Arbeiten: Effizient, effektiv oder beides?

Effizient und effektiv sollen Aufgaben erledigt und Ziele erreicht werden. Aber, was war nochmal der Unterschied? Und was ist besser: Effektivität oder Effizienz?

Der Chef kommt rein und sagt “Wir müssen den Prozess unbedingt effektiver gestalten.” Meint er wirklich effektiv oder nicht eher effizient? Die Begriffe klingen ähnlich, haben aber eine ganz unterschiedliche Bedeutung. Der Ökonom und Management-Papst Peter Ferdinand Drucker brachte es schon vor Jahrzehnten auf den Punkt:

It is fundamentally the confusion between effectiveness and efficiency that stands between doing the right things and doing things right. There is surely nothing quite so useless as doing with great efficiency what should not be done at all.

Effektiv arbeiten: Ziele erreichen und das (R)Wichtige tun

Effektiv arbeiten bedeutet, dass ihr die richtigen Ziele, die für das Unternehmen wichtig sind, setzt und diese erreicht. Doch woher weiß ich, was die richtigen Ziele sind? Dafür lohnt es sich, gedanklich ganz oben anzufangen – bei eurer Vision. Denn diese spiegelt das Hauptziel eures Unternehmens wider. Von der Vision leitet ihr die Teilziele ab und legt fest, was ihr zum Beispiel im Jahr, im Quartal und im Monat erreichen wollt. Dabei kann die OKR-Methode helfen.

Sind die Ziele definiert, werden geeignete Maßnahmen zur Zielerreichung herausgearbeitet, für die dann kleine Aufgabenpakete geschnürrt werden. Jede erledigte Aufgabe bringt damit das Unternehmen voran.

Ein Beispiel für ein Ziel kann dementsprechend lauten: “Ich will die Nutzerzahlen der Website um 20 Prozent in Q3 steigern.”

Als Maßnahmen, mit denen ihr das Ziel erreichen wollt, sind möglich:

• einen Newsletter zu bestimmten Themen herausschicken
• Suchmaschinenoptimierung ausbauen
• Werbemaßnahmen in Print-Ausgaben schalten
• Social Media-Aktivitäten erhöhen und neuere Kanäle wie TikTok ausprobieren

Welche Maßnahmen tatsächlich die Ziele erreichen und somit effektiv sind, werdet ihr zunächst nur annehmen und am Ende messen können. Habt ihr erste Ergebnisse vorliegen, könnt ihr die Maßnahmen überprüfen, die Aufgaben gegebenenfalls anders priorisieren und euch am Ende des Tages oder der Woche immer wieder fragen, ob diese dazu beigetragen haben, die Ziele und damit schlussendlich eure Vision zu erreichen.

• Vielleicht habt ihr mit Hilfe eures Youtubers im Unternehmen innerhalb von zwei Tagen verschiedene Videos für eure Social Media Kanäle insbesondere TikTok erstellt und gepostet. Aber da eure Zielgruppe über 25 Jahre alt ist, habt ihr diese über den Kanal nicht erreicht und auf eure Webseite leiten können. Von daher war diese Maßnahme für das Ziel nicht effektiv.
• Dagegen hat das Stand Alone Mailing an eure Zielgruppe eine besonders hohe Öffnungsrate erzielt und die Überarbeitung relevanter Webseiten eine verbesserte Platzierung bei Google erreicht. Diese Maßnahmen waren effektiv.

Methoden für effektives Arbeiten

Oft startet der Tag mit Mailschecken, einem Kollegenplausch übers Wochenende und dann mit der Frage, welche Aufgaben heute anstehen. Schwupp ist wieder eine Stunde um, ohne effektiv gewesen zu sein. Wenn ihr dem Arbeitstag mit wenig Aufwand Struktur geben wollt, könnt ihr verschiedene Selbstmanagement-Methoden anwenden, um Ziele zu definieren, daraus Aufgaben abzuleiten und schließlich einen Tagesplan zu erstellen. Dann erhöht ihr die Effektivität.

