Preiskalkulation: mit Excel-Tool schnell und einfach den Verkaufspreis ermitteln

Sie haben eine Idee für ein tolles Produkt, das Sie auf den Markt bringen möchten. Nun fragen Sie sich, wie Sie den richtigen Preis finden – ein Preis, der kostendeckend, konkurrenzfähig und zugleich attraktiv ist. Diesen Schwierigkeiten steht jeder Gründer gegenüber. Dabei hilft eine genaue Preiskalkulation. Doch Preiskalkulation bedeutet nicht nur, alle anfallenden Kosten zu summieren und einen Gewinn obendrauf zu legen.

Wir zeigen, wie Sie den idealen Preis für Ihre Produkte oder Dienstleistungen kalkulieren und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Unser Excel-Tool hilft Ihnen bei der Preiskalkulation und ist geeignet für Gastronomie, Handwerker, Handel und Dienstleistungen. 

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Den optimalen Preis für Ihr Produkt finden
Preiskalkulation für ein Produkt
Dienstleistung: Wie hoch ist Ihr Stundensatz?
Preiskalkulation für eine Dienstleistung
Preiskalkulationshilfe für Handwerker
Preiskalkulation für Handwerker

1. Definition: Preiskalkulation

Ob Boutique, Schreinerei oder Café – wenn Sie ein eigenes Geschäft eröffnen und erfolgreich betreiben möchten, müssen Sie angemessene Verkaufspreise kalkulieren, um am Ende des Tages ein Plus auf Ihrem Konto zu verzeichnen. Wenn Sie sich bei der Preiskalkulation Ihres Verkaufspreises allein auf Ihr Bauchgefühl verlassen oder sich zu stark am Wettbewerb orientieren, riskieren Sie, dass Sie am Ende mit Ihrem Verkaufspreis nicht genug umsetzen. Sei es, weil er zu hoch ist, und die Kunden daher nicht kaufen. Oder er ist zu niedrig und Sie arbeiten nicht kostendeckend. Die Preiskalkulation kann Gründern somit gerne den ein oder anderen Stein in den Weg legen, denn es gilt vieles zu beachten. Nehmen Sie sich also ausreichend Zeit für die Angebotskalkulation – und nutzen Sie unser Excel-Tool.

Eine gute Preiskalkulation ist das A und O

Sie möchten mit Ihrem Geschäft eine angemessene Gewinnspanne erzielen? Dann ist eine gute Preiskalkulation unabdingbar. Der Preis Ihrer Produkte oder Dienstleistung sollte gerade für Ihre potentiellen Kunden attraktiv sein, aber natürlich auch konkurrenzfähig und letzten Endes für Sie Gewinn abwerfen. Die folgenden Fragen helfen Ihnen bei der Preiskalkulation:

  • Welchen Preis erwartet meine Zielgruppe?
  • Gibt es einen Mindestpreis, den mein Produkt oder meine Dienstleistung haben muss?
  • Wie hoch ist der Preis meiner Konkurrenz?
  • Worin unterscheidet sich mein Angebot vom dem meiner Konkurrenz?
  • Ist meine Zielgruppe für Schwellenpreise und Rabattaktionen empfänglich?
  • Welche Zusatzkosten muss ich im Verkaufspreis kalkulieren?
  • Kann ich evtl. an der ein oder anderen Stelle Kosten einsparen um den Preis zu senken?

Lesen Sie in den nächsten Abschnitten, wie die Preiskalkulation für Gastronomie, Handwerker, Produkte und Dienstleister im Detail erfolgt und worauf Sie noch bei der Kalkulation des Verkaufspreises achten sollten.

Unser Tipp

Kalkulieren Sie die Preise für Ihre Produkte oder Dienstleistungen auch, wenn Sie keine Spielräume für die Preisgestaltung haben. Sie erhalten Transparenz, wissen, wo Sie stehen, und können frühzeitig Verbesserungen umsetzen.

