Buchhaltungssoftware-Vergleich 2023: die besten Programme auf einen Blick

• Registrierung per E-Mail für einen Test-Account
• Prüfung des Onboardings: Bietet die Buchhaltungssoftware aktive Unterstützung?
• Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot und aus erfassten Projektzeiten: Wie bequem funktioniert das?
• Lässt sich das Geschäftskonto mühelos einbinden?
• Wie einfach ist es, Lieferantenrechnungen hochzuladen und zu buchen?
• Abgleich der Bankdaten: Erkennt die Software den offenen Beleg und macht einen Buchungsvorschlag?

Jede Buchhaltungssoftware haben wir auf diese Weise getestet.

Mit invoiz unlimited, Kontolino! Classic sowie Sage 50 Connected haben wir neue Anbieter für Buchhaltungssoftware in den Vergleich aufgenommen.

DATEV ist eine Buchhaltungssoftware, mit der über 80 % aller Steuerkanzleien arbeiten. Es ist leistungsstark, spricht aber hauptsächlich ausgebildete Buchhalter an. Und daher nur für größere Unternehmen (KMUs) mit eigener Buchhaltungsabteilung geeignet. Gleiches gilt für Collmex, das letztes Jahr noch am Buchhaltungssoftware-Vergleich teilnahm. Jetzt finden sich DATEV und Collmex in dem neuen Abschnitt Buchhaltungssoftware für KMUs.

Die Stärke von FastBill Pro ist der Bereich Angebote und Rechnungen. Das Programm ist für 5 User ausgerichtet. Praktisch ist die integrierte Zeiterfassung, die es erlaubt, erfasste Arbeitszeiten direkt in eine Rechnung zu verwandeln. Wer mit Fastbill arbeitet, benötigt für EÜR und GuV keinen Steuerberater. Der Kern des Programms sind die Funktionen im Bereich „Angebote und Rechnungen“. Interessant ist der optionale, aber kostenpflichtige Premium-Service: Hier werden die hochgeladenen Belege von Buchhaltungs-Profis kontiert. So sind Buchungsfehler nahezu ausgeschlossen.

Fastbill hat im Live-Test mit der Note „Gut“ (1,6) abgeschnitten: Ein Onboarding gibt es nicht, dafür ist das Programm intuitiv bedienbar. Hervorragend im Test waren die Einbindung des Geschäftskontos und der Abgleich offener Belege mit den Bankbuchungen. Beim Kontieren hochgeladener Belege hat das Programm noch Reserven.

WISO MeinBüro L ist eine Buchhaltungssoftware, die ihre Stärken beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen hat. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend und zugeschnitten auf Praktiker mit wenig kaufmännischer Erfahrung. In diesem Zusammenhang ist auch die lange Testphase von 30 Tagen sehr hilfreich. Das Programm ist ausgerichtet auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, eine EÜR oder einen handelsrechtlichen Jahresabschluss lassen sich mit WISO MeinBüro L nicht erstellen.

Im Live-Test erzielt WISO MeinBüro L die Note „Gut“ (1,8). Das Onboarding ist mindestens so gut wie bei lexoffice. Die Einbindung des Geschäftskontos funktionierte ausgezeichnet, beim Buchen von Belegen könnten die Kontierungsvorschläge besser sein. Angebote und Rechnungen ließen sich schnell und ohne Probleme erstellen.

OrgaMax Online versteht sich als Büro-Software, die auch für Buchhaltungs-Laien geeignet ist. Schwerpunkt des Programms ist es, Angebote und Rechnungen zu erstellen. Die Buchhaltungssoftware ist auf die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ausgerichtet. Eine EÜR oder eine GuV kann eigenständig nicht erstellt werden, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. 

Im Live-Test schnitt OrgaMax Online mit der Note „Gut“ (2,1) ab. Die Anmeldung funktioniert problemlos. Das Onboarding ist am Beginn gut, dann fühlt man sich als User aber alleingelassen. Ein persönliches Onboarding durch einen OrgaMax-Berater ist aber möglich. Die Einbindung des Geschäftskontos funktioniert hervorragend. Bevor ein User aber Belege bucht, sollte er vorher den Kontenplan anpassen. Rechnungen erstellen und versenden funktioniert sehr gut.

