Slack-Guide: schnell, effizient und fließend kommunizieren



Eine der größten Herausforderungen im Start-up-Alltag ist die Teamkommunikation. Angesichts der vielen E-Mails, Telefonate und Chats gehen wichtige Informationen schnell unter. Außerdem ist es ineffizient und unübersichtlich, mehrere Kanäle im Blick zu behalten. Slack schafft hierfür Abhilfe. Unser Guide hilft euch beim Einstieg in dieses spannende Kollaborationstool.

Was ist Slack?

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Mit Slack haltet ihr eure Kommunikation immer gebündelt und dynamisch. (Foto: piktochart)

Slack ist ein Kollaborationstool, das 2009 vom kanadischen Vancouver aus seinen Eroberungszug nach San Francisco und anschließend in die Unternehmensbüros dieser Welt fand. Ihr könnt die Software sowohl am PC als auch mit mobilen Devices wie Smartphone oder Tablet nutzen.

Beim Einstieg sieht das Dashboard noch etwas kompliziert aus, aber wir zeigen euch Schritt für Schritt, wie ihr mit dem Tool arbeiten könnt. Wenn ihr einmal einen Zugang zu Slack gefunden habt, werdet ihr die Arbeit mit dem Tool nicht mehr missen wollen.

Workspace

Euren Workspace ist unter einer URL zu erreichen, die ihr festlegt. Das sieht dann so aus:

https://euer-workspace.slack.com

Ihr braucht keine Software zu installieren, um euren eigenen Workspace nutzen zu können. Die URL genügt und ihr landet nach dem Login direkt in eurem Unternehmensbereich. Schauen wir uns den Aufbau von Slack genauer an.

Channels

Die Channels sind vergleichbar mit Chaträumen. Wer noch IRC aus früheren Zeiten kennt, wird sich hier schnell zurechtfinden. Für die Jüngeren unter euch: Die Channels sind im Prinzip so aufgebaut wie WhatsApp-Gruppenchats.

Ihr könnt so viele Teammitglieder einladen, wie ihr wollt. Und ebenso wie bei WhatsApp ist es möglich, Fotos, Dokumente, Videos etc. hochzuladen. Einen Channel legt ihr mit einem Hashtag an. Warum der Hashtag? Weil ihr damit eine direkte Einladung in den Channel senden könnt, zum Beispiel in einer Direktnachricht bei Slack. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Hallo Thomas, hiermit lade ich dich zu unserer #Redaktionskonferenz ein.

Thomas braucht anschließend nur noch auf #Redaktionskonferenz zu klicken und befindet sich schon im Channel. Slack hat viele dieser kleinen aber feinen Funktion, die aus dem vermeintlichen Standard-Messaging-Dienst einen wahren Kollaborationsturbo machen.

Direktnachrichten

Als modernes Kommunikationstool bietet Slack selbstverständlich auch eine Messaging-Funktion.

Slack Direct Messages
Direkte Nachrichten könnt ihr über den Desktop, aber auch via Smartphone oder Tablet an eure Kontakte verschicken. (Foto: Slack)

Direktnachrichten werden außerhalb der Channels geschrieben und dienen dem persönlichen Austausch. Weiterhin könnt ihr in Gruppennachrichten bis zu acht Teammitglieder zu einem solchen Austausch hinzufügen.

Shortcuts & Tricks

Slack hat weit mehr unter der Haube, als es den Anschein erweckt. Allein die Liste zur Verwendung von Tastenkürzeln, den sogenannten Shortcuts, ist lang. Sucht euch diejenigen Shortcuts heraus, die ihr tatsächlich benötigt und spart jede Menge Zeit, indem ihr über smarte Tastenkombinationen noch einfacher navigiert und Aufgaben schneller erledigt.

