Wenn Sie nicht gerade als Steuerberater selbstständig sind, dürfte das Thema Buchhaltung bestimmt keine Jubelstürme bei Ihnen auslösen. Aber dennoch: die Buchhaltung ist wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens. Dabei erfüllen Sie jedoch nicht nur gesetzliche Anforderungen. Die Buchhaltung kann Ihnen auch bei der Unternehmenssteuerung helfen.
Wir zeigen Ihnen auf, welche Aspekte der Buchhaltung Sie bereits vor der Gründung im Blick haben müssen, wie es in den ersten Monaten nach der Gründung weitergeht und welche Buchhaltungsthemen für Unternehmer relevant sind.
Zur schnellen Orientierung stellen wir Ihnen die wichtigsten Themen, die wir im Bereich Buchhaltung beleuchten, in einem tabellarischen Überblick vor. So gelangen Sie schnell zu dem für Sie wichtigen Aspekt. Dabei haben wir eine Unterteilung in die Grundlagen zur Buchhaltung, buchhaltungsrelevante Aspekte, die direkt nach der formalen Gründung anstehen, den Jahresabschluss und Sonderthemen vorgenommen.
Es gibt viele Anbieter für Buchhaltungssoftware, die Ihnen als Unternehmer die Buchhaltung schon ein ganzes Stück vereinfacht. Zudem kann man oft auch Angebote erstellen und weitere hilfreiche Funktionen hinzubuchen.
Wer als Gründer Dinge wie Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss lieber in professionelle Hände geben möchte, sollte seine Buchhaltung einem Steuerberater anvertrauen. Das spart gerade zum Anfang Zeit und Nerven.
Die wichtigsten Aspekte rund um Buchhaltung und Steuern, die für Gründer gerade zum Start wichtig sind, beleuchtet dieses E-Book. Verschaffen Sie sich einen guten Überblick und laden Sie das E-Book kostenfrei herunter.
Im Vorfeld Ihrer Gründung werden Sie sich mit vielen Themen auseinandersetzen. Auch die Buchhaltung gehört dazu. Damit Sie den Start gut meistern, geben wir Ihnen Informationen und Tipps zu den wichtigsten Apsekten der Buchhaltung mit, die Sie vor der Gründung wissen müssen. Folgende Fragen beantworten wir:
Die gewählte Rechtsform hat Einfluss auf die Art und Weise Buchhaltung sowie die zu zahlenden Steuern. Starten wir zunächst mit den anfallenden Steuern. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die je nach Rechtsform anfallenden Steuern.
| Art des Unternehmens / Rechtsform | Steuern |
|---|---|
| Einzelunternehmer mit Gewerbeanmeldung | Einkommensteuer: sofern das Einkommen den jährlichen Freibetrag übersteigt fällt Einkommensteuer an. Die Höhe nimmt progressiv mit dem Einkommen zu - bis maximal 45%. Gewerbesteuer: liegt der Jahresgewinn über 24.500 Euro, wird Gewerbesteuer fällig. Die Höhe richtet sich nach dem Hebesatz der Gemeinde, in der das Unternehmen ansässig ist. Die Gewerbesteuer wird meist zu einem guten Teil auf die Einkommensteuer anrechenbar. |
| Freiberufler | Einkommensteuer: Erklärung siehe oben. Gewerbesteuer: müssen Freiberufler nicht zahlen |
| Personengesellschaften wie GbR, OHG | Einkommensteuer: die Einkommensteuer fällt nicht direkt auf Ebene der Gesellschaft an. Vielmehr müssen die Gesellschafter den ihnen zustehenden Anteil am Jahresgewinn in ihrer Einkommensteuererklärung versteuern. Gewerbesteuer: es gelten die gleichen Regelungen wie unter Einzelunternehmer dargestellt. |
| Kapitalgesellschaften wie UG oder GmbH | Gewerbesteuer: für Kapitalgesellschaften gilt kein Freibertrag, somit ist die Gewerbesteuer auf jeden Gewinn zu zahlen. Körperschaftsteuer: ist auf den Gewinn der Gesellschaft zu entrichten. Der Steuersatz ist dabei unabhängig von der Höhe des Gewinns und beträgt einheitlich 15 %. Zusätzlich wird noch Solidaritätszuschlag fällig. Abgeltungsteuer: ist keine direkte Steuer für die Gesellschaft, allerdings muss die Gesellschaft bei der Ausschüttung von Gewinnen diese direkt einbehalten. Einkommensteuer: als Geschäftsführer zahlen Sie natürlich Einkommensteuer auf Ihren Lohn. |
In der Finanzbuchhaltung dreht sich alles rund um die ordnungsgemäße Buchführung und die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die per Rechnung erfasst werden. Je nach Unternehmen und Unternehmensgröße werden unterschiedliche Anforderungen an die Buchhaltung gestellt. Die Doppelte Buchführung oder EÜR sind zunächst zwei wesentliche Methoden für die Buchhaltung im Unternehmen. Die nachfolgende Tabelle zeigt auf einen Blick, wann die EÜR und wann die Bilanzierung in der Buchhaltung angewandt werden muss.
