Eisenhower-Prinzip: Wichtig oder dringend?



Die To-do-Liste ist voll und alle Aufgaben erscheinen wichtig und dringend. Wo fange ich an? Das Eisenhower-Prinzip hilft euch bei der Priorisierung der Aufgaben.

Eisenhower-Methode
Ihr wisst manchmal nicht, wo euch der Kopf steht, weil alle Aufgaben wichtig und dringend sind? Die Eisenhower-Methode hilft beim Priorisieren der Aufgaben. (Foto: Unsplash)

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Aufgrund zahlreicher Mailprogramme und Collaboration-Tools fehlt einem oft der Überblick über die eigenen Aufgaben. Schnell werden die eintrudelnden Mails bearbeitet, die Kollegenfrage wird in der Kaffeeküche beantwortet und nach dem Meeting endlich mit der Kundenpräsentation angefangen, die eigentlich mittags schon fertig sein sollte. Um seinen Tag mit den wirklich wichtigen Aufgaben für das Unternehmen zu starten, helfen Selbstmanagement-Methoden wie das Eisenhower-Prinzip.

Mit dem Eisenhower-Prinzip vergebt ihr für jede Aufgabe eine Priorität, sortiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. So erhaltet ihr schnell einen Überblick, welche Aufgaben wichtig sind und schiebt unwichtigere Aufgabenblöcke weiter nach hinten auf dem Tagesplan. Die Wichtigkeit der Aufgaben steht bei dieser Methode vor der Dringlichkeit.

Die Eisenhower-Matrix mit Beispielen:

Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.

Das soll der US-Präsident Dwight D. Eisenhower gesagt haben. Die nach ihm benannte Methode unterteilt alle anstehenden Aufgaben in vier Kategorien:

  • A – wichtig und dringend: Diese Aufgaben bringen euer Unternehmensziel voran oder kommen von außen mit höchster Dringlichkeit, zum Beispiel wenn es ein Problem bei einem Kunden gab. Diese Aufgaben solltet ihr noch an demselben Tag erledigen, am besten morgens, wenn ihr noch fit seid.
  • B – wichtig, aber nicht dringend: Der Kunde wünscht ein neues Angebot für seine künftige Kampagne? Eine Antwort reicht ihm aber auch noch morgen oder nächste Woche? Dann plant die Aufgabe in den Kalender ein oder übergebt diese an den Kundenbetreuer und schaut nur noch einmal final über das Angebot drüber. Auch längerfristige Aufgaben, wie der Entwurf des Redaktionsplans für das nächste Quartal oder die neue Social-Media-Strategie, fallen unter B.
  • C – dringend, aber unwichtig: Ihr habt eine wichtige Geschäftsreise vor? Delegiert die Buchung des Zugs und Hotelzimmers sowie das Layout der Kundenpräsentation an die zuständigen Kollegen. Den Check könnt ihr als kurzen Slot in den Tagesplan aufnehmen. Somit bleibt Zeit für die wichtigeren Aufgaben des Tages.
  • D – unwichtig und nicht dringend: Wenn es Aufgaben sind, die irgendwann mal erledigt werden können, sammelt sie in einem Ordner. Oder noch besser: Wenn die Aufgaben und Anfragen so unwichtig sind, könnt ihr sie gleich in den Papierkorb verschieben. Daher werden die D-Aufgaben auch P-Aufgaben genannt, das P steht in diesem Falle für Papierkorb. Das spart Zeit, ihr habt die Anfrage nur einmal angeschaut und eine klare Entscheidung getroffen. So fokussiert ihr euch auf die unternehmenswichtigen Aufgaben.
Eisenhower Matrix
Es lohnt sich, seine Aufgaben den Kategorien der Eisenhower-Matrix zuzuordnen. Im Anschluss fällt es leichter, die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge und Priorität abzuarbeiten. (Grafik: Für-Gründer.de)

Wie setzt ihr das Eisenhower-Prinzip um?

Zunächst müsst ihr alle anstehenden Aufgaben – egal wie wichtig oder unwichtig sie sind – notieren, um einen Überblick über die Aufgabenfülle zu erhalten. Im nächsten Schritt könnt ihr zum Beispiel mithilfe der ALPEN-Methode einen Tagesplan erstellen und die Aufgaben inkl. Dauer notieren, die ihr unbedingt heute erledigen müsst, da sie besonders wichtig und dringend sind (A).
Wenn ihr wisst, wie viel eurer Zeit bereits verplant ist, könnt ihr ein oder zwei Aufgaben der B-Kategorie in den Tagesplan notieren und die restlichen im Wochenplan unterbringen.

Welche der Aufgaben (C) kann ein Teammitglied übernehmen? Dann reserviert Zeit für das Briefing sowie für das Feedback in dem Tagesplan. Die restlichen Aufgaben, die unwichtig und nicht dringend sind, könnt ihr sammeln und euch täglich einen kurzen Zeitslot zur Erledigung geben. Müsst ihr wirklich jede Anfrage per Mail beantworten oder reicht es nicht aus, manches unbeantwortet in den Papierkorb zu schieben? Sicherlich merkt ihr bei der Auflistung, dass manche der Aufgaben gar nicht für die Unternehmensziele relevant sind. Dann streicht diese von der Liste.

