Lohn- & Gehaltsabrechnung: Aufbau, Muster, Beispiel & Schritt-für-Schritt-Erklärung
Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen, gehört zum Unternehmeralltag, sobald Mitarbeiter eingestellt sind. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie eine Lohnabrechnung aussieht, wie Sie diese mit einem Lohnprogramm erstellen und welche Ab- und Bezüge Sie in der Entgeltabrechnung beachten müssen.
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1. Inhalt und Aufbau einer Entgeltabrechnung
Die Entgeltabrechnungen verschiedener Lohnprogramme unterscheiden sich im Hinblick auf ihre Gestaltung und die Anordnung der Daten. In den zentralen Angaben stimmen sie natürlich überein – denn die Mindestangaben, die Sie nach § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung an Ihren Arbeitnehmer übermitteln müssen, sind verpflichtend.
Pflichtangaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Geburtsdatum sowie Versicherungsnummer des Arbeitnehmers
- Datum des Beginns der Beschäftigung und ggf. des Beschäftigungsendes
- Abrechnungszeitraum inkl. darin enthaltene Steuer- und Sozialversicherungstage
- Zusammensetzung des Arbeitsentgelts inkl. Lohnsteuerklasse, Kinderfreibeträge, Steuerfreibeträgen Kirchensteuerabzug etc.
- Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen sowie sonstigen Vergütungen
- Angaben zu Art und Höhe von Abzügen, Abschlägen oder Vorschüssen
- Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle und Gesamtsozialversicherungsbeitrag
Kopfteil des Gehaltszettels
- Arbeitnehmerdaten: Persönliche Angaben (u.a. Geburtsdatum), Steuermerkmale und sozialversicherungsrechtliche Angaben
- Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit: Eintrittsdatum, An- und Abwesenheitszeiten sowie ggf. (verbleibende) Urlaubstage
- Kontaktdaten: Name, Anschrift sowie ggf. Personal-/Abteilungsnummer
- Abrechnungshinweise: Ergänzend können Sie die wöchentliche Arbeitszeit, Kostenstelle oder den Stundenlohn angeben, ggf. sind zudem Krankheit oder Elternzeit zu vermerken.
Zahlenteil der Lohnabrechnung
- Brutto-Bezüge: Monatliche Bezüge, bspw. bestehend aus Stundenlohn, Feiertagslohn, Urlaubslohn und Urlaubsgeld. Pro Posten ergänzen Sie einen Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht.
- Abzüge: z. B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Netto-Bezüge/Netto-Abzüge: Summe der Abzüge
- Auszahlungsbetrag: Betrag, der für den entsprechenden Monat ausgezahlt wird
Fußteil in der Entgeltabrechnung
- Betriebliche Altersversorgung: falls vorhanden
- Bankverbindung: Kontodaten des Arbeitnehmers
- Gesamtkosten des Arbeitgebers: Optional können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber genannt werden. (Brutto-Bezüge des Arbeitnehmers sowie die Lohnnebenkosten, bspw. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung)
- Fußzeile: ggf. Hinweis, dass die Abrechnung nach § 108 Abs. 3 der Gewerbeordnung erstellt wurde
2. Höhe der Steuern, Abgaben, Bezüge und Freibeträge
Im Folgenden beleuchten wir die Elemente einer Entgeltabrechnung im Detail: von Beiträgen und Steuern über Bezügen bis hin zu Freibeträgen.
Sozialversicherungsbeiträge in der Lohnabrechnung
Zur Sozialversicherung zählen Beiträge für die folgenden Stellen:
- Lohnsteuer (15-45 %)
- ggf. Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer)
- ggf. Kirchensteuer (8 bzw. 9 % der Lohnsteuer)
Krankenkasse
- Krankenversicherung (14,6 %)
- Pflegeversicherung (3,05 %)
- Rentenversicherung (18,6 %)
- Arbeitslosenversicherung (2,4 %)
Berufsgenossenschaft
Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung – diese sind abhängig von den Gefahrenklassen, die für den Betrieb gelten
Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See
450-Euro-Jobs: Pauschalabgaben von
- 15% Rentenversicherung
- 13% Krankenversicherung
- 2% Pauschalsteuer
Bezüge für die Gehaltsabrechnung
In eine Entgeltabrechnung müssen ebenfalls alle Zuschläge, Bezüge oder andere vermögenswirksame Leistungen, die Ihr Mitarbeit von Ihnen erhält.
