Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020: die besten Programme auf einen Blick

Rechnungen schreiben, EÜR und Jahresabschluss erstellen, das Konto im Blick: Der Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020 zeigt, was Buchhaltungslösungen von sevDesk, lexoffice und 10 weiteren Buchhaltungsprogrammen können. Sie erfahren, welche Online-Buchhaltung für Freiberufler, Kleingewerbe oder GmbH geeignet und ob sie per App oder auch am Mac bequem bedienbar sind. Wir stellen die Kriterien vor, nach denen erfolgreiche Unternehmer eine Buchhaltungssoftware auswählen.

1. Die Testsieger auf einen Blick

Bevor wir in die Details des Buchhaltungssoftware-Vergleichs einsteigen, stellen wir die 3 Testsieger vor. 

Testsieger Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020: sevDesk Buchhaltung
sevDesk / Unternehmerheld

✔ Top Funktionsumfang

✔ GmbH, Freiberufler, Kleingewerbe

✔ Mac und Windows

✔ App: iOS und Android

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Platz 2 Buchhaltungsvergleich 2020: lexoffice Buchhaltung & Lohn
lexoffice

✔ Spielerisch bedienbar

✔ GmbH, Freiberufler, Kleingewerbe

✔ Mac tauglich

✔ Apps für iOS und Android

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Platz 3: Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020 Sage 50 Cloud Auftrag & Buchhaltung
Sage 50 Cloud

✔ Guter Funktionsumfang

✔ GmbH, Freiberufler, Kleingewerbe

✔ Mac und Windows

✔ App: iOS und Android

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In unseren Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020 flossen insgesamt 46 Bewertungskriterien ein. sevDesk und lexoffice erreichten in den wesentlichen Vergleichskategorien die meisten Punkte und überzeugten außerdem durch ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis. Die Preise für die Buchführungssoftware in unserem Test verstehen sich als monatliche Preise bei einer Jahresbuchung.

Vergleich Rechnungssoftware 2020sevDesk/UnternehmerheldlexofficeSage 50 Cloud
ProgrammversionBuchhaltungBuchhaltung & LohnAuftrag & Buchhaltung
GesamtnoteSehr gut 
(Note 1,1)
Sehr gut
(Note 1,4)
Gut
(Note 2,0)
Preis pro Monat15,60 €

26,80 €

29,90 €
Anzahl Nutzer1unbegrenzt1
Testzeitraum14 Tage30 Tage14 Tage
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2. Die Analysekriterien für den Vergleich

Wir stellen Ihnen nachfolgend die Hauptkriterien des Buchhaltungsoftware-Vergleichs vor. Die Schwerpunkte der Bewertung waren die Bereiche Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen und Support.

#1 Nutzerfreundlichkeit: Mobile Nutzung, Automatisierung, Nutzerführung etc.

NutzerfreundlichkeitErläuterung
Mobile BedienbarkeitKann die Buchhaltungssoftware via Smartphone bzw. Tablet bedient werden? Zum Beispiel über eine App.
BuchungshilfenGibt es eine Suchfunktion und kontextunterstützte Buchungshilfen? Gibt es Buchungsvorlagen und voreingestellte Kontenzuordnungen?
Buchungsvorlagen / voreingestellte KontenzuordnungWerden Konten automatisch einem Beleg zugeordnet? Das passiert heute mit KI oder sogenannten Lerndateien, die mit zunehmender Benutzung immer treffendere Buchungsvorschläge machen.
Digitale BelegerfassungKann die Buchhaltungssoftware Belege digital erfassen und speichern?
Digitale BelegbuchungKann das Buchhaltungsprogramm digital erfasste Belege automatisch erkennen und buchen?
BankdatenimportKann die Buchhaltungssoftware Bankbuchungen einlesen und automatisch verbuchen?

