Buchhaltungssoftware-Vergleich 2026: Die besten 12 Programme im Test

Kernfrage dieses Testabschnitts ist: Wie schnell ist mein neues Buchhaltungsprogramm einsatzbereit? Daraus leiten sich 3 Detailfragen ab:

1. Wie einfach funktioniert die Anmeldung im Programm?
2. Führt die Buchhaltungssoftware den Nutzer bei den ersten Schritten im Programm?
3. Beginnt das Onboarding mit wichtigen Grundeinstellungen wie den Nummernkreisen für Rechnungen?

Rechnungen schreiben ist eine der wichtigsten Buchhaltungsaufgaben kleiner Unternehmen. Im Live-Test fragen wir also ab:

1. Wie schnell und bequem kann ein Nutzer eine Rechnung erstellen?
2. Welche E-Rechnungsformate bietet das Programm?
3. Wie bequem lässt sich eine Rechnung aus einem Angebot erstellen?
4. Welche Rechnungsarten gibt es? Wie zuverlässig funktionieren sie (Wiederholungsrechnungen, Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen)
5. Wie bequem lässt sich eine Rechnung versenden?
6. Wie einfach lassen sich offene Rechnungen überwachen? Wie gut funktioniert das Mahnwesen?
7. Hält der Ablauf der Stornierung einer Rechnung den Anforderungen einer Betriebsprüfung stand?

In diesem Abschnitt des Live-Tests prüfen wir 6 Punkte:

1. Wie einfach ist es, Lieferantenrechnungen hochzuladen und zu buchen?
2. Lassen sich E-Rechnungen hochladen, erfassen und buchen?
3. Erkennt das System Eingangsrechnungen für Betriebsausgaben und Anlagegüter?
4. Macht die Buchhaltungssoftware einen Kontierungsvorschlag?
5. Lässt sich das Geschäftskonto mühelos einbinden?
6. Ordnet das Geschäftskonto-Modul offene Belege einer Kontobuchung zu?
7. Wie bequem geht der Bankdatenabgleich?

Insgesamt 5 Punkte prüfen wir in diesem Test-Abschnitt:

1. Bekommt der Nutzer am Monatsende eine BWA, um die Ertragslage zu checken?
2. Kann der Nutzer seine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) selbst machen?
3. Kann der Nutzer seinem Steuerberater einen Zugang zum Programm verschaffen?
4. Welche Exportmöglichkeiten gibt es für den Steuerberater bzw. die Steuerkanzlei?
5. Wie sieht das Dashboard aus? Enthält es entscheidungsrelevante Kriterien?

Eine gute Buchhaltungssoftware lässt sich von Anfang an einfach konfigurieren und bedienen.

• Geführtes Onboarding: Ein virtueller Assistent führt den Erstanwender durch die Software, um Firmendaten, Nummernkreise, Verkaufseinheiten und Steuernummern anzulegen oder das Geschäftskonto einzubinden.
• Persönliche Einführung: Wer Hilfe benötigt, kann mit dem Service einen Termin buchen, um sich das Programm erläutern zu lassen.
• Suchfunktion: Sie erlaubt dem User den schnellen Zugriff auf Programmfunktionen oder Buchungshilfen.
• Buchungsvorlagen: Sie vereinfachen die Belegbuchung durch voreingestellte Zuordnung von Konten.
• Automatisierte Bankbuchung: Daten des Geschäftskontos werden automatisch eingelesen und den offenen Belegen automatisch zugeordnet.

Die besten Buchhaltungsprogramme erlauben auch dem Buchhaltungslaien, die Software richtig zu bedienen sowie schnell und effektiv damit zu arbeiten.

Eine moderne Buchhaltungssoftware erlaubt Buchungen unabhängig vom Ort. Dabei helfen mobile Apps (iOS, Android):

• Belege sofort erfassen und verbuchen. Damit vermeiden Sie selbsterstellte Notbelege.
• Angebote vom Smartphone aus erstellen und versenden
• Umsätze und Geschäftszahlen über das Mobiltelefon abrufen

Gute Buchhaltungsprogramme sparen Zeit. Quittungen, Kassenbons (Kleinbetragsrechnungen) werden nicht mehr eingetippt, sondern eingescannt. Die besten Buchhaltungstools erledigen die folgenden Schritte automatisch:

• Den Beleg dem richtigen Geschäftspartner (Kreditor) zuordnen.
• Rechnungsbetrag samt Umsatzsteuer erkennen
• Das richtige Buchungskonto erkennen und den Rechnungsbetrag dort verbuchen
• Dank KI lernt das System und automatisiert die Buchungsvorgänge

Dies schafft Freiraum für die eigentlichen unternehmerischen Aufgaben.

Bei der Nutzer- und Rechteverwaltung geht um folgende Punkte:

• Lassen sich Nutzerrechte definieren? Etwa für die Geschäftsführung, für Sachbearbeiter oder für den Steuerberater.
• Gibt es eine Änderungs- und Zugriffshistorie? Damit lassen sich Buchungsvorgänge lückenlos nachvollziehen.
• Kann ein Programm mehrere Unternehmen verwalten?

• Wie gut ist das Onboarding
• Beginnt das Onboarding mit wichtigen Grundeinstellungen?
• Lassen sich die Nummernkreise einfach anlegen?
• Gibt es einen persönlichen Setup-Service?
• Gibt es ein abweichendes Wirtschaftsjahr?

Prüfen Sie auch weitere Onboarding-Abläufe:

• Können Stammdaten mit der ersten Rechnung angelegt werden? (Kunden, Produkte, Dienstleistungen)
• Sind die eingestellten Verkaufseinheiten ausreichend?
• Kann ich mein Bankkonto einbinden?
• Anzahl Bankkonten einbindbar
• Zeigt das System Bankdaten in Echtzeit?
• Gibt es einen Bankdatenimport?

Seit dem 1.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Folgende Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware haben:

• E-Rechnung empfangen, validieren, buchen und verarbeiten
• E-Rechnungen schreiben (X-Rechnung, ZUGFeRD)
• E-Rechnungen archivieren

Dabei untersuchten wir:

• Wie gut sind die eingestellten Vorlagen
• Vorlagen einfach zu erstellen und zu individualisieren?
• Individuelles Briefpapier möglich?
• Integration von Bezahllinks möglich? (z. B. PayPal)

Denn Rechnungsvorlagen sind Teil des Unternehmensauftritts.

Wir untersuchten:

• individualisierbare Kundenstammdaten
• Anlegen mehrerer Ansprechpartner
• Anlegen individueller Kundenrabatte
• Check der Kundenhistorie möglich
• Möglichkeit für Kundennotizen
• Zugangsmöglichkeit für Kunden zum Kundenbereich: Damit holen sich Kunden Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen selbst ab.

Nur mit einer guten Kundenverwaltung lassen sich Abläufe beim Schreiben von Rechnungen optimieren.

Die besten Rechnungsprogramme erstellen aus einem Angebot auf Knopfdruck eine Rechnung. Folgende Punkte sind wichtig:

• Gibt es einen 1-Klick-Workflow: Aus einem Angebot entsteht per Mausklick eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung, ein Lieferschein und bei Nichtzahlung eine Mahnung.
• Lassen sich Angebote und Rechnungen mobil erstellen?
• Gibt es überhaupt Auftragsbestätigungen und Lieferscheine?

Wichtig sind außerdem die Rechnungskonditionen, die bei einer Rechnung möglich sind. Zu denken ist dabei an:

• Positionsrabatt
• Gesamtrabatt
• Skonto
• Zahlungziel

Rechnungsversand: Je schneller die Rechnung zum Kunden gelangt, desto schneller die Bezahlung. Folgende Punkte sind wichtig:

• Rechnungsversand per Mail (aus dem System heraus)
• Ist der Rechnungsversand protokolliert?
• Rechnungen selbst versenden
• Rechnungsversand per Post (aus dem System heraus); integrierte Postschnittstelle
• Rechnung abholen durch Kunden (Kunden-Portal)

Folgende Rechnungsarten sollte ein Buchhaltungsprogramm beherrschen:

• Dauerrechnung (Aborechnung bzw. wiederkehrende Rechnung): Mit automatischer Erstellung und Versand von Dauerrechnungen
• Zeiterfassung und Projektabrechnung
• Projektrechnungen:  Abschlags, Schlussrechnung
• Reverse Charge Rechnung
• E-Commerce-Rechnung (WAWI, Shopsystem)
• Abrechnungsgutschrift (Handelsvertreter)

Eine Buchhaltungssoftware sollte in der Lage sein, Rechnungen rechtlich korrekt zu korrigieren oder zu stornieren:

• Stornorechnung erstellen mit Dokumentation für das Finanzamt
• Korrekturrechnung erstellen mit Dokumentation für das Finanzamt

