Manager versus Maker Schedule: Zeit richtig planen

Wenn Unternehmen wachsen, werdet ihr als Gründer vom Maker sehr häufig zum Manager. Der Tagesablauf ist durch viele Meetings und wenig Zeit für längere und konzentrierte Arbeit geprägt. Ein paar Tipps helfen, beides im eigenen Arbeitsrhythmus unterzubringen.

 

Manager oder Maker? Die meisten wechseln zeitweise die Funktion, um schnelle Entscheidungen zu treffen sowie vertieft an einem Produkt zu arbeiten. (Foto: Unsplash)

Was ist ein Manager's Schedule?

Manager sind Entscheider, ständig in Meetings, bei spontanen Anfragen kaum zu greifen und haben Tausende Themen auf dem Tisch liegen. So sieht auch der klassische Manager-Zeitplan aus: Spätestens jede Stunde steht etwas anderes im Terminkalender. Die Aufgaben sind höchst abwechslungsreich. Benötigen die Aufgaben mehr Zeit, können auch mehrere Zeitblöcke für eine größere Aufgabe reserviert werden.

• Artikel-Tipp: Wer Aufgaben hochkonzentriert und in kurzen Intervallen abarbeiten möchte, für den eignen sich die Pomodoro-Technik mit 25-minütigen Blöcken oder der Arbeitsrhythmus 52-17 mit einem Block von 52 Minuten Arbeit und anschließender 17-minütiger Pause.

Genauso sitzen Manager an anderen Tagen stundenlang in Meetings.

Während für Manager der Zeitplan oft eine logische Abfolge zahlreicher Termine ist, die sie dann für Abstimmungen dementsprechend ihrem Team eintragen, kann es für die Maker passend oder eben sehr unpassend sein.

Was ist ein Maker's Schedule?

Für alle, die Projekte im Detail umsetzen, reichen die halb- bis einstündigen Zeitintervalle des Manager Schedules nicht aus. Jede Stunde etwas Neues wäre beispielsweise für Programmierer einer App unproduktiv und auch Meetings stören mitten in einer hochkonzentrierten Arbeitsphase. Vor allem, wenn mitten am Vor- oder Nachmittag ein Meeting ansteht, das gegeben falls vor- und nachbereitet werden muss. Das kann komplexe Aufgaben zum Stillstand bringen, da die Zeit vor und nach dem Meeting zu kurz ist, um effizient zu arbeiten.

Werden Macher durch Fragen der Kollegen ständig gestört, kostet diese Unproduktivität schließlich viel Zeit und Geld, da sich die Fertigstellung des Projekts verzögert. Werden die Mitarbeiter von Störungen möglichst abgeschirmt, dann steigt die Produktivität signifikant.

Ob Programmierer, Texter, Analysten, sie brauchen weitaus größere Zeitintervalle, um sinnvoll ihre Aufgaben umzusetzen.

Maker arbeiten lieber in durchschnittlich 4-stündigen Zeitintervallen ihre Aufgaben ab.

• Artikel-Tipp: Mit dem OKR-Modell fokussiert ihr euch auf die wichtigsten Unternehmensziele und brecht die Vision in Ziele und Schlüsselergebnisse für alle Mitarbeiter herunter.

Wie bringe ich den Manager und Maker Schedule zusammen?

Im Alltag ist eine strikte Trennung der beiden Zeitplan-Typen kaum möglich. Entweder, weil Gründer von Start-ups zu Beginn noch alles selbst erledigen, bis sie die ersten Mitarbeiter einstellen und nach und nach ein Team aufbauen können. Somit haben sie zunächst auch eher einen Maker's Schedule, der sich zunehmend in einen Manager Schedule verwandelt. Haben Gründer Strukturen und Ebenen geschaffen, trennen sich die Aufgaben und Zeitpläne Schritt für Schritt.

• Artikel-Tipp: Alle Aufgaben strukturieren und erledigen – mit der Getting-Things-Done-Methode

Um erfolgreich im Team zu arbeiten und alle Bereiche abzuholen, ist es bei der Erstellung der Tagespläne wichtig, die einzelnen Zuständigkeiten und Aufgabenfüllen zu beachten.

• Welche Aufgaben habt ihr an dem Tag zu erledigen und welche Zeitintervalle braucht ihr dafür?
• Welche Mitarbeiter müsst ihr unbedingt sprechen, was lässt sich auch per E-Mail oder Firmenchat klären?
• Wann steht euer Teammeeting an?
• Welche Aufgaben wollt ihr an dem Tag noch spontan delegieren?
• Artikel-Tipps: Bei der Erstellung des Tagesplans kann euch die ALPEN-Methode helfen, bei der Priorisierung der Aufgaben die ABC-Methode.

Wenn ihr die Aufgaben aufgelistet und priorisiert habt, schaut, wann euch die Absprachen mit Kollegen am besten passen würden und ob der Zeitpunkt für die Teammitglieder auch sinnvoll ist. Denn spätestens dann kommen Manager Schedule und Maker Schedule zusammen und es können Schwierigkeiten, Reibereien oder Verzögerungen entstehen.

Fragt euch beim Erstellen des Zeitplans:

• Wie sehen die Terminkalender der Mitarbeiter aus und lassen sich die Aufgaben und Meetings sinnvoll eingliedern?
• Bei vollen Terminkalendern: Was muss heute besprochen und erledigt werden, was reicht morgen oder im Laufe der Woche?
• Mit welchen Kollegen reicht der Teamcall zur Besprechung aus, mit wem muss es ein persönliches Meeting sein?
• Kann ich alle Themen und Anforderungen gebündelt abhandeln oder benötigt es mehrere Abstimmungsphasen am Tag?

