Pareto-Prinzip: Viel Ergebnis mit 80-20-Regel

29.06.2021

Selbstmanagement

Effizienz bedeutet nicht, immer mehr Aufgaben in kürzerer Zeit zu schaffen. Das Pareto-Prinzip hilft euch, 80 Prozent eurer Ergebnisse mit einem Aufwand von nur 20 Prozent zu erreichen. So startet ihr mit dem 80-20-Prinzip optimal in den Arbeitsalltag.

Pareto-Prinzip: Mit der 80-20-Regel könnt ihr euer Zeitmanagement verbessern und mit wenig Aufwand viel erreichen. (Foto: Austin Distel/Unsplash)

Was versteht man unter Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip geht auf den italienischen Ökonom Vilfredo Pareto zurück, der Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Grundbesitzes in Italien analysierte und feststellte, dass circa 20 Prozent der Bevölkerung rund 80 Prozent des Bodens besitze. Für Banken sei es daher effizient, sich auf die 20 Prozent dieser Bevölkerung zu fokussieren.

Diese Pareto-Verteilung wurde auch für das Zeitmanagement angewendet. Nach dem Pareto-Prinzip oder dem 80-20-Prinzip kann man mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent Ergebnis erzielen. Das heißt auf einen Arbeitstag übertragen, dass ihr die wichtigsten Aufgaben oder Teilbereiche des Tages in kurzer Zeit erledigen könnt. Im Umkehrschluss bedeutet es, dass die restlichen 20 Prozent der Ergebnisse besonders viel Aufwand (80 Prozent) benötigen. Schaut daher, für welche Aufgaben und Details dies sinnvoll erscheint.

Artikel-Tipp: Aufgaben könnt ihr mit Hilfe des Eisenhower-Prinzips oder der ABC-Methode priorisieren.

Zeitmanagement: Wie setze ich das Pareto Prinzip im Unternehmeralltag um?

Um mit der 80-20-Regel starten zu können, braucht ihr zunächst einen Überblick über die anstehenden Aufgaben, die im folgenden Schritt priorisiert werden müssen. Beginnt den Tag mit einer klaren Struktur, bestenfalls mit einem Tagesplan, den ihr euch bereits am Vortag erstellt habt.

Artikel-Tipp: Mit der ALPEN-Methode den Tag in wenigen Minuten planen

So habt ihr am Morgen die Tagesziele vor Augen und verliert euch nicht in der produktiven Zeit in zu vielen Mails, die sich im Postfach angesammelt haben, oder beginnt größere Anfragen oder Baustellen abzuarbeiten, die ihr an dem Vormittag gar nicht eingeplant hattet. Ansonsten sind im Nu zwei Stunden um und ihr habt euren Fokus verloren, das wichtigste Projekt des Tages in dieser Zeit zu bearbeiten.

Pareto-Prinzip: Mit der 80-20-Regel könnt ihr effektiv eure Unternehmensziele erreichen und Zeitfresser eindämmen. (Grafik: Passion4Business)

Tagesplan: Wann ist etwas Pareto effizient?

Folgende Gedankengänge können helfen:

