CRM-Systeme im Meta-Vergleich: Die beste CRM-Software 2024

Der Gewinner unseres Vergleichs ist HubSpot CRM. Es hat über alle Portale hinweg gut abgeschnitten und konnte eine Durchschnittsbewertung von 4,45 erzielen. HubSpot CRM ist weithin für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine umfangreichen Funktionen bekannt. Zudem gibt es eine kostenlose Version, was die CRM-Software auch für kleinere Teams und Start-ups zugänglich macht.

HubSpot CRM punktet außerdem durch seine mobile App. Der Anbieter erhielt eine Bewertung von 4,7 im App Store und 4,4 im Play Store. Die Anwendung unterstützt sechs Sprachen und ist für iOS- sowie Android-Geräte verfügbar.

Der zweite Platz gehört Pipedrive, einem auf den Vertrieb ausgerichteten CRM-System. Pipedrive erhält hohe Punktzahlen auf Bewertungsportalen wie Capterra (4,5), Play Store (4,3) und G2 (4,3). Anwender schätzen an diesem CRM-System insbesondere seine einfache Bedienung und die Pipeline-Management-Funktionen.

Im App Store hat Pipedrive jedoch nur eine Bewertung von 3,8 erhalten. Das liegt vor allem an Synchronisationsproblemen mit iPads, die zu inkonsistenten Daten auf dem Computer und dem mobilen Gerät führen.

Hinter Pipedrive rangiert Salesforce CRM, einer der führenden Namen für CRM-Lösungen. Salesforce CRM erhielt nicht nur auf den gängigen Bewertungsportalen, sondern auch im App Store sehr gute Bewertungen. Hier kam die mobile App von Salesforce auf ein Rating von 4,5 bei 20.525 Bewertungen. Nutzer heben dabei insbesondere die Benutzerfreundlichkeit und die breite Palette an Funktionen hervor.

Im Play Store verhält es sich jedoch umgekehrt. Hier schneidet Salesforce CRM mit 3,8 von 49.300 Bewertungen vergleichsweise schwach ab. Laut den Usern stürzt die Android-App häufig ab und weist Bugs beim Einloggen auf. Diese Probleme scheinen bei den Desktop- und iOS-Apps jedoch nicht zu existieren.

Wenn es um Freiberufler und kleine Unternehmen geht, hat Bitrix24 eine besondere Erwähnung verdient. So gibt es eine kostenlose Version für eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern. Diese enthält eine breite Palette an Features, darunter CRM, Contact Center, Website Builder sowie Kooperations-Tools.

Bitrix24 konnte auf den großen Plattformen wie Gartner (4,3), Capterra (4,2) und G2 (4,1) gute Werte für sich verbuchen. Viele Anwender schätzen an der CRM-Lösung, dass es sich um eine All-in-one-Plattform handelt, die über CRM hinausgeht. Dies macht es ideal für kleine Unternehmen oder Freiberufler, die mehrere Business-Tools an einem Ort benötigen.

Im Play Store und App Store schneidet Bitrix24 mit 3,5 und 3,7 etwas schlechter ab. Nach Meinung der User verfügt die mobile App nicht über alle Funktionen der Desktop-Version.

Die Wahl eines passenden CRM-Systems ist keine leichte Aufgabe. Der Markt ist überschwemmt mit CRM-Lösungen, die jeweils unterschiedliche Funktionen, Preismodelle und Schwerpunkte bieten. Zudem hat jedes Unternehmen eigene Anforderungen, die es abzudecken gilt – von der Unternehmensgröße über die Branche bis hin zum Kundenstamm und den Prozessen.

Um die Entscheidung für ein CRM-System zu vereinfachen, haben wir einen Meta-Vergleich durchgeführt. Dafür haben wir mithilfe der größten Bewertungsplattformen und einer Keyword-Recherche die 25 populärsten CRM-Tools ermittelt. Die Bewertungsportale, die wir in diesen Meta-Vergleich aufgenommen haben, sind:

Capterra: Capterra ist ein umfassendes Softwareverzeichnis und eine Bewertungsplattform, auf der User Business-Software vergleichen können. Sämtliche Nutzerbewertungen werden von Capterra überprüft, bevor sie auf der Plattform veröffentlicht werden.

