Mehr Produktivität: Strategien für den Alltag



Die Produktivität lässt sich mit Methoden steigern, die schlaue Menschen sich über die Jahrhunderte ausgedacht und stetig weiterentwickelt haben. Wir stellen die effektivsten vor.


Tipps für Produktivität


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Höhere Produktivität mit digitalen Tools: Mit Zeitmanagement-Apps habt ihr eure Aufgaben und Zeiten im Blick.

Struktur ins Leben bringen

Produktive Menschen haben sich Selbstmanagement angewöhnt. Hierbei gibt es viele Wege, um die Balance aus Arbeit und Entspannung effektiv umzusetzen, etwa den Arbeitsrhythmus 52-17 oder die ABC-Methode. Hinzu kommt ein effektives Zeitmanagement, um den Tag optimal zu strukturieren.

Morgen- und Abendroutine etablieren

Produktivität und Regelmäßigkeit sind eng miteinander verwandt. Wenn ihr Routinen in euer Leben bringt, wird es leichter fallen, produktiv zu sein. Die wichtigsten Strukturen legt ihr zu Beginn des Tages mit einer Morgenroutine und für die Entspannung nach der Arbeit mit einer Abendroutine fest.

Prioritäten setzen

Eine Keimzelle der Unproduktivität ist es, Aufgaben nicht in ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit unterscheiden zu können. Alles scheint gleich bedeutsam zu sein und so wird eben versucht, alles irgendwie zu erledigen. Die Ergebnisse sind oftmals unbefriedigend, da die eigentlichen Meilensteine so nicht erreicht werden.

Zum Glück gibt es Methoden und Tools, mit denen ihr Prioritäten im Alltag setzt, etwa das Eisenhower-Prinzip, das euch dabei hilft, Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von nicht Dringendem abzugrenzen. Effektiv ist auch die Getting-Things-Done-Methode, die sogar noch einen Schritt weitergeht und Aufgaben radikal aussortiert, wenn sie sich dem System zufolge als unwichtig herausstellen.

Den eigenen Biorhythmus nutzen

Jeder Mensch hat seine eigenen Hoch- und Tiefphasen am Tag. Die Herausforderung liegt darin, den eigenen Biorhythmus kennenzulernen und den Tag so zu strukturieren, so dass ihr die Leistungsspitzen wie auch die Ruhephasen optimal nutzt.

Befreit euch hierfür so weit wie möglich von gesellschaftlichen Rahmenbedingungen. Manche Unternehmer bzw. Führungskräfte sind Nachteulen, wohingegen andere als Lerchen aufblühen. Probiert verschiedene Rhythmen aus und holt so das meiste aus eurem Tag bzw. eurer Nacht heraus.

Produktiv im Homeoffice arbeiten

Das Homeoffice scheidet die Geister: Während die einen in den eigenen vier Wänden zu Höchstleistungen auffahren, können sich andere Mitarbeiter zwischen piepender Waschmaschine und klingelndem Postboten nur schwer konzentrieren. Im Heimbüro lautet der wichtigste Tipp: Ablenkungen so weit wie möglich selbst zu reduzieren. Ihr könnt zum Beispiel

  • einen Ablageort für Pakete angeben oder den Empfang auf das Wochenende legen,
  • die Wäsche erst zum Feierabend hin waschen bzw. ausräumen,
  • Noise-Cancelling-Kopfhörer verwenden,
  • am aufgeräumten Schreibtisch arbeiten,
  • Apps auf Smartphone und Laptop installieren, die andere ablenkende Apps aus Social Media & Co. vorübergehend deaktivieren und
  • euer Homeoffice platzsparend, ordentlich und gemütlich einrichten.

Bereits diese einfachen, aber sehr effektiven Maßnahmen werden euch dabei helfen, mehr Ruhe, Klarheit und damit auch eine höhere Arbeitsproduktivität im Homeoffice zu erreichen.

Richtig führen für mehr Produktivität

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Kollegial oder lieber distanziert-hierarchisch? Euer Führungsstil sollte zu euch und eurem Unternehmensspirit passen. (Foto: Unsplash)

Die Führung von Mitarbeitern will gelernt sein, mit der Aneignung von Führungsstilen etwa. Führung ist dann produktiv, wenn sie sich sowohl den Zielen als auch den Menschen widmet, welche dazu beitragen, diese Ziele zu erreichen.

Inspiriert euer Team für eine Vision, mit der ihr euch selbst und eure Mitarbeiter entflammt.

Ein praktisches Tool hierfür ist der Golden Circle, mit dem ihr nicht nur eure Vision findet, sondern auch die richtige Strategie und konkrete To-dos, um dieses Ziel gemeinsam mit Leidenschaft zu erreichen.

