Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021/2022: die besten Programme auf einen Blick

Rechnungen schreiben, EÜR und Jahresabschluss erstellen, das Konto im Blick behalten: Der Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021/2022 zeigt, was Buchhaltungslösungen von sevDesk, lexoffice und 10 weiteren Buchhaltungsprogrammen können. Welche Online-Buchhaltung ist für Freiberufler, Kleingewerbe oder GmbH geeignet?  Gibt es mobile Apps für die Buchhaltung?  Welche Programme sind für die Nutzung am Mac geeignet? Für-Gründer.de stellt die Kriterien vor, mit denen Unternehmer die beste Buchhaltungssoftware finden.

1. Die Testsieger auf einen Blick

Bevor wir in die Details des Buchhaltungssoftware-Vergleichs einsteigen, stellen wir die 3 Testsieger vor. 

Testsieger Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021
sevDesk / Unternehmerheld

✔ Top Funktionsumfang

✔ GmbH, Freiberufler, Kleingewerbe

✔ Mac und Windows

✔ App: iOS und Android

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Platz 2 Buchhaltungsvergleich 2021: lexoffice XL
lexoffice

✔ Spielerisch bedienbar

✔ GmbH, Freiberufler, Kleingewerbe

✔ Mac tauglich

✔ Apps für iOS und Android

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Testsiegel Papierkram Pro+
Papierkram

✔ Top-Programm für Solo-Selbstständige

✔ GmbH, Freiberufler, Kleingewerbe

✔ Mac und Windows

✔ App: iOS und Android

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In unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021/2022 flossen insgesamt 72 Bewertungskriterien ein. Die Buchhaltungsprogramme sevDesk Buchhaltung, lexoffice XL sowie Papierkram Pro+ erreichten in 9 Vergleichskategorien die meisten Punkte. Die Preise für die Buchführungssoftware in unserem Test verstehen sich als monatliche Preise bei einer Jahresbuchung.

Vergleich Buchhaltungssoftware 2021/2022sevDesk/UnternehmerheldlexofficePapierkram
ProgrammversionBuchhaltungXLPro+
GesamtnoteSehr gut 
(Note 1,2)
Sehr gut
(Note 1,4)
Gut
(Note 2,1)
Preis pro Monat17,90 €24,90 €8,0 €
Anzahl Nutzer1unbegrenzt1
Testzeitraum14 Tage30 Tage14 Tage
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Den kompletten Vergleich haben wir für Sie auch zum Download bereitgestellt.

Vergleich Buchhaltungssoftware 2021/2022 herunterladen

2. Die Analysekriterien für den Vergleich

Wir stellen Ihnen nachfolgend die Hauptkriterien des Buchhaltungsoftware-Vergleichs vor. Die Schwerpunkte der Bewertung waren die Bereiche Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen und Support.

#1 Nutzerfreundlichkeit: Mobile Nutzung, Automatisierung, Nutzerführung etc.

NutzerfreundlichkeitErläuterung
Mobile BedienbarkeitKann die Buchhaltungssoftware via Smartphone und Tablet bedient werden? Zum Beispiel über eine App.
BuchungshilfenGibt es eine Suchfunktion und kontextunterstützte Buchungshilfen? Gibt es Buchungsvorlagen und voreingestellte Zuordnungen von Konten?
Buchungsvorlagen / voreingestellte KontenzuordnungWerden Konten automatisch einem Beleg zugeordnet? Das passiert heute mit KI oder sogenannten Lerndateien, die mit zunehmender Benutzung immer treffendere Buchungsvorschläge machen.
Digitale BelegerfassungKann die Buchhaltungssoftware Belege digital erfassen und speichern?
Digitale BelegbuchungKann das Buchhaltungsprogramm digital erfasste Belege automatisch erkennen und buchen?
BankdatenimportKann die Buchhaltungssoftware Bankbuchungen einlesen und automatisch verbuchen?

