| Rechnung mit Excel, Word oder Software?
Sie haben Ihren ersten Kunden gewonnen und wollen jetzt eine Rechnung schreiben? Dann haben Sie 3 Möglichkeiten:
Mit einer Software erstellen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung in wenigen Klicks.
Vorlage einer Rechnung in Excel zum Download. Auch mit der Variante für Kleinunternehmer.
Word-Vorlage für eine Rechnung zum Download. In 4 Varianten, um die Rechnung zu erstellen.
Neben der Software gibt es online auch Rechnungsgeneratoren, die zur Rechnungsstellung genutzt werden können. Wir zeigen in der folgenden Tabelle, welche Alternative am besten ist. Bedenken Sie dabei, dass nicht allein die Erstellung des Rechnungsbelegs Arbeit macht. Vor der Rechnung wird häufig ein Angebot erstellt, manchmal müssen Rechnungen im Nachgang storniert werden. Zeitaufwendig sind auch Vorgänge des Zahlungsabgleichs, wenn die Rechnung bezahlt wurde, oder das Mahnwesen, wenn die Rechnung nicht bezahlt wurde. Zudem möchte der Steuerberater monatlich Buchhaltungsunterlagen, das Finanzamt verlangt im Rahmen einer Betriebsprüfung die Rechnungen und alle Selbstständigen und Unternehmen müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahren.
Vergleich: Software vs. Vorlage vs. Rechnungsgenerator
| Ablauf Rechnung schreiben | Software | Vorlage (Word / Excel) | Rechnungs- generator |
|---|---|---|---|
| Aus Angebot direkt Rechnungen erstellen? | Ja | Nein | Nein |
| Auf gespeicherte Kundendaten zurückgreifen? | Ja | Nein | Nein |
| Rechtssicheres Stornieren? | Ja | Nein | Nein |
| Rechtssichere Nummerierung? | Ja | Nein | Nein |
| Rechnung versenden? | Aus dem System heraus | Mehrere Schritte | Mehrere Schritte |
| Pflichtangaben auf Rechnung stets aktuell | Ja | Nein | Ja |
| Automatischer Zahlungsabgleich | Ja | Nein | Nein |
| Automatisches Mahnwesen | Ja | Nein | Nein |
| Übergabe an Steuerberater per Klick | Ja | Nein | Nein |
| Definierte Rechnungsablage | Ja | Nein | Nein |
| Sicherheit bei Betriebsprüfung | Ja, System ist rechtssicher | Nein | Nein |
| Weiterführende Informationen | Software- Vergleich | Vorlagen Download |
Eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm zu schreiben ist also deutlich besser, als eine Vorlage in Word oder Excel zu nutzen oder auf einen Online-Rechnungsgenerator zu setzen. Mit der Software sparen Sie Zeit bei den Schritten vor und nach der Erstellung der Rechnung und sind rechtlich auf der sicheren Seite. Wenn Sie tatsächlich mit einer Vorlage für die Rechnungsstellung arbeiten wollen, ist die Rechnungsvorlage in Excel aufgrund der Berechnungsmöglichkeiten grundsätzlich besser als eine Word-Rechnungsvorlage.