2. Die drei klassischen Berechnungsmodelle

Früher war die Preiskalkulation eine sehr kostenseitig getriebene Angelegenheit. Doch inzwischen sprechen auch die Marketingexperten ein entscheidendes Wort mit, denn ein zu hoher Preis kann das gesamte Bild eines Unternehmens zerstören, zudem kann die Preisfindung durch ein paar Marketing-Kniffe beeinflusst werden. Die drei klassischen Methoden der Preiskalkulation unterteilen sich in:

# 1 Nachfrageorientiert

Der Preis orientiert sich bei dieser Preiskalkulation an der Resonanz der Kunden. Bei dieser Methode werden potentielle Käufer befragt, wie viel sie bereit wären für Ihr Produkt zu zahlen. Dabei ist die Datenerhebung jedoch extrem schwammig und nicht aussagekräftig genug. Denn wenn Sie jemanden persönlich fragen, wie hoch der zu zahlende Betrag aussieht, fällt die Antwort meist großzügiger aus als sie es im Endeffekt wirklich ist. Das heißt, Sie wollen im Grunde nicht wissen, was Ihre Kunden zu zahlen bereit wären, sondern für welchen Preis diese wirklich kaufen.

Bei dieser Variante lässt sich nur schwer an verlässliche Daten herankommen. Denn der Preis des Produktes basiert auf dem geschätzten Wert des Kunden, unabhängig von Kostenaspekten. Es ist also nicht empfehlenswert, sich speziell nur auf diese Angebotskalkulation zu verlassen.

# 2 Kostenorientiert

Im Normalfall geht es um den Maximalpreis, den ein Kunde für ein Produkt oder eine Dienstleistung zahlen würde. Die kostenorientierte Preiskalkulation dreht jedoch den Spieß um: hier wird der minimalste Verkaufspreis gesucht, zu dem ein Unternehmen das eigene Produkt verkaufen kann. Hier ist die große Konkurrenzfähigkeit ein großer Vorteil gegenüber den anderen Methoden. Das Produkt spricht so sofort Kunden an, die direkt kaufen. Jedoch muss das Unternehmen zunächst einmal einen gewissen Verkaufserfolg erzielen, damit die Produktion überhaupt profitabel ist. Dazu kommt, dass das Unternehmen zudem kaum bis gar kein Potenzial hat, um auf eine Abwärtsspirale am Markt zu reagieren, da der Preis bereits ausgereizt ist.

Es wird hierbei alsobei der Festlegung des Preises von den Kosten des Produktes ausgegangen. Doch wenn es nicht gut läuft, kommt hinzu, dass niemand bereit ist, das Produkt zu diesem Preis zu kaufen oder aber, dass der Markt einen viel höheren Preis akzeptieren würde.

# 3 Wettbewerbsorientiert

Wenn ein Produkt eingeführt wird, das es in ähnlicher Form auf dem Markt gibt, orientieren sich die meisten Unternehmer häufig an dem Wettbewerb und versuchen diesen zu unterbieten, um somit attraktiver auf Kunden zu wirken. Die Kunden empfinden den neuen Preis für das vermeintlich fast identische Produkt natürlich als positiv, die Verkaufszahlen steigen und das Unternehmensimage verbessert sich. Doch das bekommt natürlich auch Ihre Konkurrenz mit und reagiert ebenfalls mit Preissenkungen. Eine sogenannte Abwärtsspirale wird in Gang gesetzt, aus der nur wieder schwer zu entkommen ist. Manch einer versucht der Preispolitik zu entfliehen und bietet stattdessen besondere Rabattaktionen an.

Diese Preisgestaltung basiert also auf den Preisen der Mitbewerber. Gerade für Neugründer können die von der Konkurrenz veranschlagten Preise wichtige Anhaltspunkte zur Preisfindung bieten. Doch sollten Sie auch hier immer an Ihre Kosten und Ihren Aufwand denken. Vergleichen Sie Angebote und ob Ihre Verkaufspreise realistisch sind.

Welches Modell zur Preisfindung ist das richtige für mich?

