Buchhaltungssoftware-Vergleich 2023: die besten Programme auf einen Blick

• Registrierung per E-Mail für einen Test-Account
• Prüfung des Onboardings: Bietet die Buchhaltungssoftware aktive Unterstützung?
• Erstellung einer Rechnung aus einem Angebot und aus erfassten Projektzeiten: Wie bequem funktioniert das?
• Lässt sich das Geschäftskonto mühelos einbinden?
• Wie einfach ist es, Lieferantenrechnungen hochzuladen und zu buchen?
• Abgleich der Bankdaten: Erkennt die Software den offenen Beleg und macht einen Buchungsvorschlag?

Jede Buchhaltungssoftware haben wir auf diese Weise getestet.

Mit invoiz unlimited, Kontolino! Classic sowie Sage 50 Connected haben wir neue Anbieter für Buchhaltungssoftware in den Vergleich aufgenommen.

DATEV ist eine Buchhaltungssoftware, mit der über 80 % aller Steuerkanzleien arbeiten. Es ist leistungsstark, spricht aber hauptsächlich ausgebildete Buchhalter an. Und daher nur für größere Unternehmen (KMUs) mit eigener Buchhaltungsabteilung geeignet. Gleiches gilt für Collmex, das letztes Jahr noch am Buchhaltungssoftware-Vergleich teilnahm. Jetzt finden sich DATEV und Collmex in dem neuen Abschnitt Buchhaltungssoftware für KMUs.

Eine gute Buchhaltungssoftware lässt sich von Anfang an einfach konfigurieren und bedienen.

• geführtes Onboarding: Ein virtueller Assistent führt den Erstanwender durch die Software, um Firmendaten, Nummernkreise, Steuernummern anzulegen oder das Geschäftskonto einzubinden.
• Suchfunktion: Sie erlaubt dem User den schnellen Zugriff auf Programmfunktionen oder Buchungshilfen.
• Buchungsvorlagen: Sie vereinfachen die Belegbuchung durch voreingestellte Zuordnung von Konten.
• Bankdatenimport und Automatisierung der Buchungen: Bankdaten werden automatisch eingelesen und Buchungen auf dem Geschäftskonto automatisch zugeordnet.

Die besten Buchhaltungsprogramme erlauben auch dem Buchhaltungslaien, die Software richtig zu bedienen sowie schnell und effektiv damit zu arbeiten.

Eine moderne Buchhaltungssoftware erlaubt Buchungen unabhängig vom Ort. Dabei helfen mobile Apps:

• Belege sofort erfassen und verbuchen.
• Angebote vom Smartphone aus erstellen und versenden
• Umsätze und Geschäftszahlen über das Mobiltelefon abrufen

Gute Buchhaltungsprogramme sparen Zeit. Belege werden nicht mehr eingetippt, sondern eingescannt. Die besten Buchhaltungstools erledigen die folgenden Schritte automatisch:

• Den Beleg dem richtigen Geschäftspartner (Kreditor) zuordnen.
• Rechnungsbetrag samt Umsatzsteuer erkennen
• Das richtige Buchungskonto erkennen und den Rechnungsbetrag dort verbuchen

Das beschleunigt die Arbeit, spart Zeit und schafft Freiraum für wesentliche unternehmerische Aufgaben.

Ein gutes Buchhaltungsprogramm deckt alle wichtigen Abläufe rund um die Fakturierung ab:

• Individuelles Gestalten von Rechnungsvorlagen aller Art
• Angebote (mit Auftragsbestätigungen) erstellen und auf Knopfdruck in eine Rechnung (mit Lieferschein) umwandeln
• Spezielle Rechnungen schreiben: Gutschriften, Teilzahlungsrechnungen (Abschlagsrechnungen), Korrektur- und Stornorechnungen
• Abrechnung erbrachter Arbeitszeiten mit einem Klick
• Fakturierung für das Auslandsgeschäft: OSS-Modul für den EU-Handel, Rechnungen auf Englisch und in fremden Währungen
• Mahnwesen: Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellt die Buchhaltungssoftware automatisch

Denn für viele Gründer und junger Unternehmen ist die Rechnungsstellung der wichtigste Teil der täglichen Buchhaltungsarbeiten im Büro.

Die OPOS-Funktion einer Buchhaltungssoftware verwaltet:

• Offene Ausgangsrechnungen (=Kundenrechnungen): Wann ist welche Rechnung fällig?
• Offene Eingangsrechnungen (=Lieferantenrechnungen): Wann muss welcher Lieferant bezahlt werden?