• Mit dem OKR-Modell brecht ihr die Vision in Ziele (Objectives) herunter und definiert, was ihr tun müsst, um sie zu erreichen (Key Results). Wichtig ist, dass die Ziele messbar sind.
• Bei der Zieldefinition kommt es auf die Formulierung an. Die S.M.A.R.T.-Methode hilft, die Ziele so zu formulieren, dass sie spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch erreichbar und terminiert sind.
• Mit der ABC-Methode priorisiert ihr alle vorher notierten Aufgaben. Ihr beginnt den Tag mit den wirklich wichtigen Aufgaben, delegiert andere an das Team und erledigt dringende, aber unwichtige Aufgaben wie Mails und Papierkram mit einem geringeren Zeitaufwand.

Effizient arbeiten: Mit wenig Aufwand viel erreichen

Wenn festgelegt wurde, was für das Unternehmen effektiv ist, liegt nun der Fokus auf der Effizienz. Effizient arbeiten bedeutet, eine Aufgabe oder Ziele mit wenig Aufwand zu erledigen bzw. zu erreichen. Dafür müsst ihr die bestehenden Prozesse und Aufgaben analysieren, um zu schauen, wo ihr das Vorgehen optimieren könnt.

Erstellt ihr beispielsweise monatlich Kundenreportings – mehrseitig, schick designt mit einer Analyse, die keine Fragen offen lässt? Dafür benötigt ihr sicherlich viel Zeit. Ein Gespräch mit dem Kunden könnte ergeben, dass er nur kurz auf zwei der zehn aufgeführten Ergebnisse schaut, und ihm ein schlankeres Reporting ausreichen würde. Die zeitintensive Erstellung des ausführlichen Reportings wäre daher nicht effizient. Da könnt ihr ansetzen, euren Prozess optimieren und künftig in der bisherigen Zeit mehr Reportings schaffen.

Weitere Überlegungen und Beispiele:

• Lohnt es sich, die ausführliche Recherche selbst zu übernehmen oder kann ein Experte die Antworten schneller liefern?
• Müssen Informationen wirklich im Detail aufgeführt werden oder reichen grobe Blöcke, die in der Erstellung weniger Zeit kosten?
• Ist die Ansprechpartnersuche übers Internet wirklich erfolgsversprechender als eine kurze Anfrage bei einem Bekannten mit passendem Netzwerk?
• Feedback von euren Kunden? Müsst ihr sie wirklich alle anrufen oder könnt ihr eine kurze Online-Umfrage erstellen?
• Müsst ihr alle PR- und Social Media-Aktivitäten selbst erledigen oder lohnt sich ein PR-Mitarbeiter oder gar eine externe Agentur?
• Müsst ihr täglich mit allen Teammitgliedern einzeln telefonieren oder reicht eine gemeinsame Videokonferenz am Morgen aus?
• Müsst ihr die ganze Zeit erreichbar sein oder könnt ihr das Telefon zwei Stunden umleiten, um produktiver und schneller die Aufgaben zu erledigen?

Perfekter geht immer, aber führt euch vor Augen, ob Aufwand und Nutzen für die jeweilige Aufgabe im Verhältnis stehen. Es lohnt sich, einen Tagesplan mit Zeitangaben zu erstellen, um die wichtigsten Aufgaben des Tages darin zu notieren und für mögliche zeitintensive Aufgaben wie Mails und spontane Anfragen Zeitblöcke einzuplanen.

Methoden für effizientes Arbeiten

Mehr zu erreichen, bedeutet nicht automatisch mehr arbeiten zu müssen. Um auf Dauer fokussiert arbeiten zu können, benötigt ihr regelmäßige Pausen. Diese bleiben in Hochphasen von Projekten und bei vielen Gründern per se auf der Strecke. Dabei braucht unser Gehirn nach Hochleistungsphasen (meist bereits nach einer Stunde) eine Pause. Mit Hilfe von Zeitmanagement-Methoden können die anstehenden Aufgaben passend aufgeteilt werden.