#2 Funktionsumfang: Fakturierung, Kassenbuch, USt-VA, EÜR

Funktionen / ModuleErläuterung
Rechnungsstellung 
AngeboteKönnen Sie mit der Buchhaltungssoftware Angebote erstellen, die später in eine Rechnung überführt werden?
Gutschriften / RechnungenKann die Buchhaltungssoftware Rechnungen und Gutschriften erstellen? Gibt es Teilzahlungsrechnungen, wiederkehrende Rechnungen wie AborechnungenAbschlagsrechnungen und Stornorechnungen? Können die Rechnungen mit einem Bezahl-Link versehen werden? Wie bequem ist der Rechnungsversand? Welche Möglichkeiten bei der Vorlagengestaltung gibt es?
Rechnungsstellung mit ZeiterfassungKönnen erbrachte Leistungen und Zeitnachweise auf Knopfdruck in eine Rechnung überführt werden?
ZUGFeRD – eRechnungKönnen elektronisch lesbare Rechnungen erstellt werden?
Modul für EU-HandelBildet die Software das OSS-Verfahren ab? Gibt es länderspezifische Umsatzsteuer-Sätze für Privatkunden im EU-Raum?
FremdwährungKann die Rechnungswesensoftware Rechnungen in Fremdwährung erstellen? 
MahnwesenKann die Buchhaltungssoftware offene Belege abgleichen und Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen erstellen?
Buchhaltungsfunktionen 
Verwaltung offener PostenZeigt die Buchhaltungssoftware offene Kunden- und Lieferantenrechnungen?
KassenbuchIst ein Kassenbuch integriert für Bareinzahlungen und Barauszahlungen?
Lohn- und GehaltsbuchhaltungKann die Buchhaltungssoftware Mitarbeiter verwalten sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen? Gibt es Schnittstellen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Stapel- und Dialog-BuchenMuss jeder Beleg einzeln gebucht werden oder können Sie mehrere Vorgänge auf einmal buchen?
KontenrahmenWelche Kontenrahmen unterstützt die Buchhaltungssoftware? Gibt es die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04?
AnlagenbuchhaltungIst eine Anlagenbuchhaltung integriert, mit der Sie Investitionsgüter buchen können und automatisch die Abschreibungen berechnet werden? Dieses Modul ist wichtig für EÜR sowie GuV und Bilanz.
USt-VA mit ELSTERKönnen Sie mit dem Buchhaltungsprogramm selbstständig die Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER durchführen?
EÜRKönnen Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbstständig erstellen? Oder nur in Verbindung mit dem Steuerbüro?
GuV / BilanzKönnen Sie mit der Buchhaltungssoftware Ihren Jahresabschluss selbstständig erstellen mit Gewinn und Verlustrechnung und Bilanz?
e-BilanzGibt es eine Funktion e-Bilanz?
Abweichendes WirtschaftsjahrKönnen Sie Ihr Wirtschaftsjahr individuell festlegen?
AuswertungenLiefert die Buchhaltungssoftware betriebswirtschaftliche Auswertungen? Zum Beispiel eine BWA?
ZahlungsverkehrIst Onlinebanking aus dem System heraus möglich?
WarenwirtschaftIst im System eine Warenwirtschaft integriert oder gibt es eine Schnittstelle dafür? Zum Beispiel für E-Commerce, insbesondere gängige Onlineshop-Lösungen und Amazon oder sonstige Marktplätze?
ZusatzmoduleKönnen weitere Zusatzmodule ergänzt werden?

#3 Schnittstellen: ELSTER, DATEV, Steuerberater etc.

SchnittstellenErläuterung
DATEV-ExportUm mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, ist ein DATEV-Export wichtig.
DATEV-SchnittstelleHat das Programm eine Schnittstelle zu DATEV-Kollaborationsprogrammen wie Unternehmen online? Damit arbeiten nämlich immer mehr Steuerkanzleien.
ELSTER-SchnittstelleEine ELSTER-Schnittstelle ist wichtig, um die USt-VA pünktlich ans Finanzamt zu übermitteln.
Steuerberater-ZugangFür die perfekte Anbindung an die Steuerkanzlei ist ein Zugang wichtig. Damit holt sich der Berater selbstständig wichtige Daten und Belege seines Mandanten ab. Auch für einen Buchhaltungsservice ist ein solcher Zugang möglich,
Steuerberater-NetzwerkGibt es ein Netzwerk an Steuerberatern für die jeweilige Buchhaltungssoftware?
Datenimport / Export CSVDas ist die Minimal-Anforderung für die Anbindung an den Steuerberater. 
APIMit einer API integrieren Sie externe Anwendungen an die Buchhaltungssoftware.

#4 Support und Service: Handbuch, Erklärvideos, Testphase etc.

Support und ServiceErläuterung
SupportGibt es einen telefonischen Support, eine Chat-Funktion, ein Nutzerhandbuch oder sonstige Bedienungshilfen?
TestphaseWie lang ist die Testphase? Kann die Testphase auf Wunsch auch verlängert werden?
Service nach der RegistrierungGibt es eine gesteuerte Einführung (Onboarding) für das Programm? Wie schnell findet sich der User zurecht? Wie schnell kann er insbesondere eine Rechnung schreiben? Gibt es ein gesteuertes Coaching nach der Registrierung? Etwa per E-Mail, per Telefon oder per Webinar?
Sicherheit und VertrauenGibt es eine GOBD-Zertifizierung? Wie steht es um die Sicherheit der Server, gibt es eine TÜV-Zertifizierung oder etwas Vergleichbares? Wie sind die Bewertungen auf einschlägigen Bewertungsportalen im Web?
Anzahl UserFür wie viele Anwender ist das System in der Basisversion ausgelegt?
Preis / MonatWie hoch ist der Nettopreis pro Monat?
Jahrespreis / 3 UserWie hoch ist der Jahrespreis (netto) bei 3 Usern? Für bereits größere Unternehmen sind 3 User sinnvoll: Der Geschäftsführer, eine Bürokraft und ein wichtiger Mitarbeiter Zugang sollten eigene Zugänge zum System haben.
Was ist neu im aktualisierten Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021?

Für welche Zielgruppen ist das Buchhaltungsprogramm bestimmt? Für welchen Buchhaltungsstil ist das Programm ausgelegt? Richtig sich die Software an:

  • User mit vorbereitender Buchhaltung bereiten Belege zur Buchung für den Steuerberater vor.
  • Vorkontierer weisen Belegen bereits Konten anhand eines Kontenplans zu. Der Steuerberater prüft das und führt die finale Buchung durch.
  • Selbstbucher erledigen die komplette Finanzbuchhaltung ohne Steuerberater. 

Im Bereich Rechnungen erstellen kamen hinzu: Rechnungsarten wie die Abo-Rechnung, die Teilzahlungsrechnung und Stornorechnung und das Modul für das OSS-Verfahren, das für ein innergemeinschaftlichen Handel mit Privatkunden in EU-Ländern wichtig ist. Ergänzt wurde außerdem der Bezahl-Link auf Rechnungen, der den Zahlungsverkehr beschleunigt.