Bei der Rechnungsarchivierung sind folgende Punkte ausschlaggebend:

• Sekundenschnelle Auffindbarkeit der Rechnung
• GoBD-konforme Archivierung

Dabei sind folgende Eigenschaften wünschenswert:

• Rechnung auf Englisch
• Rechnung in anderen Fremdsprachen möglich
• Rechnung in Fremdwährung
• Lieferscheine
• Reverse-Charge-Rechnung für das EU-Geschäft

Folgende Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware beim Debitorenmanagement haben:

• Übersicht offener Rechnungen
• Abgleich bezahlter Kundenrechnungen mit dem Geschäftskonto
• Mahnwesen – Zahlungserinnerungen und Mahnungen schreiben
• Kann ich die Anzahl der Mahnstufen definieren?
• Zahlungserinnerung vor Fälligkeit möglich (Zahlungsavis)

Folgende Funktionen haben wir geprüft:

• Mobile Belegerfassung per App
• Digitale Belegerfassung per Drag & Drop
• Belegerfassung per Email (E-Mail-Adresse für Belege)
• Belegerfassung auf Basis einer Geschäftskontobuchung
• Belegerfassung per OCR
• Empfangen von E-Rechnungen
• Manuelle Belegerfassung

Denn die digitale Belegerfassung ist der Schlüssel, Zeit bei den Buchhaltungsaufgaben einzusparen.

Belege buchen heißt, den erfassten Belegen ein Buchhaltungskonto zuzuordnen. Wir haben daher folgende Funktionen geprüft:

• Manuelle Konto-Zuordnung
• Automatische Konto-Zuordnung
• Verständlichkeit der Kontenrahmen
• Gibt es die Kontenrahmen SKR03 bzw. SKR04?
• Sind die Kontenrahmen erweiterbar?

Wir haben geprüft:

• Anlagenbuchung
• Buchung von GWG
• Buchung als Anlage
• System macht Abschreibungsvorschlag
• Anlagenübersicht mit AfA-Beträgen und Restbuchwerten

Die korrekte Buchung von Investitionen ist wichtig, um die Abschreibungen korrekt zu ermitteln und zu buchen.

Idealerweise deckt eine Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen den Zahlungsverkehr ab. Diese Funktionen waren uns wichtig:

• Die Software erlaubt Online-Banking
• Automatisierter Bankdatenabgleich vorhanden: Die Software erkennt gebuchte Belege und gleicht sie mit der Zahlung ab.
• Eine manuelle Bankdatenbuchung ist möglich.

Für Unternehmen mit Bargeldverkehr sind folgende zwei Funktionen bei einem Buchhaltungsprogramm essenziell:

1. Kassenbuch
2. Schnittstelle zu Kassensystemen (Add-ons oder API)

Erweiterungen dienen dazu, ein Buchhaltungsprogramm an die individuellen Erfordernisse eines Unternehmens anzupassen. Am Wichtigsten ist:

• Gesamtzahl Integrationen: Je mehr Integrationen, desto flexibler einsetzbar das Programm.

In folgenden Bereichen sind Add-ons typisch und nachgefragt:

• E-Commerce: Schnittstellen zu Shopsystemen wie Shopify
• Branchenlösungen: etwa Anbindungen zu Handwerkerprogrammen
• CRM-Systeme: für individuelle Vertriebslösungen
• Zeiterfassung & Projektmanagement: für Unternehmen mit anspruchsvollem Projektgeschäft
• Automatisiertes Belegmanagement: Häufig sind das Programme, die automatisch Belege von Online-Dienstleistern ins System ziehen. Das spart Zeit bei der Belegverwaltung
• Reisekostenabrechnung: Wichtig für Unternehmen mit extern arbeitenden Mitarbeitern

Zusätzlich sollte eine Buchhaltungssoftware ermöglichen, individuelle Software-Lösungen zu erstellen. Dabei helfen:

• API: Eine API ist eine allgemeine Programmierschnittstelle, welche die Brücke zwischen unterschiedlichen Programmen darstellt.
• Netzwerk an Dienstleistern: Sie kennen die Besonderheiten der Buchhaltungssoftware und sind in der Lage, individuelle Lösungen zu programmieren.

Das Programm ist in der Lage:

• Die monatliche Zahllast zu berechnen
• Die Daten werden per Mausklick an Elster übersendet.

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist wichtig für all die Unternehmer, die keinen Steuerberater haben.

Ein gutes Buchhaltungsprogramm ist in der Lage, dem Unternehmer folgende Auswertungen zu liefern:

• Eine BWA, um die Gewinne aktuell zu ermitteln
• Eine Übersicht über offene Kunden- und Lieferantenrechnungen (OPOS)
• Ein Controlling-Dashboard mit wichtigen Kennzahlen, das idealerweise individuell eingestellt werden kann

Damit ist der Nutzer in der Lage, sich zeitnah über die aktuelle finanzielle Lage im Unternehmen zu informieren.

Zu den monatlichen Buchhaltungsaufgaben gehört auch die Lohnabrechnung. Zu prüfen ist also:

• Besitzt die Buchhaltungssoftware ein Lohnmodul?
• Gibt es Schnittstellen zu Lohnprogrammen?

Lohnmodule gibt es aber bei den wenigsten Programmen. Empfehlung der Redaktion: Lohnabrechnung sollte immer in Begleitung einer Steuerkanzlei oder eines Lohnbüros gemacht werden.

Folgende Funktionen sollte eine Buchhaltungssoftware für EÜR-Gewinnermittler erfüllen:

• Datenvorbereitung für die Anlage EÜR
• Auswertung kompatibel mit den Feldern für die Anlage EÜR
• Anlage EÜR aus dem System heraus erstellen (Datenübertrag zur Anlage EÜR)
• Schnittstellen zu Steuertools (z. B. smartsteuer)

EÜR-Gewinnermittler sind Freiberufler und Kleingewerbetreibende. Außerdem Kaufleute e.K. mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € oder einem Gewinn unter 80.000 €.

Bilanzierer benötigen folgende Funktionen:

• Eine Summen- und Saldenliste?
• Erstellung von Bilanz/GuV aus dem System heraus
• E-Bilanz aus dem System heraus erstellen
• Schnittstelle zu E-Bilanztools (eBilanz+)

GmbHs, UGs und sonstige im Handelsregister eingetragene Rechtsformen ermitteln mit Bilanz/GuV ihren Gewinn. Idealerweise arbeiten bilanzierende Unternehmer mit einem Steuerberater zusammen.

Folgende Kriterien zeigen, wie gut die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei funktioniert:

• DATEV-Anbindung: Es gibt einen DATEV-Export oder DATEV-Schnittstellen.
• Zugriff des Steuerberaters: Der Steuerberater ist zusätzlicher Nutzer der Buchhaltungssoftware, prüft Buchungen oder holt Daten ab.
• Excel-Export: Manchen Steuerberatern genügt für die Zusammenarbeit ein CSV- bzw. Excel-Export.
• Steuerberater-Netzwerk: Das sind Steuerberater, die sich auf Anwender einer bestimmten Buchhaltungssoftware spezialisiert haben.

Für Bilanzierer ist ein Steuerberater grundsätzlich empfehlenswert, auch für EÜR-Gewinnermittler ist er in komplexen Fällen sinnvoll.

Eine Buchhaltungssoftware sollte in der Lage sein, Buchhaltungsdaten im Falle einer Betriebsprüfung bereitzustellen.

Die besten Buchhaltungstools bieten einen umfangreichen Support:

• Handbuch
• Chatbot
• Videos
• FAQ
• Persönlicher Direktsupport

Die meisten User der im Vergleich betrachteten Programme sind keine Buchhaltungs-Profis. Je mehr Support sie erhalten, desto besser.

Sicherheit der Daten und steuerrechtlich konforme Datenhaltung sind ein Muss bei Buchhaltungsprogrammen. Wichtig sind:

• Lückenlose Protokollierung aller Buchungsvorgänge im System
• GOBD-Konformität, idealerweise zertifiziert
• Zertifizierte Sicherheit der Server (TÜV Zertifizierung)
• SSL-Verschlüsselung der Datenübertragung

Interessant sind auch Aspekte der Nachhaltigkeit:

• Unterstützt das Programm papierlose Abläufe?
• Ist das Hosting der Software klimaneutral?

Die besten Buchhaltungsprogramme ermöglichen dem Interessenten, das Programm unverbindlich zu testen. Daher haben wir gefragt:

• Wie lang ist die Testphase? 
• Kann die Testphase auf Wunsch verlängert werden?

Je länger die Testphase, desto besser.

Hier sollten Unternehmer folgende Fragen stellen:

• Für wie viele User ist die Buchhaltungssoftware ausgerichtet?
• Wie hoch ist der Preis pro Monat?
• Was kostet ein zusätzlicher Nutzer bei begrenzter Nutzeranzahl im Tarif?
• Gibt es Einsteiger-Rabatte? Etwa bei längerer Buchung des Programms?

