Einzelunternehmen: Die einfachste Form der Selbstständigkeit

Das Einzelunternehmen ist keine eigene Rechtsform, sondern eine Organisationsform der Selbstständigkeit. Ein Einzelunternehmen liegt vor, wenn eine einzelne natürliche Person ein Unternehmen ohne Gründung einer juristischen Person (wie bei einer Kapitalgesellschaft) im eigenen Namen und auf eigene Rechnung betreibt.

Diese Form der Selbstständigkeit betrifft sowohl Gewerbetreibende (Kleingewerbetreibende oder eingetragene Kaufleute) als auch Freiberufler. In allen Fällen besteht eine unmittelbare Verbindung zwischen Unternehmer und Unternehmen. Der Inhaber handelt persönlich und haftet grundsätzlich unbeschränkt mit seinem gesamten Vermögen.

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden mitunter auch Unternehmen als "Einzelunternehmen" bezeichnet, die von einer einzelnen Person geführt werden, aber in der Rechtsform einer GmbH oder UG organisiert sind. Diese Ein-Personen-Kapitalgesellschaften sind rechtlich eigenständige juristische Personen und gelten nicht als Einzelunternehmen, auch wenn sie nur einen Gesellschafter haben.

Für das Einzelunternehmen sind vier Merkmale kennzeichnend:

1. Eine einzelne natürliche Person gründet und leitet das Unternehmen
2. Unternehmer und Unternehmen sind rechtlich identisch
3. Verträge werden im eigenen Namen geschlossen und Verpflichtungen persönlich übernommen
4. Der Einzelunternehmer trifft alle unternehmerischen Entscheidungen selbst und ist an keine Mitgesellschafter gebunden

Dementsprechend haftet ein Einzelunternehmer grundsätzlich mit seinem gesamten Privatvermögen für die Verbindlichkeiten des Unternehmens. Da Unternehmer und Unternehmen rechtlich identisch sind, tritt das Einzelunternehmen unter dem bürgerlichen Namen des Inhabers auf.

Nicht im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer dürfen zwar eine Geschäftsbezeichnung oder einen Fantasienamen verwenden, müssen auf Rechnungen jedoch immer den vollständigen Namen des Inhabers angeben. Eine Firma im rechtlichen Sinn darf erst mit der Eintragung ins Handelsregister als eingetragener Kaufmann (e. K.) geführt werden. Der Name selbst ist dadurch nicht automatisch geschützt, ein exklusiver Schutz ist nur über eine Markeneintragung möglich.

Wie unterschiedlich ein Einzelunternehmen in der Praxis ausgestaltet sein kann, zeigen folgende typische Beispiele:

• Kleingewerbetreibender: Ein Gründer verkauft Fahrradzubehör über einen kleinen Onlineshop unter dem Firmennamen "Jonas Becker – Fahrradteile & Zubehör"
• Eingetragener Kaufmann (e.K.): Eine Gründerin betreibt eine größere Kaffeerösterei mit Lager, mehreren Kunden und kaufmännischer Organisation unter dem Firmennamen "Rösterei Sonnenberg e.K."
• Solo-Freiberufler: Ein Architekt arbeitet selbstständig und erzielt Einkünfte aus selbstständiger Arbeit unter dem Firmennamen "Architekt Leon Fischer"

Die Beispiele verdeutlichen: Einzelunternehmen reichen vom kleinen gewerblichen Onlinehandel über kaufmännisch organisierte Betriebe bis hin zu freiberuflichen Tätigkeiten. Gemeinsam ist ihnen, dass stets eine einzelne natürliche Person das Unternehmen im eigenen Namen und auf eigene Rechnung betreibt.

Einzelgründer stehen vor der Frage, in welcher rechtlichen Form sie ihr Unternehmen führen wollen. Das Einzelunternehmen selbst ist keine eigene Rechtsform, sondern beschreibt eine Organisationsform ohne rechtliche Trennung zwischen Person und Unternehmen.

