Praxisleitfaden Buchhaltung: Was für Gründer und Unternehmer wichtig ist

Zu Beginn bringen wir diese beiden Begriffe praxisorientiert und knapp auf den Punkt:

• Buchhaltung bedeutet, wie Sie Ihre Abläufe gestalten, um Angebote und Rechnungen zu erstellen, Belege zu buchen, gesetzlichen Buchführungspflichten nachzukommen, die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens festzustellen und am Jahresende Ihr Ergebnis zu ermitteln.
• Buchführung bezeichnet die Methode, wie Sie Geschäftsvorfälle wie bspw. Einnahmen, Ausgaben oder Investitionen erfassen. Dabei wird zwischen der einfachen Buchführung und der doppelten Buchführung unterschieden.

Die grundlegenden Pflichten im Bereich Buchhaltung und Buchführung sind in den GoBD niedergelegt. Die GoBD ("Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") umfassen eine Fülle von Einzelvorschriften. Zusammengefasst sagen die GoBD:

• Belegführung: Führen Sie Ihre Belege ordentlich, systematisch, vollständig und nachvollziehbar, egal ob Sie die Belege physisch oder elektronisch ablegen. Sollte ein Beleg fehlen, ist ein Eigenbeleg zu erstellen.
• Datensicherheit: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Belege sicher aufbewahrt und dass elektronische Belege sicher gespeichert sind. 
• Manipulation verhindern: Elektronische Unterlagen müssen so gespeichert sein, dass eine nachträgliche Veränderung unmöglich ist.
• Beispiel: Wenn Sie Ihren Kunden eine Rechnung stellen, muss Ihre Rechnung alle Pflichtbestandteile enthalten. Außerdem müssen Sie diese Rechnung als Einnahme verbuchen und ordentlich aufbewahren. Stellen Sie die Rechnung elektronisch, gilt es, diese an einem sicheren Speicherort sorgfältig aufzubewahren. Und Sie müssen sicherstellen, dass Sie diese elektronische Rechnung nicht mehr abändern können.

Eng verbunden mit den Buchhaltungspflichten nach GoBD ist die Frage der Aufbewahrungspflichten. Grob gesagt, gibt es folgende Regeln:

Lesen Sie dazu auch unseren Leitfaden Aufbewahrungspflichten.

Ja, Finanzämter führen regelmäßig Betriebsprüfungen durch. Die Betriebsprüfer besuchen dabei die Unternehmen, sichten sämtliche Buchhaltungsunterlagen inklusive der elektronischen Buchhaltungsablagen und kontrollieren, ob Sie Ihre Buchhaltung ordentlich führen.

Gegenstand der Prüfungen sind unter anderem:

• das Kassenbuch,
• Bankauszüge und
• Jahresabschlüsse sowie Einnahmenüberschussrechnungen.

Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Buchhaltung ernst nehmen und gut organisieren.

Typischerweise unterscheiden wir folgende Bereiche der Buchhaltung.

• Finanzbuchhaltung: Hier dreht sich alles um Einnahmen/Ausgaben bzw. um Erträge/Aufwendungen. Ziel der Fibu ist die Gewinnermittlung.
• Debitorenbuchhaltung: Aufgabe der Debitorenbuchhaltung ist es, die offenen Kundenrechnungen im Blick zu haben, offene Rechnungen einzutreiben bzw. säumige Zahler anzumahnen (Mahnwesen).
• Kreditorenbuchhaltung: Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist es, Rechnungen zu prüfen und die Bezahlung der Eingangsrechnungen zu managen. Immer mit Blick auf die Liquidität des Unternehmens.
• Lohnbuchhaltung: Die Lohnbuchhaltung umfasst die Zahlung der Löhne und Gehälter, die korrekte Buchung der Personalkosten sowie die Abführung der Beiträge an die Sozialversicherung bzw. die Bezahlung der Lohnsteuer.

Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen brauchen Sie eine Lohnbuchhaltung. Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist es,

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen,
• monatlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen.

Es gibt zwei grundlegende Methoden der Buchführung: die einfache und die doppelte Buchführung. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, kommt als weiterer wichtiger Teilbereich die Lohnbuchhaltung hinzu. Welche Art von Buchführung Sie im Unternehmen einsetzen, hängt ab von Größe und Rechtsform Ihres Unternehmens ab. Einfache und doppelte Buchführung unterscheiden sich in der Art und Weise, wie Sie buchen und wie Sie Ihren Gewinn ermitteln.

