Buchhaltungsthemen im Schnelleinstieg

Zur schnellen Orientierung stellen wir Ihnen die wichtigsten Themen, die wir im Bereich Buchhaltung, beleuchten, in einem tabellarischen Überblick vor. So gelangen Sie schnell zu dem für Sie wichtigen Aspekt.

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Buchhaltung zum Start: die Grundlagen für Gründer

Im Vorfeld Ihrer Gründung werden Sie sich mit vielen Themen auseinandersetzen. Auch die Buchhaltung gehört dazu. Damit Sie den Start gut meistern, geben wir Ihnen Informationen und Tipps zu den wichtigsten Apsekten der Buchhaltung mit, die Sie vor der Gründung wissen müssen. Folgende Fragen beantworten wir:

• Eine Frage der Rechtsform: Buchhaltung nach EÜR oder Bilanzierung?
• Welche Steuern fallen an?
• Stichwort Gewerbesteuer: welche Besonderheiten haben Freiberufler?
• Soll ich die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen?
• Wie fülle ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus?
• Wie erhalte ich meine Steuernummer / Umsatzidentifikationsnummer?
• Was muss ich zur Vor- und Umsatzsteuer wissen und was hat es mit der Dauerfristverlängerung auf sich?
• Was ist besser: Soll- oder Ist-Versteuerung?

Hat die Rechtsform Einfluss auf Buchhaltung und Steuern?

Die gewählte Rechtsform hat Einfluss auf die Art und Weise Buchhaltung sowie die zu zahlenden Steuern. Starten wir zunächst mit den anfallenden Steuern. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die je nach Rechtsform anfallenden Steuern.

Gretchenfrage in der Finanzbuchhaltung: EÜR oder Bilanzierung

In der Finanzbuchhaltung dreht sich alles rund um die ordnungsgemäße Buchführung und die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die per Rechnung erfasst werden. Je nach Unternehmen und Unternehmensgröße werden unterschiedliche Anforderungen an die Buchhaltung gestellt. Die Doppelte Buchführung oder EÜR sind zunächst zwei wesentliche Methoden für die Buchhaltung im Unternehmen. Die nachfolgende Tabelle zeigt auf einen Blick, wann die EÜR und wann die Bilanzierung in der Buchhaltung angewandt werden muss.

Wenn Sie die EÜR direkt per Elster erledigen wollen, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die Positionen in der Anlage EÜR. Muss die doppelte Buchführung - auch Bilanzierung genannt - angewandt werden, dreht sich schnell alles auch um Kontenrahmen und Kontenpläne. Für viele Unternehmer stellt sich dabei die Frage ob es SKR 03 oder SKR 04 sein soll.

Aber bevor Sie bei der Buchhaltung jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, sollten Sie lieber einen Steuerberater konsultieren oder eine Buchhaltungssoftware nutzen. So bleibt Ihnen viel administrativer Aufwand in der Buchhaltung erspart. Wichtig ist die Buchhaltung aber nicht nur für das Finanzamt! Für Sie eignen sich die Ergebnisse der Buchhaltung für das interne Controlling - die zweite wichtige Funktion der Finanzbuchhaltung.

Post vom Finanzamt: der steuerliche Erfassungsbogen

Zu den ersten Aufgaben in der Buchhaltung zählt meist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie direkt nach der Anmeldung Ihres Unternehmens beim Finanzamt zugeschickt bekommen. Diesen müssen Sie ausfüllen und an das Finanzamt zurückschicken. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung werden zentrale Aspekte ihrer künftigen Buchhaltung direkt festgelegt wie bspw.:

• Allgemeine Angaben: Kontaktdaten, Bankverbindung und ggf. Ihr Steuerberater als Bevollmächtigten für alle Angelegenheiten mit dem Finanzamt
• Freiberufler oder Gewerbetreibender mit oder ohne Handelsregistereintrag
• Angaben zur Ermittlung der Steuervorauszahlungen
• Entscheidung zur Buchführung nach EÜR oder Bilanzierung
• Angaben zur Lohnsteuer sofern Mitarbeiter geplant sind
• Umsatzsteuer und Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Entscheidung, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden soll

Wir zeigen Ihnen in einem gesonderten Kapitel aus, wie Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Für Unternehmer mit geringen Umsätzen besteht die Möglichkeit die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Dies entlastet bei der Buchhaltung im Hinblick auf die Umsatz- und Vorsteueranmeldung. Wir zeigen auf, wann die Regelung Sinn macht und wie Sie diese nutzen können: die Details.

