Die beste Kassensoftware 2025: 5 Anbieter im Vergleich

Die Kassensoftware ist das Herzstück einer modernen Registrierkasse oder eines modernen Kassensystems.

Sie steuert die Hardwarekomponenten wie Kassenlade und Bondrucker, ermöglicht ein GoBD konformes Kassieren und bietet Funktionen für ergänzende Aufgabenbereiche, etwa Warenwirtschaft, E-Commerce oder Buchhaltung.

Mit einer Kassensoftware wird die Kasse zu einem Instrument, das betriebliche Abläufe optimiert und Zeit sowie Kosten spart.

Auf dem Markt gibt es unzählige Anbieter für Kassensysteme und dazugehöriger Kassensoftware.

Wir stellen nun die 5 besten Kassensoftwares aus unserem Kassensystem-Vergleich vor:

1. ready2order
2. POSSUM
3. helloCash
4. ETRON
5. SumUp

ready2order bietet eine reine Kassensoftware aus der Cloud, die flexibel auf eigener Hardware wie Tablets, Notebooks oder PCs eingesetzt werden kann. Darüber hinaus bietet ready2order die passende Hardware (Tablets, mobile Kassensysteme, Bargeldladen, etc.), wodurch es zu einem vollwertigen Kassensystem heranwächst.

Für wen ist ready2order geeignet?

ready2order richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aus den Branchen Gastronomie und Einzelhandel.

Welche Stärken bietet ready2order?

• Plattformunabhängige Cloud-Kassensoftware
• Intuitive Bedienung und schnelle Einrichtung
• Integrierte Lagerbestandsverwaltung
• Geeignet für mehrere Filialen
• GoBD-konform

Welche Schwächen hat ready2order?

• Cloud-TSE muss hinzugekauft werden (14,90 € pro Monat)
• Geringe Auswahl an E-Commerce-Schnittstellen (Shopify und WooCommerce)

Wie viel kostet ready2order?

ready2order kostet mindestens 34,90 € pro Monat bei jährlicher Abrechnung (45,90 € im Monats-Abo). Hinzu kommen verpflichtend Gebühren in Höhe von 14,90 € monatlich für das TSE-Paket, das alle Kassensysteme im Betrieb absichert. Weitere Kosten entstehen für Kartenzahlungen in Höhe von 1,23 % vom Umsatz.

Optional können folgende Funktionen hinzugebucht werden:

• Gastro-Paket: 22,90 €/Monat
• Digitaler Beleg: 9,90 €/Monat
• Kassenbuch: 14,90 €/Monat

Die Heimpel GmbH ist der Hersteller der Kassensoftware „POSSUM“, die auf der Hardware des Anbieters fest installiert wird. Nutzer wählen aus verschiedenen Modellen und Verbundsystemen, zum Beispiel einer stationären Kasse sowie mobilen Kassensystemen.

Bei Bedarf liefert POSSUM das geeignete Zubehör mit, etwa Bargeldladen, Barcode-Scanner oder Bondrucker.

Für wen ist POSSUM geeignet?

Die Kassensoftware von POSSUM eignet sich für mittlere bis große Betriebe aus den Branchen Gastronomie und Handel. Gastronomen mit Gastgewerbe profitieren von der integrierten kleinen Zimmerverwaltung, müssen allerdings auf eine Reservierungsfunktion verzichten.

Welche Stärken bietet POSSUM?

• Schulung und Ersteinrichtung im Preis inklusive
• Akzeptiert Zahlungen in Fremdwährung
• Direkte Schnittstelle zu DATEV (ab 30 € pro Monat)
• Lagerverwaltung mit Inventur-Funktion
• Meldepflicht-Funktion integriert
• Support-Team das ganze Jahr erreichbar

Welche Schwächen hat POSSUM?

• Hardware-Kassensysteme müssen beim Hersteller erworben werden
• Keine Reservierungsfunktion für Gastronomen

Wie viel kostet POSSUM?