Weiterhin empfehlen wir euch, ein paar Tricks und Kniffe von Slack von Anfang an zu lernen. Hier sind die aus unserer Sicht spannendsten:

  • Ein einfacher Slash (/) listet euch im Messaging-Feld alle zur Verfügung stehenden Befehle auf. Ideal, um die Befehle zu üben oder Zeit beim Tippen zu sparen.
  • Do not disturb aktivieren – klickt hierfür einfach oben links auf die Glocke und entscheidet mit nur einem Klick, wie lange ihr ungestört bleiben wollt. Ihr könnt auch einen Zeitplan festlegen.
  • Filtert Nachrichten mit Keywords: Klickt hierfür oben links auf den Namen eures Workspaces und wählt im Dropdown-Menu den Eintrag Preferences. Ihr gelangt zu einem Eingabefeld, in dem ihr Keywords festlegen könnt, bei deren Verwendung ihr Notifications in den jeweiligen Channels erhalten wollt. Darüber hinaus könnt ihr Desktop-Notifications ein- und ausstellen.
  • Ihr wollt alle ungelesenen Nachrichten auf einen Blick sehen? Dann gebt hierfür Strg + Shift + A ein. Schon bekommt ihr diese aufgelistet.
  • Sichert euren Account mit 2FA (2-Faktor-Authentifizierung). Geht in eure Account-Einstellungen, wählt dort Set Up Two-Factor Authentification und folgt den weiteren Installationsschritten.

Es gibt noch zig weitere Tipps, wie ihr Slack so einrichten könnt, dass es perfekt zu euren alltäglichen Unternehmensanforderungen passt. Kollaboration wird damit zum Erkundungsspiel bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung.

Slackbot

Der Slackbot funktioniert wie ein Chatbot. Ihr könnt ihm verschiedene Aufgaben zuteilen, unter anderem die benutzerdefinierte Beantwortung von Fragen in Channels. Sobald die entsprechenden Keywords von Mitgliedern erwähnt werden, reagiert der Slackbot mit einer Antwort.

Hier ein paar Use Cases, in denen der Slackbot automatisierte Antworten liefert und allen Beteiligten damit wertvolle Zeit spart:

  • Nachfrage nach dem WLAN-Passwort im Office
  • Wo und wann wollten wir uns noch gleich treffen?
  • Kontaktdaten des zuständigen Ansprechpartners herausgeben (Wie lautet die Telefonnummer der Lohnbuchhaltung?)
  • Sämtliche Fragen, die organisatorischer, struktureller, alltäglicher und/oder allgemeiner Art sind

Der Slackbot ist aber noch für weitere Aufgaben einsetzbar. Zum Beispiel als Reminder. Ihr könnt euch nämlich den Slackbot so einrichten, dass er euch an die spätere Beschäftigung mit einer Datei oder Nachricht erinnert.

Klickt dafür im Chatfenster bei der betreffenden File oder Message einfach auf die oberen drei Punkte, anschließend auf “Erinnere mich daran” und stellt den gewünschten Zeitraum ein.

Sehr cool ist auch die automatische Kommunikation mit anderen Apps. Nehmen wir an, ihr verknüpft Slack mit Trello.

Dann wird jede Änderung, die ihr in Trello an Boards oder Karten vornehmt, unverzüglich in Slack an euer Team kommuniziert. Besonders cool: Ihr könnt detailliert einstellen, welche Infos in welchen Channel und an welche Person weitergeleitet werden sollen.

Pins und Suchfunktion

Jedes Element in einem Channel oder in einer Unterhaltung, also sowohl eine Nachricht als auch eine Datei, lässt sich pinnen. Diese wird dann im Detailbereich der Konversation für alle Beteiligten angezeigt. Mit einem Klick auf das Pinnen-Symbol werden so sämtliche gepinnte Elemente eines entsprechenden Bereiches übersichtlich angezeigt.

Sehr praktisch ist auch die Suchfunktion. Das Team von Slack legt großen Wert darauf, dass dieses Feature so präzise wie möglich arbeitet, damit ihr Chats, Dateien, Channels, Teammitglieder usw. schnell und einfach mit der Eingabe weniger Stichwörter findet. Über sogenannte Suchmodifizierer könnt ihr eure Suche noch genauer steuern und sogar nach Emoji-Reaktionen suchen.

