Mittels Projektmanagement könnt ihr ein festes Vorgehen etablieren, Mitarbeiter an Workflows gewöhnen und eure Projekte strukturierter angehen. Wir zeigen euch die erfolgreichsten Projektmanagement-Methoden mit ihren Vor- und Nachteilen.
#1 Scrum
Scrum, ursprünglich für die Software-Entwicklung konzipiert, erobert als eine der beliebtesten Projektmanagement-Methoden immer mehr den Arbeitsalltag in Unternehmen. Scrum wird zyklisch sowohl täglich als auch über längere Zeiträume von Wochen bis hin zu mehreren Monaten durchgeführt. In dieser Zeit bespricht das Team in wiederkehrenden 15-minütigen Schnellmeetings das Vorankommen und aktuelle Hindernisse.
Dabei kennt das Projektmanagement mit Scrum drei Rollen:
Product Owner
Der Product Owner gibt den Startschuss, indem er das Projektziel wie bspw. die Entwicklung eines Produktes definiert und an das Team weitergibt. Er ist außerdem dafür verantwortlich, die Zwischenziele richtig zu priorisieren und mit dem Kunden zu kommunizieren, sodass dessen Wünsche umgesetzt werden.
Team
Das Team ist für die Umsetzung der Vorgaben des Product Owners zuständig. Dabei ist eine eigenständige Arbeitsweise mit der Einhaltung von Deadlines gewünscht. Das Team setzt sich aus Experten verschiedener Fachbereiche wie Entwicklung, Marketing und Datenspezialisten etc. zusammen. In Scrum wird in sogenannten Sprints gearbeitet: Das sind Arbeitspakete mit einer Dauer von maximal 4 Wochen, in denen Zwischenziele erreicht werden.
Das Team plant einen Sprint und stellt das Ergebnis zum Ende des Zeitraums in der Sprint Review dem Product Owner und weiteren Mitarbeitern anderer Unternehmensbereiche vor.
Scrum Master
Der Scrum Master ist verantwortlich dafür, die Arbeit des Teams so effizient wie möglich zu gestalten. Zum einen trägt er im Rahmen des Projektmanagements dafür Sorge, das Team vor unberechtigten Eingriffen während eines Sprints zu schützen. Zum anderen vermittelt er zwischen den einzelnen Mitarbeitern, um Konflikte zu klären. Gleichzeitig kommuniziert er viel mit dem Product Owner. Die Rolle des Scrum Masters lässt sich also gut als die des Vermittlers mit Entscheidungsbefugnis zusammenfassen.
Vorteile von Scrum als Projektmanagement-Methode
- enge Zusammenarbeit aller Hierarchiestufen
- schnelle Anpassung an Veränderungen (veränderte Marktsituation, neue Produktanforderungen etc.)
- Chance für Mitarbeiter, im Team eigenverantwortlich zu arbeiten
Nachteile von Scrum
- sehr hoher Kommunikationsaufwand
- Gefahr der Überforderung von Mitarbeitern, die ungern selbstständig arbeiten
- permanente, für jeden sichtbare Leistungsbeurteilung, die Druck erzeugen kann
#2 Kanban
Kanban ist ein japanisches Wort und bedeutet übersetzt Karte oder Tafel. Die Kanban-Methode hat der Autokonzern Toyota für seinen Produktionsprozess erfunden. Heute gibt es digitale Kanban-Tools wie Trello, mit denen viele Unternehmen erfolgreich in ihrem Projektmanagement arbeiten.
Herzstück der Kanban-Methode ist das Board: Bei Trello arbeitet ihr beispielsweise mit Boards, auf denen ihr Listen erstellt, bei denen es sich um einzelne Spalten wie bei einer Tabelle handelt. Diese Listen wiederum spickt ihr mit Karten, auf denen Aufgaben vermerkt sind, zum Beispiel:
Listenname: To-do
Kartenname: Pitch Deck fertigstellen
Ist diese Aufgabe abgeschlossen, bewegt ihr die Karten von links nach rechts weiter zur nächsten Liste, die “Erledigt” heißen könnte. So sieht jeder, der Zugriff auf das Board hat, dass die Arbeit am Pitch Deck abgeschlossen ist.
