Wann muss ich ein Unternehmen anmelden?
Nach § 14 der Gewerbeordnung muss ein Gewerbe immer dann angemeldet werden, wenn begonnen wird, eine gewerbliche Tätigkeit auszuüben, also folgende Punkte erfüllt sind:
- Die Tätigkeit wird selbstständig ausgeführt,
- ist auf Dauer angelegt und
- eine Gewinnerzielungsabsicht besteht.
Abzugrenzen davon sind freie Berufe, für die kein Gewerbe angemeldet werden muss.
| Firma anmelden nach Rechtsform & Branche
Bei der Gründung eines Unternehmens und zu Beginn der Selbstständigkeit müssen Sie bei einigen Ämtern, Behörden und Institutionen vorbeischauen: so zählen Gewerbeamt, Finanzamt, IHK, Handelsregister oder Berufsgenossenschaften zu den wichtigsten Stellen, die zur Anmeldung eines Unternehmens zu kontaktieren sind. Wenn es aber auch Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gibt, steht auch die Bundesagentur für Arbeit auf dem Laufzettel für Behördengänge bei der Unternehmensanmeldung. Für Freiberufler ist hingegen nicht das Gewerbeamt, sondern das Finanzamt der erste Anlaufpunkt.
Je nachdem, ob Sie ein Nebengewerbe oder lieber ein Hauptgewerbe anmelden möchten, können ebenfalls unterschiedliche Anmeldeschritte anfallen.
Wo Gründer ihr Unternehmen letztendlich anmelden müssen, hängt von der Art Ihrer Tätigkeit und der gewählten Rechtsform ab. Im folgenden Video finden Sie die wichtigsten Behördengänge kompakt vorgestellt.
Besonderheiten je nach Branche
Wir haben Ihnen einen Guide für die Gründung in bestimmten Branchen vorbereitet, in denen wir auch genauer auf die individuellen Formalitäten und Anmeldungen eingehen. Darin enthalten sind die speziellen Gründungsschritte unter anderem für folgende Geschäftsideen:
- Bäckerei, Boutique, Café, Friseursalon, Hotel, Nagelstudio
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Besondere Branchen-Tipps für die Eröffnung eines Ladens, die Restauranteröffnung oder den Start eines Onlineshops finden Sie in gesonderten Leitfäden.
Was kostet es, ein Unternehmen anzumelden?
Was es schlussendlich kostet, ein Unternehmen bei den Behörden anzumelden, hängt ganz von Rechtsform und Ihrer Branche ab. Grundsätzlich lässt sich allerdings sagen, dass eine Gewerbeanmeldung zwischen 20 und 50 Euro kostet, ein Handelsregistereintrag liegt exklusive Notargebühren bei 180 Euro aufwärts. Dazu kommen dann noch Anmeldungen bei IHK/HWK oder der Berufsgenossenschaft, für die zwar keine Anmeldegebühren, sondern laufende Gebühren anfallen.
| Behördenwegweiser von A bis Z
Selbstständig machen und Behördengänge – zwei Dinge, die zusammengehören. Je nach Branche und Rechtsform fallen dann auch noch verschiedene Behördengänge an. Kompakt und übersichtlich hilft dabei unser Behördenwegweiser.
Das Amtsgericht nimmt Eintragungen im Handelsregister vor. Diese sind verpflichtend, wenn Sie Ihr Unternehmen beispielsweise als Kaufmann, als Kapitalgesellschaft oder als OHG anmelden wollen.
Ob ein Einzelunternehmen im Handelsregister eingetragen werden muss, hängt von folgenden Faktoren ab:
- Jahresumsatz – je nach Branche
- Höhe des eingesetzten Kapitals
- Art und Anzahl der Geschäftsvorgänge
- Inanspruchnahme und Gewährung von Krediten
- Größe sowie Beschaffenheit der Geschäftsräume
- Art der Buchführung
- Anzahl der Beschäftigten
Als Kaufleute gelten auch Handelsgesellschaften. Handelsgesellschaften sind Personengesellschaften (OHG, KG, EWIV) und Kapitalgesellschaften (AG, Kommanditgesellschaft auf Aktien, GmbH).