| Bezugsart & Beschreibung | Beispiele |
| Geldwerter Vorteil Ein geldwerter Vorteil ist eine Sonderleistung des Arbeitgebers an seinen Mitarbeiter, der nicht ausgezahlt wird. Mit einem solchen geldwerten Vorteil haben Arbeitnehmer im Endeffekt mehr Netto vom Brutto, da sie diese Dinge nicht selbst finanzieren müssen. Einige geldwerte Vorteile sind als Sachbezüge steuerfrei bzw. es gilt eine Freigrenze (44 Euro/Monat). |
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| Aufwandsentschädigungen Fallen bei Dienstreisen Fahrt-, Übernachtungs-, Verpflegungs- oder Reisenebenkosten an, können diese vom Mitarbeiter eingereicht und dann vom Arbeitnehmer mit in die Entgeltabrechnung aufgenommen werden. |
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| Sonstige Bezüge Bezüge, die nicht regelmäßig ausgezahlt werden, fallen unter "sonstige Bezüge", müssen aber ebenso in der Entgeltabrechnung erwähnt und versteuert werden. |
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Freibeträge in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Wenn die Lohnsteuer berechnet wird, sind Freibeträge relevant. Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einem Tool werden diese automatisch berücksichtigt.
| Freibetrag & Beschreibung | Höhe (2020) |
| Grundfreibetrag Erst ab einem bestimmten Jahreseinkommen fällt Lohnsteuer an. Dieser Freibetrag steigt jedes Jahr ein wenig. Mit dem Grundfreibetrag soll das Existenzminimum von Geringverdienern gesichert werden. | 9.408 Euro |
| Kinderfreibetrag Zur Sicherung des Existenzminimums für Kinder unter 18 Jahren wird allen Eltern der Kinderfreibetrag gewährt. Dieser besteht zum Teil aus dem BEA-Freibetrag (Betreuungs-, Erziehungs- und Ausbildungsbedarf). | 7.812 Euro |
| Rabattfreibetrag Der Rabattfreibetrag betrifft alle Rabatte, die ein Mitarbeiter vom Arbeitgeber im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses erhält. Bis zu einem bestimmten Wert sind diese Bezüge steuerfrei. | 1.080 Euro |
3. Häufige Fragen zum Thema Entgeltabrechnung
Lohn und Gehalt sind nicht dasselbe. Das Gehalt ist eine fest vereinbarte Summe, die pro Monat gleich ist – unabhängig von den geleisteten Stunden. Der Lohn kann variieren und wird nach tatsächlich geleisteten Stunden ausbezahlt. Deshalb spricht man von einer Lohnabrechnung oder einer Gehaltsabrechnung. Eine alternative Bezeichnung wäre noch die Entgeltabrechnung, die beide Begriffe eint.
Auf einer Entgeltabrechnung dürfen folgende Daten nicht fehlen:
- Arbeitnehmerdaten
- Übersicht zur Arbeits- und Urlaubszeit
- Kontaktdaten
- Abrechnungshinweise
- Brutto-Bezüge
- Abzüge, z. B. Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag
- Auszahlungsbetrag
- Bankverbindung
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, jedem Ihrer Mitarbeiter eine Lohnabrechnung in Textform zu erstellen. Die rechtliche Grundlage findet sich in § 108 GewO.
- Lohnsteuer
- ggf. Solidaritätszuschlag
- ggf. Kirchensteuer
- Krankenversicherung
- Pflegeversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
- Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung
Für Minijobs gelten Pauschalabgaben von 15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschalsteuer, die an die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See abgeführt wird.
Im Arbeitsvertrag ist meist individuell geregelt, an welchen Tagen das Entgelt ausgezahlt wird. Zeitgleich sollten Arbeitnehmer auch Ihre Entgeltabrechnung erhalten.
Die Lohnsteuerbescheinigung, gelegentlich auch als Jahreslohnabrechnung bezeichnet, zeigt dem Arbeitnehmer im Detail, wie viel wofür von seinem Bruttolohn abgezogen wurde. Minijobber erhalten in den meisten Fällen keine Lohnsteuerbescheinigung.
Gründer, die gerade erst mit ihrem Business starten, können Lohnabrechnungen mithilfe spezieller Programme selbst erstellen. Ab einem gewissen Mitarbeiteraufkommen empfehlen wir jedoch, die Erstellung der Lohnabrechnung an einen Steuerberater auszulagern.
