Die besten Projektmanagement-Tools

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• Agantty
• Asana
• Bitrix24
• Factro
• InLoox
• MeisterTask
• Microsoft Project
• monday
• OpenProject
• Trello
• Wrike
• Stackfield

#1 Agantty: Vollumfänglich kostenlos

Dieses Projektmanagement-Tool kommt aus Deutschland. Der große Pluspunkt: Deutsch kann als Sprache eingestellt. Schwerpunkt bei Agantty sind die Gantt-Charts, mit denen sich die zeitlichen Abläufe eines Projekts genau überblicken und einteilen lassen. Die Aufgaben könnt ihr einzelnen Teammitgliedern zuweisen und erledigte Tasks einfach abhaken.

Mit Gantt-Charts wie diesem hier, erhaltet ihr einen schnellen Überblick über den zeitlichen Ablauf eines Projekts. (Bild: agantty.com)

Vorteile von Agantty

• Anbieter sitzt in Deutschland, datenschutz- und sprachtechnisch von Vorteil
• Dashboard-Export via PDF möglich

Nachteile von Agantty

• Schreibweise des Projektmanagement-Tools gewöhnungsbedürftig
• Mobile App noch nicht verfügbar
• Time Tracking noch nicht verfügbar

Preise von Agantty

• Als eines der wenigen Projektmanagement-Tools kostenlos vollwertig nutzbar
• Zusätzliche Extensions buchbar

#2 Asana: Platzhirsch im Projektmanagement

Asana ist eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Die Anmeldung für einen Test-Account geht ganz schnell: Einfach E-Mail-Adresse eingeben, bestätigen und schon werden wir mit einem kurzen Check begrüßt, in dem abgeklopft wird, ob und wie wir bereits Arbeitsvorgänge organisieren. Anschließend können wir uns eine Struktur zulegen, die uns beliebt: To-do-Liste, Kanban-Board oder Gantt-Chart – die Wahl hat der Nutzer.

Asana liefert Projektvorlagen für die unterschiedlichsten Aufgaben. Marketing-Projektplanung und Brainstorming gehen mit Asana kinderleicht zu erstellen. Eine Grundlagenschulung steht zur Verfügung. (Quelle: Asana)

Das Dashboard hat folgende Bereiche:

• Board: Am Board erstellt ihr Zeilen, in denen Tasks organisiert werden. Die jeweiligen Tasks weist der Projektmanager dann dem entsprechenden Teammitglied zu und setzt Deadlines.
• Zeitleiste: Es gibt eine übersichtliche Timeline, in der sich das Ineinandergreifen der einzelnen Tasks visualisieren lässt.
• Kalender: Ein klassischer Kalender mit den einzelnen Aufgaben steht zur Verfügung. Die Termine können einfach via Drag & Drop verschoben werden.
• Fortschritt: In diesem Tab werden Statusaktualisierungen vorgenommen. In der Bezahlversion lassen sich dann Fortschritte in Echtzeit ansehen.
• Formulare: Ihr könnt Formulare wie Briefings erstellen und mit einem Projekt verknüpfen.
• Dateien: Unter Dateien erscheinen alle Anhänge der Aufgaben & Diskussionen.
• Diskussionen: Hier kann sich das Team wie in einem Forum über die Fortschritte der Aufgaben und Projekte austauschen und Ideen einbringen.

Vorteile von Asana

• Sehr leichter Einstieg in die Software
• Deutschsprachige Version vorhanden
• Starker Fokus auf ein aufgeräumtes, visuell geprägtes Dashboard
• Aufs Wesentliche konzentrierte Funktionen greifen ineinander

Nachteile von Asana

• Anbieter behält sich interne Analyse der hochgeladenen Inhalte vor
• Einige Features gibt es nicht umsonst (Meilensteine, Integrationen wie Salesforce oder Adobe Creative Cloud)

Preise von Asana

• Basic: Für bis zu 15 Personen kostenlos
• Premium: 10,99 € / Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung
• Business: 24,99 € / Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung
• Enterprise: auf Anfrage