OMR: OMR Reviews mit Sitz in Deutschland sammelt Softwarebewertungen echter Nutzer, um europäischen Unternehmen bei der Suche nach Softwarelösungen zu helfen.

G2: G2 ist eine weitere populäre Bewertungsplattform, auf der Geschäftskunden ihre Erfahrungen austauschen und Softwareprodukte bewerten können.

Gartner: Hierbei handelt es sich um ein Forschungs- und Beratungsunternehmen, das Expertenanalysen, Bewertungen und Beurteilungen für Unternehmenssoftware bereitstellt.

Da die meisten CRM-Systeme mobile Apps anbieten, haben wir auch die Nutzerbewertungen im Play Store und App Store berücksichtigt. Im Anschluss daran haben wir den Durchschnitt aller Bewertungen berechnet und diesen als Grundlage für unser Ranking verwendet. Aus den 25 bewerteten Tools haben wir eine Liste mit den 11 besten CRM-Anbietern erstellt.

HubSpot CRM ist ein cloudbasiertes CRM-System für alle Arten von Unternehmen. Es ermöglicht nicht nur, sämtliche kundenbezogenen Informationen zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen. Es verfügt auch über verschiedene „Hubs“, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Teams innerhalb eines Unternehmens abgestimmt sind:

• Marketing Hub
• Sales Hub
• Service Hub
• Content Hub
• Operations Hub
• Commerce Hub

Die HubSpot-CRM-Plattform verfügt über die folgenden Kernfunktionen:

• Inbound-Marketing und E-Mail-Marketing
• Ad-Tracking und Retargeting
• Reporting-Dashboard
• User-Management
• Deal-Pipeline
• Automatisierungen
• Ticketsystem
• KI-Blog
• Website-Traffic-Analyse
• Landingpages
• Kontaktmanagement
• Rechnungen und Zahlungslinks
• Zahlungsabwicklung

Stefan (OMR): „Am besten an der HubSpot-Plattform im Vergleich zu anderen CRM Systemen auf dem Markt (Salesforce, Zoho, Pipedrive, Agile CRM, MSDynamics & Co.) ist der Sweetspot aus Funktionsbreite, Individualisierungs-Möglichkeiten bei gleichzeitiger Nutzerfreundlichkeit …“

Maddalena B. (G2): „What I like best about HubSpot Sales Hub is how it excels in managing long and complex sales processes. Its robust set of features is tailored to handle the intricacies of multi-step deals, making it easy to track every interaction, from the first touchpoint to closing the deal …“ 

Pipedrive ist ein für Vertriebsteams konzipiertes, cloudbasiertes CRM-Tool. Es automatisiert viele Aufgaben der Vertriebsmitarbeiter und hilft dabei, Leads durch den Vertriebszyklus zu führen. Kontakte können durch die Sales-Pipeline verfolgt werden, beispielsweise vom ersten Treffen bis zum Abschluss eines Verkaufs. Darüber hinaus bietet Pipedrive auch anpassbare Auswertungen, automatisierte Workflows sowie Integrationen in Kalender- und E-Mail-Tools.

Pipedrive bietet die folgenden Hauptfunktionen:

• E-Mail-Segmentierung
• Über 300 Integrationen
• Web-Besucher-Tracking
• Dokumentenmanagement
• Anpassbare Vorlagen
• Pipelines für Leads
• Unterstützung mehrerer Währungen
• Workflow-Automatisierungen
• Chatbots
• Berichterstellung & Analyse
• Kontaktmanagement

Mirko (Capterra): „Pipedrive unterstützt uns bei der E-Mail -Akquise, erstellt automatisch Verzeichnisse und Ordner und spart jede Menge Sortieraufwand“.

VJ_One (App Store): „Für meine Anforderungen reicht diese App von Pipedrive völlig aus. Einen schnellen Überblick über aktuelle Leads sowie deren Status verschafft mir diese App sehr zufriedenstellend. Die intuitive Bedienung mit solch einer Performance ist grandios. Es macht Spaß damit zu arbeiten, wobei die eigentliche Arbeit immer noch über mein MacBook erledigt wird.“

Das 1999 auf den Markt gebrachte Salesforce CRM zählt zu den Marktführern der CRM-Branche. Salesforce CRM hat nicht nur Pionierarbeit bei der Integration von KI in die CRM-Anpassung geleistet. Es war auch eines der ersten CRM-Systeme, das sich für Drittentwickler öffnete. Auch wenn die Ersteinrichtung Zeit und IT-Kenntnisse erfordert, ist das System flexibel und kann sich den wechselnden Anforderungen eines Unternehmens anpassen.