Kleingewerbetreibende und die gewerblich tätige Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) sind nicht verpflichtet zum Eintrag ins Handelsregister.
Jede im Handelsregister verzeichnete Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft muss sich im Transparenzregister eintragen. Das betrifft neben der Gesellschaft selbst und alle Gesellschafter/Anteilseigner mit mehr als 25 % Anteil bzw. der Stimmen. Betroffene Rechtsformen sind also: GmbH, UG, OHG. KG, GmbH & Co. KG, AG sowie KGaA.
Möchten Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigen, benötigen Sie dazu eine Betriebsnummer. Diese wird von der Bundesagentur für Arbeit erteilt. Die Betriebsnummer nutzen Sie anschließend, um Ihre Mitarbeiter bei der Sozial- und Krankenversicherung anzumelden. Beantragen Sie Ihre Betriebsnummer unbedingt rechtzeitig: Zwar dauert die Bewilligung des Antrags in der Regel nur wenige Tage; sie muss jedoch erfolgt sein, bevor Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen.
Das Bauamt – teilweise auch die Bauaufsichtsbehörde – ist unter anderem dafür zuständig, Baugebiete auszuweisen und Gewerbe- sowie Industriegebiete und andere Flächen zu bestimmen. Das ist relevant, wenn Sie Betriebsräume nutzen möchten, die bisher zu einem anderen Zweck genutzt wurden: Diese Nutzungsänderung muss das Bauamt genehmigen. Auch eventuelle Umbauten, die notwendig werden, oder die Nutzung zusätzlicher angrenzender Flächen muss das Bauamt genehmigen.
Gleich nach der Unternehmensgründung müssen sich die meisten Existenzgründer bei der Berufsgenossenschaft anmelden, wenn dies nicht bereits vom Gewerbeamt übernommen worden ist. Die Berufsgenossenschaften sind zuständig für die Unfallversicherung von Unternehmern und deren Mitarbeitern. Sie wachen aber auch über die Vermeidung von Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten etc.
Die Berufsgenossenschaften sind unterschiedlichen Branchen zugeteilt, darunter zum Beispiel:
- die Maschinenbau- und Metall-Berufsgenossenschaft
- die Berufsgenossenschaft Nahrung und Gaststätten
- die Berufsgenossenschaft Handel und Warendistribution
Alle Gewerbetreibenden erhalten nach der Gewerbeanmeldung Post vom Finanzamt, die den steuerlichen Erfassungsbogen enthält.
Möchten Sie sich als Freiberufler anmelden, wenden Sie sich direkt an das Finanzamt. Sie benötigen in diesem Fall keine Gewerbeanmeldung. Das Finanzamt sendet Ihnen anschließend den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu, auf dem Sie alle erforderlichen Angaben zu Ihrer Tätigkeit machen.
Vom Finanzamt erhalten Sie sowohl als Freiberufler als auch als Gewerbetreibender Ihre Steuernummer bzw. Ihre Umsatzsteuer-ID. Diese benötigen Sie, um Rechnungen stellen zu können.
Beim Finanzamt bzw. im steuerlichen Erfassungsbogen können Gründer zudem angeben, ob sie die Kleinunternehmerregelung beanspruchen möchten.
Das Genossenschaftsregister ist ein öffentlich zugängliches und elektronisch geführtes Register, das Informationen zu den Rechtsverhältnissen aller deutschen Genossenschaften zur Verfügung stellt. Rechtsgrundlage für das Genossenschaftsregister ist das Genossenschaftsgesetz und die Verordnung über das Genossenschaftsregister.