#3 Bitrix24: Projektmanagement mit künstlicher Intelligenz

Bitrix24 bietet eine umfassende Projektmanagement-Lösung, die eine effiziente Projektplanung und -durchführung, schnelle Projektkommunikation und ein transparentes Reporting ermöglicht. Ihr könnt verschiedene Darstellungen wie Listen, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Kalender verwenden, um Aufgaben zu verfolgen. Zeitmanagementfunktionen wie Zeiterfassung und Erinnerungen helfen euch, die Produktivität zu steigern und Fristen einzuhalten.

Außerdem steht euch der integrierte KI-Assistent CoPilot zur Verfügung, der aus einem Entwurf eine verständliche Aufgabenbeschreibung macht und eine Checkliste erstellt. Er kann auch all eure Kommentare lesen und eine kurze Zusammenfassung schreiben.

In Bitrix24 könnt ihr auch Rollen und Berechtigungen definieren, Arbeitsabläufe automatisieren, Aufgabenvorlagen anpassen und Projekte über die mobile App verwalten.

Bitrix24 ist ein Full-Service-Tool, das weit mehr zu bieten hat, als ein paar nette Projektmanagement-Funktionen. Mit dem integrierten CRM könnt ihr sofort die Kundenkommunikation optimieren und den Fortschritt eines Projektauftrags überwachen, während das Personalmanagement-Tool euch hilft, interne Teamprozesse zu organisieren.

Vorteile von Bitrix24:

• Zahlreiche praktische Social-Intranet-Funktionen, die weit über reines Projektmanagement hinausgehen
• Human Resource- und Kundenbeziehungs-Management sind integriert
• Preise nicht pro Nutzer, sondern pro Unternehmen

Nachteile von Bitrix24:

• Nicht alle Funktionen sind kostenlos
• Aufgrund des Funktionsumfangs kann anspruchsvoll in der Einarbeitung sein

Preise von Bitrix24:

• Free: für eine unbegrenzte Nutzeranzahl
• Basic: 49 € / Monat / 5 Nutzer
• Standard: 99 € / Monat / 50 Nutzer
• Professional: 199 € / Monat / 100 Nutzer
• Enterprise: 399 € / Monat / 250 Nutzer + um weitere Nutzer erweiterbar

#4 Factro: Mit Ampelfarben übersichtlich arbeiten

Das Tool aus Deutschland besticht durch seine ansprechende und leicht verständliche Benutzeroberfläche. Factro arbeitet wie die anderen gängigen Projektmanagement-Tools auch mit Gantt-Chart und einem Echtzeit-Benachrichtigungssystem. Um eine schnelle Einarbeitung in die Software zu gewährleisten, stehen dem Nutzer Webinare und Tutorials über den hauseigenen YouTube-Kanal kostenlos zur Verfügung.

Allerdings konzentriert Factro sich auf die Kernfunktionen eines Projektmanagement-Tools: die Planung und Zuteilung von Aufgaben. Wer hier nach einer Lösung inklusive Teamchat-Funktion sucht, wird leider nicht fündig werden. Dafür ist jedoch eine Vernetzung mit Slack möglich.

Vorteile von Factro

• Deutschsprachige Software mit inländischem, persönlichem Support
• Benachrichtigungen in Echtzeit
• Sehr anwenderfreundlich, auch für Einsteiger
• Mit wenigen Klicks lassen sich auch komplexe Projektmanagement-Abläufe planen
• Aufgaben lassen sich miteinander verbinden
• Ampel-Farbensystem weist auf Nähe zu Deadlines hin (grün: alles okay, gelb: Ziellinie naht, rot: Deadline überschritten)

Nachteile von Factro

• Kein Teamchat
• Gantt-Chart erst in der Business-Cloud-Variante verfügbar
• Zeiterfassung nur in der Professional Cloud verfügbar

Preise von Factro

• Basic Cloud: kostenlos
• Team Cloud (ab 3 Nutzer): 7,99 € / Nutzer pro Monat
• Business Cloud (ab 3 Nutzer): 19,99 € / Nutzer pro Monat
• Professional Cloud (ab 3 Nutzer): 29,99 € / Nutzer pro Monat

Alle Versionen lassen sich kostenlos testen.