| Wann ist die Buchhaltung nach EÜR möglich? | Wann muss die doppelte Buchführung (Bilanzierung) erfolgen? |
|---|---|
Einzelunternehmer und GbRs haben grundsätzlich die Wahl zwischen EÜR und Bilanzierung. Dieses Wahlrecht gilt allerdings nur so lange, wie sie als Einzelunternehmer oder als GbR nicht mehr als 600.000 Euro Umsatz im Jahr erwirtschaften oder der Jahresgewinn nicht über 60.000 Euro liegt.
Freiberufler unterliegen diesen Grenzwerten nicht und können unabhängig von Umsatz und Gewinn die EÜR in der Buchhaltung nutzen. | Einzelunternehmer und GbRs, die über 600.000 Euro Jahresumsatz erzielen oder einen Gewinn in Höhe von 60.000 Euro pro Jahr ausweisen, müssen spätestens dann die doppelte Buchführung vornehmen. Vorher können Sie die EÜR nutzen.
Unternehmen, die im Handelsregister angemeldet sind - also bspw. die OHG oder die KG sowie alle Kapitalgesellschaften (u.a. eingetragener Kaufmann, GmbH, UG) müssen unabhängig von Umsatz und Gewinn die doppelte Buchführung vornehmen. |
Wenn Sie die EÜR direkt per Elster erledigen wollen, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die Positionen in der Anlage EÜR. Muss die doppelte Buchführung - auch Bilanzierung genannt - angewandt werden, dreht sich schnell alles auch um Kontenrahmen und Kontenpläne. Für viele Unternehmer stellt sich dabei die Frage ob es SKR 03 oder SKR 04 sein soll.
Aber bevor Sie bei der Buchhaltung jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, sollten Sie lieber einen Steuerberater konsultieren oder eine Buchhaltungssoftware nutzen. So bleibt Ihnen viel administrativer Aufwand in der Buchhaltung erspart. Wichtig ist die Buchhaltung aber nicht nur für das Finanzamt! Für Sie eignen sich die Ergebnisse der Buchhaltung für das interne Controlling - die zweite wichtige Funktion der Finanzbuchhaltung.
Zu den ersten Aufgaben in der Buchhaltung zählt meist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie direkt nach der Anmeldung Ihres Unternehmens beim Finanzamt zugeschickt bekommen. Diesen müssen Sie ausfüllen und an das Finanzamt zurückschicken. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung werden zentrale Aspekte ihrer künftigen Buchhaltung direkt festgelegt wie bspw.:
Wir zeigen Ihnen in einem gesonderten Kapitel aus, wie Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.
Für Unternehmer mit geringen Umsätzen besteht die Möglichkeit die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Dies entlastet bei der Buchhaltung im Hinblick auf die Umsatz- und Vorsteueranmeldung. Wir zeigen auf, wann die Regelung Sinn macht und wie Sie diese nutzen können: die Details.
Die Mehrwertsteuer und die Vorsteuer sind für viele Gründer zunächst auch ein Buch mit sieben Siegeln in der Buchhaltung - und zu allem Überfluss will das Finanzamt auch noch regelmäßig eine Voranmeldung und Zahlung. Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen zur Mehrwertsteuer.
Gegenstück zur Mehrwertsteuer ist in der Buchhaltung die Vorsteuer. Die Vorsteuer ist quasi die Mehrwertsteuer, die man auf Produkte und Dienstleistungen im eigenen Einkauf zahlt. Vorsteuer und Mehrwertsteuer werden dann im Rahmen der Buchhaltung verrechnet und an das Finanzamt gemeldet: mehr zum Thema Vorsteuer.