Die Frage lässt sich nicht so leicht beantworten. Unternehmen haben bei der Preisbildung leider gar keinen allzu großen Spielraum, denn meist werden die Preise eher vom Markt vorgegeben. Festzuhalten ist jedoch, dass Sie bei Ihrer Preiskalkulation versuchen sollten, alle hier aufgeführten Methoden zur Preisfindung gleichzeitig und angemessen zu berücksichtigen.

Unser Tipp: Gehen Sie pragmatisch an die Preiskalkulation heran, da sie auf Faktoren wie z. B. den Einkaufspreis nur bedingt Einfluss haben. Genauso wenig wie der Faktor Image und Marke, bei dem Sie zunächst nur bedingt Spielraum aufbauen können.

3. Preiskalkulation für Produkte, Dienstleistung & Handwerk

Den optimalen Verkaufspreis zu bestimmen, ist ein wichtiger Faktor für den unternehmerischen Erfolg. Doch wie findet man den "richtigen" Preis? Eine Antwort darauf liefert unser Excel-Tool zur Preiskalkulation.

In unserem Excel-Tool befinden sich dabei drei unterschiedliche Varianten zur Preiskalkulation und Preisfindung. Jeweils eine Vorlage für die Preisberechnung von Produkten, eine weitere Vorlage für die Ermittlung des Preises bzw. des Stundensatzes bei Dienstleistungen und ein Tool, das sich speziell an Handwerker richtet. Außerdem haben wir auch noch ein weiteres Excel-Tool speziell für die Preiskalkulation in der Gastronomie, mit dem Sie in nur sechs Schritten Ihren Finanzplan erstellen, den Sie in Ihrem Businessplan unbedingt benötigen. Das Excel-Tool ist sehr umfangreich und dennoch auch für unerfahrene Gründer leicht verständlich.

Was müssen Handwerker, Dienstleister und Freiberufler beachten?

Für Selbstständige, die nicht ein Produkt X, sondern ihre Arbeitskraft verkaufen, sieht die Preiskalkulation ein wenig anders aus als bei Händlern. Hier muss neben der verfügbaren Arbeitszeit und dem Stundensatz bzw. Honorar auch das Material verrechnet werden. Der Stundensatz errechnet sich wiederum aus den Kosten, die man monatlich stemmen muss. Dafür werden die privaten Kosten und die laufenden Kosten im Geschäftsbetrieb addiert und durch die verfügbare Arbeitszeit geteilt. Hier müssen allerdings Feier-, Urlaubs- und Krankentage beachtet werden. Aus dieser Berechnung ergibt sich der Mindestumsatz, der pro Tag erwirtschaftet werden muss. Der wird jedoch nur dann erreicht, wenn jeder Mitarbeiter wirklich an jedem verfügbaren Tag arbeitet – was für Gründer allerdings nicht realistisch ist. Rechnen Sie mit einer geringeren Auslastung und schlagen Sie dementsprechen die Preise auf, um den Leerlauf mitzufinanzieren, in dem kein Umsatz generiert wird.

4. Preiskalkulation mit Excel-Tool: So gehts

# 1 Produkt

Der Verkaufspreis ist ein wesentliches Element in Ihrer Marketingstrategie. Für die Angebotskalkulation spielen der Wettbewerb und die Selbstkosten eine entscheidende Rolle.

Das Excel-Tool zur Preiskalkulation hilft Ihnen bei der Berechnung Ihrer Kosten bei der geplanten Absatzmenge. So erhalten Sie die Selbstkosten. Sie können dann Ihre angestrebte Gewinnmarge hinzurechnen. Im nächsten Schritt der Preiskalkulation können Sie zudem Rabatte und Skonto berücksichtigen. Am Ende der Preiskalkulation erhalten Sie den Barverkaufspreis inkl. Umsatzsteuer – so können Sie Ihren Verkaufspreis kalkulieren.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für die Kalkulation eines Produktpreises für 8,59 € bei einer unterstellten Jahresmenge von 30.000:

 Kosten pro StückKosten pro Jahr
Materialkosten0,67 €20.000 €
Vorleistungen0,33 €10.000 €
Personalkosten0,83 €25.000 €
Selbstkosten3,76 €112.705 €
Angestrebte Gewinnmarge je Stück1,69 €50.717 €
Barkverkaufspreis Brutto8,59 €257.716 €

Das vollständige Kalkulationsschema finden Sie in unserem Excel-Tool.