Im Rahmen des Tests prüfte Für-Gründer.de, was nach der Registrierung für die Testphase des jeweiligen Programms passiert:

  • Wie bequem ist die Registrierung?
  • Wie gut ist das Onboarding? Welche Hilfen bietet dazu das Programm?
  • Wie bequem geht die Erstellung der ersten Rechnung?
  • Gibt es auch persönlichen Support während der Testphase?
  • Kann die Testphase auf Wunsch verlängert werden?

3. Alle 12 Anbieter für Buchhaltungsprogramme im Überblick

Logos Buchhaltungssoftwarevergleich 2021

12 ausgewählte Anbieter für die digitale Buchhaltung haben wir anhand von 72 Kriterien in den Bereichen Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang oder Support im großen Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021/2022 analysiert. Dabei stand die Buchführung anhand der EÜR für Kleingewerbe und Freiberufler und mittels der doppelten Buchführung für GmbH und UGs (haftungsbeschränkt) gleichermaßen im Fokus. Die untersuchten Buchhaltungsprogramme haben dabei wie folgt abgeschnitten:

BuchhaltungsprogrammNote Eignung für LaienEignung EÜREignung GuVPreis***
sevDesk/Unternehmerheld
Buchhaltung
1,2
(Sehr gut)
JaJa*Ja*17,90 €
lexoffice
Buchhaltung & Lohn
1,4
(Sehr gut)
JaJaJa24,90 €
Papierkram
Papierkram Pro +
2,1
(Gut)
JaJaSTB**8,00 €
Fastbill
Fastbill Pro
2,3
(Gut)
JaSTBSTB29,99 €
Billomat
Billomat Business
2,4
(Gut)
JaSTBSTB16,00 €
BuchhaltungsButler
BuchhaltungsButler Accounting Pro
2,5
(Befriedigend)
JaSTBSTB29,95 €
Sage ERP2,6
(Befriedigend)
NeinJaJa26,91 €
OrgaMax
OrgaMax Online
2,7
(Befriedigend)
JaSTBSTB27,00 €
REVISO
Reviso Small Business
2,8
(Befriedigend)
NeinJaJa29,00 €
DATEV
Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen
3,2
(Befriedigend)
NeinNeinNein49,90 €
WISO Mein Büro
365 Plus
3,3
(Befriedigend)
JaNeinNein25,20 €
Collmex
Komplettpaket
3,3
(Befriedigend)
NeinJaJa17,95 €

*Ja: Das Programm erlaubt es, die EÜR eigenständig zu erstellen, ohne dass Sie dafür steuerliche Beratung benötigen.

**STB: Das Programm ist für die vorbereitende Buchhaltung konzipiert. Speziell für die Gewinnermittlung mit EÜR oder GuV brauchen Sie also eine Steuerkanzlei.

Preis: Preis pro Monat bei einem Jahresabo

Für bestimmte Buchhaltungsprogramme benötigen Sie umfassende Buchhaltungskenntnisse (Buchungssätze, Soll-Haben-Buchungen, etc.). Dazu zählen DATEV, REVISO und Collmex. Bei SAGE sind Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen unerlässlich, weil sich das Programm aufgrund des hohen Funktionsumfangs nicht intuitiv erschließt. 

Platz 1: sevDesk / Unternehmerheld Buchhaltung

Der Testsieger erfüllt nahezu alle Anforderungen an eine moderne Buchhaltungssoftware. Insgesamt ein hervorragendes Rechnungswesenprogramm für alle Rechtsformen. Durch Anlagenbuchhaltung, Elster-Schnittstelle kann der Unternehmer die Anlage EÜR, aber auch die GuV ohne Steuerberater machen, wenn er das will. Aber grundsätzlich ist SevDesk Buchhaltung für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater optimiert. Hier gibt es sogar ein Steuerberater-Netzwerk. Wer sich für die Test-Version entscheidet, wird über ein geführtes Onboarding mit den wichtigsten Einstellungen von SevDesk vertraut gemacht. Eine Rechnung kann ein Neu-User innerhalb von 2 Minuten erstellen.

Platz 2: lexoffice XL

Der Automatisierungsgrad der Buchhaltungssoftware lexoffice XL ist hervorragend und für alle Rechtsformen geeignet. Anlage EÜR und GuV kann der Unternehmer ohne fremde Hilfe erstellen. Die Anbindung an den Steuerberater erfüllt alle Anforderungen. In Lexoffice XL ist ein Kundenverwaltungsmodul integriert. Auch eine Lohnbuchhaltungs-Software lässt sich zubuchen. Eine Vielzahl von Add-ons, beispielsweise für Online-Shop Anbindungen, erlauben es dem Unternehmer, die Buchhaltungssoftware an die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen anzupassen. Auch Lexoffice besticht durch ein gutes Onboarding nach der Registrierung. Ein virtueller Assistent führt den User durch die wichtigsten Schritte beim Set-up des Programms. Auch mit Lexoffice lässt sich eine Rechnung innerhalb von 2 Minuten schreiben.

Platz 3: Papierkram Pro+

Papierkram Pro+ ist perfekt an die Anforderungen von Solo-Selbstständigen angepasst. Neben einem schlanken Onboarding nach der Registrierung kann ein Neu-User sofort mit seiner ersten Rechnung starten. Die Besonderheit bei Papierkram Pro+ ist die integrierte Erfassung geleisteter Arbeitszeiten, die der User auf Knopfdruck in eine Kundenrechnung umwandeln kann. Wer also mit Stundensätzen oder Tagessätzen arbeitet, findet mit Papierkram Pro+ eine hervorragende und einfach zu bedienende Lösung.

