Produktiver arbeiten: Tools & Tipps



Produktiver arbeiten: Wie gelingt das Start-ups und Unternehmern? Das haben wir sie gefragt.

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Produktiver sein: Erfolgreiche Unternehmer haben uns ihr Lieblingstool und ihren Top-Tipp für Produktivität verraten. (Foto: Unsplash)

Wie werden Start-ups produktiver?

Wie lässt sich produktiver arbeiten? Diese Gründer und Unternehmer stellen ihre Tipps vor.

GründerDaily: Welches Tool ist für euer Team unverzichtbar und warum?

Florian: Wir arbeiten seit Gründung viel mit einem Issue Tracking Tool, das zu einem zentralen Werkzeug in unserer täglichen Arbeit geworden ist.

Eigentlich ist der Funktionsumfang recht einfach: man kann Aufgaben beschreiben und Personen zuweisen und das funktioniert auch kollaborativ und über die Organisation hinweg.

Als schnell wachsendes Start-up hat es verschiedene Vorteile für uns: Zum einen sind so alle Vorgänge, Projekte, Bestellungen und Ähnliches von der Gründung an nachvollziehbar. Und zum anderen sind wir inzwischen ein so großes Team mit vielen verschiedenen Projekten, dass die Verteilung von Aufgaben ein wichtiger Teil der täglichen Abläufe ist. Durch das Issue-Tracking-System haben wir trotzdem jederzeit einen Überblick über Projekte, können Ressourcen sinnvoll verteilen und Fortschritte nachverfolgen.

Benjamin: Wir arbeiten auf mehreren Ebenen kollaborativ und nutzen dabei u.a. einen eigenen Git-Server, MS Office 365, Synology Drive und in wenigen Bereichen WeTransfer (vor allem bei Kunden).

Wir arbeiten mit SCRUM und haben alle damit in Verbindung stehenden Themen vollständig virtualisiert.

Für Realtests, besonders von Hardware, buchen wir Test Slots im Office unter Berücksichtigung von Social Distancing. Dafür haben wir frühzeitig Masken, Desinfektionsmittel und damit verbundene Regeln bereitgestellt.

Felix: Wir sind ein Unternehmen, das völlig dezentral ist, die Mitarbeiter und Dienstleister sitzen überall. Gerade in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern mit Redakteuren oder im Bereich Standgestaltung, um sich kurz etwas zuzurufen,

arbeiten wir fast ausschließlich mit WhatsApp-Sprachnachrichten und nutzen nahezu keine E-Mails.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Man kann schnell reagieren, man kann sich die Nachricht erneut anhören und sich Notizen machen. Allerdings nutzen wir WhatsApp nur intern und in keiner Weise in der Kundenkommunikation. Sämtliche sensiblen Informationen werden streng vertraulich behandelt und nicht über WhatsApp ausgetauscht.

Wiebke: Ich glaube nicht, dass uns Tools grundsätzlich produktiver machen. Wichtig ist, sich gut zu organisieren – Zeit einplanen, um kleine Aufgaben zu priorisieren und abzuarbeiten und vor allem Zeit, um sich zu fokussieren, um an größeren, wichtigeren Tasks zu arbeiten.

Da hilft es eher, alle Tools mal abzuschalten.

Rayk: Das Wichtigste ist, dass man den Informationsfluss zielgerichtet steuert. Uns erreichen täglich sehr viele Informationen, sei es per E-Mail, in Form von Nachrichten oder Anrufen. Die Frage ist immer, wer welche Information zu welchem Zeitpunkt bekommt.

Das muss entsprechend gesteuert werden. Je zielgerichteter Informationen sind, desto besser können sie verwertet werden.

Deswegen ist für mich wichtig, dass wir in Slack, unserem Werkzeug für kollaboratives Arbeiten, entsprechend Channels haben. In diesen Channels wird sortiert, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt bekommt und dann ist die Ansprache dort viel direkter.

René: Wir nutzen ein CRM-System, um Aufgaben im Team zu verteilen. In den Aufgaben wird dann auch der jeweilige Fortschritt notiert und ggf. Feedback eingefordert oder das Ergebnis zur Abnahme eingestellt. So geht nichts verloren und der Email-Postkasten wird enorm entlastet. Für die Redaktion hier im GründerDaily kommt außerdem Trello zum Einsatz, um die Pipeline zu visualisieren.

