1 Aufgabe, 25 Minuten Zeit – was nach einer Challenge klingt, ist eine effektive Zeitmanagement-Methode. Die Pomodoro-Technik hilft, schnell und konzentriert seine Aufgaben zu erledigen.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Bei dieser Methode geht es nicht um die perfekte Tomatensauce oder das Lieblingsrestaurant, sondern um Zeitmanagement. Mit der Pomodoro-Technik arbeitet ihr 25 Minuten hochkonzentriert an eurer Aufgabe und macht dann 5 Minuten Pause. Nach vier Intervallen folgt eine Pause von bis zu 30 Minuten. So erledigt ihr Aufgaben besonders produktiv und erreicht eure Ziele.
- Alternative zur Pomodoro-Technik: arbeiten nach 52:17
Der Ursprung dieser Zeitmanagement-Methode geht auf den Italiener Francesco Cirillo zurück, der sie während des Studiums in den 1980er Jahren entwickelte, um sich nicht ständig zu verzetteln und Aufgaben immer wieder zu verschieben.
Seine Zutaten:
- Eine Küchenuhr in Tomatenform
- Zeitangabe der Uhr war angeblich nur 25 Minuten
- eine Aufgabe für diesen Abschnitt
Wie setzt ihr die Pomodoro-Technik um?
Um die Zeitmanagement-Methode richtig umzusetzen, gibt es fünf Schritte:
- Formuliert zunächst eure Aufgabe – am besten schriftlich auf einem Blatt Papier
- Stellt eure Uhr oder verwendet eine App
- Arbeitet 25 Minuten hochkonzentriert an der Aufgabe ohne Ablenkung
- Klingelt der Wecker, streicht ihr die Aufgabe von eurer To-do-Liste
- Anschließend macht ihr 5 Minuten Pause
- Dann geht es weiter: nach insgesamt vier Arbeitsphasen (Pomodori) macht ihr bis zu 30 Minuten Pause.
Für welche Aufgaben eignet sich die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik soll euch helfen, strukturiert Aufgaben zu erledigen ohne Ablenkung von äußeren Einflüssen wie Mails, Anrufen oder Fragen der Kollegen. Nicht jede Aufgabe ist in der kurzen Zeit zu schaffen. Schaut, welche klassischen Aufgaben ihr an eurem Tag in 25-Minuten-Blöcke einteilen könnt.
- Mails checken und bearbeiten: Der Tag beginnt bei den meisten mit dem Lesen der Mails. Versucht in 25 Minuten alle zu bearbeiten ohne weitere Tools zu öffnen. Setzt euch gegen Mittag sowie gegen Feierabend weitere Slots für die Mail-Bearbeitung .
- Telefonate mit Kunden oder Lieferanten: Nutzt einen Zeitabschnitt (Pomodoro), um ein längeres Telefonat inklusive Protokoll oder mehrere kurze Telefonate zu führen.
- Team-Meetings oder Jour fixe: Ihr habt Aufgaben mit eurem Team zu besprechen oder mit einzelnen Mitarbeitern? Dann setzt euch dafür einen Termin von maximal 25 Minuten. Dann schweift ihr auch nicht ab.
- Leitfäden erstellen: Nutzt ein Intervall, um einen Leitfaden für neue Mitarbeiter, für ein neues Produkt oder für die Website nach dem Relaunch zu erstellen.
- Reportings für Kunden: Ein neuer Monat hat begonnen und ihr habt zahlreiche Reportings zu liefern? Setzt euch für jedes ein knappes Zeitlimit, um euch nicht in den Zahlen und Analysen zu verlieren. Je nach Umfang des Reportings reicht vielleicht ein Pomodoro aus.
- Papierkram: Ob Rechnungen schreiben oder ablegen – bündelt diese Aufgaben.
- Ergebnisse checken: Eure Dienstleister oder Mitarbeiter haben Arbeitsergebnisse zum Check geschickt? Dann prüft diese konzentriert in einem kurzen Zeitabschnitt und gebt Feedback.
Durch den kurzen Zeitslot fokussiert ihr euch auf die eigentliche Aufgabe. Zeitfresser finden darin keinen Platz. Kommen doch Störungen von außen? Fragt, ob eine Rückmeldung auch in einer halben Stunde ausreicht. Dann könnt ihr – wenn es dringend ist – diesem Anliegen den nächsten Zeitabschnitt widmen.
Ihr habt Aufgaben, die etwas mehr Zeit brauchen, aber möchtet regelmäßige Pausen in euren Tagesablauf einplanen? Dann teilt diese in 25-minütige Abschnitte auf oder probiert den Arbeitsrhythmus 52-17 aus.
- Artikel-Tipp: Mit Selbstmanagement Ziele besser erreichen
Regeln: Zeit messen und Ablenkungen eliminieren
Um die 25 Minuten zu messen, habt ihr verschiedene Möglichkeiten. Natürlich könnt ihr auch eine klassische Küchenuhr wie Cirillo verwenden. Aber bevor euch das Dauerticken in den Wahnsinn treibt und von der eigentlichen Aufgabe ablenkt, bietet sich ein Küchentimer an. Er gibt euch ein Signal, sobald die Zeit um ist. Besonders leise ist auch eine Sanduhr.
Natürlich funktionieren auch Handy-Wecker – vorausgesetzt ihr blickt nicht die ganze Zeit auf das Handy und lasst euch von eintrudelnden Nachrichten ablenken. Digitale Zeiterfassungstools und Stoppuhren wie TimeLog laufen auf eurem Rechner im Hintergrund, solange ihr arbeitet.
Spezifisch für die Pomodoro-Technik und zeitlich voreingestellt sind folgende Timer:
- Tomato.es
- Tomato-Timer
- Pomodoro-Timer-Software von Francesco Cirillo
- Flat Pomodoro
- Pomodoro Tracker
Außerdem ist es wichtig, dass ihr euch nicht ablenken lasst:
- Schaltet euer Handy auf leise und leitet euer Bürotelefon für die wichtigsten Arbeitsphasen um.
- Schließt euer Mailprogramm und andere Programme, die Push-Nachrichten schicken.
- Schließt auch eure Bürotür oder stellt ein Schild auf, wenn ihr absolute Ruhe braucht.
- Informiert eure Kollegen, dass ihr diese Technik anwendet.
Pausen: Kurze Perspektivwechsel
Auch wenn die fünf Minuten zwischen den ersten vier Arbeitsphasen sehr kurz sind, könnt ihr diese sinnvoll nutzen. Entweder bewegt ihr euch kurz in die Kaffeeküche für einen wohlverdienten Kaffee oder ein Erfrischungsgetränk, lauft kurz zum Briefkasten für ein bisschen Bewegung oder stellt euch ans offene Fenster, um frische Luft zu schnappen.
Für die längere Pause von 30 Minuten könnt ihr euch dann auf einen Kaffee mit dem Lieblingskollegen verabreden, eine Runde um den Häuserblock drehen oder einen Artikel lesen, der euch schon den ganzen Morgen interessiert.
Produktiv mit der Pomodoro-Technik durch den Tag
Für ein gutes Zeitmanagement ist eine vernünftige Tagesplanung sinnvoll. Packt euch den Arbeitstag nur so voll, dass ihr eure Aufgaben realistisch erledigen könnt. Nutzt die Pomodoro-Technik für Aufgaben, die sich in 25 Minuten ohne Stress abarbeiten lassen. Für umfangreichere Aufgaben könnt ihr diese auch in Abschnitte aufteilen und zwischen diesen dann immer 5 Minuten Pause machen. Wir wünschen euch ein produktives und entspanntes Arbeiten!
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