Lohn- und Gehaltsabrechnung erstellen

Für Mitarbeiter müssen Unternehmen Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen. Wir zeigen, wie eine korrekte Lohnabrechnung aussieht und beantworten Fragen wie: Welche Abzüge gibt es vom Gehalt? Wohin gehen die Abzüge? Was sind Mindestangaben? Aus der Praxis stellen wir ein Beispiel für die Lohnabrechnung vor.

Vor allem Gründer und kleinere Unternehmen sparen Zeit und Geld, wenn sie die Lohnbuchhaltung an einen Profi auslagern: lassen Sie sich ein unverbindliches Angebot erstellen.

1. Lohn- und Gehaltsabrechnung: Definition

Als Arbeitgeber sind Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber verpflichtet, monatlich eine Lohn- und Gehaltsabrechnung auszustellen. Diese zeigt auf, wie aus dem Brutto- der Nettolohn wird, und ist Grundlage für die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen.

Sprich: Alle Komponenten, die direkt vom Lohn abgezogen werden, werden aufgeschlüsselt. Gleichzeitig ergibt sich durch die Entgeltabrechnung, welche Summen an welche Institution (bspw. Finanzamt, Krankenversicherung) zu überweisen sind.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung?

Lohn und Gehalt sind nicht dasselbe. Das Gehalt ist eine fest vereinbarte Summe, die pro Monat gleich ist – unabhängig von den geleisteten Stunden. Der Lohn kann variieren und wird nach tatsächlich geleisteten Stunden ausbezahlt. Deshalb spricht man von einer Lohnabrechnung oder einer Gehaltsabrechnung. Eine alternative Bezeichnung wäre noch die Entgeltabrechnung, die beide Begriffe eint.

Häufige Fragen zum Thema Entgeltabrechnung

Auf einer Entgeltabrechnung dürfen folgende Daten nicht fehlen:

  • Arbeitnehmerdaten
  • Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit
  • Kontaktdaten
  • Abrechnungshinweise
  • Brutto-Bezüge
  • Abzüge, z. B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
  • Auszahlungsbetrag
  • Bankverbindung

Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, jedem Ihrer Mitarbeiter eine Lohnabrechnung in Textform zu erstellen. Die rechtliche Grundlage findet sich in § 108 GewO.

  • Lohnsteuer
  • ggf. Solidaritätszuschlag
  • ggf. Kirchensteuer
  • Krankenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung

Für Minijobs gelten Pauschalabgaben von 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschalsteuer, die an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt wird.

Im Arbeitsvertrag ist meist individuell geregelt, an welchen Tagen das Entgelt ausgezahlt wird. Zeitgleich sollten Arbeitnehmer auch Ihre Entgeltabrechnung erhalten.

Die Lohnsteuerbescheinigung, gelegentlich auch als Jahreslohnabrechnung bezeichnet, zeigt dem Arbeitnehmer im Detail, wie viel wofür von seinem Bruttolohn abgezogen wurde. Minijobber erhalten in den meisten Fällen keine Lohnsteuerbescheinigung.

Gründer, die gerade erst mit ihrem Business starten, können Lohnabrechnungen mithilfe spezieller Programme selbst erstellen. Ab einem gewissen Mitarbeiteraufkommen empfehlen wir jedoch, die Erstellung der Lohnabrechnung an einen Steuerberater auszulagern.

Das kommt ganz darauf an, welcher Funktionsumfang benötigt wird. Wir haben acht führende Anbieter von Lohnsoftware für kleine Unternehmen miteinander verglichen.

Auch, wenn Sie sich von einem Mitarbeiter trennen, müssen Sie dessen Unterlagen aufbewahren.

  • Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug relevant sind (bspw. Entgeltabrechnungen) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
  • Sind diese Dokumente relevant für die betriebliche Gewinnermittlung, müssen Sie diese sogar zehn Jahre lang aufbewahren.
  • Sozialversicherungsrechtliche Unterlagen wie bspw. Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Enthalten Dokumente Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge, verfällt die Aufbewahrungsfrist sogar erst nach 30 Jahren.
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2. Höhe der Steuern, Abgaben und Freibeträge

Im Folgenden beleuchten wir die Elemente einer Entgeltabrechnung im Detail: von Beiträgen und Steuern über Bezügen bis hin zu Freibeträgen.

#1 Steuern & Beiträge in der Lohnabrechnung

In jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es Komponenten, die übergreifend für alle Mitarbeiter gelten. Das sind Steuer- und Beitragssätze. Diese Sätze sind verschieden hoch:

  • Die Lohnsteuer richtet nach der Höhe des Bruttoentgelts und der Lohnsteuerklasse
  • Von der Lohnsteuer abhängig sind Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer, falls zutreffend
  • Einen festen Prozentsatz bei der Lohnabrechnung bilden die Sozialversicherungsbeiträge
AbgabestelleAbgabe
Finanzamt 
  • Lohnsteuer (15-45 %)
  • ggf. Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer)
  • ggf. Kirchensteuer (8 bzw. 9 % der Lohnsteuer)
 
Krankenkasse 
  • Krankenversicherung (14,6 %)
  • Pflegeversicherung (3,05 %)
  • Rentenversicherung (18,6 %)
  • Arbeitslosenversicherung (2,4 %)
 
BerufsgenossenschaftBeiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

450-Euro-Jobs: Pauschalabgaben von

  • 15% Rentenversicherung
  • 13% Krankenversicherung
  • 2% Pauschalsteuer
 

In der Regel gibt es feste Termine, zu denen das Finanzamt (häufig zum 10. des Folgemonats) sowie die Krankenkasse (zum Monatsende) die Gelder einfordern. Es lohnt sich, dies unkompliziert per Bankeinzug zu regeln. 

#2 Bezüge für die Gehaltsabrechnung

In der Entgeltabrechnung gibt es nicht nur Abzüge und Beiträge, sondern auch Bezüge, die dort mit dem Bruttoentgelt verrechnet werden.

BezugsartBeschreibungBeispiele
Geldwerter Vorteil

Ein geldwerter Vorteil ist eine Sonderleistung des Arbeitgebers an seinen Mitarbeiter, der nicht ausgezahlt wird. Mit einem solchen geldwerten Vorteil haben Arbeitnehmer im Endeffekt mehr Netto vom Brutto, da sie diese Dinge nicht selbst finanzieren müssen. Einige geldwerte Vorteile sind als Sachbezüge steuerfrei bzw. es gilt eine Freigrenze (44 Euro/Monat).

 
  • Jobticket
  • Bahncard
  • Firmenwagen
  • Gesundheitsförderung
  • ...
 
AufwandsentschädigungenFallen bei Dienstreisen Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungs- oder Reisenebenkosten an, können diese vom Mitarbeiter eingereicht und dann vom Arbeitnehmer mit in die Entgeltabrechnung aufgenommen werden.  
Sonstige BezügeBezüge, die nicht regelmäßig ausgezahlt werden, fallen unter "sonstige Bezüge", müssen aber ebenso in der Entgeltabrechnung erwähnt und versteuert werden. 
  • Tantiemen
  • Urlaubs- und Weihnachtsgeld
  • Abfindungen
 

#3 Freibeträge in der Entgeltabrechnung

Einige Freibeträge sind zur Berechnung der Lohnsteuer relevant:

FreibetragBeschreibungHöhe (2020)
Grundfreibetrag

Erst ab einem bestimmten Jahreseinkommen fällt Lohnsteuer an. Dieser Freibetrag steigt jedes Jahr ein wenig. Mit dem Grundfreibetrag soll das Existenzminimum von Geringverdienern gesichert werden.