#2 Funktionsumfang: Fakturierung, Kassenbuch, USt-VA, EÜR

Funktionen / ModuleErläuterung
AngeboteKönnen Sie mit der Buchhaltungssoftware Angebote erstellen, die später in eine Rechnung überführt werden?
Gutschriften / RechnungenKann die Buchhaltungssoftware Rechnungen und Gutschriften erstellen? Oder auch die Aborechnung, die Abschlagsrechnung und die Stornorechnung?
ZUGFeRD - eRechnungKönnen elektronisch lesbare Rechnungen erstellt werden?
FremdwährungKann die Rechnungswesensoftware Rechnungen in Fremdwährung erstellen? 
MahnwesenKann die Buchhaltungssoftware offene Belege abgleichen und Zahlungserinnerungen sowie Mahnungen erstellen?
KassenbuchIst ein Kassenbuch integriert für Bareinzahlungen und Barauszahlungen?
Lohn- und GehaltsbuchhaltungKann die Buchhaltungssoftware Mitarbeiter verwalten sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen?
Stapel- und Dialog-BuchenMuss jeder Beleg einzeln gebucht werden oder können Sie mehrere Vorgänge auf einmal buchen?
KontenrahmenWelche Kontenrahmen unterstützt die Buchhaltungssoftware?
AnlagenbuchhaltungIst eine Anlagenbuchhaltung integriert, mit der Sie Investitionsgüter buchen können und automatisch die Abschreibungen berechnet werden? Dieses Modul ist wichtig für EÜR sowie GuV und Bilanz.
USt-VA mit ELSTERKönnen Sie mit dem Buchhaltungsprogramm selbstständig die Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER durchführen?
EÜRKönnen Sie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung selbstständig erstellen? Oder nur in Verbindung mit dem Steuerbüro?
GuV / BilanzKönnen Sie mit der Buchhaltungssoftware Ihren Jahresabschluss selbstständig erstellen mit Gewinn und Verlustrechnung und Bilanz?
e-BilanzGibt es eine Funktion e-Bilanz?
Abweichendes WirtschaftsjahrKönnen Sie Ihr Wirtschaftsjahr individuell festlegen?
AuswertungenLiefert die Buchhaltungssoftware betriebswirtschaftliche Auswertungen? Zum Beispiel eine BWA?
WarenwirtschaftIst im System eine Warenwirtschaft integriert oder gibt es eine Schnittstelle dafür? Zum Beispiel für E-Commerce?
ZusatzmoduleKönnen weitere Zusatzmodule ergänzt werden?

#3 Schnittstellen: ELSTER, DATEV, Steuerberater etc.

SchnittstellenErläuterung
DATEV-ExportUm mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, ist ein DATEV-Export wichtig.
DATEV-SchnittstelleHat das Programm eine Schnittstelle zu DATEV-Kollaborationsprogrammen wie Unternehmen online? Damit arbeiten nämlich immer mehr Steuerkanzleien.
ELSTER-SchnittstelleEine ELSTER-Schnittstelle ist wichtig, um die USt-VA pünktlich ans Finanzamt zu übermitteln.
Steuerberater-ZugangFür die perfekte Anbindung an die Steuerkanzlei ist ein Zugang wichtig. Damit holt sich der Berater selbstständig wichtige Daten und Belege seines Mandanten ab.
Datenimport / Export CSVDas ist die Minimal-Anforderung für die Anbindung an den Steuerberater. 
APIMit einer API integrieren Sie externe Anwendungen an die Buchhaltungssoftware.

#4 Support und Service: Handbuch, Erklärvideos, Testphase etc.

Support und ServiceErläuterung
SupportGibt es einen telefonischen Support, eine Chat-Funktion, ein Nutzerhandbuch oder sonstige Bedienungshilfen?
TestphaseWie lang ist die Testphase?
Anzahl UserFür wie viele Anwender ist das System in der Basisversion ausgelegt?
Preis / MonatWie hoch ist der Nettopreis pro Monat?
Jahrespreis / 3 UserWie hoch ist der Jahrespreis (netto) bei 3 Usern? Wir sind bei bereits größeren Firmen von 3 Usern ausgegangen. Unser Gedanke dabei ist, dass der Chef / Geschäftsführer, eine Bürokraft und ein wichtiger Mitarbeiter Zugang zum System haben sollen.
Was ist neu im aktualisierten Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020?

Im Bereich der Funktionen kam im Bereich Fakturierung die Frage hinzu, ob die Buchhaltungssoftware das Rechnungsformat ZUGFeRD oder ein anderes elektronisches Rechnungsformat mit maschinell lesbaren Daten unterstützt.

Der Buchhaltungssoftware-Vergleich untersucht außerdem, wie gut die Buchhaltungskenntnisse sein müssen, um die Buchführungssoftware zu bedienen. Bei manchen Programmen sind explizit Kenntnisse in doppelter Buchführung und ein souveränes Wissen über die Funktionsweise von Kontenrahmen bzw. Kontenplänen erforderlich. Bei den für Laien geeigneten Programmen wird einfach gebucht, ohne dass sich der User über die Kontenzuordnung Gedanken machen muss.

