Digitales Büro: 15 praktische Apps

Ein digitales Büro spart Zeit, Papier, Arbeit und Geld. Bereits mit wenigen Tools lässt es sich für PC, Smartphone und Tablet einrichten. Unsere App-Auswahl zeigt, wie der Weg zum (fast) papierlosen Büro gelingt.

 

Arbeiten von wo ihr wollt – mit diesen Apps nehmt ihr euer digitales Büro überall mit hin. (Foto: Unsplash)

#1 Any.do

Jeden Tag stehen neue Aufgaben an. Umso wichtiger ist es, diese sinnvoll zu sortieren und nacheinander abzuarbeiten. Any.do unterstützt dabei als puristisches Tool für die mobile Projektplanung. Pflegt Aufgaben ein, weist ihnen Prioritäten zu und hakt sie als erledigt ab.

• Artikel-Tipp: Pomodoro-Technik: in kurzer Zeit zum Ziel

Strukturiert Aufgaben mit Listen und hakt jeden erledigten Task ab. So bringt ihr Spaß in euer papierloses Büro. (Foto: Any.do)

In der Grid View erhaltet ihr schnell einen Überblick über die verschiedenen Listen. Final könnt ihr auch euer Smartphone schütteln, woraufhin die abgeschlossenen Tasks komplett gelöscht werden. Das vermittelt ein sehr befriedigendes Gefühl des Erfolges nach einem langen Arbeitstag. Apropos Arbeitstag: Wir zeigen, wie ihr den perfekten Arbeitsrhythmus findet.

• Basisversion kostenlos
• Premiumversion für 5,99 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung (individualisierbare Themes, farbliche Kennzeichnung von Aufgaben, ortsbasierte Erinnerungsfunktion)

#2 Buchhaltungssoftware

Die elektronische Buchhaltung ist ein Meilenstein für euer papierloses Büro. Mit ihr optimiert ihr euren Workflow bei der Erstellung von Angeboten und Rechnungen. Darüber hinaus könnt ihr eure Belege digitalisieren und bei den meisten Tools euren Steuerberater hinzuholen. Auch EÜR und Jahresabschluss sind mit der Buchhaltungssoftware kein Problem mehr.

Erfahrt in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich, welche Tools am besten abschneiden, darunter zum Beispiel sev Desk/Unternehmerheld, lexoffice und Reviso.

#3 CamScanner

Dokumente scannen, speichern und auf mehreren Geräten synchronisieren – dafür bietet sich die App CamScanner an. Ob Quittungen, Visitenkarten oder Rechnungen: Mit der Smartphone- beziehungsweise Tablet-Kamera erfasst ihr Dokumente in Sekundenschnelle für euer digitales Büro und könnt diese verschicken.

• Basic Account: kostenlos
• Premium Account: 4,99 $ pro Monat (hochqualitative Scans, Passwortschutz von PDF)
• Business Version: 6,99 $ pro Monat (Gruppenordner zum Teilen, bis zu 10 GB Speicherplatz für jedes Mitglied)

#4 Dropbox

Die Dropbox bietet Textscans in der Plus-Version an. Speichert Dateien in einer zentralen Cloud und arbeitet gemeinsam daran. So habt ihr euer digitales Büro immer dabei. (Foto: Dropbox)

In der Dropbox kann das Team Dokumente, Bilder, Videodateien etc. in einer Cloud speichern. Nicht ohne Grund handelt es sich dabei um einen der weltweit beliebtesten Dienste in diesem Bereich: Die intuitive Bedienung, die einfache Sharingfunktion und ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis werden die App schnell zu einem eurer Standard-Tools für euer papierloses Büro machen.

Standard-Tarife

• Basic: kostenlos mit bis zu zwei Gigabyte Speicherplatz
• Plus: 9,99 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung (Sicherheitsfunktionen für verlorengegangene Geräte, Offline-Ordner für Mobilgeräte, Dokumentscan)
• Professional: 16,58 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung (automatische Texterkennung, Volltextsuche)

Business-Abos

• Professional: 16,58 Euro pro Monat bei jährlicher Abrechnung (1 Nutzer, 3 TB Speicherplatz, bis zu 100 GB Datentransfer)
• Standard: 10 Euro pro Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung, ab 3 Nutzer (3+ Nutzer, 5 TB Speicherplatz, Admin-Login zur Teamverwaltung)
• Advanced: 15 Euro pro Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung, ab 3 Nutzer (Speicherplatz nach Bedarf, mehrere Admin-Rollen, SSO-Integration)

#5 Evernote

Evernote ist ein mächtiges Notiz- und Organisationstool für iOS, Android und PC. Ihr könnt unbegrenzt viele Notizbücher anlegen und so eure Aufzeichnungen, Grafiken etc. sauber strukturieren.

Evernote ist besonders bekannt für die gut funktionierende Suche. (Foto: Evernote)

Verseht eure eingepflegten Dateien auch mit Schlagworten, sodass ihr sie thematisch sinnvoll ordnet. Damit bleibt euer digitales Büro aufgeräumt. Die Suchfunktion von Evernote ist schnell und treffsicher, was die latente Unübersichtlichkeit der App wieder wettmacht.

