Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen: So funktioniert's

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist die Methode der Gewinnermittlung bei der einfachen Buchhaltung. Im Gegensatz zur doppelten Buchhaltung buchen Sie bei der einfachen Buchhaltung jeden Geschäftsvorfall nur auf ein Konto und zwar entweder als Einnahme oder als Ausgabe. Daher wird die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) auch als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bezeichnet.

Als Gründer können Sie die Einnahmenüberschussrechnung selbst machen, beispielsweise mit einer EÜR-Vorlage in Excel und Ihrem Konto bei ELSTER. Oder Sie nutzen ein Rechnungsprogramm mit einem EÜR-Modul bzw. eine gute Buchhaltungssoftware. Wenn Sie Buchhaltungsarbeiten lieber delegieren, sollten Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

Unser Beitrag soll den Gründern helfen, die Ihre Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) selbst machen wollen. Aber auch dem Selbstständigen mit Steuerberater gibt der Leitfaden EÜR wertvolle Einblicke in die Zusammenhänge der einfachen Buchhaltung und der Einnahmenüberschussrechnung.

Nach §4 Abs. 3 EStG (Einkommensteuergesetz) dürfen folgende Unternehmer und Selbstständige eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen:

• Freiberufler
• Gewerbetreibende mit einem Umsatz pro Jahr von weniger als 600.000 Euro und einem Gewinn pro Jahr von weniger 60.000 Euro.
• Diese Schwelle gilt nicht für Kapitalgesellschaften: UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG usw.

Alle anderen Unternehmer, insbesondere Kapitalgesellschaften, müssen zwingend bilanzieren, sprich die doppelte Buchführung anwenden und ihren Gewinn über Bilanz und Gewinn und Verlust Rechnung (GuV) ermitteln.

Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick, ob für Ihr Unternehmen eine EÜR genügt oder ob Sie die doppelte Buchführung anwenden und einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV erstellen müssen. 

(^* Die Größenschwelle ist wie folgt definiert: 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Jahresgewinn)

Hier erfahren Sie mehr über das Grundprinzip und die Details, wenn Sie Ihre Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen.

1. Die 4 wesentlichen Schritte beim Erstellen einer EÜR

Für die Ermittlung des Gewinns mit der EÜR sind zunächst 3 Schritte nötig, im 4. Schritt ermitteln Sie die Liquidität bzw. den finanziellen Überschuss:

• Zunächst ermitteln Sie Ihre gesamten Einnahmen. Dabei weisen Sie Nettoeinnahmen und Umsatzsteuer gesondert aus.
• Dann ermitteln Sie Ihre gesamten Ausgaben. Auch hier teilen Sie auf in Nettoausgaben und Vorsteuer (Vorsteuer = die in Ihren Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer). Auch die an das Finanzamt bezahlte Umsatzsteuer ist in den Ausgaben enthalten.
  Für die Gewinnermittlung benötigen Sie zusätzlich die Abschreibungen, die Sie über Ihr Anlagenverzeichnis ermitteln.
• Gewinn = Gesamteinnahmen - Gesamtausgaben - Abschreibungen
• Finanzieller Überschuss = Gewinn + Abschreibungen + Finanzierungen + Privateinlagen - Investitionen - Tilgungen - Privatentnahmen

Auch unser EÜR-Tool arbeitet auf der Basis dieser 4 Schritte.

2. Einnahmenüberschussrechnung: Regeln und Gliederung

Das Zuflussprinzip (bzw. das Abflussprinzip) sowie die Gliederungsvorschriften sind zwei wichtige Regeln beim Erstellen der EÜR.

Beachten Sie das Zuflussprinzip bzw. das Abflussprinzip

• Beispiel: Sie haben eine Rechnung im Dezember gestellt und diese wird im Januar bezahlt. Welchem Geschäftsjahr wird die Rechnung nun zugeordnet? 

Hier sagt das Zuflussprinzip: Nicht das Rechnungsdatum ist entscheidend, sondern wann der Betrag dem Konto zugeflossen. Daher wird die Rechnung aus dem genannten Beispiel im Rahmen der EÜR Erstellung dem neuen Geschäftsjahr zugeordnet. Bei Rechnungen, die Sie erhalten, funktioniert es analog. Entscheidend ist, wann die Rechnung bezahlt wurde oder der Rechnungsbetrag vom Konto weggeflossen ist. Beispiel: Eine Rechnung aus dem Dezember zahlen Sie erst im Januar. Somit gehört diese Ausgabe bereits in den Januar.