Eine gut gepflegte OPOS-Verwaltung ist Grundlage für die Steuerung des Zahlungsverkehrs und der Liquidität. Für den Zahlungsverkehr ist ein integriertes Onlinebanking sinnvoll.

Ein Kassenbuch verwaltet Einzahlungen und Auszahlungen von Bargeld und Kartenzahlungen vor Ort. Speziell stationäre Händler und Dienstleister benötigen daher eine Buchhaltungssoftware mit integriertem Kassenbuch.

Die besten Buchhaltungsprogramme unterstützen die Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04.

Außerdem beherrschen Sie zwei Arten von Buchungen:

• Dialogbuchungen für individuelle Einzelbuchungen
• Buchungen als Stapelverarbeitungen: Gleichartige Vorgänge bucht das System auf einmal (z. B. viele E-Commerce-Kundenrechnungen)

Ein Modul für die USt-VA ist Bestandteil der besten Buchhaltungsprogramme. Das ist speziell für Selbstbucher und Unternehmer wichtig, die ihre Buchhaltung ohne einen Steuerberater erledigen.

Bei einer guten Buchhaltungssoftware ist ein wichtiges Ziel, den Gewinn eines Unternehmens zu ermitteln. Während des Geschäftsjahrs sind Auswertungen auf Monatsbasis sinnvoll. Die Buchhaltungssoftware benötigt also:

• Modul für die BWA
• Dashboards für wichtige Kennzahlen

Um den Jahresgewinn zu ermitteln, sind folgende Module einer Buchhaltungssoftware wichtig:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• GuV mit Bilanz
• e-Bilanz für den schnelleren Datenaustausch mit dem Finanzamt

Ist die Buchhaltungssoftware darauf ausgelegt, EÜR bzw. GuV und Bilanz eigenständig ohne Steuerberater zu erstellen? Dann wird zusätzlich eine Anlagenbuchhaltung benötigt. Sie hat folgende Aufgaben:

• Buchung von Investitionsgütern (Maschinen, Einrichtungsgegenstände)
• Ermittlung der Abschreibungen

Manche Buchhaltungsprogramme erlauben es auch, ein abweichendes Wirtschaftsjahr anzulegen.

Die besten Buchhaltungsprogramme verfügen über wichtige Zusatzfunktionen und Schnittstellen:

• Warenwirtschaftssysteme: Sind im Programm integriert (z. B. bei sevDesk) oder als Add-on integrierbar
• Schnittstellen zu Online-Shopsystemen oder Marktplätzen wie Amazon oder Ebay
• Schnittstellen zu Projekt-Software oder Branchenpaketen (z. B. für das Handwerk)

Top-Programme wie sevDesk oder lexoffice bieten über 25 Add-ons, um die Buchhaltungssoftware optimal an die betrieblichen Abläufe anzupassen.

Um mit einem Steuerberater zusammenzuarbeiten, ist ein DATEV-Export wichtig. Denn DATEV ist eine Steuerberater-Software, mit der über 90 % aller deutschen Steuerkanzleien arbeiten.

Hat die Buchhaltungssoftware eine Schnittstelle zu DATEV-Kollaborationsprogrammen wie Unternehmen online? Damit arbeiten nämlich immer mehr Steuerkanzleien.

Eine ELSTER-Schnittstelle ist wichtig, um die Umsatzsteuervoranmeldung pünktlich ans Finanzamt zu übermitteln.

Für die perfekte Anbindung an die Steuerkanzlei und den Datenaustausch ist ein Zugang wichtig. Damit holt sich der Berater selbstständig wichtige Daten und Belege seines Mandanten ab. Auch für einen Buchhaltungsservice ist ein solcher Zugang sinnvoll.

Daten in Excel exportieren (oder importieren) ist die Minimal-Anforderung vieler Steuerberater, wenn es um den Datenaustausch zwischen Kanzlei und Mandant bzw. Unternehmer geht. 

Mit einer API integrieren Sie externe Anwendungen in die Buchhaltungssoftware.

Top Buchhaltungsprogramme bieten ein Netzwerk an Steuerberatern, die gerne mit der jeweiligen Software arbeiten. Gute Beispiele dafür sind sevDesk, lexoffice und BuchhaltungsButler.