Auch, wenn Sie sich von einem Mitarbeiter trennen, müssen Sie dessen Unterlagen aufbewahren.
- Unterlagen, die für den Lohnsteuerabzug relevant sind (bspw. Entgeltabrechnungen) müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.
- Sind diese Dokumente relevant für die betriebliche Gewinnermittlung, müssen Sie diese sogar zehn Jahre lang aufbewahren.
- Sozialversicherungsrechtliche Unterlagen wie bspw. Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung müssen ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
- Enthalten Dokumente Ansprüche auf Leistungen aus der betrieblichen Altersvorsorge, verfällt die Aufbewahrungsfrist sogar erst nach 30 Jahren.
Das kommt ganz darauf an, welcher Funktionsumfang benötigt wird. Wir haben acht führende Anbieter von Lohnsoftware für kleine Unternehmen miteinander verglichen.
Wenn etwas bei der Berechnung des Entgelts schief gelaufen ist, haben Arbeitgeber drei Monate Zeit, die Lohnabrechnung nachträglich zu korrigieren. Dies wird als Rückrechnung bezeichnet und kann mit einer Lohnsoftware ohne weiteres schnell erledigt werden. So kann eine falsche Lohnabrechnung mit wenigen Klicks korrigiert werden.
Wurde jedoch zu wenig Lohnsteuer einbehalten, ist die Korrektur unzulässig, sobald die Lohnabrechnung erstellt ist. In diesen Fällen muss der Arbeitgeber eine haftungsbefreiende Anzeige beim Finanzamt einreichen.
Unterlaufen Ihnen Berechnungsfehler – bspw. zu hoch oder zu niedrig berechnete Steuern oder eine falsche Auszahlung an den Mitarbeiter – haben Sie drei Monate Zeit, diesen Fehler rückwirkend zu korrigieren. Dies ist jedoch mit einigem Aufwand und Papierkram verbunden. Vergessen Sie die fristgerechte Überweisung der Beiträge ans Finanzamt, sieht es allerdings anders aus. Versäumen Sie die rechtzeitige Zahlung dreimal in Folge, machen Sie sich strafbar und es drohen Geld- oder Freiheitsstrafen.
Die Lohnabrechnung sollte man deshalb ausschließlich erfahrenen Fachleuten überlassen, da es zahlreiche Fehlerquellen geben kann, wenn man sich nicht täglich mit dem Thema beschäftigt.
4. So berechnet sich der Nettolohn + Beispiel
Um einen ersten Überblick über die Berechnung des schlussendlichen Auszahlungsbetrags zu gewinnen, finden Sie nachfolgend ein Schema zur Berechnung des Nettoentgelts. Zusätzlich haben wir eine Beispielrechnung vorbereitet.
Das nachfolgende Beispiel gilt für eine
- unverheiratete Person
- über 23 Jahre alt, ohne Kind und ohne Kirchenzugehörigkeit
- bei Steuerklasse 1 in Hessen.
| Lohnabrechnung | Arbeitnehmer | Arbeitgeber |
| Bruttoverdienst | 2.000 € | 2.000 € |
| + pauschal versteuerte Lohnbestandteile + geldwerte Vorteile + Sachbezüge + Zuschläge und Zulagen + betriebliche Altersvorsorge | – | – |
| = Gesamtbrutto | 2.000 € | 2.000 € |
- Krankenvers. 14,6% | 157 € 186 € 24 € 35,50 € | 157 € 186 € 24 € 24 € |
| - Solidaritätszuschlag - Lohnsteuer - ggf. Kirchensteuer | – 172,50 € – | – |
| Gesamt | - 575 € | + 391 € |
| = Netto | 1.425 € | 2.391 € |
- Sachbezüge | – | – |
| + Zuschüsse + Aufwandsentschädigungen | – | – |
| = Auszahlungsbetrag / Arbeitgeberbrutto | 1.415,51 € | 2.391 € |
Es wird ersichtlich, dass der Arbeitgeber bei einem Gehalt von 2.000 Euro brutto letztendlich Kosten von knapp 2.400 Euro hat.
Kurzarbeitergeld und Lohnabrechnung
Haben Sie für Ihre Arbeitnehmer einen Antrag auf Kurzarbeitergeld gestellt und dieser wurde bewilligt, müssen Sie nun diverse Änderungen bei Erstellung der entsprechenden Kug-Lohnabrechnung beachten.