Pareto-Prinzip anwenden (80/20-Regel)

Ein großer Gegner der Produktivität ist der Perfektionismus. Diesen solltet ihr unbedingt ablegen, getreu der Unternehmerregel:

Done is better than perfect.

Umsetzen könnt ihr diesen schlauen Spruch mit dem Pareto-Prinzip. Dieses besagt, dass bereits 20 % des Arbeitsaufwandes zu 80 % der Ergebnisse führen und umgekehrt. Seine Anwendung findet das Pareto-Prinzip auch in modernen Team-Frameworks wie Scrum oder im Design Thinking. Beide Methoden arbeiten damit, schnell solide Ergebnisse zu erzielen und diese zu verbessern.

Die Prozesse verhindern, dass Teams sich durch Perfektionismus ausbremsen und trotzdem maximal produktiv sind. So entsteht zügig ein Minimum Viable Product.

Zeitfresser identifizieren und streichen

Was, schon so spät?

Wohl jeder kennt den Schreck beim Blick auf die Uhr.

Ihr hattet euch am Morgen so viel vorgenommen und nur einen Bruchteil geschafft. Wo ist nur die Zeit hin? Darauf gibt es eine Antwort, die weniger mit der Zeit, dafür viel mit Zeitdieben zu tun hat. Zeitdiebe sind Menschen und Situationen, die euch von euren eigentlichen Aufgaben ablenken. Das geschieht meistens nicht aus böser Absicht. Konsequent ausgedrückt würde es gar nicht geschehen, wenn ihr den Zeitdieben nicht eure Erlaubnis dazu geben würdet. Viele Zeitdiebe laden wir regelrecht in unseren Alltag ein.

Zu den größten Zeitdieben gehören:

  • Nicht notwendige Telefonate
  • Sinnlose/ziellose Meetings
  • zu viele E-Mails
  • Social Media / Surfen im Internet
  • Mikromanagement (“Ich muss alles im Blick haben”)

Im Team ist es wichtig, Zeitfresser offen anzusprechen, damit ihr alle produktiver arbeiten könnt. Schuldzuweisungen sind hierbei überflüssig. Legt stattdessen Kernzeiten ohne Störungen fest und haltet auch selbst diese Zeiten ein, ohne euch abzulenken.

Neben den Zeitdieben gibt es auch noch die Aufschieberitis, unter der viele Unternehmer leiden. Auch sie sorgt für jede Menge Frust.

Aufmerksamkeit als höchstes Gut betrachten

Im Englischen gibt es ein weises Sprichwort:

Where attention goes, energy flows.

Im Deutschen auch bekannt als:

Die Energie folgt der Aufmerksamkeit.

Eure Aufmerksamkeit verhält sich wie der Strom in einem Akku: Morgens ist dieser Akku noch voll und leert sich über den Tag. Ihr entscheidet, wohin dieser Strom fließen soll: In die Umsetzung eurer Ideen oder in alltägliche Zerstreuungen? Ihr habt die Wahl, indem ihr entscheidet, worauf sich eure Aufmerksamkeit richten soll. Bereits dadurch werdet ihr produktiver arbeiten.

Schaut euch auch einmal die ALPEN– und die ABC-Methode an, diese helfen euch dabei, die Aufmerksamkeit in die richtigen Bahnen zu lenken. In Zeiten der Arbeit von zu Hause ist dies wichtiger denn je, um sich nicht ablenken zu lassen.

Produktiver arbeiten mit Musik

Musik kann entspannend, anregend oder auch ablenkend sein. Es ist also durchaus sinnvoll, Musik beim Arbeiten zu hören – wenn es die richtige Musik ist. Textreiche Lieder wie Rapsongs, auf die man sich beim Hören konzentrieren muss, sind hierbei nicht empfehlenswert.

Auch die eigenen Lieblingslieder ergeben nicht unbedingt den besten Soundtrack, da sie oftmals stark emotional verknüpft sind, etwa mit Erinnerungen, und so den Fokus auf die Arbeit erschweren. Auch wuchtige Opern oder epische Klänge nehmen mehr in Beschlag, als es der eigenen Produktivität gut tut.

Besser geeignet ist ruhige, entspannte Musik. Hierfür gibt es sogar Playlists bei entsprechenden Musik- bzw. Streaming-Anbietern für die Arbeit. Auch bei YouTube findet ihr solche Playlists kostenlos abrufbar.

Besonders gut eignen sich die Musikrichtungen Chillout und Jazz.

Auch elektronische Musik und ruhige Filmsoundtracks können eurer Produktivität einen kräftigen Schub verleihen.

Besonders spannend sind sogenannte  Klänge der Alpha Waves, welche das Gehirn im produktiven Wachzustand besonders gut stimulieren sollen. Alphawellen lassen sich dann im Gehirn messen, wenn wir uns in einem entspannten, fokussierten Wachzustand befinden.

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