Die besten Buchhaltungstools bieten einen umfangreichen Support:

• Telefon-Support
• Chat-Support
• Nutzerhandbuch
• persönliche Einführung nach der ersten Registrierung

Die meisten User der im Vergleich betrachteten Programme sind keine Buchhaltungs-Profis. Je mehr Support, desto besser.

• Wie lang darf ein User das Programm testen? 
• Kann die Testphase auf Wunsch verlängert werden?

Je länger die Testphase, desto besser.

Die besten Buchhaltungssoftwares bieten ein geführtes Onboarding. Im Idealfall umfasst dies die Schritte:

• Eingeben der Firmendaten
• Hochladen des Firmenlogos (für Rechnungsvorlagen)
• Eingabe steuerlicher Daten (Steuernummern, Wahl der Kleinunternehmerregelung)
• Konfiguration von Nummernkreisen für Rechnungen und weitere Dokumente (Angebote, Lieferscheine etc.)
• Eingabe von Kundendaten, Produkten, Dienstleistungen mit Preisen und/oder Stundensätzen, um die erste Rechnung zu schreiben
• Einbinden des Geschäftskontos

Je besser das Onboarding, desto schneller ist das Programm für die tägliche Büroarbeit einsatzbereit. 

Sicherheit der Daten und steuerrechtlich konforme Datenhaltung sind ein Muss bei Buchhaltungsprogrammen. Wichtig sind:

• GOBD-Konformität, idealerweise zertifiziert
• Zertifizierte Sicherheit der Server

Die besten Lösungen für Buchhaltung am Markt sind ausnahmslos zertifiziert.

Hier sollten Unternehmer folgende Fragen stellen:

• Für wie viele User ist die Buchhaltungssoftware ausgerichtet?
• Wie hoch ist der Preis pro Monat?
• Was kostet das Buchhaltungsprogramm, wenn 3 User es benutzen?

 Für bereits größere Unternehmen sind 3 User sinnvoll: Der Geschäftsführer, eine Bürokraft und ein wichtiger Mitarbeiter Zugang sollten eigene Zugänge zum System haben.

Die Buchhaltungssoftware sevDesk bietet ein ausgezeichnetes Onboarding für ein optimales Set-up des Programms. Ziel des Onboardings ist es, das Programm für das Buchhaltungs-Tagesgeschäft bereitzumachen. Das geht ganz einfach:

• Firmendaten eintragen inklusive Steuernummern
• Kontenrahmen definieren
• Logo hochladen
• Rechnungsvorlage konfigurieren und Nummernkreise festlegen (auch für Angebote und Lieferscheine)
• Kunden anlegen
• Produkte/Dienstleistungen definieren, mit Preisen, Stundensätzen, Verkaufseinheiten
• Geschäftskonto einbinden

Während des Onboardings konnten wir die erste Rechnung erstellen und den ersten Beleg buchen. Es gab zu keinem Zeitpunkt Unsicherheiten oder den Drang, den Test abzubrechen und auszusteigen.

Das Geschäftskonto einbinden funktionierte reibungslos. Innerhalb weniger Minuten war das Programm in der Lage Bankdaten zu verbuchen.

Die Belegbuchung funktioniert hervorragend. Ein Beleg wird gescannt, ins Programm geladen. Das Programm erkennt den Beleg zu 90 % und macht Buchungsvorschläge. Ist der Beleg bezahlt, ordnet das Programm dem jeweiligen Beleg die korrespondierende Banktransaktion zu. Der Automatisierungsgrad liegt bei 80 % - 90 %.

Eine Rechnung erstellen ist bereits Teil des Onboardings. Alles funktioniert spielend und intuitiv. sevDesk beherrscht neben der normalen Rechnung auch Abo-Rechnungen und Abschlagsrechnungen samt Schlussrechnung. Mit einem Mausklick konnten wir eine Rechnung per Mail versenden, es gibt sogar eine Post-Schnittstelle, um einen Brief physisch zu versenden – aus dem System heraus.