• Mit der Pomodoro-Technik arbeitet ihr 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und gönnt euch im Anschluss fünf Minuten Pause. Schaut aus dem Fenster, trinkt in Ruhe euren Kaffee oder plaudert kurz mit einem Kollegen. Dann geht es mit der nächsten Aufgabe weiter.
• Mit dem Arbeitsrhythmus 52-17 plant ihr für eine oder mehrere Aufgaben 52 Minuten fokussierte und hochkonzentrierte Arbeitszeit ein und entspannt im Anschluss 17 Minuten – frei von Gedanken an die Arbeit, Mailchecken, Handydaddeln. Schnappt euch lieber ein Buch, geht eine kleine Runde um den Häuserblock oder verabredet euch mit einem Kollegen aus einer anderen Abteilung auf einen Kaffee.
• Mit der ALPEN-Methode könnt ihr einen Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben erstellen und legt für jede Aufgabe die Dauer inklusive einer Pufferzeit fest. So stellt ihr fest, wie viele Aufgaben ihr realistisch an einem Tag erledigen könnt.

• Zeitmanagement-Apps zeigen auf, wie viel Zeit ihr für welche Aufgabe aufwendet. Es lassen sich digital To-do-Listen erstellen oder gar vordefiniert die Lieblingswebseiten für einen gewissen Zeitraum sperren, Pushnachrichten ausstellen oder es wachsen digitale Bäume, während ihr hochkonzentriert arbeitet.
• Habt ihr schon mal euren Arbeitsrhythmus hinterfragt? Vielleicht seid ihr mittags produktiver als morgens? Wenn ihr den Tag selbst strukturieren könnt, plant schwierige Aufgaben in besonders produktive Phasen ein. Dann schafft ihr mehr.
• Um effizienter zu werden, könnt ihr bestehende Prozesse hinterfragen. Was lässt sich vereinfachen, was lässt sich digitalisieren und welche Absprachen können kürzer gefasst werden? Wir haben Start-ups und Unternehmer gefragt, wie es ihnen gelingt, produktiver zu arbeiten.

Effektiv und effizient: So gelingt’s

Um für euer tägliches Business das Optimale herauszuholen, überprüft im ersten Schritt eure aktuellen Aufgaben, gesteckten Ziele und die Umsetzung. Welche haben den größten Einfluss auf den Erfolg für das Unternehmen? Wenn die Ziele und Aufgaben wirklich relevant für das Unternehmen sind und geeignete Ziele existieren, um eure Vision zu erreichen, arbeitet ihr effektiv. Dafür brecht ihr zunächst das Hauptziel (Vision) in Teilziele, Maßnahmen zur Erreichung und Aufgaben herunter und überprüft am Ende des Tages, der Woche oder des Jahres in umgekehrter Reihenfolge die Ergebnisse. Wurden die Aufgaben zufriedenstellend erledigt, haben die Maßnahmen zur Zielerreichung beigetragen und haben die Teilziele geholfen, der Vision ein Stück näher zu kommen?

Erst wenn die Effektivität stimmt, dann lohnt es sich, in einem zweiten Schritt die Effizienz zu analysieren. Optimiert an passender Stelle euer Vorgehen, wägt Aufwand und Nutzen ab und reduziert unnötige Aufgaben.

• Effektiv zu arbeiten ist gut, denn ihr erledigt die richtigen Dinge für das Unternehmen.
• Effizient zu arbeiten ist gut, denn ihr habt euch selbst und die Prozesse optimiert. Auch wenn ihr einen aufgeräumten Mailpostkasten liebt und ständig am Sortieren und Beantworten der Mails seid, hinterfragt, ob dies wirklich effektiv ist und ihr damit dem Unternehmensziel näher kommt.
• Effektives und effizientes Arbeiten bringt euch voran und spart Zeit, denn ihr erledigt die richtigen Dinge auf die richtige Art und Weise.

Wir wünschen euch viel Erfolg!