Abhängig von der Ausgestaltung der Selbstständigkeit können Einzelgründer ihre Tätigkeit entweder als Einzelunternehmen ausüben oder eine Rechtsform mit eigener Rechtspersönlichkeit wählen. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick.

Freiberufler, Kleingewerbetreibende und eingetragene Kaufleute sind nicht rechtlich von ihrem Unternehmen getrennt und haften unbeschränkt mit ihrem Privatvermögen.  

Freiberufler sind keine eigene Rechtsform, sondern eine steuerrechtlich definierte Gruppe selbstständig Tätiger. Dazu zählen bestimmte gesetzlich festgelegte Berufe, etwa:

• Architekten
• Rechtsanwälte
• Steuerberater
• Journalisten
• Designer

Freiberufler benötigen keine Gewerbeanmeldung und sind nicht im Handelsregister eingetragen. Damit zahlen sie keine Gewerbesteuer und unterliegen meist geringen formalen Pflichten.

Ein Kleingewerbe ist keine eigene Rechtsform, sondern eine gewerbliche Tätigkeit in kleinem Umfang, die keine kaufmännische Organisation erfordert. Eine Eintragung ins Handelsregister ist nicht vorgesehen. Die Buchführung ist einfach, die Gewinnermittlung erfolgt in der Regel über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung.

Steuerlich unterliegt der Kleingewerbetreibende der Einkommensteuer und grundsätzlich auch der Gewerbesteuer, wobei für Einzelunternehmer ein Freibetrag von 24.500 € gilt. Zudem kann unter bestimmten Voraussetzungen die Kleinunternehmerregelung genutzt werden, sodass keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss.

Der e. K. ist keine eigene Rechtsform, sondern die handelsrechtliche Einordnung eines Einzelunternehmers, dessen Betrieb eine kaufmännische Organisation erfordert. Der Unternehmer ist im Handelsregister eingetragen und unterliegt den kaufmännischen Pflichten. An der persönlichen Haftung ändert sich dadurch nichts, aber der Handelsregistereintrag kann die Außenwirkung und Kreditwürdigkeit verbessern. Aufgrund der Buchführungspflicht erfolgt die Gewinnermittlung durch Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist nicht mehr zulässig.

Steuerlich erzielt der e. K. Einkünfte aus Gewerbebetrieb. Er unterliegt der Umsatzsteuer, der Einkommensteuer und der Gewerbesteuer.

Kleingewerbetreibende sollten ihre Umsätze und die Entwicklung ihres Betriebs im Blick behalten. Erfordert der Betrieb nach Art und Umfang eine kaufmännische Organisation, entsteht eine Pflicht zur Eintragung ins Handelsregister.

Einzelgründer können Kapitalgesellschaften gründen, anstatt ihre Tätigkeit als Einzelunternehmer auszuüben. Damit schließen sie die private Haftung aus.

Alle Kapitalgesellschaften müssen notariell gegründet und ins Handelsregister eingetragen werden. Das macht die Gründung aufwendiger und teurer als bei Einzelunternehmen.

Außerdem ist der Buchhaltungsaufwand höher: Kapitalgesellschaften sind buchführungspflichtig und müssen einen Jahresabschluss mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.

Die GmbH erfordert ein Stammkapital von 25.000 €, wovon 12.500 € bei der Gründung eingezahlt werden müssen (§ 5 GmbHG). Ein Einzelgründer kann Gesellschafter und Geschäftsführer in Personalunion sein. Die Firma ist frei wählbar und muss den Zusatz "GmbH" enthalten.

Als Kapitalgesellschaft unterliegt die GmbH der Körperschaftsteuer. Gewinne werden zunächst auf Ebene der Gesellschaft besteuert. Ausschüttungen an den Gesellschafter lösen zusätzlich Einkommensteuer aus.

Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine Variante der GmbH und kann bereits mit einem Euro Stammkapital gegründet werden (§ 5a GmbHG). Die Firma muss den Zusatz "UG (haftungsbeschränkt)" führen. UGs sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Teil des Gewinns für die Rücklagenbildung zu verwenden (bis 25.000 € erreicht sind). Ansonsten gelten dieselben steuerlichen und rechtlichen Vorgaben wie bei der GmbH.

