Zeitmanagement-Apps: digital Zeit sparen

Produktiver arbeiten: Mit Zeitmanagement-Apps habt ihr Aufgaben und Zeiten im Blick. (Foto: Unsplash)

Zeitmanagement-Apps für To-do-Listen:

Zeitmanagement bedeutet nicht nur, Zeit im Griff zu haben, sondern so viel wie möglich in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen. Um nichts Wichtiges zu vergessen, braucht ihr einen Überblick über die anstehenden Aufgaben:

• Any.do: Die App verspricht, in Sekunden das Leben zu organisieren. Tatsächlich geht das dann doch nicht ganz so schnell. Aber die Planungs-App hilft, bei dem täglichen Aufgaben-Wahnsinn einen Überblick zu bekommen, Prioritäten zu setzen und diese nacheinander abzuarbeiten. Neben der Aufgabenverwaltung gibt es zum Beispiel Listen, Erinnerungen, Kalender und Einkaufslisten.
• Chaos Control: Schluss mit Chaos auf dem Schreibtisch und im Kopf - mit der Aufgabenverwaltungs-App notiert ihr alle anstehenden Aufgaben, plant Termine und definiert Ziele. Ob beruflich oder privat, als reine To-do-Liste für das Projektmanagment oder die Urlaubsreise, alle Ideen und nötigen Schritte ergänzt ihr zunächst in der Chaos Box, um sie dann Projekten oder Bereichen zuzuordnen. Die Zeitmanagmenet-App basiert auf der Getting Things Done-Methode (GTD) von David Allen und soll helfen, effizient zu arbeiten und dennoch entlastet zu sein, da ihr nicht alles im Kopf haben müsst und vor allem nichts mehr vergesst.
• Evernote: Notizen, Geistesblitze, Visitenkartenkontakte, Skizzen, Checklisten, Fotos und Audioaufnahmen – mit der App lässt sich alles in digitale Notizen packen. So behaltet ihr den Überblick und könnt daraus To-do-Listen generieren.
• Habitica: Wem klassische To-do-Listen zu schnöde sind, kann seine Aufgaben spielerisch mit einem eigens kreierten Avatar erledigen. Für abgehakte Listen gibt es Belohnungen wie Ausrüstung, Tiere, Gold, Fähigkeiten oder das nächste Level. Für unerledigte Aufgaben gibt es Punktabzüge. Das motiviert doch doppelt, am Ende des Arbeitstages einen erstarkten Avatar und die eigenen Ziele erreicht zu haben.
• Microsoft to do: Microsoft schaltete die beliebte To-do-Listen-App Wunderlist für ihr eigenes, entwickeltes Produkt ab. Mit der App erstellt ihr euren Alltagsplaner und fokussiert euch auf das Wichtigste im Job und privat. Wie bei den meisten Apps können Nutzer auch hier von verschiedenen Endgeräten auf die Listen zugreifen und jede erledigte Aufgabe gleich durchstreichen. Müsst ihr mit Kollegen, Freunden oder Familie etwas gemeinsam planen, teilt ihr die jeweilige Liste.
• Todoist: Mit der App lassen sich von überall Aufgaben eintragen, To-do-Listen verwalten und euch an Wichtiges erinnern lassen. Mit der Kalender-Funktion seht ihr, was an dem Tag ansteht und fokussiert euch je nach Prioritätensetzung auf die wichtigsten Aufgaben.

Wenn ihr alle Aufgaben notiert habt, setzt auf jeden Fall Deadlines zur Erledigung und priorisiert diese für euren Tagesplan mit der ALPEN-Methode. Möchtet ihr die Projekte im Team verwalten und bearbeiten, bieten sich Projektmanagement-Tools an.

Mit der Zeitmanagement-App Forest (Foto: forestapp.cc) wachsen Bäume, während der Nutzer konzentriert arbeitet. Bei Habitica (Foto: habitica.com) erledigen User ihre Aufgaben spielerisch mit einem Avatar.

Zeitmanagement-Apps gegen Zeitfresser:

Wenn ihr den Tagesplan habt, fokussiert euch auf eure Aufgaben. Um sich besser zu konzentrieren und nicht von der Nachrichten- und Mailflut ablenken zu lassen, gibt es unter anderem diese Zeitmanagement-Apps:

• Brain.FM: Klänge für mehr Konzentration? Die App mit KI-generierter Musik soll dabei helfen, die Konzentration zu steigern. Die Musik fürs Gehirn soll vor Ablenkungen schützen und den Fokus auf die anstehenden Aufgaben verstärken. Zusätzlich gibt es auch Musik zum Entspannen für das Mittagsschläfchen oder zum Einschlafen am Abend.
• Forest: Mehr Konzentration, weniger Daddeln auf dem Handy – das ist mit dieser App möglich. Ihr schaltet die App ein, pflanzt einen Samen und während eurer produktiven Arbeitsphase ohne Handy wächst ein Baum heran. Mit der Zeit könnt ihr richtige Wälder anlegen. Aber Vorsicht: Beim Verlassen der App stirbt der Baum.
• RescueTime (Android): Mit der App könnt ihr die Android-Nutzung sowie minutengenau die tägliche Bildschirmzeit messen. Sofern eine Maximalzeit definiert wurde, informiert die App über eine Überschreitung. Mit der Focus-Time-Funktion können störende Websites und das Telefon selbst in einen "Nicht-stören-Modus" gebracht werden.
• SelfControl (Mac): Ihr arbeitet am Mac und lasst euch von Push-Nachrichten sowie von den Hauptaufgaben des Tages ständig ablenken? Packt alle Websites und Social-Media-Kanäle auf eine Blacklist und steuert per Timer, wie lange die beliebtesten Seiten blockiert werden sollen. So lässt sich ungestört arbeiten.

Methoden für ein besseres Zeitmanagement

Neben den Apps helfen euch auch Selbstmanagement-Methoden, um produktiver arbeiten zu können. Dabei helfen folgende Apps:

• Pomodoro-Technik: 25 Minuten hoch konzentriert arbeiten, 5 Minuten Pause. Die Zeiten lassen sich mit Apps oder auf dem Desktop messen. Beispiele: Tomato.es, Tomato-Timer oder Pomodoro-Timer-Software von Francesco Cirillo, dem Erfinder der Tomaten-Technik.
• Arbeitsrhythmus 52-17: Bei dieser Methode wechselt der User nach 52 Minuten konzentrierter Arbeit in eine 17-minütige Pause. Apps für die digitale Zeiterfassung wie TimeLog, Clockodo oder Toggl haben Stoppuhren integriert.

Zeitmanagement-App: digital zum Ziel

Die Vorteile von Zeitmanagement-Apps liegen auf der Hand: In kurzer Zeit könnt ihr eure Aufgaben notieren, sortieren, priorisieren und digital auf verschiedenen Endgeräten verwalten. Ein kleiner Nachteil: Zu Beginn braucht es Zeit, um die richtigen Methoden und Apps auszuprobieren. Das lohnt sich: Auf Dauer werden Aufgaben fokussiert erledigt, viel Zeit wird für unwesentliche Dinge gespart und entspannte Pausen sind möglich.

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