#5 InLoox: Projektmanagement für den Outlook-Client

InLoox ist eine Integration für MS Office und harmoniert perfekt mit dem Programm. Ihr könnt sogar Aufgaben aus Office-Mails erstellen. (Foto: InLoox.com)

InLoox ist eine Projektmanagement-Web-Software, die sich in Outlook integrieren lässt – ideal für Fans des Mailclients. Klassisch lassen sich mit InLoox u. a. Projekte planen, persönliche und projektbezogene Aufgaben managen, Arbeitszeit erfassen, Projektdaten auswerten und Budgets kalkulieren.

Vorteile von InLoox

• Visualisierung von Projektplänen mit Gantt-Charts
• Kanban-Methode integriert
• Chat-Funktion integriert
• Dokumentenmanagement enthalten
• Aufgabenerstellung aus Outlook-E-Mails möglich

Nachteile von InLoox

• Großer Funktionsumfang benötigt lange Einarbeitungszeit
• Nüchterner Look, kaum spielerische Elemente enthalten

Preise von InLoox

InLoox PM – On-Premise-Version (Lizenzierung zum Einmalpreis)

Für Einzelanwender

• InLoox PM 10 Personal (Einzelarbeitsplatz): 490€
• InLoox PM 10 Personal Plus (Einzelarbeitsplatz inkl. Laptop): 590€

Für Teams

• Teamlizenz bis zu 50 User: Workgroup Server (990€) + InLoox User Lizenz (ab 490€ / Einmalpreis pro Anwender)
• Für große Arbeitsgruppen: Enterprise Server (1590€) + InLoox User Lizenz (ab 590€ / Einmalpreis pro Anwender)

InLoox now! – SaaS (monatliches/jährliches Mietmodell)

• Starter (für bis zu 5 User): Kostenlos
• Professional: ab 24,95€ pro Monat / User
• Enterprise (erweiterte Anpassungsfunktionen): ab 44,95€ pro Monat / User

#6 MeisterTask: einfach zu bedienen, leichter Einstieg

Die Einfachheit von MeisterTask beginnt schon beim Anmeldeprozess: Wir brauchen keinerlei Daten einzutragen, sondern können sofort mit einem bestehenden Google- oder Facebook-Account und einem kostenlosen Basicplan loslegen.

Auch cool: Wenn ihr vorher andere Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Wunderlist genutzt habt, könnt ihr die Daten von dort mit wenigen Klicks importieren.

Mit seiner intuitiven Menüführung und dem verspielten sowie klaren Design punktet MeisterTask in Sachen Usability. Dieses Tool konzentriert sich auf die zwei wesentlichen Bereiche der Unternehmensaktivitäten: Projekte und Aufgaben.

Wir mögen das Spielerische an MeisterTask. Das Tool Teammitglieder informiert zum Beispiel über Slack oder Mail über eine erfolgreich abgeschlossene Aufgabe. So macht Projektmanagement Spaß.

Vorteile von MeisterTask

• Frisches, ansprechendes und modernes Design
• Sehr leichter und schneller Einstieg
• Klare, einfach zu bedienende Benutzeroberfläche

Nachteile von MeisterTask

• Vergleichsweise kleiner Funktionsumfang
• Eher nicht für Profis geeignet, die CRM-Integration und andere komplexere Features in Verbindung mit Projektmanagement suchen

Preise von MeisterTask (gestaffelt nach Features)

• Basic: Gratis
• Pro: 8,25 € / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
• Business: 20,75 € / Nutzer bei monatlicher Abrechnung
• Enterprise: auf Anfrage

