1. Was ist eine Kassensoftware?
Die Kassensoftware ist das Herzstück einer modernen Registrierkasse oder eines modernen Kassensystems. Sie steuert die Hardwarekomponenten wie Kassenlade und Bondrucker, ermöglicht ein GOBD konformes Kassieren und bietet Schnittstellen zu anderen betrieblichen Funktionsbereichen, so zur Warenwirtschaft, zum E-Commerce oder zur Buchhaltung. Eine Kassensoftware mit Schnittstellen macht die Kasse zu einem Instrument, betriebliche Abläufe zu optimieren und Zeit sowie Kosten zu sparen.
2. Kassensoftware: Anbieter-Vergleich
Mittlerweile gibt es unzählige Anbieter für Kassensysteme und dazugehöriger Kassensoftware. Wir haben uns die folgenden Anbieter rausgesucht und für Sie genauer unter die Lupe genommen:
| Anbieter | Kurzbeschreibung |
| bizSoft Kasse | Die Kassensoftware bizSoft Kasse ist Teil einer ganzen Programmfamilie für Buchhaltung und ERP. Die Software benötigt einen Windows-PC und ist flexibel bezüglich der Hardware: Der Unternehmer kann Tablet-PCs mit Touch-Screens, ein Notebook oder einen Desktop nutzen. |
| LocaFox POS | Bei diesem Anbieter können Sie auf eine zuverlässige, innovative und relativ preisgünstige All-in-one Kassensoftware zurückgreifen. Die Kassensoftware ist mit allen nötigen Funktionen für kleine und mittelständische Unternehmer aus dem Einzelhandel konzipiert und bietet beispielsweise ein integriertes Warenwirtschaftssystem. |
| PosBill | PosBill bietet eine ganze Reihe unterschiedlicher Typen von Kassensoftware. Wir haben hier die Version für Windows betrachtet, ohne die Möglichkeit mobiler Nutzung. Sie bietet Speziallösungen für Händler, Gastronomen und Dienstleister. Die Software ist modular aufgebaut, die Basisversion ohne Buchhaltung und Warenwirtschaft kostet 39 € im ersten Jahr der Nutzung. |
| ready2order | Diese Kassensoftware bietet einen hohen Bedienungsumfang, eine intuitive Handhabung und flexible Buchungs-Optionen. So können Sie auch hier die Kasse an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Sehr gut geeignet ist ready2order für Gastronomen. |
Der Kassensoftware-Vergleich im Detail
In der nachfolgenden Tabelle haben wir alle wichtigen Fakten zu den Kassensoftware-Lösungen der oben genannten Anbietern zusammengetragen. Somit haben Sie die Möglichkeit, sich schnell einen Überblick zu verschaffen:
| bizSoft Kasse | MagentaBusiness POS | LocaFox POS | PosBill | ready2order | |
| Eigenschaften | |||||
Betriebssystem | Windows | Windows, Mac, iOS, Android | Windows | Windows | iOS, Android, Windows |
Einzelhandel | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Gastronomie | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Dienstleistung | Ja | Ja | Nein | Ja | Ja |
Hard- u. Software | |||||
| Tablet | Nein | Ja | Nein | Ja | Ja |
| Smartphone | Nein | Ja | Ja | Nein | Ja |
| Bondrucker | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Scanner | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kassenlade | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Module | |||||
| Warenwirtschaft | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Buchhaltung | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
GoBD-konform | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| DATEV-Schnittstelle | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Anbindung von Onlineshops | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Offlinefähig | Nein | Nein | Ja | Ja | Ja |
| Mobiles Bezahlen | Nein | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Zahlungsmethode | EC/Kredit-Karte, Bar, kontaktlos | EC/Kredit-Karte, Bar, kontaktlos | EC/Kredit-Karte, Bar, kontaktlos | EC/Kredit-Karte, Bar, kontaktlos | EC/Kredit-Karte, Bar, kontaktlos |
| Service und Preis | |||||
| Softwarepaket | 43 € mtl. | ab 49 € mtl. | ab 39 € mtl. | ab 39 € | ab 19 € mtl. |
| Hardwarepaket | k.A. | inklusive | ab 749 € | ab 499 € | ab 349 € |
Support | Tel., Mail, Fernwartung | Tel., Mail, Hilfe-Center | Tel., Mail, Hilfe-Center | Tel., Mail, Hilfe-Center | Tel., Mail |
Bei einer Kassensoftware kommt es in erster Linie auf die Funktion, weniger auf den Preis. Die Anbieter der Kassensoftware sind in der Regel flexibel, was die einzusetzende Hardware angeht. Typische standardisierte Kassenperipheriegeräte wie Kassenladen, Bondrucker können in der Regel problemlos verwendet werden.