Danach sollten Sie jedoch den in der Preiskalkulation ermittelten Verkaufspreis mit dem Preis der Wettbewerber vergleichen. Hilfreich ist dabei die Produktpositionierung. Ist Ihr Preis höher als der der Wettbewerber, ohne dass Ihr Angebot einen Zusatznutzen bietet, werden Sie den Preis kaum durchsetzen können. Da die Preiskalkulation auf Excel basiert, können Sie einfach mit den einzelnen Stellgrößen spielen und eine neue Angebotskalkulation vornehmen.

# 2 Dienstleistungen

Wenn Sie keine Produkte, sondern in erster Linie Dienstleistungen verkaufen - also Ihre Arbeitszeit wie bspw. als Designer oder Berater – sollten Sie die Kalkulation vom Verkaufspreis anders angehen. Personalkosten müssen berücksichtigt werden und Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie vor allem auch Zeit in Marketing investieren müssen. Diese und womöglich weitere Kosten sollten Sie bei der Preiskalkulation für Dienstleistungen berücksichtigen.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für die Kalkulation eines Angebotspreises:

 Kosten pro StundeKosten pro Jahr
Personalkosten28,21 €100.000 €
Personalnebenkosten7,05 €25.000 €
Miete5,64 €20.000 €
Weitere Kostenarten7,34 €26.000 €
Jährliche Kosten48,24 €171.000 €
   
Fakturierfähige Stunden pro Jahr Tage/Stunden
Tage im Jahr 365 Tage
abzgl. Samstage & Sonntage - 104 Tage
Weitere Faktoren wie bspw. Feiertage, Urlaubstage, Krankheit - 50 Tage
Netto Arbeitstage 211 Tage
Anzahl Arbeitsstunden pro Tag 1.688 Std.
Zeitverlust bzw. Nicht-Auslastung 506 Std.
Netto Arbeitsstunden pro Mitarbeiter pro Jahr 1182 Std.
   
Kosten pro fakturierfähiger Stunde 48,24 €

Plus Gewinn pro Stunde

– Option 1: Gewinn pro Stunde in %

– Option 2: Gewinn pro Stunde in €

 

 

5 % = 2,41 €

5,00 €

Angebotspreis Arbeitsstunde Brutto 63,36 €

# 3 Handwerk

Gleiches gilt für die Angebotskalkulation im Handwerk. Neben den Personalkosten spielen hierbei jedoch oft noch Materialkosten eine große Rolle, wenn Sie den Preis kalkulieren möchten. Berücksichtigen sollten Handwerker auch, dass nicht alle Stunden komplett in Rechnung gestellt werden können.

Im Folgenden sehen Sie ein Beispiel für eine Angebotskalkulation:

 Kosten pro StundeKosten pro Jahr
Personalkosten für alle Mitarbeiter (Löhne)27,65 €35.000 €
Personalnebenkosten6,91 €8.750 €
Miete7,90 €10.000 €
Jährliche Fixkosten56,76 €71.750 €
   
Fakturierfähige Stunden pro Jahr Tage/Stunden
Tage im Jahr 365 Tage
Samstage & Sonntage 104 Tage
Weitere Faktoren wie bspw. Feiertage, Urlaubstage, Krankheit  
Netto Arbeitstage 211 Tage
Anzahl Arbeitsstunden pro Tag 1688 Std.
Zeitverlust bzw. Nicht-Auslastung 422 Std.
Netto Arbeitsstunden pro Mitarbeiter pro Jahr 1266 Std.
   
