Zeitmanagement: So arbeitet ihr effizienter

17.08.2021

Selbstmanagement

Ihr wollt eure vielen Aufgaben effizienter erledigen? Wir zeigen Tipps und Methoden für ein besseres Zeitmanagement, damit ihr das meiste aus eurer Zeit herausholt.

Zeitmanagement Für-Gründer.de Für ein gutes Zeitmanagement gilt es, die Zeit sowie auch die Aufgaben, Ziele und Deadlines im Blick zu haben. (Grafik: Passion4Business)

Was bedeutet Zeitmanagement?

Zeitmanagement bedeutet, seine Zeit so produktiv wie möglich zu nutzen. Da der Tag immer 24 Stunden hat, egal wie ihr sie nutzt, müsst ihr euer Selbstmanagement verbessern, um Aufgaben produktiver erledigen zu können.

Gutes Zeitmanagement bedeutet, Aufgaben gut zu organisieren. Meistens ist der Aufgabenberg größer als das Zeitkontigent. Ihr müsst eure Ziele kennen, die Aufgaben priorisieren, klare Zeitfenster für die Erledigung setzen und regelmäßig das eigene Zeitmanagement überprüfen.

Wer managt eure Zeit?

Ein wichtiger Kunde hat eine Rückfrage zum Angebot, der Kollege kommt an den Schreibtisch, da er schnell eine Auskunft für sein Reporting braucht und das Mailpostfach läuft über, nachdem ihr einen Newsletter versendet habt. Ihr erledigt alles gewissenhaft unter Dauerstress, springt ins Teammeeting und fangt im Anschluss viel zu spät mit eurer eigentlichen Hauptaufgabe des Tages an. Die Zeit rast, ihr könnt Aufgaben kaum in Ruhe abarbeiten und es wird wieder ein langer Arbeitstag.

Um aus der Zeitfalle herauszukommen, braucht es Zeitmanagement.

Werdet Herr der eigenen Zeit, in dem ihr die bisherige Planung hinterfragt und mit Hilfe von Zeitmanagement-Methoden anstehende Aufgaben sowie spontane Anfragen/Störungen effizienter bearbeiten könnt.

Und das Tolle dabei ist: Es sind viele Pausen vorgesehen, um sich nach jedem Aufgaben-Sprint kurz erholen zu können.

Artikel-Tipp: Achtet darauf, den Arbeitstag effizient und effektiv zu gestalten. So werden Unternehmensziele schneller erreicht.

Wie bekomme ich ein besseres Zeitmanagement?

Analyse Ist-Stand: Um zu wissen, warum ihr mit eurer Zeit nicht auskommt, müsst ihr den aktuellen Status untersuchen. Setze ich mir zu viele Aufgaben pro Tag auf die To-do-Liste? Schaue ich alle fünf Minuten in mein Mailpostfach und beantworte nur kurz die Anfragen? Brauche ich bei meinen Aufgaben immer mehr Zeit, als ich dachte?
Reflektieren: Hinterfragt, was Kernaufgaben sind und welche ihr auch delegieren oder gar löschen könnt. Hilfreiche Methoden: die ABC-Methode und das Eisenhower-Prinzip.
Tagesstruktur: Schaut, wie sich Abläufe verbessern lassen. Geht ihr strukturiert an eure Aufgaben? Gibt es einen Tages- und Wochenplan? Verzettelt ihr euch? Hilfreich: die ALPEN-Methode.
Zeitpläne: Die meisten Gründer wechseln täglich ihre Funktionen zwischen Manager und Macher. Wie ihr die Zeitpläne vom Manager versus Maker Schedule zusammenbringt, erklären wir.
Delegieren: Egal, wie viel Verantwortung ihr tragt und wie gut ihr die Aufgaben selbst erledigen könnt: Überprüft täglich, welche Aufgaben die dringendsten und wichtigsten sind, denen ihr euch widmen müsst, und welche sich an Kollegen delegieren lassen. Das verschafft Zeit, nimmt Druck und ihr fokussiert euch auf das Wesentliche.
Zeitfresser eliminieren: Das Telefon klingelt, das Mailpostfach ist voll und ihr schaut ständig aufs Handy, da ihr eine dringende Rückmeldung erwartet? Schluss damit! Setzt klare Prioritäten für eigene Aufgaben und plant Telefonate, Mailbearbeitung etc. als Aufgaben in den Tagesplan ein. So kommt ihr produktiv zum Ziel. Hilfreiche Methoden: ALPEN-Methode, Arbeitsrhythmus 52-17 und die Pomodoro-Technik. Es gibt auch Zeitmanagement-Apps gegen Zeitfresser.
Kontrolle: Zieht nicht erst am Ende der Woche oder eines Monats Bilanz, ob die Ziele erreicht wurden. Kontrolliert bestenfalls jeden Abend, ob ihr alle wichtigen Aufgaben erledigt habt, welche Punkte noch offen sind und erstellt bereits den Tagesplan für den kommenden Arbeitstag. So startet ihr strukturiert am nächsten Morgen und habt zu jeder Zeit einen Überblick, welche Aufgaben bereits erledigt sind und was noch abzuarbeiten ist. Nutzt dafür die ALPEN-Methode.