Die Kassensoftware von POSSUM kostet bei jährlicher Abrechnung 39 €, bei monatlicher Abrechnung kostet POSSUM 49 € pro Monat. Die Hardware kostet je nach Modell zwischen 1.199 € und 1.699 €. Wer sich die Investition in Hardware sparen möchte, kann das Leasing-Modell wählen. Dadurch kosten Kassensoftware sowie Hardware monatlich 84,90 €.

helloCash ist ein Anbieter von Kassensoftware aus Österreich. Die Software wird im Browser bedient und kommt ohne eine lokale Installation aus. Die Hardware des Herstellers ist nicht nötig, kann bei Bedarf jedoch erworben werden.

Für wen ist helloCash geeignet?

helloCash richtet sich an Einzel- sowie Onlinehändler und Dienstleister. Die Lösung wurde speziell für Solo-Selbstständige und kleine Betriebe entwickelt. Da die Software nicht über eine zentrale Lagerverwaltung verfügt, ist der Gebrauch in mehreren Filialen nicht zu empfehlen.

Welche Stärken bietet helloCash?

• Kostenloser Tarif
• Eigener Kundennewsletter für Marketingzwecke
• Digitaler Kalender mit Terminbuchungsfunktion
• Erinnerungsfunktion an Termine via E-Mail und SMS
• Unterstützt die Kassensystem-Meldepflicht

Welche Schwächen hat helloCash?

• Kein Offline-Modus
• Fehlende Personalzeiterfassung
• Geringe Onlineshop-Anbindung (WooCommerce und Shopify)

Wie viel kostet helloCash?

helloCash kostet zwischen 0 € und 18,90 € pro Monat. Damit gehört die Kassensoftware zu den günstigsten Anbietern am Markt. Weitere Kosten entstehen jedoch für die technische Sicherheitseinrichtung (TSE)ab 129 € jährlich.

ETRON ist ein Hersteller von Kassensoftware und Warenwirtschaftssystemen. Die Cloud-Kassenlösung ist modular aufgebaut. Das bedeutet: Nutzer stellen sich genau die Funktionen zusammen, die sie in ihrem Geschäft benötigen.

Für wen ist ETRON geeignet?

ETRON richtet sich hauptsächlich an Einzel- und Omnichannel-Händler. Gründe dafür sind die mögliche Anbindung an verschiedene Online-Shops (WooCommerce oder Magento), Kundendatenbanken und Preisvergleichsseiten (z. B. Idealo und eBay). ETRON bietet aber auch zahlreiche Funktionen für Dienstleister. Dazu gehört beispielsweise die Terminbuchungsfunktion oder eine eigene Salon-Website mit Online-Shop.

Welche Stärken bietet ETRON?

• Terminbuchungsfunktion
• Eigener Online-Shop für Händler und Dienstleister
• Umfangreiche Kundenmarketingfunktionen, z. B. Newsletter
• Integrierte Lagerverwaltung mit Bestellfunktion
• Flexibel auf eigenen Geräten (z. B. Tablets) einsetzbar

Welche Schwächen hat ETRON?

• Einige Funktionen erst ab 159 € pro Monat verfügbar (z. B. Online-Shop)
• Keine mobile App

Wie viel kostet ETRON?

ETRON kostet zwischen 18,90 € und 175 € pro Monat. Wie hoch die Preise tatsächlich ausfallen, hängt vom gewählten Tarif und der Vertragslaufzeit ab. Weitere Fixkosten entstehen für die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für 119 € jährlich. Diese Kosten sind verbindlich, da die Kassensoftware dadurch erst rechtskonform ist.

Bei Bedarf kann die passende Hardware beim Hersteller ab einmalig 690 € erworben werden. Zubehör wie Barcode-Scanner oder Bargeldladen stellt ETRON ab 169 € bzw. 99 € zur Verfügung.