Laientaugliche Programme eignen sich dafür, die Buchhaltung selbst online zu machen. Sie sind ideal für Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Anwender mit geringen kaufmännischen Kenntnissen. Die Profi-Programme sind sinnvoll für größere GmbHs, in deren Büros Mitarbeiter mit Buchführungskenntnissen sitzen.

Eine browsergestützte Rechnungswesensoftware lässt sich in der Regel sowohl in Mac als auch unter Windows sinnvoll nutzen. Für den Mac-Nutzer ist es wichtig, dass die mobile App auch unter iOS läuft.

3. Alle 12 Anbieter für Buchhaltungsprogramme im Überblick

Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020: Logos Anbieter

12 ausgewählte Anbieter für die digitale Buchhaltung haben wir anhand von 46 Kriterien in den Bereichen Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang oder Support im großen Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020 analysiert. Dabei stand die Buchführung anhand der EÜR für Kleingewerbe und Freiberufler und mittels der doppelten Buchführung für GmbH und UGs (haftungsbeschränkt) gleichermaßen im Fokus. Die untersuchten Buchhaltungsprogramme haben dabei wie folgt abgeschnitten:

BuchhaltungsprogrammNote Eignung für Laien (NEU)Eignung EÜREignung GuVPreis***
sevDesk/Unternehmerheld
Buchhaltung
1,1
(Sehr gut)
JaJa*STB**15,90 €
lexoffice
Buchhaltung & Lohn
1,3
(Sehr gut)
JaJaSTB26,80 €
Sage 50 Cloud
Auftrag & Buchhaltung
1,9
(Gut)
JaSTBSTB29,90 €
BuchhaltungsButler
Enterprise
2,1
(Gut)
JaSTBSTB29,95 €
Reviso
Small Business
2,1
(Gut)
JaSTBSTB29,00 €
weclapp
ERP Dienstleistung
2,3
(Gut)
NeinSTBSTB58,00 €
(2 Lizenzen)
Fastbill
Fastbill Pro
2,3
(Gut)
JaSTBSTB26,80 €
Billomat
Billomat Business
2,5
(Noch gut)
JaSTBSTB16,00 €
Papierkram
Pro +
2,5
(Noch gut)
JaJaSTB8,00 €
Debitoor
Debitoor M
2,5
(Noch gut)
JaSTBSTB24,00 €
WISO Mein Büro
365 Plus
2,6
(Noch gut)
JaJaSTB8,90 €
DATEV
Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen
2,7
(Noch gut)
NeinSTBSTB49,50 €

*Ja: Das Programm erlaubt es, die EÜR eigenständig zu erstellen, ohne dass Sie dafür steuerliche Beratung benötigen.

**STB: Das Programm ist für die vorbereitende Buchhaltung konzipiert. Speziell für die Gewinnermittlung mit EÜR oder GuV brauchen Sie also eine Steuerkanzlei.

Preis: Preis pro Monat bei einem Jahresabo

Der Vergleich der besten Cloud-Lösungen für Online-Buchhaltung zeigt bereits unterschiedliche Schwerpunkte. Mit sevDesk, lexoffice, Papierkram sowie WISO Mein Büro können Sie ohne fremde Hilfe Ihre EÜR eigenständig erstellen. Alle anderen Lösungen sind darauf ausgelegt, die Jahresabschlüsse mit dem Steuerbüro zu machen, sollen also die vorbereitende Buchführung optimieren.

Für bestimmte Buchhaltungsprogramme benötigen Sie auch Buchhaltungskenntnisse, sie müssen insbesondere Buchungssätze und die Soll-Haben-Buchung beherrschen. Zu diesen Anbietern zählen DATEV und weclapp. Andere können Sie quasi auch als Laie benutzen.

Platz 1: sevDesk / Unternehmerheld Buchhaltung

Der Testsieger erfüllt nahezu alle Anforderungen an eine moderne Buchhaltungssoftware. Im Bereich "Rechnungsstellung" war die ZUGFeRD/eRechnungs-Funktion noch in Planung. Insgesamt ein sehr gutes Rechnungswesenprogramm für alle Rechtsformen. Durch Anlagenbuchhaltung, Elster-Schnittstelle kann der Unternehmer seine Anlage EÜR ohne Steuerberater machen, wenn er das will. Ansonsten ist die Anbindung zum Steuerberater sehr gut.

