Effizient und effektiv sollen Aufgaben erledigt und Ziele erreicht werden. Aber, was war nochmal der Unterschied? Und was ist besser: Effektivität oder Effizienz?
Wem es gelingt, effektiv und effizient zu arbeiten, der kann entspannter seine Unternehmensziele erreichen. (Foto: Unsplash)
Der Chef kommt rein und sagt "Wir müssen den Prozess unbedingt effektiver gestalten." Meint er wirklich effektiv oder nicht eher effizient? Die Begriffe klingen ähnlich, haben aber eine ganz unterschiedliche Bedeutung. Der Ökonom und Management-Papst Peter Ferdinand Drucker brachte es schon vor Jahrzehnten auf den Punkt:
It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.
Effektiv arbeiten bedeutet, dass ihr die richtigen Ziele, die für das Unternehmen wichtig sind, setzt und diese erreicht. Doch woher weiß ich, was die richtigen Ziele sind? Dafür lohnt es sich, gedanklich ganz oben anzufangen – bei eurer Vision. Denn diese spiegelt das Hauptziel eures Unternehmens wider.
Von der Vision leitet ihr die Teilziele ab und legt fest, was ihr zum Beispiel im Jahr, im Quartal und im Monat erreichen wollt. Dabei kann die OKR-Methode helfen.
Sind die Ziele definiert, werden geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung herausgearbeitet, für die dann kleine Aufgabenpakete geschnürt werden. Jede erledigte Aufgabe bringt damit das Unternehmen voran.
Ein Beispiel für ein Ziel kann dementsprechend lauten: "Ich will die Nutzerzahlen der Website um 20 Prozent in Q3 steigern."
Als Maßnahmen, mit denen ihr das Ziel erreichen wollt, sind möglich:
Welche Maßnahmen tatsächlich die Ziele erreichen und somit effektiv sind, werdet ihr zunächst nur annehmen und am Ende messen können. Habt ihr erste Ergebnisse vorliegen, könnt ihr die Maßnahmen überprüfen, die Aufgaben gegebenenfalls anders priorisieren und euch am Ende des Tages oder der Woche immer wieder fragen, ob diese dazu beigetragen haben, die Ziele und damit schlussendlich eure Vision zu erreichen.
Wer Effektivität und Effizienz richtig kombiniert, erfüllt schneller seine Unternehmensziele und sortiert ineffektive Maßnahmen aus. (Grafik: Für-Gründer.de)
Oft startet der Tag mit Mailschecken, einem Kollegenplausch übers Wochenende und dann mit der Frage, welche Aufgaben heute anstehen. Schwupp ist wieder eine Stunde um, ohne effektiv gewesen zu sein. Wenn ihr dem Arbeitstag mit wenig Aufwand Struktur geben wollt, könnt ihr verschiedene Selbstmanagement-Methoden anwenden, um Ziele zu definieren, daraus Aufgaben abzuleiten und schließlich einen Tagesplan zu erstellen. Dann erhöht ihr die Effektivität.
Wenn festgelegt wurde, was für das Unternehmen effektiv ist, liegt nun der Fokus auf der Effizienz.
Mit der ABC-Methode fällt es euch leichter, Prioritäten zu setzen. (Grafik: Für-Gründer.de)
Effizient arbeiten bedeutet, eine Aufgabe oder Ziele mit wenig Aufwand zu erledigen bzw. zu erreichen. Dafür müsst ihr die bestehenden Prozesse und Aufgaben analysieren, um zu schauen, wo ihr das Vorgehen optimieren könnt.
Erstellt ihr beispielsweise monatlich Kundenreportings - mehrseitig, schick designt mit einer Analyse, die keine Fragen offen lässt? Dafür benötigt ihr sicherlich viel Zeit. Ein Gespräch mit dem Kunden könnte ergeben, dass er nur kurz auf zwei der zehn aufgeführten Ergebnisse schaut, und ihm ein schlankeres Reporting ausreichen würde.
Die zeitintensive Erstellung des ausführlichen Reportings wäre daher nicht effizient. Da könnt ihr ansetzen, euren Prozess optimieren und künftig in der bisherigen Zeit mehr Reportings schaffen.
Weitere Überlegungen und Beispiele:
Perfekter geht immer, aber führt euch vor Augen, ob Aufwand und Nutzen für die jeweilige Aufgabe im Verhältnis stehen. Es lohnt sich, einen Tagesplan mit Zeitangaben zu erstellen, um die wichtigsten Aufgaben des Tages darin zu notieren und für mögliche zeitintensive Aufgaben wie Mails und spontane Anfragen Zeitblöcke einzuplanen.
Mehr zu erreichen, bedeutet nicht automatisch mehr arbeiten zu müssen. Effizienz bedeutet, dauerhaft fokussiert an den richtigen Zielen zu arbeiten. Um auf Dauer fokussiert arbeiten zu können, benötigt ihr regelmäßige Pausen. Diese bleiben in Hochphasen von Projekten und bei vielen Unternehmern per se auf der Strecke. Dabei braucht unser Gehirn nach Hochleistungsphasen (meist bereits nach einer Stunde) eine Pause. Mit Hilfe von Zeitmanagement-Methoden können die anstehenden Aufgaben passend aufgeteilt werden.
Effizient durch den Tag: Mit der ALPEN-Methode (Grafik: Für-Gründer.de)
Wenn ihr effektiv arbeitet, erledigt ihr die richtigen Dinge, sprich die Aufgaben, die ihr für euer Unternehmen als wichtig erachtet. Effizient arbeiten heißt, dass ihr die priorisierten Aufgaben richtig umsetzt.
Um für euer tägliches Business das Optimale herauszuholen, überprüft im ersten Schritt eure aktuellen Aufgaben, gesteckten Ziele und die Umsetzung. Welche haben den größten Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens? Wenn die Ziele und Aufgaben wirklich relevant für das Unternehmen sind und geeignete Ziele existieren, um eure Vision zu erreichen, arbeitet ihr effektiv.
Um dies zu messen, überprüft ihr am Ende des Tages, der Woche oder des Jahres die Ergebnisse. Wurden die Aufgaben zufriedenstellend erledigt, haben die Maßnahmen zur Zielerreichung beigetragen und haben die Teilziele geholfen, der Vision ein Stück näher zu kommen?
Erst wenn die Effektivität stimmt, dann lohnt es sich, in einem zweiten Schritt die Effizienz zu analysieren. Optimiert an passender Stelle euer Vorgehen, wägt Aufwand und Nutzen ab und reduziert unnötige Aufgaben.
Wir wünschen euch viel Erfolg!
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