9.408 Euro

KinderfreibetragZur Sicherung des Existenzminimums für Kinder unter 18 Jahren wird allen Eltern der Kinderfreibetrag gewährt. Dieser besteht zum Teil aus dem BEA-Freibetrag (Betreuungs-, Erziehungs- und Ausbildungsbedarf).7.812 Euro
RabattfreibetragDer Rabattfreibetrag betrifft alle Rabatte, die ein Mitarbeiter vom Arbeitgeber im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses erhält. Bis zu einem bestimmten Wert sind diese Bezüge steuerfrei.1.080 Euro
TIPP

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3. Inhalt und Aufbau einer Entgeltabrechnung

Die Entgeltabrechnungen verschiedener Anbieter unterscheiden sich im Hinblick auf ihre Gestaltung und die Anordnung der Daten. In den zentralen Angaben stimmen sie natürlich überein. Wir stellen Ihnen nachfolgend ein Muster für die Lohn- und Gehaltsabrechnung des Anbieters Sage vor.

Kopfteil des Gehaltszettels

    Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung
    Muster einer Gehaltsabrechnung (Quelle: www.sage.com)

    Im oberen Drittel der Lohn- und Gehaltsabrechnung befinden sich folgende Angaben:

    • Arbeitnehmerdaten: Persönliche Angaben (u.a. Geburtsdatum), Steuermerkmale und sozialversicherungsrechtliche Angaben
    • Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit: Eintrittsdatum, An- und Abwesenheitszeiten sowie ggf. (verbleibende) Urlaubstage
    • Kontaktdaten: Name, Anschrift sowie ggf. Personal-/Abteilungsnummer
    • Abrechnungshinweise: Ergänzend können Sie die wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle oder den Stundenlohn angeben, ggf. sind zudem Krankheit oder Elternzeit zu vermerken

    Zahlenteil der Lohnabrechnung

      Lohnabrechnung und Gehaltsabrechnung
      Im weiteren Teil der Gehaltsabrechnung finden sich das Gehalt und alle Abzüge (Quelle: www.sage.com)

      Im Anschluss folgen die Daten zum Gehalt sowie Abzügen:

      • Brutto-Bezüge: Monatliche Bezüge, bspw. bestehend aus Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld. Pro Posten ergänzen Sie einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
      • Abzüge: z. B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
      • Netto-Bezüge/Netto-Abzüge: Summe der Abzüge
      • Auszahlungsbetrag: Betrag, der für den entsprechenden Monat ausgezahlt wird

      Fußteil in der Entgeltabrechnung

      Weitere Aspekte sind:

      • Betriebliche Altersversorgung: falls vorhanden
      • Bankverbindung: Kontodaten des Arbeitnehmers
      • Gesamtkosten des Arbeitgebers: Optional können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber genannt werden. (Brutto-Bezüge des Arbeitnehmers sowie die Lohnnebenkosten, bspw. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung)
      • Fußzeile: ggf. Hinweis, dass die Abrechnung nach § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung erstellt wurde

      Pflichtangaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung

      Nicht alle der abgebildeten Angaben sind auch verpflichtend. Die Mindestangaben, die Sie nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung an Ihren Arbeitnehmer übermitteln müssen, sind folgende:

      • Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
      • Geburtsdatum sowie Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
      • Datum des Beginns der Beschäftigung und ggf. des Beschäftigungsendes
      • Abrechnungszeitraum inkl. darin enthaltene Steuer- und Sozialversicherungstage
      • Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inkl. Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträgen Kirchensteuerabzug etc.
      • Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen sowie sonstigen Vergütungen
      • Angaben zu Art und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen
      • Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle und Gesamtsozialversicherungsbeitrag
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      4. Gehaltsabrechnung: Nettobetrag berechnen + Beispiel

      Um einen ersten Überblick über die Berechnung des schlussendlichen Auszahlungsbetrags zu gewinnen, finden Sie nachfolgend ein Schema zur Berechnung des Nettoentgelts. Zusätzlich haben wir eine Beispielrechnung vorbereitet.