Platz 2: lexoffice Buchhaltung & Lohn

Der Automatisierungsgrad der Buchhaltungssoftware lexoffice ist sehr gut und für alle Rechtsformen geeignet. Die Anlage EÜR kann der Unternehmer ohne fremde Hilfe erstellen. Auch ist diese Variante der lexoffice Cloud-Lösungen für Online Buchhaltung die einzige, mit der auch Lohnbuchhaltung möglich ist. Die Anbindung an den Steuerberater erfüllt alle Anforderungen. In Planung ist aktuell ein Kundenverwaltungsmodul, das die Lexoffice-User bisher noch mit Hilfe von Add-Ons machen müssen. Diese sehr zahlreichen Add-Ons erlauben es dem Unternehmer, die Buchhaltungssoftware an die unterschiedlichsten Anforderungen anzupassen.

Platz 3: Sage Cloud Auftrag & Buchhaltung

Sage bietet hier ein gutes Buchhaltungsprogramm, das in allen Bereichen gut bis sehr gut abschneidet. Unternehmer können mit der nativen Cloud-Software Auftrags-​ und Bestellwesen sowie Bestandsermittlung und Inventurerfassung schnell und effizient managen, ihre Finanzen jederzeit und überall im Blick behalten und ihren Betrieb mithilfe standardisierter Prozesse rechtskonform steuern. Es ist ausgelegt auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Platzierungen von 4-12

BuchhaltungsButler Enterprise ist eine Buchhaltungssoftware für gewerbliche Unternehmen aller Rechtsformen sowie für Freiberufler, aber auch für Vereine. Die Belegverwaltung funktioniert automatisiert. Allerdings fehlt im Bereich "Rechnungsstellung" das Mahnwesen. Damit Freiberufler oder Kleingewerbetreibende tatsächlich die EÜR ohne Steuerberater machen können, müsste das Modul "Anlagenbuchhaltung" hinzukommen. Das ist aber für 2021 geplant. Eine Spezialität beim BuchhaltungsButler ist, dass die einzelnen Programmpakete sich im möglichen Datenvolumen unterscheiden.

Diese Buchhaltungssoftware aus der Cloud ist für Kleinunternehmen, Buchhalter und Steuerberater konzipiert. Freiberufler und Kleingewerbetreibende sollen damit die EÜR ohne Steuerberater machen können. Trotzdem wird auch die vorbereitende Buchhaltung, also die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei, unterstützt. Eine Besonderheit im Rechnungsbereich ist die Mehrsprachigkeit des Programms, was besonders für Unternehmen mit internationalem Geschäft wichtig ist. Durch die fehlende Elster-Schnittstelle ist das Programm nicht zu 100% tauglich für eine autarke Übermittlung der EÜR an das Finanzamt. 

Die Buchhaltungssoftware weclapp ist Teil eines ERP-Programms. Sie bildet für die verschiedensten Branchen wie E-Commerce, Großhandel, Einzelhandel sowie Dienstleister verschiedenster Art eine komplette Prozesssteuerung für das gesamte Unternehmen. Es ist eine Software für Teams, denn es müssen mindestens 2 Lizenzen gekauft werden. Auch muss der User die Kunst des Buchens auf zwei verschiedene Konten beherrschen. Dafür hat weclapp durch die Möglichkeit, ZUGFeRD Rechnungen zu erstellen, als einziges Programm eine zu 100% vollständige Abdeckung im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. 

Die Stärke von Fastbill Pro ist der Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Auch ist die Buchhaltungssoftware teamfähig, sprich 5 User können es benutzen. Praktisch ist in dem Zusammenhang die Zeiterfassung, die es erlaubt, erfasste Arbeitszeiten direkt in eine Rechnung zu verwandeln, ohne dass es dazu eines Add-Ons bedarfs. Wer mit Fastbill arbeitet, wird auch für die EÜR ein Steuerbüro brauchen. Denn eine Anlagenbuchhaltung fehlt.

Billomat Business hat seine Stärke im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Aufgrund der vielen Fremdwährungen, die Billomat unterstützt, ist es für das internationale Geschäft sehr gut geeignet. Für die EÜR braucht es eine Steuerkanzlei, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Ansonsten bietet Billomat sehr gute Schnittstellen zum Steuerberater, beispielsweise über die Plattform "DATEV Unternehmen online", dem Datenaustausch-Portal zwischen Steuerberater und Unternehmer.