#7 Microsoft Project: Für MS-Fans optimal

Microsoft Project ist keine Integration für Outlook, sondern eine komplette Projektmanagement-Software direkt aus dem Hause Microsoft. Wer Produkte wie Excel aus der Microsoft Office Suite nutzt, wird sich sofort zu Hause fühlen. Projektdateien lassen sich schnell und einfach erstellen, indem ihr aus einer Vielzahl von Vorlagen wählt. Mit Taskübersicht und synchroner Gantt-Chart dazu, ist MS Project logisch und selbsterklärend aufgebaut. MS Project eignet sich für Mittelständler, die ohnehin gern mit der Office Suite arbeiten.

Vorteile von Microsoft Project

• Automatisches Zusammenspiel von Taskübersicht und Gantt-Chart
• Timeline verfügbar
• Tasks lassen sich miteinander verlinken (Start-to-Start, Start-to-Finish usw. bei miteinander zusammenhängenden Tasks)
• Auto-Planungsfunktion für Tasks

Nachteile von Microsoft Project

• Wer das Microsoft-Ökosystem nicht mag, wird an MS Project nicht viel Freude haben
• Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools teuer
• Lange Einarbeitung erforderlich
• Günstigste Versionen im Funktionsumfang deutlich eingeschränkt

Preise für die lokalbasierten Lösungen

• Project Standard 2019: 849 €
• Project Professional 2019: 1.509 €

Preise für die Cloud-Lösungen (Jahresabos)

• Project Plan 1: 8,40 € / Nutzer pro Monat
• Project Plan 3: 25,30 € / Nutzer pro Monat
• Project Plan 5: 46,40 € / Nutzer pro Monat

#8 monday: schick, schnell und stilvoll

Montags beginnt die Arbeitswoche. Und damit bei vielen Start-ups auch eine neue Projektmanagement-Phase im gleichnamigen Tool monday. Dabei wirkt die Website sehr modern und der Besucher erfährt in wenigen Stichpunkten mit Testimonials, warum monday von erfolgreichen Unternehmen wie Wix.com, Philips u. a. genutzt wird.

Bei monday fällt sofort die schöne Gestaltung ins Auge. Da macht Projektmanagement auch optisch Spaß. (Foto: monday.com)

Optisch macht die Projektmanagement-Lösung einiges her: monday ist die visuell schönste Software in unserem Vergleich. Ihr arbeitet mit Zeilen, die ihr mit ein paar einfachen Klicks so zusammenstellen könnt, wie es zu eurem Projekt passt. Unabhängig von der Branche, in der ihr euch bewegt.

Vorteile von monday

• Sehr flüssige und intuitive Bedienung
• Moderner Look
• Hohes Maß an individuellen Anpassungsmöglichkeiten
• SCRUM-Board inklusive
• Gamification sorgt für Spaß beim Erledigen der Aufgaben (O-Ton aus Unternehmensvideo: „Break your projects down and get everyone clicking Done twice a day – it’s addictive!“)
• Schnittstellen zu Zendesk, Slack, Mailchimp, Gmail, Dropbox usw.

Nachteile von monday

• Kostenlose Basis-Version nur für 30 Tage verfügbar
• Abonnements teuer
• Kein Timetracking
• Keine vollständig deutschsprachige Version

Preise von monday

• Basic: kostenlos für einen 30-tägigen Testzeitraum, danach 24 € pro Monat bei jährlicher Zahlung
• Standard: 29 € pro Monat bei jährlicher Zahlung
• Pro: 48 € pro Monat bei jährlicher Zahlung
• Enterprise: auf Anfrage

#9 OpenProject: permanente Weiterentwicklung durch die Community

OpenProject ist ein günstiges Projektmanagement-Tool und laut Selbstbezeichnung die führende Open-Source-Projektmanagement-Software. Der Name verrät auch die Entstehungs- und Entwicklungsgeschichte von OpenProject, welches durch die Mitglieder OpenProject Foundation finanziert und beständig weiterentwickelt wird. Wenn ihr also mit der Wahl eures Projektmanagement-Tools ein sinnvolles Projekt fördern möchtet, trefft ihr mit diesem Tool eine gute Wahl.

