Die 10 besten Projektmanagement-Tools



Ihr braucht Unterstützung bei euren Projekten? Der Markt an Projektmanagement-Tools ist riesig. Wir haben zehn für euch getestet.

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Adieu, Klebezettel! Modernes Projektmanagement klappt mit Projektmanagement-Tools auf PC, Smartphone und Tablet. (Foto: piktochart)

#1 Trello

Unser persönlicher Favorit unter den Projektmanagement-Tools ist Trello. Mit seiner klaren Struktur von Boards und Karten ist Trello ein hervorragendes Projektmanagement-Tool für den Alltag. Die Basisversion ist kostenlos und für die meisten Projekte – auch auf professioneller Ebene –aus unserer Sicht ausreichend.

Vorteile von Trello

  • leichter Einstieg dank intuitivem Aufbau
  • aufgeräumtes Dashboard, keine überflüssigen visuellen Elemente
  • Gamification-Elemente wie Aufgabenverschiebung via Drag & Drop machen Spaß

Nachteile von Trello

  • Die Einfachheit des Systems stößt schnell an seine Grenzen, für komplexe Projekte oder als CRM-Ersatz eher ungeeignet
  • Keine Echtzeitkommunikation (z. B. via Live-Chat)

Preise von Trello

  • Basic: kostenlos (bis zu 10 Team-Boards und ein Power-Up pro Board)
  • Business Class: 9,99 $ / Nutzer pro Monat
  • Enterprise: 20,83 $ / Nutzer pro Monat (ab 20 Nutzer, Preis sinkt ab >300 Nutzer)

In Kombination mit einem starken CRM ist Trello eine gute Ergänzung für euer Projektmanagement. Ihr möchtet sofort mit dem Tool loslegen? Dann lest jetzt unseren Trello-Guide.

#2 Asana

Asana ist eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Im Test wollten wir herausfinden, ob die Plattform ihrem Ruf gerecht wird. Die Anmeldung für einen Test-Account geht ganz schnell: einfach E-Mail-Adresse angeben, bestätigen und schon werden wir mit einem kurzen Erklärvideo begrüßt.

Der erste Eindruck der leichten Bedienung bestätigt sich. Wenn ihr mit einem Projekt anfangt, sitzt ihr nicht vor einem leeren Bildschirm. Stattdessen könnt ihr aus einer Fülle an Vorlagen wählen.

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Asana liefert euch gleich mehrere Projektvorlagen für die unterschiedlichsten Aufgaben. Marketing-Projektplan und Brainstorming – beides geht mit Asana kinderleicht zu erstellen. (Quelle: Asana)

Das Dashboard hat folgende Bereiche:

  • Board
    Am Board erstellt ihr Zeilen, in denen ihr Tasks organisiert. Die jeweiligen Tasks weist ihr dann dem entsprechenden Teammitglied zu und setzt Deadlines.
  • Zeitleiste
    Es gibt eine übersichtliche Timeline, in der ihr das Ineinandergreifen der einzelnen Tasks visualisieren könnt. Diese ist leider nur in der Premium-Version verfügbar.
  • Kalender
    Ein klassischer Kalender mit den einzelnen Aufgaben steht euch zur Verfügung. Ihr könnt die einzelnen Termine einfach via Drag & Drop verschieben.
  • Diskussionen
    Hier kann sich das Team wie in einem Forum über die Fortschritte der Aufgaben und Projekte austauschen und Ideen einbringen.
  • Fortschritte
    In diesem Tab nehmt ihr Statusaktualisierungen vor. In der Bezahlversion könnt ihr dann Fortschritte in Echtzeit sehen.
  • Dateien
    Unter Dateien erscheinen alle Anhänge der Aufgaben & Diskussionen.

Vorteile von Asana

  • Sehr leichter Einstieg durch mehrere Erklärvideos, die zu den richtigen Zeitpunkten erscheinen
  • Starker Fokus auf ein aufgeräumtes, visuell geprägtes Dashboard
  • Aufs Wesentliche konzentrierte Funktionen greifen ineinander

Nachteile von Asana

  • Anbieter behält sich interne Analyse der hochgeladenen Inhalte vor
  • gibt es nicht umsonst (Zeitleiste, Anzeige von Projektfortschritten in Echtzeit)

Preise von Asana

  • Basic: Für bis zu 15 Personen kostenlos
  • Premium: 10,99 € / Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung
  • Business: 24,99 € / Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung
  • Enterprise: Auf Anfrage

#3 Bitrix24

Bei Bitrix24 könnt ihr eine 30-tägige Testversion nutzen, was wir für unsere Recherchen für interessante Projektmanagement-Software ebenfalls getan haben. Der erste Eindruck im Vergleich zu Asana: Die Website wirkt etwas altbackener als der Konkurrent Asana.

