Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen: So funktioniert's Schritt für Schritt

Wenn Sie als Gründer Mitarbeiter einstellen, lässt die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht lange auf sich warten. Wir zeigen Ihnen, wie eine Lohn- und Gehaltsabrechnung aussieht und beantworten Fragen wie: Welche Abzüge gibt es vom Gehalt? Wohin gehen die Abzüge? Was sind Mindestangaben?

Insbesondere für Gründer und kleinere Unternehmen lohnt es sich, die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater abzugeben. Die Kosten halten sich dabei in Grenzen und Sie sparen viel Zeit, die Sie für operative Tätigkeiten sinnvoll einsetzen können

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Warum ist das nötig?

Als Arbeitgeber sind Sie Ihrem Arbeitnehmer gegenüber verpflichtet, monatlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszustellen. Diese zeigt auf, wie aus dem Brutto- der Nettolohn wird.

Sprich: Alle Komponenten, die direkt vom Lohn abgezogen werden, werden aufgeschlüsselt. In der Regel werden folgende Posten vom Gehalt abgezogen:

  • Lohnsteuer
  • Solidaritätszuschlag
  • Kirchensteuer
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Gleichzeitig ergibt sich durch die Lohn- und Gehaltsabrechnung, welche Summen an welche Institution (bspw. Finanzamt, Krankenversicherung) zu überweisen sind.

Lohn und Gehalt sind im Übrigen nicht dasselbe. Das Gehalt ist eine fest vereinbarte Summe, die pro Monat gleich ist - unabhängig von den geleisteten Stunden. Der Lohn kann variieren und wird nach tatsächlich geleisteten Stunden ausbezahlt.

Beispielrechnung für Steuern und Abgaben auf Lohn & Gehalt

Das nachfolgende Beispiel gilt für eine

  • unverheiratete Person
  • über 23 Jahre alt, ohne Kind und ohne Kirchenzugehörigkeit
  • bei Steuerklasse 1 in Hessen
  • 2.000 Euro Gehalt (brutto).
ArbeitnehmerArbeitgeber
Krankenversicherung (14,6%)146,00 €146,00 €
Rentenversicherung (18,7%)187,00 €187,00 €
Arbeitslosenversicherung (3,0%)30,00 €30,00 €
Pflegeversicherung (2,55%)25,50 €25,50 €
Solidaritätszuschlag10,80 €
Lohnsteuer196,50 €
Kirchensteuer0,00 €
Gesamt

- 595,80 €

- 388,50 €

1.404,20 €-2.388,50 €

Es wird ersichtlich, dass der Arbeitgeber bei einem Gehalt von 2.000 Euro brutto letztendlich Kosten von knapp 2.400 Euro hat. Im Folgenden beschreiben wir Schritt für Schritt, wie Sie die Abrechnung als Arbeitgeber erstellen und welche Summen Sie an welche Ämter zahlen müssen.

TIPP

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Sie einem erfahrenen Steuerberater überlassen. Fordern Sie doch einfach ein kostenfreies Angebot an. 

Abgaben: An wen geht was?

Folgende Abgaben gehen an das Finanzamt, bei dem Ihr Unternehmen gemeldet ist:

  • Lohnsteuer
  • ggf. Solidaritätszuschlag
  • ggf. Kirchensteuer

Das Finanzamt leitet die Anteile entsprechend weiter.

Folgende Abgaben gehen an die Krankenkasse Ihres Arbeitnehmers:

  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Die jeweilige Krankenkasse prüft die Beträge und gibt diese an die Pflegeversicherung bzw. die Renten- und Arbeitslosenversicherung weiter.

Weitere Behörden, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sein können:

  • Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung gehen an die zuständige Berufsgenossenschaft.
  • Für 450-Euro-Jobs gelten Pauschalabgaben von 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschalsteuer, die an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt.

In der Regel gibt es feste Termine, zu denen das Finanzamt (häufig zum 10. des Folgemonats) sowie die Krankenkasse (zum Monatsende) die Gelder einfordern. Es lohnt sich, dies unkompliziert per Bankeinzug zu regeln. Achtung: Sorgen Sie stets für eine ausreichende Kontodeckung.

Schritt für Schritt zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen verschiedener Anbieter unterscheiden sich im Hinblick auf ihre Gestaltung und die Anordnung der Daten. In den zentralen Angaben stimmen sie natürlich überein. Wir stellen Ihnen nachfolgend ein Muster für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Anbieters Sage vor.