Die Buchhaltungssoftware sevdesk bietet ein ausgezeichnetes Onboarding für ein optimales Set-up des Programms. Ziel des Onboardings ist es, das Programm für das Buchhaltungs-Tagesgeschäft bereitzumachen. Das geht ganz einfach:

• Firmendaten eintragen inklusive Steuernummern
• Kontenrahmen definieren
• Logo hochladen
• Rechnungsvorlage konfigurieren und Nummernkreise festlegen (auch für Angebote und Lieferscheine)
• Kunden anlegen
• Produkte/Dienstleistungen definieren, mit Preisen, Stundensätzen, Verkaufseinheiten
• Geschäftskonto einbinden

Während des Onboardings konnten wir die erste Rechnung erstellen und den ersten Beleg buchen. Es gab zu keinem Zeitpunkt Unsicherheiten oder den Drang, den Test abzubrechen und auszusteigen.

Das Geschäftskonto einbinden funktionierte reibungslos. Innerhalb weniger Minuten war das Programm in der Lage Bankdaten zu verbuchen.

Die Belegbuchung funktioniert hervorragend. Ein Beleg wird gescannt und ins Programm geladen. Das Programm erkennt den Beleg zu 90 % und macht Buchungsvorschläge. Ist der Beleg bezahlt, ordnet das Programm dem jeweiligen Beleg die korrespondierende Banktransaktion zu. Der Automatisierungsgrad liegt bei 80 % - 90 %.

E-Rechnungen empfangen und buchen ist mit sevdesk möglich.

Eine Rechnung zu erstellen ist bereits Teil des Onboardings. Alles funktioniert spielend und intuitiv. sevdesk beherrscht neben der normalen Rechnung auch Abo-Rechnungen und Abschlagsrechnungen samt Schlussrechnung. Mit einem Mausklick konnten wir eine Rechnung per Mail versenden, es gibt sogar eine Post-Schnittstelle, um einen Brief physisch zu versenden – aus dem System heraus.

Des Weiteren bietet sevdesk die Rechnung in Fremdwährung sowie die Abrechnungsgutschrift, etwa für die Bezahlung von freien Handelsvertretern. Auch E-Rechnungen lassen sich mittlerweile mit sevdesk erstellen. Damit erfüllt die Software die E-Rechnungspflicht.

Das monatliche Controlling funktioniert ausgezeichnet. Es gibt übersichtliche und aussagekräftige Auswertungen als Einnahmen-Überschuss-Berichte oder Gewinn-und-Verlust-Reports. Die Schnittstellen zu DATEV sowie das Exportieren von Daten nach DATEV lassen sich spielerisch bedienen.

Für die Anlage EÜR bietet sevdesk eine Auswertung, allerdings ohne automatischen Versand nach ELSTER. Die Positionen der Anlage EÜR müssen also manuell übertragen werden. Gleiches gilt für einen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV.

sevdesk bietet ausgezeichneten Support von der Kontext-Hilfe bis zu Video-Tutorials. Auch persönliche Beratung kann angefordert werden. Ferner wird der User während der 14-tägigen Testphase mit regelmäßigen Tipps und Hilfen per E-Mail versorgt.

sevdesk bietet einen Zugang für den Steuerberater bzw. die Steuerkanzlei, um auf Buchhaltungsdaten zuzugreifen. Außerdem gibt es einen DATEV-Export und Schnittstellen zu DATEV-Programmen. sevdesk bietet darüber hinaus ein Steuerberater-Netzwerk. Das sind Kanzleien, die sich auf sevdesk-Anwender spezialisiert haben.

sevdesk hat umfangreichere Funktionen im Bereich Fakturierung. Bei BuchhaltungsButler fehlt das Mahnwesen. Eine Kundenverwaltung, Rechnungen in Fremdwährungen oder ein Mahnwesen gibt es ebenfalls nicht. Bei BuchhaltungsButler sind dafür die Buchhaltungsfunktionen umfangreicher. Mit BuchhaltungsButler kann die Anlage EÜR aus dem System heraus erstellt werden. Auch für die e-Bilanz gibt es bei BuchhaltungsButler ein Add-on.

sevdesk hat seine Stärken im Rechnungsbereich, Lexware Office bei der Belegbuchung. 

Wer Rechnungen in Fremdwährung, Rechnungen auf Basis erfasster Arbeitszeiten oder Abrechnungsgutschriften erstellt, sollte sevdesk wählen.

Details dazu finden Sie in unserem Detail-Vergleich „sevdesk versus Lexware Office“.

sevdesk ist GOBD-zertifiziert, und die Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS-Zertifikat). Sämtliche Server von sevdesk befinden sich in Deutschland, Daten werden getrennt gespeichert. Ein Ausfallschutz garantiert Erreichbarkeit des sevdesk-Systems, sollten Server ausfallen.

Integrationen gibt es in folgenden Bereichen:

• Banking: Hier gibt es unter anderem Kooperationen mit der Postbank und dem FinTech Qonto
• Finanzen: Wer seine Liquidität professionell planen will, nutzt die Integrationen zu Agicap, Commitly oder Tidely
• Produktivität: Hier lassen sich Terminplanungstools, CRM-Systeme bis zu Branchenlösungen für das Handwerk integrieren.
• Projektverwaltung: Hier gibt es Partner-Tools für Zeiterfassung, Projektplanung und Unternehmenssteuerung.
• Rechnungsmanagement: Diese Partner-Tools umfassen Anwendungen für digitales Belegmanagement, Reisekosten- und Spesen-Software und Spezialprogramme für Amazon-Händler
• E-Commerce: Auch Shopify, WooCommerce, oder WIX-Shopsysteme lassen sich in sevdesk integrieren.
• Versicherungen: Die Kooperation mit Finanzchef24 und exali sind Partner-Angebote
• Steuern: Neben DATEV gibt es hier auch Schnittstellen zu ADDISON und steuerberaten.de.

Die Rechnungssoftware Lexware Office bietet ein hervorragendes und übersichtliches Onboarding. Der User wird aufgefordert, eine erste Rechnung zu schreiben. Dabei legt der User gleichzeitig wichtige Stammdaten und Funktionen an:

• Firmendaten
• Nummernkreise für Rechnungen und weitere Dokumente
• Verkaufseinheiten: Voreingestellt sind die Einheiten „Stück (Stck)“ und „Stunde (Std.)“
• Kundendaten
• Produkte und Dienstleistungen
• Einbau von PayPal-Links, damit Rechnungsempfänger schneller bezahlen.

Im Onboarding helfen die vielen Kontexthilfen und How-to-Videos dem Anwender, Lexware Office optimal zu konfigurieren. Persönlichen Direktsupport gibt es auf Wunsch.

Ein Geschäftskonto einbinden ist ein Kinderspiel und dauert 1 bis 2 Minuten. Dann ist das Geschäftskonto einsatzbereit und kann erste Belege buchen bzw. Zahlungen entgegennehmen.

Mittlerweile bietet Lexware Office ein eigenes Geschäftskonto, das direkt über das Programm-Dashboard gebucht werden kann. Es bietet neben Debitkarten auch Unterkonten für Steuerrücklagen.

Die Belegbuchung erfolgt per Scan oder per Hand. Das System erkennt pro Geschäftsvorfall den Rechnungsabsender, die Rechnungsnummer und den Rechnungsbetrag sowie den Mehrwertsteuersatz und macht automatisch einen Buchungsvorschlag.

Das System lernt. Je mehr Belege, desto genauer die Kontenzuordnung. Auch der Bankdatenabgleich erfolgt automatisiert. Das System ordnet Kontobuchungen Belegen zu und macht Buchungsvorschläge, die der User per Klick bestätigt.

Die Zeitersparnis beträgt 80 % bis 90 % gegenüber rein manueller Bankbuchung.

Ein übersichtliches Dashboard zeigt Einnahmen und Ausgaben auf Monatsbasis. Es gibt tagesaktuelle Auswertungen zu EÜR und GuV. Schnittstellen zu ELSTER und zu DATEV ermöglichen es, UStVAs selbst an das Finanzamt zu senden.

Daneben verfügt Lexware Office über Schnittstellen zu DATEV sowie über den Datenexport zum Steuerberater.

Für die Anlage EÜR bietet Lexware Office eine Schnittstelle zu smartsteuer. Das Add-on smartsteuer übernimmt die Daten für die Anlage EÜR und erstellt die Steuererklärungen für das Finanzamt.

Lexware Office kann keinen Jahresabschluss mit Bilanz und GuV erstellen. Für Bilanzierer ist Lexware Office lediglich ein Tool für die vorbereitende Buchhaltung. Ein Steuerberater ist für Bilanzierer dringend zu empfehlen.