4. Die 7 Kriterien einer Kassensoftware
Eine Kassensoftware ist eine langfristige, ja sogar strategische Anschaffung, weil sie die Kasse mit Funktionen ausstattet, die zu einfacheren Betriebsabläufen, geringeren Betriebskosten und höherer Servicequalität führen. Für einen sinnvollen Vergleich und die richtige Auswahl Ihrer zukünftigen Kassensoftware empfehlen wir daher, auf folgende Punkte beim Kauf zu achten:
#1 GoBD konform
Seit 2017 müssen Unternehmer die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“- kurz GoBD - erfüllen, sofern sie ein digitales oder elektronisches Kassensystem mit Kassensoftware verwenden. Diese Verordnung besagt, dass sämtliche Daten lückenlos und unveränderbar aufgezeichnet werden müssen. Daneben ist auch ein elektronisches Kassenbuch unabdingbar. Aufzeichnungen und Umsätze sind somit ebenfalls für 10 Jahre zu sichern. Auch aufbewahrt werden müssen sämtliche Bedienungsanleitungen, Handbücher etc. Seit 2020 gilt außerdem die KassensichV, die bei jeder elektronischen Kasse ein zertifiziertes Sicherheitsmodul fordert, das eine Datenmanipulation verhindert. Außerdem muss jede eingesetzte Kasse beim Finanzamt angemeldet sein. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag zur GOBD Kasse.
# 2 Bedienbarkeit
Nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeiter sollten die neue Kassensoftware im Schlaf bedienen können. Eine leicht zu bedienende Kassensoftware ist die Grundlage für einen reibungslosen Arbeitsablauf und sorgt so für schnelles und effizientes Arbeiten. Testen Sie daher die Kassensoftware auf Bedienbarkeit, bevor Sie sich zum Kauf entscheiden.
#3 Support
Wenn doch einmal eine Frage aufkommt oder es Probleme mit der neuen Kassensoftware gibt, braucht der Unternehmer schnelle Hilfe, am besten kostenlos. Support per Telefon, Email, Chatfunktion oder eine gute Systemdokumentation gehören zum guten Kundenservice einer Kassensoftware.
#4 Funktionsumfang
Eine Kassensoftware unterstützt alle Funktionen, die Sie täglich bei Ihrer Arbeit benötigen. Prüfen Sie daher den Funktionsumfang. Neben praktischen Funktionen zum Anlegen von Waren, Preisen und Rabatten, können Sie Funktionen wie Lagerverwaltung und Retourenmanagement im Alltag unterstützen. Lesen Sie dazu auch unsere Beiträge zu
#5 Zusatzgeräte
Eine Kassensoftware steuert die komplette Kassenperipherie. Das sind zum Beispiel Barcode-Scanner, Kassenladen, Bondrucker, Kartengeräte und Co. Prüfen Sie, welche Peripheriegeräte sie benötigen und prüfen Sie, welche Geräte die Kassensoftware unterstützt.
#6 Mobile Nutzung
Prüfen Sie ob Ihre Kassensoftware die mobile Nutzung mit Smartphones, Tablets oder mobilen Zahlungsterminals unterstützt. Im Einzelhandel ermöglicht der Zugriff auf die Produktdatenbank der Warenwirtschaft ein kompetenteres Beraten. Beim Friseur helfen mobile Terminals bei der Beratung am Behandlungsplatz und in der Gastronomie verbessert sich die Bestellaufnahme via Funkbonierung. Auch der Unternehmer selbst profitiert von der mobilen Nutzung, wenn er beispielsweise Umsatzzahlen von unterwegs via Smartphone abruft.
#7 Preis-Leistungs-Verhältnis
Auch der Preis ist wichtig, wobei moderne Kassensysteme häufig günstige monatliche Pauschalen anbieten. Die Funktionalität ist wichtiger als der Preis. Ein gewisser Kostenfaktor ist durch die Hardware-Komponenten gegeben, die Investitionen dafür liegen in einer Bandbreite zwischen 300 € und 3.000 €. Manche Anbieter stellen die Hardware auch kostenfrei zur Verfügung oder der Unternehmer nutzt die Kassensoftware mit bestehender Hardware.
5. Fazit: Die Software muss zu Ihrem Unternehmen passen
Die Kassensoftware macht eine Kasse zum Kassensystem, das die Abläufe in einem Unternehmen weit über die bloßen Kassierfunktionen unterstützt. Schnittstellen zur Warenwirtschaft und zur Buchhaltung sind dabei nur einige Funktionen. GOBD Konformität und intuitive Bedienbarkeit sind die K.-o.-Kriterien jeder Kassensoftware. Alle hier betrachteten Softwarelösungen erfüllen die GOBD und bieten bei rechtskonformer Anwendung Sicherheit bei jeder Betriebsprüfung. Ob sich der Unternehmer mit der Kasse wohlfühlt, sollte er in einem Test überprüfen.
Viele Anbieter sind entweder auf eine bestimmte Branche spezialisiert oder haben die Kassensoftware so konfiguriert, dass sie die unterschiedlichsten Anforderungen der jeweiligen Branchen abbildet. Typische Branchen sind dabei der Einzelhandel, die Gastronomie oder Dienstleistungsbranchen wie Friseure. Unser großer Kassensystemtest präsentiert weitere leistungsstarke Kassensysteme und vertieft die Kriterien zur Auswahl der richtigen Kasse.