Salesforce CRM verfügt über die folgenden Kernfunktionen:

• Sales Forecasts
• Künstliche Intelligenz
• Produktivitäts-Tools
• Anpassbare Berichte
• Personalisierbares Dashboard
• Pipeline-Management
• Permission-Management
• Kompatibilität mit mehr als 1.000 anderen Plattformen
• Verwaltung von Marketingkampagnen
• Lead-Management
• Massen-E-Mails

Anonym, Marketer (Gartner): „Salesforce is an exceptional tool for reaching out to your clients and candidates. It is an organized and easy to use program that allows the reach to go to thousands of potential clients. The reporting is efficient and helpful for meetings with prospects and internal people.“

Muhammad S. (G2): „Salesforce is very good at being able highly customizable, which means as a team we can create and modify workflows that allow the use of various reports or dashboards specific to our business. Finally, the platform seamlessly integrates with other tools, which has really allowed us to streamline our sales processes by basically making it easier for us to track and manage leads and opportunities ...“

Brevo (ehemals Sendinblue) ist eine CRM- und Marketing-Plattform in einem. Sie hilft Unternehmen dabei, über eine Vielzahl von Kommunikationskanälen mit ihren Kunden in Kontakt zu treten. Brevo ist vor allem für seine E-Mail-Marketing-Tools bekannt. Es verfügt über einen Drag-and-Drop-E-Mail-Editor und bietet weitere Funktionen wie vorgefertigte Vorlagen, A/B-Tests und detaillierte Leistungsanalysen.

Brevo verfügt über die folgenden Kernfunktionen:

• SMS Marketing
• Mobilfreundlicher E-Mail-Editor
• Gemeinsamer Posteingang
• E-Mail-Kampagnen
• API-Funktionen
• Echtzeit-Reporting
• Workflow-Editor
• Marketing Automation
• Tracking
• Personalisierte Buchungsseiten
• Individuell anpassbare Anmeldeformulare

Thomas (Capterra): „Das Arbeiten mit Brevo macht Spaß. Die Einfachheit sowie der Workflow lassen keine Wünsche offen. Schade ist, dass das Tool nicht optimal mit Elementor zusammenarbeitet. In meinen Augen der absolute Preis-Leistungssieger bei den E-Mail-Marketing-Tools.“

Marek (OMR): „Eine sehr gute Plattform für die Interaktion mit Kunden. Es ist sehr hilfreich für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen), um einfach mit ihren Kunden zu interagieren, auch wenn sie ein kleines Budget haben. Es bietet eine All-in-one-E-Mail- und Marketing-Plattform …“

Wer nach einem benutzerfreundlichen CRM-System sucht, sollte einen Blick auf Zoho CRM werfen. Das Interface ist sehr intuitiv und erfordert nur eine minimale Lernkurve. Die CRM-Software verfügt außerdem über ein KI-Tool namens Zia. Dieses hilft dabei, benötigte Daten zu finden und Anomalien in den Verkaufstrends zu erkennen. Abgesehen davon verfügt Zoho CRM über eine mobile App für iOS- und Android-Geräte. Über diese können Kontakte und Leads direkt vom Smartphone aus angerufen werden.

Zoho CRM verfügt über die folgenden Hauptfunktionen:

• Kontaktmanagement
• Pipeline-Management
• Aufgabenmanagement
• Deal- und Account-Management
• Sales Forecasting
• Tools zur Vertriebs- und Marketing-Automatisierung
• Datenspeicherung
• E-Mail-Vorlagen
• Benutzerdefinierte Berichte
• KI-gestützte Vorhersagen und Empfehlungen
• Unterstützung mehrerer Währungen
• Planung von Aufgaben, Anrufen und Ereignissen

Anonym, Operations (Gartner): „Zoho is super user-friendly and easy to use. I'm impressed by the sheer functionality of the CRM. Would recommend everyone! …“

Wasim K (G2): „Zoho is the best CRM for multiple daily business tasks. It has many modules which are very essential for my organization. Zoho integration between modules given us on stop solution for my overall business tasks …“

Bitrix24 ist mehr als eine reine CRM-Software. Es ist eine zentralisierte Plattform für die Verwaltung von Kundenbeziehungen, Projekten und interner Kommunikation. Das CRM-System bietet einen umfassenden Überblick über Leads, Kontakte und Geschäfte. Außerdem gibt es Projektmanagement-Tools für die Zuweisung von Aufgaben und die Verfolgung von Fortschritten. Darüber hinaus verfügt Bitrix24 über Features, welche die Zusammenarbeit im Team erleichtern – beispielsweise einen Chat und HD-Videoanrufe.