Der Steuerberater hat Zugriff auf die Daten von Lexware Office, um sie am Ende einer Buchhaltungs-Periode abzuholen. Daneben gibt es umfangreiche Exportmöglichkeiten nach DATEV und Excel.

Lexware Office bietet umfangreiche Hilfen für den User: das Erstanwender-Webinar, Kontexthilfen und Video-Anleitungen. Der User hat zu jeder Zeit Unterstützung, sollte er nicht mehr weiterwissen. Die Testphase beträgt 30 Tage. In dieser Zeit erhält der User per E-Mail Tipps und Tricks für die optimale Anwendung von Lexware Office.

Dank der ELSTER-Schnittstelle sendet der Nutzer seine USt-VA direkt an das Finanzamt. Das Programm berechnet alle relevanten Beträge aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen und übergibt die Daten in die richtigen Felder im Online-ELSTER-Formular.

Lexware Office bei der Belegbuchung, sevdesk ist bei den Rechnungen stärker. Wer 300 Geschäftskontobuchungen mit 1 Klick buchen will, sollte Lexware Office wählen. Details dazu finden Sie in unserem Detail-Vergleich „sevdesk versus Lexware Office“.

Lexware Office bietet 2 Wege zum Austausch mit DATEV:

• DATEV-Export: sämtliche Buchungsdaten sowie Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummern kann der User an DATEV senden
• Direkt-Export zum Steuerberater via DATEV-Cloud-Services: Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie vorkontierte Belege übergibt das System an die DATEV-Kanzleisoftware

Mehr als 60 Add-ons bietet Lexware Office, um die betrieblichen Abläufe bestmöglich zu gestalten:

• Banking: Einbindung von FinTech-Geschäftskonten, Zahlungsdienstleistern
• Controlling: Liquiditätstools als Ergänzung zum Dashbord von Lexware
• Anbindung Shopsysteme: Shopify, Shopware, WooCommerce u. a.
• Beleg-Automatisierung: etwa mit Reisekosten-Tools
• Zeiterfassung und Projekt-Management
• Branchenlösungen für Handwerker, Tierärzte, Gebäudereiniger oder Seminaranbieter
• E-Mail-Marketing
• Dokumentenmanagement

Das gut geführte Onboarding beginnt mit wichtigen Grundeinstellungen wie den Rechnungsnummern. Die Konfiguration der Rechnungsvorlagen ist kinderleicht, bereits mit den Default-Vorlagen kann jeder Nutzer sofort starten. Auf Wunsch kann der Nutzer eine persönliche Einführung kostenfrei buchen.

Das Geschäftskonto einbinden funktioniert reibungslos. WISO MeinBüro Rechnungen ist für eine Vielzahl an Geschäftskonten geeignet. Innerhalb weniger Minuten ist der Nutzer in der Lage, Bankdaten zu buchen.

Die Buchung von Eingangsrechnungen funktioniert zuverlässig. Ein Beleg wird gescannt und ins Programm geladen. Das Programm erkennt wichtige Daten aus dem Beleg, schlägt aber keine Buchungskonten vor. Der Nutzer kann jedoch für jeden Lieferanten ein Standardkonto hinterlegen. Dann wird für alle zukünftigen Rechnungen das entsprechende Konto bebucht.

Ist der Beleg auf dem Geschäftskonto bezahlt, ordnet das Programm dem jeweiligen Beleg die korrespondierende Banktransaktion zu. Der Automatisierungsgrad liegt bei 80 % - 90 %.

Die Rechnungsfunktionen funktionieren reibungslos. Der Nutzer verfügt über folgende Möglichkeiten der Abrechnung:

• Normale Rechnung, um Waren und Dienstleistungen abzurechnen.
• Abrechnung erfasster Arbeitszeiten
• Projekte abrechnen, mit Anzahlungs-, Teilzahlungs- und Schlussrechnung
• Abo-Rechnung bzw. Wiederholungsrechnung
• Stornorechnungen funktionieren einwandfrei

Das Mahnwesen ist vierstufig mit einer Zahlungserinnerung sowie der ersten, zweiten und dritten Mahnung. Die Formulierungen bei den Mahnungen sind dabei etwas ungeschickt gewählt.

Inkasso-Profis empfehlen, Formulierungen wie „Erste Mahnung“,  „Zweite Mahnung“ nicht zu verwenden. Denn wenn ein säumiger Zahler die erste Mahnung erhält, wird er mit der Zahlung bis zu dritten warten. Schön wäre es, wenn man als Nutzer die Formulierungen für die Mahnungen konfigurieren könnte.

Das Buchhaltungsprogramm WISO MeinBüro Rechnungen bietet schlüssige Auswertungen:

• BWA
• UStVA

Ist die Buchhaltung abgeschlossen, schickt sie der User über entsprechende Schnittstellen zum Steuerberater oder (als Selbstbucher) über die ELSTER-Schnittstelle zum Finanzamt. Nutzer von WISO MeinBüro benötigen für die Gewinnermittlung mit Bilanz und EÜR einen Steuerberater. 

Für die Anlage EÜR gibt es eine Schnittstelle zu WISO Steuer. WISO Steuer nimmt die Daten für die Anlage EÜR auf und erstellt die Steuererklärungen.

Schnittstellen für Bilanzierer gibt es nicht. Bilanz/GuV sollten von einem Steuerberater gemacht werden.

Eine Steuerkanzlei kann als Nutzer zu WISO MeinBüro eingeladen werden. Außerdem gibt es ausreichende Möglichkeiten des Datenexports zum Steuerberater.

Der Support bei WISO MeinBüro ist hervorragend: Es gibt ein Online-Handbuch, Erklärvideos sowie einen FAQ-Bereich mit einer Wissensdatenbank. Persönliche Beratung ist möglich, einen Chatbot gibt es mittlerweile auch.

WISO MeinBüro ist für Unternehmen aller Rechtsformen geeignet. Für die Gewinnermittlung mit EÜR oder Bilanz/GuV ist ein Steuerberater nötig. Das liegt unter anderem daran, dass eine Anlagenbuchhaltung standardmäßig fehlt. Für die Anlagenbuchhaltung muss ein Add-on zugebucht werden.

Ja, WISO MeinBüro erlaubt nicht nur, Kleinunternehmerrechnungen ohne Umsatzsteuer zu erstellen. Es gibt sogar einen eigenen Tarif für Kleinunternehmer, der mit 6 € pro Monat sehr günstig ist.

Die Stärke von Lexware Office ist die Belegbuchung und Belegverwaltung. Das funktioniert bei WISO MeinBüro grundsätzlich gut, mit Lexware Office arbeitet es sich etwas besser. Speziell bei sehr vielen Belegen wird der Nutzer von Lexware Office die automatisierte Bankbuchung zu schätzen wissen.

Die Fülle der Rechnungsarten ist dagegen die Stärke von WISO MeinBüro gegenüber Lexware Office. So bietet WISO MeinBüro standardmäßig eine Projektzeitabrechnung. Da muss ein Nutzer von Lexware Office auf ein meist kostenpflichtiges Add-on zurückgreifen.

sevdesk ist insgesamt beim Funktionsumfang stärker als WISO MeinBüro. So bietet sevdesk eine BWA, bei WISO MeinBüro muss sich der Nutzer mit einer Gewinn-und-Verlust-Auswertung behelfen. Auch bietet sevdesk ein abweichendes Wirtschaftsjahr, WISO MeinBüro dagegen nicht.  Kostenstelle gibt es bei sevdesk, nicht aber bei WISO MeinBüro.

Bei Angeboten und Rechnungen sind beide Programme ebenbürtig. Die Buchung des Geschäftskontos bzw. der Geschäftskontenabgleich funktioniert bei sevdesk eine Spur einfacher.

Trotzdem ist WISO MeinBüro Rechnungen ein gutes Buchhaltungsprogramm, mit dem sich Anwender bei der täglichen Büroarbeit viel Zeit sparen.

Papierkram M ist optimal für Freiberufler und Dienstleister mit Projektgeschäft. Projekte lassen sich anlegen, Zeiten erfassen und mit Stundensätzen direkt in Rechnungen übertragen.

Rechnungen: Die Angebotserstellung ist übersichtlich und funktioniert zuverlässig. Produkte und Dienstleistungen müssen zunächst angelegt werden, können dann aber direkt in Angebote eingefügt werden. Rechnungen lassen sich nahtlos aus Angeboten erstellen. Sie sind professionell gestaltet, versendbar und über ein Kundenportal abrufbar. Der Zahlungsabgleich mit dem Geschäftskonto funktioniert zuverlässig, wenn auch nicht ganz so komfortabel wie bei Marktführern. Das Mahnwesen arbeitet reibungslos.