Ein Blick auf die Vor- und Nachteile des Einzelunternehmens erleichtert die Entscheidung, ob es die richtige Wahl für das eigene Vorhaben ist. Die folgende Grafik fasst die Vor- und Nachteile zusammen.

Die Vorteile des Einzelunternehmens erklärt:

• Einfache und günstige Gründung: Keine notarielle Beurkundung, kein Gesellschaftsvertrag, kaum Formalitäten.
• Kein Mindestkapital: Keine gesetzlichen Vorschriften zum Stammkapital.
• Geringer Verwaltungsaufwand: Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt meist, keine internen Abstimmungen nötig.
• Flexible Gewinnentnahme: Keine Gesellschaftervereinbarungen oder Ausschüttungsbeschlüsse zu berücksichtigen.
• Volle Kontrolle: Entscheidungen werden allein getroffen, keine Gremien, Mitgründer oder interne Konflikte.

Die Nachteile des Einzelunternehmens erläutert:

• Volles Risiko: Keine Haftungsbeschränkung und hohe Abhängigkeit vom Inhaber.
• Hohe Arbeitsbelastung: Verantwortung und operative Aufgaben können nicht geteilt werden.
• Begrenzte Skalierbarkeit: Keine Einbindung von Mitgründern oder Ausgabe von Beteiligungen.
• Erschwerte Kapitalbeschaffung: Höheres Risiko für Banken und Investoren, da das Unternehmen an eine einzelne Person gebunden ist.
• Geringe Außenwirkung: Einzelunternehmen wirken weniger etabliert als Kapitalgesellschaften.

Ein Einzelunternehmen entsteht mit der selbstständigen Aufnahme einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit durch eine einzelne natürliche Person. Ein gesellschaftsrechtlicher Gründungsakt ist (anders als bei Kapital- oder Personengesellschaften) nicht erforderlich. Je nach Tätigkeit sind jedoch eine Gewerbeanmeldung oder eine Anzeige beim Finanzamt sowie gegebenenfalls weitere behördliche Genehmigungen erforderlich.

Wir gehen die wichtigsten Punkte durch, damit es bei Aufnahme der Tätigkeit keine rechtlichen Probleme gibt und das Einzelunternehmen wirtschaftlichen Erfolg hat:

1. Was kostet es, ein Einzelunternehmen zu gründen?
2. Was braucht man, um ein Einzelunternehmen zu gründen?
3. Wie lange dauert es, ein Einzelunternehmen zu gründen?
4. Schritte zur Gründung eines Einzelunternehmens

Für das Einzelunternehmen gibt es kein gesetzlich vorgeschriebenes Stammkapital: Weder Kleingewerbetreibende noch eingetragene Kaufleute oder Freiberufler müssen einen Mindestbetrag einbringen.

Gewerbetreibende zahlen lediglich einmalig die Gewerbeanmeldung (je nach Kommune ca. 20-60 €). Eingetragene Kaufleute müssen zusätzlich die Kosten für den Handelsregistereintrag sowie die notarielle Beglaubigung der Anmeldung tragen.

Freiberufler benötigen keine Gewerbeanmeldung. Für sie fallen in der Regel keine vergleichbaren behördlichen Gründungskosten an.

In der Praxis benötigt ein Einzelunternehmer jedoch trotzdem ein gewisses Anfangskapital. Beispielsweise für Ausstattung, Software, Versicherungen oder Marketing.

Wie hoch die Gesamtkosten ausfallen, hängt stark vom Geschäftsmodell ab. Zu den unmittelbaren Gründungskosten gehören typischerweise:

• Erstberatung: Steuerberater oder Rechtsanwalt

• Grundlegende Ausstattung: Computer, Smartphone, Büro- oder Arbeitsmaterial

• Marketing: Website, Domain, Logo etc.