Außerdem ist der Anmeldeprozess für die Software aufwändiger, weil ihr nicht nur eine E-Mail-Adresse, sondern auch euren vollständigen Namen, euer Land und sogar eine Telefonnummer angeben müsst. Im Anschluss werden wir in einem schwer zu lesenden Text gebeten werden, die umfangreiche On-Premise-Version herunterzuladen.

Gleich wird also klar: Mit Bitrix24 holen wir uns kein schlankes Mini-Tool, sondern ein Schlachtschiff des Projektmanagements auf unseren Server. Genau das ist aber eine der Stärken von Bitrix24: Sämtliche Daten sind bei uns gespeichert, anstatt sie einem fremden Server zur Verfügung zu stellen.

Die schnelle Alternative bieten die Apps für den Desktop und mobile Geräte. Hier geht die Anmeldung ganz leicht.

Im Dashboard stehen euch verschiedenste Funktionen zur Verfügung, unter anderem ein Auftragsmanagement, die Verwaltung von Aufgaben und – sehr praktisch – eine Webmail-Integration. Im hauseigenen Planer könnt ihr all eure Aufgaben eintragen und managen.

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Kurze und knackige Tipps: Bitrix24 erklärt euch mit Infoboxen, wie ihr vorgeht. (Quelle: Bitrix24)

Kurzum: Bitrix24 ist ein Full-Service-Tool, das weit mehr zu bieten hat als ein paar nette Projektmanagement-Funktionen. Wenn ihr technisch wisst, was ihr macht, dann könnt ihr die mächtige Software auch in einer virtuellen Arbeitsumgebung auf eurem eigenen Server laufen lassen. Allerdings ist die Website etwas verwirrend aufgebaut, weshalb Einsteiger Zeit brauchen dürften, um sich zurechtzufinden.

Vorteile von Bitrix24

  • Daten werden bei der On-Premise-Version auf eurem Server und nicht in einer Cloud gespeichert
  • Zahlreiche praktische Social-Intranet-Funktionen, die weit über reines Projektmanagement hinausgehen
  • Human Ressource- und Kundenbeziehungs-Management sind integriert

Nachteile von Bitrix24

  • Installation auf eigenem Server erfordert Know-how
  • Pflichtangabe vieler persönlicher Daten (Vor- und Nachname, Telefonnummer)
  • Aufgrund des Funktionsumfangs sehr anspruchsvoll und aufwendig in der Einarbeitung

Preise von Bitrix24

Free

  • Free: kostenlos für bis zu 12 Nutzer

Special Tarife

  • Start+ (2 Nutzer inkl.): 19 € / Monat (Preis nicht pro Nutzer)
  • CRM+ (6 Nutzer inkl.): 55,20 € / Monat (Preis nicht pro Nutzer)
  • Project + (24 Nutzer inkl.): 55,20 € / Monat (Preis nicht pro Nutzer)

Business Tarife

  • Standard (50 Nutzer inkl.): 79,20 € / Monat (Preis nicht pro Nutzer)
  • Professional (unbegrenzte Nutzerzahl): 159,20 € / Monat (Preis nicht pro Nutzer)

#4 MeisterTask

Ihr sucht ein Tool, mit dem ihr so einfach und schnell mit eurem Projektmanagement loslegen könnt? Dann ist MeisterTask mit Sicherheit spannend für euch. Wir haben von der supereinfachen Bedienung gehört und wollten uns selbst davon überzeugen.

Die Einfachheit beginnt schon beim Anmeldeprozess: Wir brauchen keinerlei Daten einzutragen, sondern können sofort mit einem bestehenden Google-Account und einem kostenlosen Basicplan loslegen.

Auch cool: Wenn ihr vorher andere Projektmanagement-Apps wie Asana, Trello oder Wunderlist genutzt habt, könnt ihr die Daten von dort mit wenigen Klicks importieren.

