Meetings optimieren: Ideen und Tipps
Meetings sind notwendig, um als Team Erfolge auszuwerten, aus Fehlern zu lernen und Ziele zu besprechen. Doch wie lassen sich Meetings effizienter gestalten, damit aus Zeitfressern Kreativitätsbooster werden? Mit diesen Meetingregeln klappt es.
Vorbereitung, Ort, Uhrzeit und Nachbereitung: Bei effizienten Meetings gibt es viel zu beachten. (Foto: Unsplash)
Die Schritte für effiziente Meetings
- Braucht es ein Meeting?
- Wo findet das Meeting statt?
- Wann und in welcher Form soll das Meeting sein?
- Wer sollte beim Meeting dabei sein?
- Vorbereitung: kein Meeting ohne Agenda
- Meetings erfolgreich moderieren
- Nachbereitung des Meetings: Protokoll
#1 Braucht es ein Meeting?
Wie andere Gewohnheiten auch können Meetings sich schnell zu unnötigen Selbstläufern entwickeln. Das gilt insbesondere für Besprechungen, die in einer Ausnahmesituation wie einer Unternehmenskrise notwendig waren, nun aber ihren Sinn verloren haben. Prüft daher regelmäßig, ob es mehrere Meetings braucht oder ob ihr verschiedene Themen nicht einfach in einem Meeting bündeln könnt.
Vielleicht genügt auch ein wöchentliches Meeting, in dem ihr Ziele und Aufgaben definiert, sowie Fortschritte und Fehler auswertet? Oder es reicht sogar, sich einmal im Monat zu treffen? Haltet so wenig Meetings wie möglich, und nur so viele wie nötig ab.
#2 Wo findet das Meeting statt?
Spätestens seit Corona schätzen viele Unternehmen die Möglichkeit von Video-Meetings. Für diese virtuellen Meetings gibt es verschiedene Tools wie Zoom oder Microsoft Teams. Auch wenn ein Teil eurer Mannschaft wieder im Büro ist, lohnt es sich dennoch, die Option für Video-Meetings beizubehalten – etwa dann, wenn Mitarbeiter sich im Homeoffice befinden.
Video-Meetings haben den Vorteil, das sie sich schnell durchführen lassen. Hierfür braucht es nur eine Webcam oder ein Smartphone, und eine stabile Internetverbindung. Diese Ortsunabhängigkeit spart Zeit und Kosten. Der Nachteil ist jedoch, dass dies den direkten persönlichen Austausch von Angesicht zu Angesicht nicht ersetzen kann.
Der Klassiker sind daher nach wie vor Offline-Meetings, bei denen sich das Team vor Ort zusammenfindet. Allerdings ist dies mit Aufwand verbunden: Freelancer oder dezentral tätige Mitarbeiter müssen hierfür Reisen antreten.
Werden Offline-Meetings durchführt, stellt sich auch die Frage, wo diese Meetings stattfinden sollen. Der naheliegendste Ort ist ein Meetingraum bzw. das Büro. Ein Tipp hierfür: Gestaltet den Besprechungsraum angenehm, zum Beispiel mit einem Stück Natur in Form eines Moosbildes. Was genau das ist, erfahrt ihr in unserem Artikel zu tollen Büro-Gadgets. Probiert auch einmal den nahe gelegenen Coworking Space für ein Meeting aus oder mietet einen Tagungsraum. Bereits dieser Tapetenwechsel kann eine neue, kreative Meeting-Atmosphäre schaffen.
Es gibt auch Walking Meetings, bei denen die Teilnehmer des Meetings durch den Park spazieren. Diese erfreuen sich großer Beliebtheit, schließlich ist Bewegung gesund und hält den Geist frisch.
#3 Wann und in welcher Form findet das Meeting statt?
Genauso wichtig wie der Ort eines Meetings sind auch die passende Uhrzeit und die Meeting-Art.
Führt Meetings morgens durch
Manche Teams legen ihre Meetings in die Abendstunden. Das ist aber keine gute Idee. Nach einem langen Arbeitstag ist die Konzentration im Keller und die Kollegen wollen in den Feierabend. Bettet Meetings besser in den Arbeitsrhythmus der Mitarbeiter ein, sodass alle Beteiligten munter und kreativ an die Ideenfindung gehen. Ideal ist es, wenn sich schon in der Früh Aufgaben definieren und besprechen lassen.
Probiert Stand-up-Meetings
Damit es in Meetings nicht zu bequem wird, wurde das Standup-Meeting erfunden, das auch unter dem Namen Daily Scrum aus der Projektmanagement-Methode Scrum bekannt ist: Alle Teilnehmer stehen während des Meetings. Mit dieser bewusst herbeigeführten Ungemütlichkeit soll vermieden werden, dass sich Besprechungen in die Länge ziehen.
Außerdem ist die Abwechslung zum langen Sitzen gesund und die Durchblutung im Körper wird verbessert, was wiederum die Gehirnleistung fördert. Die Anwendung dieses Meeting-Tipps ist daher nicht nur gut für eure Produktivität, sondern auch für eure Gesundheit.
