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| Inhalt und Aufbau einer Entgeltabrechnung
Die online Lohnabrechnung bzw. die Entgeltabrechnung mit einem Lohnprogramm unterscheidet sich im Hinblick auf ihre Gestaltung und die Anordnung der Daten. In den zentralen Angaben stimmen sie natürlich überein – denn die Mindestangaben, die Sie nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung an Ihren Arbeitnehmer übermitteln müssen, sind verpflichtend.
Pflichtangaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Geburtsdatum sowie Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
- Datum des Beginns der Beschäftigung und ggf. des Beschäftigungsendes
- Abrechnungszeitraum inkl. darin enthaltene Steuer- und Sozialversicherungstage
- Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inkl. Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträgen Kirchensteuerabzug etc.
- Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen sowie sonstigen Vergütungen
- Angaben zu Art und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen
- Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle und Gesamtsozialversicherungsbeitrag
Kopfteil des Gehaltszettels
- Arbeitnehmerdaten: Persönliche Angaben (u.a. Geburtsdatum), Steuermerkmale und sozialversicherungsrechtliche Angaben
- Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit: Eintrittsdatum, An- und Abwesenheitszeiten sowie ggf. (verbleibende) Urlaubstage
- Kontaktdaten: Name, Anschrift sowie ggf. Personal-/Abteilungsnummer
- Abrechnungshinweise: Ergänzend können Sie die wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle oder den Stundenlohn angeben, ggf. sind zudem Krankheit oder Elternzeit zu vermerken.
Zahlenteil der Lohnabrechnung
- Brutto-Bezüge: Monatliche Bezüge, bspw. bestehend aus Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld. Pro Posten ergänzen Sie einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
- Abzüge: z. B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Netto-Bezüge/Netto-Abzüge: Summe der Abzüge
- Auszahlungsbetrag: Betrag, der für den entsprechenden Monat ausgezahlt wird
Fußteil in der Entgeltabrechnung
- Betriebliche Altersversorgung: falls vorhanden
- Bankverbindung: Kontodaten des Arbeitnehmers
- Gesamtkosten des Arbeitgebers: Optional können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber genannt werden. (Brutto-Bezüge des Arbeitnehmers sowie die Lohnnebenkosten, bspw. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung)
- Fußzeile: ggf. Hinweis, dass die Abrechnung nach § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung erstellt wurde
| Höhe der Steuern, Abgaben, Bezüge und Freibeträge
Im Folgenden beleuchten wir die Elemente einer Entgeltabrechnung im Detail: Von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern über Bezüge bis hin zu Freibeträgen.
Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
- Lohnsteuer (15-45 %)
- ggf. Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer)
- ggf. Kirchensteuer (8 % bzw. 9 % der Lohnsteuer)
Sozialversicherung
- Krankenversicherung (14,6 %)
- Zusatzbeitrag zur KV (individuell, ca. 2 - 3 %)
- Pflegeversicherung (3,6 %)
- Beitragszuschlag zur PV (0,6 % bei AN ab 24 Jahren)
- Rentenversicherung (18,6 %)
- Arbeitslosenversicherung (2,6 %)
- Umlage U1 (individuell, ca. 1,3 - 4,9 %)
- Umlage U2 (individuell, ca. 0,2 - 0,7 %)
- Insolvenzgeldumlage U3 (0,15 %)
Berufsgenossenschaft
Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung – diese sind abhängig von den Gefahrenklassen, die für den Betrieb gelten.
