Pomodoro-Technik: in kurzer Zeit zum Ziel

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• Was ist die Pomodoro-Technik?
• Wie setzt ihr die Pomodoro-Technik um?
• Für welche Aufgaben eignet sich die Pomodoro-Technik?
• Regeln: Zeit messen und Ablenkungen eliminieren
• Pausen: Kurze Perspektivwechsel
• Produktiv mit der Pomodoro-Technik durch den Tag

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Mit der Pomodoro-Technik könnt ihr euren Arbeitsrhythmus verändern und die Ziele schneller erreichen. (Foto: Unsplash)

Für welche Aufgaben eignet sich die Pomodoro-Technik?

Die Pomodoro-Technik hilft, strukturiert Aufgaben ohne Ablenkung durch Mails, Anrufe oder Kollegenfragen zu erledigen. Nicht jede Aufgabe ist in der kurzen Zeit zu schaffen. Schaut, welche klassischen Aufgaben ihr an eurem Tag in 25-Minuten-Blöcke einteilen könnt.

• Mails checken und bearbeiten: Der Tag beginnt bei den meisten mit dem Lesen der Mails. Versucht in 25 Minuten alle zu bearbeiten ohne weitere Tools zu öffnen. Setzt euch gegen Mittag sowie gegen Feierabend weitere Slots für die Mail-Bearbeitung .
• Telefonate mit Kunden oder Lieferanten: Nutzt einen Zeitabschnitt (Pomodoro), um ein längeres Telefonat inklusive Protokoll oder mehrere kurze Telefonate zu führen.
• Teammeetings oder Jour fixe: Ihr habt Aufgaben mit eurem Team oder mit einzelnen Mitarbeitern zu besprechen? Setzt einen Termin von maximal 25 Minuten an. Dann schweift ihr auch nicht ab.
• Leitfäden erstellen: Nutzt ein Intervall, um einen Leitfaden für neue Mitarbeiter, für ein neues Produkt oder für die Website nach dem Relaunch zu erstellen.
• Reportings für Kunden: Ein neuer Monat hat begonnen und ihr habt zahlreiche Reportings zu liefern? Setzt euch für jedes ein knappes Zeitlimit, um euch nicht in den Zahlen und Analysen zu verlieren. Je nach Umfang des Reportings reicht vielleicht ein Pomodoro aus. Hilfreich dabei: Das Pareto-Prinzip
• Papierkram: Ob Rechnungen schreiben oder ablegen - bündelt diese Aufgaben.
• Ergebnisse checken: Eure Dienstleister oder Mitarbeiter haben Arbeitsergebnisse zum Check geschickt? Dann prüft diese konzentriert in einem kurzen Zeitabschnitt und gebt Feedback.

Durch den kurzen Zeitslot fokussiert ihr euch auf die eigentliche Aufgabe. Zeitfresser finden darin keinen Platz. Kommen doch Störungen von außen? Fragt, ob eine Rückmeldung auch in einer halben Stunde ausreicht. Dann könnt ihr - wenn es dringend ist - diesem Anliegen den nächsten Zeitabschnitt widmen. Ihr habt Aufgaben, die etwas mehr Zeit brauchen, aber möchtet regelmäßige Pausen in euren Tagesablauf einplanen? Dann teilt diese in 25-minütige Abschnitte auf oder probiert den Arbeitsrhythmus 52-17 aus.

• Artikel-Tipp: Mit Selbstmanagement Ziele besser erreichen

Regeln: Zeit messen und Ablenkungen eliminieren

Um die 25 Minuten zu messen, habt ihr verschiedene Möglichkeiten. Natürlich könnt ihr auch eine klassische Küchenuhr wie Cirillo verwenden. Aber bevor euch das Dauerticken in den Wahnsinn treibt und von der eigentlichen Aufgabe ablenkt, bietet sich ein Küchentimer an. Er gibt euch ein Signal, sobald die Zeit um ist. Besonders leise ist auch eine Sanduhr. Natürlich funktionieren auch Handy-Wecker - vorausgesetzt ihr blickt nicht die ganze Zeit auf das Handy und lasst euch von eintrudelnden Nachrichten ablenken. Digitale Zeiterfassungstools und Stoppuhren wie TimeLog laufen auf eurem Rechner im Hintergrund, solange ihr arbeitet.

Timer Pomodoro: Spezifisch und zeitlich voreingestellt sind folgende Timer Tomato:

• Tomato.es 
• Tomato-Timer
• Pomodoro-Timer-Software von Francesco Cirillo
• Flat Pomodoro
• Pomodoro Tracker 

Außerdem ist es wichtig, dass ihr euch nicht ablenken lasst:

• Schaltet euer Handy auf leise und leitet das Bürotelefon für die wichtigsten Arbeitsphasen um.
• Schließt euer Mailprogramm und andere Programme, die Push-Nachrichten schicken.
• Schließt die Bürotür oder stellt ein Schild auf, wenn ihr absolute Ruhe braucht.
• Informiert eure Kollegen, dass ihr diese Technik anwendet.

Pausen: Kurze Perspektivwechsel

Auch wenn die fünf Minuten zwischen den ersten vier Arbeitsphasen sehr kurz sind, könnt ihr diese sinnvoll nutzen. Entweder bewegt ihr euch kurz in die Kaffeeküche für einen wohlverdienten Kaffee oder ein Erfrischungsgetränk, lauft kurz zum Briefkasten für ein bisschen Bewegung oder stellt euch ans offene Fenster, um frische Luft zu schnappen. Für die längere Pause von 30 Minuten könnt ihr euch dann auf einen Kaffee mit dem Lieblingskollegen verabreden, eine Runde um den Häuserblock drehen oder einen Artikel lesen, der euch schon den ganzen Morgen interessiert.

Produktiv durch den Tag mit der Pomodoro-Technik

Für ein gutes Zeitmanagement ist eine vernünftige Tagesplanung sinnvoll. Packt euch den Arbeitstag nur so voll, dass ihr eure Aufgaben realistisch erledigen könnt. Nutzt die Pomodoro-Technik für Aufgaben, die sich in 25 Minuten ohne Stress abarbeiten lassen. Für umfangreichere Aufgaben könnt ihr diese auch in Abschnitte aufteilen und zwischen diesen dann immer 5 Minuten Pause machen. Wir wünschen euch ein produktives und entspanntes Arbeiten!

• Artikel-Tipp: Ihr braucht längere Zeitabschnitte für eure Aufgaben? Dann versucht den Arbeitsrhythmus 52-17.
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