Belegerfassung: E-Rechnungen werden problemlos erkannt und verbucht. Belege lassen sich zuverlässig erfassen und buchen. Allerdings fehlt eine umfassende KI-Unterstützung, wie sie andere Programme bieten. Offene Lieferantenrechnungen werden im Dashboard nicht angezeigt, was die Übersicht etwas einschränkt.

UStVA/BWA: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist nutzbar, aber nicht die größte Stärke von Papierkram. Die betriebswirtschaftlichen Auswertungen sind auf das Wesentliche reduziert. Das Dashboard liefert Produktivitätskennzahlen, ist aber eher als Arbeitshilfe gedacht und nicht für eine umfassende betriebswirtschaftliche Steuerung geeignet.

Gewinnermittlung: 
Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bereitet Papierkram die Daten für die Anlage EÜR vor. Für eine Bilanzierung ist die Unterstützung eines Steuerberaters erforderlich.

Preis und Live-Test: Papierkram ist ab 9,90 € im Monat erhältlich, der getestete Tarif kostet 19,90 €. Im Live-Test erreichte die Software die sehr gute Note 1,4. Besonders positiv fiel die einfache Nutzung für Dienstleister und Agenturen auf. Verbesserungsbedarf gibt es beim Onboarding, da der USP – die Zeiterfassung – nicht ausreichend hervorgehoben wird. Insgesamt hat sich Papierkram im Test deutlich verbessert und bietet eine leistungsstarke Lösung für projektorientierte Unternehmen.

orgaMAX M eignet sich für Freiberufler, kleine Dienstleistungsunternehmen und Selbstständige, die Standardprozesse im Bereich Angebot, Rechnung und Mahnwesen unkompliziert abbilden möchten. Besonders stark ist die Software bei E-Rechnungen und durch die intuitive Bedienbarkeit.

Rechnungen: Die Angebotserstellung funktioniert reibungslos. Kunden, Produkte und Dienstleistungen lassen sich intuitiv anlegen. Angebote können mit wenigen Klicks in Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Mahnungen überführt werden. Der Rechnungsversand ist direkt aus dem System oder per Download möglich. Das Mahnwesen arbeitet zuverlässig in drei Stufen, wenn auch nicht sehr flexibel erweiterbar. Der Zahlungsabgleich mit dem Geschäftskonto ist möglich, erfordert aber manuelle Arbeit. E-Rechnungen im XRechnungs- und ZUGFeRD-Format werden hervorragend unterstützt.

Belegerfassung: Belege lassen sich unkompliziert per Drag & Drop hochladen und buchen. Automatische Kontierungsvorschläge gibt es nicht, das System lernt auch nicht von Nutzereingaben. Der Geschäftskontoabgleich funktioniert, erfordert jedoch manuelle Zuordnung. Für Steuerberater stehen umfangreiche Exportmöglichkeiten zur Verfügung, auch DATEV wird unterstützt.

UStVA/BWA: orgaMAX bietet ein übersichtliches Dashboard mit Cashflow-Übersicht, offenen Posten, Umsätzen und Kontostand. Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung sind vorhanden. Eine Gewinnübersicht fehlt allerdings, sodass die betriebswirtschaftliche Auswertung eingeschränkt bleibt.

Gewinnermittlung: Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung bereitet orgaMAX die Daten in einer XML-Datei für ELSTER auf. Für eine Bilanzierung ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erforderlich.

Preis und Live-Test: orgaMAX ist ab 9,00 € im Monat erhältlich, der getestete Tarif kostet 29,00 €. Im Live-Test erreichte die Software die Note 1,7. Besonders positiv wurden die einfache Bedienung, die hohe Qualität der Vorlagen und der ausgezeichnete Support hervorgehoben. Schwächen zeigten sich beim Onboarding, das sehr rudimentär ausfällt, und bei der fehlenden Automatisierung in der Belegbuchung. Insgesamt ist orgaMAX eine solide Lösung für kleine Unternehmen, die eine einfache und zuverlässige Standardbuchhaltung suchen.

BuchhaltungsButler Selbstbucher ist besonders für bilanzierende Unternehmen geeignet. 

Rechnungen: Das Rechnungsmodul zeigt Schwächen. Es gibt keine integrierte Produktdatenbank, sodass Daten bei jeder Rechnung neu eingegeben werden müssen. Angebote lassen sich zwar in Rechnungen umwandeln, jedoch fehlen wichtige Funktionen wie Positionsrabatte, automatische Skonto-Berechnungen sowie Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Auch eine Projektabrechnung mit Anzahlungen und Schlussrechnungen ist nicht möglich. Wiederholungsrechnungen sind dagegen gut umgesetzt. Mahnungen lassen sich nicht erstellen.

Belegerfassung: Die Belegerfassung zählt zu den größten Stärken von BuchhaltungsButler. Belege können im Stapel verarbeitet und zuverlässig erkannt werden. Automatische Lernfunktionen bei Kategorisierungen fehlen allerdings. Der Geschäftskonto-Abgleich funktioniert effizient: Transaktionen lassen sich schnell importieren und zuordnen. Eine direkte Online-Banking-Funktion gibt es nicht, die manuelle Zuordnung ist jedoch unkompliziert.

UStVA/BWA: Die Software bietet umfassende Auswertungen wie BWA, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und EÜR. Die Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt erstellt werden. Schnittstellen zu DATEV, CSV und weiteren Exportmöglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Auch die Erstellung von E-Rechnungen sowie der Export im XRechnung- und ZUGFeRD-Format funktionieren zuverlässig. Ein besonderes Plus ist die Möglichkeit, E-Bilanzen über die Schnittstelle zu eBilanz+ direkt einzureichen.

Gewinnermittlung: Die Gewinnermittlung über die EÜR ist vollständig integriert. Mit dem SKR03-Kontenrahmen und den Bilanzfunktionen eignet sich BuchhaltungsButler auch für komplexe Buchhaltungen. Die Anlagenbuchhaltung ist nutzerfreundlich gestaltet und rundet das Angebot ab.

Preis und Live-Test: BuchhaltungsButler startet ab 24,95 € im Monat, der getestete Tarif liegt bei 39,95 €. Im Live-Test erreichte die Software die Note 2,4. Besonders positiv fielen die starke Belegerfassung, die Bilanzfunktionen und die Schnittstellen für professionelle Anforderungen auf. Schwächen zeigten sich im Rechnungsmodul, das nur eingeschränkt nutzbar ist. Insgesamt ist BuchhaltungsButler eine hervorragende Lösung für Buchhaltungsprofis und Unternehmen mit Bilanzierungspflicht, die für ihre Rechnungen jedoch auf ein zusätzliches Tool setzen sollten.

Accountable vereint Buchhaltungs- und Steuersoftware in einem System. Die Software richtet sich an EÜR-Gewinnermittler und ermöglicht eine steuerlich korrekte Belegbuchung. Auf Wunsch kann zusätzlicher Support durch Steuerberater genutzt werden. Für Bilanzierer ist Accountable nicht geeignet.

Rechnungen: Die Angebotserstellung ist einfach, allerdings nicht in allen Details intuitiv. Angebote können mit einem Klick in Rechnungen überführt werden. Der Rechnungsversand funktioniert problemlos direkt aus dem System. Wiederholungsrechnungen sind möglich, eine Zeiterfassungs- oder E-Commerce-Abrechnung wird jedoch nicht unterstützt. Positiv fällt der automatische Zahlungsabgleich auf, der sehr zuverlässig arbeitet. Kritisch ist, dass bereits bezahlte Rechnungen gelöscht werden können. Das ist aus GoBD-Sicht problematisch und sollte dringend korrigiert werden.

Belegerfassung: Die Belegbuchung gehört zu den Stärken von Accountable. Die KI unterstützt Nutzer zuverlässig mit Buchungsvorschlägen, die Erkennung funktioniert sehr gut. Der Geschäftskontoabgleich ist hervorragend umgesetzt und fast auf dem Niveau von Lexware Office. Steuerberater lassen sich direkt über Schnittstellen einbinden. Zudem ist ein KI-basierter Steuerberater im System integriert.

UStVA/BWA: Die Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt erstellt werden. Das Dashboard liefert eine übersichtliche Darstellung von Einnahmen und Ausgaben sowie den steuerlich relevanten Daten. Allerdings fehlen umfassende betriebswirtschaftliche Auswertungen. Offene Posten und der Saldo des Geschäftskontos sind nicht direkt im Dashboard sichtbar.

Gewinnermittlung: Accountable ermöglicht die vollständige Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung direkt aus dem System. Für eine Bilanzierung ist die Software nicht vorgesehen.