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
Minijobs: Pauschalabgaben von
- 15 % Rentenversicherung
- 13 % Krankenversicherung
- 2 % Pauschalsteuer
Bezüge für die Gehaltsabrechnung
In eine Entgeltabrechnung müssen ebenfalls alle Zuschläge, Bezüge oder andere vermögenswirksame Leistungen, die Ihr Mitarbeit von Ihnen erhält.
| Bezugsart | Beschreibung | Beispiele |
| Geldwerter Vorteil | Sonderleistung des Arbeitgebers, die nicht ausgezahlt wird. Einige geldwerte Vorteile sind als Sachbezüge steuerfrei bzw. es gilt eine Freigrenze (50 Euro/Monat). |
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| Aufwandsentschädigungen | Erstattung von Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungs- oder Reisenebenkosten in der Entgeltabrechnung. |
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| Sonstige Bezüge | Bezüge, die nicht regelmäßig ausgezahlt werden, fallen unter "sonstige Bezüge", müssen aber ebenso in der Entgeltabrechnung erwähnt und versteuert werden. |
|
Freibeträge in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wenn die Lohnsteuer berechnet wird, sind Freibeträge relevant. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einem Tool wie Sage Payroll werden diese automatisch berücksichtigt.
| Freibetragsart | Beschreibung | Jährliche Höhe (2026) |
| Grundfreibetrag | Der Grundfreibetrag wird vom zu versteuernden Einkommen abgezogen. Die Lohnsteuer wird auf den restlichen Betrag erhoben. | 12.234 Euro für Alleinstehende 24.696 Euro für Verheiratete |
| Kinderfreibetrag | Arbeitnehmer mit Kind wählen zwischen dem Kinderfreibetrag oder dem Kindergeld. | 6.828 Euro pro Kind (50 % je Elternteil) |
| Rabattfreibetrag | Mitarbeiterrabatte werden bis zu einer jährlichen Höchstgrenze steuerfrei behandelt. | 1.080 Euro |
| So berechnet sich der Nettolohn + Beispiel
Nachfolgend zeigen wir anhand eines Beispiels, wie der Überweisungsbetrag an den Arbeitnehmer und die Personalkosten für den Arbeitgeber berechnet werden.
Das Beispiel gilt für eine unverheiratete Person mit folgenden Merkmalen:
- 26 Jahre alt
- Kein Kind
- Keine Kirchenzugehörigkeit
- Steuerklasse 1 in Bayern
Hinweis: Da die Höhe der Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung, sowie die U1- und die U2-Umlage abhängig von der Krankenversicherung des Arbeitnehmers sind, haben wir für die Berechnung Durchschnittswerte angenommen.
| Positionen der Lohnabrechnung | Einkünfte Arbeitnehmer | Kosten Arbeitgeber |
| Bruttoverdienst | 3.000 € | 3.000 € |
| + pauschal versteuerte Lohnbestandteile + geldwerte Vorteile + Sachbezüge + Zuschläge und Zulagen + betriebliche Altersvorsorge | - | - |
| = Sozialversicherungspflichtiges Bruttoentgelt | 3.000 € | 3.000 € |
| - Steuerfreibetrag | - 0 € | - 0 € |
| = Steuerpflichtiges Bruttoentgelt | + 3.000 € | - 3.000 € |
| - Lohnsteuer (abrufbar über ELStAM oder den Lohnsteuerrechner) | -296 € | |
| - Solidaritätszuschlag (Soli) | - 0 € | |
| - Kirchensteuer (Bayern & BW 8 %, sonst 9 %) | - 0 € | |
| - Krankenversicherung (14,6 % + Zusatzbeitrag, im Schnitt 2,9 %) | - 262,50 € (8,75 %) | - 262,50 € (8,75 %) |
| - Rentenversicherung (18,6 %) | - 279 € (9,3 %) | - 279 € (9,3 %) |
| - Arbeitslosenversicherung (2,6 %) | - 39 € (1,3 %) | - 39 € (1,3 %) |
| - Pflegeversicherung (3,6 % + 0,6 Beitragszuschlag) | - 72 € (2,4 %) | - 54 € (2,4 %) |
| - Umlage U1 (60 % erstattungsfähig, Satz von 1,7 %) | - 51 € (1,7 %) | |
| - Umlage U2 (0,5 %) | - 15 € (0,5 %) | |
| - Umlage U3 (Insolvenzgeldumlage 0,15 %) | - 4,50 € (0,15 %) | |
| Zahlung an Krankenkassen | 705 € | |
| Gesamt | 2.051,50 € | 3.705 € |
Insgesamt entstehen für den Arbeitgeber Personalkosten in Höhe von 3705 €.