Das Kanban-System funktioniert auch bei der Entwicklung des ersten Prototyps hin zu einem ersten Test und einer weiteren Überarbeitung hin zum nächsten Test usw. Trello visualisiert diesen Projektfortschritt, sodass ihr immer seht, welche Aufgabe sich an welcher Station innerhalb des Gesamtprojektes befindet.
Vorteile von Kanban
- Klarheit über den genauen Projektablauf durch strukturierte visuelle Darstellung
- Kommunikation wird verschlankt, da die Aufgabenzuteilung durch das Schieben der Karten bereits erledigt ist
- kombinierbar mit anderen Projektmanagement-Methoden wie Scrum
Nachteile von Kanban als Projektmanagement-Methode
- wird bei zu vielen Projektbeteiligten schnell unübersichtlich
- eignet sich daher nur für überschaubare Projekte
- Fokus liegt nicht auf Zeitmanagement, Deadlines lassen sich nur schwer kennzeichnen
#3 Wasserfall-Methode
Die Wasserfall-Methode ist weit verbreitet und gehört zu den klassischen, hierarchischen Projektmanagement-Methoden: Wie Wasser fließt das Projekt von der Ideenquelle ausgehend zu den einzelnen Projektstufen hinab. Es gibt verschiedene Wasserfall-Modelle, üblicherweise besteht sie aber aus 6 Stufen bzw. Schritten:
1. Anforderungsphase/Analyse
- Die Ideen und Ziele werden für das Projekt definiert, klassischerweise vom Projektmanager bzw. Chef. Ein Team wird zusammengestellt und der Zeitrahmen sowie die benötigten Ressourcen werden festgehalten.
2. Entwurfphase
- Ein Konzept wird erstellt, das Team nimmt erste Schritte in Richtung Projektumsetzung vor.
3. Implementierungsphase/Umsetzung
- Das Projekt ist in vollem Gange und das Team arbeitet an der Umsetzung der Ziele. Zusätzliche Anforderungen werden nach Abschluss dieser Phase nicht mehr in das Projekt implementiert.
4. Überprüfungsphase
- In Meilensteinsitzungen wird ermittelt, wie erfolgreich das Projekt verlaufen ist bzw., was noch verbessert werden muss.
5. Inbetriebnahme/Abschluss
- Das Projekt hat mehrere Feedback- und Verbesserungsschleifen durchlaufen und kann nun abgeschlossen werden. Bei einer Toolentwicklung ist dies beispielsweise der Zeitpunkt, wenn Nutzern das Tool im Internet zur Verfügung gestellt wird.
6. Wartung/Pflege
- Software, aber auch physische Produkte müssen ständig geprüft, gepflegt und gewartet werden. Das geschieht in dieser Phase regelmäßig. Ein Beispiel hierfür ist die Wartung von Fahrstühlen oder die Entwicklung von Updates zur Schließung von Sicherheitslücken bei Programmen.
Nach jeder abgeschlossenen Phase kann in einem Feedback-Loop zur vorhergehenden oder einer noch früheren Phase zurückgesprungen werden.
Vorteile der Wasserfall-Methode
- hohe Planungssicherheit
- klar abgegrenzte Aufgabenbereiche
- ideal für konstante Projekte mit wenig Veränderungsbedarf
Nachteile der Wasserfall-Methode
- steile Hierarchie, wenig Entwicklungs- und Mitgestaltungsspielraum für Mitarbeiter
- keine kurzfristigen Korrekturschleifen möglich, Änderungen lassen sich daher nur langsam durchführen
- ein nachfolgender Unternehmensbereich kann erst mit der Arbeit beginnen, wenn der andere seine Aufgabe erledigt hat
#4 Six Sigma
Six Sigma ist eine Projektmanagement-Methode zur Prozessoptimierung. Es geht also darum, bereits bestehende Abläufe zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Errechnet wird das sogenannte Sigma-Niveau – die Fehlerrate innerhalb eines Unternehmens. Bei sechs Sigma beträgt die Fehlerquote nahezu null, was Ziel dieser Methode ist. Genauer gesagt passieren bei Six Sigma nur noch 3,4 Fehler auf eine Millionen Fehlermöglichkeiten.