Arbeitnehmer, die die Lohnabrechnungen mit einer Software erstellen – wovon wir in diesem Fall grundsätzlich abraten – können bei dem Arbeitsamt online eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes einsehen. Gute Lohnprogramme wie bspw. Lexware unterstützen Sie jedoch auch bei der Erstellung der Abrechnungen unter Kurzarbeit und nehmen Ihnen einige Berechnungen bereits ab. Da die Berechnungen jedoch durchaus komplex werden können, empfehlen wir den Gang zum Steuerberater.
5. Lohnabrechnung in vier Schritten selbst erstellen
Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe einer Lohnsoftware die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter in vier Schritten erledigen können:
- Unternehmen anlegen
- Mitarbeiter-Stammdaten eingeben
- Lohnberechnung durchführen
- Lohnabrechnung erzeugen & buchen
Da die Pflichtfelder von Lohnabrechnungen immer identisch sind, lässt sich diese Anleitung auch auf alle anderen Tools übertragen – hier kann sich jedoch der Aufbau und die Reihenfolge unterscheiden.
Besonders Gründer sollten sich nicht mit Dingen wie Lohnabrechnungen aufhalten und sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Lohnabrechnung vom ProfiSchritt #1: Unternehmen anlegen
Wenn Sie Ihre Lohnabrechnungen selbst mit einem Tool erstellen, gilt es im ersten Schritt, einmalig Ihr Unternehmen anzulegen. Die Informationen, die Sie hier und im nächsten Schritt ("Mitarbeiter anlegen") eingeben, finden Sie zu großen Teilen direkt im Kopfteil der fertigen Lohnabrechnung wieder:
In den ersten Eingabefeldern des Lohnprogramms müssen alle Standardinformationen zum Unternehmen eingetragen werden:
- Adresse des Unternehmens und Branche
- Finanzamtsnummer: Die Nummer des für die Betriebsstätte zuständigen Finanzamts. Diese ist vierstellig und ergibt sich aus den ersten vier Ziffern der Steuernummer.
- Steuernummer: Diese finden Sie auf dem Steuerbescheid oder auf der Zuteilung zur Abführung der Lohnsteuer.
- Elster-Steuernummer: Diese Nummer wird (je nach Software) automatisch eingetragen, sobald Sie Bundesland, Finanzamtnummer und Steuernummer eingetragen haben.
- Zeitpunkt der Lohnsteueranmeldung: monatlich, quartalsweise oder jährlich – dies ist abhängig von der Vorjahreslohnsteuer.
- Betriebsnummer: Diese haben Sie bei Anmeldung bei der Agentur für Arbeit erhalten.
- Bankdaten des Unternehmens (Geschäftskonto)
- ELStAM Ummeldedatum: Dies ist nur für nicht neu gegründete Unternehmen relevant. Hier tragem Sie das Datum ein, ab dem Ihre Mitarbeiter in ELStAM umgemeldet werden sollen.
- Systemstart: Ab wann wird die Lohnabrechnung mit dem aktuellen Tool generiert?
Im nächsten Schritt der Einrichtung wählen Sie aus, was das Lohnprogramm alles für Sie erledigen soll. Haben Sie ein Datum bei dem Punkt "ELStAM Ummeldedatum" eingetragen, müssen Sie hier "ELStAM erstellen" ankreuzen. So aktivieren Sie ELStAM-Meldungen über das Tool.
Sofortmeldungen sind für einige Branchen verpflichtend, unter anderem:
- Baugewerbe, Fleischwirtschaft, Forstwirtschaft, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Gebäudereinigungsgewerbe, Logistikgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe.
Tragen Sie in die verbleibenden Felder die regelmäßige Wochenarbeitszeit im gesamten Unternehmen ein. Setzen Sie einen Haken bei "U1-pflichtig", wenn Sie weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigen.
Besonderheiten und Sonderfälle in der Lohnabrechnung
Haben Sie Mitarbeiter angestellt, die in Bremen oder im Saarland kammerpflichtig sind, müssen Sie auch die darauf folgenden Felder ausfüllen:
- Bremen Finanzamts- und Steuernummer
- Saarland Finanzamts- und Steuerummer
Andernfalls können Sie diese Felder einfach frei lassen.
Für Optiker und landwirtschaftliche Betriebe gibt es zudem noch die Felder Umlagekasse LKK (sofern mindestens einer Ihrer Angestellten bei einer landwirtschaftlichen Krankenkasse versichert ist), Optiker-Umlageverfahren und Landwirtschaftlicher Betrieb. Trifft dies nicht auf Ihren Betrieb zu, können Sie dies ebenfalls leer lassen.
