Mittels Projektmanagement (PM) könnt ihr ein festes Vorgehen etablieren, Mitarbeiter an Workflows gewöhnen und sogar eure Gründung strukturierter angehen. Wir zeigen euch hierfür die erfolgreichsten Projektmanagement-Methoden.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement hat das ziel, Projekte in einem sinnvollen und betriebswirtschaftlich durchdachten Rahmen durchzuführen. Damit dies gewährleistet ist, werden bestimmte Schritte in einer festgelegten, immer gleichen Reihenfolge durchgeführt. Diese sind:
- Planung
- Steuerung
- Durchführung
Während der Planung werden Ziele definiert. Überprüft in diesem Zusammenhang, ob diese Ziele realistisch beziehungsweise erfüllbar sind. Außerdem müsst ihr klären, welche Ressourcen ihr benötigt: Zeit, Mitarbeiter und Budget.
Habt ihr all diese Fragen für euch beantwortet und geklärt, geht es an die Steuerung. Für diese Phase bietet es sich an, einen beziehungsweise mehrere Projektmanager in eurem Unternehmen zu beschäftigten. Ihre Aufgabe ist die Vermittlung zwischen den am Projekt beteiligten Mitarbeitern. Sie überwachen die Einhaltung der Ziele und behalten Deadlines im Blick.
Solltest ihr keine Projektmanager im Unternehmen haben und sollte sich eine Einstellung eines solchen nicht lohnen, so könnt ihr oder ein Mitarbeiter das notwendige Know-How in Projektmanagement-Seminaren selbst erlernen.
In der letzten Phase, der Durchführung, werden die erzielten Ergebnisse kontrolliert und ausgewertet.
Wenn ihr dieses Vorgehen von Anfang an bei eurer Gründung etabliert und eure Mitarbeiter entsprechend miteinbezieht, steht in eurem Unternehmen einem erfolgreichen Projektmanagement nichts im Wege. Wichtig ist, dass ihr den Ablauf der Schritte konsequent einhaltet.
Die drei Zauberwörter: In time, in budget, in scope
Bei Projekten ist es essenziell, dass Zeit, Kosten und Leistung stets im Blick behalten werden. Diese drei Bausteine und deren Einhaltung sind maßgeblich für den Erfolg eures Projekt(management)s. Die Faktoren kann man auf das Modell des Magischen Dreiecks übertragen. Das Dreieck an sich steht hierbei für das Projekt. Die Ecken sind durch die drei vorgestellten Faktoren definiert.
Verändert man nun eine der Einflussgrößen oder das Projekt selbst, so verändert sich auch alles andere. Daher ist es überaus wichtig, diese Punkte immer zu überwachen und zu kontrollieren. Nur so kann gewährleistet werden, dass Budget, Deadline und Leistung beziehungsweise gesetzte Ziele auch wirklich eingehalten beziehungsweise erreicht werden.
Die häufigsten Fehler und deren Lösung
Um die Theorie greifbarer zu machen, sollen die folgenden Beispiele aufzeigen, wie folgenschwer fehlerhaftes Vorgehen im Projektmanagement für euer Unternehmen sein kann. Außerdem wird euch bei jedem der aufgezeigten möglichen Fehler auch gleich ein Tipp vermittelt, wie ihr ihn vermeiden könnt.
Fehler: Ihr kommuniziert Change-Projekte nicht richtig und unterschätzt den möglichen Widerstand
Bei Change-Projekten wird häufig nicht beachtet, dass diese auf Widerstand treffen können. Werden bei der Planung die Mitarbeiter nicht entsprechend einbezogen und die Ziele sowie Veränderungen kommuniziert, kann schnell Unmut aufkommen. Dieser kann bis zum Widerstand oder der Verweigerung gehen und so wichtige Prozesse im Unternehmen aufhalten.
Lösung: Ihr solltet bei derartigen Projekten zu Beginn genau die Auswirkungen auf Arbeitsinhalte und -beziehungen analysieren und mit den Betroffenen darüber sprechen. So könnt ihr Widerstand vermeiden und gegebenenfalls kommen im Dialog noch Ideen auf, die ihr bei den Entscheidungen gar nicht bedacht hattet.
