Ideenmanagement richtig umsetzen

22.10.2021

Inspiration

Gute Ideen gehen im hektischen Alltag schnell unter. Damit das nicht passiert, braucht es ein Ideenmanagement. Wir geben Tipps und Kreativitätstechniken dafür auf den Weg.

Warum Ideenmanagement?

Es ist das klassische Problem, das sich täglich in Büros abspielt: Mitarbeiter haben Ideen, doch die Führungskräfte keine Zeit, sich mit diesen zu beschäftigen. Große Unternehmen haben daher schon früh begonnen, das Ideenmanagement einzuführen und zu entwickeln. Ziel ist es, eine Struktur zu schaffen, in der Mitarbeiter Ideen entwickeln und diese im Team mit dem Zuspruch der Unternehmensführung umsetzen können.

Ideenmanagement bedeutet, dass der Prozess der Ideenfindung, -auswahl und -umsetzung strukturiert und kontinuierlich in einem Unternehmen verläuft. Damit ist es nicht gleichzusetzen mit dem betrieblichen Vorschlagswesen. Das betriebliche Vorschlagswesen fokussiert sich auf die zeitweise und eher zufällige Einbringungen von Ideen durch die Mitarbeiter.

Brauchen auch kleine Unternehmen ein Ideenmanagement?

KMU sind zwar wesentlich kleiner und agiler als Konzerne. Allerdings darf das keine Ausrede dafür sein, kein Ideenmanagement zu betreiben. Einfach nur die eigenen Mitarbeiter hin und wieder um Vorschläge bitten oder einen Ideenbriefkasten an der Wand anbringen, reicht schon lange nicht mehr aus. Ideenmanagement sollte aktiv und moderierend betrieben werden.

Gewohnheitsmäßig gute Ideen finden und umsetzen

Etwas so Spontanes wie Kreativität in eine Struktur zu bringen, ist eine echte Königsdisziplin. Doch mit den folgenden Tipps entwickelt sich Schritt für Schritt eine produktive Teamgewohnheit daraus.

Artikel-Tipp: Gewohnheiten ändern: So geht es schneller

Eine Grundlage schaffen

Die Basis eines erfolgreichen Ideenmanagements ist die Unternehmenskultur. Das bedeutet konkret, eine angstfreie, offene Führungskultur zu schaffen. Dafür ist es wichtig, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, ihre Ideen mitteilen zu können.

Artikel-Tipp: sevDesk-Co-Founder Fabian Silberer spricht im Passion4Business-Podcast u. a. über die Teamkultur.

Gemeint ist damit aber nicht, dass man sich Ideen jederzeit anhören oder so tun muss, als würde man jeden Vorschlag toll finden. Es geht um einen respektvollen Umgang miteinander. Diesen im Alltag zu etablieren, ist Schritt 1 im Ideenmanagement. Schritt 2 lautet, Mitarbeitern genügend Zeit für die Entwicklung von Ideen zu geben. Wer den ganzen Tag nur von Aufgabe zu Aufgabe hetzt, kann keine kreativen Ideen entwickeln. Das in seiner Branche marktführende Unternehmen Delo hat dies verstanden und gewährt seinen Mitarbeitern Zeit für die Ideenfindung – immerhin zehn Prozent der Arbeitszeit. In einem Interview mit Markt und Mittelstand erklärt Geschäftsführer Robert Saller:

Alle Mitarbeiter erhalten regelmäßig Zeit, um neue Ideen abseits des Tagesgeschäfts zu entwickeln und voranzutreiben. Das nennen wir Spinner-Zeit.

Räumt dem Team also genügend Zeit ein, um Kreativität zu fördern. Überlasst die Mitarbeiter aber nicht einfach sich selbst, sondern sprecht regelmäßig an, dass Vorschläge willkommen sind. Sanfter Druck ist hierbei in Ordnung, indem ein Meeting geplant wird, zu dem jeder eine Idee in der Runde vorstellt. Seid jedoch vorsichtig mit zu engen Deadlines, da sich sonst der Motivationsfaktor einer moderierten Ideenfindung ins Gegenteil verkehren kann. Die richtige Balance ist entscheidend und kommt mit der Übung als Moderator dieses Prozesses.

Artikel-Tipp: Beliebte Moderationstechniken vorgestellt

Ideenfindung mit Kreativitätstechniken voranbringen

Mithilfe von Techniken wie Brainstorming oder Mindmapping gibt es inzwischen jede Menge Tools, um der eigenen Kreativität und der des Teams auf die Sprünge zu helfen. Spannend ist hierbei auch Brainwalking – dabei wird das klassische Brainstorming mit Bewegung kombiniert, Mitarbeiter ergänzen hierbei die Ideen ihrer Kollegen auf Flipcharts, die sich in verschiedenen Räumen befinden. Als Einstieg in die Methode bietet sich das Walking Meeting an.