Upgrades und Kombinationen

Slack ist nicht nur für seine hohe Anwenderfreundlichkeit, sondern auch für die nahezu unendliche Kombinierbarkeit mit Apps anderer Anbieter bekannt, darunter Dropbox, Trello, Twitter, Zoom, Outlook, GitHub usw.

Damit wird Slack zu einer mächtigen Schaltzentrale, um eure Workflows noch effektiver miteinander zu verknüpfen. Aber Vorsicht: Prüft hierbei bitte unbedingt, ob eine solche Verknüpfung im Sinne eures Kundenmanagements auch konform mit der DSGVO ist.

Ist Slack DSGVO-konform?

Seit September 2019 speichert Slack die Daten deutscher Nutzer auf Servern in Frankfurt am Main. Mit der sogenannten Data Residency will der Anbieter sicherstellen, dass User hierzulande das beliebte Tool datenschutzkonform nutzen können.

Wie hoch die Priorität hierbei liegt, zeigt auch die Vorreiterrolle, die Deutschland hierbei einnimmt: Denn es handelt sich um den Slacks weltweit ersten Standort für lokale Datenspeicherung außerhalb der USA, um die Konzerne in der Bundesrepublik zufriedenzustellen. Davon profitiert auch ihr als Start-ups, indem ihr Slack im Windschatten dieser Entwicklung und im Einklang mit der DSGVO nutzen könnt.

Kosten

Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Kostenpläne von Slack.

Gratis-Variante

  • Bis zu 10.000 durchsuchbare Nachrichten
  • 10 Apps und Integrationen
  • Einzelgesprächen per Video
  • Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die kostenpflichtigen Varianten sind bei Slack nach einem Plan gestaffelt:

Standard

  • 6,25 € pro Person / Jahr
  • 7,50 € pro Person / Monat
  • Intelligentere, grenzenlose Suche
  • Keine App-Begrenzung
  • Einrichtung von Gast-Accounts und Channel-Sharing mit anderen Unternehmen möglich
  • Gruppentelefonate mit Bildschirmfreigabe durchführbar
  • 10 GB Speicherplatz pro Mitglied

Plus

  • 11,75 € pro Person / Jahr
  • 14,10 € pro Person / Monat
  • SAML-basiertes Einmaliges Anmelden (SSO)
  • Corporate-Exporte für Nachrichten
  • Steuerung der Zugriffsrechte für Nutzer

Enterprise

  • Preis auf Anfrage
  • Unbegrenzte Workspaces
  • Schutz vor Datenverlust und Offline-Backups möglich
  • Enterprise Mobility Management (EMM)-Integration
  • Schnittstelle für Audit-Logs (API)

Kommen wir nun zu den Vor- und Nachteilen, die Slack seinen Nutzern bietet.

Vor- und Nachteile

Wie jedes Tool hat auch Slack seine Stärken und Schwächen. Verfallen wir also nicht nur dem seit Jahren andauernden Hype rund um das Tool, sondern betrachten wir ganz nüchtern die Vor- und Nachteile.

Vorteile von Slack

Gehen wir die Vorzüge von Slack Punkt für Punkt durch.

Gebündelte Kommunikation

Dank der Gliederung in Channels und Direktnachrichten sowie der damit verbundenen Suchfunktion geht keine Nachricht mehr verloren und auch nicht so schnell unter. Besonders praktisch ist der Filter für sämtliche ungelesene Nachrichten. So habt ihr alle Infos auf einen Blick, die euch bisher durchgerutscht sind.

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Verknüpft Slack mit anderen Apps, um eure Kollaboration noch weiter zu perfektionieren. (Foto: Slack)

Notifications

Die kleinen kleinen Notification Badges, wie ihr sie von Facebook oder WhatsApp kennt, hat auch Slack parat. Und das nicht nur allgemein, sondern auch spezifisch zum jeweiligen Channel bzw. zur jeweiligen Direktnachricht. Ein Beispiel hierfür könnt ihr im obigen Screenshot beim Channel brainstorming sehen.