Angebotskalkulation inkl. Gewinn  
Total Kosten 1.991,86 €
Angebotspreis Brutto 

3.090,55 €

# 4 Gastronomie

Kennen Sie Ihre Kosten: Besonders im Gastronomiebereich sollten Sie eine korrekte Preiskalkulation nicht vernachlässigen. Es ist daher also von großer Bedeutung, dass Sie die Preise von Speisen und Getränke richtig kalkulieren, wenn Sie erfolgreich sein möchten. Und das sollte regelmäßig vorgenommen werden, denn die Preiskalkulation sollte einer stetigen Überprüfung unterzogen und angepasst werden.

Unser kostenloses Finanzplan-Tool für die Gastronomie unterstützt Sie bei der Erstellung Ihres Finanzplans für die Existenzgründung mit einem Gastronomiebetrieb wie einer Bar, einem Restaurant oder einem Café.

TIPP

Betrachten Sie nicht nur, was Ihre Konkurrenz macht und übernehmen Sie keinesfalls ungeprüft deren Preise in der Annahme, dass diese richtig kalkuliert wurden.

5. Welche Faktoren müssen Sie beim Verkaufspreis beachten?

Neben dem korrekt berechneten Preis hängen die Preiskalkulation und der finale Verkaufspreis auch noch von weiteren Faktoren ab, die Sie berücksichtigen sollten.

Haben Sie sich Ihren Verkaufspreis ermittelt, können Sie diesen noch aus verkaufspsychologischer Sicht trimmen. Ergibt Ihr kalkulierter Preis beispielsweise 12,34 Euro, runden Sie den Preis – sofern möglich – auf 12,99 Euro auf. Im besten Falle können Sie so bei jedem Ihrer Produkte versuchen, einen höheren Preis zu veranschlagen, als die Preiskalkulation ergibt. Natürlich kann es vorkommen, dass Sie von vielen Wettbewerbern umgeben sind, was Sie zu einer Sie zu einer Preissenkung zwingen kann, um so keine Kunden zu verlieren. Ist dies der Fall, sollten Sie prüfen, an welchen Schrauben Sie drehen können, um keinen Verlust zu machen. Aufgrund saisonaler Schwankungen kann es dazu kommen, dass Sie Ihre Preise etwas abändern müssen. Hier sollten Sie versuchen die Preise zu Saisonzeiten deutlich über den kalkulierten Preis anzuheben und in der Nebensaison nicht mehr als 20 bis 30 % unter den kalkulierten Verkaufspreis zu gehen.

Es gibt Produkte, wie bspw. Bilderrahmen, bei denen niedrige Preise wirken, weil der Verbraucher sie so gewohnt ist. Anders sieht das bspw. bei Uhren aus. Beim Verkauf einer Rolex erwarten Verbraucher hohe Preise, alles andere würde hinsichtlich Qualität schnell Misstrauen erwecken. Also kalkulieren Sie direkt zu Anfang richtig, um später Imageschäden zu vermeiden, weil Sie alle paar Monaten an Ihrem Preis drehen. Denn Produkte auf den Markt zu bringen, die langfristig für Sie keinen Gewinn abwerfen oder zu Verlust führen, sollten Sie tunlichst vermeiden.

Außerdem wichtig: die Konkurrenzanalyse. Ihre Mitbewerber auf dem Markt spielen eine große Rolle für Ihre Preiskalkulation. Orientieren Sie sich an ihnen, möglicherweise merken Sie dadurch, dass Ihr zunächst kalkulierter Preis gar nicht konkurrenzfähig ist. Sollte das der Fall sein, können Sie versuchen die Kosten oder die Gewinnmarge zu drücken. Neben Ihrer Konkurrenz sollten Sie auch stets Ihre Zielgruppe im Blick haben. Je nachdem wie Sie sich ausrichten, ob internationale oder eher lokal, sollten Sie darauf achten, was Ihre Zielgruppe wünscht.

