Rechnung schreiben: Pflichtangaben, kostenlose Vorlage und Software

Inhalt

1. Rechnung schreiben: Welche Pflichtangaben gehören auf die Rechnung?
2. Word, Vorlage oder Rechnungssoftware? 
3. Kann ich eine Rechnung elektronisch per Email verschicken?
4. Wie storniere ich eine Rechnung richtig?
5. Rechnungsarten: Was ist bei Abo-Rechnung, Gutschrift & Co. zu beachten?
6. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?
7. Mahnung schreiben: Was ist zu tun, wenn die Rechnung nicht bezahlt wird?
8. Welche Dinge sind grundsätzlich bei der Rechnungsstellung zu beachten?
9. Fazit - Rechnung schreiben leicht gemacht

Im Kopfbereich einer Rechnung haben Sie in der Regel die Angaben zu Ihrem Unternehmen und die Adresse Ihres Kunden. Hier müssen Sie die richtige Firmierung beachten, für Ihr eigenes Unternehmen und das Unternehmen Ihres Kunden. Achten Sie dabei besonders auf die richtige Bezeichnung der Unternehmensrechtsform.

Den Kernbereich leiten Sie ein mit dem Hinweis "Rechnung" und eventuell einem netten Anschreiben. Der Kernbereich der Rechnung enthält außerdem:

• das Rechnungsdatum
• das Leistungsdatum
• die fortlaufende Rechnungsnummer
• die Angaben zur erbrachten Leistung, entweder der Warenlieferung oder der Dienstleistung mit Angaben zur Menge, zum Preis und zu den Mehrwertsteuersätzen.

Abgeschlossen wird der Kernbereich mit der Nettorechnungssumme, dem Ausweis der Mehrwertsteuer pro relevantem Mehrwertsteuersatz und der Bruttorechnungssumme. Diese Bruttorechnungssumme ist gleichzeitig der Zahlbetrag. Hinzu kommen am Ende des Kernbereichs der Rechnung die Angaben zur Zahlungsfrist, je nach Vereinbarung mit oder ohne Skonto.

Im Fußbereich einer Rechnung stehen in der Regel sinnvolle freiwillige Angaben. Besonders wichtig hierbei ist die Angabe der Bankverbindung. Sinnvoll sind natürlich wichtige Kontaktdaten Ihres Unternehmens wie E-Mail-Adresse, Telefonnummern oder Steuernummern.

3. Kann ich eine Rechnung elektronisch per Email verschicken?

Egal ob Sie die Rechnung schriftlich in Papierform stellen oder elektronisch per Mail verschicken. Die Pflichtangaben sind identisch, wenn Sie die Rechnung schreiben. Wichtig ist, dass bei der elektronischen Übermittlung folgende Punkte gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) gewährleistet sein müssen: "Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts". Details zu diesem Thema finden Sie auf unserer Ratgeberseite zur elektronischen Rechnung.

4. Wie storniere ich eine Rechnung richtig?

Wenn Sie eine Rechnung schreiben, können Fehler passieren. Beispiel: Sie geben das Datum der Leistungserstellung falsch an. Oder eine Lieferung enthält eine defekte Ware. Dann müssen Sie diese Rechnung korrigieren und dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie stornieren die Rechnung und senden eine neue, korrigierte Rechnung. Die Rechnungsnummer auf der korrigierten Rechnung muss neu sein, sollte sich aber auf die Rechnungsnummer der fehlerhaften Rechnung beziehen. 
• Ist die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt, erstellen Sie eine Gutschrift, die heute auch als Korrekturrechnung bezeichnet wird.

Informationen zum Thema "Gutschrift / Korrekturrechnung" erhalten Sie im folgenden Abschnitt.

5. Rechnungsarten: Was ist bei Abo-Rechnung, Gutschrift & Co. zu beachten?

Nachfolgend gehen wir auf folgende Besonderheiten ein:

1. Die Kleinunternehmerrechnung
2. Rechnung schreiben bis 250 €: Kleinbetragsrechnung
3. Die Quittung im Vergleich zur Rechnung
4. Die Dauerrechnung
5. Die Abo-Rechnung
6. Die Gutschrift

#1 Die Kleinunternehmerrechnung

Als Kleinunternehmer zahlen Sie keine Umsatzsteuer, was die Rechnungsstellung vereinfacht. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden und sich damit von der Umsatzsteuer befreit haben, dürfen Sie bei der Rechnungsstellung keine Umsatzsteuer ausweisen.

