Kleingewerbe anmelden: alle Ämter und Gründungsschritte

Um ein Kleingewerbe anzumelden, gehen Sie zu verschiedenen Ämtern, Kammern und Behörden. Das wichtigste Amt ist das Gewerbeamt, gefolgt vom Finanzamt, den Kammern IHK oder HWK, der Berufsgenossenschaft und der Agentur für Arbeit. Gebühren entstehen bei der Kleingewerbeanmeldung für den Gewerbeschein, den Sie beim Gewerbeamt erhalten.

Folgen Sie zur Kleingewerbeanmeldung im Detail diesen 9 Schritten:

1. Gewerbeamt: Im örtlichen Gewerbeamt füllen Sie die Gewerbeanmeldung aus und erhalten den Gewerbeschein. Das kostet je nach Gemeinde zwischen 15 € und 60 €.
2. Geschäftskonto: Eröffnen Sie nach der Gewerbeanmeldung ein Geschäftskonto, um private von betrieblichen Finanzen zu trennen.
3. Finanzamt: Die Anmeldung beim Finanzamt nehmen Sie vor, indem Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.
4. Buchhaltung & Steuern: Die Buchhaltung will gut organisiert sein. Steuerangelegenheiten mit oder ohne Steuerberater machen, das ist hier die Frage.
5. IHK oder HWK: Nach der Gewerbeanmeldung werden Sie Pflichtmitglied in der IHK. Für Handwerker ist es die Handwerkskammer.
6. Berufsgenossenschaft: Die Anmeldung zu einer Berufsgenossenschaft ist auch für Kleingewerbetreibende Pflicht. Beiträge werden fällig, sobald Mitarbeiter beschäftigt werden. 
7. Agentur für Arbeit: Wenn Sie nach der Gewerbeanmeldung Mitarbeiter einstellen, benötigen Sie eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit. 
8. Versicherungen: Um Krankenversicherung, Rentenversicherung bzw. Altersvorsorge muss sich ein Kleingewerbetreibender selbst kümmern. Auch betriebliche Versicherungen sind wichtig.
9. Weitere Ämter & Tipps: Baugenehmigungen beim Umbau von Räumen, Geschäftsausstattung, oder AGB oder Website-Impressum sind weitere wichtige Punkte für Kleingewerbetreibende zum Start.

Der erste Schritt der Kleingewerbeanmeldung ist der Gang zum Gewerbeamt. Bevor Sie den Gewerbeschein via Gewerbeanmeldung beantragen, sollten Sie die Voraussetzungen prüfen und Ihre Unterlagen dafür vorbereiten. Die gute Nachricht vorab: Einen Handelsregisterauszug benötigen Kleingewerbetreibende nicht.

Die wichtigste Voraussetzung, um ein Kleingewerbe anzumelden, ist die Volljährigkeit und ein deutscher Personalausweis. Ausländer benötigen eine Aufenthaltserlaubnis. Ansonsten gilt grundsätzlich die Gewerbefreiheit, wobei es hier Einschränkungen gibt:

• Nachweis der Zuverlässigkeit: Für manche Branchen brauchen Sie bei der Gewerbeanmeldung ein polizeiliches Führungszeugnis notwendig, z.B. bei der Gründung eines Schlüsseldiensts, einer Partnervermittlung oder eines An- und Verkaufshandels mit Computern, Uhren, Schmuck oder Kraftfahrzeugen.
• Erforderliche Qualifikationen: In vielen Handwerksberufen ist der Meistertitel Voraussetzung. Wer eine Apotheke eröffnen will, braucht eine Bestallung als Apotheker.
• Branchenspezifische Genehmigungen und Erlaubnisse: beispielsweise in der Gastronomie, beim Handel mit Waffen oder Munition oder bei der Gründung einer Fahrschule.

Lesen Sie dazu auch unsere Branchenleitfäden, wo wir spezifische Besonderheiten jeder einzelnen Branche im Detail erläutern. Haben Sie Ihre Unterlagen komplett, füllen Sie die Gewerbeanmeldung aus.