Fehler: Ihr kennt eure Ziele nicht genau und wisst nicht wirklich, wie ihr sie erreichen werdet
Euer Projekt beginnt und ihr setzt Ziele nur weitgegriffen und oberflächlich fest. Eine genaue Vorgabe will euch aus verschiedenen Gründen nicht gelingen. Da das Ergebnis unklar ist, definiert ihr auch eure Abeitsschritte nur ungenau.
Lösung: Ungenauigkeit und Oberflächlichkeit bedeuten für euer Projekt Misserfolg, noch bevor es überhaupt gestartet ist. Setzt euch also hin und benennt eure Ziele, euren erwarteten Erfolg und folglich auch jede Aufgabe genau. Nur so könnt ihr das Projekt durchführen und steuern sowie die Teilschritte wie auch -erfolge an eure Mitarbeiter kommunizieren.
Achtung: Durch diesen Fehler können viele weitere entstehen. Beispielsweise könnt ihr euch bei der Planung aufgrund unklarer Ziele zu sehr auf einzelne Schritte versteifen. So gerät das Projekt als Ganzes aus dem Blickfeld und kann nicht erfolgreich umgesetzt werden. Eine andere Möglichkeit ist, dass der Aufwand durch ungenaue Planung unklar bleibt und ihr während des Projekts auf eine immer ausuferndere Komplexität stößt, was eure in-time-in-budget-in-scope-Planung extrem gefährden kann.
Fehler: Ihr kommuniziert falsch, zu wenig oder gar nicht mit den Beteiligten.
Ihr seht euch als Chef und oberste Instanz, ihr müsst euch vor niemandem rechtfertigen und trefft eure Entscheidungen sowie Planungen allein. Dadurch verliert ihr den Anschluss zu euren Mitarbeitern, trefft häufig auf Unverständnis und könnt bei aktuellen Entwicklungen außerhalb eures Faches nicht unbedingt mitreden.
Lösung: Ob dieser Führungsstil der richtige ist, ist eine andere Frage. Die falsche Kommunikation ist so jedoch auf jeden Fall gegeben! Für ein erfolgreiches Projekt ist richtige und kontinuierliche Kommunikation unabdingbar. Diese kann durch regelmäßige Team-Meetings, durch diverse soziale Plattformen oder auch mit Kollaborationstools wie Trello oder Slack, die in den Arbeitsalltag einbezogen werden, sichergestellt werden.
Prinzipiell solltet ihr darauf achten, welche Informationen ihr an wen wann herantragt. Mit Geldgebern müsst ihr anders kommunizieren als mit Mitarbeitern. Für verschiedene Ansprechpartner und Beteiligte sind zu unterschiedlichen Zeitpunkten grundverschiedene Informationen relevant. Sorgt dafür, dass diese durch euch oder einen Projektmanager entsprechend geteilt werden.
Zur richtigen Kommunikation gehört es auch, dass ihr die richtigen Fachbegriffe kennt und anwenden könnt. Sollte euch ein Bereich noch fremd sein, empfiehlt es sich, sich einzuarbeiten.
Fazit
Projektmanagement sollte von Anfang an eine wichtige Rolle in eurem Unternehmen spielen sowie stets richtig umgesetzt werden. Wenn ihr euch und euren Mitarbeitern die drei Phasen beibringt, steht einer langfristigen, gekonnten Umsetzung unterschiedlichster Projekte nichts im Weg. Wie aufgezeigt wurde, können die Schritte nicht nur im Hinblick auf unternehmerische Erfolge relevant sein, sondern auch im Privaten weiterhelfen.
Wenn ihr die Gründung als Projekt betrachten möchtet, könnt ihr auch hier die Schritte gelungen anwenden. Allerdings ist Projektmanagement wirklich nur Management von To-do’s – einen Businessplan erstellen und alles Weitere, müsst ihr dennoch.
Um eure Gründung erfolgreich und strukturiert in die Tat umzusetzen, hilft euch die digitale Gründungsplattform Unternehmerheld, zum Beispiel mit einer effektiven CRM-Software. Erfahrt weiterhin, wie ihr euer Projektmanagement optimiert und welche Projektmanagement-Software sowie Projektmanagement-Tools euch dabei helfen können.