Platzierungen von 4-12

Die Stärke von Fastbill Pro ist der Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Das Programm ist für 5 User ausgerichtet. Praktisch ist die integrierte Zeiterfassung, die es erlaubt, erfasste Arbeitszeiten direkt in eine Rechnung zu verwandeln. Wer mit Fastbill arbeitet, kann EÜR und GuV selbst erstellen. Die Anlagenbuchhaltung, die im letzten Jahr noch fehlte, gibt es mittlerweile. Das Onboarding nach der Registrierung könnte besser sein, hier bieten andere Programme mehr.

Billomat Business hat seine Stärke im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Das Programm unterstützt viele Fremdwährungen und unterstützt damit das internationale Geschäft eines Unternehmens. Für EÜR oder GuV braucht es eine Steuerkanzlei, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Ansonsten bietet Billomat perfekte Schnittstellen zum Steuerberater, beispielsweise über die Plattform „DATEV Unternehmen online“, dem Datenaustausch-Portal zwischen Steuerberater und Unternehmer. Das Onboarding bei Billomat ist gut, eine Rechnung kann der User innerhalb von 2 Minuten schreiben.

BuchhaltungsButler Accounting Pro ist eine Buchhaltungssoftware für gewerbliche Unternehmen aller Rechtsformen sowie für Freiberufler, aber auch für Vereine. Die Belegverwaltung funktioniert automatisiert. Allerdings fehlt im Bereich „Rechnungsstellung“ das Mahnwesen. Damit Freiberufler oder Kleingewerbetreibende tatsächlich die EÜR ohne Steuerberater machen können, müsste das Modul „Anlagenbuchhaltung“ hinzukommen. Das ist aber für Ende 2021 geplant. Das Onboarding bei BuchhaltungsButler ist nutzerfreundlich, eine Rechnung lässt sich innerhalb von 2 Minuten schreiben.

SAGE ERP ist ein mächtiges Programm, das über die reine Buchhaltung hinausgeht. Sage wirbt zwar damit, dass es auch Laien bedienen können. Die Vielfalt an Optionen verlangt aber einen Nutzer, der mit ERP- oder zumindest mit Warenwirtschaftsprogrammen schon einmal gearbeitet hat. Die reinen Buchhaltungsfunktionen sind sehr umfangreich, bei der Benutzerfreundlichkeit hapert es allerdings. Beim Test war es nicht möglich, ohne Hilfe per Telefon oder Chat eine Rechnung in kurzer Zeit zu erstellen. Ein geführtes Onboarding gibt es bei SAGE ERP nicht. Das wäre wünschenswert. Denn die Testzeit ist mit 7 Tagen eher kurz bemessen. Profis, die umfassende Funktionalität schätzen, werden aber mit dem Programm viel anfangen können.

OrgaMax Online versteht sich als Büro-Software, die auch für Buchhaltungs-Laien geeignet ist. Die Software ist auf die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ausgerichtet. Eine EÜR oder eine GuV kann eigenständig nicht erstellt werden, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Dafür punktet das Programm mit hoher Nutzerfreundlichkeit. Auch das Onboarding nach der Registrierung funktioniert ausgezeichnet: Eine Rechnung lässt sich innerhalb von 2 Minuten erstellen.

Diese Buchhaltungssoftware aus der Cloud ist für KMUs, Buchhalter und Steuerberater konzipiert. Es richtet sich vom Umfang her an professionelle Buchhalter und Controller. Im Mittelpunkt des Programms steht die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei. Eine Besonderheit im Rechnungsbereich ist die Mehrsprachigkeit des Programms, was besonders für Unternehmen mit internationalem Geschäft wichtig ist. Wer Reviso testet, wird ein geführtes Onboarding vermissen. Im Test war es aber möglich, ohne fremde Hilfe innerhalb von 5 Minuten eine Rechnung zu erstellen.

DATEV ist der Industriestandard. Die überwiegende Mehrheit aller Steuerberater arbeitet mit DATEV-Programmen. Das hier betrachtete Programm sollte auch nicht ohne Abstimmung mit dem Steuerberater eingesetzt werden. Es ist ein Profi-Programm für ausgebildete Buchhalter, die spielend die doppelte Buchführung und das korrekte Buchen in den jeweiligen Kontenrahmen beherrschen. Es ist ein Programm für Selbstbucher, das auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgerichtet ist. Mit kostenpflichtigen Modulen lassen sich sämtliche Rechnungsfunktionen perfekt abbilden. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist dieses Programm, wenn perfekt konfiguriert, für kleinere und mittlere KMUs eine gute Wahl. Für den Solopreneur sind andere Programme sicherlich besser. DATEV bietet eine Testphase von 120 Tagen. Ein geführtes Onboarding gibt es nicht. Der typische Anwender mit einem Hintergrund als ausgebildeter Buchhalter wird es auch nicht benötigen.

