Ist ein Buchhaltungsprogramm sinnvoll und was kostet es?

Für viele Gründer ist Buchhaltung zunächst vor allem eines: lästig. Aber sie ist unumgänglich. Grundlagen zur Buchführungsfragen für Gründer und Selbstständige finden Sie hier. Im Kern ist die Buchhaltung zum einen wichtig, um selbst den Überblick zu behalten, zum anderen, um gegenüber dem Finanzamt alle Pflichten zu erfüllen.

Daher sind zum Beispiel auch Aufbewahrungspflichten unbedingt zu beachten. Ein Buchhaltungsprogramm kann bei vielen dieser Themen wichtige Dienste leisten...



Welche Aufgaben übernimmt ein Buchhaltungsprogramm?

Egal für welchen der verschiedenen Anbieter von Buchhaltungssoftware man sich entscheidet, sie alle haben das Ziel, dem Gründer und jungen Unternehmer das Leben so einfach wie möglich zu machen. Immerhin gelten auch für Existenzgründer und Start-ups strenge Regeln bei der Buchhaltung: Alle Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig, zeitnah, wohl geordnet bzw. jederzeit auffindbar und korrekt gebucht werden. Dazu kommen u.a. die Anmeldung der Umsatzsteuer, der Jahresabschluss und die Steuererklärung.

Ein modernes Buchhaltungsprogramm übernimmt hiervon immer mehr Aufgaben und bietet auch zusätzliche Services. Zum Standard gehört heute, dass das Buchhaltungsprogramm eingescannte Belege automatisch erfasst, bei der Erstellung von Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen hilft, die Umsatzsteuervoranmeldung übernimmt, einen Abgleich von offenen Rechnungen im System und Überweisungseingängen auf dem Bankkonto vornimmt und eine Schnittstelle zum Steuerberater bietet. Gleichzeitig dient das Buchhaltungsprogramm damit auch als effektives Controlling-Instrument für die betriebswirtschaftliche Situation des Unternehmens.

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Welches Buchhaltungsprogramm soll es sein? Wir haben Ihnen verschiedene Anbieter auf einen Blick zusammengestellt.

Für wen ist ein Buchhaltungsprogramm geeignet?

Ein Buchhaltungsprogramm ist grundsätzlich für jede Unternehmensgröße möglich. Selbst wer als Kleinunternehmer unter die reduzierten Anforderungen bei der Gewinnermittlung fällt und statt einer Bilanzierung nur eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) vornimmt, ist mit einem Buchhaltungsprogramm meist besser beraten als mit einer Excel-Tabelle oder einem handschriftlich geführten Buch, dem sogenannten Journal.

Softwareanbieter wie Lexware, Fortnox, HMD Software - hier handelt es sich um ein Buchhaltungsprogramm speziell für Steuerberater und Kanzleien - Taxpool, TZ-Ware, Buhl Data, simba und andere versuchen daher mit flexibler, oft modularer Preis- und Produktgestaltung, mit dem jeweiligen Buchhaltungsprogramm genau den unterschiedlichen Bedürfnissen je nach Unternehmensgröße gerecht zu werden. Basispakte beginnen bei einem Buchhaltungsprogramm oft bei weniger als 5 Euro pro Monat, sofern man die Software in der sogenannten Cloud nutzt. Hierbei greift man über das Internet auf das Buchhaltungsprogramm zu und hat das Buchhaltungsprogramm nicht auf dem eigenen Rechner installiert. Ein Buchhaltungsprogramm zum Installieren auf dem eigenen Rechner ist auch nicht teurer. Man erhält die Software bspw. ab 50 Euro für die EÜR-Variante.

Da das jeweilige Buchhaltungsprogramm auch in der einfachsten Version meist schon die Umsatzsteuer-Voranmeldung unterstützt, lohnt sich der Einsatz dieser elektronischen Helfer auch schon für kleine Unternehmen. Auch weil die Buchführung mit ihren verbundenen Aufbewahrungsfristen verlangt, dass Dokumente und Buchungen bis zu zehn Jahre lang jederzeit verfügbar und lesbar sein müssen, ist ein elektronisches Buchhaltungsprogramm häufig von Vorteil. Das heißt aber auch, dass in diesem Fall das Buchhaltungsprogramm, die Datenträger bzw. die Datensicherung etc. zehn Jahre lang zugänglich sein müssen. Wer also zwischenzeitlich z.B. seinen Rechner austauscht (zehn Jahre sind für IT-Hardware eine lange Zeit) muss dafür sorgen, dass ältere Daten aus dem Buchhaltungsprogramm ausreichend gesichert bzw. auf die neuen Rechner überspielt werden.

Buchhaltungsprogramm in der Cloud oder auf dem Desktop?