Tipp: Kurze, über den Tag verteilte Standup-Meetings haben sich in der Praxis als besonders effektiv erwiesen.
#4 Wer sollte beim Meeting dabei sein?
Muss das ganze Team in allen Meetings anwesend sein? Nicht unbedingt...
Holt nur erforderliche Mitarbeiter dazu
Um effektivere Meetings zu erreichen, braucht es die aktive Teilnahme. Daher sollten nur diejenigen Mitarbeiter dazu geholt werden, die an den zu besprechenden Prozessen beteiligt sind.
Um zu verhindern, dass einzelne Mitarbeiter sich dadurch ausgeschlossen fühlen, ist Transparenz entscheidend: Die nicht erforderliche Teilnahme am Meeting lässt sich nachvollziehbar und offen kommunizieren. Vermittelt, dass es nicht darum geht, jemanden auszuschließen, sondern unnötigen Aufwand auf beiden Seiten zu vermeiden. Schließlich erspart es auch dem betreffenden Mitarbeiter jede Menge Frust und Langeweile, wenn er nicht an Meetings teilnehmen muss, in denen er nichts beitragen kann.
#5 Vorbereitung: kein Meeting ohne Agenda
Die Agenda ist der unverzichtbare Leitfaden für effektive Meetings. Stellt die Agenda spätestens 24 Stunden vor Meeting-Beginn fertig und jedem Teilnehmer vorab zur Einsicht zur Verfügung, zum Beispiel in einem geteilten Dokument oder dem gemeinsamen Team-Tool wie Slack. In der Agenda sind die Ziele des Meetings klar definiert, so auch der Start, die Namen der Teilnehmer sowie – wichtig, wird aber oft vergessen – das Ende des Meetings.
Die Agenda ist die Richtschnur für euer Meeting. Arbeitet sie sorgfältig aus, so werden Meetings effizienter. (Foto: Unsplash)
In die Agenda gehören auch feste Zeiten für die einzelnen Themenblöcke. Hierfür eignet sich die Darstellung in Form von Bulletpoints.
Noch effizienter lassen sich Meetings gestalten, indem sich jeder Mitarbeiter eigenständig auf die Zusammenkunft vorbereitet. Bittet die Kollegen darum, sich mit Blick auf die Agenda bereits vor dem Meeting zu überlegen, welchen zentralen Punkt sie zu den einzelnen Themen beitragen möchten. So ist jeder im Team dazu aufgefordert, seinen Fokus auf das Wesentliche zu richten.
- Artikel-Tipp: Arbeiten: Effizient, effektiv oder beides?
#6 Meetings erfolgreich moderieren
Ort und Zeit für das Meeting stehen fest, wie auch die Agenda. Nun kommen wir zum eigentlichen Ablauf des Meetings.
Plant eine Kennenlern- bzw. Aufwärmphase ein
Eine kleine Vorstellungsrunde ist ein angenehmer Einstieg in ein Meeting, wenn ihr einander noch nicht kennt. Das klappt gut im Uhrzeigersinn, oder die Teilnehmer stellen sich in alphabetischer Reihenfolge vor. Zudem kann jeder Teilnehmer kurz skizzieren, was er sich vom bevorstehenden Meeting verspricht.
Probiert, das Meeting mit ein paar Lockerungsübungen zu beginnen. Streckt euch, schüttelt Arme und Beine aus und bringt euren Körper in Schwung. Oder haltet gleich das komplette Meeting in Bewegung ab, wie bei den bereits erwähnten Walking Meetings.
- Artikel-Tipp: Fit im Büro: 10 Übungen
Zu den Meeting-Regeln gehört auch, lustig zu sein. Ein Witz oder eine humorvolle Anekdote lockern Besprechungen auf.
Moderiert Meetings
Ohne Moderation versinken Meetings im Chaos. Der Moderator hat daher die verantwortungsvolle Aufgabe, dem Meeting Struktur und einen festen Ablauf zu geben. Er
- begrüßt das Team zum Beginn des Meetings,
- leitet von einem Redner zum nächsten über,
- unterbricht abschweifende Redner,
- weist auf die Einhaltung der Agenda und der Kommunikationskultur hin und
- verabschiedet das Team aus dem Meeting.
Insbesondere die Punkte 3 und 4 fallen manchen Mitarbeitern schwer, da sie auch bei Vorgesetzten durchgeführt werden müssen. Doch im Meeting muss eine Balance und klare Ausrichtung auf die Ziele bestehen, sonst funktioniert die Besprechung nicht. Dominant muss der Moderator nicht auftreten, dafür aber konsequent. Schließlich wollen weder die Führungskräfte noch Mitarbeiter ihre Zeit verschwenden.