Papierkram Pro+ bietet dem Selbstständigen einen sehr guten Ablauf bei der Angebots- und Rechnungsstellung. Erfasste Arbeitszeiten in die Rechnung zu überführen, gelingt spielerisch. Daher ist es neben Fastbill ein Programm, dass sich freischaffende Solopreneure, die Ihre Zeiten abrechnen, anschauen sollten. Für nebenberuflich Selbstständige ist der Preis natürlich auch interessant. Dank einer Anlagenbuchhaltung verfügt Papierkram Pro+ über alle Funktionen für eine selbstständige Erstellung der Anlage EÜR ohne Steuerbüro.

Auch Debitoor hat seine Stärken im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Ein weiterer Vorteil ist die Teamfähigkeit, denn 3 User können das Programm bedienen.  Die Erstellung einer EÜR ist theoretisch denkbar, allerdings fehlt die Anlagenbuchhaltung. Was Gewinnermittlung und Jahresabschluss angeht, braucht es also die Unterstützung durch den Steuerberater. Die Testphase ist mit 7 Tagen etwas eng bemessen, eine gute Planung des Tests ist bei Interesse daher sehr wichtig.

Büroabläufe optimieren mit der Unterstützung durch einen guten Steuerberater ist die Devise bei WISO Mein Büro. Alle Arbeiten mit Belegen werden unterstützt, zwar nicht mit App, aber dafür abgestellt auf eine Vielzahl von Belegen, die sinnvollerweise ohnehin am Schreibtisch gemacht werden. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend und zugeschnitten auf Praktiker mit wenig kaufmännischer Erfahrung. In diesem Zusammenhang ist auch die lange Testphase von 30 Tagen sehr hilfreich. Die EÜR kann der Freiberufler oder Kleingewerbetreibende ohne Steuerberater machen, denn Anlagenbuchhaltung, EÜR-Modul sowie ELSTER-Schnittstelle sind vorhanden. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater könnte durch direkten Steuerberaterzugriff noch verbessert werden.

DATEV ist der Industriestandard. Die überwiegende Mehrheit aller Steuerberater arbeitet mit DATEV-Programmen. Das hier betrachtete Programm sollte auch nicht ohne Abstimmung mit dem Steuerberater eingesetzt werden. Es ist ein Profi-Programm für ausgebildete Buchhalter, die spielend die doppelte Buchführung und das korrekte Bebuchen der Konten beherrschen. Es ist ein Programm für Selberbucher, das auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgerichtet ist. Mit kostenpflichtigen Modulen lassen sich sämtliche Rechnungsfunktionen perfekt abbilden. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist dieses Programm, wenn perfekt konfiguriert, für kleinere und mittlere KMUs eine gute Wahl. Für den Solopreneur sind andere Programme sicherlich besser.

TIPP

Den detaillierten Vergleich aller 12 Rechnungswesenprogramme finden Sie in unserem PDF zum Download.

Buchhaltungssoftware-Vergleich als PDF herunterladen

4. Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020: die Details

In unserem Report "Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020" finden Sie die komplette Analyse zu jedem der 12 Cloud-Lösungen für Online-Buchhaltung. Hier zeigen wir Ihnen die wesentlichen Ergebnisse im Überblick.

Der Vergleich der Buchführungsprogramme ist zur besseren Übersicht in zwei 6er-Gruppen aufgeteilt, die absteigend nach der Bewertung sortiert sind:

Gruppe 1: sevDesk, lexoffice, Sage 50, BuchhaltungsButler, Reviso, weclapp

Hier stellen wir Ihnen die 6 Bestplatzierten des Buchhaltungssoftware-Vergleichs 2020 vor. Es sind die Programme sevDesk Buchhaltung, lexoffice Buchhaltung & Lohn, Sage 50 Auftrag & Buchhaltung, BuchhaltungsButler Enterprise, Reviso Small Business sowie weclapp ERP Dienstleistung.

