Buchhaltungssoftware-Vergleich 2021/2022: die besten Programme auf einen Blick

Für welche Zielgruppen ist das Buchhaltungsprogramm bestimmt? Für welchen Buchhaltungsstil ist das Programm ausgelegt? Richtig sich die Software an:

• User mit vorbereitender Buchhaltung bereiten Belege zur Buchung für den Steuerberater vor.
• Vorkontierer weisen Belegen bereits Konten anhand eines Kontenplans zu. Der Steuerberater prüft das und führt die finale Buchung durch.
• Selbstbucher erledigen die komplette Finanzbuchhaltung ohne Steuerberater. 

Im Bereich Rechnungen erstellen kamen hinzu: Rechnungsarten wie die Abo-Rechnung, die Teilzahlungsrechnung und Stornorechnung und das Modul für das OSS-Verfahren, das für ein innergemeinschaftlichen Handel mit Privatkunden in EU-Ländern wichtig ist. Ergänzt wurde außerdem der Bezahl-Link auf Rechnungen, der den Zahlungsverkehr beschleunigt.

Im Rahmen des Tests prüfte Für-Gründer.de, was nach der Registrierung für die Testphase des jeweiligen Programms passiert:

• Wie bequem ist die Registrierung?
• Wie gut ist das Onboarding? Welche Hilfen bietet dazu das Programm?
• Wie bequem geht die Erstellung der ersten Rechnung?
• Gibt es auch persönlichen Support während der Testphase?
• Kann die Testphase auf Wunsch verlängert werden?

Die Stärke von Fastbill Pro ist der Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Das Programm ist für 5 User ausgerichtet. Praktisch ist die integrierte Zeiterfassung, die es erlaubt, erfasste Arbeitszeiten direkt in eine Rechnung zu verwandeln. Wer mit Fastbill arbeitet, kann EÜR und GuV selbst erstellen. Die Anlagenbuchhaltung, die im letzten Jahr noch fehlte, gibt es mittlerweile. Das Onboarding nach der Registrierung könnte besser sein, hier bieten andere Programme mehr.

Billomat Business hat seine Stärke im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Das Programm unterstützt viele Fremdwährungen und unterstützt damit das internationale Geschäft eines Unternehmens. Für EÜR oder GuV braucht es eine Steuerkanzlei, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Ansonsten bietet Billomat perfekte Schnittstellen zum Steuerberater, beispielsweise über die Plattform „DATEV Unternehmen online“, dem Datenaustausch-Portal zwischen Steuerberater und Unternehmer. Das Onboarding bei Billomat ist gut, eine Rechnung kann der User innerhalb von 2 Minuten schreiben.

BuchhaltungsButler Accounting Pro ist eine Buchhaltungssoftware für gewerbliche Unternehmen aller Rechtsformen sowie für Freiberufler, aber auch für Vereine. Die Belegverwaltung funktioniert automatisiert. Allerdings fehlt im Bereich „Rechnungsstellung“ das Mahnwesen. Damit Freiberufler oder Kleingewerbetreibende tatsächlich die EÜR ohne Steuerberater machen können, müsste das Modul „Anlagenbuchhaltung“ hinzukommen. Das ist aber für Ende 2021 geplant. Das Onboarding bei BuchhaltungsButler ist nutzerfreundlich, eine Rechnung lässt sich innerhalb von 2 Minuten schreiben.

SAGE ERP ist ein mächtiges Programm, das über die reine Buchhaltung hinausgeht. Sage wirbt zwar damit, dass es auch Laien bedienen können. Die Vielfalt an Optionen verlangt aber einen Nutzer, der mit ERP- oder zumindest mit Warenwirtschaftsprogrammen schon einmal gearbeitet hat. Die reinen Buchhaltungsfunktionen sind sehr umfangreich, bei der Benutzerfreundlichkeit hapert es allerdings. Beim Test war es nicht möglich, ohne Hilfe per Telefon oder Chat eine Rechnung in kurzer Zeit zu erstellen. Ein geführtes Onboarding gibt es bei SAGE ERP nicht. Das wäre wünschenswert. Denn die Testzeit ist mit 7 Tagen eher kurz bemessen. Profis, die umfassende Funktionalität schätzen, werden aber mit dem Programm viel anfangen können.

OrgaMax Online versteht sich als Büro-Software, die auch für Buchhaltungs-Laien geeignet ist. Die Software ist auf die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ausgerichtet. Eine EÜR oder eine GuV kann eigenständig nicht erstellt werden, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Dafür punktet das Programm mit hoher Nutzerfreundlichkeit. Auch das Onboarding nach der Registrierung funktioniert ausgezeichnet: Eine Rechnung lässt sich innerhalb von 2 Minuten erstellen.

Diese Buchhaltungssoftware aus der Cloud ist für KMUs, Buchhalter und Steuerberater konzipiert. Es richtet sich vom Umfang her an professionelle Buchhalter und Controller. Im Mittelpunkt des Programms steht die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei. Eine Besonderheit im Rechnungsbereich ist die Mehrsprachigkeit des Programms, was besonders für Unternehmen mit internationalem Geschäft wichtig ist. Wer Reviso testet, wird ein geführtes Onboarding vermissen. Im Test war es aber möglich, ohne fremde Hilfe innerhalb von 5 Minuten eine Rechnung zu erstellen.