Kontrolle der Buchhaltungsarbeiten funktioniert ausgezeichnet. Es gibt übersichtliche und aussagekräftige Auswertungen als Einnahmen-Überschuss-Berichte oder Gewinn-und-Verlust-Reports. Die Schnittstellen zu DATEV sowie das Exportieren von Daten nach DATEV lassen sich spielerisch bedienen.

sevDesk bietet ausgezeichneten Support von der Kontext-Hilfe bis zu Video-Tutorials. Auch persönliche Beratung kann angefordert werden. Ferner wird der User während der 14-tägigen Testphase mit regelmäßigen Tipps und Hilfen per E-Mail versorgt.

sevDesk bietet einen Zugang für den Steuerberater bzw. die Steuerkanzlei, um auf Buchhaltungsdaten zuzugreifen. Außerdem gibt es einen DATEV-Export und Schnittstellen zu DATEV-Programmen. sevDesk bietet darüber hinaus ein Steuerberater-Netzwerk. Das sind Kanzleien, die sich auf sevDesk-Anwender spezialisiert haben.

sevDesk hat umfangreichere Funktionen im Bereich Fakturierung. Bei BuchhaltungsButler fehlt die Anzahlungsrechnung und die e-Rechnung. Rechnungen in Fremdwährungen oder ein Mahnwesen gibt es bei sevDesk, nicht beim BuchhaltungsButler. Beim BuchhaltungsButler sind dafür die Buchhaltungsfunktionen umfangreicher. Offene Posten stellt sevDesk zwar dar, Opos-Listen gibt es aber nur beim BuchhaltungsButler. Gleiches gilt für die e-Bilanz

sevDesk ist GOBD-zertifiziert und die Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS-Zertifikat). Sämtliche Server von sevDesk befinden sich in Deutschland, Daten werden getrennt gespeichert. Ein Ausfallschutz garantiert Erreichbarkeit des sevDesk-Systems, sollten Server ausfallen.

Integrationen gibt es in folgenden Bereichen:

• Banking: Hier gibt es unter anderem Kooperationen mit der Postbank und dem FinTech Qonto
• Finanzen: Wer seine Liquidität professionell planen will, nutzt die Integrationen zu Agicap, Commitly oder Tidely
• Produktivität: Hier lassen sich Terminplanungstools, CRM-Systeme bis hin zu Branchenlösungen für das Handwerk integrieren.
• Projektverwaltung: Hier gibt es Partner-Tools für Zeiterfassung, Projektplanung und Unternehmenssteuerung.
• Rechnungsmanagement: Diese Partner-Tools umfassen Anwendungen für digitales Belegmanagement, Reisekosten- und Spesen-Software und Spezialprogramme für Amazon-Händler
• E-Commerce: Auch Shopify, WooCommerce, oder WiX-Shopsysteme lassen sich in sevDesk integrieren.
• Versicherungen: Die Kooperation mit Finanzchef24 und exali sind Partner-Angebote
• Steuern: Neben DATEV gibt es hier auch Schnittstellen zu ADDISON und steuerberaten.de.

Die Rechnungssoftware lexoffice bietet ein sehr gutes und übersichtliches Onboarding. Der User wird aufgefordert, eine erste Rechnung zu schreiben. Dabei legt der User gleichzeitig wichtige Stammdaten und Funktionen an:

• Firmendaten
• Nummernkreise für Rechnungen und weitere Dokumente
• Verkaufseinheiten: Voreingestellt sind die Einheiten „Stück (Stck)“ und „Stunde (Std.)“
• Kundendaten
• Produkte und Dienstleistungen
• Einbau von PayPal-Links, damit Rechnungsempfänger schneller bezahlen.

Im Onboarding helfen die vielen Kontexthilfen und How-to-Videos dem Anwender, lexoffice optimal zu konfigurieren. Ein persönliches Onboarding gibt es nicht, dafür aber ein Webinar für Erstanwender.

Ein Geschäftskonto einbinden ist ein Kinderspiel und dauert 1 bis 2 Minuten. Dann ist das Geschäftskonto einsatzbereit und kann erste Belege buchen bzw. Zahlungen entgegennehmen.

Die Belegbuchung erfolgt per Scan oder per Hand. Das System erkennt Rechnungsabsender, Rechnungsnummern und den Rechnungsbetrag sowie den Mehrwertsteuersatz und macht automatisch einen Buchungsvorschlag. Das System lernt. Je mehr Belege, desto genauer die Kontenzuordnung. Auch der Bankdatenabgleich erfolgt automatisiert. Das System ordnet Kontobuchungen Belegen zu und macht Buchungsvorschläge, die der User per Klick bestätigt. Die Zeitersparnis beträgt 80 % bis 90 % gegenüber rein manueller Bankbuchung.

Ein übersichtliches Dashboard zeigt Einnahmen und Ausgaben auf Monatsbasis. Schnittstellen zu ELSTER und zu DATEV ermöglichen, UStVAs selbst an das Finanzamt zu senden. Daneben gibt es Schnittstellen zu DATEV sowie den Datenexport zum Steuerberater. 