Bei der Frage, ob Sie die Soll- oder Ist-Versteuerung in der Buchhaltung wählen sollen, geht es darum, wann Sie die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen müssen. Sofern Sie als Einzelunternehmer oder GbR von einen Umsatz unter 600.000 Euro pro Jahr ausgehen, haben Sie die Wahlmöglichkeit. Für buchführungspflichtige Unternehmen wie UGs oder GmbHs liegt die Grenze bei 500.000 Euro Jahresumsatz. Die wesentlichen Unterschiede sind:
Wir haben Ihnen in einem gesonderten Kapitel alle Details zur Soll-Ist-Versteuerung zusammengestellt.
Unabhängig von der Frage der Soll- oder Ist-Versteuerung müssen Sie als Gründer in den ersten zwei Jahren monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung vornehmen (Ausnahme: die Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht erforderlich, wenn nicht mehr als 1.000 Euro Umsatzsteuer zu zahlen sind). Das Problem für die Buchhaltung dabei ist, dass Sie diese bis zum 10. Tag des Folgemonats abgeben müssen. Die Buchführung innerhalb dieser Zeit zu erledigen, ist eine große Herausforderung.
An dieser Stelle greift die sogenannte Dauerfristverlängerung. Wenn Sie diese beantragen, verschaffen Sie sich in der Buchhaltung einen Monat mehr Zeit, bis die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt gehen muss. Sprich: bei einer Dauerfristverlängerung müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat Januar bis zum 10. März in der Buchhaltung erledigt haben.
Wie geht es nach dem zweiten Jahr in der Buchhaltung mit der Umsatzsteuervoranmeldung weiter?
Wenn Sie keinen Steuerberater haben, der sich regelmäßig um Ihre Buchhaltung kümmert, dann müssen Sie auf jeden Fall die Umsatzsteuervoranmeldung im Blick behalten. Bei Fristüberschreitung versteht das Finanzamt keinen Spaß. Wir erläutern Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster vornehmen.
Die ersten Formalien der Buchhaltung haben Sie erledigt. Der steuerliche Erfassungsbogen ging ans Finanzamt, Sie haben nun Ihre Steuernummer vorliegen und nehmen die monatliche Buchführung in Angriff. Dementsprechend behandeln wir nun folgenden Themen der Buchhaltung:
Der erste Auftrag ist erledigt... nun geht es an die Abrechnung. Welche Angaben sind auf der Rechnung nötig, damit diese ordnungsgemäß in der Buchhaltung verarbeitet werden kann und auch den gesetzlichen Anforderungen standhält? Die Fakten haben wir Ihnen in einem separaten Kapitel zum Thema Rechnung schreiben zusammengestellt. Bei Rechnungen, die nur kleine Beträge umfassen (bis 250 Euro) gibt es reduzierte Anforderungen. Diese haben wir im Kapitel zur Kleinbetragsrechnung zusammengestellt.
Und natürlich ist es bequem die Rechnung direkt per Email zu versenden - das müssen Sie beachten, wenn Sie die Rechnung elektronisch verschicken wollen.
Jeder freut sich über den Zahlungseingang auf dem Konto, nachdem man die Rechnung geschickt hat. Doch haben Sie tatsächlich im Blick, wer wann seine Rechnung zahlen sollte und wer Ihrer Kunden das Zahlungsziel schon überschritten hat? Dies ist die Aufgabe der Debitorenbuchhaltung als Bestandteil der Buchhaltung im Unternehmen.
Nehmen Sie die Debitorenbuchhaltung nicht auf die leichte Schulter. Offene Rechnungen können sich schnell summieren und fehlende Zahlungseingänge reduzieren Ihre Liquidität, sodass im Zweifel sogar Sie selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten können. Für Existenzgründer ist dies in der Tat häufig eine Ursache der Unternehmenskrise oder dann im schlimmsten Fall der Insolvenz.
Die offenen Rechnungen im Blick zu haben, ist dabei nur eine Aufgabe in der Buchhaltung. Die nächsten Schritte sind:
Sie sind sich unsicher bei der Formulierung Ihrer Zahlungserinnerung oder Mahnung? Nutzen Sie bestehende Vorlagen. Je nach Kunde können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen - von der freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur Drohung mit dem Anwalt.