Die Funktionalität von WISO MeinBüro hat sich im Vergleich zum letzten Jahr deutlich gesteigert. Jetzt gibt es eine mobile App und auch Steuerberater können auf das Programm zugreifen. Das entspricht dem Credo von WISO MeinBüro, Büroabläufe mit Einbindung eines guten Steuerberaters zu optimieren. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend und zugeschnitten auf Praktiker mit wenig kaufmännischer Erfahrung. In diesem Zusammenhang ist auch die lange Testphase von 30 Tagen sehr hilfreich. Einem neuen User bietet das Programm nach der Registrierung ein einwandfreies Onboarding. Eine Rechnung nach Registrierung lässt sich spielend erstellen. Mehr Funktionen im Buchhaltungsbereich wären aber wünschenswert.

Collmex ist ein Programm für Buchhaltungsprofis. Einige Steuerberatungskanzleien und Buchhaltungsbüros arbeiten damit. Das Programm ist für den Einsatz am Desktop ausgerichtet und hat im Kern seine Stärken in den Buchhaltungsfunktionen. Außerdem gibt es Erweiterungen für E-Commerce, Handel, Handwerk sowie auf Projektbasis arbeitende Dienstleister. Look-and-feel sowie Benutzerfreundlichkeit sind nicht mehr ganz auf dem neuesten Stand. Auch benötigt das Programm eine gut geplante Einarbeitung, weil sich hier vieles nicht intuitiv erschließt. So fehlt ein Onboarding nach der Registrierung und der Collmex-Neuling muss wissen, wo er hingehen muss. Immerhin war es im Test möglich, innerhalb von ca. 5 Minuten die erste Rechnung zu erstellen. Wer mit Collmex einmal Freundschaft geschlossen hat, wird gut damit arbeiten können. Für Buchhaltungslaien sind andere Programme aber geeigneter. 

TIPP

Den detaillierten Vergleich aller 12 Rechnungswesenprogramme finden Sie in unserem PDF zum Download.

Buchhaltungssoftware-Vergleich als PDF herunterladen

4. Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021: Details

Der Report „Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021“ zeigt die komplette Analyse zu jedem der 12 Cloud-Lösungen für Online-Buchhaltung mit sämtlichen 72 Analysekriterien. Hier zeigen wir Ihnen die wesentlichen Ergebnisse im Überblick.

Der Vergleich der Buchführungsprogramme ist zur besseren Übersicht in zwei 6er-Gruppen aufgeteilt, die absteigend nach der Bewertung sortiert sind:

Gruppe 1: sevDesk, lexoffice, Papierkram, Fastbill, Billomat, BuchhaltungsButler

Hier stellen wir die Buchhaltungsprogramme von sevDesk, lexoffice, Papierkram, Fastbill, Billomat und Buchhaltungsbutler vor.

EigenschaftsevDesk / Unter- nehmerheldlexofficePapierkramFastbillBillomatBuchhalt.
Butler
ProgrammversionBuchhaltungXLPro+ProBusinessAccounting Pro
Bedienbar für Laien      
EÜR erstellen   Mit STBMit STBMit STB
GuV erstellen  Mit STBMit STBMit STBMit STB
Zielgruppen, Branchen      
Nutzerfreundlichkeit      
Funktionsumfang Angebote – Rechnungen      
Buchhaltungsfunktionen      
Zusatzmodule      
Schnittstellen      
Support-Funktionen      
Onboarding nach Registrierung      
Vertrauen, Sicherheit      
Testphase, Nutzer und Jahrespreis      
Preis / Monat (Jahresabo)17,90 €24,90 €8,00 €29,99 €16,00 €29,95 €
Testphase (Tage)143015141414
Anzahl User1unbegrenzt1511
Jahrespreis 3 User332,40 €298,80 €Upgrade
(240,00 €)
359,88 €Upgrade
(432,00 €)
478,20 €
GESAMTBEWERTUNGSehr gutSehr gutGutGutGutBefriedigend
Note (1=Sehr gut)1,21,42,12,32,42,5
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Gruppe 2: Sage, OrgaMax, Reviso, DATEV, WISO MeinBüro, Collmex

Hier stellen wir die Buchhaltungsprogramme von Sage, OrgaMax, Reviso, DATEV, WISO MeinBüro und Collmex vor.

EigenschaftSAGEOrgaMaxRevisoDATEVWISO
MeinBüro
Collmex
ProgrammversionERPOnlineSmall BusinessMittelstand FakturaWeb LPlus Komplettpaket
Bedienbar für Laien      
EÜR erstellen Mit STB Mit STBMit STB 
GuV erstellen Mit STB Mit STBMit STB 
Zielgruppen, Branchen      
Nutzerfreundlichkeit      
Funktionsumfang Angebote – Rechnungen      
Buchhaltungsfunktionen      
Zusatzmodule      
Schnittstellen      
Support-Funktionen      
Onboarding nach Registrierung      
Vertrauen, Sicherheit      
Testphase, Nutzer und Jahrespreis      
Preis / Monat (Jahresabo)26,91 €27,00 €29,00 €49,90 €25,20 €29,00 €
Testphase (Tage)714141201430
Anzahl User111131
Jahrespreis 3 User968,76 €Upgrade
(648,00 €)
468,00 €1.796 €302,40 €Upgrade
(419,40 €)
GESAMTBEWERTUNGBefriedigendBefriedigendBefriedigendBefriedigendBefriedigendBefriedigend
Note (1=Sehr gut)2,62,72,83,23,33,3
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5. Buchhaltungsprogramme für bestimmte Zielgruppen

In diesem Abschnitt zeigt Für-Gründer.de die Anforderungen, die bestimmte Zielgruppen an Buchhaltungsprogramme stellen. Aus der Perspektive von Kleingewerbetreibenden, Solo-Selbstständigen, GmbH und UGs sowie Kleinunternehmern zeigt dieser Abschnitt die Leistungsfähigkeit der 3 Testsieger.