• Es erfolgt keine Angabe des Umsatzsteuersatzes und keine Unterscheidung in einen Nettobetrag und den auf die Steuer entfallenden Anteil, wenn Sie die Rechnung stellen.
• Schreiben Sie am besten folgenden Hinweis auf Ihre Rechnung: "Gemäß § 19 UstG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten."

Ansonsten gelten alle Pflichtangaben, die wir Ihnen oben mit unserer Infografik erläutert haben.

#2 Rechnung schreiben bis 250 €: Kleinbetragsrechnung

Am 12.05.2017 hat der Gesetzgeber im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes II die Grenze für Kleinbetragsrechnungen angehoben. Gemäß § 33 UStDV müssen jetzt Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 € nicht überschreitet - die so genannte Kleinbetragsrechnung -, nur nachfolgende Angaben enthalten:

• Wer stellt die Rechnung: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
• Das Ausstellungsdatum: wann wurde die Rechnung erstellt
• Wofür wird die Rechnung gestellt: die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung und
• Rechnungsbetrag: das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Diese Regelung zur Kleinbetragsrechnung kann in Ausnahmefällen wie Versandhandelslieferungen innerhalb der Europäischen Union nicht angewandt werden, wenn Sie eine Rechnung stellen. Weitere Detailinformationen erhalten Sie auf unserer Ratgeberseite zu Kleinbetragsrechnungen.

#3 Die Quittung im Vergleich zur Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Leistung auflistet und eine Anspruch auf Zahlung gegenüber Ihrem Geschäftspartner bekräftigt. Eine Quittung ist im Gegensatz zur Rechnung ein Dokument, das eine geleistete Zahlung bestätigt. Die Quittung ist eng verbunden mit dem Thema Kleinbetragsrechnung. Bei Beträgen unter 250 € sind die Pflichtbestandteile einer Quittung identisch mit den Pflichtbestandteilen der Kleinbetragsrechnung. In der Praxis sind nahezu alle Kleinbetragsrechnungen, die Sie bei Einkäufen unter 250 € erhalten, Quittungen.

#4 Die Dauerrechnung

Was ist eine Dauerrechnung? Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für eine Leistung, die mehrfach über einen längeren Zeitraum erbracht wird. Bestes Beispiel hierfür sind die Mietrechnungen für Büros, Geschäftsräume oder sonstige gewerbliche Räume. 

Was müssen Sie bei der Dauerrechnung zu beachten? Das kommt darauf an, ob Sie die Dauerrechnung erstellen oder erhalten.

• Fall 1 - Sie sind Rechnungsaussteller: Hier ist der Leistungszeitraum eine wichtige Zusatzangabe auf der Rechnung. Beachten Sie außerdem, dass Sie den Zahlungseingang bei einer Dauerrechnung mehrfach überwachen müssen. Das betrifft Zahlungsfristen und die Vorgänge bei der Zahlungserinnerung und der Mahnung. Eine gute Buchhaltungssoftware unterstützt Sie bei diesen Abläufen im Büro optimal.
• Fall 2 - Sie sind Rechnungsempfänger: Abgesehen davon, dass die Sie korrekte Rechnungsstellung prüfen, müssen Sie Ihre Abläufe im Büro so einrichten, dass Sie Ihre Dauerrechnungen rechtzeitig und regelmäßig bezahlen und verbuchen. Es empfiehlt sich in der Praxis, die Vorgehensweise bei Dauerrechnungen mit dem Steuerberater zu besprechen.
• Separate Ablage für Dauerrechnungen: Legen Sie sich für Dauerrechnungen eine eigene Ablage an. Das ist sinnvoll, weil Sie erhaltene oder geleistete Zahlungen dadurch besser dokumentieren können. Sie machen sich dadurch die Arbeit leichter, egal ob Sie die monatliche Buchhaltung erstellen oder vorbereiten, den Jahresabschluss oder die Unterlagen für eine Betriebsprüfung bereitstellen.

#5 Die Abo-Rechnung

Die Abo-Rechnung ist eine in regelmäßigen Abständen wiederkehrende Rechnung. Die Rechnungen können wöchentlich, monatlich, pro Quartal oder jährlich erstellt werden. Im Gegensatz zur Dauerrechnung erhalten Sie pro Leistungszeitraum eine Rechnung. 