Nicht nur dort, aber insbesondere in der Gastronomie werden Sie als Gründer mit dem Gesundheitsamt in Berührung kommen. Denn sobald Sie mit Lebensmitteln arbeiten, müssen Sie Kenntnisse unter anderem über das Infektionsschutzgesetz und im Bereich Lebensmittelhygiene nachweisen. Auch Ihre Mitarbeiter müssen entsprechend geschult sein. Das Gesundheitsamt ist für die regelmäßige Kontrolle der hygienischen Zustände in Betrieben verantwortlich. Auch Ärzte, Heilpraktiker, Einrichtungen zur Kinderbetreuung und andere mehr müssen mit dem Gesundheitsamt in Kontakt treten, wenn sie sich niederlassen.
Mit Ausnahme von Freiberuflern muss jeder Gründer zunächst ein Gewerbe anmelden. Das ist beim Gewerbeamt oder Bezirksamt (je nach Gemeinde) meist schnell erledigt, die Kosten liegen in der Regel unter 40 Euro. Sie benötigen dazu die ausgefüllte Gewerbeanmeldung sowie eventuell erforderliche zusätzliche Genehmigungen oder Bescheinigungen. Solche können zum Beispiel ein Handelsregisterauszug (bei der Gründung einer OHG oder Kapitalgesellschaft) oder die Handwerkskarte sein. Informieren Sie sich am besten vor dem Termin, welche Unterlagen Sie für Ihre Gewerbeanmeldung benötigen.
Das Gewerbeamt informiert im Anschluss weitere Behörden über die Anmeldung – etwa das Finanzamt, das Amtsgericht, aber auch die zuständige Berufsgenossenschaft sowie die Industrie- und Handelskammer bzw. die Handwerkskammer.
Die Gewerbeaufsicht ist dafür zuständig, die Einhaltung von Bestimmungen im Bereich Arbeits-, Umwelt- und Verbraucherschutz zu prüfen. Sie kontrolliert also, ob Sie als Unternehmer Ihre sogenannten „unternehmerischen Pflichten“ einhalten. Werden bei einer Prüfung Mängel festgestellt, kann die Gewerbeaufsicht ein Revisionsschreiben ausstellen, Anordnungen aussprechen oder gar Zwangsmaßnahmen einleiten.
Weiterhin gehören zu den Aufgaben der Gewerbeaufsicht auch beratende Tätigkeiten sowie Aus- und Weiterbildungen für beispielsweise Betriebsräte oder Sicherheitsfachkräfte. Die Gewerbeaufsicht ist nicht zu verwechseln mit dem Gewerbeamt.
Was die IHK für die Gewerbebetriebe ist, ist die Handwerkskammer (HWK) für die verschiedenen Handwerksberufe. Im Zentralverband des Deutschen Handwerks e.V. sind die deutschlandweit mehr als 50 Handwerkskammern sowie weitere Verbände zusammengeschlossen. Die Handwerkskammer agiert als Interessenvertretung des Handwerks und steht ihren Mitgliedern beratend zur Seite.
Die Industrie- und Handelskammer (IHK) vertritt die Interessen aller Gewerbetreibenden in Deutschland. Mit der Gewerbeanmeldung wird Ihr Unternehmen automatisch Mitglied in der zuständigen IHK. Eine Ausnahme besteht für Handwerker: Sie müssen sich statt bei der IHK bei der Handwerkskammer registrieren. Die Pflichtmitgliedschaft gilt unabhängig von der Größe des Unternehmens. Da Freiberufler kein Gewerbe anmelden, sind sie keine Mitglieder in der IHK.
Die Industrie- und Handelskammern sind an rund 80 Standorten in Deutschland vertreten. Sie sollen die gewerbliche Wirtschaft der jeweiligen Region fördern, aber auch Berufsausbildungen regeln und prüfen, Aus- sowie Weiterbildungen durchführen und vieles mehr. Für Existenzgründer bieten die Industrie- und Handelskammern Beratungen und Schulungen an.