Davon muss er:
- 2.051,50 € an den Arbeitnehmer auszahlen
- 705 € an die Krankenversicherung zahlen
Außerdem muss der Arbeitgeber in diesem Fall 296 € Lohnsteuer an das Finanzamt abführen, die vom Arbeitnehmer-Brutto einbehalten wird.
Kurzarbeitergeld und Lohnabrechnung
Haben Sie für Ihre Arbeitnehmer einen Antrag auf Kurzarbeitergeld gestellt und dieser wurde bewilligt, müssen Sie nun diverse Änderungen bei Erstellung der entsprechenden Kug-Lohnabrechnung beachten.
Arbeitgeber, die die Lohnabrechnungen mit einer Software erstellen, können beim Arbeitsamt online eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes einsehen. Gute Lohnprogramme wie bspw. Lexware Office unterstützen Sie jedoch auch bei der Erstellung der Abrechnungen unter Kurzarbeit und nehmen Ihnen einige Berechnungen bereits ab. Da die Berechnungen jedoch durchaus komplex werden können, empfehlen wir den Gang zum Steuerberater.
| Lohnabrechnung in 4 Schritten selbst erstellen
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe einer Lohnsoftware die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter in vier Schritten erledigen können:
- Unternehmen anlegen
- Mitarbeiter-Stammdaten eingeben
- Lohnberechnung durchführen
- Lohnabrechnung erzeugen & buchen
Da die Pflichtfelder von Lohnabrechnungen immer identisch sind, lässt sich diese Anleitung auch auf alle anderen Tools übertragen – hier kann sich jedoch der Aufbau und die Reihenfolge unterscheiden.
Schritt #1 Unternehmen anlegen
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen selbst mit einem Tool erstellen, gilt es im ersten Schritt, einmalig Ihr Unternehmen anzulegen.
In den ersten Eingabefeldern des Lohnprogramms müssen alle Stammdaten zum Unternehmen eingetragen werden:
- Adresse des Unternehmens, Sitz und Branche
- Betriebsnummer: Diese erhalten Sie von der Agentur für Arbeit.
- Bankverbindung: Ihr Geschäftskonto bzw. Online-Banking. Viele Lohnprogramme können Überweisungen selbstständig durchführen.
- Steuernummer beim Finanzamt: Diese finden Sie auf dem Steuerbescheid oder auf der Zuteilung zur Abführung der Lohnsteuer.
- Zeitpunkt der Lohnsteueranmeldung: monatlich, monatlich im Folgemonat, quartalsweise oder jährlich – dies ist abhängig von der Vorjahreslohnsteuer.
- Umlagebeitrag der Krankenkasse: Unternehmen mit weniger als 30 Beschäftigten nehmen am Umlageverfahren teil. Die Beitragssätze richten sich nach der KV des Arbeitnehmers.
- Abrechnungszeitraum: Ab welchem Monat und Jahr wird die Lohnabrechnung mit dem aktuellen Tool generiert?
- Zuständige Agentur für Arbeit: Für Anträge auf Kurzarbeitergeld muss die zuständige Agentur für Arbeit inkl. Stamm-Nr. Kug und Arbeitsausfall-Nr. angegeben werden.
Zusätzlich müssen Sie angeben, ob sie aufgrund Ihrer Branche sofortmeldepflichtig sind.