Die folgenden Features zeichnen Bitrix24 aus:

• Dokumentenmanagement
• Automatisierung von Aufgaben
• Collaboration-Tools
• Permission-Management
• Rechnungsstellung
• Projektmanagement-Tools
• Contact Center
• Online-Speicher
• Marketing Tools wie E-Mail-Vorlagen und Facebook-Anzeigen
• Customer-Journey-Analyse
• Google Analytics
• Website-Builder

Sabina (Capterra): „Insgesamt ist Bitrix24 super für Mitarbeiter, aber auch um Leads für den Vertriebschannel aufzubauen. Man kann mit dieser Software bis ins kleinste Detail alles dokumentieren, planen und verfolgen.“

Jochen (OMR): „Kostenlose Version sehr umfangreich. Viele integrierte Schnittstellen zu anderen Softwares vorhanden. Zusätzlich noch SDK und API Schnittstellen für individualisierte Schnittstellen. Social Intranet und Kundenmanagement in einem Tool. Somit Übergabe der Kunden aus dem Sales in das Account Management komplett unproblematisch.“

SugarCRM ist mit 50.000 Unternehmen und über zwei Millionen Nutzern weltweit eine der ältesten CRM-Softwares auf dem Markt. Das CRM-System verfügt über leistungsstarke Features für Vertriebs-, Marketing- und Supportteams. Es ist äußerst flexibel und skalierbar und ermöglicht es den Nutzern, die Plattform an ihre geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Darüber hinaus lässt sich SugarCRM einfach mit diversen Plattformen von Drittanbietern verbinden.

SugarCRM enthält folgende Kernfunktionen:

• Vertriebsmanagement
• Prognosen und Analysen
• Marketing-Automatisierung
• Kundenbetreuung
• Integration von Drittanbietern
• Mobile App
• Lead-Bewertung
• Dokumentenmanagement
• Pipeline-Management
• Kontaktmanagement

Anonym, Operations (Gartner): „Sugar CRM is largely customizable and the admin studio panel is relatively robust. I'm impressed with how their customer service team is able to work through issues and opportunities with us and I'm impressed by their push for better, more efficient, features.“

Ariya C. (G2): „I like it because it segments emails by season and location. Plus, it makes it easy to create, deliver, and optimize incredibly rich, personalized experiences across emails, SMS, mobile apps, reviews, the web, paid ads, and more.“

Der in Deutschland ansässige CRM-Anbieter work4all ist eine ausgezeichnete Wahl für Unternehmen, die eine All-in-one-Software für die Verwaltung verschiedener Aspekte ihres Geschäftsbetriebs suchen. Das CRM-Tool vereint Features aus den Bereichen CRM, Marketing, Dokumentenmanagement und ERP in einer Software.

Mit work4all können alle Kundeninteraktionen an einem Ort erfasst werden – von E-Mails und Anrufen bis hin zu Dokumenten und Terminen. Die ERP-Funktionen hingegen helfen dabei, Rechnungen, Bestellungen, Abrechnungen und die Lagerverwaltung ohne externe Integrationen zu verarbeiten.

work4all verfügt über die folgende Kernfunktionen: 

• CRM- und DMS
• ERP-Integration
• Projekt- und Aufgabenmanagement
• Lead Tracking und Verkaufsprognosen
• Marketing-Automatisierungen
• Integriertes Ticketing-System
• Cloud-Hosting
• Tägliche Backups

Mo (OMR): „Dass Work4all viele verschiedene Tools und Prozesse in einer einzigen Anwendung integriert. Dass man damit 5-7 separate Programme ersetzen kann, ist ein großer Vorteil, da man alles zentral an einem Ort hat. Außerdem ist das Onboarding und die Einrichtung im Vergleich zu anderen CRM-Systemen einfacher und mit weniger Aufwand verbunden.“

Alexander F (Capterra): „Die Software bietet einen einfachen Einstieg zu fairen Konditionen. Angefangen beim Erstkontakt über Angebote, Aufträge, Forecast bis hin zur Rechnung, Reisekosten-Abrechnung, Formularwesen und Buchhaltung ist alles dabei. Ein Rundum-sorglos-Paket mit schnellem und kompetenten Support.”