Sorgt für Spannung, vermeidet Langeweile
Wer sich langweilt, ist unaufmerksam und so rutschen wichtige Themen durch, Informationen werden vergessen etc. Ausufernde PowerPoint-Präsentationen haben daher in Meetings ebenso wenig verloren wie Monologe.
Spannung im Meeting lässt sich leicht herstellen, indem Mitarbeiter aktiv einbezogen werden. Beispielsweise, indem sie regelmäßig nach ihrer konkreten Meinung gefragt werden. Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung von Kreativtechniken wie Brainstorming oder die Metaplan-Technik: Dabei arbeitet der Moderator mit Flipboards, Stell- oder Plakatwänden. Die Teilnehmer des Meetings rufen dem Moderator Ideen, Vorschläge und Anregungen zu oder teilen diese über Karten mit.
Einer unserer zentralsten Meeting-Tipps: Kreativ- und Organisationstechniken bringen frischen Wind in eure Gespräche. (Foto: Unsplash)
Die Impulse bringt der Moderator dann in Form von Klebezetteln an. Anschließend werden die gesammelten Informationen gemeinsam bewertet und entsprechend priorisiert. Der Moderator fasst die Erkenntnisse final zusammen.
Haltet die Meetings kurz
Zu lange Meetings sind ermüdend und nicht zielführend. Dieses Probleme lässt sich vermeiden, indem ihr gleich zu Beginn kommuniziert, worum es in dem bevorstehenden Meeting gehen wird. Das lässt sich ganz praktisch in einer kurzen Rundmail mit der Bekanntgabe der Agenda und zeitlich vorgesehenen Slots für die einzelnen Themen umsetzen. Wenige Minuten pro Slot reichen dabei völlig, alles andere sprengt schnell den Rahmen.
Zur Veranschaulichung nehmen wir einmal an, dass das Team aus zehn Leuten besteht. Wenn jeder einen Redeanteil von 15 Minuten hätte, würde ein Meeting 150 Minuten dauern – zweieinhalb Stunden also, was viel zu lang ist, obwohl der Redeanteil pro Person mit 15 Minuten auf den ersten Blick kurz wirkt.
Nutzt daher eine Stoppuhr mit Wecker. Das Klingeln des Weckers macht unmissverständlich klar, dass die Sprechzeit abgelaufen ist. Das ist einer der effektivsten Meeting-Tipps, um Struktur in der Zusammenkunft sicherzustellen. Wichtig ist hierbei jedoch, dass der Redner die Stoppuhr mit der verbleibenden Restzeit sehen kann. Sonst entsteht Unsicherheit und dadurch unnötiger Druck.
#7 Nachbereitung des Meetings
Halte die Ergebnisse des Meetings fest. So geht ihr dabei vor:
Erstellt ein Protokoll
Für effiziente Meetings ist ein Protokoll wichtig, damit Ergebnisse und nächste Schritte festgehalten werden. Aus Gründen der Fairness sollte die Rolle des Protokollanten regelmäßig wechseln. Und ja, auch den Chef trifft es hin und wieder. Mit der Zeit wird die Protokollführung zum festen Bestandteil der Team-Meeting-Struktur.
Achtung: Nicht alle Informationen sind für jeden Mitarbeiter bestimmt. In vertraulichen Meetings Besprochenes sollte auch vertraulich bzw. das Protokoll nur für einen eingeschränkten Personenkreis einsehbar bleiben.
Plant das nächste Meeting
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Jede Besprechung wird mit der Festlegung eines Folgetermins abgeschlossen. Schickt den Termin anschließend via E-Mail oder in eurem Kollaborations-Tool herum oder bittet die Mitarbeiter, sich diesen im eigenen Kalender zu notieren.
Auf einen Blick: 10 goldene Regeln für Besprechungen
Hier findet ihr zehn zentrale Meeting-Tipps in gebündelter Form, um eure Meetings zu optimieren:
- Die Agenda navigiert euch durch das Meeting.
- Mehrere kürzere Meetings am Tag sind besser als ein langes Meeting.
- Es gilt: so wenig Teilnehmer wie möglich, so viele wie nötig.
- Ein Meeting darf lustig, überraschend oder draußen an der frischen Luft sein – aber niemals langweilig.
- Jeder Teilnehmer trägt eine Verantwortung zum Gelingen des Meetings durch bestmögliche Vorbereitung.
- Niemand fällt dem anderen ins Wort, Feedback folgt im Anschluss.
- Es ist die Aufgabe des Moderators, dass jeder seinen Anteil der Redezeit erhält und nicht überstrapaziert.
- Zurückhaltende Teilnehmer sollten regelmäßig und freundlich nach ihrer Meinung gefragt werden.
- Protokollieren und künftige Aufgaben definieren: Meetings sind immer ergebnisorientiert.
- Es ist sinnvoll, bestimmte Meetings nur bei Bedarf abzuhalten bzw. regelmäßig deren Sinn zu hinterfragen.
Was sind eure Tipps für effiziente Meetings? Schreib sie uns an redaktion(at)fuer-gruender.de!
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