Praxisleitfaden Buchhaltung: Was für Gründer und Unternehmer wichtig ist

Herausforderung Buchhaltung als Existenzgründer und Unternehmer meistern

Als Unternehmer begleitet Sie das Thema Buchhaltung auf Schritt und Tritt. Doch die Buchhaltung erfordert Zeit, die Sie für wichtigere Dinge einsetzen können, beispielsweise für die Kundenakquise oder die Bearbeitung von Aufträgen. Die entscheidenden Fragen lautet: Können Sie Ihre Buchhaltung selbst machen oder brauchen Sie die Hilfe externer Dienstleister? Welche Hilfsmittel gibt es, um die Abläufe in Ihrer Buchhaltung optimal zu organisieren? Und wie rechnet man Reisekosten richtig ab?

Setzen Sie sich daher als Unternehmer und Selbstständiger mit Buchhaltung auseinander. Als Existenzgründer sollten Sie von Anfang an die richtigen Weichen stellen. 

Inhalt: Buchhaltung für Gründer, Unternehmer und Selbstständige

1. Was ist Buchhaltung? Was ist Buchführung? - Definitionen und Grundlagen
2. Wer muss wie seine Buchhaltung erledigen?
3. Buchhaltung für Freiberufler, Kleingewerbe, GbR
4. Buchhaltung für GmbH und eingetragene Unternehmen: Bilanz, GuV
5. So organisieren Sie Ihre Buchhaltung in der Praxis
6. Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?
7. Kleinunternehmerregelung - was ist das?
8. Buchhaltung: Angebote und Rechnungen erstellen
9. Weitere Aufgaben der Buchhaltung: Kassenbuch, Firmenwagen, Steuern etc.
10. Fazit - Buchhaltung und Buchführung

#3 Wird die Einhaltung der GoBD geprüft?

Ja, Finanzämter führen regelmäßig Betriebsprüfungen durch. Die Betriebsprüfer besuchen dabei die Unternehmen, sichten sämtliche Buchhaltungsunterlagen inklusive der elektronischen Buchhaltungsablagen und kontrollieren, ob Sie Ihre Buchhaltung ordentlich führen. Gegenstand der Prüfungen sind unter anderem das Kassenbuch, Bankauszüge und Jahresabschlüsse sowie Einnahmenüberschussrechnungen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Buchhaltung ernst nehmen und gut organisieren.

2. Wer muss wie seine Buchhaltung erledigen?

Es gibt zwei grundlegende Methoden der Buchführung: die einfache und die doppelte Buchführung. Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, kommt als weiterer wichtiger Teilbereich die Lohnbuchhaltung hinzu. Welche Art von Buchführung Sie im Unternehmen einsetzen, hängt ab von Größe und Rechtsform Ihres Unternehmens ab. Einfache und doppelte Buchführung unterscheiden sich in der Art und Weise, wie Sie buchen und wie Sie Ihren Gewinn ermitteln.

#1 Einfache oder doppelte Buchführung nach Rechtsform

#2 Wann müssen Sie von der einfachen auf die doppelte Buchführung wechseln?

Die doppelte Buchführung ist für alle gewerblichen Unternehmer ab einer bestimmten Größe verpflichtend. Die Größenschwellen lauten dabei:

• 600.000 Euro Umsatz und/oder
• 60.000 Euro Gewinn

in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren. Wenn Sie also als Kleingewerbetreibender oder mit einer GbR diese Schwellen überschreiten, müssen Sie sich mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen. Für Freiberufler gelten diese Grenzen nicht. Sie können generell die einfache Buchführung vornehmen.

#3 Lohnbuchhaltung: Mitarbeiter Ja oder Nein?

Sobald Sie Mitarbeiter beschäftigen brauchen Sie eine Lohnbuchhaltung. Aufgabe der Lohnbuchhaltung ist es,

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen,
• monatlich Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zu bezahlen.