Für die Gewerbeanmeldung brauchen Sie das Formular GewA1, das beim zuständigen Gewerbeamt erhältlich ist und für alle Rechtsformen gilt. Je nach Gemeinde sieht es unterschiedlich aus.  Der grundsätzliche Aufbau ist aber immer der gleiche:

• Angaben zum Betriebsinhaber
• Angaben zur Person
• Angaben zum Betrieb

Ein ausgefülltes Muster des Gewerbeanmeldeformulars stellen wir Ihnen zum Download bereit. Die folgende Abbildung zeigt den für das Kleingewerbe entscheidenden Abschnitt:

Im Gewerbeanmeldeformular kommen als Erstes die Fragen zum Betriebsinhaber und zur Person. Für die Kleingewerbeanmeldung gilt:

• Die Angaben zur Person sind am wichtigsten, wenn Sie ein Kleingewerbe anmelden.
• In Feldern, die sich auf das Handelsregister beziehen, müssen Sie nichts eintragen.

Das ist auch der springende Punkt: In einem Formular zur Gewerbeanmeldung für ein Kleingewerbe bleiben alle Felder leer, die sich explizit auf das Handelsregister oder auf Vollkaufleute bzw. Rechtsformen nach HGB beziehen. Bei den Angaben zur Person geben Sie Name, Geburtsort und Geburtsname, Staatsangehörigkeit sowie Adresse und Kontaktdaten ein. Mit dem Personalausweis verifiziert ein Gründer seine Angaben.

Bei den Angaben zum Betrieb sind für das Kleingewerbe folgende Punkte am wichtigsten:

• Zahl der geschäftsführenden Gesellschafter im Falle einer GbR
• Adresse der Betriebsstätte mit Kontaktdaten
• Angaben zur Tätigkeit: Hier beschreiben Sie, was Sie verkaufen und welche Dienstleistungen Sie anbieten.
• Nebenerwerb ja oder nein: Hier geben Sie an, ob Sie das Gewerbe nebenberuflich betreiben.
• Angaben zu Mitarbeitern: Wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, müssen Sie das angeben. 
• Genehmigungen und Erlaubnisse: Entsprechende Unterlagen legen Sie der Anmeldung als Anlage bei.

Die Beschreibung der Tätigkeit ist in diesem Abschnitt entscheidend. Denn je nach Tätigkeit können Erlaubnisse und Genehmigungen eine Rolle spielen. Wichtig ist vor allen Dingen, keine Tätigkeit zu vergessen, für die Sie eine Genehmigung brauchen.

In den Angaben zum Betrieb finden sich viele Punkte, die für bereits existierende Unternehmen relevant sind, etwa die Anschrift einer Hauptniederlassung oder eines früheren Standorts im Falle eines Umzugs. Auch der Punkt "Beteiligung der öffentlichen Hand" ist für ein Kleingewerbe nicht relevant, weil sich der Staat allenfalls an Kapitalgesellschaften beteiligt. 

Wir haben Ihnen zum Download eine Muster-Gewerbeanmeldung für ein neues Kleingewerbe vorbereitet. Sie finden das Muster hier zum Download.

Muster Kleingewerbeanmeldung herunterladen

Hier geben wir Ihnen einen Überblick über die Möglichkeiten, ob Sie Ihr Kleingewerbe auch online anmelden können. Auch dort, wo die Anmeldung online nicht möglich ist, ist zumindest eine Online-Terminvereinbarung möglich. Die Tabelle zeigt auch die Gebühren, wobei für das Kleingewerbe in der Regel die Gebühr für Einzelunternehmen und Personengesellschaften relevant ist.

Die Digitalisierung ist in manchen Städten und Bundesländern schon weit fortgeschritten. In NRW kann die komplette Kleingewerbeanmeldung über ein zentrales Register unabhängig von lokalen Gewerbeämtern durchgeführt werden. Aktuelle Ausnahme ist noch die Stadt Köln, wo der Kleingewerbetreibende sich aber trotzdem online anmelden kann.

Ist eine Online-Anmeldung nicht möglich, müssen Sie bei Ihrem örtlichen Gewerbeamt vor Ort Ihr Kleingewerbe anmelden. In der Regel kann der Gründer das Gewerbeanmeldeformular auf der jeweiligen Webseite des Gewerbeamtes herunterladen und vorher schon ausfüllen. Sinnvoll ist auch eine Terminvereinbarung, die immer mehr Gemeinden – auch bedingt durch die Corona-Krise – anbieten.

