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Die Buchhaltung in Unternehmen: Pflicht und Kür

Wenn Sie nicht gerade als Steuerberater selbstständig sind, dürfte das Thema Buchhaltung bestimmt keine Jubelstürme bei Ihnen auslösen. Aber dennoch: die Buchhaltung ist ein wesentliches Element in Ihrem Unternehmen. Dabei erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen. Die Buchhaltung kann Ihnen auch bei der Unternehmenssteuerung helfen.

Aspekte wie SKR 03, Debitoren, Mahnung, Kassenbuch führen, Lohnbuchhaltung, Buchhaltungsprogramm oder Jahresabschluss beleuchten wir in diesem Abschnitt zur Buchhaltung.



Grundlage für die Buchhaltung: die richtige Rechnung

Der erste Auftrag ist erledigt... nun geht es an die Abrechnung. Welche Angaben sind auf der Rechnung nötig, damit diese ordnungsgemäß in der Buchhaltung verarbeitet werden kann und auch den gesetzlichen Anforderungen standhält? Die Fakten haben wir Ihnen in einem separaten Kapitel zum Thema Rechnung schreiben zusammengestellt.

Und natürlich ist es bequem die Rechnung direkt per Email zu versenden - das müssen Sie beachten, wenn Sie die Rechnung elektronisch verschicken wollen.

Post vom Finanzamt: der steuerliche Erfassungsbogen

Zu den ersten Aufgaben in der Buchhaltung zählt meist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie direkt nach der Anmeldung Ihres Unternehmens beim Finanzamt zugeschickt bekommen. Diesen müssen Sie ausfüllen und an das Finanzamt zurückschicken. Wir zeigen Ihnen in einem gesonderten Kapitel aus, wie Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

Die Finanzbuchhaltung: EÜR, Bilanzierung, Kontenrahmen

In der Finanzbuchhaltung dreht sich alles rund um die ordnungsgemäße Buchführung und die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die per Rechnung erfasst werden. Je nach Unternehmen und Unternehmensgröße werden unterschiedliche Anforderungen an die Buchhaltung gestellt. Die Doppelte Buchführung oder EÜR sind zunächst zwei wesentliche Methoden für die Buchhaltung im Unternehmen. Wenn Sie die EÜR direkt per Elster erledigen wollen, erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die Positionen in der Anlage EÜR.

Muss die doppelte Buchführung - auch Bilanzierung genannt - angewandt werden, dreht sich schnell alles auch um Kontenrahmen und Kontenpläne. Für viele Unternehmer stellt sich dabei die Frage ob es SKR 03 oder SKR 04 sein soll.

Aber bevor Sie bei der Buchhaltung jetzt die Hände über dem Kopf zusammenschlagen, sollten Sie lieber einen Steuerberater konsultieren oder eine Buchhaltungssoftware nutzen. So bleibt Ihnen viel administrativer Aufwand in der Buchhaltung erspart. Wichtig ist die Buchhaltung aber nicht nur für das Finanzamt! Für Sie eignen sich die Ergebnisse der Buchhaltung für das interne Controlling - die zweite wichtige Funktion der Finanzbuchhaltung.

Das Kassenbuch führen: darauf ist zu achten

Auch mit dem Begriff Kassenbuch kommen Gründer und Selbstständige bei der Buchhaltung schnell in Kontakt. Was ist ein Kassenbuch? Wann muss ich ein Kassenbuch führen? Worauf ist bei der Kassenbuchführung zu achten? Und kann ich das Kassenbuch in Excel führen? Antworten auf diese Fragen erhalten Sie im Kapitel Kassenbuch.

TIPP

Online-Steuerberatung: Unser Partner felix1.de bietet für Gründer und Unternehmen individuelle Pakete für die Buchhaltung und einen Steuerberater in Ihrer Nähe - ab 39 € pro Monat.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Für Unternehmer mit geringen Umsätzen besteht die Möglichkeit die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Dies entlastet bei der Buchhaltung im Hinblick auf die Umsatz- und Vorsteueranmeldung. Wir zeigen auf, wann die Regelung Sinn macht und wie Sie diese nutzen können: die Details.

Lohnbuchhaltung: Aufgaben rund um das Thema Mitarbeiter

Eine weitere Aufgabe innerhalb der Buchhaltung ist die Lohnbuchhaltung. Sobald Sie Mitarbeiter einstellen, gibt es eine Menge administrativer Dinge zu beachten. Angefangen von der Anmeldung der Mitarbeiter über die Gehaltsabrechnungen, die Abführung von Abgaben bis hin zur Abmeldung der Mitarbeiter, wenn der Mitarbeiter kündigt oder entlassen wird.

Debitorenbuchhaltung: offene Rechnungen im Blick

Jeder freut sich über den Zahlungseingang auf dem Konto, nachdem man die Rechnung geschickt hat. Doch haben Sie tatsächlich im Blick, wer wann seine Rechnung zahlen sollte und wer Ihrer Kunden das Zahlungsziel schon überschritten hat? Dies ist die Aufgabe der Debitorenbuchhaltung als Bestandteil der Buchhaltung im Unternehmen.

Nehmen Sie die Debitorenbuchhaltung nicht auf die leichte Schulter. Offene Rechnungen können sich schnell summieren und fehlende Zahlungseingänge reduzieren Ihre Liquidität, sodass im Zweifel sogar Sie selbst in Zahlungsschwierigkeiten geraten können. Für Existenzgründer ist dies in der Tat häufig eine Ursache der Unternehmenskrise oder dann im schlimmsten Fall der Insolvenz.