Abschnitt 1: Allgemeine Angaben

Im oberen Drittel der Lohn- und Gehaltsabrechnung befinden sich folgende Angaben:

  • Arbeitnehmerdaten: Persönliche Angaben (u.a. Geburtsdatum), Steuermerkmale und sozialversicherungsrechtliche Angaben
  • Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit: Eintrittsdatum, An- und Abwesenheitszeiten sowie ggf. (verbleibende) Urlaubstage
  • Kontaktdaten: Name, Anschrift sowie ggf. Personal-/Abteilungsnummer
  • Abrechnungshinweise: Ergänzend können Sie die wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle oder den Stundenlohn angeben, ggf. sind zudem Krankheit oder Elternzeit zu vermerken
Quelle: www.sage-entgelt.de

Abschnitt 2: Der Zahlenteil

Im Anschluss folgen die Daten zum Gehalt sowie Abzügen:

  • Brutto-Bezüge: Monatliche Bezüge, bspw. bestehend aus Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld. Pro Posten ergänzen Sie einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
  • Abzüge: z.B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
  • Netto-Bezüge/Netto-Abzüge: Summe der Abzüge
  • Auszahlungsbetrag: Betrag, der für den entsprechenden Monat ausgezahlt wird

Teil 3: Abspann

Weitere Aspekte sind:

  • Bankverbindung: Kontodaten des Arbeitnehmers
  • Gesamtkosten des Arbeitgebers: Optional können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber genannt werden. (Brutto-Bezüge des Arbeitnehmers sowie die Lohnnebenkosten, bspw. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung)
  • Fußzeile: ggf. Hinweis, dass die Abrechnung nach § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung erstellt wurde
  • Betriebliche Altersversorgung: falls vorhanden
Quelle: www.sage-entgelt.de

Lohn- und Gehaltsabrechnung: Was ist Pflicht - was Kür?

Nicht alle der abgebildeten Angaben sind auch verpflichtend. Die Mindestangaben, die Sie nach §108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung an Ihren Arbeitnehmer übermitteln müssen sind zunächst zahlreiche allgemeine Angaben:

  • Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Geburtsdatum sowie Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
  • Datum des Beginns der Beschäftigung und ggf. des Beschäftigungsendes
  • Abrechnungszeitraum inkl. darin enthaltene Steuer- und Sozialversicherungstage

Des Weiteren sind folgende Angaben Pflicht:

  • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inkl. Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträgen Kirchensteuerabzug etc.
  • Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen sowie sonstigen Vergütungen
  • Angaben zu Art und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen
  • Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle und Gesamtsozialversicherungsbeitrag.

Und wie nun praktisch die Abrechnung von Lohn und Gehalt erledigen?

Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihr Unternehmen selbst erstellen wollen, sollten Sie dazu eine fundierte Ausbildung und jahrelange Routine in der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen haben. In der Regel fehlt den meisten Gründern jedoch das Detailwissen und die jahrelange Erfahrung in diesem Bereich. Zusätzlich benötigen Sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung geeignete Software, denn Sie müssen Lohnsteuer und die Krankenkassendaten rechtzeitig an Finanzamt und Krankenkassen übermitteln. Klassische Programme wie die von DATEV sind häufig sehr komplex und mit Lizenzkosten verbunden. Außerdem enstehen bei jedem Problem mit der Software Kosten für einen DATEV-Softwaredienstleister. Da Ihr Unternehmen von Zeit zu Zeit einer Sozialversicherungsprüfung unterliegt, entstehen weitere Kosten dann, wenn sich ein Steuerberater in ihre Personalabrechnungen einarbeiten muss, um den Prüfern Rede und Antwort zu stehen.

Diese Ausführungen zeigen, dass es in der Regel nicht sinnvoll ist, die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst zu machen. Zwar gibt es mittlerweile auch eine ganze Reihe an Softwareprogrammen, mit denen die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit wenigen Klicks erledigen werden können soll. Aber auch in diesen Fällen ist es ratsam, wenn jemand in Ihrem Unternehmen fundierte Kenntnisse in der Lohnbuchhaltung hat.

In der Regel fahren Sie als kleines Unternehmen ohne interne Lohnbuchhaltung besser, wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an die Lohnbuchhalter Ihres Steuerberaters delegieren. Die meisten Steuerberater bieten die Lohn- und Gehaltsabrechnung als zusätzlichen Service zur regulären Buchhaltung zu günstigen Kosten an. Somit entstehen auch kaum Einsparpotenziale durch den Einsatz von Software oder internen Mitarbeitern - gerade, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter beschäftigen. Im Gegenteil: durch das Delegieren der Lohn- und Gehaltsabrechnung an den Steuerberater können Sie sich auf Ihre eigentlichen unternehmerischen Aufgaben konzentrieren und weniger Zeit für administrative Dinge aufwenden.

Fazit zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für Gründer - wie die meisten Themen rund um die Buchhaltung - ein eher lästiges Thema. Auch ein Buchhaltungsprogramm hilft in der Regel hier nicht weiter. Über kurz oder lang übernimmt daher meist ein Steuerberater die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie.

Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum ersten Mal und eigenständig machen, sollten Sie insbesondere auf die rechtzeitige Erstellung sowie die Mindestangaben achten. Einmal erstellt können Sie die Vorlage monatlich aufs Neue nutzen. Erfahren Sie hier Details zur Gehaltsabrechnung bzw. der Lohnabrechnung.

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