Beachten Sie Aufzeichnungspflichten und Kontengliederungen

Sinn und Zweck der Aufzeichnungsregeln ist es, die EÜR nachvollziehbar zu machen und einheitliche Regeln für alle steuerpflichtigen Unternehmen zu schaffen, die damit arbeiten. Für das Journal der Einnahmenüberschussrechnung müssen Sie folgende Dinge berücksichtigen:

• Erfassen Sie Einnahmen und Ausgaben getrennt nach dem jeweiligen Mehrwertsteuersatz
• Sie brauchen ein Anlageverzeichnis für nicht abnutzbare Wirtschaftsgüter, zum Beispiel für Güter des Anlagevermögens. Dazu zählen zum Beispiel Grundstücke.
• Sie brauchen ein Abschreibungsverzeichnis für abnutzbare Wirtschaftsgüter. Abnutzbare Wirtschaftsgüter werden auf Basis von Abschreibungstabellen abgeschrieben.
• Aufzeichnung von geringwertigen Wirtschaftsgütern bis 800 Euro in einem separaten Verzeichnis. Gleiches gilt für Güter, die Sie dem GWG-Pool zuordnen. 
• Zeichnen Sie beschränkt absetzbare Ausgaben auf: das Arbeitszimmer zu Hause oder Bewirtungen müssen Sie getrennt erfassen
• Auch das Fahrtenbuch müssen Sie separat den Aufzeichnungen hinzufügen.

Verzeichnisse der abnutzbaren und nicht abnutzbaren Anlagegüter im Rahmen der EÜR

In dieses Verzeichnis müssen Sie Wertgegenstände eintragen, die dem Anlagevermögen zuzurechnen sind, wie Maschinen, PCs, Firmenwagen, Grundstücke und Gebäude. Nicht abnutzbare Anlagegüter sind bspw. Grundstücke. Das Verzeichnis, das dem Vordruck EÜR anzufügen ist, hat im Detail zu enthalten:

• Bezeichnung des Wirtschaftsguts, Datum der Anschaffung oder Herstellung, Kosten der Anschaffung oder Herstellung, Nutzungsdauer und der jährliche Abschreibungsbetrag

Für die abnutzbaren Anlagegüter wird eine jährliche Abschreibung vorgenommen, die als Betriebsausgabe zu berücksichtigen ist. Diese Abschreibung führt aber nicht zu Geldabfluss. Daher wird sie später bei der Ermittlung der Liquidität wieder hinzu addiert.

• Vermögenswerte bis 800 Euro (abzgl. Umsatzsteuer) können im Jahr der Anschaffung komplett in der Einnahmenüberschussrechnung abgeschrieben werden.
• Für Vermögensgegenstände, die zwischen 150 Euro und 1.000 Euro kosten, kann ein Sammelposten (pro Geschäftsjahr) gebildet werden. Die Abschreibung erfolgt dann einheitlich über fünf Jahre. (Beispiel PC zu 700 Euro: jährliche Abschreibung von 140 Euro). Sie müssen sich in jedem Wirtschaftsjahr entscheiden welche Regelung Sie anwenden wollen.
• Vermögenswerte, die über 1.000 Euro kosten, sind einzeln in der Einnahmenüberschussrechnung aufzunehmen und mit ihrer jeweiligen gesetzlich festgelegten Nutzungsdauer abzuschreiben.
• Eine Aufzeichnungspflicht im Rahmen der EÜR besteht ab Wirtschaftsgütern mit einem Wert von über 150 Euro.

Die Rolle des Kassenbuchs

In das Kassenbuch der EÜR tragen Sie täglich alle Einnahmen und Ausgaben, die bar erfolgen ein. Hieraus ermittelt sich ein Barbestand, der mit Ihrem tatsächlichen Kassenbestand übereinstimmen muss. Wir haben Ihnen in einem gesonderten Kapitel zusammengestellt, was Sie beachten müssen, wenn Sie ein Kassenbuch führen und was bei einer Kasse wichtig ist.

Das Wareneingangs- und Warenausgangsbuch der EÜR

Im Wareneingangsbuch der EÜR müssen Sie alle Waren sowie Roh- und Hilfsstoffe eintragen, die Sie kaufen. Wenn Sie an andere Unternehmen liefern, sind Sie verpflichtet ebenso ein Warenausgangsbuch bezüglich der EÜR zu führen. Moderne Warenwirtschaftssystemeübernehmen heute die Funktion dieser Bücher.