Die doppelte Buchführung ist für alle gewerblichen Unternehmer ab einer bestimmten Größe verpflichtend. Die Größenschwellen lauten dabei:

• 800.000 Euro Umsatz und/oder
• 80.000 Euro Gewinn

in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren. Diese Schwellen gelten seit dem 1.1.2023 (Wachstumschancengesetz). Wenn Sie also als Kleingewerbetreibender oder mit einer GbR diese Schwellen überschreiten, müssen Sie sich mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen. Für Freiberufler gelten diese Grenzen nicht. Sie können generell die einfache Buchführung vornehmen.

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und GbRs verwenden als Buchführungsmethode die EÜR. Wir erklären hier die wichtigsten Grundprinzipien. Auf einer gesonderten Seite haben wir Ihnen einen umfangreichen Leitfaden für die EÜR zusammengestellt. Zudem können Sie unsere EÜR-Vorlage nutzen und wir zeigen Ihnen auf, wie Sie Schritt für Schritt die Anlage-EÜR ausfüllen.

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und GbRs dürfen Ihre Buchhaltung mit der einfachen Buchführung erstellen. Bei der einfachen Buchführung zeichnen Sie folgende Geschäftsvorfälle auf:

• Einnahmen: Das sind erhaltene Zahlungen Ihrer Kunden als Einnahmen.
• Ausgaben: Dazu zählen geleistete Zahlungen an Lieferanten, Geschäftspartner, Banken und das Finanzamt.
• Abschreibungen für Investitionen, die Sie getätigt haben.

Ihren Gewinn ermitteln Sie im Rahmen der einfachen Buchführung über die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach dem folgenden Muster: Gewinn = Einnahmen abzgl. Ausgaben und abzgl. Abschreibungen.

Wie gehen Sie vor, wenn Sie beispielsweise als Freiberufler Ihre EÜR erstellen? Hier die wichtigsten Schritte in einer Übersicht.

#1 Betriebliche Einnahmen ermitteln: 
Betriebliche Einnahmen sind alle Einnahmen, die aus Ihrer Geschäftstätigkeit entstehen. Das sind zum Beispiel alle bezahlten Kundenrechnungen oder Warenverkäufe. Halten Sie alle Einnahmen lückenlos fest, dazu sind Sie im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung verpflichtet. Die in den bezahlten Rechnungen enthaltene Mehrwertsteuer zählt ebenfalls zu den Einnahmen.

#2 Betriebliche Ausgaben feststellen: 
Ebenso halten Sie sämtliche geschäftlichen Ausgaben lückenlos fest. Zu den Ausgaben zählen auch die in Ihren Ausgaben enthaltene Vorsteuer und sämtliche Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und der jährlichen Umsatzsteuererklärung.

#3 Ausgaben für Investitionen im Anlageverzeichnis: 
Investitionen halten Sie in Anlageverzeichnissen fest. Ausgaben für Investitionen haben auf den Gewinn keinen Einfluss. Je nach Art der Investition ergeben sich dabei unterschiedliche Abschreibungsbeträge. Ermitteln Sie diese anhand von Abschreibungstabellen. Die Abschreibungen mindern wie die Ausgaben den Gewinn.

#4 Darlehen und Finanzierungen: 
Erhaltene Darlehen zählen nicht zu den steuerlichen Einnahmen, erhöhen aber Ihre Liquidität. Daher erfassen Sie sämtliche Finanzierungen separat. Tilgungen auf Darlehen erfassen Sie ebenfalls gesondert.

#5 Kassenbuch, Wareneingänge, Warenausgänge: 
Bei jeder Art von Buchführung ist Transparenz gefragt. Daher müssen Sie ein lückenloses Kassenbuch führen und auch sämtliche Warenbewegungen separat aufzeichnen. Früher verwendete man dazu Wareneingangs- und Warenausgangsbücher, heute macht man das mit einem Warenwirtschaftssystem.