Hinzu kommen laufende Fixkosten:

• Miete für Büro, Laden, Praxis oder anteiliges Arbeitszimmer

• Nebenkosten und laufende Betriebskosten wie Internet, Telefon und Strom

• Lizenzen und Software für Buchhaltung, Office usw.

• Geschäftskonto

• Versicherungen

• Steuerberater

• Beiträge zu Kammern oder Berufsverbänden

Das folgende Beispiel zeigt, wie hoch diese Kosten konkret ausfallen können.

Welche Voraussetzungen für die Gründung eines Einzelunternehmens erfüllt sein müssen, ist branchenabhängig. In bestimmten Branchen bedarf es spezieller Genehmigungen und Erlaubnisse, die auch bei der Gewerbeanmeldung abgefragt werden. Die folgenden Grundlagen gelten jedoch für alle Einzelunternehmer.

Die Gründung eines Einzelunternehmens umfasst die Anzeige der selbstständigen Tätigkeit beim Finanzamt und (bei gewerblichen Tätigkeiten) zusätzlich die Gewerbeanmeldung. Dafür werden folgende Unterlagen und Angaben benötigt:

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass
• Angaben zur geplanten Tätigkeit
• Steuerliche Basisangaben für den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung
• Gegebenenfalls spezielle Genehmigungen oder Erlaubnisse

Der Start eines Einzelunternehmens verlangt eine Reihe persönlicher Eigenschaften, die den Alltag als Selbstständiger prägen. Dazu gehören Ausdauer und Belastbarkeit. Denn Aufbau, Kundenakquise und alltägliche Arbeit finden oft parallel statt.

Ebenso wichtig ist Selbstorganisation. Einzelunternehmer müssen ihren Arbeitsalltag diszipliniert planen, Prioritäten setzen und Abläufe ohne feste Vorgaben von außen strukturieren.

Ein weiterer zentraler Faktor ist Eigenverantwortung. Entscheidungen von der Preisgestaltung über die Angebotserstellung bis zur Kundenkommunikation werden allein getroffen. Das erfordert die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und Probleme eigenständig zu lösen.

Schließlich hilft eine offene und lernbereite Haltung, denn viele Themen wachsen erst im Laufe der Zeit mit der eigenen Erfahrung. Wer bereit ist, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, hat einen klaren Vorteil.

Vor der eigentlichen Gründung steht die Frage nach der Geschäftsidee. Das eigene Produkt oder die Dienstleistung muss so beschreiben werden, dass in wenigen Sätzen klar wird, womit Geld verdient wird.

Auch die eigenen Qualifikationen und Stärken sollten kurz benannt werden. So wird erkennbar, ob die Idee zur Person passt.

Im nächsten Schritt geht es um den Nutzen für den Kunden: Welches Problem wird gelöst, was ist der konkrete Mehrwert, und wodurch unterscheidet sich das Angebot vom Wettbewerb? Um diese Fragen strukturiert zu beantworten, eignet sich das Value Proposition Canvas.

Ebenso wichtig ist ein Blick auf Wettbewerb und Zielgruppe: Wer sind die wichtigsten Konkurrenten, wie groß ist der Markt und welche Kunden sollen gezielt angesprochen werden? Abschließend sollte geprüft werden, ob die Idee technisch, rechtlich und wirtschaftlich machbar ist.

Sobald die Geschäftsidee konkretisiert ist, geht es darum, dieses Konzept strukturiert auszuarbeiten. An dieser Stelle setzt der Businessplan an: Er ist die schriftliche Ausarbeitung der Geschäftsidee.

Der Businessplan dient als Unterlage für Banken, Förderstellen oder Arbeitsagentur. Er besteht grob aus einem Textteil (Geschäftsmodell, Markt, Strategie) und einem Finanzteil (Zahlen, Kapitalbedarf, Rentabilität). Was im Konzept grob beschrieben wurde (Nutzen, Zielgruppe, Wettbewerb), wird nun konkret, inklusive Annahmen, Kalkulationen und zeitlicher Planung.

