Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021: die besten Programme auf einen Blick

Im Bereich der Funktionen kam im Bereich Fakturierung die Frage hinzu, ob die Buchhaltungssoftware das Rechnungsformat ZUGFeRD oder ein anderes elektronisches Rechnungsformat mit maschinell lesbaren Daten unterstützt.

Der Buchhaltungssoftware-Vergleich untersucht außerdem, wie gut die Buchhaltungskenntnisse sein müssen, um die Buchführungssoftware zu bedienen. Bei manchen Programmen sind explizit Kenntnisse in doppelter Buchführung und ein souveränes Wissen über die Funktionsweise von Kontenrahmen bzw. Kontenplänen erforderlich. Bei den für Laien geeigneten Programmen wird einfach gebucht, ohne dass sich der User über die Kontenzuordnung Gedanken machen muss.

Laientaugliche Programme eignen sich dafür, die Buchhaltung selbst online zu machen. Sie sind ideal für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Anwender mit geringen kaufmännischen Kenntnissen. Die Profi-Programme sind sinnvoll für größere GmbHs, in deren Büros Mitarbeiter mit Buchführungskenntnissen sitzen.

Eine browsergestützte Rechnungswesensoftware lässt sich in der Regel sowohl in Mac als auch unter Windows sinnvoll nutzen. Für den Mac-Nutzer ist es wichtig, dass die mobile App auch unter iOS läuft.

BuchhaltungsButler Enterprise ist eine Buchhaltungssoftware für gewerbliche Unternehmen aller Rechtsformen sowie für Freiberufler, aber auch für Vereine. Die Belegverwaltung funktioniert automatisiert. Allerdings fehlt im Bereich "Rechnungsstellung" das Mahnwesen. Damit Freiberufler oder Kleingewerbetreibende tatsächlich die EÜR ohne Steuerberater machen können, müsste das Modul "Anlagenbuchhaltung" hinzukommen. Das ist aber für 2021 geplant. Eine Spezialität beim BuchhaltungsButler ist, dass die einzelnen Programmpakete sich im möglichen Datenvolumen unterscheiden.

Papierkram Pro+ bietet dem Selbstständigen einen sehr guten Ablauf bei der Angebots- und Rechnungsstellung. Erfasste Arbeitszeiten in die Rechnung zu überführen, gelingt spielerisch. Daher ist es neben Fastbill ein Programm, dass sich freischaffende Solopreneure, die Ihre Zeiten abrechnen, anschauen sollten. Für nebenberuflich Selbstständige ist der Preis natürlich auch interessant. Dank einer Anlagenbuchhaltung verfügt Papierkram Pro+ über alle Funktionen für eine selbstständige Erstellung der Anlage EÜR ohne Steuerbüro. Das Programm ist GOBD-zertifiziert und kann mittlerweile auch elektronische Rechnungen (X-Rechnung) erstellen.

Diese Buchhaltungssoftware aus der Cloud ist für Kleinunternehmen, Buchhalter und Steuerberater konzipiert. Freiberufler und Kleingewerbetreibende sollen damit die EÜR ohne Steuerberater machen können. Trotzdem wird auch die vorbereitende Buchhaltung, also die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei, unterstützt. Eine Besonderheit im Rechnungsbereich ist die Mehrsprachigkeit des Programms, was besonders für Unternehmen mit internationalem Geschäft wichtig ist. Durch die fehlende Elster-Schnittstelle ist das Programm nicht zu 100% tauglich für eine autarke Übermittlung der EÜR an das Finanzamt. 

Die Stärke von Fastbill Pro ist der Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Auch ist die Buchhaltungssoftware teamfähig, sprich 5 User können es benutzen. Praktisch ist in dem Zusammenhang die Zeiterfassung, die es erlaubt, erfasste Arbeitszeiten direkt in eine Rechnung zu verwandeln, ohne dass es dazu eines Add-Ons bedarfs. Wer mit Fastbill arbeitet, wird auch für die EÜR ein Steuerbüro brauchen. Denn eine Anlagenbuchhaltung fehlt.

Billomat Business hat seine Stärke im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Aufgrund der vielen Fremdwährungen, die Billomat unterstützt, ist es für das internationale Geschäft sehr gut geeignet. Für die EÜR braucht es eine Steuerkanzlei, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Ansonsten bietet Billomat sehr gute Schnittstellen zum Steuerberater, beispielsweise über die Plattform "DATEV Unternehmen online", dem Datenaustausch-Portal zwischen Steuerberater und Unternehmer.

Auch Debitoor hat seine Stärken im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Ein weiterer Vorteil ist die Teamfähigkeit, denn 3 User können das Programm bedienen.  Die Erstellung einer EÜR ist theoretisch denkbar, allerdings fehlt die Anlagenbuchhaltung. Was Gewinnermittlung und Jahresabschluss angeht, braucht es also die Unterstützung durch den Steuerberater. Die Testphase ist mit 7 Tagen etwas eng bemessen, eine gute Planung des Tests ist bei Interesse daher sehr wichtig.