Vorteile von OpenProject

• Gantt-Chart enthalten (manuell aktivier- und deaktivierbar)
• Klare, einfache Filterung von Tasks
• Kostenfreie, umfangreiche Basisversion, die von der Community ständig weiterentwickelt wird

Nachteile von OpenProject

• Homescreen sehr textlastig mit vielen Einträgen
• Grundsätzlich nur wenige grafische Elemente zur Auflockerung des Dashboards, für visuelle Typen eher ungeeignet

Preise von OpenProject

• Community Edition: kostenlos
• Enterprise Cloud (ab 5 Nutzer): 4,95 € / Nutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung | fixer Preis ab 200 Nutzer und mehr
• Enterprise on-premises (ab 5 Nutzer): 5,95 € / Nutzer pro Monat bei monatlicher oder jährlicher Zahlung | fixer Preis ab 200 Nutzer und mehr

#10 Trello: Kanban-Methode in Perfektion

Unser persönlicher Favorit unter den Projektmanagement-Tools ist Trello. Mit seiner klaren Struktur von Boards und Karten ist Trello ein hervorragendes Projektmanagement-Tool für den Alltag. Die Basisversion ist kostenlos und für die meisten Projekte – auch auf professioneller Ebene – aus unserer Sicht ausreichend.

Vorteile von Trello

• leichter Einstieg dank intuitivem Aufbau
• aufgeräumtes Dashboard, keine überflüssigen visuellen Elemente
• Gamification-Attribute wie Aufgabenverschiebung via Drag & Drop machen Spaß

Nachteile von Trello

• Die Einfachheit des Projektmanagement-Tools stößt schnell an seine Grenzen, für komplexe Projekte oder als CRM-Ersatz eher ungeeignet
• Keine Echtzeitkommunikation (z. B. via Live-Chat)

Preise von Trello

• Basic: kostenlos (bis zu 10 Team-Boards und ein Power-Up pro Board)
• Business Class: 9,99 $ / Nutzer pro Monat
• Enterprise: 17,50 $ / Nutzer pro Monat (ab 20 Nutzer, Preis sinkt ab >250 Nutzer)

In Kombination mit einem starken CRM ist Trello eine gute Ergänzung für euer Projektmanagement. Ihr möchtet sofort mit dem Tool loslegen? Dann lest jetzt unseren Trello-Guide.

#11 Wrike: Erfahrung trifft intuitiven Workflow

Wrike gibt es seit über 13 Jahren und gehört damit zu den alten Hasen unter den Projektmanagement-Tools. Veraltet ist die Software aber keineswegs, vielmehr werdet ihr schnell feststellen, dass die Entwickler Wrike über die Jahre perfektioniert haben.

Mit der Chat-Funktion könnt ihr Echtzeit-Feedback zur Arbeit im Team geben. (Foto: Wrike.com)

Der Aufbau ist sehr transparent und übersichtlich. Status-Updates gibt es in Echtzeit. Somit vereint Wrike das Beste aus den beiden Welten Kollaboration und Instant Messaging. Wenn ihr schnelles Feedback innerhalb des Teams benötigt, ist Wrike das richtige Projektmanagement-Tool für euch.

Vorteile von Wrike

• Workload-View, um zu sehen, woran eure Mitarbeiter und in welchem Umfang arbeiten
• Zeiteinträge bei Projekteinträgen möglich (Time Tracking)
• Timeline-View für Deadlines und Meilensteine, dadurch keine Status-Meetings mehr nötig
• Echtzeit-Updates und Echtzeit-Kollaboration durch Diskussionen im Live Editor (ähnlich wie bei Google Docs)
• Report-Funktion, um Effizienz zu analysieren