| Pflichtangaben bei einer Rechnung
Gründer und Unternehmer müssen die rechtlichen Fragen beim Schreiben einer Rechnung kennen. Da ist vor allem das Finanzamt, dem es um die Umsatzsteuer und um die Gewinnbesteuerung geht. Daher erfahren Sie hier in diesem Abschnitt das Wichtigste zu:
- Pflichtangaben auf einer ordnungsgemäßen Rechnung
- GOBD oder die Frage der Manipulierbarkeit von Rechnungsdokumenten
- Regeln beim Rechnungsstorno
- Aufbewahrungspflichten
- Rückwirkendes Ausstellen einer Rechnung und Verjährung
#1 Was muss auf einer Rechnung stehen? Die Pflichtbestandteile
Gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) muss eine Rechnung 12 Pflichtangaben enthalten:
| Nr. | Pflichtbestandteil | Erläuterung |
|---|---|---|
| 1. | Rechnungsersteller | Firmenname und Adresse des leistenden Unternehmens |
| 2. | Rechnungsempfänger | Firmenname und Adresse des Rechnungsempfängers |
| 3. | Steuernummer / USt.-Id.Nummer | Die Steuernummer ist Pflicht. Die USt.-Id. Nr. benötigen Unternehmer bei Lieferungen ins EU-Ausland. |
| 4. | Angabe Rechnung | Diese Angabe macht klar, dass es sich bei dem Dokument um eine Rechnung handelt. Ist das Dokument eine Gutschrift, muss auf dem Dokument "Gutschrift" stehen. |
| 5. | Rechnungsdatum | Dies ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. |
| 6. | Rechnungsnummer | Jede Rechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer. Idealerweise wird die Rechnung fortlaufend nummeriert. |
| 7. | Leistungsdatum / -zeitraum | Bezeichnet den Zeitpunkt der Lieferung oder den Zeitraum, in dem eine Dienstleistung erbracht wurde, beispielsweise im Rahmen eines Projekts. |
| 8. | Rechnungspositionen | Art der Ware/Leistung; Menge; Einzelpreis netto; Umsatzsteuersatz pro Rechnungsposition, ausgewiesen als Mehrwertsteuer (MwSt.); Gesamtpreis pro Rechnungsposition |
| 9. | Rechnungsbetrag netto | Rechnungssumme, auf den die Mehrwertsteuer aufgeschlagen wird. |
| 10. | Summe Mehrwertsteuer | Mehrwertsteuersumme(n), ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz (19%, 7%, etc.) |
| 11. | Bruttobetrag / Zahlbetrag | Nettorechnungssumme + Mehrwertsteuer (MwSt.): Diesen Betrag muss der Kunde bezahlen. |
| 12. | Zahlungsfrist | Zahlungsfrist, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss. Wird Skonto vereinbart, muss hier der Hinweis auf die Skontofrist stehen. |
Weitere hilfreiche Angaben sind natürlich:
- Die Bankverbindung
- Angabe der Geschäftsführer bzw. Inhaber des Unternehmens
- Handelsregister-Eintrag, falls vorhanden
- Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen, Web-Adresse
- XRechnungen an Behörden müssen die Leitweg-ID enthalten und im XML- oder ZUGFeRD-Format übermittelt werden
Eine schöne Gestaltung der Rechnung mit CI und Firmenfarben des Unternehmens ist sinnvoll. Denn das Rechnungsdesign ist auch Teil des Marketings bzw. des Markenaufbaus.
Wichtig: Wer eine fehlerhafte Rechnung erhält, muss eine Rechnungskorrektur anfordern:
- Fehler in einer Rechnung reklamieren
- Stornorechnung anfordern
- Berichtigte Rechnung anfordern.
Zum Download: Infografik Pflichtbestandteile mit Erläuterungen
#2 GOBD Regeln für die Rechnungsstellung
Die GOBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Beim Schreiben einer Rechnung ist der Unternehmer in mehrerer Hinsicht betroffen.
- Ein elektronisches Rechnungsdokument darf nicht manipuliert werden können.
- Elektronische Rechnungen müssen sicher aufbewahrt sein.
- Die Rechnungen müssen vollständig aufbewahrt werden.
Hintergrund der GOBD ist die Sorge der Finanzverwaltung, dass Unternehmen Umsätze nicht vollständig deklarieren, sondern "schwarz" machen. Werden Rechnungen manipuliert oder gelöscht, entgehen dem Staat Einnahmen aus Umsatzsteuer und Ertragsteuern. Rechnungen, die Sie mit einer Software erstellen, sind im Hinblick auf die GOBD unproblematisch, wenn die Software eine GOBD-Zertifizierung hat. Anders verhält es sich mit Rechnungen, die mit Word oder Excel erstellt werden.