Preis und Live-Test: Accountable startet ab 15,00 € im Monat, der getestete Tarif kostet 22,50 €. Im Live-Test erreichte die Software die Note 2,0. Besonders positiv bewertet wurden die intuitive Bedienung, die starke KI-Unterstützung und der zuverlässige Zahlungsabgleich. Schwächen liegen im Rechnungsmodul und bei der GoBD-konformen Dokumentation. Insgesamt eignet sich Accountable hervorragend für Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleinunternehmer, die ihre Buchhaltung einfach und steuerlich korrekt erledigen möchten.

FastBill richtet sich vorrangig an E-Commerce-Unternehmer. Shopsysteme lassen sich anbinden und wer seine Belege nicht selbst buchen möchte, kann den kostenpflichtigen Premium-Service nutzen.

Rechnungen: Die Angebotserstellung funktioniert zuverlässig, erfordert aber das vorherige Anlegen von Produkten und Dienstleistungen. Angebote lassen sich mit einem Klick in Rechnungen umwandeln, Auftragsbestätigungen sind möglich, Lieferscheine fehlen. Rechnungen können direkt per Mail aus dem System oder als PDF versendet werden. Eine Postschnittstelle ist vorhanden. Wiederholungsrechnungen sind gut konfigurierbar, Zeiterfassungsrechnungen dagegen umständlich. Der Zahlungsabgleich überzeugt mit automatischen Vorschlägen und das Mahnwesen läuft problemlos. E-Rechnungen im XRechnungs- und ZUGFeRD-Format werden unterstützt.

Belegerfassung: Die Belegbuchung wurde deutlich verbessert und erreicht inzwischen das Niveau von sevDesk und Papierkram. Konten werden jedoch nicht automatisch vorgeschlagen und Lernfunktionen fehlen. Der Geschäftskontoabgleich funktioniert zuverlässig mit automatischen Buchungsvorschlägen. Für Steuerberater stehen umfangreiche Exportmöglichkeiten zur Verfügung.

UStVA/BWA: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist nutzbar, wird im Dashboard aber nicht direkt angezeigt. Offene Posten sind sichtbar, das Dashboard selbst ist jedoch nicht individualisierbar und liefert keine umfassenden betriebswirtschaftlichen Kennzahlen.

Gewinnermittlung: FastBill ermöglicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung über eine vorbereitete Datenverarbeitung. Für die Bilanzierung ist die Unterstützung eines Steuerberaters erforderlich.

Preis und Live-Test: FastBill kostet ab 9,00 € im Monat, der getestete Tarif lag bei 27,00 €. Im Live-Test erreichte die Software die Note 2,2. Gelobt wurden der gute Zahlungsabgleich, die verbesserte Belegbuchung und die Anbindung von Shopsystemen. Kritik gab es an der Nutzerfreundlichkeit und am Onboarding. Insgesamt ist FastBill eine gute Lösung für kleine Unternehmen mit einfachen Anforderungen.

Sage Active Essentials richtet sich an bilanzierende Unternehmen im Wachstum mit eigener Buchhaltungsabteilung. Das Programm ist ein Einstiegsprodukt in die Welt der Sage-Unternehmenslösungen und besonders für Buchhaltungsprofis geeignet.

Rechnungen: Angebote lassen sich per Klick in Rechnungen umwandeln. Auch Anzahlungs- und Schlussrechnungen sind möglich. Wiederholungsrechnungen und Projektabrechnungen funktionieren, allerdings nicht in einem durchgängigen Workflow. E-Rechnungen im XRechnungs- und ZUGFeRD-Format sowie Storno- und Korrekturrechnungen werden korrekt umgesetzt. Schwächen zeigen sich beim fehlenden Mahnwesen, eingeschränkter E-Commerce-Integration und fehlender Zeiterfassung.

Belegerfassung: Im Test funktionierte das Belegbuchen nicht zuverlässig. Der Upload war fehleranfällig. Kontierungen erfolgen anhand des kompletten SKR03/SKR04, was für Profis gut geeignet ist, Einsteiger jedoch überfordert. Positiv ist die verlässliche Archivierung. Der Geschäftskontoabgleich konnte nicht erfolgreich getestet werden. Schnittstellen zu DATEV und CSV sind vorhanden.

UStVA/BWA: Das Dashboard zeigt offene Rechnungen übersichtlich an, ist aber nicht individualisierbar. Eine klassische Einnahmen- und Ausgabenübersicht fehlt. Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung sind zwar vorhanden, die Umsetzung ist aber weniger benutzerfreundlich als bei Cloud-Konkurrenten.

Gewinnermittlung: Eine Gewinnermittlung per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist nicht vorgesehen. Für bilanzierende Unternehmen steht die Möglichkeit zur Erstellung und Übertragung einer E-Bilanz über eBilanz+ zur Verfügung.

Preis und Live-Test: Sage Active startet ab 25,00 € im Monat, der getestete Tarif lag bei 49,00 €. Im Live-Test erreichte die Software die Note 2,4. Positiv hervorzuheben sind die sauberen Rechnungs- und Stornoprozesse sowie die gesetzeskonformen E-Rechnungen. Kritik gab es hauptsächlich beim Belegbuchen, der komplizierten Banking-Integration und beim fehlenden Mahnwesen. Insgesamt ist Sage Active eine solide Lösung für Buchhaltungsprofis, für Einsteiger und kleine Unternehmen jedoch wenig geeignet.

Kontolino! Classic richtet sich an Buchhaltungsprofis und bilanzierungspflichtige Unternehmen. Mit eBilanz+ lassen sich Bilanz und GuV direkt im System erstellen – auch ohne Steuerberater.

Rechnungen: Ein vollständiger Fakturierungs-Workflow fehlt. Angebote, Auftragsbestätigungen und Mahnungen sind nicht möglich. Rechnungen können erstellt werden, erfordern aber die vorherige Anlage von Kunden und Produkten. Wiederholungsrechnungen oder Abo-Funktionen fehlen. Teil- und Anzahlungsrechnungen sind nur umständlich darstellbar. Positiv ist, dass XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellt werden können und Stornorechnungen korrekt funktionieren. Versand per E-Mail ist möglich, ein Kundenportal gibt es nicht.

Belegerfassung: Belege müssen manuell per Soll- und Habenbuchung erfasst werden. Automatische Vorschläge oder KI-Unterstützung fehlen. Auch eine OCR-Erkennung für PDF-Belege ist nicht vorhanden. XRechnungen lassen sich importieren und verbuchen, ansonsten ist der Prozess sehr aufwendig und setzt Buchhaltungskenntnisse voraus.

UStVA/BWA: Kontolino! unterstützt die doppelte Buchführung inkl. Anlageverzeichnis und bietet eine direkte Elster-Anbindung. Auch die Anlage EÜR kann vorbereitet werden. Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind vorhanden, aber nicht besonders einsteigerfreundlich. Das Dashboard ist individualisierbar und kann mit eigenen Kennzahlen angepasst werden.

Gewinnermittlung: Die Gewinnermittlung erfolgt über doppelte Buchführung. Mit eBilanz+ können Bilanz und GuV erstellt und an die Finanzverwaltung übermittelt werden. Für Unternehmen mit Bilanzierungspflicht ist das ein klarer Vorteil.

Preis und Live-Test: Kontolino! startet ab 12,00 € im Monat, der getestete Tarif lag bei 16,00 €. Im Live-Test erreichte die Software die Note 2,6. Positiv hervorgehoben wurden die umfassenden Funktionen für Bilanzierer, die Elster-Anbindung und die Möglichkeit zur E-Bilanz. Kritik gab es vor allem am fehlenden Onboarding, der komplexen Einrichtung und den schwachen Rechnungsfunktionen. Insgesamt eignet sich Kontolino! ausschließlich für Profis; Einsteiger sind mit einfacheren Programmen wie sevdesk oder Lexware Office besser bedient.

Collmex Komplettpaket Pro richtet sich klar an bilanzierende Unternehmen und erfahrene Buchhalter. Der Funktionsumfang ist groß, die Bedienung aber kompliziert und wenig nutzerfreundlich.

Rechnungen: Mit Collmex lassen sich Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine erstellen. Kunden, Produkte und Konditionen müssen jedoch vorab manuell angelegt werden. XRechnungen können erstellt und als PDF versendet werden, ein echtes ZUGFeRD-Format fehlt. Serien- und Aborechnungen sind möglich, aber umständlich in der Umsetzung. Eine Zeiterfassung ist vorhanden, allerdings ohne Stoppuhrfunktion und wenig praktikabel. Offene Posten sind nicht direkt im Dashboard sichtbar. Rechnungsstornos sind möglich, die Dokumentation fällt jedoch schwächer aus als bei vielen Konkurrenzprogrammen.

Belegerfassung: Die Buchhaltung basiert auf klassischer doppelter Buchführung. Belege müssen manuell erfasst werden, eine automatische Erkennung oder KI-Unterstützung gibt es nicht. Geschäftskontoabgleiche sind kompliziert und erfordern viel Handarbeit. Der SKR03- und SKR04-Kontenrahmen ist vollständig vorhanden, was für Profis nützlich, für Laien jedoch überfordernd ist.

