarbeitergespräch kein Verlass ist.

  • Wenn Mitarbeiter ihrem Chef mitteilen, dass sie einen Zusammenhalt im Team vermissen, sind Teambuilding-Maßnahmen zu planen und umzusetzen.
  • Wenn Angestellte mehr Verantwortung zugesprochen bekommen, sollte auch die Übertragung eines eigenständigen Projekts erfolgen.
  • Wenn Mitarbeiter bemerken, dass Stühle kaputt sind oder die Zimmertemperatur im Sommer zu warm ist, müssen Gründer handeln und neue Stühle oder Ventilatoren besorgen.

Man kann erkennen, dass selbst Kleinigkeiten Einfluss auf die Wahrnehmung des Mitarbeitergesprächs als Instrument der Personalführung nehmen können.

Mitarbeitergespräch: Diese Stolpersteine lauern

Ein Mitarbeitergespräch soll Mitarbeitern ein positives Gefühl der Zusammenarbeit und des gegenseitigen Austauschs vermitteln. Nicht beabsichtigt ist Frust, selbst wenn eine ernste Angelegenheit besprochen werden muss. In jedem Fall sollten sich Gründer und Vorgesetzte ordentlich vorbereiten und die schlimmsten Fehler vermeiden. Einige davon sind:

  • Mangelnde Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch: Das Mitarbeitergespräch vorzubereiten, sollte mindestens so viel Zeit in Anspruch nehmen, wie das Mitarbeitergespräch selbst dauern soll.
  • Unpersönliches Mitarbeitergespräch: Ein Mitarbeitergespräch, das nach Schema F geführt wird, drückt geringe Wertschätzung aus. Gründer sollten sich intensiv mit den Stärken und Schwächen der Mitarbeiter beschäftigen, bevor sie in das Mitarbeitergespräch gehen.
  • Zu persönliches Mitarbeitergespräch: Ins Mitarbeitergespräch gehören nur sachliche Themen, die sich auf die Arbeit beziehen. Privates hat hier nichts zu suchen. Das Mitarbeitergespräch dient der offenen und konstruktiven Kritik.
  • Unverbindliches Mitarbeitergespräch: Ziel des Gesprächs ist die konkrete Vereinbarung von Maßnahmen, mit denen unternehmerische Strategien verfolgt werden können. Wer es hier versäumt, Zielvereinbarungen zu treffen, die verbindlich sind, gibt seinen Mitarbeitern keinen Kompass an die Hand.
  • Lückenhaftes Mitarbeitergespräch: Indem Führungskräfte das Mitarbeitergespräch strukturieren und es anhand eines Leitfadens vorbereiten, verringern sie die Chance, etwas zu vergessen. Denn wenn etwas unausgesprochen bleibt, können Mitarbeiter nicht danach handeln.
TIPP

Wenn Jungunternehmer Mitarbeiter einstellen, sollten sie sich unbedingt mit den Grundlagen rund um das Thema Personal vertraut machen.

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