Mit der einfachen Buchführung eine EÜR erstellen

Wie gehen Sie vor, wenn Sie beispielsweise als Freiberufler Ihre EÜR erstellen? Hier die wichtigsten Schritte in einer Übersicht.

#1 Betriebliche Einnahmen ermitteln

Betriebliche Einnahmen sind alle Einnahmen, die aus Ihrer Geschäftstätigkeit entstehen. Das sind zum Beispiel alle bezahlten Kundenrechnungen oder Warenverkäufe. Halten Sie alle Einnahmen lückenlos fest, dazu sind Sie im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung verpflichtet. Die in den bezahlten Rechnungen enthaltene Mehrwertsteuer zählt ebenfalls zu den Einnahmen.

#2 Betriebliche Ausgaben feststellen

Ebenso halten Sie sämtliche geschäftlichen Ausgaben lückenlos fest. Zu den Ausgaben zählen auch die in Ihren Ausgaben enthaltene Vorsteuer und sämtliche Umsatzsteuerzahlungen an das Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) und der jährlichen Umsatzsteuererklärung.

#3 Ausgaben für Investitionen im Anlageverzeichnis

Investitionen halten Sie in Anlageverzeichnissen fest. Ausgaben für Investitionen haben auf den Gewinn keinen Einfluss. Je nach Art der Investition ergeben sich dabei unterschiedliche Abschreibungsbeträge. Ermitteln Sie diese anhand von Abschreibungstabellen. Die Abschreibungen mindern wie die Ausgaben den Gewinn.

#4 Darlehen und Finanzierungen

Erhaltene Darlehen zählen nicht zu den steuerlichen Einnahmen, erhöhen aber Ihre Liquidität. Daher erfassen Sie sämtliche Finanzierungen separat. Tilgungen auf Darlehen erfassen Sie ebenfalls gesondert.

#5 Kassenbuch, Wareneingänge, Warenausgänge

Bei jeder Art von Buchführung ist Transparenz gefragt. Daher müssen Sie ein lückenloses Kassenbuch führen und auch sämtliche Warenbewegungen separat aufzeichnen. Früher verwendete man dazu Wareneingangs- und Warenausgangsbücher, heute macht man das mit einem Warenwirtschaftssystem.

#6 Gewinnermittlung

Wenn Sie nun alle Geschäftsvorfälle als Einnahmen, Ausgaben, Investitionen und Finanzierungsvorgänge klassifiziert haben, ermitteln Sie Ihren Gewinn. Die Tabelle zeigt Ihnen, wie das mit der Anlage EÜR prinzipiell geht:

#7 Ermittlung des finanziellen Überschusses

Sie fragen sich jetzt wahrscheinlich: Was passiert mit den Investitionen und Finanzierungen? Und Sie müssen als Unternehmer auch Entnahmen tätigen, um Ihren Lebensunterhalt zu bestreiten. Das funktioniert wie folgt: Zum Gewinn zählen Sie erhaltene Finanzierungen sowie die Abschreibungen hinzu und ziehen Tilgungen und Entnahmen ab. Dann haben Sie den finanziellen Überschuss im Rahmen Ihrer EÜR. Auch das zeigen wir Ihnen in einer Tabelle.

Lesen Sie dazu unseren Leitfaden EÜR sowie unsere Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie die Anlage EÜR mit Elster ausfüllen. Als Hilfsmittel, um Einnahmen und Ausgaben zu erfassen, haben wir für Sie eine EÜR-Vorlage erstellt.

#1 Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Die doppelte Buchführung ist komplex, weil jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten zu buchen ist. 
Ein Beispiel soll dies erläutern: Sie stellen Ihrem Kunden X eine Rechnung über 1.000 Euro. Nach einer Woche überweist Kunde X diese Rechnung auf Ihr Geschäftskonto. Bei der einfachen Buchführung wird dieser Vorgang einfach als Einnahme erfasst. Bei der doppelten Buchführung sind bei diesem Geschäftsvorfall 3 Konten beteiligt.