Papierkram Pro+ ist perfekt an die Anforderungen von Solo-Selbstständigen angepasst. Die Besonderheit bei Papierkram Pro+ ist die integrierte Erfassung geleisteter Arbeitszeiten, die der User auf Knopfdruck in eine Kundenrechnung umwandeln kann. Wer also mit Stundensätzen oder Tagessätzen arbeitet, findet mit Papierkram Pro+ eine hervorragende und einfach zu bedienende Lösung.

Der Test verlief gut (Note 1,9): Leider gibt es kein Onboarding mehr, auch die Einbindung des Geschäftskontos funktionierte nicht auf Anhieb. Sehr gut dagegen ging die Erstellung von Rechnungen, insbesondere auf Basis erfasster Projektzeiten. Die Belegbuchung ging gut.

SAGE 50 Connected ist eine Buchhaltungssoftware, die auf dem Desktop läuft. Sie ist für Anwender mit Buchhaltungserfahrung ausgerichtet und bietet dem Profi eine hohe Funktionalität (Rechnungen erstellen, Buchhaltungsfunktionen). Buchhaltungslaien werden sich mit Sage 50 Connected aber schwertun. Die Funktionalität ist sehr gut, die Nutzerfreundlichkeit könnte besser sein.

Im Live-Test schnitt das Programm mit der Note „befriedigend“ (2,8) ab: Zuerst gilt es, die Buchhaltungssoftware herunterzuladen. Das war etwas umständlich. Ein geführtes Onboarding gibt es keines, man kann aber ein persönliches Onboarding durch einen Sage-Berater buchen. Die Erstellung von Rechnungen ist nicht selbsterklärend, eine Einarbeitung durch einen Sage-Berater ist erforderlich. Es gibt keine automatische Kontenzuordnung. Wer Belege bucht, muss wissen, was er tut. Das Geschäftskonto lässt sich lediglich als CSV-Datei einbinden, eine direkte Verknüpfung gibt es nicht. 

Billomat Business hat seine Stärke im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Das Programm unterstützt viele Fremdwährungen und unterstützt damit das internationale Geschäft eines Unternehmens. Für EÜR oder GuV braucht es eine Steuerkanzlei, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Ansonsten bietet Billomat perfekte Schnittstellen zum Steuerberater, beispielsweise über die Plattform „DATEV Unternehmen online“, dem Datenaustausch-Portal zwischen Steuerberater und Unternehmer.

Im Live-Test schnitt Billomat mit der Note „Befriedigend“ (2,7) ab. Die Anmeldung ging zunächst problemlos, beim Onboarding gab es aber einige Aussetzer und Abstürze. Auch die Einbindung des Geschäftskontos lief nicht rund, hier ist Hilfe seitens Billomat erforderlich. Die Belegbuchung funktionierte gut, der Abgleich der Bankdaten geht bei anderen Programmen (BuchhaltungsButler, sevDesk oder lexoffice) wesentlich besser. Auch die Rechnungserstellung könnte bedienerfreundlicher sein.

Diese Buchhaltungssoftware aus der Cloud ist für KMUs, Buchhalter und Steuerberater konzipiert. Es richtet sich vom Umfang her an professionelle Buchhalter und Controller. Im Mittelpunkt des Programms steht die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei. Eine Besonderheit im Rechnungsbereich ist die Mehrsprachigkeit des Programms, was besonders für Unternehmen mit internationalem Geschäft wichtig ist. 

Reviso schnitt im Live-Test mit der Note „ausreichend“ (3,6) ab: Es gibt kein geführtes Onboarding, die Einbindung des Geschäftskontos geht nur über den Import von CSV-Dateien. Für die Belegbuchung bedarf es die Hilfe einer persönlichen Schulung. Intuitiv lässt sich Reviso nicht bedienen. Immerhin war es aber möglich, ohne fremde Hilfe innerhalb von 5 Minuten eine Rechnung zu erstellen.

Kontolino! Classic ist eine Buchhaltungssoftware für Unternehmen, die eine Lösung für die Buchung von Belegen suchen. Die Stärke von Kontolino sind seine Buchhaltungsfunktionen. Die Nutzer sind in der Lage, ohne Steuerberater zu arbeiten, Buchhaltungskenntnisse vorausgesetzt. Beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen hat das Programm Reserven.