Die offenen Rechnungen im Blick zu haben, ist dabei nur eine Aufgabe in der Buchhaltung. Die nächsten Schritte sind:

Vorlagen für die Zahlungserinnerung oder Mahnung

Sie sind sich unsicher bei der Formulierung Ihrer Zahlungserinnerung oder Mahnung? Nutzen Sie bestehende Vorlagen. Je nach Kunde können Sie zwischen verschiedenen Vorlagen wählen - von der freundlichen Zahlungserinnerung bis hin zur Drohung mit dem Anwalt.

Die Kreditorenbuchhaltung: wem schulden Sie Geld?

Das Gegenstück zur Debitorenbuchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung. Hierbei geht es um die Geschäftspartner, denen Sie Geld schulden. Eingehende Rechnungen und Zahlungsziele im Überblick zu haben, ist eine weitere wichtige Aufgabe in der Buchhaltung. Zudem sollte man die Zahlung der offenen Beträge mit der eigenen Liquidität abstimmen. Erfahren Sie in diesem Kapitel mehr über die Kreditorenbuchhaltung als Bestandteil der Buchhaltung.

Die Steuererklärung für Gründer und Unternehmer

Eng mit der regelmäßigen Buchführung ist auch die jährliche Steuererklärung verbunden, die das Finanzamt haben möchte. So werden je nach Rechtsform und Unternehmensgröße Steuerklärungen für die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer, die Umsatzsteuer oder die Gewerbesteuer nötig - erfahren Sie mehr rund um die Steuererklärung. Ob Ihre Angaben steuerrechtlich korrekt waren, wird ggf. in einer Betriebsprüfung kontrolliert.

Zudem haben wir Ihnen in diesem Abschnitt Informationen rund um die Lohnsteuer und den Jahresabschluss zusammengestellt.

Aufbewahrungsfristen für Dokumente der Buchhaltung

Wenn der Jahresabschluss oder die Steuererklärung durch sind, heißt das noch lange nicht, dass alle Vorschriften erfüllt sind. Für die Dokumente der Buchhaltung aber auch weitere Geschäftsunterlagen gelten langjährige Aufbewahrungsfristen.

Hilft ein Buchhaltungsprogramm bei der Buchführung?

Als Gründer und Selbstständiger werden Sie schnell zahlreiche Werbung für Buchhaltungssoftware finden. Und spätestens nach der ersten Post vom Finanzamt stellen Sie sich auch die Frage, wer die Buchhaltung übernehmen soll und wie bspw. ein Buchhaltungsprogramm dabei helfen kann.

TIPP

Sie wollen die Buchhaltung mit einer Buchhaltungssoftware erledigen? Wir haben verschiedene Anbieter für Sie verglichen!

Mehrwertsteuer und Vorsteuer in der Buchhaltung

Die Mehrwertsteuer und die Vorsteuer sind für viele Gründer zunächst auch ein Buch mit sieben Siegeln in der Buchhaltung - und zu allem Überfluss will das Finanzamt auch noch regelmäßig eine Voranmeldung und Zahlung. Wir beantworten Ihnen die wichtigsten Fragen zur Mehrwertsteuer.

Gegenstück zur Mehrwertsteuer ist in der Buchhaltung die Vorsteuer. Die Vorsteuer ist quasi die Mehrwertsteuer, die man auf Produkte und Dienstleistungen im eigenen Einkauf zahlt. Vorsteuer und Mehrwertsteuer werden dann im Rahmen der Buchhaltung verrechnet und an das Finanzamt gemeldet: mehr zum Thema Vorsteuer.

Die Umsatzsteuervoranmeldung Schritt für Schritt erklärt

Wenn Sie keinen Steuerberater haben, der sich regelmäßig um Ihre Buchhaltung kümmert, dann müssen Sie auf jeden Fall die Umsatzsteuervoranmeldung im Blick behalten. Bei Fristüberschreitung versteht das Finanzamt keinen Spaß. Wir erläutern Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Umsatzsteuervoranmeldung per Elster vornehmen.

Und wenn Sie einen Firmenwagen haben: das Fahrtenbuch oder 1 % Regelung

Ein Firmenwagen ist natürlich auch in der Buchhaltung relevant. Die anfallenden Kosten können als Betriebsausgaben angesetzt werden und mindern den zu versteuernden Gewinn. Aber Achtung: das Finanzamt schaut genau hin. Denn bei privater Nutzung entsteht ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. In der Buchhaltung haben Sie grundsätzlich die Wahl zwischen der 1% Regelung oder dem Fahrtenbuch. Wir zeigen auf, wann sich welche Methode lohnt und was bei einem Fahrtenbuch unbedingt zu beachten ist.

Wer hilft bei der Buchhaltung?

Natürlich sollten Sie als Unternehmer die Grundzüge und Aufgaben der Buchhaltung kennen. Allerdings müssen Sie sich nicht mit allen Details der Buchhaltung auseinandersetzen. Dann hätten Sie vor lauter Buchhaltung auch keine Zeit mehr für Ihr Kerngeschäft. Allerdings sollten Sie frühzeitig die Entscheidung treffen, wem Sie Ihre Buchhaltung anvertrauen.

Einerseits gibt es eine ganze Reihe an Softwareangeboten, die Sie bei der Buchhaltung unterstützen. Andererseits stehen Ihnen Dienstleister für die Buchhaltung zur Verfügung. Im Buchhaltungsbüro werden wesentliche Aufgaben rund um die Buchhaltung erledigt. Allerdings kann ein Buchhaltungsbüro nicht so umfassend unterstützen wie ein Steuerberater. Schließlich geht es in der Buchführung auch um den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Je nach Komplexität Ihres Unternehmens ist die eine oder andere dieser Varianten zu bevorzugen.

Wir stellen Ihnen Softwareangebote für Ihre Buchhaltung vor und vermitteln Ihnen den persönlichen Kontakt zu einem Buchhaltungsbüro oder Steuerberater.

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