• Den Rechnungsbetrag wird auf das Konto "Einnahme" gebucht
• und zusätzlich auf das Konto Ihres Kunden X (Debitoren-Konto)
• Die Zahlung von 1.000 Euro entlastet das Konto von Kunde X und
• wird auf das Konto "Bank" gebucht.

Ein vermeintlich einfacher Geschäftsvorfall löst eine Fülle von Einzelbuchungen aus. Daher erfordert die doppelte Buchführung sehr viel Sachverstand und Routine beim Buchen.

#2 Doppelte Buchführung: Konto, Kontenrahmen und Kontenplan

Sie müssen nämlich wissen, auf welches Konto Sie welchen Geschäftsvorfall buchen. Dabei helfen Kenntnisse über die Kontensystematik der doppelten Buchführung.

• Konto als kleinste Einheit: Geschäftsvorfälle werden auf Konten verbucht. Bsp.: Der Einkauf von Büromaterial wird z.B. auf das Konto "Büromaterial" gebucht.
• Kontenrahmen: Kontenrahmen schaffen Ordnung in die Vielfalt der Einzelkonten. Es gibt die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 sowie branchenspezifische Kontenrahmen.
• Kontenplan: Der Kontenplan umfasst die Konten, mit denen Sie in Ihrer Buchhaltung tatsächlich arbeiten.

In der Regel nutzen Sie den Kontenrahmen, den Ihnen Ihr Steuerberater vorschlägt oder den Ihre Buchhaltungssoftware vorsieht. Lesen Sie dazu unsere Leitfäden zum Kontenrahmen und zu den Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04.

#3 Journal, Hauptbuch, Nebenbücher

Mit dem Kontenrahmen, den Sie wählen, haben Sie das Ordnungsschema für Ihre Buchungen. Ihre Buchungen erfassen Sie lückenlos im Journal und ordnen sie dann den Büchern zu. Aus diesen Büchern wird mit Abschluss eines Geschäftsjahres der Jahresabschluss erstellt. Folgende Übersicht erläutert die Zusammenhänge:

Richtige Bücher gibt es im Zeitalter der Digitalisierung nicht mehr, weil Buchhaltungsprogramme diese Funktionen übernehmen. Eine gute Buchhaltungssoftware automatisiert durch geschickte Schnittstellen viele Prozesse.

#4 Gewinnermittlung bei doppelter Buchführung

Ergebnis der doppelten Buchführung ist ein Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Dabei wird der Unternehmensgewinn durch Vermögensvergleich ermittelt. Die Bilanz weist das betriebliche Vermögen aus. Steigt es im Laufe eines Jahres, so macht das Unternehmen einen Gewinn, andernfalls einen Verlust. Die Gewinnermittlung mit doppelter Buchführung erfordert daher umfangreiche Arbeiten für den Jahresabschluss:

• Ermitteln des Unternehmensvermögens und der Schulden
• Durchführung einer Inventur für das Waren und Vorräte (Umlaufvermögen)
• Bewertung von Anlagevermögen, Umlaufvermögen
• Bilden von Rückstellungen
• Abgrenzen von Geschäftsvorfällen 

Lesen Sie dazu unsere Leitfäden, wie Sie einen Jahresabschluss erstellen und eine Inventur durchführen. Wenn Sie keine kaufmännische Ausbildung haben, werden Sie bei der doppelten Buchführung Unterstützung benötigen. 

Mit Vorlagen, Rechnungsprogrammen oder Buchhaltungsprogrammen können Sie grundsätzlich Ihre Buchhaltung selbst machen. Moderne Softwarelösungen für Rechnungen und Buchhaltung geben häufig auch dem Steuerberater einen Zugang.