Mehrwertsteuer und Vorsteuer in der Buchhaltung

Die Mehrwertsteuer und die Vorsteuer sind für viele Gründer zunächst auch ein Buch mit sieben Siegeln in der Buchhaltung - und zu allem Überfluss will das Finanzamt auch noch regelmäßig eine Voranmeldung und Zahlung. Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen zur Mehrwertsteuer.

Gegenstück zur Mehrwertsteuer ist in der Buchhaltung die Vorsteuer. Die Vorsteuer ist quasi die Mehrwertsteuer, die man auf Produkte und Dienstleistungen im eigenen Einkauf zahlt. Vorsteuer und Mehrwertsteuer werden dann im Rahmen der Buchhaltung verrechnet und an das Finanzamt gemeldet: mehr zum Thema Vorsteuer.

Soll- vs. Ist-Versteuerung bei der Umsatzsteuer: wie können Sie als Gründer wählen?

Bei der Frage, ob Sie die Soll- oder Ist-Versteuerung in der Buchhaltung wählen sollen, geht es darum, wann Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen. Sofern Sie als Einzelunternehmer oder GbR von einen Umsatz unter 600.000 Euro pro Jahr ausgehen, haben Sie die Wahlmöglichkeit. Für buchführungspflichtige Unternehmen wie UGs oder GmbHs liegt die Grenze bei 500.000 Euro Jahresumsatz. Die wesentlichen Unterschiede sind:

• Soll-Versteuerung: die Umsatzsteuer wird in dem Monat fällig und muss ans Finanzamt abgeführt werden, wenn die Rechnung gestellt wurde - unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung und damit die abzuführende Umsatzsteuer schon bezahlt hat. Sie gehen demnach im Zweifel in Vorleistung.
• Ist-Versteuerung: in diesem Fall müssen Sie die Umsatzsteuer erst ans Finanzamt abführen, wenn die Rechnung tatsächlich bezahlt wurde und das Geld auf Ihrem Konto ist. Diese Methode schont somit ihre Liquidität.

Wir haben Ihnen in einem gesonderten Kapitel alle Details zur Soll-Ist-Versteuerung zusammengestellt.

Umsatzsteuervoranmeldung und Dauerfristverlängerung

Unabhängig von der Frage der Soll- oder Ist-Versteuerung müssen Sie als Gründer in den ersten zwei Jahren monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen (Ausnahme: die Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht erforderlich, wenn nicht mehr als 1.000 Euro Umsatzsteuer zu zahlen sind). Das Problem für die Buchhaltung dabei ist, dass Sie diese bis zum 10. Tag des Folgemonats abgeben müssen. Die Buchführung innerhalb dieser Zeit zu erledigen, ist eine große Herausforderung.

An dieser Stelle greift die sogenannte Dauerfristverlängerung. Wenn Sie diese beantragen, verschaffen Sie sich in der Buchhaltung einen Monat mehr Zeit, bis die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt gehen muss. Sprich: bei einer Dauerfristverlängerung müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat Januar bis zum 10. März in der Buchhaltung erledigt haben.

Wie geht es nach dem zweiten Jahr in der Buchhaltung mit der Umsatzsteuervoranmeldung weiter?

• Sind im Jahr mehr als 7.500 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt gezahlt worden, bleibt es bei der monatlichen Voranmeldung der Umsatzsteuer.
• Wurden weniger als 7.500 Euro Umsatzsteuer im Jahr überwiesen, ist eine quartalsweise Umsatzsteuervoranmeldung möglich.

Die Umsatzsteuervoranmeldung Schritt für Schritt erklärt

Wenn Sie keinen Steuerberater haben, der sich regelmäßig um Ihre Buchhaltung kümmert, dann müssen Sie auf jeden Fall die Umsatzsteuervoranmeldung im Blick behalten. Bei Fristüberschreitung versteht das Finanzamt keinen Spaß. Wir erläutern Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster vornehmen.