#6 Gewinnermittlung: 
Wenn Sie nun alle Geschäftsvorfälle als Einnahmen, Ausgaben, Investitionen und Finanzierungsvorgänge klassifiziert haben, ermitteln Sie Ihren Gewinn. Die Tabelle zeigt Ihnen, wie das mit der Anlage EÜR prinzipiell geht:

#7 Ermittlung des finanziellen Überschusses: 
Sie fragen sich jetzt wahrscheinlich: Was passiert mit den Investitionen und Finanzierungen? Und Sie müssen als Unternehmer auch Entnahmen tätigen, um Ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Das funktioniert wie folgt: Zum Gewinn zählen Sie erhaltene Finanzierungen sowie die Abschreibungen hinzu und ziehen Tilgungen und Entnahmen ab. Dann haben Sie den finanziellen Überschuss im Rahmen Ihrer EÜR. Auch das zeigen wir Ihnen in einer Tabelle.

Lesen Sie dazu unseren Leitfaden EÜR sowie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Anlage EÜR mit Elster ausfüllen. Als Hilfsmittel, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, haben wir für Sie eine EÜR-Vorlage erstellt. Noch besser geht die Buchführung mit der EÜR-Software.

GmbHs, UGs (haftungsbeschränkt), OHGs und KGs sowie eingetragene Kaufleute arbeiten im Bereich Buchhaltung mit der Methode der doppelten Buchführung.

Die doppelte Buchführung ist komplex, weil jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten zu buchen ist. 
Ein Beispiel soll dies erläutern: Sie stellen Ihrem Kunden X eine Rechnung über 1.000 Euro. Nach einer Woche überweist Kunde X diese Rechnung auf Ihr Geschäftskonto. Bei der einfachen Buchführung wird dieser Vorgang einfach als Einnahme erfasst. Bei der doppelten Buchführung sind bei diesem Geschäftsvorfall 3 Konten beteiligt.

• Den Rechnungsbetrag wird auf das Konto "Einnahme" gebucht
• und zusätzlich auf das Konto Ihres Kunden X (Debitoren-Konto)
• Die Zahlung von 1.000 Euro entlastet das Konto von Kunde X und
• wird auf das Konto "Bank" gebucht.

Ein vermeintlich einfacher Geschäftsvorfall löst eine Fülle von Einzelbuchungen aus. Daher erfordert die doppelte Buchführung sehr viel Sachverstand und Routine beim Buchen.

Sie müssen nämlich wissen, auf welches Konto Sie welchen Geschäftsvorfall buchen. Dabei helfen Kenntnisse über die Kontensystematik der doppelten Buchführung.

• Konto als kleinste Einheit: Geschäftsvorfälle werden auf Konten verbucht. Bsp.: Der Einkauf von Büromaterial wird z. B. auf das Konto "Büromaterial" gebucht.
• Kontenrahmen: Kontenrahmen schaffen Ordnung in die Vielfalt der Einzelkonten. Es gibt die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie branchenspezifische Kontenrahmen.
• Kontenplan: Der Kontenplan umfasst die Konten, mit denen Sie in Ihrer Buchhaltung tatsächlich arbeiten.

In der Regel nutzen Sie den Kontenrahmen, den Ihnen Ihr Steuerberater vorschlägt oder den Ihre Buchhaltungssoftware vorsieht. Lesen Sie dazu unsere Leitfäden zum Kontenrahmen und zu den Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04.

Mit dem Kontenrahmen, den Sie wählen, haben Sie das Ordnungsschema für Ihre Buchungen. Ihre Buchungen erfassen Sie lückenlos im Journal und ordnen sie dann den Büchern zu. Aus diesen Büchern wird mit Abschluss eines Geschäftsjahres der Jahresabschluss erstellt. Folgende Übersicht erläutert die Zusammenhänge:

Richtige Bücher gibt es im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr, weil Buchhaltungsprogramme diese Funktionen übernehmen. Eine gute Buchhaltungssoftware automatisiert durch geschickte Schnittstellen viele Prozesse.

