Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen: So funktioniert's Schritt für Schritt

Wenn Sie als Gründer Mitarbeiter einstellen, lässt die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht lange auf sich warten. Wir zeigen Ihnen, wie eine korrekte Lohnabrechnung aussieht und beantworten Fragen wie: Welche Abzüge gibt es vom Gehalt? Wohin gehen die Abzüge? Was sind Mindestangaben?

Insbesondere für Gründer und kleinere Unternehmen lohnt es sich, Zeit und Geld zu sparen und die Lohnbuchhaltung einfach an einen Profi auszulagern.

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Warum ist das nötig?

Als Arbeitgeber sind Sie Ihrem Arbeitnehmer gegenüber verpflichtet, monatlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszustellen. Diese zeigt auf, wie aus dem Brutto- der Nettolohn wird.

Sprich: Alle Komponenten, die direkt vom Lohn abgezogen werden, werden aufgeschlüsselt. In der Regel werden folgende Posten vom Gehalt abgezogen:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuer
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Gleichzeitig ergibt sich durch die Lohn- und Gehaltsabrechnung, welche Summen an welche Institution (bspw. Finanzamt, Krankenversicherung) zu überweisen sind.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?

Lohn und Gehalt sind nicht dasselbe. Das Gehalt ist eine fest vereinbarte Summe, die pro Monat gleich ist - unabhängig von den geleisteten Stunden. Der Lohn kann variieren und wird nach tatsächlich geleisteten Stunden ausbezahlt. Deshalb spricht man auch Lohn- / Gehaltsabrechnung.

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Besonders Gründer sollten sich nicht mit Dingen wie der Lohnbuchhaltung aufhalten und sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Vergleichen Sie deshalb jetzt Angebote zur Lohnbuchhaltung vom Profi!

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Beispielrechnung für Steuern und Abgaben auf Lohn & Gehalt

Das nachfolgende Beispiel gilt für eine

  • unverheiratete Person
  • über 23 Jahre alt, ohne Kind und ohne Kirchenzugehörigkeit
  • bei Steuerklasse 1 in Hessen
  • 2.000 Euro Gehalt (brutto).
 ArbeitnehmerArbeitgeber
Krankenversicherung (14,6%)146,00 €146,00 €
Rentenversicherung (18,7%)187,00 €187,00 €
Arbeitslosenversicherung (3,0%)30,00 €30,00 €
Pflegeversicherung (2,55%)25,50 €25,50 €
Solidaritätszuschlag10,80 € 
Lohnsteuer196,50 € 
Kirchensteuer0,00 € 
   
Gesamt

- 595,80 €

- 388,50 €

 1.404,20 €-2.388,50 €

Es wird ersichtlich, dass der Arbeitgeber bei einem Gehalt von 2.000 Euro brutto letztendlich Kosten von knapp 2.400 Euro hat. Im Folgenden beschreiben wir Schritt für Schritt, wie Sie die Abrechnung als Arbeitgeber erstellen und welche Summen Sie an welche Ämter zahlen müssen.

Abgaben: An wen geht was?

Folgende Abgaben gehen an das Finanzamt, bei dem Ihr Unternehmen gemeldet ist:

  • Lohnsteuer
  • ggf. Solidaritätszuschlag
  • ggf. Kirchensteuer

Das Finanzamt leitet die Anteile entsprechend weiter.

Folgende Abgaben gehen an die Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers:

  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Die jeweilige Krankenkasse prüft die Beträge und gibt diese an die Pflegeversicherung bzw. die Renten- und Arbeitslosenversicherung weiter.

Weitere Behörden, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sein können:

  • Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung gehen an die zuständige Berufsgenossenschaft.
  • Für 450-Euro-Jobs gelten Pauschalabgaben von 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschalsteuer, die an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt.

In der Regel gibt es feste Termine, zu denen das Finanzamt (häufig zum 10. des Folgemonats) sowie die Krankenkasse (zum Monatsende) die Gelder einfordern. Es lohnt sich, dies unkompliziert per Bankeinzug zu regeln. Achtung: Sorgen Sie stets für eine ausreichende Kontodeckung.

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Schritt für Schritt zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen verschiedener Anbieter unterscheiden sich im Hinblick auf ihre Gestaltung und die Anordnung der Daten. In den zentralen Angaben stimmen sie natürlich überein. Wir stellen Ihnen nachfolgend ein Muster für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Anbieters Sage vor.