Ein Kleingewerbe anmelden heißt auch, Finanzen und Zahlungsverkehr für das neue Unternehmen zu regeln. Ein Geschäftskonto ist für Kleingewerbetreibende zwar keine gesetzliche Pflicht, aber trotzdem empfehlenswert. Mit dem Geschäftskonto trennen Sie berufliche von privaten Finanzen. Zudem ist die kontoführende Bank als Hausbank auch Finanzierungspartner von Unternehmern. Was ist bei der Auswahl eines Geschäftskontos wichtig? Hier 5 Tipps:

• Ist das Konto für Kleingewerbetreibende geeignet?
• Brauchen Sie ein Konto mit guter Bargeldversorgung für Einzahlungen und Abhebungen?
• Sind Finanzierung und Beratung wichtige Kriterien für Sie?
• Wie hoch sind Grundgebühr und Kosten für Überweisungen und Bargeldtransaktionen?
• Bietet die Bank Debit- und Kreditkarten?

In unserem aktuellen Geschäftskontenreport präsentieren wir über 90 Konten von über 34 Banken mit einem ausführlichen Vergleich der Kosten und Leistungen. Außerdem bieten wir 4 günstige Konten, die sich für das Kleingewerbe ausgezeichnet eignen. 

Nach der Gewerbeanmeldung fordert das Finanzamt Kleingewerbetreibende auf, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. Früher gab es dafür ein entsprechendes Formular, seit 1.1.2021 wird der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung elektronisch ausgefüllt. Dazu ist ein Konto bei ELSTER, dem elektronischen Finanzamt, erforderlich.

Außerdem erteilt das Finanzamt eine Steuernummer. Wer Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU umsatzsteuerfrei verkaufen oder erwerben will, muss eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Diese wird durch das Bundeszentralamt für Steuern vergeben. Wir haben die Kontaktdaten zu einem Finanzamt in Ihrer Nähe aufgelistet.

Ein Kleingewerbe anmelden heißt auch, sich über Steuerberater, Steuern und Buchhaltung Gedanken zu machen. Bereits beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung stellt sich die Frage: Steuerberater ja oder nein? Einerseits kostet ein Steuerberater Geld. Andererseits beantwortet er knifflige Fragen zu Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer, übernimmt die Buchführung und erledigt die Umsatzsteuervoranmeldung sowie alle Steuererklärungen fristgerecht.

Auch die Buchhaltung im Büro will organisiert sein. Zwar sind die Buchführungspflichten mit der einfachen Buchführung unkompliziert, Rechnungen erstellen und Belege verwalten erfordert Genauigkeit und Disziplin. Digitalisieren Sie die Abläufe im Bereich der Buchhaltung mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware. Lesen Sie dazu unseren Rechnungsprogramm-Vergleich sowie unseren Vergleich führender Buchhaltungsprogramme.

Für Händler und Gastronomen ist ein gutes Kassensystem wichtig. Was Sie bei der Auswahl beachten sollten, erklärt unser Kassensystem-Vergleich.

Wenn Sie ein Kleingewerbe anmelden, sind Sie verpflichtet, Mitglied in einer Kammer zu werden. Für gewerbliche Unternehmen ist es die Industrie- und Handelskammer (IHK), für gewerbliche Unternehmen des Handwerks die Handwerkskammer (HWK). Nach der Gewerbeanmeldung informiert das Gewerbeamt IHK oder HWK, je nachdem, was für Sie relevant ist.

Ob bei der IHK Berlin, IHK München, IHK Köln oder IHK Stuttgart - wer ein Kleingewerbe anmelden möchte, muss sich auch bei der örtlichen IHK anmelden. Das Gewerbeamt informiert die IHK über die Gründung. Der Unternehmer erhält dann von der zuständigen IHK ein Schreiben mit allen weiteren Informationen zur IHK-Mitgliedschaft. Die jährlichen Beiträge für Kleingewerbetreibende bewegen sich zwischen 30 € und 75 €. Kleingewerbliche Gründer mit Gewinnen unterhalb von 25.000 € im Jahr zahlen in den ersten beiden Jahren keine Beiträge.

Noch bevor Sie ein Kleingewerbe anmelden, müssen Sie sich erkundigen, ob das Gewerbe in die Handwerksrolle eingetragen werden muss. Die Handwerksrolle ist ein Verzeichnis aller Betriebsinhaber zulassungspflichtiger Handwerke. Die Inhaber der Betriebe erhalten anschließend die Handwerkskarte. Geführt wird die Handwerksrolle von der örtlichen Handwerkskammer. Wer also einen gewerblichen Handwerksbetrieb gründet, sollte sich ausführlich informieren über Meisterpflicht und Handwerksrolle.