Ein Einzelunternehmen benötigt zwar kein gesetzliches Startkapital. Trotzdem sind finanzielle Mittel für Ausstattung, Software, Versicherungen oder Arbeitsräume notwendig.

Ein kleiner Liquiditätspuffer erleichtert den Start, weil Einnahmen erst später fließen. Außerdem ist ein separates Geschäftskonto sinnvoll, um private und geschäftliche Ausgaben sauber zu trennen und den Überblick zu behalten.

Einzelunternehmer benötigen ein Grundverständnis von folgenden Themen:

• Rechnungen korrekt erstellen (Pflichtangaben nach § 14 UStG)
• Grundlagen der Gewinnermittlung (EÜR oder doppelte Buchführung)
• Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
• Relevante Steuerarten
• Einfaches Vertrags- und Verbraucherrecht (z. B. Widerruf und AGB)
• Wichtige Fristen und Mitwirkungspflichten gegenüber dem Finanzamt

Mit einem Buchhaltungstool lassen sich GoBD-Vorgaben einhalten und wiederkehrende Aufgaben automatisieren. Bei Unsicherheiten hilft eine kurze Einstiegsberatung beim Steuerberater, um typische Fehler von Beginn an zu vermeiden.

Die rechtlich notwendigen Formalitäten zur Gründung eines Einzelunternehmens lassen sich innerhalb weniger Tage bis etwa eines Monats erledigen. In Einzelfällen kann es auch länger dauern, etwa wenn Rückfragen der Behörden entstehen oder Unterlagen nachgereicht werden müssen. Wie schnell die Gründung in der Praxis abgeschlossen ist, hängt vor allem davon ab, ob es sich um eine freiberufliche Tätigkeit oder um ein Gewerbe handelt.

Bei Freiberuflern beschränken sich die Formalitäten auf wenige Punkte:

• ELSTER-Registrierung: ca. 1–2 Wochen
• Steuerliche Erfassung (Fragebogen): mehrere Stunden
• Vergabe der Steuernummer: wenige Tage bis mehrere Wochen

Zusätzliche Genehmigungen sind bei Freiberuflern in der Regel nicht erforderlich. Ausnahmen bestehen bei bestimmten Berufen mit besonderer Zulassungspflicht, etwa im Gesundheitsbereich.

Bei Gewerbetreibenden kommt die Gewerbeanmeldung als zusätzlicher Behördengang hinzu. Die Anmeldung kann abhängig von der Kommune wenige Stunden bis einige Tage dauern. 

Je nach Art des Gewerbes können darüber hinaus weitere Genehmigungen erforderlich sein, zum Beispiel:

• Handwerkskarte bei zulassungspflichtigen Handwerken
• Gaststättenrechtliche Erlaubnis bei alkoholischem Ausschank

Viele dieser Aufgaben können parallel erledigt werden. Die tatsächliche Dauer wird daher weniger durch den eigenen Aufwand als durch die Bearbeitungszeiten der Behörden bestimmt. Wer frühzeitig mit der ELSTER-Registrierung beginnt, kann die Gesamtdauer deutlich verkürzen.

Die Gründung eines erfolgreichen Einzelunternehmens umfasst 6 Schritte.

Wir gehen jeden Schritt im Detail durch:

1. Schritt: Geschäftsidee und Businessplan entwickeln
2. Schritt: Steuern und Rechtsstatus klären
3. Schritt: Finanzen und Geschäftskonto vorbereiten
4. Schritt: Anmeldung bei Ämtern und Behörden
5. Schritt: Versicherungen prüfen
6. Schritt: Marketing und Akquise

Am Anfang jeder erfolgreichen Gründung steht eine klare Geschäftsidee. Sie beschreibt, womit Geld verdient werden soll und welchen konkreten Nutzen das Angebot für Kunden hat.