Mit Rechnungsvorlagen erstellen Sie Rechnungen an Ihre Kunden. Sie sollten an das CI Ihres Unternehmens angepasst sein und alle wichtigen Pflichtbestandteile einer Rechnung enthalten. Für die einfache Buchführung und für das Erstellen einer EÜR gibt es EÜR-Vorlagen. Damit können Sie eine EÜR erstellen, wenn Sie zum einen sämtliche Belege und Rechnungen sauber ablegen und dokumentieren und zum anderen die Anlage EÜR über ELSTER ausfüllen. Belege, die Sie mit solchen Vorlagen erstellen, müssen Sie als Kopie dokumentieren. Achten Sie auch darauf, dass Ihre Vorlagen stets den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen (z.B. Pflichtbestandteile bei Rechnungen).

Rechnungsprogramme für Angebote und Rechnungen

Moderne Rechnungsprogramme erleichtern Ihnen die Arbeit, wenn Sie Rechnungen erstellen und verwalten. Sie bieten u.a. folgende Vorteile:

• Stets auf aktuellem Stand hinsichtlich gesetzlicher Regelungen (Stichwort: Pflichtbestandteile)
• Erstellung von Angeboten und Rechnungen
• Sie haben alle offenen Kundenrechnungen auf einen Blick mit dem automatisierten Bankkontenabgleich
• Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind aus dem System heraus möglich

Lesen Sie hierzu unseren Leitfaden Rechnungssoftware und unseren aktuellen Anbietervergleich, den Sie auch herunterladen können.

Buchhaltungsprogramme nutzen

Buchhaltungsprogramme umfassen in der Regel alle Vorteile einer Rechnungssoftware und beinhalten zusätzliche Funktionen für die Buchhaltung. Häufig ist das Buchhaltungsprogramm die Upgrade- oder Premium-Version einer Rechnungssoftware. Die wichtigsten Funktionen sind:

• ELSTER-Schnittstelle für die Erstellung einer EÜR
• Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) aus dem System heraus
• Doppelte Buchführung und Wahl des Kontenrahmens
• Verwaltung von Anlagen und Abschreibungen
• Erstellung von Jahresabschlüssen mit Bilanz und GuV
• Kassenbuch oder Schnittstellen zu Kassensoftware, Warenwirtschaft oder ERP-Systemen

Rechnungsprogramme und Buchhaltungsprogramme bieten häufig einen Steuerberater-Zugang. Über diese Schnittstelle loggt sich Ihr Steuerberater in Ihr System ein und holt sich die Unterlagen, die er für UStVA, Erstellung von BWA und Jahresabschluss braucht. Lesen Sie auch hierzu unseren Leitfaden zu Buchhaltungsprogrammen.

6. Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Wenn Sie ein Unternehmen gegründet und angemeldet haben, müssen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten Sie vom Finanzamt. Damit werden wichtige Grundlagen für die Buchhaltung geschaffen.

#1 Was tragen Sie im Fragebogen steuerliche Erfassung ein?

• Allgemeine Angaben: Kontaktdaten, Bankverbindung und ggf. Ihr Steuerberater als Bevollmächtigten für alle Angelegenheiten mit dem Finanzamt
• Freiberufler oder Gewerbetreibender mit oder ohne Handelsregistereintrag
• Angaben zur Ermittlung der Steuervorauszahlungen
• Entscheidung zur Buchführung nach EÜR oder Bilanzierung
• Angaben zur Lohnsteuer sofern Mitarbeiter geplant sind
• Umsatzsteuer und Beantragung der Steuernummer
• Entscheidung, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden soll
• Beantragung einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

#2 Wichtige Festlegungen zur Umsatzsteuer im Fragebogen steuerliche Erfassung

Die Umsatzsteuer ist für das Finanzamt eine der wichtigsten Einnahmequellen. Daher müssen Sie im Fragebogen steuerliche Erfassung angeben, ob und wie Sie als Unternehmer Umsatzsteuer bezahlen. Hier der Überblick über die wichtigsten Regeln:

Wir zeigen Ihnen in einem gesonderten Kapitel aus, wie Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

7. Kleinunternehmerregelung – was ist das?

Kleinunternehmer sind Unternehmer, die nur einen gewissen Umsatz pro Jahr erzielen und eine besondere Steuerregelung nutzen. Mit dieser Regelung – der Kleinunternehmerregelung – sind Sie nicht zum Ausweis der Umsatzsteuer verpflichtet, können aber auch keine Vorsteuer geltend machen. Besonders zu Beginn der Selbstständigkeit kann dies unter Umständen vorteilhaft sein.