Collmex ist ein Programm für Buchhaltungsprofis. Einige Steuerberatungskanzleien und Buchhaltungsbüros arbeiten damit. Das Programm ist für den Einsatz am Desktop ausgerichtet und hat im Kern seine Stärken in den Buchhaltungsfunktionen. Außerdem gibt es Erweiterungen für E-Commerce, Handel, Handwerk sowie auf Projektbasis arbeitende Dienstleister. Look and Feel sowie Usability sind nicht mehr ganz auf dem neuesten Stand. Auch braucht das Programm sicher eine gut geplante Einarbeitung, weil sich hier vieles nicht intuitiv erschließt. Wer damit Freundschaft geschlossen hat, wird sicher gut damit arbeiten können. Für Buchhaltungslaien sind andere Programme sicher geeigneter.

Büroabläufe optimieren mit der Unterstützung durch einen guten Steuerberater ist die Devise bei WISO Mein Büro. Alle Arbeiten mit Belegen werden unterstützt, zwar nicht mit App, aber dafür abgestellt auf eine Vielzahl von Belegen, die sinnvollerweise ohnehin am Schreibtisch gemacht werden. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend und zugeschnitten auf Praktiker mit wenig kaufmännischer Erfahrung. In diesem Zusammenhang ist auch die lange Testphase von 30 Tagen sehr hilfreich. Die EÜR kann der Freiberufler oder Kleingewerbetreibende ohne Steuerberater machen, denn Anlagenbuchhaltung, EÜR-Modul sowie ELSTER-Schnittstelle sind vorhanden. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater könnte durch direkten Steuerberaterzugriff noch verbessert werden.

DATEV ist der Industriestandard. Die überwiegende Mehrheit aller Steuerberater arbeitet mit DATEV-Programmen. Das hier betrachtete Programm sollte auch nicht ohne Abstimmung mit dem Steuerberater eingesetzt werden. Es ist ein Profi-Programm für ausgebildete Buchhalter, die spielend die doppelte Buchführung und das korrekte Bebuchen der Konten beherrschen. Es ist ein Programm für Selberbucher, das auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgerichtet ist. Mit kostenpflichtigen Modulen lassen sich sämtliche Rechnungsfunktionen perfekt abbilden. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist dieses Programm, wenn perfekt konfiguriert, für kleinere und mittlere KMUs eine gute Wahl. Für den Solopreneur sind andere Programme sicherlich besser.

Belege und Unterlagen für die Steuerkanzlei vorbereiten ist mit Arbeit verbunden. Wenn es also einen Weg gibt, Belege schnell und einfach zu digitalisieren, dann spricht viel fürs Selberbuchen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die diese Belege schnell und zuverlässig digitalisiert, dann gibt es keinen Grund, warum Sie das nicht tun sollten.

Ist die Anzahl Ihrer Belege pro Monat oder pro Jahr gering, schaffen Sie dies ohne großen Zeitaufwand. Wenn Sie außerdem noch die einfache Buchführung anwenden, dann können Sie sogar auf die Leistung einer Steuerkanzlei ganz verzichten. Allerdings können auch bei geringem Belegumfang steuerkritische Sachverhalte auftauchen, die gegen das Selbermachen der Buchhaltung sprechen.

Je komplizierter Ihre Geschäftsvorgänge, desto höher das Risiko, Fehler zu machen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Lieferungen ins EU-Ausland. Hier gelten komplizierte Regelungen zur Umsatzsteuer, bei denen Fehler kostspielig sind. Gleiches gilt für die Gewinnermittlung. Eine EÜR zu erstellen ist in der Regel gut machbar, wenn der Umfang der Buchhaltung gering ist. Tückisch wird die EÜR bei komplizierten Fragen zur Bewertung von Anlagevermögen oder bei steuerlichen Spezialfragen. Auch wenn Ihre persönliche steuerliche Situation komplex ist, brauchen Sie steuerliche Beratung für die Steuererklärung. Spätestens beim Jahresabschluss mit Bilanz und GuV ist es besser, dem Steuerberater diese Arbeiten zu überlassen.

In vielen Fällen ist es also besser, sich die Arbeit aufzuteilen. Sie buchen die Belege mit der Buchhaltungssoftware, die Sie problemlos selbst buchen können. Alles was kompliziert ist, übergeben Sie der Kanzlei. Das Motto lautet hier: Digitalisierung statt Pendelordner. Wichtig hier sind gute Verknüpfungen zu DATEV, die das Buchhaltungsprogramm bietet. Denn DATEV ist für die meisten Kanzleien und Buchhaltungsbüros der gängige Industriestandard.

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