Sofortmeldungen sind für folgende Branchen Pflicht:
- Baugewerbe
- Fleischwirtschaft
- Forstwirtschaft
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Logistikgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft
Darüber hinaus sind die Unfallversicherungsdaten (UV) immens wichtig für die Einrichtung (Berufsgenossenschaft) des Lohnprogramms. In einem gesonderten Punkt müssen Sie daher Folgendes eintragen:
- Mitgliedsnummer
- Betriebsnummer des UV-Trägers
- UV-PIN
- Gültig von/bis
Die UV-Mitgliedschaft wird im Laufe der weiteren Einrichtung noch relevant, wenn Sie die UV-Stammdatenabfrage starten, die UV-Rückantwort mit den zurückgemeldeten Gefahrentarifen und den UV-Lohnnachweis abrufen.
Gefahrentarife fassen alle BG-pflichtigen Gewerbe zu verschiedenen Gefahrenklassen zusammen. Diese kategorisieren das Unfallrisiko einer bestimmten Branche bzw. eines Gewerbes. Je niedriger diese Gefahrenklasse ist, desto geringer fallen die Beiträge an die BG bzw. Unfallkasse aus.
Schritt #2 Mitarbeiter-Stammdaten eingeben
Bevor es an die eigentliche Lohnabrechnung geht, müssen einmalig alle Mitarbeiter angelegt werden. Dafür werden die digitalen Personalakten mit diversen Informationen angereichert:
- Personalstammdaten
- Angaben zur Beschäftigung
- Angaben zu Lohn, Gehalt und Zeitzuschlägen
- Informationen zu Behörden und Krankenkasse
- Weitere Leistungen und Mitarbeiter-Benefits
- Angaben zu Kindern
- Beschäftigungsstatus
Nachfolgend erklären wir anhand unseres Testprogramms Sage Payroll im Detail, welche Informationen in der Personalakte jeweils enthalten sein müssen.
Personalstammdaten
Die Personalstammdaten sind die grundlegenden Angaben über einen Mitarbeiter. Zu diesen zählen insbesondere:
- Vor- und Nachname (ggf. Titel)
- Geburtsdatum
- Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
- Nationalität
- Wohnsitz
Angaben zur Beschäftigung
Im nächsten Schritt sind Angaben zur Beschäftigung erforderlich. Diese ergeben sich aus dem vereinbarten Arbeitsverhältnis.
- Eintrittsdatum: Wann hat der Mitarbeiter die Stelle angetreten?
- Austrittsdatum: Wichtig bei befristeten Beschäftigungen oder nachträgliche Abrechnungen
- Anstellungsart: Zum Beispiel als Minijobber, Festanstellung, Praktikant, Dualer Student, Saisonkraft, Leiharbeitnehmer, etc.
- Stellenbeschreibung / Tätigkeit
- Angabe des Beschäftigungsorts, falls dieser vom Firmensitz abweicht
- Stellung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeit, die sich steuerlich auswirken (Kennzeichnung mit M in der Lohnsteuerbescheinigung)
- Urlaubsanspruch
- Vereinbarte Arbeitszeiten und Wochenarbeitszeit
Lohn, Gehalt und Zeitzuschläge
Da sich die Abgaben an das Finanzamt sowie die Sozialversicherungsträger am Entgelt orientieren, müssen Unternehmer diese nun in der Personalakte für den Mitarbeiter hinterlegen.
- Vereinbartes Brutto-Gesamt-Gehalt bei Gehaltsempfängern
- Vereinbarter Brutto-Stundenlohn bei Lohnempfängern
- Arbeitnehmer ist in der Midijob-Grenze (603,01 € - 2.000 € brutto)
- Auszahlungsart (Überweisung oder Barauszahlung)
- Überstundenzuschlag (in Euro oder Prozent)
Behörden und Krankenkassen
Jetzt geht es um die Sozialversicherung Ihres Mitarbeiters. Im Lohnprogramm werden folgende Informationen abgefragt:
- Art der Krankenkasse (gesetzlich, freiwillig oder privat)
- Bezeichnung der Krankenkasse
- Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
- Gefahrentarif der Berufsgenossenschaft für den digitalen Lohnnachweis
- Lohnsteuerermittlung via ELStAM (Elektronische Lohnsteuer Abzugsmerkmale)
- Beschäftigungsart (Haupt- oder Nebenbeschäftigung)
- Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID)
Betriebliche Zuwendungen
Als Arbeitgeber können Sie Mitarbeitern diverse Benefits gewähren. Diese werden im nächsten Schritt angegeben. Diese können sein:
- Vermögenswirksame Leistungen (VWL oder VL)
- Firmen-PKW oder Firmen-E-Bike
- Altersvorsorge
Außerdem ist anzugeben, ob der Mitarbeiter privatinsolvent ist und Lohn bzw. Entgelt gepfändet wird.
