Unternehmen anmelden: alle Ämter & Behörden

Das Amtsgericht nimmt Eintragungen im Handelsregister vor. Diese sind verpflichtend, wenn Sie Ihr Unternehmen beispielsweise als Kaufmann, als Kapitalgesellschaft oder als OHG anmelden wollen.

Ob ein Einzelunternehmen im Handelsregister eingetragen werden muss, hängt von folgenden Faktoren ab:

• Jahresumsatz – je nach Branche
• Höhe des eingesetzten Kapitals
• Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge
• Inanspruchnahme und Gewährung von Krediten
• Größe sowie Beschaffenheit der Geschäftsräume
• Art der Buchführung
• Anzahl der Beschäftigten

Als Kaufleute gelten auch Handelsgesellschaften. Handelsgesellschaften sind Personengesellschaften (OHG, KG, EWIV) und Kapitalgesellschaften (AG, Kommanditgesellschaft auf Aktien, GmbH).

Kleingewerbetreibende und die gewerblich tätige Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) sind nicht verpflichtet zum Eintrag ins Handelsregister.

Jede im Handelsregister verzeichnete Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft muss sich im Transparenzregister eintragen. Das betrifft neben der Gesellschaft selbst und alle Gesellschafter/Anteilseigner mit mehr als 25 % Anteil bzw. der Stimmen. Betroffene Rechtsformen sind also: GmbH, UG, OHG. KG, GmbH & Co. KG, AG sowie KGaA.

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, benötigen Sie dazu eine Betriebsnummer. Diese wird von der Bundesagentur für Arbeit erteilt. Die Betriebsnummer nutzen Sie anschließend, um Ihre Mitarbeiter bei der Sozial- und Krankenversicherung anzumelden. Beantragen Sie Ihre Betriebsnummer unbedingt rechtzeitig: Zwar dauert die Bewilligung des Antrags in der Regel nur wenige Tage; sie muss jedoch erfolgt sein, bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen.

Das Bauamt – teilweise auch die Bauaufsichtsbehörde – ist unter anderem dafür zuständig, Baugebiete auszuweisen und Gewerbe- sowie Industriegebiete und andere Flächen zu bestimmen. Das ist relevant, wenn Sie Betriebsräume nutzen möchten, die bisher zu einem anderen Zweck genutzt wurden: Diese Nutzungsänderung muss das Bauamt genehmigen. Auch eventuelle Umbauten, die notwendig werden, oder die Nutzung zusätzlicher angrenzender Flächen muss das Bauamt genehmigen.

Gleich nach der Unternehmensgründung müssen sich die meisten Existenzgründer bei der Berufsgenossenschaft anmelden, wenn dies nicht bereits vom Gewerbeamt übernommen worden ist. Die Berufsgenossenschaften sind zuständig für die Unfallversicherung von Unternehmern und deren Mitarbeitern. Sie wachen aber auch über die Vermeidung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten etc.

Die Berufsgenossenschaften sind unterschiedlichen Branchen zugeteilt, darunter zum Beispiel:

• die Maschinenbau- und Metall-Berufsgenossenschaft
• die Berufsgenossenschaft Nahrung und Gaststätten
• die Berufsgenossenschaft Handel und Warendistribution

Alle Gewerbetreibenden erhalten nach der Gewerbeanmeldung Post vom Finanzamt, die den steuerlichen Erfassungsbogen enthält.

Möchten Sie sich als Freiberufler anmelden, wenden Sie sich direkt an das Finanzamt. Sie benötigen in diesem Fall keine Gewerbeanmeldung. Das Finanzamt sendet Ihnen anschließend den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu, auf dem Sie alle erforderlichen Angaben zu Ihrer Tätigkeit machen.

Vom Finanzamt erhalten Sie sowohl als Freiberufler als auch als Gewerbetreibender Ihre Steuernummer bzw. Ihre Umsatzsteuer-ID. Diese benötigen Sie, um Rechnungen stellen zu können.

Beim Finanzamt bzw. im steuerlichen Erfassungsbogen können Gründer zudem angeben, ob sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen möchten.

Das Genossenschaftsregister ist ein öffentlich zugängliches und elektronisch geführtes Register, das Informationen zu den Rechtsverhältnissen aller deutschen Genossenschaften zur Verfügung stellt. Rechtsgrundlage für das Genossenschaftsregister ist das Genossenschaftsgesetz und die Verordnung über das Genossenschaftsregister.

Nicht nur dort, aber insbesondere in der Gastronomie werden Sie als Gründer mit dem Gesundheitsamt in Berührung kommen. Denn sobald Sie mit Lebensmitteln arbeiten, müssen Sie Kenntnisse unter anderem über das Infektionsschutzgesetz und im Bereich Lebensmittelhygiene nachweisen. Auch Ihre Mitarbeiter müssen entsprechend geschult sein. Das Gesundheitsamt ist für die regelmäßige Kontrolle der hygienischen Zustände in Betrieben verantwortlich. Auch Ärzte, Heilpraktiker, Einrichtungen zur Kinderbetreuung und andere mehr müssen mit dem Gesundheitsamt in Kontakt treten, wenn sie sich niederlassen.