Ergebnis der doppelten Buchführung ist ein Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Dabei wird der Unternehmensgewinn durch Vermögensvergleich ermittelt. Die Bilanz weist das betriebliche Vermögen aus. Steigt es im Laufe eines Jahres, so macht das Unternehmen einen Gewinn, andernfalls einen Verlust. Die Gewinnermittlung mit doppelter Buchführung erfordert daher umfangreiche Arbeiten für den Jahresabschluss:

• Ermitteln des Unternehmensvermögens und der Schulden
• Durchführung einer Inventur für das Waren und Vorräte (Umlaufvermögen)
• Bewertung von Anlagevermögen, Umlaufvermögen
• Bilden von Rückstellungen
• Abgrenzen von Geschäftsvorfällen 

Lesen Sie dazu unsere Leitfäden, wie Sie einen Jahresabschluss erstellen und eine Inventur durchführen. Wenn Sie keine kaufmännische Ausbildung haben, werden Sie bei der doppelten Buchführung Unterstützung benötigen. Dafür haben wir ein spezielles Beratungspaket im Angebot

Buchhaltung ist anspruchsvoll. Daher präsentieren wir Ihnen hier Hilfen, Software und Tools, mit denen Sie diese Aufgaben rechtskonform und zeitsparend erledigen. Dazu zählen der Steuerberater, Vorlagen für Rechnungen und EÜR sowie Rechnungsprogramme oder Buchhaltungssoftware.

#1 Ablage organisieren und Dokumente (Rechnungen) vorbereiten: 
Die Digitalisierung kommt. Trotzdem wird es Belege und Unterlagen geben, die Sie nach wie vor physisch aufbewahren müssen. Organisieren Sie daher Ihre Ablage sinnvoll: Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen, Bankunterlagen, Verträge, Unterlagen für den Jahresabschluss. Bei Organisation und Ablage hilft Ihnen ein externer Buchhaltungsservice.

#2 Software oder Vorlagen einsetzen: 
Um Ihre Buchhaltung zu organisieren, sollten Sie Vorlagen oder geeignete Softwareprogramme einsetzen. Hier zeigen wir Ihnen weiterführende Angebote.

Mit Vorlagen, Rechnungsprogrammen oder Buchhaltungsprogrammen können Sie grundsätzlich Ihre Buchhaltung selbst machen. Moderne Softwarelösungen für Rechnungen und Buchhaltung geben häufig auch dem Steuerberater einen Zugang.

Mit Rechnungsvorlagen erstellen Sie Rechnungen an Ihre Kunden. Sie sollten an das CI Ihres Unternehmens angepasst sein und alle wichtigen Pflichtbestandteile einer Rechnung enthalten. Für die einfache Buchführung und für das Erstellen einer EÜR gibt es EÜR-Vorlagen. Damit können Sie eine EÜR erstellen, wenn Sie zum einen sämtliche Belege und Rechnungen sauber ablegen und dokumentieren und zum anderen die Anlage EÜR über ELSTER ausfüllen. Belege, die Sie mit solchen Vorlagen erstellen, müssen Sie als Kopie dokumentieren. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Vorlagen stets den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen (z. B. Pflichtbestandteile bei Rechnungen).

Moderne Rechnungsprogramme erleichtern Ihnen die Arbeit, wenn Sie Rechnungen erstellen und verwalten. Sie bieten u.a. folgende Vorteile:

• Stets auf aktuellem Stand hinsichtlich gesetzlicher Regelungen (Stichwort: Pflichtbestandteile)
• Erstellung von Angeboten und Rechnungen
• Sie haben alle offenen Kundenrechnungen auf einen Blick mit dem automatisierten Bankkontoabgleich
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind aus dem System heraus möglich

Lesen Sie hierzu unseren Leitfaden Rechnungssoftware und unseren aktuellen Anbietervergleich.

Buchhaltungsprogramme umfassen in der Regel alle Vorteile einer Rechnungssoftware und beinhalten zusätzliche Funktionen für die Buchhaltung. Häufig ist das Buchhaltungsprogramm die Upgrade- oder Premium-Version einer Rechnungssoftware. Die wichtigsten Funktionen sind:

• Rechnungsmodul (Angebot – Rechnung – Bezahlung – Mahnung)
• ELSTER-Schnittstelle für die Erstellung einer EÜR
• Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) aus dem System heraus
• Doppelte Buchführung und Wahl des Kontenrahmens
• Verwaltung von Anlagen und Abschreibungen
• Erstellung von Jahresabschlüssen mit Bilanz und GuV
• Kassenbuch oder Schnittstellen zu Kassensoftware, Warenwirtschaft oder ERP-Systemen

Rechnungsprogramme und Buchhaltungsprogramme bieten häufig einen Steuerberater-Zugang. Über diese Schnittstelle loggt sich Ihr Steuerberater in Ihr System ein und holt sich die Unterlagen, die er für UStVA, Erstellung von BWA und Jahresabschluss braucht. Lesen Sie auch hierzu unseren Vergleich von Buchhaltungssoftware.