Im Live-Test schnitt das Programm mit der Note „Befriedigend“ (2,6) ab. Anmeldung und Onboarding funktionierten sehr gut. Gut ging auch das Hochladen von Belegen, allerdings sollte vorher der Kontenplan konfiguriert werden. Die Einbindung des Geschäftskontos dagegen war umständlich. Auch der Abgleich der Bankdaten verlief nicht reibungslos. Für das Erstellen einfacher Rechnungen ist Kontolino gut geeignet.

Die Buchhaltungssoftware invoiz unlimited ist gut für das Erstellen von Angeboten und Rechnungen geeignet. Die Buchhaltungsfunktionen dagegen sind ausbaufähig. Insgesamt ist es ein ordentliches Programm für Solo-Selbstständige, die mit einem Steuerberater arbeiten und wenig Belege buchen müssen.

Im Live-Test schnitt das Programm mit der Note „Befriedigend“ (2,8) ab. Anmeldung und Onboarding funktionieren gut. Während der Testphase steht ein Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung. Sehr gut lief die Einbindung des Geschäftskontos. Beim Buchen von Belegen kann der User aber keine Konten zuordnen. Der User sollte außerdem wissen, dass er zuerst das Bankkonto hochladen muss, bevor er Belege bucht. Einen Beleg, der vorher hochgeladen wurde, kann der Nutzer nämlich keiner Kontobewegung zuordnen. Rechnungen lassen sich dagegen einfach erstellen, allerdings würden sich Solo-Selbstständige über eine integrierte Zeiterfassung freuen.

Collmex ist ein Programm für Buchhaltungsprofis. Einige Steuerberatungskanzleien und Buchhaltungsbüros arbeiten damit. Das Programm ist für den Einsatz am Desktop ausgerichtet und hat im Kern seine Stärken in den Buchhaltungsfunktionen. Außerdem gibt es Erweiterungen für E-Commerce, Handel, Handwerk sowie auf Projektbasis arbeitende Dienstleister. Look-and-feel sowie Benutzerfreundlichkeit sind nicht mehr ganz auf dem neuesten Stand. Wer mit Collmex einmal Freundschaft geschlossen hat, wird gut damit arbeiten. 

Die DATAC AG bietet ein Buchhaltungsprogramm, das für Profis ausgerichtet ist. Es ist geeignet für KMUs mit eigener Buchhaltungsabteilung sowie für selbstständige Buchhaltungsbüros. Es gibt sogar ein Franchise-System, das mittlerweile über 500 selbstständige Buchhalter in Deutschland umfasst. Das Programm konzentriert sich auf die Finanzbuchhaltung. Ein Fakturierungs-Modul (Angebote, Rechnungen) fehlt. Ergänzen lässt sich das Programm um eine Lohnbuchhaltungs-Software.

DATEV ist der Industriestandard. Die überwiegende Mehrheit aller Steuerberater arbeitet mit DATEV-Programmen. Das Programm DATEV Mittelstand Faktura bestellt ein Unternehmen zwingend über seinen Steuerberater. Es ist konzipiert für Selbstbucher, das auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgerichtet ist. Es ist ein Profi-Programm für ausgebildete Buchhalter, die spielend die doppelte Buchführung und das korrekte Buchen in den jeweiligen Kontenrahmen beherrschen. Mit kostenpflichtigen Modulen lassen sich sämtliche Rechnungsfunktionen perfekt abbilden. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist dieses Programm, wenn perfekt konfiguriert, für kleinere und mittlere KMUs eine gute Wahl. DATEV bietet eine Testphase von 120 Tagen.

Automatisierung und Integration aller denkbaren Arten von Unternehmenssoftware sind der USP von fibunet. Der Kern des Systems besteht aus den 5 Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling und Rechnungsbearbeitung. Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Lohnbuchhaltungsprogramme oder E-Commerce-Lösungen lassen sich problemlos in fibunet integrieren.

Lexware financial office versteht sich als die Buchführungssoftware für Experten. EÜR und Jahresabschluss (Bilanz, GuV) lassen sich damit problemlos ohne Hilfe durch den Steuerberater erstellen. Das System ist gut darin, große Datenmengen zu bewältigen. Integriert sind außerdem Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Lohnabrechnung. Die Testphase des Programms beträgt 4 Wochen.