Unfallversicherung/Berufsgenossenschaft
Darüber hinaus sind die Unfallversicherungsdaten (UV) immens wichtig für die Einrichtung (Berufsgenossenschaft) des Lohnprogramms. In einem gesonderten Punkt müssen Sie daher Folgendes eintragen:
- Mitgliedsnummer
- Betriebsnummer des UV-Trägers
- UV-PIN
- Gültig von/bis
Die UV-Mitgliedschaft wird im Laufe der weiteren Einrichtung noch relevant, wenn Sie die UV-Stammdatenabfrage starten, die UV-Rückantwort mit den zurückgemeldeten Gefahrentarifen und den UV-Lohnnachweis abrufen. Gefahrentarife fassen alle BG-pflichtigen Gewerbe zu verschiedenen Gefahrenklassen zusammen. Diese kategorisieren das Unfallrisiko einer bestimmten Branche bzw. eines Gewerbes. Je niedriger diese Gefahrenklasse ist, desto geringer fallen die Beiträge an die BG aus.
Im Schritt "Stammdaten eingeben" werden die Gefahrentarifstellen beim Anlegen Ihrer Mitarbeiter wieder relevant. Dort müssen Sie jeden Mitarbeiter einer Gefahrenklasse zuordnen.
Fibu-Integration
Wenn gewünscht, können Sie direkt Ihre Finanzbuchhaltung an die Lohn- und Gehaltsabrechnung anbinden – bei unserem Testprogramm werden folgende Fibu-Systeme unterstützt:
- Collmex, Debitoor, ExactOnline, FibuNet, Freefribu und Reviso.
Diese Schnittstelle ermöglicht es, alle Daten der Lohnbuchhaltung schnell zu ex- und importieren und so die Lohnabrechnungen direkt in der Finanzbuchhaltung zu buchen.
Weitere Felder in der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Im Abschnitt zur Kommunikation tragen Sie den Ansprechpartner für Ihre Lohnbuchhaltung ein. Im Folgenden gibt es noch Abschnitte zu den Umlagesatzgruppen. Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, Umlagesätze aus U1 oder U2 an die Krankenkassen der Mitarbeiter abzuführen.
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Lohnbuchhaltung einfach auslagernSchritt #2: Mitarbeiter-Stammdaten eingeben
Bevor es an die eigentliche Lohnabrechnung geht, müssen einmalig alle Mitarbeiter angelegt werden. Hier tragen Sie zunächst auch die Standarddaten (wie sie in einer Personalakte zu finden sind) ein:
- Persönliche Daten des Mitarbeiters, z. B. Adressdaten, Geburtsdatum etc.
- Bankdaten des Mitarbeiters
Steuern & Beiträge in der Lohnabrechnung
In jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es Komponenten, die übergreifend für alle Mitarbeiter gelten. Das sind Steuer- und Beitragssätze. Diese Sätze sind verschieden hoch:
- Die Lohnsteuer richtet nach der Höhe des Bruttoentgelts und der Lohnsteuerklasse
- Von der Lohnsteuer abhängig sind Solidaritätszuschlag und Kirchensteuerabzug, falls zutreffend
- Einen festen Prozentsatz bei der Lohnabrechnung bilden die Sozialversicherungsbeiträge
Diese Beträge berechnet ein Tool zur Lohnabrechnung automatisch, nachdem alle Angaben zur Lohnsteuerklasse und dem Entgelt vorliegen.
Im nächsten Abschnitt geht es zunächst um die Steuerlast des Mitarbeiters. Je nachdem, ob die Daten bereits von ELStAM abgerufen werden können, sind diese bereits eingetragen, falls nicht, müssen Sie händisch vorgehen. Folgende Daten werden benötigt:
- Steuer-ID-Nummer
- Arbeitgeberart: Haupt- oder Nebenarbeitgeber
- Freibetrag: Falls Sie der Nebenarbeitgeber sind, können Sie hier einen Freibetrag eintragen
- ELStAM An- und Abmeldedatum (bspw. bei befristeten Verträgen)
- Steuerklasse
- Steuerfaktor: Dieser wird auf Antrag des Ehepartners vom Finanzamt ermittelt und übermittelt
- Etwaiger Kinderfreibetrag: Dieser wird vom zu versteuernden Einkommen abgezogen. Pro Kind ergibt sich ein Kinderfreibetrag von 0,5.