Die Daten der Buchhaltung sind immens wichtig für die Steuerung des Unternehmens im Rahmen des Controllings. Erstellen Sie aus ihren monatlichen Geschäftszahlen sinnvolle KPIs und Controlling Dashboards. Im kleinen Unternehmen ist der Geschäftsinhaber zugleich auch CPO (Chief Performance Officer).

Ein Steuerberater ist immer dann sinnvoll, wenn folgende Punkte gegeben sind:

• Keine Erfahrung und geringes Wissen im Bereich Buchführung und Buchhaltung
• Großer Umfang an Belegen und Buchungen
• Umfangreiche Kassenbuchführung bei stationären Dienstleistern, die bei Betriebsprüfungen zur Prüfungsrisiken führen können.
• Hoher Anteil komplizierter Geschäftsvorfälle, z.B. E-Commerce ins Ausland 
• Der Kontenplan des Unternehmens ist umfangreich
• Ihre steuerliche Situation ist komplex, weil Sie verschiedene Einkunftsarten haben
• Hohe Anzahl an Mitarbeitern: dadurch viele sozialversicherungsrechtliche Fragen

Sie können als Unternehmer nicht alles selbst machen. Daher ist es sinnvoll, Buchhaltungsaufgaben zu delegieren. Der Steuerberater ist dabei eine wichtige Hilfe. Weitere Punkte, die für den Steuerberater sprechen, sind:

• Er ist ihr Ansprechpartner für alle steuerlichen Detailfragen, die er sachgerecht und auf Ihre persönliche Situation hin beantworten kann.
• Er berät Sie intensiv zu steuerlichen Regeln zur GOBD konformen Kassenführung.
• Außerdem trägt er das Risiko bei Beratungsfehlern und Buchungsfehlern, wenn er selbst die Buchhaltung macht, und ist auch entsprechend versichert.
• Im Falle einer Betriebsprüfung hält der Steuerberater Ihnen den Rücken frei. Im Falle strittiger Punkte kann er zu Ihren Gunsten argumentieren, zumal er die Betriebsprüfer aus seiner beruflichen Erfahrung heraus auch gut kennt.

Um Buchhaltungsarbeiten auszulagern, insbesondere die Finanzbuchhaltung und die Lohnbuchhaltung, helfen externe Buchhaltungsservices. Externe Buchhalter halten dem Unternehmer den Rücken frei für Organisation und Ablage der Buchhaltung, sorgen dafür, dass Fristen eingehalten werden, dürfen aber keine steuerlichen Beratungsleistungen durchführen. Lesen Sie mehr darüber in unserem Ratgeber für externen Buchhaltungsservice.

Wenn Sie ein Unternehmen gegründet und angemeldet haben, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten Sie vom Finanzamt. Damit werden wichtige Grundlagen für die Buchhaltung geschaffen.

• Allgemeine Angaben: Kontaktdaten, Bankverbindung und ggf. Ihr Steuerberater als Bevollmächtigten für alle Angelegenheiten mit dem Finanzamt
• Freiberufler oder Gewerbetreibender mit oder ohne Handelsregistereintrag
• Angaben zur Ermittlung der Steuervorauszahlungen
• Entscheidung zur Buchführung nach EÜR oder Bilanzierung
• Angaben zur Lohnsteuer sofern Mitarbeiter geplant sind
• Umsatzsteuer und Beantragung der Steuernummer
• Entscheidung, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden soll
• Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer ist für das Finanzamt eine der wichtigsten Einnahmequellen. Daher müssen Sie im Fragebogen steuerliche Erfassung angeben, ob und wie Sie als Unternehmer Umsatzsteuer bezahlen. Hier der Überblick über die wichtigsten Regeln:

Wir zeigen Ihnen in einem gesonderten Kapitel aus, wie Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die nur einen gewissen Umsatz pro Jahr erzielen und eine besondere Steuerregelung nutzen. Mit dieser Regelung – der Kleinunternehmerregelung – sind Sie nicht zum Ausweis der Umsatzsteuer verpflichtet, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Besonders zu Beginn der Selbstständigkeit kann dies unter Umständen vorteilhaft sein.