Beste Buchhaltungssoftware für das Kleingewerbe

Ideal für das Kleingewerbe ist eine Buchhaltungssoftware mit folgenden Eigenschaften:

  • Intuitive Bedienbarkeit, auch für Buchhaltungslaien
  • Unterstützung betrieblicher Prozesse, z. B. Schnittstellen zu Kassensystemen, Online-Shops oder Amazon
  • Unterstützung der EÜR und gute Schnittstellen zum Steuerberater.

Die Testsieger sevDesk Buchhaltunglexoffice XL und Papierkram Pro+ sind hervorragend geeignet für Kleingewerbetreibende, denn mit allen 3 Programmen lässt sich die EÜR auch ohne Steuerberater erstellen.  

Beste Buchhaltungssoftware für Solo-Selbstständige

Für Solo-Selbstständige ist die Buchhaltungssoftware eine Art virtueller Assistent. Die Anforderungen sind:

  • Einfache und intuitive Bedienbarkeit
  • Automatisierung der Buchhaltungsabläufe
  • Einfache und schnelle Rechnungsstellung
  • Ideal ist hier ein Modul für die Abrechnung erbrachter Dienstleistungen auf Basis von Stunden oder Tagessätzen
  • Eignung für EÜR und Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Unsere Testsieger sevDesk Buchhaltung und Papierkram Pro+ bieten beide eine integrierte Zeiterfassung, mit der Solo-Selbstständige Leistungen für Kunden minutengenau abrechnen können. Bei lexoffice XL lässt sich diese Funktion durch Add-ons ergänzen.

Beste Buchhaltungsprogramme für GmbHs und UGs

Eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) benötigt zwingend die doppelte Buchführung. Wichtig sind also:

  • Eignung für Bilanz und GuV, sinnvollerweise mit guter Unterstützung durch den Steuerberater
  • Mehrbenutzerfähigkeit
  • Schnittstellen zu Kasse, Onlineshop, Projektverwaltung, je nach Geschäftsmodell

Wie gut kommen GmbHs und UGs mit den Testsiegern zurecht? Mit sevDesk Buchhaltung und lexoffice XL lassen sich GuV und Bilanz auch ohne Steuerberater erstellen. Papierkram Pro+ ist gut für GmbHs und UGs, die mit Steuerberater arbeiten und im Projektgeschäft tätig sind.

Welche Buchhaltungssoftware brauchen Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) aus. Das Programm muss daher Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen können. Der Umsatz eines Kleinunternehmers darf laut Gesetz maximal 20.000 € betragen. Häufig sind Kleinunternehmer nebenberuflich selbstständig. Die Anforderungen an das  beste Buchhaltungsprogramm für Kleinunternehmer lauten also:

  • Rechnungen ohne Mehrwertsteuer als Mindestanforderung
  • Günstige monatliche Kosten
  • Intuitive Bedienbarkeit und Automatisierung von Buchhaltungsprozessen

Welche der Testsieger aus dem Vergleich sind für Kleinunternehmer interessant? Die Software sevDesk Buchhaltung ist gut geeignet aufgrund des hohen Funktionsumfangs bei einem guten Preis. Wer als Kleinunternehmer E-Commerce betreibt, findet bei Lexoffice XL gute Schnittstellen. Papierkram Pro+ ist das günstigste Programm im Test und ist perfekt, wenn der Kleinunternehmer Leistungen auf Zeit abrechnet. 

6. Auch erwähnenswert: DATAC

Die DATAC AG bietet ein Buchhaltungsprogramm, das für Profis ausgerichtet ist. Es ist geeignet für KMUs mit eigener Buchhaltungsabteilung sowie für selbstständige Buchhaltungsbüros. Es gibt sogar ein Franchise-System, das mittlerweile über 500 selbstständige Buchhalter in Deutschland umfasst. Hier der Steckbrief von DATAC im Überblick:

VergleichskriterienErfüllungsgrad
ZielgruppeUnternehmen aller Rechtsformen und Branchen
Erforderliche BuchhaltungskenntnisseFachkenntnisse und Berufserfahrung als Buchhalter sind notwendig
Nutzerfreundlichkeit und Workflow100%
Angebote und RechnungenEs gibt nur das Mahnwesen; Schnittstellen zu Rechnungsprogrammen sind vorhanden.
Buchhaltungsfunktionen100%
Einbindung GeschäftskontoOnlinebanking ist möglich mit beliebig vielen Geschäftskonten
ZusatzmoduleKassen und Online-Shopsysteme können eingebunden werden
Schnittstellen DATEV/Steuerberater100%
SupportHandbuch, Erklärvideos, FAQs und persönlicher Direktsupport

Für die Mandanten der Buchhaltungsbüros gibt es mit DATAC24 ein Kollaborationstool. Damit scannen die Unternehmen ihre Belege ein und versenden sie digital an das Buchhaltungsbüro. 

7. Leitfaden: Buchhaltungssoftware richtig auswählen

Zuerst stellen wir Ihnen typische Fragen zur Auswahl einer online Buchhaltung vor. Dann folgt die Vorgehensweise, wie Sie eine Rechnungswesensoftware auswählen und im Unternehmen implementieren.