Der Steuerberater hat einen Zugriff auf die lexoffice-Daten, um sie am Ende einer Buchhaltungs-Periode abzuholen. Daneben gibt es umfangreiche Exportmöglichkeiten nach DATEV und Excel.

lexoffice bietet umfangreiche Hilfen für den User: das Erstanwender-Webinar, Kontexthilfen und Video-Tutorials. Der User hat zu jeder Zeit Unterstützung, sollte er nicht mehr weiterwissen. Die Testphase beträgt 30 Tage. In dieser Zeit erhält der User Tipps und Tricks für die optimale Anwendung von lexoffice per E-Mail.

Dank der ELSTER-Schnittstelle kann der User seine USt-VA direkt an das Finanzamt versenden. Das Programm berechnet alle relevanten Beträge aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen und übergibt die Daten an die richtigen Felder im Online-ELSTER-Formular.

Lexoffice bietet 2 Wege zum Austausch mit DATEV:

• DATEV-Export: sämtliche Buchungsdaten sowie Kontenrahmen, Berater- und Mandantennummern kann der User an DATEV senden
• Direkt-Export zum Steuerberater via DATEV-Cloud-Services: Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie vorkontierte Belege übergibt das System an die DATEV-Kanzleisoftware

Mehr als 60 Add-ons bietet lexoffice, um die betrieblichen Abläufe bestmöglich zu gestalten:

• Banking:: Einbindung von FinTech-Geschäftskonten, Zahlungsdienstleistern
• Controlling: Liquiditätstools als Ergänzung zum lexoffice-Dashboard
• Anbindung Shopsysteme: Shopify, Shopware, WooCommerce u. a.
• Beleg-Automatisierung: etwa mit Reisekosten-Tools
• Zeiterfassung und Projekt-Management
• Branchenlösungen für Handwerker, Tierärzte, Gebäudereiniger oder Seminaranbieter
• E-Mail-Marketing
• Dokumentenmanagement

Sehr gutes Onboarding: User des BuchhaltungsButlers haben die Wahl zwischen vorbereitender Buchhaltung und dem vollen Programm-Umfang. Vorbereiter nutzen das Programm, um Belege zu erfassen und mit dem Geschäftskonto abzugleichen. Vorbucher und Selbstbucher erhalten alle Funktionen des Programms, insbesondere:

• Erstellung von BWA, EÜR und weiteren Auswertungen
• Schnittstelle zu ELSTER (für Selbstbucher)

Buchhaltungskenntnisse sind als Selbstbucher sinnvoll. Vorbereiter und Vorbucher setzen auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Das Geschäftskonto einbinden funktionierte reibungslos. Innerhalb weniger Minuten war das Programm in der Lage Bankdaten zu verbuchen.

Die Belegbuchung funktioniert hervorragend. Ein Beleg wird gescannt, ins Programm geladen. Das Programm erkennt den Beleg und macht Buchungsvorschläge. Ist der Beleg auf dem Geschäftskonto bezahlt, ordnet das Programm dem jeweiligen Beleg die korrespondierende Banktransaktion zu. Der Automatisierungsgrad liegt bei 80 % - 90 %.

Die Rechnungsfunktionen sind die Schwachstelle beim BuchhaltungsButler. So fehlt die Konfiguration der Rechnungsvorlagen im Onboarding. Der User muss das selbst machen. Auch die Nummernkreise für Rechnungen und Lieferscheine sollte er unbedingt vorher definieren. Der BuchhaltungsButler erlaubt, aus einem Angebot per Knopfdruck eine Rechnung zu erstellen. Der Ablauf ist aber nicht ganz intuitiv, es gibt jedoch ein Tutorial dafür. Einige wichtige Rechnungsarten fehlen, etwa die Abschlagsrechnung.

Das Buchhaltungsprogramm BuchhaltungsButler bietet schlüssige Auswertungen:

• BWA mit SUSA
• UStVA
• zusammenfassende Meldung

Ist die Buchhaltung abgeschlossen, schickt sie der User über entsprechende Schnittstellen zum Steuerberater oder (als Selbstbucher) über die ELSTER-Schnittstelle zum Finanzamt.

Der Support beim BuchhaltungsButler ist sehr gut: Es gibt ein Online-Handbuch, Erklärvideos sowie einen FAQ-Bereich mit einer Wissensdatenbank. Auch die Kontext-Hilfen überzeugen. Persönliche Beratung ist möglich, per Telefon, E-Mail oder in der Sprechstunde, die zweimal pro Woche besucht werden darf. 