Welche Zeitmanagement Methoden gibt es?

40-30-20-10 Regel: Damit priorisiert ihr nochmals eure drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Während ihr der wichtigsten 40% Bearbeitungszeit einräumt, bekommt die zweitwichtigste Aufgabe 30 % und die drittwichtigste 20 % der verfügbaren Arbeitszeit. Die restlichen 10 % sind für die übrigen Aufgaben des Tages bestimmt.
72-Stunden-Regel: Die Zeitvorgabe soll dabei helfen, eigene Vorhaben schnellstmöglich in die Tat umzusetzen. In diesem Fall heißt das: Beginnt Projekte innerhalb von 72 Stunden, damit ihr sie auch wirklich umsetzt.
ALPEN-Methode: To-do-Listen führt sicherlich jeder in irgendeiner Form. Um strukturierter und zeitlich besser durch den Tag zu kommen, hilft die ALPEN-Methode in nur wenigen Minuten, einen Tagesplan mit Aufgaben, Zeiten und Puffer zu erstellen.

Strukturiert durch den Tag: Mit der ALPEN-Methode (Grafik: Passion4Business)

Eisenhower-Prinzip und ABC-Methode: Ihr steht vor einem Berg an Aufgaben und erledigt einfach eine nach der anderen? Erstellt zunächst einen Überblick und sortiert die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Eat-the-Frog: Die Zeitmanagement-Methode dient dazu, unangenehme Aufgaben als Erstes zu erledigen. Somit wird gleich morgens eine wichtige Aufgabe abgearbeitet und es folgen gefühlt nur noch leichtere Aufgaben.
Arbeitsrhythmus 52-17: Fokussiert und produktiv kommt ihr mit der 52-17-Methode zum Ziel. Widmet 52 Minuten einer Aufgabe oder einem Aufgabenblock und entspannt 17 Minuten beim Kaffeetrinken mit Kollegen oder bei einem Spaziergang um den Häuserblock.
Pomodoro-Technik: Ausgestattet mit einem Timer und einer Hauptaufgabe erledigt ihr diese in 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause.

Mit der Pomodoro-Technik erledigt ihr in Blöcken Mails, Teammeetings und Telefonate. Zwischendurch macht ihr Pausen. (Grafik: Passion4Business)