Abschnitt 1: Allgemeine Angaben

Im oberen Drittel der Lohn- und Gehaltsabrechnung befinden sich folgende Angaben:

  • Arbeitnehmerdaten: Persönliche Angaben (u.a. Geburtsdatum), Steuermerkmale und sozialversicherungsrechtliche Angaben
  • Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit: Eintrittsdatum, An- und Abwesenheitszeiten sowie ggf. (verbleibende) Urlaubstage
  • Kontaktdaten: Name, Anschrift sowie ggf. Personal-/Abteilungsnummer
  • Abrechnungshinweise: Ergänzend können Sie die wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle oder den Stundenlohn angeben, ggf. sind zudem Krankheit oder Elternzeit zu vermerken
Quelle: www.sage.com

Abschnitt 2: Der Zahlenteil

Im Anschluss folgen die Daten zum Gehalt sowie Abzügen:

  • Brutto-Bezüge: Monatliche Bezüge, bspw. bestehend aus Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld. Pro Posten ergänzen Sie einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
  • Abzüge: z.B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
  • Netto-Bezüge/Netto-Abzüge: Summe der Abzüge
  • Auszahlungsbetrag: Betrag, der für den entsprechenden Monat ausgezahlt wird

Teil 3: Abspann

Weitere Aspekte sind:

  • Bankverbindung: Kontodaten des Arbeitnehmers
  • Gesamtkosten des Arbeitgebers: Optional können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber genannt werden. (Brutto-Bezüge des Arbeitnehmers sowie die Lohnnebenkosten, bspw. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung)
  • Fußzeile: ggf. Hinweis, dass die Abrechnung nach § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung erstellt wurde
  • Betriebliche Altersversorgung: falls vorhanden
Quelle: www.sage.com

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Was ist Pflicht - was Kür?

Nicht alle der abgebildeten Angaben sind auch verpflichtend. Die Mindestangaben, die Sie nach §108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung an Ihren Arbeitnehmer übermitteln müssen sind zunächst zahlreiche allgemeine Angaben:

  • Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Geburtsdatum sowie Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Datum des Beginns der Beschäftigung und ggf. des Beschäftigungsendes
  • Abrechnungszeitraum inkl. darin enthaltene Steuer- und Sozialversicherungstage

Des Weiteren sind folgende Angaben Pflicht:

  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inkl. Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträgen Kirchensteuerabzug etc.
  • Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen sowie sonstigen Vergütungen
  • Angaben zu Art und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen
  • Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle und Gesamtsozialversicherungsbeitrag.

Die fünf klassischen Fehler bei der Lohnabrechnung

Für den schnellen Überblick haben wir nachfolgend die fünf klassischen Fehler bei der Lohnabrechnung bzw. Lohnbuchhaltung für Sie zusammengestellt:

  1. Mangelnde Sorgfalt in Stresssituationen
  2. Fehlerhafte Einschätzung der Sozialversicherungspflicht
  3. Besonderheiten bei der Abrechnung eines Gesellschafter-Geschäftsführers
  4. Falsche Unterscheidung zwischen kurzfristigen Mitarbeitern und Mini-Jobbern
  5. Abrechnung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Lohnbestandteilen

Die Lohnabrechnung sollte man ausschließlich erfahrenen Fachleuten überlassen, da es zahlreiche Fehlerquellen geben kann, wenn man sich nicht täglich mit dem Thema beschäftigt. 

Lohnabrechnung auslagern

Wenn Sie die Lohnabrechnungen für Ihr Unternehmen selbst erstellen wollen, sollten Sie dazu eine fundierte Ausbildung und jahrelange Routine in der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen haben. In der Regel fehlt den meisten Gründern jedoch das Detailwissen und die Erfahrung in diesem Bereich. 

Die Lohnbuchhaltung selbst zu erstellen, lohnt sich deshalb für die meisten Gründer nicht. Insbesondere, weil es spezielle Gründerangebote für die Lohnbuchhaltung inkl. Lohnabrechnung gibt. Diese sparen Ihnen Zeit und Nerven, die Sie vor allem bei der Berücksichtigung von zahlreichen Sonderfällen benötigen. Zudem ist das Auslagern der Lohnbuchhaltung zumeist auch günstiger, da ein Steuerberater routinierter an die Sache geht und somit weniger Zeit benötigt als der ungeübte Laie. Zahlreiche Lohnbuchhaltungsprogramme versprechen ein schnelles Handling der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, doch auch hier benötigen Sie einiges an Vorwissen, um korrekte Abrechnungen zu erstellen.

Fazit zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für Gründer - wie die meisten Themen rund um die Buchhaltung - ein eher lästiges Thema. Auch ein Buchhaltungsprogramm hilft in der Regel hier nicht weiter. Über kurz oder lang übernimmt daher meist ein Steuerberater die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie.

Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum ersten Mal und eigenständig machen, sollten Sie insbesondere auf die rechtzeitige Erstellung sowie die Mindestangaben achten. Einmal erstellt können Sie die Vorlage monatlich aufs Neue nutzen.

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