Für manche Tätigkeiten besteht eine Erlaubnispflicht. Das bedeutet, Sie brauchen eine gesonderte Genehmigung, die häufig vom Ordnungsamt erteilt wird. Eine solche Genehmigung benötigen Sie zum Beispiel als Immobilienmakler, als Versicherungsberater, aber auch, wenn Sie eine Spielhalle betreiben möchten. Daneben gibt es noch viele weitere Fälle. Auch die Gaststättenkonzession, die Sie zwingend zum Ausschank von Alkohol benötigen, erteilt das Ordnungsamt. Teilweise müssen Sie hier zunächst andere Nachweise erbringen, etwa ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis oder eine sogenannte Unbedenklichkeitsbescheinigung.
Das Partnerschaftsregister gibt Auskunft über die wichtigsten Rechtsverhältnisse von Partnerschaften, die als eine mögliche Rechtsform für Freiberufler besteht. In einer Partnerschaft können sich also Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Ärzte zusammenschließen.
Für viele Existenzgründer ist die Mitgliedschaft in einer Kammer wie der IHK (Industrie- und Handelskammer) oder HWK (Handwerkskammer) Pflicht. Freiberufler wie freie Anwälte, Steuerberater oder Architekten müssen jedoch nicht Mitglied einer IHK oder der HWK sein. Für sie gibt es eigenständige, berufsständische Kammern, die sogenannte Standeskammer, bei denen sie sich als Freiberufler registrieren müssen.
| Als Freiberufler ein Unternehmen anmelden
Als Freiberufler nehmen Sie nicht die klassische Anmeldung eines Gewerbes beim Gewerbeamt vor, sondern wenden sich direkt an das Finanzamt.
- Freiberufler melden sich innerhalb von 4 Wochen beim Finanzamt an. Sie erhalten dann den steuerlichen Erfassungsbogen, mit dem Sie Ihre Steuernummer beantragen können. Der Finanzamt-Fragebogen ist wichtig, um die Vorauszahlungen für die Steuer zu berechnen.
- Beschäftigen Sie Angestellte, müssen Sie beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer bestellen.
- Für einige Freie Berufe ist die Mitgliedschaft in ihrer Standeskammer verpflichtend.
- Bei der Gründung einer Partnerschaft ist der Eintrag ins Partnerschaftsregister erforderlich, und anschließend der Eintrag ins Transparenzregister.
- Bestimmte Freie Berufe (Künstler, Publizisten) sind in der Künstlersozialkasse versichert.
- Anmelden müssen sich Freiberufler ebenfalls bei der Berufsgenossenschaft. Diese ist als gesetzlicher Unfallversicherungsträger tätig.
- Angestellte sind bei der jeweiligen Krankenkasse zu melden.
Freiberufler benötigen keinen Gewerbeschein, da sie keine gewerbliche Tätigkeit ausüben.
| Kleingewerbe oder GbR anmelden
Sofern Sie als Einzelunternehmer oder eine GbR gründen, müssen Sie folgenden Weg gehen, wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden. Diese Punkte betreffen vor allem diejenigen, die ein Kleingewerbe anmelden.
- Nehmen Sie die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt vor. Dies kann im Zweifelsfall auch mit einer Vollmacht erledigt werden, falls Sie es nicht zur Anmeldung schaffen. Die Anmeldung sollte auf jeden Fall rechtzeitig erfolgen, um etwaige Bußgelder zu vermeiden. Zur Anmeldung benötigen Sie Dokumente wie Ihren Personalausweis. Gründer aus dem EU-Ausland oder Drittländern benötigen zudem eine Aufenthaltsgenehmigung.
- Das Finanzamt schickt Ihnen in der Regel nach der Gewerbeanmeldung automatisch Unterlagen zu (Fragebogen zu steuerlichen Erfassung). Damit können Sie dann bspw. auch Ihre Steuernummer beantragen.
- Beschäftigen Sie Angestellte, müssen Sie nach der Anmeldung Ihrer Gewerbetätigkeit beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer beantragen.