      Das nachfolgende Beispiel gilt für eine

      • unverheiratete Person
      • über 23 Jahre alt, ohne Kind und ohne Kirchenzugehörigkeit
      • bei Steuerklasse 1 in Hessen.
      Lohnabrechnung        Arbeitnehmer        Arbeitgeber        
      Bruttoverdienst        2.000 €        2.000 €
      + pauschal versteuerte Lohnbestandteile        0 €0 €
      + geldwerte Vorteile        0 €          0 €
      + Sachbezüge        0 €        0 €
      + Zuschläge und Zulagen        0 €        0 €
      + betriebliche Altersvorsorge        0 €        0 €
      = Gesamtbrutto        2.000 €        2.000 €      

      - Krankenversichherung (14,6 %)        

      157 €        157 €
      - Rentenversicherung (18,6%)        186 €        186 €
      - Arbeitslosenversicherung (2,5%)        24 €        24 €
      - Pflegeversicherung (2,55%)        35,50 €        24 €
      - Solidaritätszuschlag        9,49 €         

      - Lohnsteuer

      172,50 € 
      - ggf. Kirchensteuer          
      Gesamt        - 584,49 €        + 391 €        
      = Netto        1.415,51 €        2.391 €        

      - Sachbezüge        

         
      - Vorschüsse          
      - vermögenswirksame Leistungen                              
      + Zuschüsse                          
      + Aufwandsentschädigungen          
      = Auszahlungsbetrag / Arbeitgeberbrutto1.415,51 €2.391 €

      Es wird ersichtlich, dass der Arbeitgeber bei einem Gehalt von 2.000 Euro brutto letztendlich Kosten von knapp 2.400 Euro hat. 

      Kurzarbeitergeld und Lohnabrechnung

      Haben Sie für Ihre Arbeitnehmer einen Antrag auf Kurzarbeitergeld gestellt und dieser wurde bewilligt, müssen Sie nun diverse Änderungen bei Erstellung der entsprechenden Kug-Lohnabrechnung beachten.

      Arbeitnehmer, die die Lohnabrechnungen mit einer Software erstellen – wovon wir in diesem Fall grundsätzlich abraten – können bei dem Arbeitsamt online eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes einsehen. Gute Lohnprogramme wie bspw. Lexware unterstützen Sie jedoch auch bei der Erstellung der Abrechnungen unter Kurzarbeit und nehmen Ihnen einige Berechnungen bereits ab. Da die Berechnungen jedoch durchaus komplex werden können, empfehlen wir den Gang zum Steuerberater.

      5. Lohnabrechnung selbst erstellen oder auslagern?

      Warum sollten Gründer den Aufwand betreiben und die Lohnabrechnungen selbst erstellen? Wir betrachten Vor- und Nachteile der eigenhändigen Erstellung mithilfe einer Lohnsoftware.

      • Kostengünstig: Im Vergleich zu externen Anbietern oder einem Lohnbüro ist die selbst erstellte Lohnabrechnung mit Software günstiger.
      • Gesetzeskonform: Die meisten Anbieter für Lohnsoftwares aktualisieren und pflegen ihre Produkte regelmäßig, um so gesetzlich immer up to date zu sein.
      • Unabhängig: Sie sind nicht von externen Anbietern abhängig und erstellen Ihre Entgeltabrechnungen, wann immer Sie möchten.
      • Aufwändig: Wenn Sie nicht gerade ein Lohnbuchhaltungs-Fuchs sind, müssen Sie sich erst einmal in die Thematik einarbeiten. Das kann mitunter sehr zeitintensiv werden. Zudem wollen die Lohnabrechnungen dann ja auch noch erstellt werden. Diese Zeit verlieren Gründer für Kundenbetreuung und Akquise.
      • Fehleranfällig: Fehler passieren. Dennoch sind Sie mit einem Lohnbuchhalter besser beraten. Denn treten Fehler auf, haftet dieser in vielen Fällen und nicht Sie.