#3 Regeln beim Rechnungsstorno
Diese Regeln sind Konsequenz der GOBD. Wenn nach der Rechnungsstellung eine Rechnung storniert wird, muss diese Rechnung mit dem Vermerk "Storno" aufbewahrt werden. Das Storno sollten Sie immer begründen können, speziell wenn der Betriebsprüfer danach fragt. Die neue Rechnung sollte von der Nummer her Bezug zur stornierten Rechnung nehmen.
#4 Aufbewahrungspflichten
Rechnungen, auch elektronisch gespeicherte Rechnungen, muss ein Unternehmer 10 Jahre lang aufbewahren und im Falle einer Betriebsprüfung lückenlos vorlegen können.
#5 Rückwirkendes Ausstellen und Verjährung
Grundsätzlich können Sie Rechnungen bis zu 3 Jahre nach der Leistungserbringung stellen. Entscheidend ist, dass der Anspruch auf die Rechnung zu Recht besteht. Wir empfehlen grundsätzlich, Rechnungen unmittelbar nach erbrachter Leistungen zu erstellen. Auch der Anspruch auf Zahlung verjährt nach 3 Jahren, wenn der Unternehmer vergisst, eine offene Rechnung anzumahnen. Auch hier empfehlen wir, rechtzeitig eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung zu schreiben.
#6 Regeln für elektronische Rechnungen
Sie dürfen jede Art von Rechnung in einem elektronischen Format erstellen und versenden. Im engeren Sinne sind elektronische Rechnungen maschinenlesbar. Das heißt, in einer elektronischen Rechnung ist ein Code hinterlegt, den eine Software auslesen kann. Elektronische Rechnungen brauchen keine digitale Signatur mehr.
#7 Maschinenlesbare elektronische Rechnungen (ZUGFerd)
Bei Geschäften mit Behörden und Ministerien müssen Unternehmer bereits jetzt schon maschinenlesbare elektronische Rechnungen schreiben. Dabei ist die ZUGFeRD-Rechnung besonders praktisch. Hier ist der maschinenlesbare Code in einer PDF hinterlegt. Ab dem 20.11.2020 erwarten öffentliche Auftraggeber maschinell auslesbare Rechnungen. Mögliche Formate sind ZUGFeRD oder die X-Rechnung.
| Offene Fragen
Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem ein Unternehmer eine erbrachte Leistung abrechnet. Mit der Rechnungsstellung entsteht für den Unternehmer eine Forderung gegenüber seinem Kunden. Gleichzeitig entsteht mit der gestellten Rechnung eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt in Höhe der Umsatzsteuer, die in der Rechnung enthalten ist.
Der Trend geht dahin, Rechnungen per Mail zu versenden. Auch der Postversand per Klick, also aus dem Rechnungsprogramm heraus, wird immer beliebter und von immer mehr Programmen unterstützt.
Fehlende Pflichtbestandteile, zum Beispiel das Zahlungsdatum, das Leistungsdatum, oder eine fehlerhafte Rechnungsnummer gehören zu den größten Fehlern bei der Rechnungsstellung. In diesem Fall bekommt der Unternehmer Ärger mit dem Finanzamt. Häufig ist auch der Fall, dass Leistungen auf der Rechnung ungenau definiert sind. In so einem Fall wird der Kunde die Zahlung verweigern.
Eine Rechnungsvorlage birgt ein rechtliches Risiko, wenn Pflichtbestandteile fehlen oder weil die Nummerierung nicht fortlaufend ist. Außerdem sind in Word oder Excel erstellte Rechnungen nicht GOBD-konform. Der Unternehmer muss solche Rechnungen physisch ausdrucken und im Pendelordner ablegen, damit sie akzeptiert werden. Außerdem besteht das Risiko eines chaotischen Ablagesystems.
Wer eine Software für Rechnungen verwendet, braucht diese Risiken nicht zu befürchten. Lesen Sie daher unseren Anbietervergleich führender Rechnungsprogramme.
Insgesamt sind es 12 Pflichtbestandteile. Wichtig sind dabei die Angaben zum Rechnungssteller, zum Rechnungsempfänger, zur Rechnungsnummer, zur korrekten Angabe der erbrachten Leistung, zur Darstellung der Mehrwertsteuer und zu den Rechnungskonditionen wie Zahlungsziel, Skonto und Skontofrist. Dafür haben Ihnen die Infografik "12 Pflichtangaben einer Rechnung" vorbereitet.