SumUp ist ein Zahlungsdienstleister, der neben mobilen Kartenzahlungslösungen auch eine Kassensoftware vertreibt. Da die Software als cloudbasierte App vertrieben wird, ist für den Betrieb nur das eigene Smartphone oder Tablet erforderlich. Stationäre Tablet-Kassen gibt es ebenfalls vom Anbieter.

Für wen ist SumUp geeignet?

Die Kassensoftware von SumUp ist für Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen aus den Branchen Handel, Gastronomie und Dienstleistung geeignet.

Welche Stärken bietet SumUp?

• Alle Kassenfunktionen kostenlos verfügbar
• Kostenloser Onlineshop
• Kostenlose Buchungsseite für Online-Terminbuchung
• Reservierungsfunktion für Gastronomen
• Einfache Bedienung

Welche Schwächen hat SumUp?

• Begrenzte Lagerverwaltung
• Keine Bestellfunktion
• Offline-Modus unterstützt keine Kartenzahlungen
• Keine Personalzeiterfassung
• Keine Waagenanbindung

Wie viel kostet SumUp?

SumUp kostet zwischen 0 € und 55 € monatlich. Wie hoch die Kosten ausfallen, hängt vom gewählten Tarif ab. Nutzer zahlen in der kostenlosen Variante beispielsweise nur eine Transaktionsgebühr für Kartenzahlungen in Höhe von 1,39 %. Ab der kostenpflichtigen Pro-Version fallen für Kartenzahlungen dagegen nur 0,8 % an.

Ergänzend zur Kassensoftware kann die passende Hardware ab 34 € (Kartenlesegerät) beim Anbieter erworben werden.

In der nachfolgenden Tabelle haben wir alle wichtigen Fakten zu den Kassensoftware-Lösungen der oben genannten Anbieter zusammengetragen.

Eine Kassensoftware ist eine langfristige, strategische Anschaffung, weil sie die Kasse mit Funktionen ausstattet, die zu einfacheren Betriebsabläufen, geringeren Betriebskosten und höherer Servicequalität führen.

Für einen sinnvollen Vergleich und die richtige Auswahl der passenden Kassensoftware empfehlen wir daher, auf folgende Punkte beim Kauf zu achten:

1. GoBD-Konformität
2. Intuitive Bedienung
3. Support-Qualität
4. Funktionsumfang
5. Hardware und Zubehör
6. Mobile Nutzung
7. Preis-Leistungs-Verhältnis

Seit 2017 müssen Unternehmer die „Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff“- kurz GoBD - erfüllen, sofern sie ein digitales oder elektronisches Kassensystem mit Kassensoftware verwenden.

Diese Verordnung besagt, dass sämtliche Daten lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden müssen. Daneben ist auch ein elektronisches Kassenbuch unabdingbar. Aufzeichnungen und Umsätze sind somit ebenfalls für 8 Jahre zu sichern. Auch aufbewahrt werden müssen sämtliche Bedienungsanleitungen, Handbücher etc.

Seit 2020 gilt außerdem die KassenSichV, die bei jeder elektronischen Kasse ein zertifiziertes Sicherheitsmodul (TSE) fordert, das eine Datenmanipulation verhindert.

Nicht nur Inhaber, sondern auch die Mitarbeiter sollten die neue Kassensoftware problemlos bedienen können. Mit einer übersichtlichen und selbsterklärenden Benutzeroberfläche unterstützt die Kassensoftware einen reibungslosen Arbeitsablauf und sorgt für schnelles sowie effizientes Arbeiten. Vor der Kaufentscheidung sollte die Software ausgiebig getestet werden.

Bei Fragen oder Problemen benötigen Unternehmen schnelle Hilfe – am besten kostenlos und zu den eigenen Geschäftszeiten, etwa abends, am Wochenende oder an Feiertagen.