Buchhaltung nach der Gründung: die ersten Schritte

Die ersten Formalien der Buchhaltung haben Sie erledigt. Der steuerliche Erfassungsbogen ging ans Finanzamt, Sie haben nun Ihre Steuernummer vorliegen und nehmen die monatliche Buchführung in Angriff. Dementsprechend behandeln wir nun folgenden Themen der Buchhaltung:

• Grundlage der Buchführung: Die korrekte Rechnung, Gutschrift oder wenn nötig auch Stornorechnung
• Hilfreich: eine Rechnungssoftware nutzen
• Was ist, wenn Kunden nicht zahlen? Zahlungserinnerungen und Mahnungen
• Und wem Schulden Sie Geld? Die Kreditorenbuchhaltung
• Wichtig von Anfang an: wie lange muss ich Belege aufbewahren - Aufbewahrungsfristen im Überblick
• Fristen für das Finanzamt
• Wie soll ich die Buchhaltung machen? Selbst vs. Steuerberater vs. Software?
• Die betriebswirtschaftliche Auswertung - oder kurz BWA - wozu ist diese gut?
• Das Kassenbuch führen
• Mit dem Firmenwagen unterwegs: das ist für das Fahrtenbuch wichtig
• Lohnbuchhaltung: was ist zu beachten?

Grundlage für die Buchhaltung: die richtige Rechnung

Der erste Auftrag ist erledigt... nun geht es an die Abrechnung. Welche Angaben sind auf der Rechnung nötig, damit diese ordnungsgemäß in der Buchhaltung verarbeitet werden kann und auch den gesetzlichen Anforderungen standhält? Die Fakten haben wir Ihnen in einem separaten Kapitel zum Thema Rechnung schreiben zusammengestellt.

Und natürlich ist es bequem die Rechnung direkt per Email zu versenden - das müssen Sie beachten, wenn Sie die Rechnung elektronisch verschicken wollen.

Offene Rechnungen mit der Debitorenbuchhaltung im Blick

Jeder freut sich über den Zahlungseingang auf dem Konto, nachdem man die Rechnung geschickt hat. Doch haben Sie tatsächlich im Blick, wer wann seine Rechnung zahlen sollte und wer Ihrer Kunden das Zahlungsziel schon überschritten hat? Dies ist die Aufgabe der Debitorenbuchhaltung als Bestandteil der Buchhaltung im Unternehmen.

Nehmen Sie die Debitorenbuchhaltung nicht auf die leichte Schulter. Offene Rechnungen können sich schnell summieren und fehlende Zahlungseingänge reduzieren Ihre Liquidität, sodass im Zweifel sogar Sie selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten können. Für Existenzgründer ist dies in der Tat häufig eine Ursache der Unternehmenskrise oder dann im schlimmsten Fall der Insolvenz.

Die offenen Rechnungen im Blick zu haben, ist dabei nur eine Aufgabe in der Buchhaltung. Die nächsten Schritte sind:

• Freundlich aber bestimmt: die Zahlungserinnerung
• Wenn die Zahlungserinnerung nicht hilft: die Mahnung schreiben
• Ein funktionierendes Mahnwesen in der Buchhaltung aufbauen

Vorlagen für die Zahlungserinnerung oder Mahnung

Die Kreditorenbuchhaltung: wem schulden Sie Geld? Und vor allem wie viel?

Das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Hierbei geht es um die Geschäftspartner, denen Sie Geld schulden. Eingehende Rechnungen und Zahlungsziele im Überblick zu haben, ist eine weitere wichtige Aufgabe in der Buchhaltung. Zudem sollte man die Zahlung der offenen Beträge mit der eigenen Liquidität abstimmen. Erfahren Sie in diesem Kapitel mehr über die Kreditorenbuchhaltung als Bestandteil der Buchhaltung.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Buchhaltung

Wenn der Jahresabschluss oder die Steuererklärung durch sind, heißt das noch lange nicht, dass alle Vorschriften erfüllt sind. Für die Dokumente der Buchhaltung aber auch weitere Geschäftsunterlagen gelten langjährige Aufbewahrungsfristen.

Steuerfristen für die Buchhaltung: das Finanzamt versteht keinen Spaß

Bei dem Thema Steuerfristen sollten Gründer und Unternehmer ganz genau hinschauen bzw. sich die wichtigen Termine im Kalender notieren.

 

 

 

Wer hilft mir bei der Buchhaltung?

Natürlich sollten Sie als Unternehmer die Grundzüge und Aufgaben der Buchhaltung kennen. Allerdings müssen Sie sich nicht mit allen Details der Buchhaltung auseinandersetzen. Dann hätten Sie vor lauter Buchhaltung auch keine Zeit mehr für Ihr Kerngeschäft. Allerdings sollten Sie frühzeitig die Entscheidung treffen, wem Sie Ihre Buchhaltung anvertrauen.