Sie können auf Basis Ihrer Buchhaltung natürlich selbst Zahlungserinnerungen oder Mahnungen erstellen und verschicken. Ob Sie Ihr Geld aber dann auch tatsächlich erhalten, ist ungewiss. Eine Alternative hierzu bietet Factoring, das auch als Rechnungsvorfinanzierung bezeichnet wird. Beim Factoring treten Sie die Rechnung an den Factoring-Anbieter ab. Sie erhalten Ihr Geld - abzüglich einer Gebühr - und der Factoring-Anbieter kümmert sich um den Rest. Er trägt ebenso das Risiko des Zahlungsausfalls.
Das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Hierbei geht es um die Geschäftspartner, denen Sie Geld schulden. Eingehende Rechnungen und Zahlungsziele im Überblick zu haben, ist eine weitere wichtige Aufgabe in der Buchhaltung. Zudem sollte man die Zahlung der offenen Beträge mit der eigenen Liquidität abstimmen. Erfahren Sie in diesem Kapitel mehr über die Kreditorenbuchhaltung als Bestandteil der Buchhaltung.
Wenn der Jahresabschluss oder die Steuererklärung durch sind, heißt das noch lange nicht, dass alle Vorschriften erfüllt sind. Für die Dokumente der Buchhaltung aber auch weitere Geschäftsunterlagen gelten langjährige Aufbewahrungsfristen.
Bei dem Thema Steuerfristen sollten Gründer und Unternehmer ganz genau hinschauen bzw. sich die wichtigen Termine im Kalender notieren.
| Termine | |
|---|---|
| Umsatzsteuervoranmeldung | - bis zum 10. der Folgemonats - bei Dauerfristverlängerung bis zum 10. des übernächsten Monats |
| Lohnsteuer-Anmeldung | - bis zum 10. des Folgemonats - quartalsweise oder jährliche Anmeldung ist möglich, sofern die abzuführende Lohnsteuer gewisse Schwellenwerte nicht überschreitet |
| Steuervorauszahlungen für Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer | - sind quartalsweise fällig, im jeweils letzten Monat des Quartals (meist 10. bis 12. eines Monats) |
| Steuervorauszahlung für Gewerbesteuer | - jeweils zur Monatsmitte des zweiten Monats im Quartal |
| Jahresabschluss / Steuererklärung | - 31. Mai des Folgejahres - Verlängerung mit Steuerberater bis zum Jahresende (aber dem Geschäftsjahr 2017 gilt die Verlängerung zudem 2 Monate über das Jahresende hinaus) |
Natürlich sollten Sie als Unternehmer die Grundzüge und Aufgaben der Buchhaltung kennen. Allerdings müssen Sie sich nicht mit allen Details der Buchhaltung auseinandersetzen. Dann hätten Sie vor lauter Buchhaltung auch keine Zeit mehr für Ihr Kerngeschäft. Allerdings sollten Sie frühzeitig die Entscheidung treffen, wem Sie Ihre Buchhaltung anvertrauen.
Einerseits gibt es eine ganze Reihe an Softwareangeboten, die Sie bei der Buchhaltung unterstützen. Andererseits stehen Ihnen Dienstleister für die Buchhaltung zur Verfügung. Im Buchhaltungsbüro werden wesentliche Aufgaben rund um die Buchhaltung erledigt. Allerdings kann ein Buchhaltungsbüro nicht so umfassend unterstützen wie ein Steuerberater. Schließlich geht es in der Buchführung auch um den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Je nach Komplexität Ihres Unternehmens ist die eine oder andere dieser Varianten zu bevorzugen.
Wir stellen Ihnen Softwareangebote für Ihre Buchhaltung vor und vermitteln Ihnen den persönlichen Kontakt zu einem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater.
Wer sich auskennt, kann die Buchhaltung vielleicht selber machen. Dies mag zwar Kosten sparen, allerdings bleibt weniger Zeit für das Tagesgeschäft.
Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen und auch die Umsatzsteuer melden - die Angebote rund um Software für die Buchhaltung bieten viele Services an.
Trotz Hilfe durch eine Software kann der Steuerberater in vielen Bereichen Entlastung schaffen und Tipps geben. Gerade für schnell wachsende und größere Unternehmen zu empfehlen.