Häufige Fragen zum Buchhaltungssoftware-Vergleich

Am Markt gibt es vielfältige Lösungen für Buchhaltungssoftware. Die beiden wesentlichen Gruppen sind die Buchhaltungsprogramme als Cloud-Lösung, wie zum Beispiel sevDesk, lexoffice oder Sage 50 und die Arten von Rechnungswesensoftware, die in der Unternehmens-IT vor Ort gespeichert ist. Unser Buchhaltungssoftware-Vergleich bezieht sich im Schwerpunkt auf Cloud-Lösungen, die für Freiberufler, Kleingewerbe, GmbH und UGs gut geeignet sind.

Die besten Lösungen für Onlinebuchhaltung aus unserem Test sind die Programme sevDesk Buchhaltung, lexoffice Buchhaltung & Lohn sowie Sage 50 Auftrag & Buchhaltung. Dieser Test ist abgestellt auf die Anforderungen von Freiberuflern, Kleingewerbetreibenden, kleinere GmbHs sowie UGs (haftungsbeschränkt). 

Grundsätzlich gilt: Die beste Buchhaltungssoftware ist jene, die die Abläufe im Bereich Rechnungsstellung (Fakturierung) und im Büro vereinfacht, automatisiert und dafür sorgt, dass Belege zeitnah gebucht werden, um steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und um jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bekommen. Am Ende sollte der Unternehmer mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware signifikant Zeit sparen. Der Preis einer Online-Buchhaltungssoftware ist nicht so entscheidend wie ihre Funktionalität. 

Die günstigsten Cloud-Lösungen für Buchhaltungssoftware beginnen mit einem monatlichen Abo-Preis von ca. 8 - 9 Euro. Die Mehrzahl der von uns untersuchten Programme in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich liegen in einer Preislage zwischen 15-30 Euro pro Monat. Es gibt aber auch Lösungen, die deutlich mehr kosten. Das sind häufig Programme für mittlere KMUs, die speziell auf die Anforderungen und Abläufe eines Unternehmens ausgerichtet sind. Hier sind 5-stellige Investitionssummen bzw. monatliche Gebühren im 3- bis 4-stelligen Bereich keine Seltenheit.

Das Buchhaltungsprogramm sollte intuitiv bedienbar sein, automatisierte Abläufe sind ein Muss, damit der Freiberufler, insbesondere wenn er allein arbeitet, wenig Arbeit im Büro hat. Bei der Angebots- und Rechnungsstellung ist ein durchgängiger Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung und vom Zahlungsabgleich bis zum Mahnwesen sinnvoll. Zur Automatisierung gehört auch die Anbindung an das Geschäftskonto: Buchungen auf dem Bankkonto sollten mit Belegen abgeglichen werden können. Bei Selbstständigen, die per Zeit abrechnen, ist eine Zeiterfassung sinnvoll, um gearbeitete Zeiten per Knopfdruck in eine Rechnungsposition zu verwandeln.

Ähnlich wie beim Freiberufler sollten alle Abläufe der Online-Buchhaltung weitestgehend automatisiert sein. Beim Onlinehändler ist eine Anbindung an den Onlineshop, beim stationären Händler an das Kassensystem wichtig.

Eine GmbH benötigt die doppelte Buchführung. Das muss nicht heißen, dass die Rechnungswesensoftware automatisch die doppelte Buchführung abbildet. Sprich, dass der Büromitarbeiter beim Buchen tatsächlich zwei Konten bebucht. Das ist nur dann sinnvoll, wenn im Unternehmen tatsächlich Buchhaltungsprofis arbeiten. Für kleinere GmbHs, die sich fest angestellte Buchhalter nicht leisten können, liegt der Schlüssel zur Prozessoptimierung in der Automatisierung von Buchungsvorgängen sowie einer einfachen Belegverwaltung mit einer guten Schnittstelle zum Steuerberater. 

Die wichtigsten Module der Buchführungssoftware sind:

  • Automatisierte Angebotserstellung über Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und Mahnwesen.
  • Offene Posten Verwaltung: Welche Rechnung ist noch nicht bezahlt?
  • Buchung und Kontierung bzw. Vorkontierung von Belegen
  • Digitale Erfassung und automatisierte Bearbeitung von Belegen
  • Anlagenbuchhaltung beim Erfassen von Investitionen ins Unternehmen
  • USt-Voranmeldung via ELSTER für Unternehmer, die Ihre USt-VA selbst machen
  • Erstellung bzw. Vorbereitung der Gewinnermittlung via EÜR oder GuV
  • Controlling-Funktionen für BWA bzw. Darstellung von Controlling-Dashboards
  • Schnittstellen zu anderen betrieblichen Prozessen: z.B. zum Onlineshop, zum Kassensystem, zum Projektmanagement

Entscheidend ist also, dass sich der Unternehmer genau überlegt, welche Prozesse die Software für Buchhaltung abbilden soll.

3 Voraussetzungen sind auf Seiten der Buchführungssoftware erforderlich:

  • Das EÜR-Modul für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Die Anlagenbuchhaltung für die korrekte Berechnung der Abschreibungen betrieblicher Vermögensgegenstände
  • Die ELSTER-Schnittstelle zur Übermittlung der Anlage EÜR an das Finanzamt

Selbstverständlich sollte der Unternehmer über die entsprechenden Kenntnisse über die oftmals verschlungen-komplizierten Sachverhalte der Anlage EÜR haben.