Als Kleinunternehmer organisieren Sie Ihre Buchhaltung nach der einfachen Buchführung und erstellen für das abgelaufene Geschäftsjahr eine EÜR zur Gewinnermittlung. Wertvolle Hilfen für den Kleinunternehmer sind Rechnungsprogramme mit EÜR-Modul.

Ob es sinnvoll ist, die Kleinunternehmerregelung bei der Umsatzsteuer zu wählen, müssen Sie abwägen. Unser Leitfaden "Kleinunternehmerregelung" hilft Ihnen dabei.

#1 Angebote erstellen

Geld verdienen beginnt damit, Angebote zu erstellen. Hier sollten Sie verschiedene Dinge im Zusammenhang mit der Buchhaltung beachten:

Definieren Sie die Verbindlichkeit des Angebotes richtig: Ein Angebot ist rechtlich bindend, Sie können aber bezüglich Preisgestaltung und Liefermöglichkeiten Spielräume verschaffen. Beispielsweise können Sie Preise unter Vorbehalt stellen und bestimmte Klauseln formulieren, wie z.B. "Angebot gültig solange Vorrat reicht". Außerdem sollten Sie beim Übertrag des Angebots in eine Rechnung keine Zeit verlieren. Mit Rechnungsprogrammen oder Buchhaltungssoftware geht dies beispielsweise auf Knopfdruck. Informieren Sie sich hierzu in unserem Leitfaden "Angebote erstellen".

#2 Rechnungen richtig erstellen

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, müssen Sie darauf achten, die Rechnung korrekt zu stellen. Dazu müssen Sie folgende Dinge beachten:

• Rechnungsfrist einhalten
• Alle Pflichtbestandteile einer Rechnung aufführen
• Die Umsatzsteuer korrekt ausweisen (Ausnahme Kleinunternehmerregelung)

Wie Sie mit Kleinbetragsrechnungen, Dauerrechnungen, Abo-Rechnungen oder Gutschriften verfahren, haben wir Ihnen im Leitfaden "Rechnung schreiben" zusammengestellt.

#3 Debitorenbuchhaltung - damit Ihre Rechnungen auch bezahlt werden

Eine Rechnung nutzt Ihrem Unternehmen erst dann, wenn ihr Kunde sie bezahlt hat. Alle Abläufe in der Buchhaltung rund um die Verwaltung der Kundenrechnungen fallen in den Bereich der Debitorenbuchhaltung. Ziel der Debitorenbuchhaltung ist es, die Zahlungen Ihrer Kunden zu überwachen und dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden fällige Rechnungen pünktlich bezahlen. Dazu gehört:

• Offene Rechnungen überwachen
• Bezahlte Rechnungen mit dem Geschäftskonto abgleichen
• Fällige und nicht bezahlte Rechnungen anmahnen mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung
• Überfällige Rechnungen über Inkasso eintreiben

Auch bei diesen Abläufen hilft Ihnen ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware.

#5 Buchhaltung und Firmenwagen

Ein Firmenwagen führt bei betrieblicher Nutzung zu Ausgaben, die als Betriebsausgaben den steuerlichen Gewinn mindern. Sobald Sie den Firmenwagen aber privat nutzen, entsteht ein geldwerter Vorteil. Wir zeigen Ihnen, 

• wie Sie den Firmenwagen mit der 1% Regelung versteuern oder
• alternativ ein Fahrtenbuch nutzen, das ganz einfach auch elektronisch geführt werden kann.

#8 Buchhaltung rund um Steuern und Betriebsprüfung

Haben Sie mit EÜR oder Jahresabschluss Ihren Gewinn ermittelt, schicken Sie Ihre Steuererklärungen an das Finanzamt. Der Umfang Ihrer Steuerpflicht bestimmt, welche Steuererklärungen Sie abgeben müssen.