EigenschaftsevDesk / UnternehmerheldlexofficeSage 50BuchhaltungsButlerRevisoweclapp
ProgrammversionBuchhaltungBuchhaltung & LohnAuftrag & BuchhaltungEnterpriseSmall BusinessERP Dienstleistung
Bedienbar für Laien      
EÜR erstellen   Mit STBMit STBMit STB
GuV erstellenMit STBMit STBMit STBMit STBMit STBMit STB
Nutzerfreundlichkeit      
Funktionsumfang Angebote - Rechnungen      
Buchhaltungsfunktionen      
Zusatzmodule      
Schnittstellen      
Support-Funktionen      
Testphase, Nutzer und Jahrespreis      
Preis / Monat (Jahresabo)15,90 €26,80 €26,91 €29,95 €29,00 €58,00 €
(2 Lizenzen sind Pflicht)
Testphase (Tage)143014141430
Anzahl User1unbegrenzt1332
Jahrespreis 3 User308,40 €321,60 €Upgrade nötig359,40 €468,00 €1.044,00 €
GESAMTBEWERTUNGSehr gutSehr gutGutGutGutGut
Note (1=Sehr gut)1,11,31,92,12,12,3
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Gruppe 2: Fastbill, Billomat, Papierkram, Debitoor, WISO Mein Büro, DATEV

Hier stellen wir die Buchhaltungsprogramme von Fastbill, Billomat, Papierkram, Debitoor, WISO Mein Büro und DATEV vor. 

EigenschaftFastbillBillomatPapierkramDebitoorWISO Mein BüroDATEV
ProgrammversionProBusinessPro +M365 PlusMittelstand Faktura mit Rechnungswesen
Bedienbar für Laien      
EÜR erstellenMit STBMit STB Mit STB Mit STB
GuV erstellenMit STBMit STBMit STBMit STBMit STBMit STB
Nutzerfreundlichkeit      
Funktionsumfang Angebote - Rechnungen      
Buchhaltungsfunktionen      
Zusatzmodule      
Schnittstellen      
Support-Funktionen      
Testphase, Nutzer und Jahrespreis      
Preis / Monat (Jahresabo)26,99 €16,00 €8,00 €24,00 €8,90 €49,50 €
GESAMTBEWERTUNGGut

Noch gut

Noch gutNoch gutNoch gutNoch gut
Note2,32,52,52,52,62,7
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5. Leitfaden: Buchhaltungssoftware richtig auswählen

Zuerst stellen wir Ihnen typische Fragen zur Auswahl einer online Buchhaltung vor. Dann folgt die Vorgehensweise, wie Sie eine Rechnungswesensoftware auswählen und im Unternehmen implementieren.

Häufige Fragen zum Buchhaltungssoftware-Vergleich

Am Markt gibt es vielfältige Lösungen für Buchhaltungssoftware. Die beiden wesentlichen Gruppen sind die Buchhaltungsprogramme als Cloud-Lösung, wie zum Beispiel sevDesk, lexoffice oder Sage 50 und die Arten von Rechnungswesensoftware, die in der Unternehmens-IT vor Ort gespeichert ist. Unser Buchhaltungssoftware-Vergleich bezieht sich im Schwerpunkt auf Cloud-Lösungen, die für Freiberufler, Kleingewerbe, GmbH und UGs gut geeignet sind.

Die besten Lösungen für Onlinebuchhaltung aus unserem Test sind die Programme sevDesk Buchhaltung, lexoffice Buchhaltung & Lohn sowie Sage 50 Auftrag & Buchhaltung. Dieser Test ist abgestellt auf die Anforderungen von Freiberuflern, Kleingewerbetreibenden, kleinere GmbHs sowie UGs (haftungsbeschränkt). 

Grundsätzlich gilt: Die beste Buchhaltungssoftware ist jene, die die Abläufe im Bereich Rechnungsstellung (Fakturierung) und im Büro vereinfacht, automatisiert und dafür sorgt, dass Belege zeitnah gebucht werden, um steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und um jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bekommen. Am Ende sollte der Unternehmer mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware signifikant Zeit sparen. Der Preis einer Online-Buchhaltungssoftware ist nicht so entscheidend wie ihre Funktionalität. 

Die günstigsten Cloud-Lösungen für Buchhaltungssoftware beginnen mit einem monatlichen Abo-Preis von ca. 8 - 9 Euro. Die Mehrzahl der von uns untersuchten Programme in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich liegen in einer Preislage zwischen 15-30 Euro pro Monat. Es gibt aber auch Lösungen, die deutlich mehr kosten. Das sind häufig Programme für mittlere KMUs, die speziell auf die Anforderungen und Abläufe eines Unternehmens ausgerichtet sind. Hier sind 5-stellige Investitionssummen bzw. monatliche Gebühren im 3- bis 4-stelligen Bereich keine Seltenheit.