Angaben zu Kindern
Die Anzahl sowie das Alter der Kinder von Arbeitnehmern wirkt sich auf die Entgeltabrechnung sowohl steuerlich als auch sozialversicherungsrechtlich aus. Zum Beispiel wird die Anzahl der Kinder zur Ermittlung des Beitrags zur Pflegeversicherung genutzt.
Daher müssen Arbeitgeber in diesem Schritt angeben:
- Liegt ein Nachweis zur Elterneigenschaft vor?
- Wie viele Kinder hat der Arbeitnehmer?
Für Kinder bis zur Vollendung des 12. Lebensjahres können Erstattungen für Versorgungsleistungen anfallen. Fällt der Mitarbeiter beispielsweise aus, weil das Kind krank ist, erhält der Arbeitnehmer in der Regel 90 % des ausgefallenen Nettoentgelts zurück.
Beschäftigungsstatus
Im letzten Teil des Personalstammdatenblatts geben Sie an, ob ein besonderes Beschäftigungsverhältnis vorliegt:
- Ehepartner oder eingetragener Lebenspartner des meldenden Unternehmens
- Geschäftsführender Gesellschafter der meldenden GmbH oder UG
- Leibliches Kind, Adoptivkind oder Enkel- bzw. Urenkelkind des meldenden Unternehmens
- Ist der Mitarbeiter in einem anderen Unternehmen beschäftigt?
Weitere Felder und Besonderheiten bei der Gehaltsabrechnung
In diesem Abschnitt tragen Sie ein, an welchen Wochentagen Ihr Mitarbeiter in der Regel arbeitet und ob es sonstige Sonderfälle bzgl. der Sozialversicherung gibt, etwa:
- Verzicht der Insovenzgeldumlage
- Freiwilliges soziales Jahr mit Vorbeschäftigung
- 33/13 Meldung geringfügige Beschäftigung
Dieser Abschnitt kann in verschiedenen Szenarien relevant werden:
- Umstellung auf Lohnsoftware zum Jahresbeginn: Hier müssen Sie Vortragswerte eintragen, sofern im ersten Quartal Einmalzahlungen vorgenommen werden.
- Umstellung auf Lohnsoftware im Jahresverlauf oder unterjährige Einstellung von Mitarbeitern: Hier werden die Vortragswerte bei Einmalzahlungen und für den Lohnsteuerjahresausgleich benötigt.
Das Eintragen der Vortragswerte ist in diesen Fällen enorm wichtig, damit später die Jahreswerte stimmen.
-
DEÜV-Meldungen: Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnungs-Meldungen enthalten Informationen, die an die Krankenkasse des Mitarbeiters übertragen werden.
-
AAG-Meldungen: Die Aufwendungs-Ausgleichs-Gesetz-Meldungen werden ebenfalls automatisch erzeugt und an die Krankenkasse übermittelt.
-
ELStAM-Meldungen: Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden gebündelt von Elster empfangen. Diese enthalten Informationen wie die Lohnsteuerklasse oder etwaige Kinderfreibeiträge Ihrer Mitarbeiter.
In diesem Abschnitt geht es um Dienstreisen ins europäische Ausland. Bei diesen müssen Ihre Mitarbeiter einen Lohnsteuernachweis mit sich führen.