UStVA/BWA: Betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie die Umsatzsteuervoranmeldung sind möglich, wirken im Vergleich zu moderneren Cloud-Lösungen aber wenig komfortabel.

Gewinnermittlung: Collmex bietet eine umfassende Gewinnermittlung: EÜR, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Summen- und Saldenlisten sind verfügbar. Bilanzen können grundsätzlich auf Knopfdruck erstellt werden, richten sich aber klar an erfahrene Nutzer.

Preis und Live-Test: Collmex startet ab 16,95 € im Monat, der getestete Tarif lag bei 46,95 €. Im Live-Test erhielt das Programm die Note 3,0. Positiv fielen die Funktionsvielfalt und die professionelle Ausrichtung auf. Kritik gab es hauptsächlich an der komplizierten Bedienung, dem fehlenden Onboarding und dem hohen manuellen Aufwand. Collmex ist deshalb eine Lösung für Unternehmen mit eigener Buchhaltungsabteilung; für Einsteiger oder Laien ist es ungeeignet.

FreeFIBU Enterprise richtet sich an EÜR-Gewinnermittler mit einfachen Anforderungen. Besonders interessant ist der kostenlose Tarif, dieser bietet jedoch keine Exportmöglichkeiten. Wer ihn nutzt, sollte über gute Kenntnisse in Buchhaltung und ELSTER verfügen.

Rechnungen: Rechnungen können erstellt werden, verschiedene Typen wie Standard- oder EU-Dienstleistungsrechnung sind möglich. Angebote, Auftragsbestätigungen, Abo- oder Teilrechnungen fehlen komplett. Vorlagen lassen sich nur sehr eingeschränkt anpassen, Logos oder Briefpapier können nicht eingebunden werden. Der Versand per E-Mail ist umständlich, ein durchgängiger Workflow von Angebot bis Mahnung ist nicht vorhanden.

Belegerfassung: Belege lassen sich erfassen, allerdings nur mit vorher definiertem Lieferanten. Automatische Buchungsvorschläge oder eine KI-Unterstützung fehlen. Auch eine OCR-Erkennung ist nicht integriert. Der Kontenrahmen ist unklar dargestellt und die Anlagenbuchhaltung ist praktisch nicht nutzbar, da keine Abschreibungen möglich sind. Die Bankanbindung schlug im Test fehl.

UStVA/BWA: Die Umsatzsteuerverwaltung ist grundsätzlich vorhanden, allerdings wenig komfortabel. Das Dashboard zeigt lediglich Einnahmen und Ausgaben und ist nicht individualisierbar. Eine tiefergehende betriebswirtschaftliche Auswertung fehlt.

Gewinnermittlung: FreeFIBU unterstützt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und kann Daten für die Anlage EÜR vorbereiten. Eine Bilanzierung ist nur mit Steuerberater möglich.

Preis und Live-Test: FreeFIBU bietet Tarife von 9,00 € bis 24,00 € im Monat, der getestete Tarif kostete 24,00 €. Im Live-Test erreichte die Software die Note 3,8. Positiv hervorgehoben wurde das Vorhandensein einer kostenlosen Einstiegsversion. Negativ bewertet wurden die fehlenden Arbeitsabläufe, die schwache Bankanbindung und die umständliche Benutzerführung. Insgesamt eignet sich FreeFIBU nur für sehr einfache EÜR-Buchhaltungen, für Gründer und wachsende Unternehmen ist das Programm nicht zu empfehlen.
 

Hierbei handelt es sich um Anbieter, die gar keine Buchhaltungsprogramme sind. Es handelt sich dabei um folgende Programme:

• ameax faktura: Gehört zur Familie der ameax-Vertriebslösungen und ist ein reines Rechnungsprogramm.
• Billbee: Dient zu Auftragsabwicklung für den E-Commerce. Bei Lexware Office etwa gehört Billbee zu den Add-ons für Onlineshops.
• Candis: Bietet ein Rechnungsprogramm und zusätzlich Kreditkarten für den Zahlungsverkehr.
• easybill: Im Schwerpunkt ist easybill ein Rechnungsprogramm.
• easyJOB: Wird im Web als Buchhaltungsprogramm bezeichnet, ist aber eine reine Agentursoftware.
• finway: Ist eine App für den Zahlungsverkehr für Unternehmen mit großen Buchhaltungsabteilungen.
• GetMyInvoices: Die App dient dem Belegmanagement und ist ein beliebtes Add-on von Buchhaltungsprogrammen wie sevdesk, Lexware Office oder FastBill.
• HelloQ: Ist eine reine Agentursoftware.
• invoiz: Ist im Schwerpunkt eine Rechnungssoftware. 
• plentysystems: Hierbei handelt es sich um ein Vertriebstool für E-Commerce und den Multi-Kanal-Onlinehandel.
• simplybook.me: Wird im Web als Buchhaltungsprogramm bezeichnet, ist aber ein reines Terminbuchungssystem.
• SumUp: Ist in erster Linie ein Kassensystem. Es bietet im Bereich Buchhaltung lediglich ein rudimentäres Rechnungsprogramm.
• Zervant: Ist kein Buchhaltungsprogramm, sondern eine Rechnungssoftware.

Ebenfalls nicht in den Vergleich aufgenommen haben wir Programme, die beim Testen eklatante Schwächen aufwiesen. Dazu zählen:

• Billomat: Bei Billomat funktionierte das Onboarding extrem unzuverlässig. Die Belegbuchung war sehr kompliziert. Insbesondere die Bankbuchungen erwiesen sich als unkomfortabel und führten zum Test-Abbruch.
• Comarch ERP XT: Das Programm ist kompliziert zu bedienen und definitiv nichts für Buchhaltungs-Einsteiger. Automatisierte Belegerkennung gibt es keine. Weil der Test sehr mühsam war, haben wir das Programm nicht in die Top 12 des Buchhaltungssoftware-Vergleichs aufgenommen.
• Goodlance: Goodlance ist ein interessantes Tool für Projekte, Aufträge und Rechnungen. Der Buchhaltungsbereich weist aber Fehler auf. So lässt das Programm es zu, Betriebsausgaben abzuschreiben. Daher entschieden wir, Goodlance nicht in die Top 12 des Buchhaltungssoftware-Vergleichs aufzunehmen.
• Quickbooks: Während des Live-Tests stellten wir fest, dass das System keine Rechnungen mit Umsatzsteuer erstellen kann. Daher brachen wir den Test ab.

Desktop-Programme, die es nicht als Online-Buchhaltung gibt, oder Programme, die nicht für den D-A-CH-Raum gedacht sind, haben wir nicht in den Vergleich aufgenommen. Dazu zählten etwa:

• Freshbooks: Die Software gibt es ausschließlich auf Englisch. 
• monkey office: Das Programm gibt es nur als Desktop-Version.

sevdesk, Lexware Office (früher: lexoffice) und WISO MeinBüro sind gute Buchhaltungs-Apps für Agenturen. Denn die Programme erfüllen folgende Anforderungen:

• Abrechnung für Projekte entweder durch integrierte Zeiterfassung oder Schnittstellen zu Projektsoftware
• Erstellung von Dauerrechnungen, etwa für wiederkehrende Dienstleistungen
• Automatisiertes Mahnwesen
• E-Rechnungen erstellen, empfangen und verarbeiten

Interessant ist auch die Buchhaltungslösung von Papierkram: Sie bietet mit den Tarifen M und L Projektorganisationen für Teams. Ansonsten haben Agenturinhaber die Wahl, eine spezialisierte Agentur-Software zu wählen, wie easyJOB oder HelloQ.

Unsere Testsieger sevdesk und Lexware Office (früher: lexoffice) sind aufgrund der einfachen Belegverwaltung für Arztpraxen gut geeignet. Die App BuchhaltungsButler bietet sogar die Spezialkontenrahmen für Arztpraxen. Alle 3 Programme unterstützen die vorbereitende Buchhaltung, und diese ist für Praxen entscheidend.

Denn so gestalten sich die Abrechnungsabläufe bei Ärzten und Heilberufe:

• Zu 99,9 % arbeiten Ärzte mit Steuerkanzleien.
• Der Steuerberater kontiert die Belege, erstellt den Monatsabschluss mit UStVA und BWA sowie die Gewinnermittlung mit der Anlage EÜR.
• Die Abrechnung mit den Krankenkassen (privat, gesetzlich) erledigt eine spezielle Praxissoftware oder wird an externe Dienstleister ausgelagert.

Gute Buchhaltungsapps für Gastronomie und Hotelgewerbe sind unsere Testsieger sevdesk, Lexware Office (früher: lexoffice) und WISO MeinBüro. Denn die 3 Testsieger ermöglichen es, über eine API Kassensysteme an das Buchhaltungsprogramm anzuschließen.