Das Buchhaltungsprogramm sollte intuitiv bedienbar sein, automatisierte Abläufe sind ein Muss, damit der Freiberufler, insbesondere wenn er allein arbeitet, wenig Arbeit im Büro hat. Bei der Angebots- und Rechnungsstellung ist ein durchgängiger Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung und vom Zahlungsabgleich bis zum Mahnwesen sinnvoll. Zur Automatisierung gehört auch die Anbindung an das Geschäftskonto: Buchungen auf dem Bankkonto sollten mit Belegen abgeglichen werden können. Bei Selbstständigen, die per Zeit abrechnen, ist eine Zeiterfassung sinnvoll, um gearbeitete Zeiten per Knopfdruck in eine Rechnungsposition zu verwandeln.

Ähnlich wie beim Freiberufler sollten alle Abläufe der Online-Buchhaltung weitestgehend automatisiert sein. Beim Onlinehändler ist eine Anbindung an den Onlineshop, beim stationären Händler an das Kassensystem wichtig.

Eine GmbH benötigt die doppelte Buchführung. Das muss nicht heißen, dass die Rechnungswesensoftware automatisch die doppelte Buchführung abbildet. Sprich, dass der Büromitarbeiter beim Buchen tatsächlich zwei Konten bebucht. Das ist nur dann sinnvoll, wenn im Unternehmen tatsächlich Buchhaltungsprofis arbeiten. Für kleinere GmbHs, die sich fest angestellte Buchhalter nicht leisten können, liegt der Schlüssel zur Prozessoptimierung in der Automatisierung von Buchungsvorgängen sowie einer einfachen Belegverwaltung mit einer guten Schnittstelle zum Steuerberater. 

Die wichtigsten Module der Buchführungssoftware sind:

  • Automatisierte Angebotserstellung über Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und Mahnwesen.
  • Offene Posten Verwaltung: Welche Rechnung ist noch nicht bezahlt?
  • Buchung und Kontierung bzw. Vorkontierung von Belegen
  • Digitale Erfassung und automatisierte Bearbeitung von Belegen
  • Anlagenbuchhaltung beim Erfassen von Investitionen ins Unternehmen
  • USt-Voranmeldung via ELSTER für Unternehmer, die Ihre USt-VA selbst machen
  • Erstellung bzw. Vorbereitung der Gewinnermittlung via EÜR oder GuV
  • Controlling-Funktionen für BWA bzw. Darstellung von Controlling-Dashboards
  • Schnittstellen zu anderen betrieblichen Prozessen: z.B. zum Onlineshop, zum Kassensystem, zum Projektmanagement

Entscheidend ist also, dass sich der Unternehmer genau überlegt, welche Prozesse die Software für Buchhaltung abbilden soll.

3 Voraussetzungen sind auf Seiten der Buchführungssoftware erforderlich:

  • Das EÜR-Modul für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Die Anlagenbuchhaltung für die korrekte Berechnung der Abschreibungen betrieblicher Vermögensgegenstände
  • Die ELSTER-Schnittstelle zur Übermittlung der Anlage EÜR an das Finanzamt

Selbstverständlich sollte der Unternehmer über die entsprechenden Kenntnisse über die oftmals verschlungen-komplizierten Sachverhalte der Anlage EÜR haben.

Auswahl und Implementierung

Wenn Sie sich eine Buchhaltungssoftware anschaffen, empfehlen wir für den Vergleich der Buchhaltungsprogramme ein Vorgehen in 4 Schritten.

  1. Bedarfsanalyse: Untersuchen Sie die Bereiche, in der Sie das Buchhaltungsprogramm entlasten soll. Ist es der Bereich Angebots- und Rechnungserstellung oder beispielsweise die Belegverwaltung?
  2. Anbieter-Analyse: Entscheidend sind die Kriterien: Bedienbarkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen sowie Support.
  3. Testphase: Führen Sie mit 3 Programmen ausgiebige Tests durch. Spielen Sie dabei typische Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen durch.
  4. Implementierung: Nach dem Kauf bzw. dem Abschluss eines Abos sollten Sie die Einführung der Buchhaltungssoftware gezielt planen.

Zwei wichtige Fragen sollten Sie sich bei der Auswahl des Buchhaltungsprogramms gut überlegen.

Wie wichtig ist der Preis eines Buchhaltungsprogramms?