Schritt #3: Lohnberechnung durchführen
Im vorletzten Schritt auf dem Weg zur Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es nun darum, die tatsächliche Berechnung ausführen zu lassen. Das erledigt die Lohnsoftware ganz automatisch.
Damit die Abrechnung korrekt erfolgt, sind folgende Informationen relevant:
- Gehalt & Monatslohn: Erhält Ihr Mitarbeiter ein festes monatliches Gehalt oder einen Stundenlohn?
- Überstunden, Abwesenheiten: Hier tragen Sie etwaige Überstunden, Ausfälle wegen Krankheit und Urlaubszeiten ein.
- Stundenerfassung: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen "Self-Service"-Zugang erstellen, können diese hier ihre Arbeitszeiten hinterlegen. Andernfalls müssen Sie diese händisch eintragen.
- Sachbezüge, Zuschläge, VWL: Gibt es zusätzlich zu Gehalt oder Lohn weitere Zulagen, die der Mitarbeiter erhält?
- Reisekosten: Wurden Dienstreisen unternommen, können Sie hier Verpflegungspauschalen, Kilometergeld, Auslagenersatz und doppelte Haushaltsführung hinterlegen.
- Sonderfälle: Hier können Sie Freistellungen, Einmalzahlungen für die Sozialversicherung, Krankengeldzuschuss und andere Besonderheiten hinterlegen.
Schritt #4: Lohnabrechnung erzeugen & buchen
Haben Sie alle vorherigen Felder ausgefüllt, können Sie zum Zeitpunkt, an dem die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden sollen, diesen vierten Schritt durchführen und die Lohnabrechnung erzeugen und buchen. Dies ist monatlich zu erledigen.
Die Entgeltabrechnung kann immer für einen bestimmten Zeitraum berechnet und erzeugt werden. Diesen können Sie individuell im Lohn-Tool einstellen.
Mit Klick auf "buchen" werden alle Meldungen verschickt und der Monatsabschluss durchgeführt. Die Software setzt das Unternehmen dann automatisch in den Folgemonat. Falls Korrekturen vorgenommen werden müssen, geht dies nur über eine rückwirkende Korrektur, die im Folgemonat verrechnet wird.
Fibu-Transfer
In diesem Abschnitt können Sie Buchungsdaten und Buchungsbelege für Ihre Finanzbuchhaltung erstellen. Diese Dateien werden als .csv ausgegeben, die dann in die Fibu importiert werden kann.
Bank Clearing
Hier können Sie eine SEPA-Datei mit den Bankinformationen Ihrer Mitarbeiter erstellen, damit Überweisungen korrekt getätigt werden können. Sie können weiterhin folgende Überweisungen erstellen:
- Vermögenswirksame Leistungen
- Pfändungen
- Direktversicherungen
Weitere Felder bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Weiterhin können Sie im Abschnitt "Lohnabrechnung" ZIP-Dateien mit allen wichtigen Berichten und Abrechnungen erstellen oder auch einzelne Berichte (etwa UV-Liste, Lohnkonto und -journal, Beitragsnachweise...) als PDF herunterladen.
Lohnbuchhaltung abgehakt!
Haben Sie alle bisherigen Felder ausgefüllt und die Lohnabrechnungen gebucht, ist die Lohnbuchhaltung erfolgreich eingerichtet und die Abrechnungen für diesen Monat abgehakt. Nachdem die Software einmalig eingerichtet wurde, müssen Sie die Stammdaten lediglich bei Änderungen erneut bearbeiten. In den Folgemonaten müssen Sie also lediglich Schritt 3 (bei variablen Punkten wie Stundenlohn oder variierenden VWL etc.) und 4 vornehmen, was den Prozess deutlich verkürzt.
| Häufige Fragen zum Thema Entgeltabrechnung
Lohn und Gehalt sind nicht dasselbe. Das Gehalt ist eine fest vereinbarte Summe, die pro Monat gleich ist – unabhängig von den geleisteten Stunden. Der Lohn kann variieren und wird nach tatsächlich geleisteten Stunden ausbezahlt. Deshalb spricht man von einer Lohnabrechnung oder einer Gehaltsabrechnung. Eine alternative Bezeichnung wäre noch die Entgeltabrechnung, die beide Begriffe eint.