Als Kleinunternehmer organisieren Sie Ihre Buchhaltung nach der einfachen Buchführung und erstellen für das abgelaufene Geschäftsjahr eine EÜR zur Gewinnermittlung. Wertvolle Hilfen für den Kleinunternehmer sind Rechnungsprogramme mit EÜR-Modul.

Ob es sinnvoll ist, die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer zu wählen, müssen Sie abwägen. Unser Leitfaden "Kleinunternehmerregelung" hilft Ihnen dabei.

Die Abläufe rund um die Erstellung von Angeboten und Rechnungen zählen zu den wichtigsten Abläufen Ihrer Buchhaltung: Sie haben Ihr erstes Angebot an den Kunden geschickt, dieser hat das Angebot angenommen und Sie haben die Leistung erbracht. Jetzt erstellen Sie eine Rechnung.

Geld verdienen beginnt damit, Angebote zu erstellen. Hier sollten Sie verschiedene Dinge im Zusammenhang mit der Buchhaltung beachten:

Definieren Sie die Verbindlichkeit des Angebotes richtig: Ein Angebot ist rechtlich bindend, Sie können aber bezüglich Preisgestaltung und Liefermöglichkeiten Spielräume verschaffen. Beispielsweise können Sie Preise unter Vorbehalt stellen und bestimmte Klauseln formulieren, wie z.B. "Angebot gültig solange Vorrat reicht". Außerdem sollten Sie beim Übertrag des Angebots in eine Rechnung keine Zeit verlieren. Mit Rechnungsprogrammen oder Buchhaltungssoftware geht dies beispielsweise auf Knopfdruck. Informieren Sie sich hierzu in unserem Leitfaden "Angebote erstellen".

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie darauf achten, die Rechnung korrekt zu stellen. Dazu müssen Sie folgende Dinge beachten:

• Rechnungsfrist einhalten
• Alle Pflichtbestandteile einer Rechnung aufführen
• Die Umsatzsteuer korrekt ausweisen (Ausnahme Kleinunternehmerregelung)

In unserem Leitfaden "Rechnung schreiben" stellen wir auch verschiedene Arten von Rechnungen vor, die in der Praxis des Unternehmers von Bedeutung sind.

• Aborechnung
• Abschlagsrechnung
• Kleinbetragsrechnung
• Stornorechnung
• XRechnung

Papier- und PDF-Rechnungen werden in der Buchhaltung von der E-Rechnung abgelöst. Die neuen elektronischen Rechnungsformate helfen die Abläufe in der Buchhaltung zu optimieren.

Eine Rechnung nutzt Ihrem Unternehmen erst dann, wenn ihr Kunde sie bezahlt hat. Alle Abläufe in der Buchhaltung rund um die Verwaltung der Kundenrechnungen fallen in den Bereich der Debitorenbuchhaltung. Ziel der Debitorenbuchhaltung ist es, die Zahlungen Ihrer Kunden zu überwachen und dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden fällige Rechnungen pünktlich bezahlen. Dazu gehört:

• Offene Rechnungen überwachen
• Bezahlte Rechnungen mit dem Geschäftskonto abgleichen
• Fällige und nicht bezahlte Rechnungen anmahnen mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung
• Überfällige Rechnungen über Inkasso eintreiben

Auch bei diesen Abläufen hilft Ihnen ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware.

Buchhaltung effizient organisieren ist eine wichtige unternehmerische Aufgabe. In folgenden Bereichen sollten die Abläufe optimal sein.

1. Kreditorenbuchhaltung und Zahlungsverkehr
2. Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)
3. Kasse, Kassenbuch und Kassenführung
4. Lohnbuchhaltung
5. Buchhaltung und Firmenwagen
6. Erfolgskontrolle mit BWA und SUSA
7. Gewinnermittlung mit EÜR oder Jahresabschluss
8. Buchhaltung rund um Steuern und Betriebsprüfung
    

Auch Sie erhalten Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern. Dafür ist die Kreditorenbuchhaltung zuständig:

• Eingehende Rechnungen verwalten und Zahlungsziele beachten
• Fällige Rechnungen bezahlen, wobei Sie Ihre Liquidität immer im Blick haben müssen.

Bei den Abläufen in der Kreditorenbuchhaltung schafft Ihnen eine gute Buchhaltungssoftware einen besseren Überblick und spart Zeit.