      Fünf klassische Fehler bei der Entgeltabrechnung & ihre Konsequenzen

      Für den schnellen Überblick haben wir nachfolgend die fünf klassischen Fehler bei der Lohnabrechnung bzw. Lohnbuchhaltung für Sie zusammengestellt. Diese treten meistens dann auf, wenn Gründer versuchen, die Lohnbuchhaltung neben dem Kerngeschäft selbst zu erledigen:

      1. Mangelnde Sorgfalt in Stresssituationen
      2. Fehlerhafte Einschätzung der Sozialversicherungspflicht
      3. Besonderheiten bei der Abrechnung eines Gesellschafter-Geschäftsführers
      4. Falsche Unterscheidung zwischen kurzfristigen Mitarbeitern und Minijobbern
      5. Abrechnung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Lohnbestandteilen

      Konsequenzen bei fehlerhafter Abrechnung von Lohn und Gehalt können verschiedener Natur sein. Unterlaufen Ihnen Berechnungsfehler – bspw. zu hoch oder zu niedrig berechnete Steuern oder eine falsche Auszahlung an den Mitarbeiter – haben Sie drei Monate Zeit, diesen Fehler rückwirkend zu korrigieren. Dies ist jedoch mit einigem Aufwand und Papierkram verbunden.

      Vergessen Sie die fristgerechte Überweisung der Beiträge ans Finanzamt oder andere Behörden, sieht es allerdings anders aus. Versäumen Sie die rechtzeitige Zahlung dreimal in Folge, machen Sie sich strafbar und es drohen Geld- oder Freiheitsstrafen.

      Die Lohnabrechnung sollte man deshalb ausschließlich erfahrenen Fachleuten überlassen, da es zahlreiche Fehlerquellen geben kann, wenn man sich nicht täglich mit dem Thema beschäftigt. 

      Unser Tipp: Lohnabrechnung auslagern

      Wenn Sie die Entgeltabrechnungen für Ihr Unternehmen selbst erstellen wollen, sollten Sie dazu eine fundierte Ausbildung und jahrelange Routine in der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen haben. In der Regel fehlt den meisten Gründern jedoch das Detailwissen und die Erfahrung in diesem Bereich. 

      Die Lohnbuchhaltung selbst zu erstellen, lohnt sich deshalb für die meisten Gründer nicht. Insbesondere, weil es spezielle Gründerangebote für die Lohnbuchhaltung inkl. Lohnabrechnung gibt. Diese sparen Ihnen Zeit und Nerven, die Sie vor allem bei der Berücksichtigung von zahlreichen Sonderfällen benötigen. Zudem ist das Auslagern der Lohnbuchhaltung zumeist auch günstiger, da ein Steuerberater routinierter an die Sache geht und somit weniger Zeit benötigt als der ungeübte Laie. Zahlreiche Lohnbuchhaltungsprogramme versprechen ein schnelles Handling der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, doch auch hier benötigen Sie einiges an Vorwissen, um korrekte Abrechnungen zu erstellen.

      Der externe Dienstleister – insbesondere der Steuerberater – berät, unterstützt und vertritt den Unternehmer ebenfalls bei Sozialversicherungsprüfungen. 

      6. Fazit zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

      Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für Gründer - wie die meisten Themen rund um die Buchhaltung - ein eher lästiges Thema. Auch ein Buchhaltungsprogramm hilft in der Regel hier nicht weiter. Über kurz oder lang übernimmt daher meist ein Steuerberater die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung für Sie.

      Wenn Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zum ersten Mal und eigenständig machen, sollten Sie insbesondere auf die rechtzeitige Erstellung sowie die Mindestangaben achten. Einmal erstellt können Sie die Vorlage monatlich aufs Neue nutzen.

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