• Lexware Office bietet zusätzlich Add-ons für Kassensysteme.
• Bei WISO MeinBüro ist im Tarif M eine Kassenanbindung enthalten.

Kernsystem in der Gastronomie ist das Kassensystem. Dieses muss einen reibungslosen Ablauf bei der Gästebedienung gewährleisten. Im Hotelbereich kommt die Gästeverwaltung, das Reservierungsmanagement sowie die saisonabhängige Preisgestaltung für die Zimmer hinzu. Daher verwenden viele Hoteliers spezielle Branchensoftware, die diese speziellen Funktionen abdecken.

sevdesk und Lexware Office (früher: lexoffice) sind durch ihre gute Bedienbarkeit einwandfrei für Buchhaltungsabläufe im Handel und im E-Commerce geeignet. Auch FastBill ist für E-Commerce-Unternehmer empfehlenswert. Die Programme bieten:

• Schnittstellen und Add-ons zu Kassen
• Schnittstellen und Add-ons zu Shopsystemen und Marktplätzen

Im stationären Handel ist das Kassensystem entscheidend für die betrieblichen Abläufe. Eine gute Buchhaltungs-App benötigt daher eine geeignete Schnittstelle zur Registrierkasse. Im E-Commerce kommt es darauf an, dass das Buchhaltungssystem bzw. dessen Rechnungsmodule mit den Shopsystemen und den Marktplätzen verknüpft sind. So, dass bei jeder Bestellung automatisch eine Rechnung und ein Lieferschein generiert wird.

sevdesk und Lexware Office (früher: lexoffice) sind auch für Handwerksunternehmen interessante Lösungen für die Buchhaltung. Denn beide Programme bieten entsprechende Schnittstellen zu Handwerker-Softwares wie Meisterwerk oder openHandwerk, die wichtige Prozesse im Handwerk digitalisieren. Dazu zählen Abläufe wie:

• Auftragsplanung und Projektplanung
• Personaleinsatzplanung
• Projektzeiterfassung
• Nachkalkulation

Insbesondere verfügt Lexware Office über insgesamt acht unterschiedliche Integrationen von Branchenlösungen für das Handwerk.

Die Testsieger sevdesk, Lexware Office (früher: lexoffice) und WISO MeinBüro sind auch für Immobilienmakler und Hausverwaltungen eine geeignete Software. Denn diese Buchhaltungs-Apps überzeugen durch

• Einfache Bedienbarkeit
• Bequeme, automatisierte Belegbuchung
• Erstellung von Wiederholungsrechnungen für die Mieter in den einzelnen Objekten

Ferner bietet jedes der Programme eine API, um das Buchhaltungsprogramm an eine spezielle Branchensoftware anzudocken.

sevdesk und Lexware Office (früher: lexoffice) sind gute Buchhaltungsprogramme für Vereine. Denn Sie beherrschen die wichtigsten Aufgaben einer Vereinsbuchhaltung:

• Erfassen und Kategorisieren der Einnahmen
• Erfassen und Kategorisieren der Ausgaben
• Erstellen einer EÜR
• Verwalten von Bargeldtransaktionen mit einem Kassenbuch
• Erstellen einer Vermögensübersicht

Interessant auch die Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler. Sie bietet für Vereine sogar den speziellen Vereinskontenrahmen SKR49.

Die DATAC AG bietet ein Buchhaltungsprogramm, das für Profis ausgerichtet ist. Es ist geeignet für KMUs mit eigener Buchhaltungsabteilung sowie für selbstständige Buchhaltungsbüros. Es gibt sogar ein Franchise-System, das mittlerweile über 500 selbstständige Buchhalter in Deutschland umfasst. Das Programm konzentriert sich auf die Finanzbuchhaltung. Ein Fakturierungs-Modul (Angebote, Rechnungen) fehlt. Ergänzen lässt sich das Programm um eine Lohnbuchhaltungs-Software.

DATEV ist der Industriestandard für Finanzbuchhaltung. Die überwiegende Mehrheit aller Steuerberater arbeitet mit DATEV-Programmen. Das Programm DATEV Mittelstand Faktura bestellt ein Unternehmen zwingend über seinen Steuerberater. Es ist konzipiert für Selbstbucher, das auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgerichtet ist. Es ist ein Profi-Programm für ausgebildete Buchhalter, die spielend die doppelte Buchführung und das korrekte Buchen in den jeweiligen Kontenrahmen beherrschen. Mit kostenpflichtigen Modulen lassen sich sämtliche Rechnungsfunktionen perfekt abbilden. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist dieses Programm, wenn perfekt konfiguriert, für kleinere und mittlere KMUs eine gute Wahl. DATEV bietet eine Testphase von 120 Tagen.

domonda ist eine Cloud-App mit dem Ziel, Prozesse im Finanzwesen von KMUs zu automatisieren. Dazu zählen etwa Freigabe-Prozesse im Bereich Faktura sowie die Abläufe bei der vorbereitendenden Buchhaltung für die Steuerkanzlei. domonda schreibt keine Rechnungen, sondern verwaltet sie. Eingangsrechnungen hochladen, zur Zahlung freigeben und für den Steuerberater vorbereiten gehören zu den Kernaufgaben der Software. Dabei helfen die Integration des Geschäftskontos sowie die Schnittstellen zur Steuerkanzlei. Zusätzlich integrieren lassen sich POS-Systeme, ein CRM-System, die Lohnbuchhaltung und das Dokumentenmanagement

Automatisierung und Integration aller denkbaren Arten von Unternehmenssoftware sind der USP von fibunet. Der Kern des Systems besteht aus den 5 Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling und Rechnungsbearbeitung. Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Lohnbuchhaltungsprogramme oder E-Commerce-Lösungen lassen sich problemlos in fibunet integrieren.

Lexware financial office versteht sich als die Buchführungssoftware für Experten. EÜR und Jahresabschluss (Bilanz, GuV) lassen sich damit problemlos ohne Hilfe durch den Steuerberater erstellen. Das System ist gut darin, große Datenmengen zu bewältigen. Integriert sind außerdem Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Lohnabrechnung. Die Testphase des Programms beträgt 4 Wochen.

Scopevisio ist eine Buchhaltungssoftware, die sich modular zur Unternehmenssoftware bzw. zum ERP-System erweitern lässt. Neben Angebots- und Rechnungserstellung sowie der Finanzbuchhaltung gibt es die Module Dokumentenmanagement, CRM und Vertriebssteuerung, Beschaffung und Warenwirtschaft sowie HR-Management und Lohnabrechnung. Zahlreiche Schnittstellen für Belegautomatisierung, DATEV und E-Commerce erlauben es einem KMU, die Software auf die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen anzupassen. Die Testphase umfasst 30 Tage.

Addison
Addison gilt als der Herausforderer von DATEV. Vom Konzept her ist Addison DATEV sehr ähnlich. Die Kernzielgruppe von Addison sind Steuerkanzleien, daneben gibt es Lösungen für Buchhaltungsbüros und KMUs in den Bereichen Rechnungswesen, Controlling oder Lohnbuchhaltung.

eGecko
eGecko ist eine Unternehmenssoftware für Rechnungswesen, Controlling, Personalwesen und Business-Intelligence. Die Buchhaltungs-Module Finanzbuchführung, Anlagenbuchführung und Konzernmanagement sind kombinierbar mit den eGecko-Lösungen für Controlling, Personal, CRM und Vertriebssteuerung.

Haufe X360 ERP
Haufe X360 ERP bietet eine Gesamtlösung für Buchhaltung und sämtliche Unternehmensprozesse in der Cloud. Neben der Finanzbuchhaltung gibt es die Module Warenwirtschaft, E-Commerce, Produktion sowie CRM, Kundenservice, Projektcontrolling und Qualitätsmanagement. 

SAP Business One
SAP Business One gilt als die Einstiegslösung von SAP für kleine und mittlere Unternehmen mit den Modulen Buchhaltung und Finanzwesen, Warenwirtschaft, CRM und Vertriebssteuerung sowie Reporting und Analysen. Es gilt als kostengünstig und flexibel konfigurierbar. Um mit SAP Business One zu arbeiten, bedarf es spezialisierter SAP-Partner, die das System individuell konfigurieren.

weclapp
Ein ERP-System für kleine Unternehmen, das die Buchhaltungssoftware mit sämtlichen Unternehmensprozessen vernetzt, dafür steht weclapp. Das System integriert Finanzbuchführung mit CRM, Warenwirtschaft, E-Commerce und POS-Systemen sowie die Produktion und das Projektmanagement. Es ist in der Cloud verfügbar und läuft als On-Premise-Lösung auf den Servern der Anwender.