Auf einer Entgeltabrechnung dürfen folgende Daten nicht fehlen:
- Arbeitnehmerdaten
- Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit
- Kontaktdaten
- Abrechnungshinweise
- Brutto-Bezüge
- Abzüge, z. B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Auszahlungsbetrag
- Bankverbindung
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, jedem Ihrer Mitarbeiter eine Lohnabrechnung in Textform zu erstellen. Die rechtliche Grundlage findet sich in § 108 GewO.
- Lohnsteuer
- ggf. Solidaritätszuschlag
- ggf. Kirchensteuer
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
- Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung
Für Minijobs gelten Pauschalabgaben von 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschalsteuer, die an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt wird.
Im Arbeitsvertrag ist meist individuell geregelt, an welchen Tagen das Entgelt ausgezahlt wird. Zeitgleich sollten Arbeitnehmer auch Ihre Entgeltabrechnung erhalten.
Die Lohnsteuerbescheinigung, gelegentlich auch als Jahreslohnabrechnung bezeichnet, zeigt dem Arbeitnehmer im Detail, wie viel wofür von seinem Bruttolohn abgezogen wurde. Minijobber erhalten in den meisten Fällen keine Lohnsteuerbescheinigung.
Gründer, die gerade erst mit ihrem Business starten, können Lohnabrechnungen mithilfe spezieller Programme selbst erstellen. Ab einem gewissen Mitarbeiteraufkommen empfehlen wir jedoch, die Erstellung der Lohnabrechnung an einen Steuerberater auszulagern.
Auch, wenn Sie sich von einem Mitarbeiter trennen, müssen Sie dessen Unterlagen aufbewahren.
- Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug relevant sind (bspw. Entgeltabrechnungen) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
- Sind diese Dokumente relevant für die betriebliche Gewinnermittlung, müssen Sie diese sogar zehn Jahre lang aufbewahren.
- Sozialversicherungsrechtliche Unterlagen wie bspw. Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Enthalten Dokumente Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge, verfällt die Aufbewahrungsfrist sogar erst nach 30 Jahren.
Das kommt ganz darauf an, welcher Funktionsumfang benötigt wird. Wir haben acht führende Anbieter von Lohnsoftware für kleine Unternehmen miteinander verglichen.
Wenn etwas bei der Berechnung des Entgelts schief gelaufen ist, haben Arbeitgeber drei Monate Zeit, die Lohnabrechnung nachträglich zu korrigieren. Dies wird als Rückrechnung bezeichnet und kann mit einer Lohnsoftware ohne weiteres schnell erledigt werden. So kann eine falsche Lohnabrechnung mit wenigen Klicks korrigiert werden.
Wurde jedoch zu wenig Lohnsteuer einbehalten, ist die Korrektur unzulässig, sobald die Lohnabrechnung erstellt ist. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber eine haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt einreichen.
Unterlaufen Ihnen Berechnungsfehler – bspw. zu hoch oder zu niedrig berechnete Steuern oder eine falsche Auszahlung an den Mitarbeiter – haben Sie drei Monate Zeit, diesen Fehler rückwirkend zu korrigieren. Dies ist jedoch mit einigem Aufwand und Papierkram verbunden. Vergessen Sie die fristgerechte Überweisung der Beiträge ans Finanzamt, sieht es allerdings anders aus. Versäumen Sie die rechtzeitige Zahlung dreimal in Folge, machen Sie sich strafbar und es drohen Geld- oder Freiheitsstrafen.
Die Lohnabrechnung sollte man deshalb ausschließlich erfahrenen Fachleuten überlassen, da es zahlreiche Fehlerquellen geben kann, wenn man sich nicht täglich mit dem Thema beschäftigt.
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