• Evernote Basic: kostenlos (für bis zu zwei Geräte-Synchronisationen mit einem Konto)
• Evernote Premium: 59,99 Euro im Jahresabo (unbegrenzte Geräte-Synchronisation mit einem Konto + Zusatzfunktionen und mehr Speicherplatz)
• Evernote Business: 13,99 Euro pro Monat pro Nutzer (Single Sign-On, zentrale Nutzerverwaltung)

#6 Fahrtenbuchsoftware

Die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuches für euer papierloses Büro ist zeitsparend. Ihr müsst die Daten nicht händisch eintragen, außerdem ist es – ein gutes Tool vorausgesetzt – weniger fehleranfällig und ihr erhaltet im Vergleich zur 1-Prozent-Regelung auch mehr Geld. Passende Anbieter wie FLEETIZE Routes Plus, Vimcar oder SquareTrip findet ihr im Vergleich für das elektronische Fahrtenbuch.

#7 G-Suite

Google bietet mit der G Suite eine ganze Palette an hochfunktionalen Tools, mit denen ihr ideal im Team zusammenarbeiten könnt, was die Produktivität steigert. Mit den einzelnen Services wie Docs, Tabellen und Präsentationen könnt ihr Dateien ortsunabhängig und sogar offline bearbeiten.

Die G Suite hat alle Tools an Bord, die ihr für euer digitales Büro braucht. (Foto: Google Cloud Product Photography)

Darüber hinaus bietet Google die Option für Video- und Telefonkonferenzen, was im Homeoffice inzwischen unverzichtbar geworden ist.

• Basic-Version: 4,68 Euro pro Nutzer und Monat
• Business-Version: 9,36 Euro pro Nutzer und Monat (unbegrenzter Speicherplatz und Archivierungsfunktion)
• Enterprise-Version: 23 Euro pro Nutzer und Monat (erweiterte Einstellungen und Funktionen, u. a. Vault und unbegrenzter Cloudspeicher)

#8 LastPass

Die Flut an Passwörtern für zahllose Plattformen überfordert? LastPass schafft Abhilfe: Es handelt sich um einen webbasierten Passwortmanager, der Zugänge sicher speichert.

Last Pass vereint alle Passwörter für ein papierloses Büro unter einem Dach, indem ihr die App auf jedem Device nutzen könnt. Ihr braucht euch nur ein Masterpasswort zu merken. (Foto: LastPass)

LastPass füllt Passwortfelder mithilfe der Browsererweiterung automatisch aus. Zusätzlich gibt es einen Vault, in dem ihr Notizen und Websites speichern könnt. Die Verschlüsselung erfolgt lokal auf Geräteebene.

• Teams: 3,56 Euro pro Benutzer pro Monat, 5-50 Benutzer
• Enterprise: 5,34 Euro pro Benutzer pro Monat für mehr als 5 Nutzer (inkl. Single Sign-On und Steuerungsmöglichkeiten für Admins)
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): 2,67 Euro pro Benutzer pro Monat für mehr als 5 Nutzer (biometrische und kontextuelle Authentifizierung, passwortfreies Arbeiten)
• Identity: 7,12 Euro pro Benutzer pro Monat für mehr als 5 Nutzer (automatisches On- und Offboarding, sofortige Bereitstellung von über 1.200 Anwendungen, die mit Single Sign-On kompatibel sind)

#9 Lieferando

Ob klassisches oder digitales Büro: Hungrige Teammitglieder arbeiten in beiden nicht gut. Und weil zwischen Meetings und der Beantwortung von E-Mails meistens die Zeit zum Kochen fehlt, ist eine App wie Lieferando die perfekte kulinarische Hilfe im Alltag.

Wenn ihr keine Lust darauf habt, die Bestellung auf dem Handy einzutippen, könnt ihr eure Schlemmerwünsche auch mit dem Sprachassistenten durchgeben. (Foto: Lieferando)

Mit Lieferando könnt ihr bei mehr als 13.000 Lieferdiensten deutschlandweit Pizza, Burger oder Sushi bestellen. Dank Live-Tracking wisst ihr immer, ob das Essen noch lange unterwegs ist. Bezahlen könnt ihr mit u. a. mit PayPal, bar, via Kreditkarte oder Sofortüberweisung.

• Lieferando ist kostenlos für iOS und Android erhältlich oder lässt sich über den Browser bzw. den Sprachassistenten bedienen.

#10 Lohnsoftware

Für euer digitales Büro empfehlen wir auch die Digitalisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ausdruck, Versand und Portozahlungen von Lohnbescheinigungen gehören damit ab sofort der Vergangenheit an. Darüber hinaus haben Mitarbeiter, die bislang mit der klassischen Abwicklung beschäftigt waren, Zeit für andere Aufgaben.