Vor der Anschaffung sollten folgende Eigenschaften eines guten Supports beachtet werden:

• Support per Telefon, E-Mail oder Chat
• Helpcenter mit Anleitungen und Systemdokumentation
• Erreichbarkeitszeiten

Eine gute Kassensoftware bietet alle Funktionen, die die tägliche Arbeit erleichtern. Je nach Art des Betriebs und Branche können dabei andere Funktionen wichtig sein:

Einzel- und Onlinehandel

Im Handel liegt der Schwerpunkt auf einer ordentlichen Lagerverwaltung und Warenwirtschaft. Werden beispielsweise Retouren bearbeitet, muss die Kassensoftware den Lagerbestand automatisch aktualisieren. Für Online-Händler ist ein eigener Online-Shop wichtig. Falls ein Shop bereits gelauncht ist, muss die Kassensoftware entsprechende Schnittstellen bieten, etwa zu:

• Shopify
• WooCommerce
• Magento

Gastronomie

Gastronomie-Betriebe werden durch eine Reservierungsfunktion und Tischverwaltung im Alltag entlastet. Damit Küche und Bar Bestellungen entgegennehmen können, ist ein Tablet oder Bon-Drucker nötig. So ersparen sich Kellner lange Laufwege vom Gast bis zur Küche und zurück. Weitere praktische Funktionen für die Gastro sind:

• Splitrechnung (Gäste zahlen getrennt)
• Lieferdienstanbindung, z. B. zu Lieferando
• Funkbonierung mithilfe von mobilen Kassensystemen
• Gangsteuerung für Speisen mit Menüabfolge
• Happy-Hour-Funktion für automatische Rabatte
• Trinkgeldfunktion

Dienstleistung

Dienstleister wie Friseure, Kosmetiksalons und Massagepraxen benötigen eine Kassensoftware mit Terminbuchungsfunktion. So können Dienstleister Kunden und Termine unkompliziert verwalten, während Kunden Termine sowie Leistungen selbst buchen. Solche Softwares bieten häufig automatische Erinnerungsfunktionen per SMS oder E-Mail, um Kunden an bevorstehende Termine zu erinnern.

Eine Kassensoftware steuert alle Geräte, die zur Kasse gehören. Das sind einerseits Hauptgeräte, wodurch ein Kassensystem erst bedienbar wird, etwa:

• Tablet
• Kassen-PC
• Smartphones
• Mobile Kassensysteme

Andererseits steuert die Kassensoftware Zubehör (Peripherie), beispielsweise:

• Bargeldladen
• Kartenlesegeräte
• Bon-Drucker
• Barcode-Scanner

Je nach Art des Betriebs sollte die Kassensoftware mit mobilen Geräten wie Smartphones, Tablets oder mobilen Kartenterminals kompatibel sein.

Beispiel: Im Einzelhandel ermöglicht der Zugriff auf die Produktdatenbank im Smartphone beispielsweise ein kompetenteres Beraten. Gleichzeitig werden Laufwege gespart, da Verkäufer für die Preisabfrage oder Produktsuche nicht zur Kasse laufen müssen, sondern alle Informationen griffbereit haben.

Auch Unternehmer profitieren von der mobilen Nutzung, zum Beispiel, wenn Umsatzzahlen unterwegs via Smartphone abgerufen oder Lagerbestände getrackt werden sollen.

Für viele Betriebe spielt der Preis bei der Anschaffung einer Kassensoftware eine entscheidende Rolle. Die Kosten für eine Kassensoftware liegen bei zwischen 0 € und über 180 €.

Der große Preisunterschied liegt oft am Funktionsumfang. Kostengünstige bzw. kostenlose Tarife sind im Funktionsumfang begrenzt. Zum Beispiel bietet helloCash einen kostenlosen Tarif, darin sind Funktionen wie die Gutscheinverwaltung, die mobile Kassen-App oder die Warenwirtschafts-Funktionen jedoch nicht enthalten.

Höherpreisige Kassensoftwares enthalten besondere Funktionen wie einen eigenen Online-Shop oder eine Terminbuchungsfunktion. Beispielsweise ETRON bietet derartige Funktionen erst ab 79 € pro Monat.