Weitere Steuerdaten
Zu den weiteren Steuerdaten eines Mitarbeiters, die eingegeben werden müssen. zählen:
- Angaben zur Kirchensteuer des Mitarbeiters und ggf. des Ehepartners
- Steuerfreibetrag und Hinzurechnungen auf Monat oder Jahr gerechnet
- Kammercode: Hier wählen Sie entsprechend Bremen oder Saarland aus, wenn der Mitarbeiter kammerpflichtig ist. Wenn dieses Feld leergelassen wird, geht die Lohnsoftware davon aus, dass der Mitarbeiter nicht kammerpflichtig ist.
Weiterhin können Sie ankreuzen, ob der Mitarbeiter eine besondere Steuerbescheinigung benötigt und ob auf die elektronische Lohnsteuerbescheinigung oder auf den Lohnsteuer-Jahresausgleich verzichtet wird.
Ein letztes Feld ist die Pauschbesteuerung. Dies ist relevant für Arbeitnehmer, die nicht nach ihren ELStAM-Merkmalen beurteilt werden, etwa Minijobber. Hier haben Sie drei Optionen:
- AN-gezahlt: Arbeitnehmer ist Träger der Pauschbesteuerung
- AG-gezahlt: Arbeitgeber ist Träger der Pauschbesteuerung
- Leer: Es wird keine Pauschsteuer für den Mitarbeiter abgerechnet.
Sozialversicherung: zentral für die Lohnabrechnung
Jetzt geht es um die Sozialversicherung Ihres Mitarbeiters. In diesem Abschnitt füllen Sie Standarddaten wie die Sozialversicherungs- und die Krankenkassennummer ein, kreuzen bei Bedarf an, ob der Arbeitnehmer Kinder hat und zu welcher Personengruppe er zählt:
- Sozialversicherungspflichtige Beschäftigte
- Auszubildende
- Praktikanten
- Werkstudenten
- Minijobber / Geringfügig Beschäftigte
- ...
Private Krankenversicherung
Ist der Mitarbeiter freiwillig (sich in einem nicht-sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis befindet) oder privat krankenversichert, müssen die folgenden Angaben für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Tool getätigt werden:
- PKV Basistarif
- KV freiwilliger Code
- KV-Prämie PKV
- PV freiwilliger Code
- PV-Prämie PKV
Weitere Felder
- Midijob-Berechnung: Wird für den Mitarbeiter die Gleitzonenregelung für den Niedriglohnsektor angewendet?
- Betriebsstätte: Hier können Sie auswählen, welcher der in Schritt 1 angelegten Betriebsstätten Ihres Unternehmens der Mitarbeiter angehört.
- Freiwillige Rentenversicherung: Ist der Mitarbeiter über ein Versorgungswerk freiwillig rentenversichert? Dies betrifft bspw. Angehörige bestimmter Berufsgruppen, z. B. Ärzte oder Architekten.
- Verzicht U1: Sollen für einzelne Mitarbeiter die U1-Beiträge nicht berechnet werden sollen, kreuzen Sie dieses Feld an, sofern Sie im Abschnitt zum Unternehmen "U1-pflichtig" ankgekreuzt haben.
- Saisonarbeitnehmer: Saisonarbeiter ist, wer bis zu acht Monate lang für eine sozialversicherungspflichtige Tätigkeit nach Deutschland gekommen ist und dessen Hauptsitz außerhalb Deutschlands liegt.
Gefahrentarifstellen
Die Gefahrentarifstellen ergeben sich bereits im vorherigen Schritt bei der Eingabe der Unfallversicherungsdaten. Einige Daten, wie bspw. die Betriebsnummer der Unfallversicherung oder die UV-Mitgliedsnummer, werden automatisch eingefügt, die Gefahrentarifstelle, den Beitragssatz sowie Start- und Enddatum müssen Sie jedoch pro Mitarbeiter noch eintragen.
Weitere Felder und Besonderheiten bei der Gehaltsabrechnung
In diesem Abschnitt tragen Sie ein, an welchen Wochentagen Ihr Mitarbeiter in der Regel arbeitet und ob es sonstige Sonderfälle bzgl. der Sozialversicherung gibt, etwa:
- Verzicht der Insovenzgeldumlage
- Freiwilliges soziales Jahr mit Vorbeschäftigung
- 33/13 Meldung geringfügige Beschäftigung
Dieser Abschnitt kann in verschiedenen Szenarien relevant werden:
- Umstellung auf Lohnsoftware zum Jahresbeginn: Hier müssen Sie Vortragswerte eintragen, sofern im ersten Quartal Einmalzahlungen vorgenommen werden.