Auswahl und Implementierung

Wenn Sie sich eine Buchhaltungssoftware anschaffen, empfehlen wir für den Vergleich der Buchhaltungsprogramme ein Vorgehen in 4 Schritten.

  1. Bedarfsanalyse: Untersuchen Sie die Bereiche, in der Sie das Buchhaltungsprogramm entlasten soll. Ist es der Bereich Angebots- und Rechnungserstellung oder beispielsweise die Belegverwaltung?
  2. Anbieter-Analyse: Entscheidend sind die Kriterien: Bedienbarkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen sowie Support.
  3. Testphase: Führen Sie mit 3 Programmen ausgiebige Tests durch. Spielen Sie dabei typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen durch.
  4. Implementierung: Nach dem Kauf bzw. dem Abschluss eines Abos sollten Sie die Einführung der Buchhaltungssoftware gezielt planen.

Zwei wichtige Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl des Buchhaltungsprogramms gut überlegen.

Wie wichtig ist der Preis eines Buchhaltungsprogramms?

Entscheidend bei der Buchhaltungssoftware sind die Funktionen. Passt die Software zu Ihrem Unternehmen? Welche Abläufe wollen Sie im Unternehmen optimieren? Insgesamt sind die hier dargestellten Programme angesichts der günstigen Monatspauschalen erschwinglich. Entscheidend ist also, wie viel Zeit und Geld Sie mit einer Buchhaltungssoftware einsparen.

Soll das Buchhaltungsprogramm den Steuerberater ersetzen?

Belege und Unterlagen für die Steuerkanzlei vorbereiten ist mit Arbeit verbunden. Wenn es also einen Weg gibt, Belege schnell und einfach zu digitalisieren, dann spricht viel fürs Selberbuchen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die diese Belege schnell und zuverlässig digitalisiert, dann gibt es keinen Grund, warum Sie das nicht tun sollten.

Ist die Anzahl Ihrer Belege pro Monat oder pro Jahr gering, schaffen Sie dies ohne großen Zeitaufwand. Wenn Sie außerdem noch die einfache Buchführung anwenden, dann können Sie sogar auf die Leistung einer Steuerkanzlei ganz verzichten. Allerdings können auch bei geringem Belegumfang steuerkritische Sachverhalte auftauchen, die gegen das Selbermachen der Buchhaltung sprechen.

Je komplizierter Ihre Geschäftsvorgänge, desto höher das Risiko, Fehler zu machen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Lieferungen ins EU-Ausland. Hier gelten komplizierte Regelungen zur Umsatzsteuer, bei denen Fehler kostspielig sind. Gleiches gilt für die Gewinnermittlung. Eine EÜR zu erstellen ist in der Regel gut machbar, wenn der Umfang der Buchhaltung gering ist. Tückisch wird die EÜR bei komplizierten Fragen zur Bewertung von Anlagevermögen oder bei steuerlichen Spezialfragen. Auch wenn Ihre persönliche steuerliche Situation komplex ist, brauchen Sie steuerliche Beratung für die Steuererklärung. Spätestens beim Jahresabschluss mit Bilanz und GuV ist es besser, dem Steuerberater diese Arbeiten zu überlassen.

In vielen Fällen ist es also besser, sich die Arbeit aufzuteilen. Sie buchen die Belege mit der Buchhaltungssoftware, die Sie problemlos selbst buchen können. Alles was kompliziert ist, übergeben Sie der Kanzlei. Das Motto lautet hier: Digitalisierung statt Pendelordner. Wichtig hier sind gute Verknüpfungen zu DATEV, die das Buchhaltungsprogramm bietet. Denn DATEV ist für die meisten Kanzleien und Buchhaltungsbüros der gängige Industriestandard.

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8. Fazit: Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021/2022

In unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021/2022 haben wir 12 Buchhaltungslösungen nach Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen sowie Service und Support untersucht. Wir haben speziell auf die Eignung für die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung Wert gelegt.

Der Trend bei den Buchhaltungsprogrammen 2021/2022 geht eindeutig in Richtung SaaS-Lösung in der Cloud. Nahezu alle Programme sind auch mobil nutzbar. Konzeption und Schwerpunkte der Buchhaltungsoptimierung unterscheiden sich. Viele Programme zielen darauf ab, den Arbeitsablauf im Bereich der Angebote und Rechnungen zu optimieren. Sie sind daher ideal für Solopreneure oder Kleingewerbe, bei denen Erstellung von Angeboten und Rechnungen den Großteil der Buchhaltungsarbeit ausmacht. 

Andere Lösungen zielen ab auf die Buchhaltung insgesamt und die optimale Verwaltung und Buchung einer Vielzahl von Belegen. Dazu zählt auch die Buchhaltungssoftware, welche die vorbereitende Buchhaltung, also die Schnittstelle zum Steuerbüro optimiert. Weil die Buchhaltung ein Teilbereich von zu optimierenden Prozessen ist, bieten immer mehr Programme Add-ons an, die den Funktionsumfang der Buchhaltungssoftware in Richtung Optimierung aller Unternehmensprozesse erweitern. 

Noch mehr Details finden Sie in unserer Vergleichsstudie, die Sie sich als PDF herunterladen können. Sie soll Ihnen als Entscheidungshilfe für die beste Buchhaltungssoftware dienen. Bedenken Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware, dass Funktionsumfang und Bedienbarkeit wichtiger sind als der Preis. Außerdem sollten Sie sich überlegen, ob Sie mit einem Steuerberater arbeiten oder die Buchhaltung komplett eigenständig erledigen. 

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