Ein Kleingewerbe anmelden bedeutet auch, sich bei der Berufsgenossenschaft einzutragen. Berufsgenossenschaften sind zuständig für die gesetzliche Unfallversicherung und für gesundheitliche Aspekte im Unternehmen. Kleingewerbetreibende müssen sich binnen einer Woche nach Gründung dort anmelden. Beitragszahlungen an die Berufsgenossenschaft werden fällig, sobald ein kleingewerbliches Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt. Inhaber eines Kleingewerbes selbst können sich bei der Berufsgenossenschaft freiwillig versichern.

Wenn Sie ein Kleingewerbe anmelden und Angestellte beschäftigen, müssen sie beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer beantragen. Die Betriebsnummer wird von der Bundesagentur für Arbeit vergeben und muss beantragt werden, sobald der erste Mitarbeiter eingestellt wird. Die Nummer ist sowohl für die Anmeldung zur Sozialversicherung als auch bei der Krankenkasse relevant. Der Antrag auf eine Betriebsnummer muss auch für Mini-Jobber und Auszubildende gestellt werden. Im Fall einer Betriebsübernahme müssen Sie eine neue Betriebsnummer beantragen.

Hat ein Kleingewerbetreibender sein Gewerbe angemeldet, sollte er sich auch um das Thema Versicherungen kümmern. Dabei geht es um seine persönlichen und die Versicherungen für sein Gewerbe.

Für Kleingewerbetreibende besteht keine Sozialversicherungspflicht. Ausnahme sind Handwerker, die rentenversicherungspflichtig sind. Ein Kleingewerbetreibender muss sich also für die Sozialversicherung um Ersatz bemühen. Folgende grundsätzlichen Möglichkeiten gibt es:

• Private Krankenversicherung oder freiwillige gesetzliche Krankenversicherung
• Freiwillige Arbeitslosenversicherung
• Einzahlen in die gesetzliche Rentenversicherung oder Wahl einer privaten Altersvorsorge
• Wahl einer Berufsunfähigkeitsversicherung

Auch die betrieblichen Versicherungen gilt es zu beachten:

• Gewerbeversicherungen für Händler, Gastronomen oder Handwerker
• Gewerbliche Rechtsschutzversicherung
• Betriebshaftpflichtversicherung
• Versicherungen für Onlineshops und Cyber-Versicherungen

Je nach Branche und beruflichen Risiken, welche die Tätigkeiten eines gewerblichen Unternehmens mit sich bringen, ist der Versicherungsbedarf unterschiedlich hoch. Ein kleingewerblicher Dachdecker oder der Betreiber eines Sägewerks wird sich umfangreicher versichern als der Betreiber einer mobilen Eisdiele.

Nach der Kleingewerbeanmeldung können weitere Ämter wichtig werden, wie die folgende Liste zeigt:

• Gewerbeaufsichtsamt: Es ist für alle gewerblichen Unternehmen eine wichtige Behörde. Sie überprüft, ob Vorschriften des Arbeitsschutzes und Umweltschutzes eingehalten werden und kann Bußgelder erteilen.
• Bauamt: Die Baubehörde ist wichtig im Falle von Umbauten. Wer einen Laden umbaut, sollte frühzeitig mit der örtlichen Baubehörde Kontakt aufnehmen.
• Gesundheitsamt: Überwacht unter anderem die Lebensmittelhygiene in Handel und Gastronomie. Hier werden auch ansteckende Krankheiten gemeldet, sobald sie in Unternehmen auftauchen. 

Wer sich unsicher ist, welche Behörden für ein Gewerbe zuständig ist, wendet sich an einen einheitlichen Ansprechpartner in seinem Bundesland. Er weiß Bescheid, welche Genehmigungen und Anforderungen für ein bestimmtes Gewerbe erforderlich ist.

Neben den Ämtern und Behörden sollte ein Kleingewerbetreibender nach der Gewerbeanmeldung folgende Dinge organisieren, damit sein Business von Anfang an richtig läuft. Dazu zählen:

• Die Einrichtung des Betriebs, der Geschäftsausstattung und des Büros
• professionelle Website erstellen
• rechtssicheres Impressum formulieren
• AGB erstellen

Neben all diesen Formalitäten und Gründungsvorbereitung ist natürlich ein Punkt dringend: Das Konzept für die Gewinnung von Neukunden.