Slackbot

Der Slackbot ist euer Helfer, wenn es um Benachrichtigungen, Reminder und vor allem um die Verringerung kommunikativen Aufwands geht. Denn über den Bot könnt ihr Fragen des Teams automatisiert beantworten lassen. Das spart euch einen Haufen E-Mails, Anrufe oder von Hand zu verfassende Nachrichten.

Einfache Teilnahme bei Slack

Für die Teilnahme an einem Workspace brauchen Nutzer lediglich den Link zum Workspace und einen Account, den sie mit ihrer E-Mail-Adresse erstellen. Schon kann es losgehen. Auf das Smartphone und/oder euer Tablet könnt ihr euch bei Bedarf die App installieren, müsst es aber nicht. Wie am PC braucht ihr keine Software, sondern eigentlich nur die URL, die ihr auch mit dem Browser ansteuern könnt. Aber mit Apps geht es natürlich schneller.

Nachteile von Slack

Sowohl Einsteiger als auch Profis erkennen recht schnell die Nachteile von Slack. Welche das sind, erfahrt ihr im Folgenden.

Unübersichtlichkeit

Channels, Direktnachrichten, Apps, Entwürfe, Threads: Wo, wie, was? Wer sich das erste Mal bei Slack einloggt, ob mit oder ohne Guide, der fühlt sich erst einmal von dem ganzen Kommunikationskuddelmuddel erschlagen.

Dafür können die Entwickler aber nur bedingt etwas. Zwischenmenschliche Kommunikation ist komplex und entsprechend ist es eine große Herausforderung, diese Komplexität auf ein individuell anpassbares Kollaborations-Tool herunterzubrechen.

Das ändert trotzdem und leider nichts daran, dass Slack einen chaotischen ersten Eindruck macht, was erst mit Zeit einem Verständnis vom sinnvoll zu Ende gedachten Funktionsumfang weicht. Aber auch dieser Funktionsumfang könnte niedriger ausfallen.

Zu viel, zu hip, zu verstiegen

Wozu soll ich jetzt dem Kollegen noch eine Direktnachricht schicken, wenn ich das genauso gut auch per Mail machen könnte? Und in welchen Channel gehört jetzt meine Nachricht zu einer eingetrudelten Pressemeldung? In “Redaktion”, “Allgemein” oder in “Public Relations?” Und warum taggt der Kollege aus der HR mich mit einer Nachricht, deren Zusammenhang ich erst mit einem Blick in den entsprechenden Channel verstehe?

Probleme wie diese tauchen in Slack regelmäßig auf. Und verkomplizieren die ohnehin schon komplizierte Kommunikation in Unternehmen unnötig. Dabei soll das Tool doch die Kollaboration leichter machen.

Tipp: Wenn ihr bis dato eine klare, einfache und gut funktionierende interne Kommunikation pflegt, dann braucht ihr Slack nicht unbedingt.

Ablenkung

Desktop-Notifications können dafür sorgen, dass ihr wesentliche Entwicklungen schnell mitbekommt. Oder aber, dass ihr massiv abgelenkt werdet – und das permanent. Jeder Hinweis reißt euch aus der eigentlichen Arbeit heraus. Insbesondere dann, wenn sehr viel in Slack kommuniziert wird, so wie das Tool ja auch gedacht ist.

Für wen ist Slack geeignet?

Warum is Slack so erfolgreich? Weil es dynamischen, agilen und auf Projektarbeit fokussierten Start-ups dabei hilft, im Team gemeinsam gesteckte Ziele zu erreichen. Vorsicht ist aber geboten bei der der Annahme, dass das Tool einfach zu handhaben wäre. Dem ist nämlich nicht so, wenn ihr Einsteiger seid. Nehmt euch daher die Zeit und lernt Slack in Ruhe kennen. Wir hoffen, unser Guide hilft euch dabei.

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