Insbesondere für die GmbH oder die UG ist die Buchhaltungssoftware BuchhaltungsButler hervorragend geeignet. Das liegt an den sehr guten Auswertungen und den flexiblen Möglichkeiten, die Buchhaltung zu machen. Speziell die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater kann ein GmbH-Geschäftsführer flexibel gestalten. Insgesamt lohnt sich der BuchhaltungsButler, sobald eine Vielzahl von Belegen verarbeitet werden muss.

Beide Programme haben ihre Stärke in der Belegverwaltung. Für den Geschmack der Redaktion war das Buchen mit lexoffice angenehmer, aber wie gesagt, Geschmackssache. lexoffice besitzt eine hauseigene Lohnbuchhaltung, beim BUHAButler gibt es das nicht. 

Unternehmen mit Projektgeschäft können über Add-Ons Projektsoftware anflanschen. Das geht beim Buchhaltungsbutler nicht. Wer Projekte abrechnen will, benötigt ein eigenes Rechnungsprogramm für Projektverwaltung. Dann sollte der Anwender des BuchhaltungsButlers aber auf die Rechnungsstellungsfunktionen komplett verzichten und eine separates Projekt-Abrechnungsprogramm verwenden.

Die Daten beim BuchhaltungsButler werden in Hochsicherheits-Rechenzentren gehostet. So werden Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet:

• GOBD-Zertifizierung
• Die Rechenzentren unterliegen den strengen Sicherheitsbestimmungen, die auch für Kreditinstitute gelten.
• Zertifizierung der Rechenzentren nach TÜV und ISO 9001, 27001, 27017, 27018 und C5.
• Sichere Datenübertragung (SSL-Verschlüsselung) und mehrfache tägliche Datensicherung

Die Stärke von FastBill Pro ist der Bereich Angebote und Rechnungen. Das Programm ist für 5 User ausgerichtet. Praktisch ist die integrierte Zeiterfassung, die es erlaubt, erfasste Arbeitszeiten direkt in eine Rechnung zu verwandeln. Wer mit Fastbill arbeitet, benötigt für EÜR und GuV keinen Steuerberater. Der Kern des Programms sind die Funktionen im Bereich „Angebote und Rechnungen“. Interessant ist der optionale, aber kostenpflichtige Premium-Service: Hier werden die hochgeladenen Belege von Buchhaltungs-Profis kontiert. So sind Buchungsfehler nahezu ausgeschlossen.

Fastbill hat im Live-Test mit der Note „Gut“ (1,6) abgeschnitten: Ein Onboarding gibt es nicht, dafür ist das Programm intuitiv bedienbar. Hervorragend im Test waren die Einbindung des Geschäftskontos und der Abgleich offener Belege mit den Bankbuchungen. Beim Kontieren hochgeladener Belege hat das Programm noch Reserven.

WISO MeinBüro L ist eine Buchhaltungssoftware, die ihre Stärken beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen hat. Die Benutzeroberfläche ist selbsterklärend und zugeschnitten auf Praktiker mit wenig kaufmännischer Erfahrung. In diesem Zusammenhang ist auch die lange Testphase von 30 Tagen sehr hilfreich. Das Programm ist ausgerichtet auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, eine EÜR oder einen handelsrechtlichen Jahresabschluss lassen sich mit WISO MeinBüro L nicht erstellen.

Im Live-Test erzielt WISO MeinBüro L die Note „Gut“ (1,8). Das Onboarding ist mindestens so gut wie bei lexoffice. Die Einbindung des Geschäftskontos funktionierte ausgezeichnet, beim Buchen von Belegen könnten die Kontierungsvorschläge besser sein. Angebote und Rechnungen ließen sich schnell und ohne Probleme erstellen.

OrgaMax Online versteht sich als Büro-Software, die auch für Buchhaltungs-Laien geeignet ist. Schwerpunkt des Programms ist es, Angebote und Rechnungen zu erstellen. Die Buchhaltungssoftware ist auf die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ausgerichtet. Eine EÜR oder eine GuV kann eigenständig nicht erstellt werden, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. 