Zur Geschäftsidee gehören vor allem:

• Angebotene Leistung oder Produkte
• Zielgruppe und deren Bedarf
• Konkreter Kundennutzen/Alleinstellungsmerkmal
• Grober Preisrahmen
• Persönliche Qualifikation für die Tätigkeit

Auf dieser Basis wird die Geschäftsidee im Businessplan strukturiert ausgearbeitet. Er dient als Planungsinstrument für den Gründer und als Grundlage für Gespräche mit Banken oder Förderstellen.

Ein einfacher Businessplan umfasst typischerweise:

• Beschreibung des Geschäftsmodells
• Markt- und Wettbewerbsüberblick
• Preis- und Erlösmodell
• Übersicht der wichtigsten Kosten
• Einschätzung von Chancen und Risiken

Im nächsten Schritt steht die Einordnung der Tätigkeit an. Zuerst muss feststehen, ob es sich um eine freiberufliche Tätigkeit oder um ein Gewerbe handelt. Bei einem Gewerbe ist wichtig, ob der Betrieb voraussichtlich klein bleibt oder ob perspektivisch eine Eintragung ins Handelsregister als e.K. in Betracht kommt.

Je nach Tätigkeit sind unterschiedliche Steuerarten relevant. Für Gewerbetreibende spielt die Umsatzsteuer von Anfang an eine Rolle, wenn sie nicht als Kleinunternehmer auftreten. Die konkreten Behördengänge bauen auf den Entscheidungen auf, die in diesem Schritt getroffen werden.

Vor der Aufnahme der Tätigkeit sollten die finanziellen Grundlagen stehen. Dazu gehören ein realistischer Überblick über Startkosten und laufende Ausgaben sowie ein Liquiditätspuffer für die ersten Monate.

Ebenfalls sinnvoll ist die Trennung von privaten und geschäftlichen Finanzen. Ein separates Geschäftskonto ist für Einzelunternehmer zwar nicht Pflicht, erleichtert aber Buchhaltung, Steuererklärungen und den Überblick über die Finanzen.

Auch das passende Buchhaltungstool sollte frühzeitig gewählt werden. So bleiben Einnahmen und Ausgaben im Blick, Rechnungen können einfach erstellt und Belege schnell erfasst werden.

Die erforderlichen Behördengänge unterscheiden sich danach, ob eine freiberufliche Tätigkeit oder ein Gewerbe aufgenommen wird. In beiden Fällen ist die Zahl der formalen Schritte überschaubar. Zusätzlich können je nach Branche weitere Anzeigen oder Genehmigungen erforderlich sein.

Freiberufler müssen folgende Anmeldungen vornehmen:

• Anzeige der Tätigkeit beim Finanzamt
• Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung (elektronisch über ELSTER)

Gewerbetreibende müssen folgende Anmeldungen vornehmen:

• Gewerbeanmeldung beim zuständigen Gewerbeamt
• Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt (über ELSTER)

Nach der Gewerbeanmeldung leiten die Behörden die erforderlichen Informationen in der Regel automatisch an weitere Stellen (z. B. der IHK) weiter. Diese melden sich im Anschluss beim Unternehmer.

Abhängig von der Art des Gewerbes können zusätzliche behördliche Schritte erforderlich sein. Dazu zählen insbesondere:

• Erlaubnispflichtige Gewerbe, etwa Immobilienmakler, Darlehensvermittler oder Bewachungsunternehmen
• Unterrichtungspflichten oder Sachkundenachweise, zum Beispiel bei bestimmten IHK-pflichtigen Tätigkeiten
• Handwerksrechtliche Vorgaben, etwa die Eintragung in die Handwerksrolle bei zulassungspflichtigen Handwerken
• Spezielle Betriebsgenehmigungen, etwa im Gastgewerbe oder bei erlaubnispflichtigen Tätigkeiten

Diese zusätzlichen Anforderungen können den Start verzögern und sollten frühzeitig geprüft werden.

Für Selbstständige ist eine Krankenversicherung Pflicht. Für die meisten besteht Wahlfreiheit zwischen der gesetzlichen Krankenversicherung und der privaten Krankenversicherung (PKV).