Ihr schont damit also nicht nur die Umwelt, sondern auch eure Ressourcen und spart Geld. Darüber hinaus zieht sich die digitale Gehaltsabrechnung alle Mitarbeiterdaten automatisch, wenn ihr ein professionelles Tool verwendet. Wir haben die Top-Anbieter genauer unter die Lupe genommen und stellen euch die besten Lohnabrechnungsprogramme vor, darunter ilohngehalt, DATEV und Lohnfix.

#11 Reisekostenabrechnungssoftware

Wer geschäftlich viel unterwegs ist, sammelt über die Zeit jede Menge Belege an: Fahrkarten, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege etc. Zurück im Büro führt das zu einer massiven Zettelwirtschaft. Es sei denn, ihr betreibt ein papierloses Büro! In diesem darf die elektronische Reisekostenabrechnung selbstverständlich nicht fehlen. Schaut euch unseren Test an, um die ideale Reisekostenabrechnungs-Software von Anbietern wie Circula, HRWorks oder Rydoo für euch zu finden.

#12 Slack

Slack erinnert an ein klassisches Chat-Programm. Doch steckt wesentlich mehr unter der Haube dieses Team-Tools. (Foto: Slack)

Slack ist ein beliebtes Projektmanagementtool für ein digitales Büro, mit dem Teams schnell und unkompliziert miteinander kommunizieren können. Das Besondere an Slack ist die intelligente Kombination verschiedener Features: Neben der direkten Kommunikation untereinander lassen sich beliebig viele Channels einrichten (ähnlich wie Chaträume). Außerdem könnt ihr Dateien verschicken und diese wie auch die Chats über eine integrierte Suche wiederfinden.

• Kostenlos: bis zu 10.000 durchsuchbare Nachrichten und bis zu zehn verknüpfbare Apps
• Standard: 6,25 Euro pro aktivem Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (komplettes Archiv, unbegrenzte App-Integration und weitere Features)
• Plus: 11,75 Euro pro aktivem Nutzer pro Monat bei jährlicher Abrechnung (integrierte Verbindung zu vielen SSO-Anbietern, Support rund um die Uhr und weitere Features

#13 TextGrabber

TextGrabber ist eine weitere Scanner-App. Der wesentliche Unterschied zu CamScanner ist, dass TextGrabber das geschriebene Wort erkennt und daraus Aktionen ableitet: Anrufe, eine automatische Übersetzung in über 100 Sprachen oder die direkte Suche nach weiteren Informationen via Internet. Darüber hinaus ermittelt der Echtzeitmodus Text in über 60 Sprachen und auf verschiedensten Oberflächen – selbst ohne Online-Verbindung.

• TextGrabber ist kostenlos für Android und iOS erhältlich.

#14 Timr

Timr ist eine intelligente Zeiterfassung-App, weil sie Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung mit einem Sofortüberblick über Mitarbeiter anbietet.

Mit Timr habt ihr nicht nur die Zeiterfassung im Blick, sondern könnt auch eine Aufgabenverwaltung nutzen. Dies sind wichtige Kernfuntkionen für ein professionelles papierloses Büro. (Foto: Timr)

Bei diesem Time Tracking kann sogar die GPS-Position mit Live-Standortbestimmung erfasst werden. Doch wer im Arbeitsalltag offline oder online viel unterwegs ist, sollte sich Pausen zugestehen. Der Arbeitsrhythmus 52-17 hilft genau dabei, um produktiver zu werden.

• Regular: 7,20 Euro pro Benutzer pro Monat
• Plus: 26,10 Euro Basispreis & 7,20 Euro pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung (Projektbudgets, Stundensätze, Budgetwarnungen)
• Enterprise: 71,10 Euro Basispreis & 7,20 Euro pro Benutzer pro Monat bei jährlicher Zahlung (erweiterte Berechtigungen, Teamerfassung durch Vorarbeiter, kundenspezifische Felder)

#15 Ulysses (nur für iOS)

Ulysses ist die perfekte App für die schnelle und ablenkungsfreie Erstellung von Notizen, wenn ihr Apple-Geräte für euer digitales Büro nutzt.

Ulysses überzeugt mit seiner klaren Struktur und der hilfreichen Sortierung. (Foto: Ulysses)

Besonders clever: Das ebenso einfache wie übersichtliche Organisationssystem, in dem eure Notizen gut sortiert gespeichert werden. Es lassen sich auch Ordner und Unterordner anlegen. Die Texte können über eine Backup-Funktion in der iCloud synchronisiert werden.

• Ulysses bekommt ihr in verschiedenen Preismodellen, z. B. ab 4,99 Euro monatlich oder für 39,99 Euro im 1. Jahresabo.

Fazit

Mit den vorgestellten Apps spart ihr Zeit bei der Dokumentenerfassung, vereinfacht eure Kommunikation, organisiert euch Essen auf Arbeit und vieles mehr. Wir hoffen, dass ihr mit den vorgestellten Tools schnell und einfach euer digitales Büro einrichten könnt!

• Findet zudem nützliche Tools für euer Homeoffice. Und entdeckt weitere hilfreiche Software für Unternehmer, um euer papierloses Büro weiterzuentwickeln.
• Weitere Tools können euch dabei helfen, euer Selbstmanagement zu optimieren.

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