#6 Die Gutschrift

Die Gutschrift gibt es in zwei Formen, als Abrechnungsgutschrift oder als Stornorechnungen. Im Zusammenhang mit den Vorschriften zur Rechnungsstellung meinen wir nicht die Bankgutschrift, bei der Ihnen Geld aufs Bankkonto gutgeschrieben wird.

Die Abrechnungsgutschrift nach §14 UStG ist eine umgekehrte Rechnung. Wenn Sie beispielsweise Provisionen freier Handelsvertreter abrechnen, stellt nicht der Handelsvertreter eine Rechnung, sondern Sie schreiben dem Handelsvertreter die Abrechnungsgutschrift, in der Sie die Provisionen seiner Verkäufe pro Monat auflisten, abrechnen und anschließend überweisen.

Im Geschäftsleben häufiger ist die Gutschrift im Sinne einer Stornorechnung. Beispiel: Sie haben bei Ihrem Hauptlieferanten etwas bestellt und ein Teil der Ware ist fehlerhaft. Sie schicken die Ware zurück und erhalten dafür eine Stornorechnung. 

Ganz wichtig für Ihre Buchhaltung: sämtliche Pflichtangaben gelten auch für die Gutschrift oder die Stornorechnung. Allerdings steht jetzt auf dem Dokument nicht "Rechnung", sondern eben "Gutschrift" oder "Stornorechnung". 

6. Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Rechnungen?

Unternehmen sind verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Sei es mit Rechnungsordnern oder auf elektronischem Weg. Wenn Sie viele Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen haben, wird das Lagern von Rechnungsordnern schnell lästig. Eine moderne Buchhaltungssoftware bietet häufig ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem, mit dem Sie Rechnungen digitalisiert und platzsparend aufbewahren.

Weitere Informationen zu den Aufbewahrungspflichten lesen Sie hier.

7. Mahnung schreiben: Was tun, wenn nicht bezahlt wird?

Ist nach der Auftragsbestätigung die Rechnung an Ihren Kunden versandt, muss Ihr Kunde bei ordentlicher Lieferung und einwandfreier Leistung die Rechnung bezahlen. Den Zahlungseingang zu überwachen ist dabei Ihre wichtigste Aufgabe. Das bedeutet, dass Sie regelmäßig Ihre Bankauszüge überprüfen, was via Onlinebanking heute auch am Bildschirm möglich ist.

Sie haben die Rechnung mit einer entsprechenden Zahlungsfrist gestellt und stellen nun fest, dass noch keine Zahlung erfolgt ist. Dann stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen, Ihre Forderung durchzusetzen:

• Noch auf dem freundlichen Weg: die Zahlungserinnerung
• Auch mit juristischen Konsequenzen verbunden: die Mahnung

Wenn Sie generell Probleme damit haben, dass Ihre Kunden verspätet oder gar nicht zahlen, ist Factoring als Form der Rechnungsvorfinanzierung ein sinnvolle Methode, um schnell zu Ihrem Geld zu kommen. Dabei verkaufen Sie Ihre Forderungen aus den Kundenrechnungen an eine Factoring Gesellschaft, die die Forderungen eintreibt.

8. Welche Dinge sind sonst noch bei der Rechnungsstellung zu beachten?

Folgende Punkte sollten Sie beachten, bevor Sie Ihre erste Rechnung schreiben:

• Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden. Schreiben Sie Rechnungen an Privatkunden, sind Sie mit der Rechnungsstellung an keine maximale Frist gebunden. 
• Lassen Sie ein Rechnungsmuster von Ihrem Steuerberater prüfen, damit keine Probleme mit dem Finanzamt und dem Umsatzsteuergesetz (UStG) entstehen.
• Rechnungen schreiben erfordert keine Unterschrift - Sie brauchen also nicht per Hand zu unterschreiben.
• Sollen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, muss eine Rechnung als Nachweis erfolgen. Diese muss maschinell erstellt und aus einer Registrierkasse stammen.
• Wie bereits erwähnt, gibt es zahlreiche Softwareprogramme die Ihnen bei der Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, Mustern oder Beispielen behilflich sind. Wir zeigen Ihnen auf einer eigenen Seite, wie Sie die passende Rechnungssoftware auswählen.

Auch Ihre Rechnungen repräsentieren Ihr Unternehmen nach außen. Achten Sie daher auf Übersichtlichkeit beim Rechnungsdesign, verwenden Sie Ihr Logo und Ihre Firmenfarben.