Nicht nur Unternehmer, auch Privatleute dürfen eine Rechnung schreiben.
Privatleute weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Sollte eine Privatrechnung eine Umsatzsteuer ausweisen, ist sie nicht gültig. Auch der Vorsteuerabzug aus einer Privatrechnung ist ungültig. Privatleute, die häufig Rechnungen stellen, sollten aber prüfen, ob hier nicht doch eine gewerbliche Tätigkeit vorliegt. Am besten den Steuerberater fragen.
Nein, ein Gewerbe ist nicht ausschlaggebend. Auch der Freiberufler, der ja kein Gewerbe betreibt, darf und muss Rechnungen schreiben.
Nur Privatleute dürfen Rechnungen ohne Steuernummer schreiben.
Entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID. Beide Nummern identifizieren den steuerpflichtigen Unternehmer eindeutig. Die Umsatzsteuer-ID ist vor allem für das Geschäft im EU-Raum wichtig.
Wird eine Rechnung nicht bezahlt, schreiben Sie als erstes eine freundliche Zahlungserinnerung. Wenn das nichts fruchtet, schreiben Sie eine Mahnung, erwirken einen Mahnbescheid oder beauftragen ein Inkasso-Unternehmen. Eine gute Möglichkeit ist auch, von vorneherein die Buchhaltung auf Factoring umzustellen. Beim Factoring verkaufen Sie Ihre Forderung an einen Factoringdienstleister, erhalten sofort ihr Geld abzüglich einer Gebühr und treten auch das Risiko eines Zahlungsausfalls ab.
| Kleinunternehmer-Rechnung
Dieser Fall ist speziell für nebenberuflich Selbstständige wichtig. Wer die Kleinunternehmerregelung wählt, zahlt keine Umsatzsteuer und darf auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.
- Die Rechnung wird mit dem bloßen Nettobetrag gestellt.
- Folgender Hinweis ist sinnvoll: "Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten."
Ansonsten gelten alle Pflichtangaben, die wir oben mit unserer Infografik erläutert haben. Ein gutes Rechnungsprogramm bietet die Option, die Kleinunternehmerregelung zu wählen. Die Rechnungsvorlagen passen sich dann automatisch an. Eine Vorlage für die Kleinunternehmerrechung haben wir Ihnen als Musterrechnung erstellt.
| Rechnungsarten und Beispiele
Hier stellen wir typische Arten von Rechnungen vor, wie sie im unternehmerischen Alltag vorkommen. Idealerweise unterstützt Ihre Rechnungssoftware diese Arten von Rechnungsdokumenten.
#1 Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für eine Leistung, die mehrfach über einen längeren Zeitraum erbracht wird. Bestes Beispiel hierfür sind die Mietrechnungen für Büros, Geschäftsräume oder sonstige gewerbliche Räume.
#2 Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilzahlungsrechnung für ein größeres Projekt, das sich über einen längeren Zeitraum hinzieht. Ein Beispiel ist der Entwickler eines Onlineshops, der seinem Kunden zunächst eine 1. Abschlagszahlung in Rechnung stellt. Mit weiterem Projektverlauf erfolgen weitere Abschlagsrechnungen, bis der Onlineshop fertig ist. Dann wird eine Schlussrechnung erstellt.
#3 Wiederkehrende Rechnung – Abo-Rechnung
Die wiederkehrende Rechnung wird häufig bei Abonnements verwendet. Daher wird sie auch als Abo-Rechnung bezeichnet. Hier erstellt der Unternehmer für jeden Leistungszeitraum eine separate Rechnung. Eine gute Rechnungssoftware unterstützt dies und erstellt die Abo-Rechnungen automatisch.
#4 Gutschrift bzw. Abrechnungsgutschrift
Die Gutschrift gibt es als Abrechnungsgutschrift und als Stornorechnung. Die Abrechnungsgutschrift verwendet der Unternehmer, wenn er etwa die Provisionen seiner freien Handelsvertreter abrechnet.