Pareto-Prinzip: Mit der Methode nach Vilfredo Pareto lassen sich 80 Prozent der Ergebnisse mit einem Aufwand von nur 20 Prozent erreichen. Dafür nehmt ihr euch die wichtigsten Aufgaben oder Aufgabenbereiche des Tages vor. Somit erledigt ihr das Wichtigste in kurzer Zeit und könnt die restliche Zeit für Details oder andere Dinge aufwenden.
S.M.A.R.T. Methode: Wenn ihr eure Ziele notiert, achtet darauf, dass sie spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch erreichbar und terminiert sind. Dann sind sie auch erreichbar.
Timeboxing: Pünktlich Aufgaben erledigen – das ist Wunsch und Ziel von Unternehmern. Timeboxing entspringt dem Scrum und soll dafür sorgen, dass die strengen Zeitpläne eingehalten werden.
Die Not-To-do-Liste: Klingt erst einmal komisch, aber sie hilft, um einen freien Kopf zu bekommen. Schreibt alle Aufgaben auf die Liste, mit denen ihr keine Zeit verlieren wollt. Dazu gehören unwichtige Aufgaben, das ständige Checken von Mails, Push-Nachrichten sowie Social-Media-Kanälen. Die Not-to-do-Liste legt ihr dann zur Seite und fokussiert euch auf die wesentlichen Aufgaben.
Getting-Things-Done: Die Methode basiert auf vielen Listen, die alle anstehenden Aufgaben und Gedanken enthalten. GTD soll helfen, schnelle Entscheidungen zu treffen, leicht zu priorisieren und die Aufgaben schnell abzuarbeiten.

Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Ob ihr eine oder mehrere der bekannten und bewährten Selbstmanagement-Methoden anwendet oder euren eigenen Arbeitsrhythmus findet: Folgende Tipps helfen euch, zielgerichteter Aufgaben zu erledigen und mehr aus der zur Verfügung stehenden Zeit herauszuholen.

Fokus: Erledigt Aufgaben lieber konzentriert nacheinander als gleichzeitig. Das kostet weniger Kraft und ihr verzettelt euch nicht.
E-Mails gebündelt beantworten: E-Mails benötigen keine sofortige Antwort, außer ihr "chattet" per Mail gerade mit einem Kollegen. Aber dann lohnt sich auch der Griff zum Telefonhörer. Bevor ihr eine E-Mail versendet, lest sie noch einmal gründlich. Sind alle gewünschten Inhalte und Antworten vorhanden sowie verständlich formuliert? Dann spart ihr euch ein E-Mail-Ping-Pong aufgrund von Unklarheiten.
Ziele setzen: Was wollt ihr am Ende des Arbeitstages erreicht haben? Setzt danach eure Prioritäten.
Digitalisiert eure Arbeit: Tippen kann dauern... Vielleicht lassen sich Mails, Texte und Briefe diktieren. Voraussetzung: Die genutzten Apps funktionieren problemlos. Nehmt euch aber kurz Zeit, um den diktierten Text zu bearbeiten und Fehler auszubessern.
Pausen machen: "Pausen mache ich doch" ist vielleicht die erste Reaktion. Um schneller zu arbeiten, reicht aber nicht eine ausgedehnte Mittagspause aus, sondern es helfen kurze Pausen zwischen den Aufgaben. Trinkt in Ruhe einen Kaffee oder Tee, schaut aus dem Fenster oder geht kurz vor die Tür. Danach geht ihr mit Schwung und hochkonzentriert an die nächsten Aufgaben heran. Wichtig: Handy, Mailprogramme und Social Media sind als Zeitvertreib nicht gedacht.
Aufschieberitis adé: Ihr hattet einen Tagesplan, tausend Dinge kamen dazwischen und Neues hinzu, so dass ihr schon wieder Aufgaben auf morgen verschieben müsst? Arbeitet dagegen an: Erstellt euch einen Tagesplan mit allen wichtigen Aufgaben, Zeiten und Pausen und plant auch Slots für ungeplante Tätigkeiten ein. So erreicht ihr am Ende des Tages eure Ziele.

Artikel-Tipp: Mit Zeitmanagement-Apps könnt ihr einfach und digital To-do-Listen erstellen oder Zeitfresser eliminieren.

Was bringt Zeitmanagement?

Am Anfang braucht zunächst Investition an Zeit, um die richtige Methode oder Vorgehensweise zu finden. Das lohnt sich: Am Ende spart ihr täglich mehr Zeit, erledigt die wichtigsten Aufgaben mit angemessenem Aufwand und verschwendet keine Zeit für unwichtige Aufgaben.

Gönnt euch regelmäßige Pausen – ihr habt sie euch verdient. Unternehmt etwas, das Freude bereitet und startet im Anschluss gestärkt in die neuen Aufgaben. Wir wünschen viel Freude bei der Umsetzung!