Mit seiner intuitiven Menuführung und dem verspielten sowie klaren Design punktet MeisterTask in Sachen Usability. Dieses Tool konzentriert sich auf die zwei wesentlichen Bereiche der Gründeraktivitäten: Projekte und Aufgaben.

Wir mögen das Spielerische an MeisterTask. Unter anderem auch die Option, dass das Tool Teammitglieder über Slack oder Mail über eine erfolgreich abgeschlossene Aufgabe informiert. So macht Projektmanagement Spaß.

Vorteile von MeisterTask

  • Frisches, ansprechendes und modernes Design
  • Sehr leichter und schneller Einstieg
  • Klare, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche

Nachteile von MeisterTask

  • Vergleichsweise kleiner Funktionsumfang
  • Eher nicht für Profis geeignet, die CRM-Integration und andere komplexere Features in Verbindung mit Projektmanagement suchen

Preise von MeisterTask

  • Basic: Gratis
  • Pro: 8,25 € / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
  • Business: 20,75 € / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
  • Enterprise: Auf Anfrage

#5 Microsoft Project

Anders als InLoox ist Microsoft Project keine Integration für Outlook, sondern eine komplette Projektmanagement-Software und direkt aus dem Hause Microsoft. Wer Produkte wie Excel aus der Microsoft Office Suite nutzt, wird sich sofort zu Hause fühlen. Projektdateien lassen sich schnell und einfach erstellen, indem ihr aus einer Vielzahl von Vorlagen wählt. Mit Taskübersicht und synchroner Gentt-Chart dazu ist MS Project logisch und selbsterklärend aufgebaut. MS Project eignet sich für Mittelständler, die ohnehin gern mit der Office Suite arbeiten.

Vorteile von Microsoft Project

  • Automatisches Zusammenspiel von Taskübersicht und Gentt-Chart
  • Timeline verfügbar
  • Tasks lassen sich miteinander verlinken (Start-to-Start, Start-to-Finish usw. bei miteinander zusammenhängenden Tasks)
  • Auto-Planungsfunktion für Tasks

Nachteile von Microsoft Project

  • Wer das Microsoft-Ökosystem nicht mag, wird an MS Project nicht viel Freude haben
  • Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools teuer
  • Lange Einarbeitung erforderlich
  • Günstigste Versionen im Funktionsumfang deutlich eingeschränkt

Preise für die lokalbasierten Lösungen

  • Project Standard 2019: 849 €
  • Project Professional 2019: 1.509 €

Preise für die Cloud-Lösungen (Jahresabos)

  • Project Plan 1: 8,40 € / Nutzer pro Monat
  • Project Online Professional: 25,30 € / Nutzer pro Monat
  • Project Online Premium: 26,40 € / Nutzer pro Monat

#6 Wrike

Wrike gibt es seit über 13 Jahren und gehört damit zu den alten Hasen unter den Projektmanagement-Tools. Veraltet ist das Tool aber keineswegs, vielmehr werdet ihr schnell feststellen, dass die Entwickler Wrike über die Jahre perfektioniert haben.

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Mit der Chat-Funktion könnt ihr Echtzeit-Feedback zur Arbeit im Team geben (Foto: Wrike.com)

Der Aufbau ist sehr transparent und übersichtlich und Status-Updates gibt es in Echtzeit. Somit vereint Wrike das Beste aus den beiden Welten Kollaboration und Instant Messaging. Wenn ihr schnelles Feedback innerhalb des Teams benötigt, ist Wrike das richtige Projektmanagement-Tool für euch.

Vorteile von Wrike

  • Workload-View, um zu sehen, woran eure Mitarbeiter und in welchem Umfang arbeiten
  • Zeiteinträge bei Projekteinträgen möglich (Time Tracking)
  • Timeline-View für Deadlines und Meilensteine, dadurch keine Status-Meetings mehr nötig
  • Echtzeit-Updates und Echtzeit-Kollaboration durch Diskussionen im Live Editor (ähnlich wie bei Google Docs)
  • Report-Funktion, um Effizienz zu analysieren

Nachteile von Wrike

  • Nur nutzbar, wenn ihr online seid
  • Zeitintensive Einrichtung, da das Tool sehr umfangreich ist
  • To-do-Listen lassen sich nur mit einer Browser-Extension anlegen
  • Recht teuer