#5 Stornorechnung
Die Stornorechnung benötigt ein Unternehmer, wenn beispielsweise bei einer Lieferung oder Leistungen mangelhaft sind oder wenn die Ursprungsrechnung Fehler aufweist. Mit der Stornorechnung neutralisiert der Unternehmer die ursprüngliche Rechnung und sendet dann eine korrekte Rechnung hinterher. Die Stornorechnung wird auch als Korrekturrechnung bezeichnet.
#6 Kleinbetragsrechnung
Die Kleinbetragsrechnung ist eine vereinfachte Rechnung für Lieferungen und Leistungen bis 250,-- €. Bei der Kleinbetragsrechnung sind weniger Pflichtangaben erforderlich. In der Praxis ist die Kleinbetragsrechnung für den Unternehmer relevant, wenn er selbst Leistungen einkauft. Wünscht der Unternehmer die Vorsteuer abzuziehen, muss die Rechnung normalerweise alle Pflichtbestandteile beinhalten. Dieser Prüfungsaufwand reduziert sich daher bei der Kleinbetragsrechnung.
#7 Quittung
Eine Quittung bestätigt eine geleistete Zahlung. Die Quittung ist eng verbunden mit dem Thema Kleinbetragsrechnung. Bei Beträgen unter 250 € sind die Pflichtbestandteile einer Quittung identisch mit den Pflichtbestandteilen der Kleinbetragsrechnung. In der Praxis sind nahezu alle Kleinbetragsrechnungen, die Sie bei Einkäufen unter 250 € erhalten, Quittungen.
Rechnungsbeispiele als Vorlage
Zur Orientierung bei der Rechnungsstellung haben wir Ihnen Beispiele für verschiedene Rechnungen erstellt. Sie finden hier die normale Rechnung für Lieferungen und Leistungen innerhalb von Deutschland, die Rechnung für Geschäfte in den EU-Raum, die Kleinunternehmerrechnung und die Kleinbetragsrechnung. Diese Beispiele können Sie ganz einfach herunterladen.
| Rechnungsstellung im Ausland
Haben Sie ausländische Kunden oder planen Sie, ins Ausland zu exportieren? Unser Tipp: Machen Sie das mit einem guten Steuerberater. Die wichtigsten Aspekte dieses vielschichtigen Themas erfahren Sie hier.
- Rechnungsvorlagen in Fremdsprachen: Sie sollten in jedem Fall eine englische Rechnungsvorlage haben, viele Rechnungsprogramme bieten diese Möglichkeit.
- Reverse Charge Verfahren: Stellen Sie Rechnungen an B2B-Kunden im EU-Raum, zahlt der Empfänger die Mehrwertsteuer. Das muss auf der Rechnung ausgewiesen sein. Am besten so: "Reverse Charge Verfahren: Umsatzsteuer zahlt der Empfänger." Auf Ihren Rechnungen weisen Sie keine Mehrwertsteuer aus. Für die Schweiz gilt eine ähnliche Regel.
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Für B2B Rechnungen in den EU-Raum brauchen Sie eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als weitere Pflichtangabe.
- Warenlieferungen an Privat-Leute im EU-Raum: Hier müssen Unternehmer die Lieferschwellen beachten. Ab einem bestimmten Warenwert müssen Unternehmer die Umsatzsteuer im Land des Abnehmers bezahlen.
- Lieferungen in Nicht-EU-Länder: Hier gibt es keine allgemeingültige Empfehlung, sondern der Unternehmer muss sich mit den Regeln des jeweiligen Landes vorher beschäftigen.
Neben guter Beratung empfehlen wir bei der Rechnungsstellung ins Ausland ein gutes Rechnungsprogramm, das den Fall einer Rechnung in den EU-Raum abbildet und das Rechnungsvorlagen in Fremdsprachen oder Fremdwährungen bietet.
Muster und Beispiel für die Reverse-Charge-Rechnung im EU-Raum