Artikel-Tipp: 10 Kreativitätstechniken vorgestellt

Besonders ragt im Feld der Kreativitätstechniken das Design Thinking heraus. Hierbei setzt ihr euch mit einem Thema in klar definierten Abläufen auseinander, die sich so lange wiederholen, bis ihr vom Verständnis eines Sachverhaltes über die Ideenfindung hin zur Prototypentwicklung mit Tests gelangt.

Digital oder persönlich? Die Idee richtig übermitteln

Damit das Ideenmanagement nicht schon nach der Ideenfindung zum Erliegen kommt, müssen Mitarbeiter wissen, wo sie Ideen einreichen können. Unternehmen haben das zum Beispiel lange Zeit über den zuvor angesprochenen Ideenbriefkasten praktiziert: Idee auf einen Zettel schreiben, einwerfen und auf Feedback von der Führung warten. Mitarbeiter werden bei dieser Variante jedoch an keiner Stelle dazu motiviert, eigene Ideen zu entwickeln.

Artikel-Tipp: Leitfaden für gelingende Feedbackgespräche

Digitale Wege nutzen – aber mit Bedacht

Der digitale Übermittlungsprozess geht dynamisch, zum Beispiel über einen Ordner für Ideen in einer Cloud. Dort kann jedes Teammitglied ein eigenes Ideen-Dokument hochladen oder seine Idee in einem gebündelten Dokument festhalten. Ideen via E-Mail an Entscheider zu senden, mag naheliegend sein, ist aber nicht optimal. Zum einen bekommen sie jeden Tag sehr viele E-Mails und es wäre schade, wenn eine brillante Idee dabei untergeht.

Artikel-Tipp: E-Mail-Flut stoppen: Mails effizienter bearbeiten

Zum anderen lassen sich E-Mails – anders als Dokumente in einer Cloud – nur umständlich über Weiterleitungen oder gemeinsamen Login mit dem Team teilen. Ein Abstimmungsprozess kann dadurch schnell im Chaos enden.

Ideen persönlich übermitteln

Bleibt noch die Variante, die Idee persönlich vorzustellen: Hierfür kann der Mitarbeiter um einen Termin bei der Führungskraft oder bei einem Ideenmanager – falls im Unternehmen vorhanden – bitten, oder die Idee im Meeting präsentieren.

Steckbrief Ideenmanager: Ein Ideenmanager ist zentraler Ansprechpartner für die Ideen der Mitarbeiter. Er nimmt diese mündlich oder schriftlich auf, unterstützt das Team in der Ideenfindung, motiviert die Mitarbeiter zur Einreichung von Vorschlägen und koordiniert sowie schult alle an der Umsetzung einer guten Idee beteiligten Personen.

Wenn ihr euch für diese Variante entscheidet, solltet ihr vorab Leitlinien definieren. So hat der Mitarbeiter mit einer Idee idealerweise schon ein Grundkonzept parat, das veranschaulicht, dass die Idee vor der Präsentation mehrmals und aus verschiedenen Blickwinkeln von ihm durchdacht wurde. Andernfalls lauft ihr Gefahr, zwar ständig neue, aber unausgegorene Ideen zu hören. Das aber wäre zeitraubend statt zielführend.

Ideenbewertung anhand von Unternehmenszielen

Nicht jede Idee ist eine gute Idee. Aber wie lassen sich Ideen bewerten? Und welche Ideen ablehnen, ohne Mitarbeiter vor den Kopf zu stoßen? Indem ein Prozess zur Ideenbewertung entwickelt wird. Zentrale Frage bei der Prüfung von Ideen sollte sein:

Zahlt die Umsetzung der Idee auf eines oder mehrere der Unternehmensziele ein?

Die Unternehmensziele werden von der Geschäftsführung in Form von OKRs festgelegt und an das Team kommuniziert. Auf dieser Grundlage erfolgt die Bewertung eingereichter Ideen. Die Ideenbewertung anhand von Unternehmenszielen hat den Vorteil, dass sie frei von persönlichen und subjektiven Bewertungen wie dem eigenen Bauchgefühl ist. Sie schützt vor Schnellschüssen. Stattdessen trefft ihr kluge, vorausschauende Entscheidungen, die transparent sowie erklär- und begründbar sind.

Beispiel für eine stimmige Idee: Ein Mitarbeiter schlägt vor, einen Instagram-Account für das Unternehmen einzurichten und regelmäßig zu bespielen, da sich die Zielgruppe bei Instagram aufhält. Das kurzfristige Unternehmensziel lautet hierbei, die Marke im Sinne des Social Media Marketings bekannter zu machen. Das langfristige Ziel ist es, aus Instagram-Followern Fans und letztendlich Kunden zu machen. Die Idee des Kollegen würde daher auf mehrere Unternehmensziele einzahlen.
Beispiel für eine nicht stimmige Idee: Es kommt die Idee auf, Webinare zu produzieren, um die Zielgruppe zu erreichen. Jedoch haben Umfragen und Kundeninterviews bereits ergeben, dass die eigene Zielgruppe wenig affin für das Format ist und viel lieber Podcasts hört. In diesem Fall würde die Produktion von Webinaren nur Ressourcen fressen und nicht auf die Unternehmensziele einzahlen.