3. EÜR in der Steuererklärung

Haben Sie Ihre Gesamteinnahmen und Ihre Gesamtausgaben ermittelt und sortiert, füllen Sie in Ihrer Steuererklärung die Anlage EÜR aus und versenden Sie elektronisch über ELSTER. Hier sehen Sie, wie diese grundsätzlich aufgebaut ist.

Ihren Gewinn ermitteln Sie in der Einnahmenüberschussrechnung als Differenz von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben:

# 1: Betriebseinnahmen

Zu den Betriebseinnahmen zählen:

• Entnahme von betrieblichen Gegenständen (Sachentnahmen)
• Betriebseinnahmen zum jeweiligen Umsatzsteuersatz (Nettobeträge)
• Umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen (Nettobeträge)
• Private Kfz-Nutzung
• Private Telefonnutzung
• Umsatzsteuer, die in den Betriebseinnahmen enthalten ist
• Die Auflösung von Rückstellungen

Von den Beträgen Ihrer bezahlten Kundenrechnungen müssen Sie also immer die Umsatzsteuer herausrechnen und getrennt eintragen.

# 2: Betriebsausgaben

Zu den Betriebsausgaben zählen:

• Löhne und Gehälter
• Abschreibungen
• Eingekaufte Dienstleistungen
• Wareneinkäufe
• Ausgaben für geringwertige Wirtschaftsgüter 
• Kfz-Kosten
• Bezahlte Vorsteuer
• Miete für Geschäftsräume
• Bezahlte Umsatzsteuer im Geschäftsjahr
• Eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben

Wichtig: Bei sämtlichen Ausgaben, die eine Mehrwertsteuer beinhalten, rechnen Sie diese enthaltene Mehrwertsteuer als Vorsteuer heraus. Ob Ausgaben für Dienstleistungen, Waren, Benzin oder Miete, Sie weisen diese Ausgaben als Nettobeträge aus.

# 3 Ermitteln Sie Ihren Gewinn

Wenn Sie alle Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst haben, ermitteln Sie Ihren Gewinn. In der EÜR ist der Gewinn die Differenz aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben. Wenn Sie ohne Steuerberater arbeiten, müssen Sie dabei die Anlage EÜR mit ELSTER ausfüllen.

# 4 Ermittlung der Liquidität

Bei der Gewinnermittlung berücksichtigen Sie nur jene Ausgaben, die zu den sogenannten Betriebsausgaben zählen. Investitionen sind darin nicht enthalten. Auch Finanzierungen durch Bankdarlehen oder Privatdarlehen werden bei der Gewinnermittlung nicht berücksichtigt. Steht der Gewinn fest, ermitteln Sie im nächsten Schritt den finanziellen Überschuss mit der EÜR. Die folgende Tabelle zeigt die Funktionsweise:

Den finanziellen Überschuss im Auge zu haben, ist wichtig: Sie brauchen Liquidität, um beispielsweise weitere Investitionen zu tätigen oder um Steuern bezahlen zu können. Nutzen Sie dazu auch unser EÜR-Tool oder alternativ eine gute Buchhaltungssoftware.

Wer seine Einnahmenüberschussrechnung selbst erstellt, wird bald feststellen, dass häufig der Teufel im Detail steckt. Wir erläutern daher im Folgenden ein paar typische Fragen zu Themen, die für alle Gründer und Selbstständige relevant sind.

Wie werden Darlehen in der EÜR behandelt?

Darlehen sind grundsätzlich keine Einnahmen. Sie spielen bei der Gewinnermittlung keine Rolle. Darlehenszinsen dagegen sind Ausgaben, die gewinnmindernd wirken. Zinsen müssen Sie also im Rahmen der Ausgaben erfassen.

Wie wirken sich Sacheinlagen auf den Gewinn aus?

Nehmen wir an, Sie gründen ein Unternehmen und bringen private EDV oder privates Mobiliar ins Unternehmen ein. Diese Sacheinlagen sind keine Einnahmen, wirken sich also auf den Gewinn nicht aus. Allerdings müssen Sie private Sacheinlagen schätzen und in der Regel abschreiben. Diese Abschreibungen wiederum vermindern den Gewinn.

Wirken sich Bareinlagen auf den Gewinn aus?