Wenn Sie nicht für die Kleinunternehmerregelung optiert haben, müssen Sie an das Finanzamt Umsatzsteuer zahlen. Dies sind Ihre Aufgaben:

• Monatlich oder pro Quartal Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVa) an das Finanzamt schicken und Umsatzsteuer bezahlen
• Eventuell für die Dauerfristverlängerung optieren, die Ihnen bei der UStVa einen Monat Zeitgewinn verschafft.
• Mit dem fertigen Jahresabschluss die Umsatzsteuererklärung Ihres Unternehmens abgeben

Lesen Sie mehr dazu in unserem Leitfaden zur UStVa.

Als Händler, Gastronom oder stationärer Dienstleister brauchen Sie eine Kasse. Wenn Sie Zahlungen in bar leisten, brauchen Sie ein Kassenbuch. Wir zeigen Ihnen daher

• wie Sie ein Kassenbuch korrekt führen,
• was Sie bei einem Kassensystem beachten sollten,
• wie eine Kassensoftware die Buchhaltung vereinfacht.

Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen, brauchen Sie eine Lohnbuchhaltung. Sie müssen monatlich Gehaltsabrechnungen erstellen, die allen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen genügen. Wir informieren Sie über die Aufgaben der Lohnbuchhaltung, mit welcher Software die online Lohnbuchhaltung am besten funktioniert und wie eine Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgebaut ist.

Ein Firmenwagen führt bei betrieblicher Nutzung zu Ausgaben, die als Betriebsausgaben den steuerlichen Gewinn mindern. Sobald Sie den Firmenwagen aber privat nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. Wir zeigen Ihnen, 

• wie Sie den Firmenwagen mit der 1% Regelung versteuern oder
• alternativ ein Fahrtenbuch nutzen, das ganz einfach auch elektronisch geführt werden kann.

Die Buchhaltung zeigt Ihnen mit Hilfe von Auswertungen, ob Ihr Unternehmen Geld verdient. Dabei helfen Ihnen kurzfristige Erfolgsrechnungen wie die BWA. Wir erläutern Ihnen, 

• wie die BWA als kurzfristige Erfolgsrechnung funktioniert.
• was Sie mit der Summen- und Saldenliste (SUSA) machen können.

Nach Abschluss eines Geschäftsjahres ist es Aufgabe der Buchhaltung, den Gewinn zu ermitteln. Das machen Sie für sich im Rahmen der Erfolgskontrolle, für Banken und Investoren und aufgrund gesetzlicher Bestimmungen für das Finanzamt im Rahmen Ihrer Steuererklärungen. Wir zeigen Ihnen,

• wie Sie einen Jahresabschluss erstellen.
• wie Sie den Unternehmensgewinn mit der EÜR feststellen.

Haben Sie mit EÜR oder Jahresabschluss Ihren Gewinn ermittelt, schicken Sie Ihre Steuererklärungen an das Finanzamt. Der Umfang Ihrer Steuerpflicht bestimmt, welche Steuererklärungen Sie abgeben müssen.

Welcher Unternehmer zahlt welche Steuern?

Diese Tabelle listet wichtige Steuerarten auf und zeigt ihre Relevanz für die wichtigsten Rechtsformen und Unternehmensformen.

(* Wenn Sie für die Kleinunternehmerregelung optiert haben, entfällt die Umsatzsteuerpflicht.)

Welche Steuererklärungen gibt es?

Je nach Steuerpflicht müssen Sie entsprechende Steuererklärungen beim Finanzamt abgeben und Ihre Steuern bezahlen:

• Umsatzsteuererklärung
• Einkommensteuererklärung
• Körperschaftsteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung

Die Lohnsteuer wird regelmäßig mit den monatlichen Lohnabrechnungen erklärt und abgeführt. Lesen Sie auch unseren Leitfaden Steuererklärungen. Ob Sie Ihre Steuererklärungen korrekt abgegeben haben, prüft das Finanzamt regelmäßig im Rahmen von Betriebsprüfungen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung ordentlich führen und keine unerlaubten Manipulationen vornehmen, brauchen Sie aber vor eine Betriebsprüfung keine Angst haben.

Welche steuerlichen Fristen sind wichtig?

Bei dem Thema Steuerfristen sollten Gründer und Unternehmer ganz genau hinschauen bzw. sich die wichtigen Termine im Kalender notieren.