Nachteile von Wrike

• Nur nutzbar, wenn ihr online seid
• Zeitintensive Einrichtung, da das Tool sehr umfangreich ist
• To-do-Listen lassen sich nur mit einer Browser-Extension anlegen
• Recht teuer

Preise von Wrike (gestaffelt nach Features)

• Kostenlose Demo-Version aller Tarife für bis zu 5 Nutzer (Professional, Business, Marketing etc.) auf Anfrage
• Professional (5, 10, 15 Nutzer): 9,80 $ / Nutzer pro Monat
• Business (5-200 Nutzer): 24,80 $ / Nutzer pro Monat
• Enterprise (5-unbegrenzt): Preis auf Anfrage

#12 Stackfield

Videokonferenzen, Screensharing, Zeiterfassung: Spätestens seit Corona werden hohe Erwartungen an Kollaborations-Tools gestellt. Jenseits der Funktionen steht bei dieser intensiven internen Kommunikation auch der Datenschutz im Fokus.

Stackfield stellt Datenschutz made in Germany sicher: Die Server befinden sich in Deutschland. (Screenshot: Stackfield)

Genau in diese Kerbe schlägt Stackfield, auch wenn der amerikanisch klingende Name anderes vermuten lässt. Denn hinter Stackfield steckt kein US-Anbieter, sondern das Team eines Unternehmens aus München. Das All-in-One-Collaboration-Tool garantiert volle Einhaltung der DSGVO und damit die verschlüsselte Übertragung sensibler Daten auf Servern in Deutschland.

Vorteile von Stackfield

• 100 % Datensicherheit in Deutschland
• Zugriffsbeschränkung nach IP-Adresse
• Mitarbeiter von Stackfield sind auf Datenschutz und -sicherheit geschult (kompetente Hilfe durch Support)
• Anbieter führt Penetration-Testings durch, um die Sicherheit zu steigern
• Alle bekannten und beliebten Kollaborationsfeatures vorhanden

Nachteile von Stackfield

• keine kostenlose Basisversion (14 Tage Testzeitraum ausgenommen)

Preise von Stackfield

• Kostenlose Testversion für 14 Tage
• Business (5 Nutzer inklusive): ab 39 € / pro Monat und Organisation bei jährlicher Zahlung
• Premium (5 Nutzer inklusive): ab 59 € / pro Monat und Organisation bei jährlicher Zahlung
• Enterprise: Preis auf Anfrage
• On-Premise-Lösungen: Abonnement, 9 € pro Monat und Nutzer ab 100 Nutzer / Einmalkauf auf Anfrage ab 100 Nutzer

Fazit zu Projektmanagement-Tools

Die beliebtesten Projektmanagement-Tools haben eines gemeinsam: Sie helfen euch dabei, eure zahlreichen Aufgaben zu strukturieren und übersichtlicher zu gestalten. So gelingt die Ressourcenzuweisung im Alltag. Dabei sind die Vorlieben aber höchst verschieden. Mit monday bekommt ihr eines der modernsten und schicksten Projektmanagement-Tools, was aber eines der teuersten ist.

Ihr liebt es, mit Outlook und der MS-Suite generell zu arbeiten? Dann sind MS Project oder InLoox wahrscheinlich besser für euren Workflow geeignet.

Die umfangreichste Lösung unter den Projektmanagement-Tools bietet Bitrix24. MeisterTask und Agantty sind Made in Germany, sodass alle Daten auf Servern hierzulande bleiben. Gleichzeitig sind die Tools die schlanksten Optionen mit den wenigsten Extra-Features. Asana kommt als ein echter Allrounder daher – schick, intuitiv, aber auch kostspielig.

• Wir hoffen, dass ihr nun genügend Informationen durch unseren Check erhalten habt, um das passende Tool für euch zu finden. Weitere hilfreiche Unternehmenssoftware für Gründer, Start-ups und KMU findet ihr außerdem auf Für-Gründer.de. Und wir haben einen Leitfaden für euch zusammengestellt, was eine Projektmanagement-Software können muss.

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