- Umstellung auf Lohnsoftware im Jahresverlauf oder unterjährige Einstellung von Mitarbeitern: Hier werden die Vortragswerte bei Einmalzahlungen und für den Lohnsteuerjahresausgleich benötigt.
Das Eintragen der Vortragswerte ist in diesen Fällen enorm wichtig, damit später die Jahreswerte stimmen.
DEÜV-Meldungen: Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnungs-Meldungen enthalten Informationen, die an die Krankenkasse des Mitarbeiters übertragen werden.
AAG-Meldungen: Die Aufwendungs-Ausgleichs-Gesetz-Meldungen werden ebenfalls automatisch erzeugt und an die Krankenkasse übermittelt.
ELStAM-Meldungen: Die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden gebündelt von Elster empfangen. Diese enthalten Informationen wie die Lohnsteuerklasse oder etwaige Kinderfreibeiträge Ihrer Mitarbeiter.
In diesem Abschnitt geht es um Dienstreisen ins europäische Ausland. Bei diesen müssen Ihre Mitarbeiter einen Lohnsteuernachweis mit sich führen.
Schritt #3: Lohnberechnung durchführen
Im vorletzten Schritt auf dem Weg zur Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es nun darum, die tatsächliche Berechnung ausführen zu lassen. Die in diesem Abschnitt folgenden Felder sind teilweise einmalig zu befüllen (bspw. vermögenswirksame Leistungen), teilweise monatlich (Stundenerfassung). Zu finden sind alle Angaben und Berechnungen im Hauptteil der Lohnabrechnung:
Im dritten Schritt sind also folgende Informationen relevant:
- Gehalt & Monatslohn: Erhält Ihr Mitarbeiter ein festes monatliches Gehalt oder einen Stundenlohn?
- Überstunden, Abwesenheiten: Hier tragen Sie etwaige Überstunden, Ausfälle wegen Krankheit und Urlaubszeiten ein.
- Stundenerfassung: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen "Self-Service"-Zugang erstellen, können diese hier ihre Arbeitszeiten hinterlegen. Andernfalls müssen Sie diese händisch eintragen.
- Sachbezüge, Zuschläge, VWL: Gibt es zusätzlich zu Gehalt oder Lohn weitere Zulagen, die der Mitarbeiter erhält?
- Reisekosten: Wurden Dienstreisen unternommen, können Sie hier Verpflegungspauschalen, Kilometergeld, Auslagenersatz und doppelte Haushaltsführung hinterlegen.
- Sonderfälle: Hier können Sie Freistellungen, Einmalzahlungen für die Sozialversicherung, Krankengeldzuschuss und andere Besonderheiten hinterlegen.
Die Besonderheit bei der Lohnberechnung durch ein Tool ist, dass Sie nach Eintragung etwaiger Bezüge o. Ä. live die aktuelle Lohnberechnung sehen können:
Einmalzahlungen
Hier können verschiedene Sonderzahlungen eingetragen werden, etwa:
- Weihnachtsgeld
- 13. und 14. Gehalt
- Urlaubsgeld oder -abwendungen
- Tantiemen
- Abfindungen
- Einmalzahlungen für Überstunden
- Kurzarbeitergeld unter Corona
Weitere Felder
- Direktversicherung: Schließen Sie eine Renten- oder Lebensversicherung als betriebliche Altersvorsorge auf Ihre Mitarbeiter ab, können Sie dies hier hinterlegen.
- SFN-Zuschläge: Hier können Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und/oder Nachtarbeit erfasst werden.
Schritt #4: Lohnabrechnung erzeugen & buchen
Haben Sie alle vorherigen Felder ausgefüllt, können Sie zum Zeitpunkt, an dem die Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden sollen, diesen vierten Schritt durchführen und die Lohnabrechnung erzeugen und buchen. Dies ist monatlich zu erledigen.
Die Entgeltabrechnung kann immer für einen bestimmten Zeitraum berechnet und erzeugt werden. Diesen können Sie individuell im Lohn-Tool einstellen.