Mit Ausnahme von Freiberuflern muss jeder Gründer zunächst ein Gewerbe anmelden. Das ist beim Gewerbeamt oder Bezirksamt (je nach Gemeinde) meist schnell erledigt, die Kosten liegen in der Regel unter 40 Euro. Sie benötigen dazu die ausgefüllte Gewerbeanmeldung sowie eventuell erforderliche zusätzliche Genehmigungen oder Bescheinigungen. Solche können zum Beispiel ein Handelsregisterauszug (bei der Gründung einer OHG oder Kapitalgesellschaft) oder die Handwerkskarte sein. Informieren Sie sich am besten vor dem Termin, welche Unterlagen Sie für Ihre Gewerbeanmeldung benötigen.

Das Gewerbeamt informiert im Anschluss weitere Behörden über die Anmeldung – etwa das Finanzamt, das Amtsgericht, aber auch die zuständige Berufsgenossenschaft sowie die Industrie- und Handelskammer bzw. die Handwerkskammer.

Die Gewerbeaufsicht ist dafür zuständig, die Einhaltung von Bestimmungen im Bereich Arbeits-, Umwelt- und Verbraucherschutz zu prüfen. Sie kontrolliert also, ob Sie als Unternehmer Ihre sogenannten „unternehmerischen Pflichten“ einhalten. Werden bei einer Prüfung Mängel festgestellt, kann die Gewerbeaufsicht ein Revisionsschreiben ausstellen, Anordnungen aussprechen oder gar Zwangsmaßnahmen einleiten.

Weiterhin gehören zu den Aufgaben der Gewerbeaufsicht auch beratende Tätigkeiten sowie Aus- und Weiterbildungen für beispielsweise Betriebsräte oder Sicherheitsfachkräfte. Die Gewerbeaufsicht ist nicht zu verwechseln mit dem Gewerbeamt.

Was die IHK für die Gewerbebetriebe ist, ist die Handwerkskammer (HWK) für die verschiedenen Handwerksberufe. Im Zentralverband des Deutschen Handwerks e.V. sind die deutschlandweit mehr als 50 Handwerkskammern sowie weitere Verbände zusammengeschlossen. Die Handwerkskammer agiert als Interessenvertretung des Handwerks und steht ihren Mitgliedern beratend zur Seite.

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) vertritt die Interessen aller Gewerbetreibenden in Deutschland. Mit der Gewerbeanmeldung wird Ihr Unternehmen automatisch Mitglied in der zuständigen IHK. Eine Ausnahme besteht für Handwerker: Sie müssen sich statt bei der IHK bei der Handwerkskammer registrieren. Die Pflichtmitgliedschaft gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens. Da Freiberufler kein Gewerbe anmelden, sind sie keine Mitglieder in der IHK.

Die Industrie- und Handelskammern sind an rund 80 Standorten in Deutschland vertreten. Sie sollen die gewerbliche Wirtschaft der jeweiligen Region fördern, aber auch Berufsausbildungen regeln und prüfen, Aus- sowie Weiterbildungen durchführen und vieles mehr. Für Existenzgründer bieten die Industrie- und Handelskammern Beratungen und Schulungen an.

Für manche Tätigkeiten besteht eine Erlaubnispflicht. Das bedeutet, Sie brauchen eine gesonderte Genehmigung, die häufig vom Ordnungsamt erteilt wird. Eine solche Genehmigung benötigen Sie zum Beispiel als Immobilienmakler, als Versicherungsberater, aber auch, wenn Sie eine Spielhalle betreiben möchten. Daneben gibt es noch viele weitere Fälle. Auch die Gaststättenkonzession, die Sie zwingend zum Ausschank von Alkohol benötigen, erteilt das Ordnungsamt. Teilweise müssen Sie hier zunächst andere Nachweise erbringen, etwa ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis oder eine sogenannte Unbedenklichkeitsbescheinigung.

Das Partnerschaftsregister gibt Auskunft über die wichtigsten Rechtsverhältnisse von Partnerschaften, die als eine mögliche Rechtsform für Freiberufler besteht. In einer Partnerschaft können sich also Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Ärzte zusammenschließen.

Für viele Existenzgründer ist die Mitgliedschaft in einer Kammer wie der IHK (Industrie- und Handelskammer) oder HWK (Handwerkskammer) Pflicht. Freiberufler wie freie Anwälte, Steuerberater oder Architekten müssen jedoch nicht Mitglied einer IHK oder der HWK sein. Für sie gibt es eigenständige, berufsständische Kammern, die sogenannte Standeskammer, bei denen sie sich als Freiberufler registrieren müssen.