- Sobald Sie die Anmeldung eines Gewerbes vorgenommen haben, müssen Sie sich noch bei der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) anmelden. Die IHK ist die Interessensvertretung für alle Gewerbe deutschlandweit. Sobald Sie ein Gewerbe anmelden, sind Sie automatisch IHK-Mitglied.
- Nach der Anmeldung des Gewerbes müssen Sie sich ebenfalls bei der Berufsgenossenschaft melden. Diese ist als gesetzlicher Unfallversicherungsträger tätig.
- Angestellte sind bei der jeweiligen Krankenkasse zu melden.
Auf einen Blick haben wir die relevanten Behörden und Ämter insbesondere für Kleingewerbe und Gründungen im Nebenerwerb nochmals gesondert zusammengefasst.
Achtung: Kleingewerbe vs. Kleinunternehmer
Zwei Begriffe, unterschiedliche Bedeutungen: Kleinunternehmer und Kleingewerbe sind nicht dasselbe, werden aber häufig verwechselt. Kleingewerbetreibende sind alle Gründer, deren Umsatz und Gewinn eine bestimmte Höhe nicht überschreitet und die nicht im Handelsregister eingetragen sind, also bspw. Einzelunternehmen oder GbRs.
Kleinunternehmer sind jedoch Unternehmer, die Gebrauch von der Kleinunternehmerregelung machen, also keine Umsatzsteuer ausweisen. Kleinunternehmer können durchaus im Handelsregister eingetragen und bspw. mit einer UG tätig sein.
| OHG und Kapitalgesellschaften anmelden
Wenn Sie kein Kleinunternehmen anmelden, sondern als Kaufmann, OHG oder mit einer Kapitalgesellschaft starten wollen, kommen zusätzliche Schritte bei der Unternehmensanmeldung auf Sie zu:
- Nehmen Sie die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt vor. Hierzu benötigen Sie einen Handelsregisterauszug. Falls Sie ein überwachungsbedürftiges Gewerbe anmelden möchten, wird zudem ein gültiges Führungszeugnis benötigt.
- Das Finanzamt schickt Ihnen in der Regel nach der Gewerbeanmeldung automatisch Unterlagen zu.
- Beschäftigen Sie Angestellte, müssen Sie beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer anfordern.
- Eine Eintragung ins Handelsregister ist bei der Anmeldung eines Gewerbes in diesem Fall eine zusätzliche Pflicht. Hierzu benötigen Sie einen Notartermin zur Beurkundung der Satzung. Der Notar stößt dann die Handelsregistereintragung an, sobald eine Bestätigung vorliegt, dass das Startkapital auf das Geschäftskonto einbezahlt wurde (GmbH & UG). Der Notartermin kann im Zweifel auch mit einer Vollmacht gehandhabt werden, falls Sie bspw. im Team gründen und nicht alle anwesend sein können.
- 2 Wochen nach dem Handelsregistereintrag muss zwingend die Registrierung im Transparenzregister erfolgen.
- Eine Genossenschaft müssen Sie im Genossenschaftsregister anmelden. Weiterhin ist für Genossenschaft die Mitgliedschaft in einem genossenschaftlichen Prüfungsverband gesetzlich vorgeschrieben.
- Bei der Anmeldung eines Gewerbes ist die Mitgliedschaft in der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK) Pflicht. Die IHK vertritt die Interessen aller Gewerbe deutschlandweit.
- Anmelden müssen Sie das Unternehmen ebenfalls bei der Berufsgenossenschaft.
- Angestellte sind bei der jeweiligen Krankenkasse zu melden.
| Anmeldung als Handwerker
Wenn Sie als Handwerker gründen, sind zahlreiche Schritte identisch mit der Unternehmensanmeldung für ein Kleingewerbe. Wichtiger Unterschied ist der Kontakt zur Handwerkskammer (HWK) statt der IHK, wenn Sie Ihr Unternehmen anmelden. Viele Handwerker sind als Kaufleute selbstständig.
- Nehmen Sie die Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt vor.
- Das Finanzamt schickt Ihnen in der Regel nach der Anmeldung eines Gewerbes automatisch den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zu. Danach erhalten Sie Ihre Steuernummer.