Seit Mitte der 2000er-Jahre werden immer mehr Softwareprogramme auch oder nur noch als Cloud-Lösungen angeboten. Das gilt auch für das Buchhaltungsprogramm, das dann nicht mehr auf dem eigenen Rechner installiert wird. Stattdessen mietet man die Software und greift über das Internet auf ein persönliches Nutzerkonto zu. Ein Buchhaltungsprogramm in der Cloud kann Vor- und Nachteile haben.

Für das Buchhaltungsprogramm in der Cloud heißt das beispielsweise, dass man dieses günstig testen kann. Statt ein komplettes Softwarepaket kaufen zu müssen, kann man ein Buchhaltungsprogramm in der Cloud zunächst kostenlos testen und dann auf Monatsbasis weiternutzen. Dasselbe gilt für Zusatzmodule, die das Buchhaltungsprogramm oft bietet wie Angebotserstellung oder Rechnungserstellung, deren Nutzen man als Gründer auf diese Art günstig erproben kann. Ein weiterer Vorteil von Cloud-Lösungen für das Buchhaltungsprogramm ist die Rechnerunabhängigkeit. Mit dem eigenen Login und Passwort kann man jederzeit und von jedem Rechner oder anderen Endgerät aus auf seine Buchhaltungsdaten zugreifen und mit dem Buchhaltungsprogramm arbeiten.

Umgekehrt ist man mit einem Buchhaltungsprogramm in der Cloud abhängig von einem Internetzugang. Bei einem Umzug z.B. in neue Büros sollte daher ein stabiler Internetzugang am besten schon vorab sichergestellt sein, damit die Arbeit mit dem Buchhaltungsprogramm reibungslos fortgesetzt werden kann. Die Frage nach der Datensicherheit in der Cloud muss jeder Nutzer für sich selbst beantworten. Manche Anbieter von Cloud-basierter Buchhaltungssoftware versuchen, die versprochene Sicherheit schon im Namen zu tragen (Fortnox). Andere setzen auf ihre langjährige Reputation im Desktop-Umfeld, wie z.B. Lexware oder WISO. Grundsätzlich argumentieren Anbieter von Cloud-Lösungen für das Buchhaltungsprogramm, dass bei ihnen Datensicherheit zur Kernaufgabe gehört, während der einzelne Anwender für sein eigenes Netzwerk oft über sehr viel schwächere Sicherheitsvorkehrungen verfügt.

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Geht es auch ohne Buchhaltungsprogramm?

Natürlich kann man als junger Gründer und frisch gestartetes Start-up auch ohne Buchhaltungsprogramm arbeiten. Die Frage ist, wie lange und wie zuverlässig dies ohne Buchhaltungsprogramm klappt? Als Freiberufler oder in der Phase als Kleinunternehmen, das die Einnahmen-Überschussrechnung anwenden darf, kommt man auch ohne spezialisierte Software aus. Häufig übernehmen dann handschriftliche Journale, selbstgebaute oder fertige Excel-Vorlagen aus dem Internet die Aufgaben einer Buchhaltungssoftware.

Ob diese Lösungen verlässlicher und wirklich praktischer sind als ein günstiges Buchhaltungsprogramm, muss jeder Unternehmer für sich selbst entscheiden.
Für viele Gründer mag ein Buchhaltungsprogramm zunächst abschreckend wirken. Aber Einsteigerprogramme sind meist auch ohne Vorwissen zum Thema Buchhaltung nutzbar. Und die Fragen, die bei der Anwendung aufkommen, sind häufig hilfreich, um gegenüber den Behörden die richtigen Auskünfte geben zu können. Für viele knifflige Fragen ist dann aber der Steuerberater dennoch unerlässlich.

Buchhaltungsprogramm und Steuerberater?

Ein Buchhaltungsprogramm hilft dem Gründer, seine Buchhaltung sauber zu erstellen, macht den Anwender aber noch nicht zum Steuerexperten. In der frühen Phase, vor allem unter der Kleinunternehmerregelung und bei der Anwendung der EÜR, kann mancher Gründer auf den Rat eines Steuerberaters vielleicht verzichten. Doch viele werden schon allein für die Frage, ob sie überhaupt umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht, auf die Hilfe eines Beraters zurückgreifen wollen. Wir empfehlen Ihnen gerne den passenden Steuerberater.

Der Hauptvorteil von Buchhaltungsprogrammen zeigt sich aber, sobald das eigene Unternehmen wächst und die Themen Buchhaltung und Steuern komplexer werden. Dann bietet ein Buchhaltungsprogramm mit ihren meist eingebauten Standardkontenrahmen (SKR03 und SKR04) eine gängige Gliederungslogik für die eigene Buchhaltung. Außerdem verfügen die meisten Programme über eine Schnittstelle im DATEV-Format, die es ermöglicht, dem Steuerberater die Buchhaltungsdaten für die Bearbeitung direkt aus dem Buchhaltungsprogramm zu überspielen. Diese Schnittstelle macht das Buchhaltungsprogramm zur idealen Ergänzung, nicht zum Ersatz von Steuerberatern.

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