Wenn ihr bestmöglich auf den Mitarbeiter-Typus eingeht, dann schafft ihr auf allen Seiten einen Mehrwert: Die Mitarbeiter können ihre (Teil-)Aufgaben passend zum Meeting noch beenden und ihr bekommt einen finalen Stand anstelle eines halbfertigen Ergebnisses. Das stellt beide Seiten zufrieden, es lassen sich die nächsten Schritte festlegen.

Während für Manager die Meetings nur geringfügige Unterbrechungen darstellen, kostet es dem Maker wie auch dem Unternehmen einen halben Tag, wenn Meetings unbedacht irgendwann mitten am Tag gelegt werden und einige Maker wie Programmierer ihre Arbeit unterbrechen müssen.

Passend zum Zeitplan: Meetings richtig planen

Damit die Meetings sinnvoll sind, sollten sie zu einer passenden Uhrzeit stattfinden, eine Agenda haben und straff organisiert sein. So werden sie dann nur zu einer kleinen Unterbrechung des Joballtags:

• Teammeeting: Wann ergibt ein Treffen aller Teammitglieder Sinn? Gleich morgens um acht, wenn alle da sind und noch nicht mit ihren Aufgaben angefangen haben? Um 14 Uhr nach der Mittagspause, da es Projektzwischenergebnisse zu besprechen gibt? Oder gegen Feierabend als Resultat des Tages?
• 1:1 Meetings: Bei Meetings mit einzelnen Mitarbeitern könnt ihr leichter die Arbeitsphasen berücksichtigen. Bevor ihr einen Termin setzt, erkundigt euch, ob es an dem Tag gut passt oder ob eine dringende Aufgabe zunächst erledigt werden muss. Dadurch zeigt ihr nicht nur Interesse an der Arbeit des Machers, sondern werdet bessere Ergebnisse erhalten, da Projektphasen vorher abgeschlossen werden und das Meeting sinnvoll vorbereitet werden kann.
• Artikel-Tipp: Damit Meetings nicht zu Zeitfressern werden, sollten sie straff organisiert sein.
• Vielleicht könnt auch ihr in halben Tagen denken und euren Zeitplan danach ausrichten. So könnt ihr zum einen größere Aufgaben in einem Zeitblock wie die Macher angehen, das Meeting als Break ansehen und dann weitere kleinere Aufgaben erledigen. Dann legt sich euer Manager Schedule zeitweise auf den des Maker Schedule und ihr findet gute Meeting-Zeitpunkte.
• Informelle Meetings: Es hat sich ein alter Schulfreund mit einer neuen Geschäftsidee gemeldet? Eine alte Bekannte möchte sich zum Lunch oder einen Kaffee treffen, um Kooperationsmöglichkeiten zu sprechen. Oder es gibt ein Networking-Event, das wichtig ist, um gesehen zu werden, aber keinen direkten Umsatz bringt und sich zum Zeitfresser entpuppen könnte? Wenn euch diese Treffen wichtig sind, legt sie euch als kurzen Lunch-Termin oder in den Feierabend. So gliedern sich diese in den Manager Zeitplan ein, ohne ein zu großer Störfaktor zu werden.
• Und die wichtigste Frage: Ist für das Thema wirklich ein Meeting nötig oder lassen sich die offenen Punkte nicht kurz im täglichen Teamcall kurz abhandeln? Das verlängert den Call nur geringfügig, unterbricht später dafür nicht die Aufgaben von etlichen Mitarbeitern.

Zeitplan: Manager oder Maker - oder gar beide?

Ob Manager oder Maker Schedule - eines dürft ihr nicht vergessen: Alle Mitarbeiter sollten an einem Strang ziehen und die Unternehmensziele erreichen wollen. Je nach Funktion und Aufgabengebiet unterscheiden sich die Anforderungen und somit auch die Tagestruktur, Zeitpläne und Arbeitsrhythmen.

Wenn ihr die Ziele und den jeweiligen Projektstatus transparent für alle - zum Beispiel mit Hilfe des OKR-Modells - darstellt und eine sinnvolle Meetingkultur etabliert, lassen sich die verschiedenen Zeitpläne zeitweise nahezu aufeinander legen. So ergibt sich für den Manager als auch für den Maker ein sinnvoller Austausch, der für beide Seiten die Projekte voranbringt und dennoch die hochkonzentrierten Arbeitsphasen eines Makers berücksichtigt und bestmöglich nicht unterbricht.

Sicherlich habt ihr Manager- sowie Maker-Phasen, in denen ihr viele Entscheidungen und Besprechungen nacheinander abhalten müsst oder aber in den "Deep Work"-Modus abtaucht. Erstellt euch dazu passend Zeitpläne oder seid ein Tag lang Manager und blockt euch einen Tag die Woche als Maker, um an den größeren Aufgaben zu erreichen.

Mit Hilfe von Wochen-, Monats- und Quartalsplänen lassen sich die wichtigsten Dinge schon frühzeitig einplanen und mit Hilfe von Projektmanagement-Tools übersichtlich gestalten und umsetzen.

Eine strikte Trennung der Zeitpläne und Vorgehensweisen ist nicht nötig. Als Gründer seid ihr Manager und Maker zugleich. Setzt dies als Stärke ein, in dem ihr bei euch und eurem Team Rücksicht auf beide Zeitpläne nehmt. So erreicht ihr gezielt und effektiv die Unternehmensziele gemeinsam mit eurem Team.

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