6. Konkurrenzfähig? Drei Tipps für Ihre Preiskalkulation

Neben der Kostenseite dürfen Sie natürlich auch den Wettbewerb nicht vergessen. Ist der Preis, den Sie ermittelt haben, realistisch und konkurrenzfähig? Wären Kunden bereit diesen Preis zu zahlen und kann der Preis im Wettbewerb bestehen? Vergleichen Sie mit Konkurrenten! Ist der ermittelte Preis zu hoch, gibt es verschiedene Stellschrauben:

  • Erhöhung des Absatzes: Wenn Sie Ihre Auslastung um z. B. 10 % erhöhen können durch eine Preisreduzierung (z. B. Sonderrabatt) von z. B. 5 %, so lohnt sich die Preissenkung.
  • Kosten reduzieren: Überlegen Sie sich, wo Sie ggf. Kosten einsparen können (insbesondere auf der Personalseite; ggf. macht eine erfolgsorientierte Vergütung für das Personal Sinn)
  • Gewinnmarge senken: Ggf. müssen Sie Ihre Gewinnerwartungen anpassen, damit Sie konkurrenzfähig bleiben
TIPP

Um durch die Preiskalkulation den optimalen Preis zu finden, einen bankfähigen Finanzplan und Businessplan zu erstellen, können Sie die Hilfe eines erfahrenen Beraters in Anspruch nehmen. Die Beratungsleistungen werden mit bis zu 80 % gefördert. 

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7. Fehler vermeiden

Bei Ihrer Preiskalkulation dürfen Sie nicht vergessen, Kosten für Personal, Selbstkosten etc. einzuberechnen. Ansonsten verschätzen Sie sich und am Ende bleibt von dem zuvor ermittelten Gewinn nichts mehr übrig.

# 2 Nachfrage nicht realistisch einschätzen

Gehen Sie nicht von einer zu optimistischen Nachfrage aus. Einen hohen Gewinn erwarten sich alle Unternehmer bei Ihrer Preiskalkulation, doch stecken Sie diese Erwartungen nicht all zu hoch. Lieber klein anfangen und gut durchstarten, anstatt zu viel verlangen und nichts verkaufen. So können Sie vermeiden, dass sich später die Einnahmen nicht mit den Ausgaben decken, wenn bspw. zu viel ins Lager investiert wurde.

# 3 Mitbewerber kopieren

Ein weiter, gerne begangene Fehler ist das Igorieren oder gar Kopieren von Mitbewerbern. Informieren Sie sich stets, welche Preise am Markt gut angenommen werden. Doch achten Sie gleichzeitig darauf, keine Preise blind zu kopieren. Sie müssen Ihre eigene Preisstrategie finden, mit der Sie sich am Markt etablieren können.

# 4 Kein Plan B

Denken Sie in diesem zusammenhang aber auch immer daran, dass jederzeit ein Mitbewerber kommen kann, der Sie im Preis unterbietet und so Ihre Kunden "wegschnappt". Bereiten Sie sich auf solche Fälle vor und haben Sie einen Plan B, wie Sie sich weiter am Markt halten können und an welchen Stellen Sie bei Ihrer Preiskalkulation noch schrauben können.

# 5 Zu viele Funktionen

Kann ein Produkt viel, muss auch der Preis entsprechend hochgeschraubt werden, da sich sonst die Herstellungskosten nicht rentieren. Viele Kunden werden dann aber vom Preis und der Fülle an Funktionen erschlagen und abgeschreckt und das Produkt verkauft sich am Ende nicht gut. Orientieren Sie sich daher stets daran, was Ihre Zielkunden wirklich brauchen und wollen und vor allem bereit sind, zu zahlen. Es besteht immer die Möglichkeit, "Basis"-Produkte mit zubuchbaren Funktionen anzubieten. Diese Methode hat sich besonders im Dienstleistungssektor gut durchgesetzt.

8. Ohne Preiskalkulation kein Gewinn

Nun gilt es, eine Strategie zur Preisgestaltung festzulegen. Die richtige Preiskalkulation Ihrer Produkte ist von großer Bedeutung, denn letztlich ist diese dafür verantwortlich, dass Kunden kaufen und für Sie ein ordentlicher Gewinn über bleibt.

Ganz gleich ob Produkt, Dienstleistung oder Handwerk – nutzen Sie unser Tool zur Preiskalkulation und sparen Sie sich so Zeit und Nerven.

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