Außerdem haften Einzelunternehmer grundsätzlich mit ihrem gesamten Privatvermögen für Schäden, die aus ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen. Anders als bei Kapitalgesellschaften gibt es keine Haftungsbeschränkung auf ein Gesellschaftsvermögen. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, bestimmte Gefahren durch spezielle Versicherungen abzusichern.

Wichtige Versicherungen für Freiberufler:

• Berufshaftpflichtversicherung: Deckt Schäden ab, die durch berufliche Fehler entstehen. Für viele freie Berufe faktisch unverzichtbar und teilweise gesetzlich vorgeschrieben.
• Vermögensschadenhaftpflicht: Besonders relevant bei beratenden, planenden oder prüfenden Tätigkeiten, bei denen reine Vermögensschäden entstehen können.

Wichtige Versicherungen für Gewerbetreibende:

• Betriebshaftpflichtversicherung: Zentrale Absicherung gegen Personen- und Sachschäden, die im Rahmen des Geschäftsbetriebs verursacht werden.

Unabhängig von der Tätigkeit kann außerdem eine private Absicherung sinnvoll sein: Etwa durch eine Berufsunfähigkeitsversicherung, wenn das Einkommen vollständig von der eigenen Arbeitskraft abhängt.

Nach der formalen Gründung geht es darum, das Angebot sichtbar zu machen und erste Kunden zu gewinnen. Einzelunternehmer sollten früh festlegen, welche Akquisewege sie nutzen wollen.

Für die meisten Unternehmen ist eine eigene Website zentral. Sie lässt sich schnell und einfach mithilfe von Homepage-Baukästen erstellen.

Die Website sollte die angebotenen Leistungen verständlich beschreiben, die Zielgruppe ansprechen und klare Kontaktmöglichkeiten enthalten. Damit Nutzer über Suchmaschinen auf die Seite gelangen, ist das Thema SEO wichtig. Ergänzend können Profile auf Social Media sinnvoll sein, um zusätzliche Reichweite aufzubauen.

Einzelunternehmer zahlen Einkommensteuer auf ihren Gewinn und in der Regel Umsatzsteuer. Wird der Freibetrag von 24.500 € pro Jahr für Einzelunternehmer überschritten, kann Gewerbesteuer anfallen. Welche Abgaben konkret fällig werden, hängt davon ab, ob eine freiberufliche oder gewerbliche Tätigkeit ausgeübt wird und wie hoch der Gewinn ausfällt.

Die wichtigste Steuer für Einzelunternehmer ist die Einkommensteuer. Der Gewinn aus dem Einzelunternehmen wird nicht getrennt besteuert, sondern fließt in die persönliche Einkommensteuererklärung des Inhabers ein und wird dort zusammen mit anderen Einkünften besteuert.

Ein spezieller Freibetrag für Einzelunternehmer existiert bei der Einkommensteuer nicht. Es gilt der allgemeine Grundfreibetrag, bis zu dessen Höhe keine Einkommensteuer anfällt.

Für 2026 lautet der Grundfreibetrag 12.348 € für Alleinstehende, für zusammenveranlagte Ehegatten 24.696,00 €. Erst wenn das gesamte zu versteuernde Einkommen diesen Betrag übersteigt, wird Einkommensteuer fällig.

Einzelunternehmer sind grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig, sofern sie nicht die Kleinunternehmerregelung anwenden. Das bedeutet, dass sie auf ihre Leistungen Umsatzsteuer berechnen und an das Finanzamt abführen.

Gleichzeitig können sie die Umsatzsteuer, die ihnen von anderen Unternehmern in Rechnung gestellt wird, vom Finanzamt zurückfordern. Diese gezahlte Umsatzsteuer wird als Vorsteuer bezeichnet.

Bei der Umsatzsteuer ist außerdem relevant, wann die Steuer an das Finanzamt abgeführt werden muss. Dabei wird zwischen Ist- oder Sollversteuerung unterschieden:

• Sollversteuerung: Umsatzsteuer entsteht bereits mit Rechnungsstellung. Wird im Dezember eine Rechnung gestellt, muss die Umsatzsteuer auch dann an das Finanzamt abgeführt werden.
• Istversteuerung: Umsatzsteuer entsteht erst, wenn der Kunde tatsächlich bezahlt. Zahlt der Kunde erst im Januar, fällt auch erst dann die Umsatzsteuer an.