Indem man sachlich darlegt, wie ihr oder das Team zur Bewertung einer Idee gekommen seid, wird niemanden vor den Kopf gestoßen.

Die Rolle des Gutachters beim Ideenmanagement

Klassischerweise trennt ein Gutachter als Delegierter der Geschäftsführung die Spreu vom Weizen. Der Gutachter prüft die Idee in Hinblick auf Zielerfüllung, Umsetzbarkeit und Innovation. Der letzte Punkt ist besonders wichtig, falls eine Idee in der Firmenhistorie schon einmal aufkam. Dann lässt sich im Rückblick schnell herausfinden, was damals zu deren Ablehnung geführt hat.

Vielleicht hat sich die Situation geändert und nun ist die Zeit reif für diese Idee? Oder sie bleibt unbrauchbar, dann findet der Gutachter auch das schnell heraus. Inzwischen hat sich aber auch das verändert, viele Start-ups beschäftigen erst gar keine Ideengutachter, sondern stellen gleich einen Ideenmanager als Allrounder ein. Alternativ lassen die jungen Unternehmen das Team abstimmen oder die Geschäftsführung widmet sich selbst der Ideenbewertung. Hauptsache, das Team bekommt schnell und qualifiziert Feedback!

Ideenumsetzung Schritt für Schritt

Eine Idee wurde für gut befunden? Super, dann geht es jetzt an die Umsetzung. Auch hier sollten die Verantwortlichen wieder mit klarem Verstand und Weitblick vorgehen – und zwar mit dem folgenden Plan.

Das Ziel vor Augen haben

Welches Ziel soll mit der Umsetzung der Idee erreicht werden und bis wann? Die Antworten auf diese Fragen leiten wie ein roter Faden durch den Umsetzungsprozess.

Ressourcen und Mitarbeiter festlegen

Im nächsten Schritt wird definiert, wer aus dem Team an der Umsetzung der Idee arbeiten soll und wie viel Zeit bzw. welches Budget hierfür nötig ist. Plant feste Termine für Feedbackschleifen ein, damit der Kurs für die Umsetzung jederzeit stimmt.

Resultate prüfen

Je umfangreicher die Umsetzung einer Idee ist, desto mehr lohnt es sich, Ziele in Form von KPIs und OKR zu setzen und zu prüfen, ob diese erreicht wurden:

Gab es nach drei Monaten Laufzeit eine Zunahme der Follower beim neuen Social Media Account?
Haben wir mehr Leads durch das Redesign der Landingpage erhalten?
Können wir mehr Newsletter-Abonnenten durch die Einführung eines Popup-Formulars auf der Startseite verzeichnen?

Die Ergebnisse zeigen, ob die Idee fruchtet.

Die Prämie im Ideenmanagement

Beim klassischen Ideenmanagement gibt der Gutachter eine Empfehlung für die Höhe einer Prämie an die Geschäftsleitung weiter. Heute, in Zeiten agiler Arbeit, definieren viele Start-up-Entscheider selbst, welche Prämien sie geben wollen. Üblich für eine Prämie ist eine prozentuale Beteiligung an den Einnahmen der durchgeführten Idee. Die Höhe des Prozentsatzes orientiert sich hierbei an der erfolgreichen Umsetzung im Jahr nach Ideeneinführung. Davon abgezogen werden Kosten, die für den Start der Idee erforderlich waren.

Achtung: Die Prämierung eines einzelnen Ideengebers kann zu Spannungen im Team führen. Erst recht, wenn die Kollegen an der Umsetzung beteiligt sind bzw. die Umsetzung vollständig ohne den Ideengeber realisieren. Belohnt also auch diese Mitarbeiter, sodass ein Klima der Fairness erhalten bleibt.

Umgang mit dem Scheitern von Ideen

Selbst ein noch so gut umgesetztes Ideenmanagement wird nicht davor bewahren, dass Ideen scheitern – das betrifft auch gute oder sogar brillante Ideen. Gründe hierfür kann es viele geben: Plötzlich ändert sich die Marktsituation. Oder der Umsetzungsprozess dauert deutlich länger als gedacht, was den Budgetrahmen sprengt. Lasst euch hiervon nicht entmutigen, denn vor der Idee ist nach der Idee, oder wie Goethe sagte:

Wenn ich nicht immer neue Ideen zu bearbeiten habe, werde ich wie krank.

Bleibt also offen für jede neue Idee und gebt dieses Mindset an die Mitarbeiter weiter. Denn die nächste Idee könnte schon die bahnbrechende sein, nach der gesucht wurde!