Bareinlagen sind ebenfalls keine Einnahmen. Sie wirken daher nicht auf den Gewinn. Da Sie Bareinlagen nicht abschreiben können, gibt es auch keine Abschreibungen und somit auch keine Minderung des Gewinns.

Wie wird die Umsatzsteuer in der Einnahmenüberschussrechnung behandelt?

Die in bezahlten Rechnungen an Ihre Kunden enthaltene Mehrwertsteuer zählt als Umsatzsteuer zu den Einnahmen. Umgekehrt ist es bei den Ausgaben für Waren, Dienstleistungen oder Investitionen, in denen die jeweilige Rechnung eine Mehrwertsteuer ausweist. Sie zählt als bezahlte Mehrwertsteuer zu den Ausgaben für Vorsteuer.

Welche Unterschiede bestehen zwischen EÜR und Bilanzierung?

Bei der Bilanzierung ermitteln Sie Ihren Gewinn mit Hilfe der Gewinn und Verlustrechnung (GuV).  Diese Frage beantworten wir in Form einer Tabelle:

Den Unterschied zwischen EÜR und Bilanzierung zu kennen ist wichtig, wenn Sie als Unternehmer aufgrund Ihrer Größe die einfache Buchführung nicht mehr durchführen dürfen.

Die Elster Software ist die vom Finanzamt offiziell anerkannte Software, mit der Unternehmer und Privatpersonen ihre Steuerdaten an das Finanzamt schicken können. Zu diesen Steuererklärungen gehören die Umsatzsteuervoranmeldung, sämtliche Steuererklärungen und ebenso die Anlage EÜR.

Wie erstellen Sie mit ELSTER Ihre EÜR?

So arbeiten Sie mit ELSTER:

1. Laden Sie die ELSTER Software herunter: die EÜR ist in der Standardinstallation bereits enthalten
2. Füllen Sie die allgemeinen Angaben auf Seite 1 aus
3. Auf den Seite 2 und führen Sie die Gewinnermittlung durch: Dort tragen Sie Ihre Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ein.

Welchen Platz hat die EÜR in der Steuererklärung?

Über ELSTER können Sie Ihre gesamte Steuererklärung an das Finanzamt schicken. Diese beinhaltet mindestens 5 wichtige Formulare:

1. Den Mantelbogen zur Steuererklärung: Dort machen Sie Ihre allgemeinen Angaben, z.B. Name, Anschrift, Steuernummer, etc.
2. Die Anlage G oder die Anlage S: Gewerbetreibende wählen die Anlage G für ihre Einkünfte aus Gewerbetrieb. Freiberufler dagegen die Anlage S für ihre Einkünfte aus selbstständiger Arbeit.
3. Die Anlage EÜR mit der Gewinnermittlung über die Einnahmenüberschussrechnung
4. Die Umsatzsteuerjahreserklärung
5. Die Gewerbesteuererklärung: Diese 5. Erklärung ist für Gewerbetreibende relevant. Für Freiberufler dagegen nicht.

Je nach persönlicher Situation können weitere Dokumente hinzukommen, beispielsweise die Anlage KAP für Einkünfte aus Kapitalvermögen oder die Anlage V für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.

Wenn Sie mit ELSTER arbeiten, müssen Sie vorher Ihre Einnahmen und Ausgaben sortiert und systematisch erfasst haben. Das machen viele Selbstständige beispielsweise mit einer EÜR-Vorlage in Excel. Die Arbeit mit einer EÜR-Vorlage erfordert präzises Ablegen der Belege und exaktes Erfassen jeder Einnahmen- und Ausgabenposition im Tabellenkalkulationsblatt. Diese Vorgehensweise ist fehleranfällig.

Folgende Tabelle zeigt Ihnen den Unterschied zwischen der Vorgehensweise mit EÜR-Vorlage und einem modernen Buchhaltungsprogramm. Wir gehen dabei vom Fall eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmers aus.

Sie sehen, dass eine Buchhaltungssoftware viele Arbeitsschritte automatisiert, die Sie mit Vorlage und ELSTER Software per Hand machen müssen. Die Buchhaltungssoftware spart bei der Einnahmenüberschussrechnung daher Zeit und ist weniger fehleranfällig. Darüber hinaus entsprechen die führenden Buchhaltungssoftware-Programme der GOBD-Norm für ordnungsgemäße Buchführung. Auch das spricht für eine Buchhaltungssoftware und macht sich spätestens bei Betriebsprüfungen bezahlt.