Preise von Wrike

  • Kostenlose Demo-Version aller Tarife für bis zu 5 Nutzer (Professional, Business, Marketing etc.) auf Anfrage
  • Professional (5, 10, 15 Nutzer): 9,80 $ / Nutzer pro Monat
  • Business (5-200 Nutzer): 24,80 $ / Nutzer pro Monat / Mengenrabatte verfügbar
  • Marketing (5-unbegrenzt): Preis auf Anfrage
  • Professional Services (5-unbegrenzt): Preis auf Anfrage
  • Enterprise (5-unbegrenzt): Preis auf Anfrage

#7 Factro

Das Tool aus Deutschland besticht durch seine ansprechende und leicht verständliche Benutzeroberfläche. Factro arbeitet wie die anderen gängigen Projektmanagement-Tools auch mit Gantt-Chart und einem Echtzeit-Benachrichtigungssystem. Um eine schnelle Einarbeitung mit dem Tool zu gewährleisten, stehen dem Nutzer Webinare und Tutorials über den hauseigenen YouTube-Kanal kostenlos zur Verfügung. Allerdings konzentriert Factro sich auf die Kernfunktionen eines Projektmanagement-Tools: die Planung und Zuteilung von Aufgaben. Wer hier nach einer Lösung inklusive Teamchat-Funktion sucht, wird leider nicht fündig werden. Dafür ist jedoch eine Vernetzung mit Slack möglich.

Vorteile von Factro

  • Deutschsprachige Software mit inländischem, persönlichem Support
  • Benachrichtigungen in Echtzeit
  • Sehr anwenderfreundlich, auch für Einsteiger
  • Mit wenigen Klicks lassen sich auch komplexe Projektmanagement-Abläufe planen
  • Aufgaben lassen sich miteinander verbinden
  • Ampel-Farbensystem weist auf Nähe zu Deadlines hin (grün: alles okay, gelb: Ziellinie naht, rot: Deadline überschritten)

Nachteile von Factro

  • Kein Teamchat
  • Gantt-Chart erst in der Business Cloud Variante verfügbar
  • Zeiterfassung nur in der Professional Cloud verfügbar

Preise von Factro

  • Basic Cloud: kostenlos
  • Team Cloud (ab 3 Nutzer): 7,99 € / Nutzer pro Monat
  • Business Cloud (ab 3 Nutzer): 19,99 € / Nutzer pro Monat
  • Professional Cloud (ab 3 Nutzer): 29,99 € / Nutzer pro Monat

Alle Versionen lassen sich kostenlos testen.

#8 OpenProject

OpenProject ist ein günstiges Projektmanagement-Tool und laut Selbstbezeichnung die führende OpenSource-Projektmanagement-Software. Der Name verrät auch die Entstehungs- und Entwicklungsgeschichte von OpenProject, welches durch die Mitglieder OpenProject Foundation finanziert und beständig weiterentwickelt wird. Wenn ihr also mit der Wahl eures Projektmanagement-Tools ein sinnvolles Projekt fördern möchtet, trefft ihr mit diesem Tool eine gute Wahl.

Vorteile von OpenProject

  • Gantt-Chart enthalten (manuell aktivier- und deaktivierbar)
  • Klare, einfache Filterung von Tasks
  • Kostenfreie, umfangreiche Basisversion, die von der Community ständig weiterentwickelt wird

Nachteile von OpenProject

  • Homescreen sehr textlastig mit vielen Einträgen
  • Grundsätzlich nur wenige grafische Elemente zur Auflockerung des Dashboards, für visuelle Typen eher ungeeignet

Preise von OpenProject

  • Community Edition: kostenlos
  • Cloud (ab 5 Nutzer): 4,95 € / Nutzer pro Monat bei monatlicher oder jährlicher Zahlung | | fixer Preis ab 200 Nutzer und mehr
  • Enterprise (ab 5 Nutzer): 5,95 € / Nutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung | fixer Preis ab 200 Nutzer und mehr

#9 InLoox

InLoox
InLoox ist eine Integration für MS Office und harmoniert perfekt mit dem Programm. Ihr könnt sogar Aufgaben aus Office-Mails erstellen. (Foto: InLoox.com)

InLoox ist eine Projektmanagement-Web-Software, die sich in Outlook integrieren lässt. Ideal für Fans des Mailclients.

Klassisch lassen sich mit InLoox u. a. Projekte planen, persönliche und projektbezogene Aufgaben managen, Arbeitszeit erfassen, Projektdaten auswerten und Budgets kalkulieren.