Priorisiert nicht nur die Aufgaben, sondern analysiert auch euren Arbeitsrhythmus. Wann habt ihr eure Hochphasen, wann braucht ihr Pausen und wann könnt ihr die mühseligen oder eintönigen Aufgaben abarbeiten? Erledigt die A-Aufgaben am besten gleich morgens in der Hochphase und verteilt die übrigen Aufgaben auf den restlichen Tag. So umgeht ihr das Problem, dass die wichtigen und komplexen Aufgaben am Tag oft zu spät angegangen werden, da zum Beispiel die Beantwortung von 20 Mails leichter von der Hand gehen, dafür aber wieder eine Nachtschicht eingelegt werden muss, um die A-Aufgabe zu beenden.

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Für ein gutes Zeitmanagement solltet ihr die Zeit, die Aufgaben sowie Deadlines im Blick haben. (Grafik: Für-Gründer.de)

Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, können folgende Zeitmanagement-Methoden helfen, um hoch konzentrierte Arbeitsphasen mit Pausen abzuwechseln:

  • Arbeitsrhythmus 52-17: Fokussiert und produktiv kommt ihr mit 52 Minuten Arbeit an einer Aufgabe und einer folgenden, entspannten 17-minütigen Pause voran.
  • Pomodoro-Technik: Ausgestattet mit einem Timer und einer Hauptaufgabe erledigt ihr diese in 25 Minuten, gefolgt von einer fünfminütigen Pause.
  • Um die Unternehmensziele zu erreichen, analysiert, ob ihr diese effizient und effektiv angeht.
  • Und vergesst nicht die Zeitfresser: Auch wenn man sich über Pushnachrichten des Lieblingsmagazins oder der Freunde tagsüber freut, sie reißen einen ständig aus den Aufgaben. Versucht, Mails, Telefonate oder den News-Check zeitlich zu bündeln.
  • Diese Zeitmanagement-Apps helfen bei der Erstellung von To-do-Listen sowie beim Ausschalten von Zeitfressern.
  • ABC-Methode: Euch sind die vier Buchstaben des Eisenhower-Prinzips zuviel? Dann könnt ihr die ABC-Methode dafür verwenden, die anstehenden Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu sortieren.
  • Getting-Things-Done-Methode: Sämtliche Aufgaben in Listen erfassen, priorisieren und dann konzentriert erledigen.

Unser Tipp: Gerade bei umfangreicheren und komplexen Aufgaben benötigt ihr mehrere Stunden ungestörtes Arbeiten. Haltet euch einen festen Vor- oder Nachmittag für ein bestimmtes Projekt frei und informiert das Team darüber. So vermeidet ihr Störungen und treibt das Unternehmensziel voran. Wie sich die Kollegen bei dringenden Anfragen in dieser Zeit verhalten sollen, könnt ihr vorab festlegen.

  • Artikel-Tipp: Die meisten Gründer wechseln täglich ihre Funktionen zwischen Manager und Macher. Wie ihr die Zeitpläne vom  Manager versus Maker Schedule zusammenbringt, erklären wir euch.

Die Apps EISENHOWER (iOS) oder Eisenhower Notes (Android) können euch bei der Erstellung der Eisenhower-Matrix mit euren Aufgaben helfen. In den jeweiligen Stores findet ihr auch zahlreiche Alternativen zu den genannten Apps.

Wichtig und dringend: Klarheit mit dem Eisenhower-Prinzip 

Für alle, welche die Wichtigkeit ihrer Aufgaben analysieren und schließlich strukturierter abarbeiten möchten, lohnt sich das Eisenhower-Prinzip. Es hilft, einen Überblick zu bekommen.

Sind die Aufgaben, die ich aktuell mit Priorität bearbeite, wirklich die wichtigsten Aufgaben für das Unternehmen? Und welche Aufgaben erachte ich als besonders dringend und sind diese auch tatsächlich so wichtig? Sicherlich kann jeder schnell festlegen, welche Aufgaben wichtig und dringend sind (A). Aber gehe ich erst die wichtige, aber nicht dringende Aufgabe B an oder doch lieber die dringende, aber nicht so wichtige Aufgabe C? Das entscheidet ihr im Kontext der anstehenden Aufgaben in Verbindung mit den Unternehmenszielen.

Für den Unternehmenserfolg kommt es auf die Ausgewogenheit der verschiedenen Aufgaben-Arten im Tages- und Wochenplan an, sowie auf die klare Zuweisung, ob man selbst die Aufgabe erledigen muss oder ein Teammitglied diese abnehmen kann. Dringende Deadlines sollten nicht dazu führen, dass man am besten alles selbst erledigt.

Die Eisenhower-Matrix müsst ihr nicht täglich neu befüllen, ihr könnt diese auch nutzen, um eure allgemeinen Aufgaben einem Prioritäten-Check zu unterziehen. So könnt ihr euch vornehmen, die Aufgaben im Team neu aufzuteilen, um euch Luft für andere wichtige Aufgaben zu verschaffen. Und denkt dran, endlich die unwichtigen Aufgaben direkt in den Papierkorb zu befördern.

Viel Erfolg!

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