Mit Klick auf "buchen" werden alle Meldungen verschickt und der Monatsabschluss durchgeführt. Die Software setzt das Unternehmen dann automatisch in den Folgemonat. Falls Korrekturen vorgenommen werden müssen, geht dies nur über eine rückwirkende Korrektur, die im Folgemonat verrechnet wird.
Fibu-Transfer
In diesem Abschnitt können Sie Buchungsdaten und Buchungsbelege für Ihre Finanzbuchhaltung erstellen. Diese Dateien werden als .csv ausgegeben, die dann in die Fibu importiert werden kann.
Bank Clearing
Hier können Sie eine SEPA-Datei mit den Bankinformationen Ihrer Mitarbeiter erstellen, damit Überweisungen korrekt getätigt werden können. Sie können weiterhin folgende Überweisungen erstellen:
- Vermögenswirksame Leistungen
- Pfändungen
- Direktversicherungen
Weitere Felder bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Weiterhin können Sie im Abschnitt "Lohnabrechnung" ZIP-Dateien mit allen wichtigen Berichten und Abrechnungen erstellen oder auch einzelne Berichte (etwa UV-Liste, Lohnkonto und -journal, Beitragsnachweise...) als PDF herunterladen.
Lohnbuchhaltung abgehakt!
Haben Sie alle bisherigen Felder ausgefüllt und die Lohnabrechnungen gebucht, ist die Lohnbuchhaltung erfolgreich eingerichtet und die Abrechnungen für diesen Monat abgehakt. Nachdem die Software einmalig eingerichtet wurde, müssen Sie die Stammdaten lediglich bei Änderungen erneut bearbeiten. In den Folgemonaten müssen Sie also lediglich Schritt 3 (bei variablen Punkten wie Stundenlohn oder variierenden VWL etc.) und 4 vornehmen, was den Prozess deutlich verkürzt.
Falls Ihnen das zu aufwändig sein sollte: Vergleichen Sie Angebote zur Lohnbuchhaltung und lagern Sie diese einfach aus.
6. Fazit: Lohnabrechnung selbst erstellen oder auslagern?
Wenn Sie die Entgeltabrechnungen für Ihr Unternehmen selbst erstellen wollen, sollten Sie dazu eine fundierte Ausbildung und jahrelange Routine in der Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen haben. In der Regel fehlt den meisten Gründern jedoch das Detailwissen und die Erfahrung in diesem Bereich. Zahlreiche Lohnbuchhaltungsprogramme versprechen ein schnelles Handling der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen, doch auch hier benötigen Sie einiges an Vorwissen, um korrekte Abrechnungen zu erstellen.
Warum sollten Gründer jedoch den Aufwand betreiben und die Lohnabrechnungen selbst erstellen? Wir betrachten Vor- und Nachteile der eigenhändigen Erstellung mithilfe einer Lohnsoftware.
- Kostengünstig: Im Vergleich zu externen Anbietern oder einem Lohnbüro ist die selbst erstellte Lohnabrechnung mit Software günstiger.
- Gesetzeskonform: Die meisten Anbieter für Lohnsoftwares aktualisieren und pflegen ihre Produkte regelmäßig, um so gesetzlich immer up to date zu sein.
- Unabhängig: Sie sind nicht von externen Anbietern abhängig und erstellen Ihre Entgeltabrechnungen, wann immer Sie möchten.
- Aufwändig: Wenn Sie nicht gerade ein Lohnbuchhaltungs-Fuchs sind, müssen Sie sich erst einmal in die Thematik einarbeiten. Das kann mitunter sehr zeitintensiv werden. Zudem wollen die Lohnabrechnungen dann ja auch noch erstellt werden. Diese Zeit verlieren Gründer für Kundenbetreuung und Akquise.
- Fehleranfällig: Fehler passieren. Dennoch sind Sie mit einem Lohnbuchhalter besser beraten. Denn treten Fehler auf, haftet dieser in vielen Fällen und nicht Sie.
Unser Tipp: Lohnabrechnung direkt auslagern
Bevor Sie Zeit und Nerven in das Kennenlernen einer Lohnsoftware stecken, die möglicherweise nicht alle Spezialfälle abdeckt, sollten Gründer ohne buchhalterische Vorkenntnisse lieber direkt an einen Steuerberater oder ein Lohnbüro wenden. Dies bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Besondere Gründerangebote für die Lohnbuchhaltung
- Sonderfälle rauben nicht länger Zeit und Nerven
- Experten sind routinierter und brauchen weniger Zeit
- Externe Buchhalter beraten und unterstützen bei Betriebsprüfungen