Entscheidend bei der Buchhaltungssoftware sind die Funktionen. Passt die Software zu Ihrem Unternehmen? Welche Abläufe wollen Sie im Unternehmen optimieren? Insgesamt sind die hier dargestellten Programme angesichts der günstigen Monatspauschalen erschwinglich. Entscheidend ist also, wie viel Zeit und Geld Sie mit einer Buchhaltungssoftware einsparen.

Soll das Buchhaltungsprogramm den Steuerberater ersetzen?

Belege und Unterlagen für die Steuerkanzlei vorbereiten ist mit Arbeit verbunden. Wenn es also einen Weg gibt, Belege schnell und einfach zu digitalisieren, dann spricht viel fürs Selberbuchen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die diese Belege schnell und zuverlässig digitalisiert, dann gibt es keinen Grund, warum Sie das nicht tun sollten.

Ist die Anzahl Ihrer Belege pro Monat oder pro Jahr gering, schaffen Sie dies ohne großen Zeitaufwand. Wenn Sie außerdem noch die einfache Buchführung anwenden, dann können Sie sogar auf die Leistung einer Steuerkanzlei ganz verzichten. Allerdings können auch bei geringem Belegumfang steuerkritische Sachverhalte auftauchen.

Je komplizierter Ihre Geschäftsvorgänge, desto höher das Risiko, Fehler zu machen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Lieferungen ins EU-Ausland. Hier gelten komplizierte Regelungen zur Umsatzsteuer, bei denen Fehler kostspielig sind. Gleiches gilt für die Gewinnermittlung. Eine EÜR zu erstellen ist in der Regel gut machbar, wenn der Umfang der Buchhaltung gering ist. Tückisch wird die EÜR bei komplizierten Fragen zur Bewertung von Anlagevermögen oder bei steuerlichen Spezialfragen. Auch wenn Ihre persönliche steuerliche Situation komplex ist, brauchen Sie steuerliche Beratung für die Steuererklärung. Spätestens beim Jahresabschluss mit Bilanz und GuV ist es besser, dem Steuerberater diese Arbeiten zu überlassen.

In vielen Fällen ist es also besser, sich die Arbeit aufzuteilen. Sie buchen die Belege mit der Buchhaltungssoftware, die Sie problemlos selbst buchen können. Alles was kompliziert ist, übergeben Sie der Kanzlei. Das Motto lautet hier: Digitalisierung statt Pendelordner. Wichtig hier sind gute Verknüpfungen zu DATEV, die das Buchhaltungsprogramm bietet. Denn DATEV ist für die meisten Kanzleien und Buchhaltungsbüros der gängige Industriestandard.

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6. Fazit: Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020

In unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich 2020 haben wir 12 Buchhaltungslösungen nach Nutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen sowie Service und Support untersucht. Wir haben speziell auf die Eignung für die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung Wert gelegt.

Der Trend bei den Buchhaltungsprogrammen 2020 geht eindeutig in Richtung SaaS-Lösung in der Cloud. Nahezu alle Programme sind auch mobil nutzbar. Konzeption und Schwerpunkte der Buchhaltungsoptimierung unterscheiden sich durchaus. Viele Programme zielen darauf ab, den Workflow im Bereich der Angebote und Rechnungen zu optimieren. Sie sind daher ideal für Solopreneure oder Kleingewerbe, bei denen Erstellung von Angeboten und Rechnungen den Großteil der Buchhaltungsarbeit ausmacht. Dazu zählen die Lösungen von Billomat, Fastbill oder Papierkram.  

Andere Lösungen zielen ab auf die Buchhaltung insgesamt und die optimale Verwaltung und Buchung einer Vielzahl von Belegen. Dazu zählt auch die Buchhaltungssoftware, welche die vorbereitende Buchhaltung, also die Schnittstelle zum Steuerbüro optimiert. Weil die Buchhaltung ein Teilbereich von zu optimierenden Prozessen ist, bieten immer mehr Programme Add-Ons an, die den Funktionsumfang der Buchhaltungssoftware in Richtung Optimierung aller Unternehmensprozesse erweitern. 

Noch mehr Details finden Sie in unserer Vergleichsstudie, die Sie sich als PDF herunterladen können. Sie soll Ihnen als Entscheidungshilfe für die beste Buchhaltungssoftware dienen. Bedenken Sie bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware, dass Funktionsumfang und Bedienbarkeit wichtiger sind als der Preis. Außerdem sollten Sie sich überlegen, ob Sie mit einem Steuerberater arbeiten oder die Buchhaltung komplett eigenständig erledigen. 

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