- Beschäftigen Sie Angestellte, müssen Sie beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer nach der Anmeldung des Gewerbes bestellen.
- Für Handwerksbetriebe gilt die Pflichtmitgliedschaft in einer Handwerkskammer (HWK).
- Sofern Sie eine Kapitalgesellschaft (GmbH, UG) oder eine OHG gegründet haben oder als Kauffrau/Kaufmann aktiv sind, ist mit der Anmeldung eines Gewerbes auch die Anmeldung im Handelsregister und somit ein Notartermin erforderlich.
- Anmelden müssen sich Handwerker ebenfalls bei der Berufsgenossenschaft.
- Angestellte sind bei der jeweiligen Krankenkasse zu melden.
Meisterpflichtig oder nicht?
Bevor Gründer ihr Handwerk als Gewerbe anmelden, sollten sie überprüfen, ob es sich bei der gewünschten Tätigkeit um ein meisterpflichtiges Handwerk handelt oder nicht. Zum Meisterbrief können noch weitere Erlaubnisse anfallen, die bei der Gewerbeanmeldung vorgelegt werden müssen.
| Anmeldung für Krankenversicherung & Rente
Auch als Gründer sind Sie in Deutschland dazu verpflichtet, Ihre eigene sowie die Versorgung Ihrer Mitarbeiter in einem gewissen Rahmen sicherzustellen. Daher ist der Kontakt zu folgenden Behörden ebenfalls teilweise obligatorisch:
Krankenkasse
Zunächst besteht für Sie als Gründer die Pflicht, sich in einer Krankenkasse zu versichern, und zwar unabhängig davon, ob Sie Freiberufler oder Gewerbetreibender sind. Grundsätzlich haben Sie dabei die Wahl zwischen einer privaten und der gesetzlichen Krankenversicherung.
Waren Sie jedoch bisher als Angestellter privat versichert, ist die Rückkehr in die gesetzliche Krankenkasse nicht ohne weiteres möglich. Ihr Gehalt müsste dann in den letzten Monaten während des Angestelltenverhältnisses (noch vor der Gründung) unter der Pflichtversicherungsgrenze liegen. Waren Sie bisher privat versichert und sind über 55 Jahre alt, so ist der Wechsel in die gesetzliche Krankenversicherung für Sie ausgeschlossen – das gilt auch für die Selbstständigkeit.
Beschäftigen Sie Mitarbeiter, so zahlen Sie anteilig auch deren Beiträge zur Kranken- und Sozialversicherung.
Künstlersozialkasse
Künstler und Publizisten sind über die Künstlersozialkasse pflichtversichert, die auch anteilig die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung übernimmt.
Freiwillige und verpflichtende Rentenversicherung
Viele Gründer unterliegen dem Irrglauben, von der Rentenversicherungspflicht befreit zu sein. Tatsächlich sind bestimmte Berufsgruppen jedoch weiterhin pflichtversichert. Dazu gehören unter anderem:
- Erzieher, Tagesmütter, Hebammen und Entbindungspfleger
- Künstler, Musiker und Publizisten
- Handwerker und Hausgewerbetreibende
Eine vollständige Liste, Erklärungen zu den Ausnahmen und weitere wichtige Informationen finden Sie in unserem Artikel zur privaten und gesetzlichen Altersvorsorge für Gründer. Die Versicherungspflicht in Ihrem individuellen Fall können Sie von der Rentenversicherung prüfen lassen.
Wenn Sie nicht pflichtversichert sind, besteht die Möglichkeit der freiwilligen Rentenversicherung. So genießen Sie die Vorteile, die die Rentenversicherung bietet – darunter beispielsweise die Erwerbsminderungsrente und die relativ stabile Rendite. Die bisher erworbenen Ansprüche bleiben auf diese Weise erhalten. Zusätzlich können Sie auch die steuerlich geförderte Rürup-Rente nutzen.
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