Scopevisio ist eine Buchhaltungssoftware, die sich modular zur Unternehmenssoftware bzw. zum ERP-System erweitern lässt. Neben Angebots- und Rechnungserstellung sowie der Finanzbuchführung gibt es die Module Dokumentenmanagement, CRM und Vertriebssteuerung, Beschaffung und Warenwirtschaft sowie HR-Management und Lohnabrechnung. Zahlreiche Schnittstellen für Belegautomatisierung, DATEV und E-Commerce erlauben es einem KMU, die Software auf die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen anzupassen. Die Testphase umfasst 30 Tage.

Am Markt gibt es vielfältige Lösungen für Buchhaltungssoftware. Die beiden wesentlichen Gruppen sind die Buchhaltungsprogramme als Cloud-Lösung, wie zum Beispiel sevDesk, lexoffice oder Sage 50 und die Arten von Rechnungswesensoftware, die in der Unternehmens-IT vor Ort gespeichert ist. Unser Buchhaltungssoftware-Vergleich bezieht sich im Schwerpunkt auf Cloud-Lösungen, die für Freiberufler, Kleingewerbe, GmbH und UGs gut geeignet sind.

Die besten Lösungen für Onlinebuchhaltung aus unserem Test sind die Programme sevDesk Buchhaltung, lexoffice XL sowie BuchhaltungsButler Accounting Pro. Dieser Test ist abgestellt auf die Anforderungen von Freiberuflern, Kleingewerbetreibenden, kleinere GmbHs sowie UGs (haftungsbeschränkt). 

Grundsätzlich gilt: Die beste Buchhaltungssoftware ist jene, die die Abläufe im Bereich Rechnungsstellung (Fakturierung) und im Büro vereinfacht, automatisiert und dafür sorgt, dass Belege zeitnah gebucht werden, um steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und um jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bekommen. Am Ende sollte der Unternehmer mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware signifikant Zeit sparen. Der Preis einer Online-Buchhaltungssoftware ist nicht so entscheidend wie ihre Funktionalität. 

Ein Rechnungsprogramm ist als Buchhaltungssoftware nutzbar, wenn der Anwender überwiegend Rechnungen schreibt und wenig Eingangsrechnungen bearbeiten muss. Viele Anbieter für Rechnungssoftware bieten heute Funktionen eines Buchhaltungsprogramms.

Die günstigsten Cloud-Lösungen für Buchhaltungssoftware beginnen mit einem monatlichen Abo-Preis von ca. 8 - 9 €. Die Mehrzahl der von uns untersuchten Programme in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich liegen in einer Preislage zwischen 15 und 30 € pro Monat. Es gibt aber auch Lösungen, die deutlich mehr kosten. Das sind häufig Programme für mittlere KMUs, die speziell auf die Anforderungen und Abläufe eines Unternehmens ausgerichtet sind. Hier sind fünfstellige Investitionssummen bzw. monatliche Gebühren im 3- bis 4-stelligen Bereich keine Seltenheit.

Das Buchhaltungsprogramm sollte intuitiv bedienbar sein, automatisierte Abläufe sind ein Muss, damit der Freiberufler, insbesondere wenn er allein arbeitet, wenig Arbeit im Büro hat. Bei der Angebots- und Rechnungsstellung ist ein durchgängiger Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung und vom Zahlungsabgleich bis zum Mahnwesen sinnvoll. Zur Automatisierung gehört auch die Einbindung des Geschäftskontos, um offene Rechnungen mit den Zahlungen auf dem Bankkonto abzugleichen. Bei Selbstständigen, die per Zeit abrechnen, ist eine Zeiterfassung sinnvoll, um Projektzeiten per Knopfdruck in eine Kundenrechnung zu verwandeln.

Ähnlich wie beim Freiberufler sollten alle Abläufe der Online-Buchhaltung weitestgehend automatisiert sein. Beim Onlinehändler ist eine Anbindung an den Onlineshop, beim stationären Händler an das Kassensystem wichtig.

Eine GmbH benötigt die doppelte Buchführung. Das muss nicht heißen, dass die Rechnungswesensoftware automatisch die doppelte Buchführung abbildet. Sprich, dass der Büromitarbeiter beim Buchen tatsächlich zwei Konten bebucht. Das ist nur dann sinnvoll, wenn im Unternehmen tatsächlich Buchhaltungsprofis arbeiten. Für kleinere GmbHs, die ohne angestellte Buchhalter arbeiten, liegt der Schlüssel zur Prozessoptimierung in der Automatisierung von Buchungsvorgängen sowie einer einfachen Belegverwaltung mit einer guten Schnittstelle zum Steuerberater. 