DATEV ist der Industriestandard. Die überwiegende Mehrheit aller Steuerberater arbeitet mit DATEV-Programmen. Das hier betrachtete Programm sollte auch nicht ohne Abstimmung mit dem Steuerberater eingesetzt werden. Es ist ein Profi-Programm für ausgebildete Buchhalter, die spielend die doppelte Buchführung und das korrekte Buchen in den jeweiligen Kontenrahmen beherrschen. Es ist ein Programm für Selbstbucher, das auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgerichtet ist. Mit kostenpflichtigen Modulen lassen sich sämtliche Rechnungsfunktionen perfekt abbilden. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist dieses Programm, wenn perfekt konfiguriert, für kleinere und mittlere KMUs eine gute Wahl. Für den Solopreneur sind andere Programme sicherlich besser. DATEV bietet eine Testphase von 120 Tagen. Ein geführtes Onboarding gibt es nicht. Der typische Anwender mit einem Hintergrund als ausgebildeter Buchhalter wird es auch nicht benötigen.

Die Funktionalität von WISO MeinBüro hat sich im Vergleich zum letzten Jahr deutlich gesteigert. Jetzt gibt es eine mobile App und auch Steuerberater können auf das Programm zugreifen. Das entspricht dem Credo von WISO MeinBüro, Büroabläufe mit Einbindung eines guten Steuerberaters zu optimieren. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend und zugeschnitten auf Praktiker mit wenig kaufmännischer Erfahrung. In diesem Zusammenhang ist auch die lange Testphase von 30 Tagen sehr hilfreich. Einem neuen User bietet das Programm nach der Registrierung ein einwandfreies Onboarding. Eine Rechnung nach Registrierung lässt sich spielend erstellen. Mehr Funktionen im Buchhaltungsbereich wären aber wünschenswert.

Collmex ist ein Programm für Buchhaltungsprofis. Einige Steuerberatungskanzleien und Buchhaltungsbüros arbeiten damit. Das Programm ist für den Einsatz am Desktop ausgerichtet und hat im Kern seine Stärken in den Buchhaltungsfunktionen. Außerdem gibt es Erweiterungen für E-Commerce, Handel, Handwerk sowie auf Projektbasis arbeitende Dienstleister. Look-and-feel sowie Benutzerfreundlichkeit sind nicht mehr ganz auf dem neuesten Stand. Auch benötigt das Programm eine gut geplante Einarbeitung, weil sich hier vieles nicht intuitiv erschließt. So fehlt ein Onboarding nach der Registrierung und der Collmex-Neuling muss wissen, wo er hingehen muss. Immerhin war es im Test möglich, innerhalb von ca. 5 Minuten die erste Rechnung zu erstellen. Wer mit Collmex einmal Freundschaft geschlossen hat, wird gut damit arbeiten können. Für Buchhaltungslaien sind andere Programme aber geeigneter. 

Belege und Unterlagen für die Steuerkanzlei vorbereiten ist mit Arbeit verbunden. Wenn es also einen Weg gibt, Belege schnell und einfach zu digitalisieren, dann spricht viel fürs Selberbuchen. Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, die diese Belege schnell und zuverlässig digitalisiert, dann gibt es keinen Grund, warum Sie das nicht tun sollten.

Ist die Anzahl Ihrer Belege pro Monat oder pro Jahr gering, schaffen Sie dies ohne großen Zeitaufwand. Wenn Sie außerdem noch die einfache Buchführung anwenden, dann können Sie sogar auf die Leistung einer Steuerkanzlei ganz verzichten. Allerdings können auch bei geringem Belegumfang steuerkritische Sachverhalte auftauchen, die gegen das Selbermachen der Buchhaltung sprechen.

Je komplizierter Ihre Geschäftsvorgänge, desto höher das Risiko, Fehler zu machen. Ein gutes Beispiel hierfür sind Lieferungen ins EU-Ausland. Hier gelten komplizierte Regelungen zur Umsatzsteuer, bei denen Fehler kostspielig sind. Gleiches gilt für die Gewinnermittlung. Eine EÜR zu erstellen ist in der Regel gut machbar, wenn der Umfang der Buchhaltung gering ist. Tückisch wird die EÜR bei komplizierten Fragen zur Bewertung von Anlagevermögen oder bei steuerlichen Spezialfragen. Auch wenn Ihre persönliche steuerliche Situation komplex ist, brauchen Sie steuerliche Beratung für die Steuererklärung. Spätestens beim Jahresabschluss mit Bilanz und GuV ist es besser, dem Steuerberater diese Arbeiten zu überlassen.

In vielen Fällen ist es also besser, sich die Arbeit aufzuteilen. Sie buchen die Belege mit der Buchhaltungssoftware, die Sie problemlos selbst buchen können. Alles was kompliziert ist, übergeben Sie der Kanzlei. Das Motto lautet hier: Digitalisierung statt Pendelordner. Wichtig hier sind gute Verknüpfungen zu DATEV, die das Buchhaltungsprogramm bietet. Denn DATEV ist für die meisten Kanzleien und Buchhaltungsbüros der gängige Industriestandard.

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