Welcher Unternehmer zahlt welche Steuern?

Diese Tabelle listet wichtige Steuerarten auf und zeigt ihre Relevanz für die wichtigsten Rechtsformen und Unternehmensformen.

(* Wenn Sie für die Kleinunternehmerregelung optiert haben, entfällt die Umsatzsteuerpflicht.)

Welche Steuererklärungen gibt es?

Je nach Steuerpflicht müssen Sie entsprechende Steuererklärungen beim Finanzamt abgeben und Ihre Steuern bezahlen:

• Umsatzsteuererklärung
• Einkommensteuererklärung
• Körperschaftsteuererklärung
• Gewerbesteuererklärung

Die Lohnsteuer wird regelmäßig mit den monatlichen Lohnabrechnungen erklärt und abgeführt. Lesen Sie auch unseren Leitfaden Steuererklärungen. Ob Sie Ihre Steuererklärungen korrekt abgegeben haben, prüft das Finanzamt regelmäßig im Rahmen von Betriebsprüfungen. Wenn Sie Ihre Buchhaltung ordentlich führen und keine unerlaubten Manipulationen vornehmen, brauchen Sie aber vor eine Betriebsprüfung keine Angst haben.

Welche steuerlichen Fristen sind wichtig?

Bei dem Thema Steuerfristen sollten Gründer und Unternehmer ganz genau hinschauen bzw. sich die wichtigen Termine im Kalender notieren.

Fazit – Buchhaltung und Buchführung

Buchhaltung ist ein wichtiges Thema für alle Gründer, Selbstständigen und Unternehmer. Denn Sie müssen Ihre Geschäftsvorfälle für eine steuerlich einwandfreie Ergebnisermittlung lückenlos dokumentieren. Außerdem dient die Buchhaltung dazu, jederzeit Ihre wirtschaftliche Situation festzustellen, um Geldgebern und Investoren Auskunft zu erteilen.

Es gibt zwei Formen der Buchführung: die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. Bei der einfachen Buchführung erstellen Sie am Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Die EÜR ermittelt den Gewinn als Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Die doppelte Buchführung orientiert sich an den Vorschriften des HGB und ist weitaus komplexer, weil Sie bei jedem Geschäftsvorfall mindestens zwei Konten bebuchen und die Gewinnermittlung über Bilanz und GuV umfangreiche Arbeiten und Spezialwissen erfordert.

Herausforderung für Sie als Gründer und Unternehmer ist es, Ihre Buchhaltung richtig zu organisieren. An folgende Dinge müssen Sie denken: 

• Für die Belegführung eine sinnvolle Ablage einrichten
• Abläufe bei Angeboten und Rechnungen sinnvoll gestalten und die Zahlungen Ihrer Kunden überwachen
• Ihren eigenen Zahlungsverkehr effizient durchführen
• Die Lohnbuchhaltung für Ihre Mitarbeiter monatlich erledigen
• Umsatzsteuervoranmeldungen rechtzeitig an das Finanzamt schicken
• Erfolgskontrollen im laufenden Geschäftsjahr durchführen
• Am Jahresende Ihren Gewinn ermitteln und die entsprechenden Abschlussarbeiten planen und organisieren
• Ihrer Steuererklärungen pünktlich abgeben.

Darüber hinaus müssen Sie viele Spezialthemen im Bereich Buchhaltung im Blick behalten. Beispielsweise Themen wie Firmenwagen, Fahrtenbuch und 1% Regelung. Je komplexer Ihre Buchhaltung, desto sinnvoller ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Gerne vermitteln wir Ihnen einen guten Steuerberater. Denken Sie in jedem Fall daran, entweder ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware für Ihre Buchhaltung einzusetzen. Denn damit vereinfachen Sie Ihre Abläufe in der Buchhaltung, ob Sie nun mit einem Steuerberater arbeiten oder nicht.