Wägt für euch ab: Kann ich es mir erlauben, erst das wichtigste Projekt des Tages am Vormittag anzugehen und zu einem späteren Zeitpunkt die Mails zu checken? Falls ja, werdet ihr eurem Projektziel bereits morgens nah kommen, wichtige Teilaufgaben erledigen und weniger wichtige für einen anderen Zeitpunkt einplanen oder delegieren. Somit könnt ihr mit einem Einsatz von 20 Prozent bereits 80 Prozent eures Tageszieles erreichen. Und das wichtigste Projekt zahlt zudem stark auf eure Unternehmensziele ein.
Müsst ihr morgens zunächst alle Mails checken? Dann plant dafür einen festen Zeitslot ein - zum Beispiel mit Hilfe der Pomodoro-Technik oder dem Arbeitsrhythmus 52-17. In der Zeit sichtet ihr die Mails, terminiert die anstehenden wichtigen und dringenden Aufgaben in eurem Wochenplan und delegiert die wichtigen und nicht dringenden Aufgaben an eure Teammitglieder. So habt ihr auch hier in kurzer Zeit, mit wenig Aufwand, viel erreicht, euch aber nicht in der E-Mail-Flut verloren. Der Vormittag bleibt weiterhin dem großen Projekt gewidmet.
Ihr könntet Stunden an dem Projekt an Details arbeiten, weil alles perfekt durchdacht werden muss? Das Kundentelefonat steht aber schon in zwei Stunden an? Fokussiert euch auf die wesentlichen Punkte. Welche Informationen müssen optisch ansprechend auf jeden Fall präsentiert werden? Welche Analysen können auch beim nächsten Zusammentreffen besprochen werden? Konzentriert euch auf das Erwartete und ihr werdet in zwei Stunden eine gute Präsentation hinbekommen ohne euch in Details zu verlieren und nur Halbfertiges zu präsentieren. Fragt euch: "Was kann ich in der kurzen, vorgegebenen oder eingeplanten Zeit erreichen?"
Ressourcen im Blick haben: Habt eure Zeit im Blick und arbeitet lieber konzentriert eins nach dem anderen ab, anstelle verschiedene Aufgaben und Anfragen gleichzeitig oder zwischendurch zu bearbeiten. Schaut, wie viel Aufwand nötig ist, um ein sehr gutes Ergebnis zu erreichen. Es muss nicht immer perfekt sein. Ob in der Präsentation jetzt 5 Linien mehr in der optimal abgestimmten Farbe eingebaut werden oder die Bilder nochmal feiner zugeschnitten werden sollen und ihr dafür eine Stunde länger braucht, solltet ihr abwägen.
Arbeitet wenn möglich nach eurem Biorhythmus: Morgens von 7 bis 9 Uhr ist eure produktivste Phase? Dann ran an die wichtigsten Aufgaben. Gerade im Home Office lassen sich Bad, Yoga oder das Frühstück leichter nach hinten schieben und ihr könnt eure Hochphase sinnvoll und ergebnisorientiert nutzen. Und wer kann schon morgens um 9 Uhr von sich behaupten, 80 Prozent der Ergebnisse des Tages erreicht zu haben? In eurer Tiefphase macht ihr euch fertig, frühstückt gemütlich und seid dann gewappnet für die nächste Hochphase und wichtige Meetings.
Seid konsequent: Ihr erwischt euch immer wieder dabei, dass ihr Aufgaben zwischenschiebt oder auf Kollegenanfragen ausführlich reagiert? Sortiert umgehend, wie wichtig und dringend die Aufgabe ist und sprecht mit eurem Team ab, mit welchen Anfragen sie wann auf euch zukommen dürfen. Plant für die wichtigsten Aufgaben feste Zeitblöcke ein, in denen ihr nicht gestört werden dürft und kommuniziert das dem Team. Am Abend könnt ihr die an euch neu herangetragenen Aufgaben für den nächsten Tag oder die Woche terminieren oder delegieren. So werft ihr euren Tagesplan nicht um.
Kein Perfektionismus: Ihr seid detailverliebt und habt am liebsten alles perfekt? Das kann euch viel Zeit kosten oder sie gar verschwenden. Fokussiert euch auf die mit dem Pareto-Prinzip gewonnenen Ergebnisse und verbessert dann die wichtigsten Punkte. Dadurch werdet ihr bessere Ergebnisse für die relevanten Aufgaben und Produkte erreichen.
Sammelt alle unwichtigen Aufgaben auf einer Not-to-do-Liste oder packt sie gleich in den Papierkorb, wie es das Eisenhower-Prinzip vorsieht. Somit verbannt ihr alle zeitfressenden und unwichtigen Aufgaben von eurem Tagesplan.
Rückblick: Seid ehrlich zu euch selbst - reflektiert abends im Sinne einer Abendroutine oder im Wochenrückblick eure Ergebnisse. Was ist besonders gut gelaufen? Wo habe ich die besten Ergebnisse trotz wenig Aufwand erreicht? Was waren meine Zeitfresser? Welche Projekte sollte ich stoppen, da sie langfristig keine Erfolge versprechen? Lieber nach ein paar Versuchen und Erfahrungen mit aufwendigen aber ertragsarmen Projekten aufhören, als sie mit zu großem Aufwand weiterzuführen.