Vorteile von InLoox

  • Visualisierung von Projektplänen mit Gantt-Charts
  • Kanban-Methode integriert
  • Chat-Funktion integriert
  • Dokumentenmanagement enthalten
  • Aufgabenerstellung aus Outlook-E-Mails möglich

Nachteile von InLoox

  • Großer Funktionsumfang benötigt lange Einarbeitungszeit
  • Nüchterner Look, kaum spielerische Elemente enthalten

Preise von InLoox

  • Linzenzmodell zum Einmalpreis: ab 490 € (Einzelplatz-Lizenz ohne Netzwerk-/Server-Unterstützung oder Anwenderlizenz für den Outlook-integrierten Client mit Netzwerk-/Server-Unterstützung | Teamlizenz für den Online-Client mit Netzwerk-/Server-Unterstützung: ab 390 €)
  • InLoox now! – monatliches Mietmodell: 24,95 € / Nutzer / Monat

#10 monday

Montags beginnt die Arbeitswoche. Und damit bei vielen Start-ups auch eine neue Projektmanagement-Phase im gleichnamigen Tool monday. Dabei wirkt die Website sehr modern und der Besucher erfährt in wenigen Stichpunkten mit Testimonials, warum monday von erfolgreichen Unternehmen wie Wix.com, Philips u. a. genutzt wird.

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Bei monday fällt sofort die schöne Gestaltung ins Auge. Da macht Projektmanagement auch optisch Spaß. (Foto: monday.com)

Optisch macht die Projektmanagement-Lösung einiges her: monday ist das visuell schönste Tool in unserem Vergleich. Ihr arbeitet mit Zeilen, die ihr mit ein paar einfachen Klicks so zusammenstellen könnt, wie es zu eurem Projekt passt. Unabhängig von der Branche, in der ihr euch bewegt.

Vorteile von monday

  • Sehr flüssige und intuitive Bedienung
  • Moderner Look
  • Hohes Maß an individuellen Anpassungsmöglichkeiten
  • SCRUM-Board inklusive
  • Gamification sorgt für Spaß beim Erledigen der Aufgaben (O-Ton aus Unternehmensvideo: „Break your projects down and get everyone clicking Done twice a day – it’s addictive!“)
  • Schnittstellen zu Zendesk, Slack, Mailchimp, Gmail, Dropbox usw.

Nachteile von monday

  • Kostenlose Basis-Version nur für 30 Tage verfügbar
  • Abonnements teuer
  • Kein Timetracking
  • Keine vollständig deutschsprachige Version

Preise von monday

  • Basis: kostenlos für einen 30-tägigen Testzeitraum, danach 25 € pro Monat bei jährlicher Zahlung
  • Standard: 39 € pro Monat bei jährlicher Zahlung
  • Pro: 59 € pro Monat bei jährlicher Zahlung
  • Enterprise: auf Anfrage

Fazit zu Projektmanagement-Tools

Die beliebtesten Projektmanagement-Tools haben eines gemeinsam: Sie helfen euch dabei, eure zahlreichen Aufgaben zu strukturieren und übersichtlicher zu gestalten. Dabei sind die Vorlieben aber höchst verschieden. Mit monday bekommt ihr eines der modernsten und schicksten Projektmanagement-Tools, was aber eines der teuersten ist. Ihr liebt es, mit Outlook und der MS-Suite generell zu arbeiten? Dann sind MS Project oder InLoox wahrscheinlich besser für euren Workflow geeignet.

Die umfangreichste Lösung bietet Bitrix24. MeisterTask ist made in Germany, sodass alle Daten auf Servern hierzulande bleiben. Gleichzeitig ist das Tool die schlankste Option mit den wenigsten Extra-Features. Asana kommt als ein echter Allrounder daher – schick, intuitiv, aber auch teuer.

  • Wir hoffen, dass ihr nun genügend Informationen durch unseren Test erhalten habt, um das passende Tool für euch zu finden. Wir stellen euch immer wieder Tools und Apps in unserer Rubrik Tools & Tipps vor. Weitere hilfreiche Unternehmenssoftware für Gründer, Start-ups und KMUs findet ihr außerdem auf Für-Gründer.de. Und wir haben einen Leitfaden für euch zusammengestellt, was eine Projektmanagement-Software können muss.
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