Jedes neu gegründete Unternehmen bzw. jede Selbstständigkeit muss beim zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Als Basis dient dabei der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der von jedem Unternehmensgründer zu Beginn seiner Tätigkeit korrekt ausgefüllt und dem Finanzamt ausgehändigt werden muss.
Wir erklären nachfolgend, worauf Sie beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung achten sollten. Den passenden Fragebogen sowie die entsprechende Ausfüllhilfe finden Sie in unserer Online-Lösung Unternehmerheld kostenfrei.
Sobald man sich für die Selbstständigkeit entschieden hat, gilt es einige Behördengänge zu machen. Für Gründer eines Gewerbes besteht der erste Schritt in der Anmeldung des Gewerbes beim Gewerbeamt. Daraufhin erhält man aber auch vom Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der Grundlage für die Registrierung der selbstständigen Tätigkeit bei den Finanzbehörden ist. Als Selbstständiger mit einer freiberuflichen Tätigkeit hingegen fällt der erste Schritt weg – hier muss man als Freiberufler aktiv auf das Finanzamt zugehen, um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu erhalten. Nachdem der Fragebogen zurück beim Finanzamt ist, erhalten Gründer dann auch ihre Steuernummer.
Das Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens ist für geübte Gründer kein Problem. Wer jedoch sein erstes Unternehmen gründet, sollte einige Fallstricke beachten. Nachfolgend werden daher die korrekte Vorgehensweise beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beschrieben und einige wichtige Tipps gegeben.
Wenn Sie Hilfe benötigen, empfehlen wir Ihnen eines unserer speziellen Gründerpakete. Neben Mustersatzung etc. beinhaltet jedes Paket auch die Unterstützung beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung.
Nach Angabe Ihrer privaten Steuernummer auf jeder der acht Seiten des Fragebogens und dem Ankreuzen der Box zur „Aufnahme einer gewerblichen, selbstständigen (freiberuflichen) […] Tätigkeit" widmen Sie sich unter Punkt 1 den allgemeinen Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
Nach Eingabe Ihrer privaten Adress- und Kontaktdaten sowie ggf. denen Ihres Ehepartners beschreiben Sie unter 1.4 in Kürze die geplante Tätigkeit und geben daraufhin Ihre Bankverbindungen an. Hier empfiehlt sich eine Trennung zwischen Privatkonto und Geschäftskonto. Unter Personenerstattungen sollten Sie Ihre private Bankverbindung angeben, unter Betriebserstattungen Ihr Geschäftskonto. Wenn Sie Zeit sparen möchten, empfehlen wir die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren. Dann dürfen Sie später allerdings nicht vergessen, das ausgefüllte SEPA-Lastschriftmandat beizulegen.
Unterstützt Sie ein Steuerberater bei der Erstellung Ihres Jahresabschlusses bzw. der Steuererklärung, können Sie dessen Kontaktdaten im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung unter „Steuerlicher Beratung" hinterlegen und ihn gleichzeitig als Empfangsbevollmächtigten benennen. Grundsätzlich kann natürlich auch ein Steuerberater den steuerlichen Erfassungsbogen für Sie ausfüllen.
Unter Punkt 2 geben Sie nun Informationen über Ihre neue selbstständige Tätigkeit an. Neben Anschrift und Kontaktdaten des Unternehmens können Sie bei mehreren Betriebsstätten diese ebenfalls ergänzen. Die Bezeichnung des Unternehmens bei 2.1 muss bei einem Einzelunternehmen übrigens nicht zwingend Ihr Vor- und Zuname sein – Sie können hier bereits Ihre Geschäftsbezeichnung eintragen.
Daraufhin folgt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Frage nach dem Handelsregistereintrag, die Sie nur bejahen müssen, wenn Sie als Kaufmann im Sinne des Handelsrechts zur Eintragung im Handelsregister verpflichtet sind. Unter 2.6 müssen Sie im steuerlichen Erfassungsbogen nun beantworten, um welche Art der Unternehmensgründung es sich handelt. In der Regel wird es sich um eine Neugründung handeln, sodass Sie nur das Datum der ersten Geschäftstätigkeit angeben müssen. Dieses kann übrigens vor der Gewerbeanmeldung liegen, falls Sie bereits davor unternehmerisch tätig waren. Handelt es sich um keine Neugründung, sondern um eine Unternehmensübernahme, Verlegung oder Umwandlung, dann müssen Sie Angaben über das bisherige Unternehmen im steuerlichen Erfassungsbogen machen.
Im Punkt 3 des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung machen Sie nun Angaben zu den geplanten Einkünften, also ihren geplanten unternehmerischen Gewinnen – und zwar im Jahr der Betriebseröffnung und im Folgejahr. Diese Zahlen helfen dem Finanzamt, die Höhe der Vorauszahlungen für die Einkommensteuer und Gewerbesteuer festzulegen.
Neben Ihren Gewinnen aus Gewerbebetrieb bzw. selbstständiger Arbeit müssen Sie auch Angaben zu Ihren anderen Einkunftsarten machen, da diese eine Relevanz für die Höhe der Vorauszahlung der Einkommensteuer haben. Die voraussichtliche Höhe der Sonderausgaben, also beispielsweise Aufwendungen für die Altersvorsorge, reduzieren das zu versteuernde Einkommen und demnach auch die Höhe der Vorauszahlung für die Einkommensteuer.