Die betriebswirtschaftliche Auswertung - kurz BWA - sollten Sie monatlich von Ihrem Steuerberater erhalten. Und auch Ihr Buchhaltungsprogramm sollte eine BWA zur Verfügung stellen. Als Zusammenfassung der monatlichen Buchhaltung stellt Ihnen diese kurz und kompakt die wirtschaftliche Situation auf einen Blick vor. Auch Banken benötigen für ihre Kreditentscheidung meist die zurückliegenden BWAs.Wir haben Ihnen auf der folgenden Seite mehr zum Thema BWA zusammengestellt. Zudem zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie die BWA aus der Buchhaltung lesen und stellen Ihnen eine BWA auf Excel-Basis zum Download zur Verfügung.
Auch mit dem Begriff Kassenbuch kommen Gründer und Selbstständige bei der Buchhaltung schnell in Kontakt. Was ist ein Kassenbuch? Wann muss ich ein Kassenbuch führen? Worauf ist bei der Kassenbuchführung zu achten? Und kann ich das Kassenbuch in Excel führen? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie im Kapitel Kassenbuch.
Ob im Restaurant, im Ladengeschäft oder selbst auf dem Wochenmarkt: viele Geschäfte benötigen zur Abwicklung der Bezahlungen eine Kasse. Dabei reicht das Spektrum von der klassischen Registrierkasse bis hin zu modernen Kassensystemen. Wir zeigen Ihnen auf, welche Unterschiede bestehen und wie eine Kassensoftware idealerweise auch Ihre Buchhaltung vereinfacht. Neben verbesserten Abläufen im Kundenservice muss eine Kasse auch die Anforderungen des Finanzamt erfüllen. Lesen Sie mehr.
Ein Firmenwagen ist natürlich auch in der Buchhaltung relevant. Die anfallenden Kosten können als Betriebsausgaben angesetzt werden und mindern den zu versteuernden Gewinn. Aber Achtung: das Finanzamt schaut genau hin. Denn bei privater Nutzung entsteht ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. In der Buchhaltung haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen der 1% Regelung oder dem Fahrtenbuch. Wir zeigen auf, wann sich welche Methode lohnt und was bei einem Fahrtenbuch unbedingt zu beachten ist. Das herkömmliche schriftliche Fahrtenbuch ist natürlich ziemlich aufwendig - glücklicherweise gibt es nun verschiedene Varianten für das elektronische Fahrtenbuch.
Eine weitere Aufgabe innerhalb der Buchhaltung ist die Lohnbuchhaltung. Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, gibt es eine Menge administrativer Dinge zu beachten. Angefangen von der Anmeldung der Mitarbeiter über die Gehaltsabrechnungen, die Abführung von Abgaben bis hin zur Abmeldung der Mitarbeiter, wenn der Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird.
Informieren Sie sich,
Nachdem das erste Geschäftsjahr rum ist, haben Sie sicherlich Routine in der laufenden Buchhaltung. Nun stehen die nächsten großen Themen an: Jahresabschluss, Steuererklärung etc. AUßerdem werden immer wieder neue Themen rund um die Buchhaltung auftauchen - dafür sorgt sicherlich schon die Steuergesetzgebung. Daher gehen wir abschließend nun noch auf folgende Aspekte ein
Eng mit der regelmäßigen Buchführung ist auch die jährliche Steuererklärung verbunden, die das Finanzamt haben möchte. So werden je nach Rechtsform und Unternehmensgröße Steuerklärungen für die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer, die Umsatzsteuer oder die Gewerbesteuer nötig - erfahren Sie mehr rund um die Steuererklärung. Ob Ihre Angaben steuerrechtlich korrekt waren, wird ggf. in einer Betriebsprüfung kontrolliert.
Zudem haben wir Ihnen in diesem Abschnitt Informationen rund um die Lohnsteuer und den Jahresabschluss zusammengestellt.
Als Gründer und Selbstständiger werden Sie schnell zahlreiche Werbung für Buchhaltungssoftware finden. Und spätestens nach der ersten Post vom Finanzamt stellen Sie sich auch die Frage, wer die Buchhaltung übernehmen soll und wie bspw. ein Buchhaltungsprogramm dabei helfen kann.
![Bevor es richtig kracht – Probleme im Gründerteam lösen [Infografik]](typo3temp/assets/_processed_/0/3/csm_2ce0b4edb3951af4a8b1698a29ec45f9_3d23bf43fd.png)