Im Live-Test schnitt OrgaMax Online mit der Note „Gut“ (2,1) ab. Die Anmeldung funktioniert problemlos. Das Onboarding ist am Beginn gut, dann fühlt man sich als User aber alleingelassen. Ein persönliches Onboarding durch einen OrgaMax-Berater ist aber möglich. Die Einbindung des Geschäftskontos funktioniert hervorragend. Bevor ein User aber Belege bucht, sollte er vorher den Kontenplan anpassen. Rechnungen erstellen und versenden funktioniert sehr gut.

Papierkram Pro+ ist perfekt an die Anforderungen von Solo-Selbstständigen angepasst. Die Besonderheit bei Papierkram Pro+ ist die integrierte Erfassung geleisteter Arbeitszeiten, die der User auf Knopfdruck in eine Kundenrechnung umwandeln kann. Wer also mit Stundensätzen oder Tagessätzen arbeitet, findet mit Papierkram Pro+ eine hervorragende und einfach zu bedienende Lösung.

Der Test verlief gut (Note 1,9): Leider gibt es kein Onboarding mehr, auch die Einbindung des Geschäftskontos funktionierte nicht auf Anhieb. Sehr gut dagegen ging die Erstellung von Rechnungen, insbesondere auf Basis erfasster Projektzeiten. Die Belegbuchung ging gut.

SAGE 50 Connected ist eine Buchhaltungssoftware, die auf dem Desktop läuft. Sie ist für Anwender mit Buchhaltungserfahrung ausgerichtet und bietet dem Profi eine hohe Funktionalität (Rechnungen erstellen, Buchhaltungsfunktionen). Buchhaltungslaien werden sich mit Sage 50 Connected aber schwertun. Die Funktionalität ist sehr gut, die Nutzerfreundlichkeit könnte besser sein.

Im Live-Test schnitt das Programm mit der Note „befriedigend“ (2,8) ab: Zuerst gilt es, die Buchhaltungssoftware herunterzuladen. Das war etwas umständlich. Ein geführtes Onboarding gibt es keines, man kann aber ein persönliches Onboarding durch einen Sage-Berater buchen. Die Erstellung von Rechnungen ist nicht selbsterklärend, eine Einarbeitung durch einen Sage-Berater ist erforderlich. Es gibt keine automatische Kontenzuordnung. Wer Belege bucht, muss wissen, was er tut. Das Geschäftskonto lässt sich lediglich als CSV-Datei einbinden, eine direkte Verknüpfung gibt es nicht. 

Billomat Business hat seine Stärke im Bereich der Angebots- und Rechnungsstellung. Das Programm unterstützt viele Fremdwährungen und unterstützt damit das internationale Geschäft eines Unternehmens. Für EÜR oder GuV braucht es eine Steuerkanzlei, weil eine Anlagenbuchhaltung fehlt. Ansonsten bietet Billomat perfekte Schnittstellen zum Steuerberater, beispielsweise über die Plattform „DATEV Unternehmen online“, dem Datenaustausch-Portal zwischen Steuerberater und Unternehmer.

Im Live-Test schnitt Billomat mit der Note „Befriedigend“ (2,7) ab. Die Anmeldung ging zunächst problemlos, beim Onboarding gab es aber einige Aussetzer und Abstürze. Auch die Einbindung des Geschäftskontos lief nicht rund, hier ist Hilfe seitens Billomat erforderlich. Die Belegbuchung funktionierte gut, der Abgleich der Bankdaten geht bei anderen Programmen (BuchhaltungsButler, sevDesk oder lexoffice) wesentlich besser. Auch die Rechnungserstellung könnte bedienerfreundlicher sein.

Diese Buchhaltungssoftware aus der Cloud ist für KMUs, Buchhalter und Steuerberater konzipiert. Es richtet sich vom Umfang her an professionelle Buchhalter und Controller. Im Mittelpunkt des Programms steht die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei. Eine Besonderheit im Rechnungsbereich ist die Mehrsprachigkeit des Programms, was besonders für Unternehmen mit internationalem Geschäft wichtig ist. 

Reviso schnitt im Live-Test mit der Note „ausreichend“ (3,6) ab: Es gibt kein geführtes Onboarding, die Einbindung des Geschäftskontos geht nur über den Import von CSV-Dateien. Für die Belegbuchung bedarf es die Hilfe einer persönlichen Schulung. Intuitiv lässt sich Reviso nicht bedienen. Immerhin war es aber möglich, ohne fremde Hilfe innerhalb von 5 Minuten eine Rechnung zu erstellen.