Selbstmanagement
Wie kann man produktiver sein? Manchmal ist weniger mehr. (Foto: Unsplash)

GründerDaily: Welchen Tipp habt ihr, um effizienter zu arbeiten?

Florian: Um effizient zu arbeiten, ist es essenziell, klar definierte Ziele zu setzen und diese an das Team zu kommunizieren. Wir legen bei Blickfeld großen Wert darauf, alle Teammitglieder gleichermaßen im Loop zu halten, so sind die Firmenneuigkeiten und -ziele stets allen bekannt.

Die Effizienz steigt automatisch, wenn alle wissen, auf welches Ziel sie zuarbeiten.

Benjamin:

Reden, reden, reden und niemanden allein lassen.

Besonders, wenn aus dem Homeoffice gearbeitet wird, sind kurze Kommunikationswege wichtig und verbindliche Terminabsprachen. Nur so fühlt sich niemand im Stich gelassen und Herausforderungen können gemeinsam angegangen werden.

Felix: Wie bereits erwähnt, nutzen wir WhatsApp-Sprachnachrichten für die interne, effiziente Kommunikation.

Wiebke: Kommunikation!

Unsere gemeinsamen Rituale (Daily, Planning, Review, Retro) helfen uns, Klarheit zu bekommen, Prioritäten zu setzen, Ressourcen zu verteilen und vor allem, füreinander da zu sein.

Rayk: Ein wesentlicher Tipp von mir, um effizienter zu arbeiten, ist, dass Du deine Zeit komplett in Blöcke strukturierst. Nicht nur deine Arbeitszeit, sondern auch deine private Zeit solltest du so strukturieren.

In meiner Podcastfolge 180 habe ich komplett meine Wochenstruktur aufgegliedert. Ich zeige darin, wie du dir entsprechende Blöcke machst und dir die beruflichen und privaten Termine herunterbrichst. Der wichtigste Spruch hier ist:

Werde Untergebener deines Terminkalenders und dann funktioniert es auch.

Ich persönlich nutze dabei die Tabata-Methode: 50 Minuten Vollgas und dann 10 Minuten Pause bis zum nächsten Block.

René: (M)ein typisches Problem als Geschäftsführer ist die eigene Aufgabenüberladung. Man hamstert Aufgaben und die eigene To-do-Liste ist viel zu lang für den Arbeitstag.

Daher ist der 1. Schritt für mich, um produktiver zu arbeiten, Aufgaben mit einem realistischen Zeitaufwand zu versehen und Pufferzeiten einzuplanen, Aufgaben zu delegieren und konsequent unwichtige Aufgaben zu streichen.

Wichtig ist zudem ausreichend Zeit für Feedbackschleifen mit den Mitarbeitern einzuplanen, damit Aufgaben nicht unnötig lang im Review-Prozess hängen bleiben. Denn nur dann können auch Mitarbeiter produktiver sein.

Methoden, mit denen ihr produktiver arbeiten könnt

  • Anleitungen und Tipps, wie ihr eure Ziele mit der SMARTEN-Zielen oder der Eisenhower-Methode erreicht, findet ihr in unserem Leitfaden zum Thema Selbstmanagement.
  • Pomodoro-Technik: Hier wechseln sich kurze konzentrierte Arbeitsphasen mit 5-minütigen Pausen ab, was sich vor allem für viele kleinteilige Aufgabenblöcke eignet.
  • Arbeitsrhythmus 52-17: Ähnlich wie bei der Pomodoro-Technik schaltet ihr wechselseitig vom Arbeits- in den Entspannungsmodus um, allerdings sind die einzelnen Phasen länger, was diese Methode besonders effektiv für die Bewältigung umfangreicherer Aufgaben macht.

Weitere beliebte Tools von Gründern

In unseren Gründerstorys nennen erfolgreiche Unternehmer regelmäßig Tools, mit denen auch ihr produktiver sein könnt. Besonders beliebt sind:

  • Trello: Projektmanagement-Tool, das mit der Kanban-Methode arbeitet
  • Slack: Tool für die effektive Kommunikation, welches E-Mails nahezu überflüssig macht
  • G Suite / Office 365: Toolbox für kollaboratives Arbeiten an Dokumenten, Tabellen etc.
  • Jira: Tool zur Steigerung der Teamleistung bei der Software-Entwicklung
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