Einerseits gibt es eine ganze Reihe an Softwareangeboten, die Sie bei der Buchhaltung unterstützen. Andererseits stehen Ihnen Dienstleister für die Buchhaltung zur Verfügung. Im Buchhaltungsbüro werden wesentliche Aufgaben rund um die Buchhaltung erledigt. Allerdings kann ein Buchhaltungsbüro nicht so umfassend unterstützen wie ein Steuerberater. Schließlich geht es in der Buchführung auch um den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Je nach Komplexität Ihres Unternehmens ist die eine oder andere dieser Varianten zu bevorzugen.

Wir stellen Ihnen Softwareangebote für Ihre Buchhaltung vor und vermitteln Ihnen den persönlichen Kontakt zu einem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater.

Die betriebswirtschaftliche Auswertung: was steckt dahinter?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung - kurz BWA - sollten Sie monatlich von Ihrem Steuerberater erhalten. Und auch Ihr Buchhaltungsprogramm sollte eine BWA zur Verfügung stellen. Als Zusammenfassung der monatlichen Buchhaltung stellt Ihnen diese kurz und kompakt die wirtschaftliche Situation auf einen Blick vor. Auch Banken benötigen für ihre Kreditentscheidung meist die zurückliegenden BWAs.Wir haben Ihnen auf der folgenden Seite mehr zum Thema BWA zusammengestellt.

Das Kassenbuch führen: darauf ist zu achten

Auch mit dem Begriff Kassenbuch kommen Gründer und Selbstständige bei der Buchhaltung schnell in Kontakt. Was ist ein Kassenbuch? Wann muss ich ein Kassenbuch führen? Worauf ist bei der Kassenbuchführung zu achten? Und kann ich das Kassenbuch in Excel führen? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie im Kapitel Kassenbuch.

Und wenn Sie einen Firmenwagen haben: das Fahrtenbuch oder 1 % Regelung

Ein Firmenwagen ist natürlich auch in der Buchhaltung relevant. Die anfallenden Kosten können als Betriebsausgaben angesetzt werden und mindern den zu versteuernden Gewinn. Aber Achtung: das Finanzamt schaut genau hin. Denn bei privater Nutzung entsteht ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. In der Buchhaltung haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen der 1% Regelung oder dem Fahrtenbuch. Wir zeigen auf, wann sich welche Methode lohnt und was bei einem Fahrtenbuch unbedingt zu beachten ist.

Lohnbuchhaltung: Aufgaben rund um das Thema Mitarbeiter

Eine weitere Aufgabe innerhalb der Buchhaltung ist die Lohnbuchhaltung. Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, gibt es eine Menge administrativer Dinge zu beachten. Angefangen von der Anmeldung der Mitarbeiter über die Gehaltsabrechnungen, die Abführung von Abgaben bis hin zur Abmeldung der Mitarbeiter, wenn der Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird.

Vom Gründer zum Unternehmer: so geht es in der Buchhaltung weiter

Nachdem das erste Geschäftsjahr rum ist, haben Sie sicherlich Routine in der laufenden Buchhaltung. Nun stehen die nächsten großen Themen an: Jahresabschluss, Steuererklärung etc. AUßerdem werden immer wieder neue Themen rund um die Buchhaltung auftauchen - dafür sorgt sicherlich schon die Steuergesetzgebung. Daher gehen wir abschließend nun noch auf folgende Aspekte ein

• Jahresabschluss
• Abschreibungen
• Betriebsprüfung

Die Steuererklärung für Gründer und Unternehmer

Eng mit der regelmäßigen Buchführung ist auch die jährliche Steuererklärung verbunden, die das Finanzamt haben möchte. So werden je nach Rechtsform und Unternehmensgröße Steuerklärungen für die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer, die Umsatzsteuer oder die Gewerbesteuer nötig - erfahren Sie mehr rund um die Steuererklärung. Ob Ihre Angaben steuerrechtlich korrekt waren, wird ggf. in einer Betriebsprüfung kontrolliert.

Zudem haben wir Ihnen in diesem Abschnitt Informationen rund um die Lohnsteuer und den Jahresabschluss zusammengestellt.

Hilft ein Buchhaltungsprogramm bei der Buchführung?

Als Gründer und Selbstständiger werden Sie schnell zahlreiche Werbung für Buchhaltungssoftware finden. Und spätestens nach der ersten Post vom Finanzamt stellen Sie sich auch die Frage, wer die Buchhaltung übernehmen soll und wie bspw. ein Buchhaltungsprogramm dabei helfen kann.