Die wichtigsten Module der Buchführungssoftware sind:

• Automatisierte Angebotserstellung über Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und Mahnwesen.
• Offene Posten Verwaltung: Welche Rechnung ist noch nicht bezahlt?
• Buchung und Kontierung bzw. Vorkontierung von Belegen
• Digitale Erfassung und automatisierte Bearbeitung von Belegen
• Anlagenbuchhaltung beim Erfassen von Investitionen ins Unternehmen
• USt-Voranmeldung via ELSTER für Unternehmer, die Ihre USt-VA selbst machen
• Erstellung bzw. Vorbereitung der Gewinnermittlung via EÜR oder GuV
• Controlling-Funktionen für BWA bzw. Darstellung von Controlling-Dashboards
• Schnittstellen zu anderen betrieblichen Prozessen: z. B. zum Onlineshop, zum Kassensystem, zum Projektmanagement

Entscheidend ist also, dass sich der Unternehmer genau überlegt, welche Prozesse die Software für Buchhaltung abbilden soll.

3 Voraussetzungen sind auf Seiten der Buchführungssoftware erforderlich:

• Das EÜR-Modul für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Die Anlagenbuchhaltung für die korrekte Berechnung der Abschreibungen betrieblicher Vermögensgegenstände
• Die ELSTER-Schnittstelle zur Übermittlung der Anlage EÜR an das Finanzamt

Selbstverständlich sollte der Unternehmer über die entsprechenden Kenntnisse über die oftmals verschlungen-komplizierten Sachverhalte der Anlage EÜR haben.

Belege und Unterlagen für die Steuerkanzlei vorbereiten ist mit Arbeit verbunden. Wenn es also einen Weg gibt, Belege schnell und einfach zu digitalisieren, dann spricht viel fürs Selberbuchen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die diese Belege schnell und zuverlässig digitalisiert, dann gibt es keinen Grund, warum Sie das nicht tun sollten.

Ist die Anzahl Ihrer Belege pro Monat oder pro Jahr gering, schaffen Sie dies ohne großen Zeitaufwand. Wenn Sie außerdem noch die einfache Buchführung anwenden, ist es möglich, auf die Leistung einer Steuerkanzlei zu verzichten. Aber: Oft tauchen auch bei geringem Belegumfang steuerlich kritische Sachverhalte auf, die gegen das Selbermachen der Buchhaltung sprechen.

Je komplizierter Ihre Geschäftsvorgänge, desto höher das Risiko, Fehler zu machen. Ein klares Beispiel hierfür sind Lieferungen ins EU-Ausland. Hier gelten komplizierte Regelungen zur Umsatzsteuer, bei denen Fehler kostspielig sind. Gleiches gilt für die Gewinnermittlung. Eine EÜR zu erstellen ist in der Regel einfach, wenn der Umfang der Buchhaltung gering ist. Tückisch wird die EÜR bei komplizierten Fragen zur Bewertung von Anlagevermögen oder bei steuerlichen Spezialfragen. Ist Ihre persönliche steuerliche Situation komplex, brauchen Sie steuerliche Beratung für die Steuererklärung. Spätestens beim Jahresabschluss mit Bilanz und GuV ist es besser, dem Steuerberater diese Arbeiten zu überlassen.

In vielen Fällen ist es also besser, sich die Arbeit aufzuteilen. Sie buchen die Belege mit einer einfach zu bedienenden Buchhaltungssoftware. Komplizierte Buchungen übergeben Sie der Kanzlei. Das Motto lautet hier: Digitalisierung statt Pendelordner. Wichtig hier sind gute Verknüpfungen zu DATEV, die das Buchhaltungsprogramm bietet. Denn DATEV ist für die meisten Kanzleien und Buchhaltungsbüros der gängige Industriestandard.

Buchhaltungssoftware-Vergleich 2023 herunterladen

In unserem Test der Buchhaltungssoftware haben wir nicht geprüft, ob ein User die Anlage EÜR automatisiert erstellen kann. Die meisten Programme haben keine ELSTER-Schnittstelle für die Anlage EÜR. Bei steuerlich komplexen Zusammenhängen mit der EÜR, insbesondere bei Bewertungsfragen, empfehlen wir grundsätzlich den Steuerberater.