Bei der Angabe Ihrer Schätzungen sollten Sie sich gründlich Gedanken machen, da diese eine direkte Auswirkung auf Ihre Liquidität in diesem und dem folgenden Geschäftsjahr haben wird. Wählen Sie zu hohe Einkünfte, die Sie komplett verfehlen, können die Vorauszahlungen Liquiditätsengpässe verursachen. Sind Ihre Schätzungen jedoch zu niedrig, müssen Sie im Folgejahr mit einer schmerzlichen Nachzahlung rechnen, die Sie wirtschaftlich ebenfalls in Bedrängnis bringen könnte. Grundsätzlich gilt: Seien Sie bei der Berechnung Ihrer Einkünfte für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eher konservativ aufgestellt. Sollte sich Ihr Gewinn wider Erwarten deutlich besser entwickeln, bilden Sie rechtzeitig Rücklagen für die auf Sie zukommenden Steuernachzahlungen.
Bei Punkt 4 im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Sie sich für eine Gewinnermittlungsart entscheiden. In der Regel kommt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder die Bilanzierung in Frage. Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist für kleine gewerbliche Unternehmen, bei denen der Umsatz weniger als 600.000 Euro beträgt und der Gewinn kleiner als 60.000 Euro und die nicht im Handelsregister eingetragen sind, sowie Freiberufler geeignet. Die Bilanzierung ist für einen Kaufmann im Sinne des Handelsrechts hingegen Pflicht. Möchten Sie ein Wirtschaftsjahr abweichend vom Kalenderjahr wählen, dann können Sie dies hier ebenfalls im steuerlichen Erfassungsbogen eintragen. Sollten Sie mitten im Jahr, beispielsweise im Juni, gegründet haben, können Sie natürlich trotzdem das Kalenderjahr als Wirtschaftsjahr wählen.
Punkt 5 im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ermöglicht die Freistellung von Steuerabzügen bei Bauleistungen gemäß §48b des Einkommensteuergesetzes und betrifft ausschließlich Selbstständige im Baugewerbe.
Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer machen. Je nach Höhe der im Kalenderjahr voraussichtlich anfallenden Lohnsteuer, wird die Frequenz bestimmt, in der die Lohnsteuervoranmeldung durchgeführt werden muss:
Wie viel Lohnsteuer man als Unternehmer im Kalenderjahr bezahlen muss, lässt sich mit dem Abgabenrechner des Bundesministeriums für Finanzen berechnen.
Der nächste Abschnitt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beschäftigt sich mit Fragen rund um die Umsatzsteuer. Die Umsatzschätzungen in 7.1 entscheiden darüber, ob die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden kann und sollte daher mit Bedacht gewählt werden. Für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung können all diejenigen Unternehmen votieren, die im Gründungsjahr die Umsatzgrenze von 17.500 Euro und im Folgejahr von 50.000 Euro voraussichtlich nicht überschreiten. Gründet man mitten im Jahr, ist die Umsatzschätzung auf 12 Monate hochzurechnen. Nimmt man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, darf man auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, hat allerdings auch keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Erfahren Sie, wann der Einsatz der Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist.
Die Punkte 7.5, 7.6 und 7.7 im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung betreffen Steuerbefreiungen bzw. reduzierte Steuersätze für einzelne Branchen und sollten im Detail mit Ihrem Steuerberater besprochen werden. Bei der Frage nach der Soll- und Ist-Versteuerung der Entgelte empfiehlt sich die Wahl der Ist-Versteuerung, sofern eine der darunter genannten Anforderungen erfüllt wird. Der Vorteil der Ist-Versteuerung besteht darin, dass die Umsatzsteuer nicht wie bei der Soll-Versteuerung bereits nach eigener Rechnungsstellung abgeführt werden muss, sondern erst dann, wenn der Kunde tatsächlich die Rechnung beglichen hat. Dadurch ergibt sich kurzfristig eine höhere Liquidität, da sich die Zahlungsmoral eines Kunden nicht auf die Umsatzsteuervoranmeldung auswirkt.
Der letzte noch relevante Punkt im Abschnitt 7 ist die Frage nach der Notwendigkeit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen, haben Sie die Möglichkeit, eine solche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen. Sie ist spätestens dann notwendig, wenn Sie Kunden im EU-Ausland haben oder dort Leistungen einkaufen. Denn nur so können umsatzsteuerfreie Leistungen ins Ausland ermöglicht werden. Auch wenn Sie dies womöglich sofort verneinen, sollten Sie bedenken, dass viele Internet-Unternehmen wie Facebook oder Google ihren Sitz nicht in Deutschland haben und Sie bei der Durchführung von Werbekampagnen über diese Plattformen dann womöglich ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer finanziell benachteiligt sind.
Da Punkt 8 für Sie als Neugründer nicht relevant ist, haben Sie es nun fast geschafft. Jetzt gilt es nur noch die im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beschriebenen Anlagen je nach Notwendigkeit zu ergänzen und dann können sämtliche Formulare auch direkt beim Finanzamt abgegeben werden. Alternativ tragen Sie sämtliche Daten direkt über Elster ein.
Nach einigen Wochen erhalten Sie in einem Schreiben Rückinfo vom Finanzamt, in dem auch Ihre neue Steuernummer für die Rechnungsstellung enthalten ist. Sie sind somit vollständig beim Finanzamt erfasst und können sich nun voll und ganz auf Ihre Geschäftstätigkeit konzentrieren.