SuperOffice ist eine robuste und vielseitige CRM-Plattform. Sie hilft mittelständischen Unternehmen, ihre Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstprozesse in einem integrierten System zu verwalten. Wie viele andere CRM-Systeme auch, kann SuperOffice Vertriebsketten managen, Leads verfolgen, Angebote erstellen und Nachfassaktionen automatisieren. Darüber hinaus kann das Programm mit E-Mail-Anbietern und Kalendertools verknüpft werden, damit die Vertriebsteams stets den Überblick behalten.

Diese Kernfunktionen zeichnet SuperOffice aus:

• Kontaktmanagement
• Pipeline-Management
• Benachrichtigungen und Mahnungen
• Marketing-Automatisierung
• Hilfreicher Kundendienst
• Angebotsmanagement
• Kalender-Synchronisation
• Reporting
• Integration mit Drittanbieter-Anwendungen

Andre (Capterra): „Mit SuperOffice können Kundenbeziehungen einfach abgebildet, auf- und ausgebaut werden. Das CRM ist sehr bedienerfreundlich, sodass es jedem Mitarbeiter*in möglich, auf den CRM-Zug aufzuspringen.“

Christian (OMR): „SuperOffice ist sehr einfach bedienbar und hat daher eine hohe Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern. Alle Informationen zu einem Kontakt (Kunde. Interessent, Lieferant etc.) sind übersichtlich dargestellt…“

SAP CRM ist eine umfassende Plattform, die von SAP entwickelt wurde, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen, Vertriebs-, Marketing- und Serviceprozesse unterstützt. Sie ist Teil des breiteren SAP-Ökosystems und lässt sich nahtlos in SAP ERP und andere SAP-Geschäftsmodule integrieren. Das macht es zu einem leistungsstarken Werkzeug für mittlere bis große Unternehmen, die nach einer ganzheitlichen Lösung suchen.

SAP CRM verfügt über die folgenden Kernfunktionen:

• Kontaktmanagement
• Pipeline-Management
• Marketing-Automatisierung
• Kundensupport
• Analyse und Berichterstattung
• Lead-Management
• Projekt- und Teammanagement
• Einbindung von Drittanbieter-Anwendungen

Jan V. (Capterra): „A great step forward for SAP into cloud CRMs. Integration with ERP and other SAP products is made easier, rollout can be done relatively quickly for straightforward use cases. In case of advanced customizations, there are some burdens and limitations to overcome.“

Lukas (OMR): „Wir verwenden SAP CRM für unseren Vertrieb. Das war sehr hilfreich und aufschlussreich für die Vertriebsmitarbeiter. SAP CRM ist sehr einfach zu bedienen und sehr zuverlässig. Man kann dieses CRM auch mit anderen ERP-Systemen integrieren, was für ein Unternehmen wie unseres sehr vorteilhaft ist …“

weclapp ist ein cloudbasiertes ERP- und CRM-System, das besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen beliebt ist. Es bietet eine All-in-one-Lösung für die Verwaltung wichtiger Geschäftsprozesse wie Vertrieb, Beschaffung, Lagerhaltung, Projektmanagement und Kundenservice. weclapp ist außerdem für seine benutzerfreundliche Oberfläche und Skalierbarkeit bekannt. Das macht es zu einer guten Wahl für wachsende Unternehmen, die nicht ständig das System wechseln wollen.

weclapp kommt mit den folgenden Kernfunktionen daher:

• Kunden und Kontaktverwaltung
• Flexible, automatisierbare Workflows
• Lieferantenverwaltung
• E-Rechnung
• E-Mail-Vorlagen & automatisierter Belegversand
• Kampagnenmanagement
• Vertriebspipeline
• Chancenverwaltung
• E-Mail-Client-Anbindung

Johannes (Capterra): „Weclapp begleitet uns seit über zwei Jahren und wir sind sehr zufrieden.“

Tobias (OMR): „Weclapp ist schnell verständlich und hilft uns in vielen Bereichen unseres Einzelhandels mit Ladenlokal und Onlineshop. Zudem kann man mit Weclapp wachsen, ohne sich zeitnah nach einer neuen Lösung umsehen zu müssen ….”