Artikel-Tipps: Der Golden Circle hilft euch, das Warum eures Unternehmens zu definieren. Mit der OKR-Methode brecht ihr eure Vision in Alltagsziele herunter.

Pareto-Prinzip Beispiele: Wo gilt das 80-20-Prinzip noch?

Das Pareto-Prinzip lässt sich in unzähligen Bereichen anwenden. Hier ein paar Beispiele:

Denkt wie bei der Software-Entwicklung: Was sind die Mindestanforderungen für mein MVP? Es soll schnell für den Kunden entwickelt werden und dann nach Rücksprachen und Bedarf verbessert werden. So vermeidet ihr, dass ihr im Entwicklungsprozess stecken bleibt. Dafür kann Design Thinking oder Scrum angewendet werden.
Podcasts und Videos: Die müssen nicht perfekt sein, die Kernbotschaft sollte sympathisch herüberkommen.
Kunden: Oft sind die A-Kunden 20 Prozent des Kundenstamms und machen 80 % des Umsatzes aus. Daher lohnt es sich, die Produkte insbesondere für die A-Kunden zu entwickeln und mit ihnen weitere Geschäftsfelder umzusetzen. Mehr über die Kunden nach der ABC-Analyse.
Alltagsbeispiel Saubermachen: Das Büro oder die Wohnung versinkt im Chaos? Wenn ihr gerade keine Zeit habt, um gründlich sauberzumachen: Mit 20 Prozent des Aufwandes könnt ihr 80 Prozent Ordnung erreichen. Wie? Stapelt alle Papiere ordentlich auf einen Haufen und legt sie bestmöglich in euren Schreibtischcontainer. Die Kaffeetasse und Wassergläser der halb durchgearbeiteten Nacht räumt ihr schnell in die Geschirrspülmaschine und die Rechnungen gebt ihr gebündelt in die Buchhaltung. So ist es zwar noch nicht richtig sauber, aber falls ein Kunde oder Dienstleister spontan vorbeischaut, könnt ihr ihn getrost reinlassen.

Fazit: Was können wir aus dem Pareto Prinzip lernen?

Ihr erhöht die Produktivität, indem ihr euch auf die effizienten 20 Prozent fokussiert. Im Umkehrschluss heißt es aber nicht, dass ihr die übrigen 80 Prozent an Aufwand gänzlich ignorieren und weglassen könnt. Ihr müsst immer mal recherchieren, Newsletter lesen und regelmäßig Mails beantworten – alles Aufgaben, die die Unternehmensziele nicht direkt beeinflussen, aber die geschäftliche Kommunikation muss dennoch professionell erfolgen. Die Frage ist nur, mit welchem Aufwand, wenn es wenig Ertrag bringt.

Schaut bei eurer Aufgabenfülle genau hin, welche Aspekte, die wirklich wichtigen sind und auf die Unternehmensziele einzahlen. Für die anderen wichtigen und nicht dringenden Aufgaben setzt ihr klare Zeitslots oder delegiert die Aufgaben, so dass ihr euch nicht in unnötigen Details verliert. Für alle Aufgaben, die wenig Nutzen bringen und viel Zeit kosten, erledigt ihr nur das wirklich Notwendige.

Der Vorteil: Auch in stressigen Zeiten schafft ihr es, fokussiert und ertragsreich zu arbeiten. Wir wünschen euch gutes Gelingen dabei!