Kernelement der Six-Sigma-Methode ist der DMAIC-Zyklus:
Define
- Prozesse, Kundenanforderungen und Probleme werden ermittelt. Weiterhin bestimmt ihr ein messbares Projektergebnis.
Measure
- Wie ist die aktuelle Prozessleistung? Das wird in dieser Phase mit Statistik und Datensammlung ermittelt.
Analyse
- Ursachenforschung wird anhand der gesammelten Daten betrieben, um die Gründe entdeckter Probleme zu ermitteln.
Improve
- Entwicklung von Lösungsansätze mithilfe eines Lösungsplans. Auswahl der besten bzw. praktikabelsten Lösungen.
Control
- Prozesssteuerung und -verbesserung anhand eines Kontrollplans.
Vorteile von Six Sigma
- Fehlervermeidung bzw. -reduktion ist sehr effektiv
- Kundenbedürfnisse und Probleme im Prozessablauf werden erfasst
- starke Orientierung an den Kundenwünschen erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit
Nachteile von Six Sigma
- keine Projektmanagement-Methode im engeren Sinne, sondern für Prozessoptimierung gedacht
- starres Kontrollsystem, das kreative Impulse von Mitarbeitern nicht berücksichtigt
- je höher die zu erreichende Sigma-Stufe, desto größer der Aufwand und die damit verbundenen Kosten
Auf einen Blick: Agiles oder klassisches Projektmanagement
Agiles Projektmanagement ist der Oberbegriff für dynamische Projektmanagement-Methoden wie Scrum oder Kanban, bei denen viel kommuniziert wird. Das hat den Vorteil, dass ihr sehr schnell und flexibel auf Änderungen reagieren könnt und sich alle im Team eigenverantwortlich einbringen und ihre Prozesse gestalten. Allerdings bedeutet die intensive Kommunikation auch einen hohen Aufwand und mit der Eigenverantwortlichkeit gehen fehlende bzw. sehr flache Hierarchien einher. Das kann im schlimmsten Fall in Chaos enden.
Beim klassischen Projektmanagement wie dem Wasserfallmodell stehen die Hierarchien fest: Der Projektleiter initiiert, das Team setzt um. Dadurch ist eine klare, stabile Struktur vorhanden, die Orientierung bietet. Das und der Aufbau in Form umfangreicher Stufen hat den Nachteil, dass Änderungen sich deutlich langsamer umsetzen lassen als bei agilen Methoden. In Zeiten einer schnellen, globalen Wirtschaft kann diese Behäbigkeit ein Projekt oder sogar die komplette Firma zu Fall bringen.
Projektmanagement-Methoden: Welche ist die richtige?
Es gibt nicht die eine Projektmanagement-Methode, die für alle Start-ups optimal funktioniert. Wichtig ist, dass ihr zusammen mit euren Mitarbeitern herausfindet, mit welcher Methode ihr am effektivsten arbeiten könnt. Besteht euer Team aus jungen, dynamischen Menschen, die sich beruflich gern weiterentwickeln? Dann ist agiles Projektmanagement eine gute Wahl. Hierbei könnt ihr auch mehrere Methoden miteinander kombinieren: Scrum in Verbindung mit Kanban hat sich bewährt.
Geht es eher darum, ein anspruchsvolles, langwieriges und komplexes Projekt umzusetzen, bei dem es keine Ablenkungen oder Störungen geben darf? In diesem Fall empfiehlt sich klassisches Projektmanagement in Form der Wasserfall-Methode, da hierbei Beständigkeit und Genauigkeit wesentlich wichtiger sind als täglich auf Einflüsse von außen zu reagieren. Es lassen sich auch innerhalb des Unternehmens agile und klassische Projektmanagement-Methoden für einzelne Unterprojekte miteinander kombinieren.
- Erfahrt weiterhin, wie ihr euer Projektmanagement optimiert und welche Projektmanagement-Software sowie Projektmanagement-Tools euch dabei helfen können. Darüber hinaus könnt ihr bei Projektmanagement-Seminaren lernen, wie ihr euch als Team erfolgreich organisiert.