Bevor Sie sich auf ein CRM-Tool festlegen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, was Sie von der Software erwarten. Zwar kann es verlockend sein, einfach eines der umfangreichsten CRM-Systeme zu kaufen. Doch das komplexeste und teuerste Programm ist nicht unbedingt das beste.

Vielmehr sollten Sie die Suche an den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ausrichten. Welche Prozesse sollen optimiert werden und welche Funktionen sind für Ihr Unternehmen unerlässlich? Wie kann das CRM-Programm Ihre Mitarbeiter unterstützen und Aufgaben automatisieren? Auf diese Weise umgehen Sie das Risiko, für Funktionen zu bezahlen, die Sie letztlich gar nicht benötigen.

Natürlich spielt auch Ihr Budget eine wichtige Rolle bei der Auswahl eines CRM-Systems. Kundenmanagement-Softwares gibt es in unterschiedlichen Preiskategorien. Diese reichen von preiswerten CRM-Tools für kleine Unternehmen bis hin zu teuren, maßgeschneiderten Systemen für große Unternehmen.

Wichtig ist, dass Sie dabei nicht nur die Anschaffungs-, sondern auch Implementierungs-, Wartungs- und eventuelle Schulungskosten berücksichtigten.

Bei der Auswahl eines CMR-Systems sollten Sie anhand der folgenden 5 Schritte vorgehen:

1. Bedarfsanalyse: welche Funktionen sind für Sie notwendig? Tragen Sie die gewünschten Funktionalitäten für den Vertrieb und den Kundenservice zusammen. Berücksichtigen Sie neben den Funktionalitäten aber auch die Einfachheit der Bedienung und Punkte wie mobile Optimierung, wenn Sie das System viel von unterwegs online nutzen möchten, Datensicherheit und Kosten. So entsteht ein Anforderungsprofil, das Sie allerdings priorisieren sollten, bevor Sie die einzelnen Anbieter im Detail vergleichen. Für die Bedarfsanalyse stellen wir Ihnen im Anschluss noch die wichtigsten Faktoren vor.
2. Anbieteranalyse: Suchen Sie nun eine Reihe an Anbietern für CRM Tools heraus. Dabei kann zunächst der erste Eindruck auf der Webseite oder eine Kurzanalyse der 2 bis 3 wichtigsten Faktoren als Vorabfilter dienen. Die ausgewählten 5 bis 10 CRM Anbieter können Sie dann tiefergehend im Hinblick auf Ihr Anforderungsprofil analysieren. Dabei können Sie Punkte pro Kategorie vergeben, um eine Rangliste der Anbieter zu erhalten.
3. Erstellung einer Short-List: Basierend auf den Ergebnissen des CRM Vergleichs sollten Sie eine Liste mit 2 bis 3 Favoriten erhalten.
4. Testphase: Mit Ihren Favoriten sollten Sie eine Testphase starten, um die CRM Systeme auf Herz und Nieren zu prüfen. Legen Sie einfach verschiedene Kontakte an und simulieren Sie den Verkaufsprozess. Nutzen Sie dabei auch die Supportfunktionen der Anbieter, um zu sehen, ob diese in der Praxis schnell weiterhilft. Vermutlich werden Sie dabei relativ zügig Ihren Sieger im CRM Vergleich küren können.
5. Finale Entscheidung und Implementierung: Abschließend treffen Sie die finale Entscheidung, welches CRM System Sie in Ihrem Unternehmen einführen werden. Dann geht es an die Implementierung, für die wir Ihnen weiter unten noch Tipps geben.

Wenn Sie sich für ein Tool entschieden haben, ist es an der Zeit, es zu implementieren. Dieser Prozess kann je nach CRM-System und Größe des Unternehmens mehr oder weniger komplex ausfallen. Um sicherzustellen, dass der Vorgang reibungslos verläuft, sollten Sie die nachstehenden Tipps berücksichtigen:

1. Definieren Sie klare Ziele

   Bevor Sie ein CRM-System einführen, sollten Sie Ihre Ziele festlegen. Sie sollten genau wissen, welche Probleme Sie mit dem CRM lösen wollen, sei es die Verbesserung der Kundenbindung oder die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Ihre Ziele bilden die Grundlage für die Konfiguration und Anpassung des Systems.