Für viele Einzelunternehmer ist die Istversteuerung vorteilhaft, weil sie die Liquidität schont: Die Steuer wird erst bezahlt, wenn auch das Geld vom Kunden eingegangen ist. Das vermeidet finanzielle Vorleistungen.

Die Gewerbesteuer betrifft nur gewerbliche Einzelunternehmer. Maßgeblich ist der Gewinn des Unternehmens, auf den die jeweilige Gemeinde die Gewerbesteuer erhebt.

Für Einzelunternehmer gilt bei der Gewerbesteuer ein Freibetrag von 24.500 €. Erst wenn der Gewinn diesen Freibetrag überschreitet, fällt Gewerbesteuer an. Zudem kann die gezahlte Gewerbesteuer bis zu einer bestimmten Höhe auf die Einkommensteuer angerechnet werden.

Die konkrete Höhe der Gewerbesteuer hängt vom Gewerbesteuerhebesatz der Gemeinde ab. Jede Kommune legt diesen Hebesatz selbst fest. Während einige Gemeinden mit niedrigen Hebesätzen gezielt Unternehmen anziehen wollen, liegen die Hebesätze in vielen Großstädten deutlich höher. Der Gewerbesteuerhebesatz ist daher ein relevanter Faktor bei der Standortwahl.

Ziel der Buchhaltung ist es, die steuerlich relevanten Zahlen korrekt zu ermitteln. Auf dieser Grundlage werden sowohl laufende Meldungen an das Finanzamt als auch jährliche Steuererklärungen erstellt. Eine ordnungsgemäße Buchführung hilft, Steuern fristgerecht und in richtiger Höhe zu zahlen und spätere Nachzahlungen oder Rückfragen zu vermeiden.

Ein zentrales Element der laufenden Besteuerung sind sogenannte Steuervoranmeldungen und Vorauszahlungen. Einzelunternehmer müssen die Umsatzsteuer im laufenden Jahr regelmäßig melden und abführen. Abhängig vom Gewinn können zudem Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer und bei gewerblichen Tätigkeiten auch auf die Gewerbesteuer anfallen.

Damit diese laufenden Steuerzahlungen korrekt erfolgen, müssen Umsätze und Ausgaben fortlaufend erfasst und der Gewinn ermittelt werden. Für viele Einzelunternehmer genügt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine Bilanz ist erst erforderlich, wenn der Betrieb kaufmännisch organisiert werden muss (e. K.) oder wenn aufgrund von Umsatz und Gewinn eine Buchführungspflicht entsteht.

Da Einzelunternehmer grundsätzlich der Umsatzsteuer unterliegen, müssen sie in ihrer Buchführung zwischen dem eigentlichen Entgelt für ihre Leistung (Netto-Beträge), der darauf entfallenden Umsatzsteuer und der von anderen Unternehmern berechneten Vorsteuer unterscheiden. Zudem ist für die Buchführung relevant, ob die Umsatzsteuer bereits mit der Rechnungsstellung (Soll-Versteuerung) entsteht oder erst mit dem Zahlungseingang (Ist-Versteuerung).

Unabhängig von der Form der Gewinnermittlung (EÜR oder Bilanzierung) müssen Rechnungen, Kontoauszüge und digitale Belege nach den GoBD aufbewahrt werden. Diese Unterlagen kann das Finanzamt prüfen. Sie dienen als Nachweis für die in der Steuererklärung angegebenen Zahlen.

Um alle buchhalterischen Vorgaben einzuhalten, ist die Verwendung einer Buchhaltungssoftware in der Praxis kaum vermeidbar. Bei Unsicherheiten oder wachsendem Geschäftsvolumen kann ergänzend ein Steuerberater eingebunden werden.