2. Beziehen Sie die wichtigsten Stakeholder frühzeitig ein

   Binden Sie wichtige Teammitglieder aus Vertrieb, Marketing, Kundensupport und IT frühzeitig in den Prozess ein. Ihr Input hilft dabei, die Anforderungen der einzelnen Abteilungen zu verstehen und sicherzustellen, dass das System die Bedürfnisse aller erfüllt. Das erleichtert auch die Einführung des CRM-Systems.

3. Sicherstellen der Datenqualität

   Bevor Sie Daten in das neue CRM-System migrieren, sollten Sie diese bereinigen. Entfernen Sie Duplikate, veraltete Informationen und irrelevante Datensätze. Schließlich hat die Datenqualität einen erheblichen Einfluss darauf, ob das CRM genaue Berichte und Erkenntnisse liefert.

4. Passen Sie das CRM an Ihren Workflow an

   Ein CRM-System sollte zu Ihren Geschäftsprozessen passen, nicht umgekehrt. Passen Sie daher die Pipeline-Phasen, Felder und Berichte des CRMs an den Vertriebsprozess Ihres Unternehmens, die Customer Journey und die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche an.

5. Wichtige Prozesse automatisieren

   Nutzen Sie die Automatisierungsfunktionen des CRMs, um sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren. Richten Sie Automatisierungen für Follow-up-E-Mails, Lead-Zuweisung, Terminerinnerungen sowie die Überwachung der Vertriebsleistung ein. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass kein Lead und keine Aufgabe übersehen wird.

6. Vorhandene Tools einbinden

   Verbinden Sie das CRM mit anderen Tools, die Ihr Team nutzt, wie E-Mail-Clients, Marketing-Automatisierungs-Plattformen, Projektmanagement-Tools und Kommunikationssoftware. Die nahtlose Integration ermöglicht es Ihrem Team, mit einem einzigen System zu arbeiten. Dabei werden die Daten ohne manuelle Eingaben zwischen den Plattformen ausgetauscht.

7. Reporting und Analysen einrichten

   Richten Sie Berichte und Dashboards ein, die die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) Ihres Unternehmens widerspiegeln. Überprüfen Sie diese Berichte regelmäßig, um die Leistung der Vertriebs-, Marketing- und Supportteams zu bewerten. So können Sie die Fortschritte bei der Erreichung Ihrer Ziele verfolgen und datengestützte Entscheidungen treffen.

8. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

   Investieren Sie Zeit in eine umfassende Schulung für Ihr Team. Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, wie er das CRM nutzen kann und welchen Nutzen es für seine tägliche Arbeit hat. Durch individuelle Schulungen, die auf die Benutzerrollen abgestimmt sind, können sich Teammitglieder auf die CRM-Funktionen konzentrieren, die für ihre Arbeit am wichtigsten sind.

9. Fördern Sie die Akzeptanz und bieten Sie Unterstützung

   Fördern Sie die Akzeptanz, indem Sie die Vorteile des Systems hervorheben und erklären, wie es die Produktivität der Mitarbeiter verbessert. Bieten Sie fortlaufende Unterstützung und Auffrischungsschulungen an und schaffen Sie eine Kultur, in der die Nutzung der CRM-Software zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeit gehört.

10. Klein anfangen und schrittweise ausbauen

    Führen Sie das CRM schrittweise ein, indem Sie mit den wichtigsten Teams oder Funktionen beginnen. Sie können es dann erweitern, wenn Ihr Team mit dem System vertraut ist. Vermeiden Sie es, Ihre Mitarbeiter mit der Implementierung zu vieler Funktionen auf einmal zu überfordern. Testen Sie stattdessen neue Prozesse mit einer kleinen Gruppe, bevor Sie sie in vollem Umfang einführen.

11. Fortschritte überwachen und Feedback einholen

    Sobald das CRM in Betrieb ist, sollten Sie seine Wirksamkeit überwachen und regelmäßig Feedback von den Nutzern einholen. Passen Sie Konfigurationen, Arbeitsabläufe oder Automatisierungen bei Bedarf an, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und sicherzustellen, dass das System weiterhin den Geschäftsanforderungen entspricht.