Kontolino! Classic ist eine Buchhaltungssoftware für Unternehmen, die eine Lösung für die Buchung von Belegen suchen. Die Stärke von Kontolino sind seine Buchhaltungsfunktionen. Die Nutzer sind in der Lage, ohne Steuerberater zu arbeiten, Buchhaltungskenntnisse vorausgesetzt. Beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen hat das Programm Reserven.

Im Live-Test schnitt das Programm mit der Note „Befriedigend“ (2,6) ab. Anmeldung und Onboarding funktionierten sehr gut. Gut ging auch das Hochladen von Belegen, allerdings sollte vorher der Kontenplan konfiguriert werden. Die Einbindung des Geschäftskontos dagegen war umständlich. Auch der Abgleich der Bankdaten verlief nicht reibungslos. Für das Erstellen einfacher Rechnungen ist Kontolino gut geeignet.

Die Buchhaltungssoftware invoiz unlimited ist gut für das Erstellen von Angeboten und Rechnungen geeignet. Die Buchhaltungsfunktionen dagegen sind ausbaufähig. Insgesamt ist es ein ordentliches Programm für Solo-Selbstständige, die mit einem Steuerberater arbeiten und wenig Belege buchen müssen.

Im Live-Test schnitt das Programm mit der Note „Befriedigend“ (2,8) ab. Anmeldung und Onboarding funktionieren gut. Während der Testphase steht ein Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung. Sehr gut lief die Einbindung des Geschäftskontos. Beim Buchen von Belegen kann der User aber keine Konten zuordnen. Der User sollte außerdem wissen, dass er zuerst das Bankkonto hochladen muss, bevor er Belege bucht. Einen Beleg, der vorher hochgeladen wurde, kann der Nutzer nämlich keiner Kontobewegung zuordnen. Rechnungen lassen sich dagegen einfach erstellen, allerdings würden sich Solo-Selbstständige über eine integrierte Zeiterfassung freuen.

Collmex ist ein Programm für Buchhaltungsprofis. Einige Steuerberatungskanzleien und Buchhaltungsbüros arbeiten damit. Das Programm ist für den Einsatz am Desktop ausgerichtet und hat im Kern seine Stärken in den Buchhaltungsfunktionen. Außerdem gibt es Erweiterungen für E-Commerce, Handel, Handwerk sowie auf Projektbasis arbeitende Dienstleister. Look-and-feel sowie Benutzerfreundlichkeit sind nicht mehr ganz auf dem neuesten Stand. Wer mit Collmex einmal Freundschaft geschlossen hat, wird gut damit arbeiten. 

Die DATAC AG bietet ein Buchhaltungsprogramm, das für Profis ausgerichtet ist. Es ist geeignet für KMUs mit eigener Buchhaltungsabteilung sowie für selbstständige Buchhaltungsbüros. Es gibt sogar ein Franchise-System, das mittlerweile über 500 selbstständige Buchhalter in Deutschland umfasst. Das Programm konzentriert sich auf die Finanzbuchhaltung. Ein Fakturierungs-Modul (Angebote, Rechnungen) fehlt. Ergänzen lässt sich das Programm um eine Lohnbuchhaltungs-Software.

DATEV ist der Industriestandard. Die überwiegende Mehrheit aller Steuerberater arbeitet mit DATEV-Programmen. Das Programm DATEV Mittelstand Faktura bestellt ein Unternehmen zwingend über seinen Steuerberater. Es ist konzipiert für Selbstbucher, das auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ausgerichtet ist. Es ist ein Profi-Programm für ausgebildete Buchhalter, die spielend die doppelte Buchführung und das korrekte Buchen in den jeweiligen Kontenrahmen beherrschen. Mit kostenpflichtigen Modulen lassen sich sämtliche Rechnungsfunktionen perfekt abbilden. In Kombination mit DATEV Unternehmen online ist dieses Programm, wenn perfekt konfiguriert, für kleinere und mittlere KMUs eine gute Wahl. DATEV bietet eine Testphase von 120 Tagen.

Automatisierung und Integration aller denkbaren Arten von Unternehmenssoftware sind der USP von fibunet. Der Kern des Systems besteht aus den 5 Modulen Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Controlling und Rechnungsbearbeitung. Kassensysteme, Warenwirtschaftssysteme, Lohnbuchhaltungsprogramme oder E-Commerce-Lösungen lassen sich problemlos in fibunet integrieren.

Lexware financial office versteht sich als die Buchführungssoftware für Experten. EÜR und Jahresabschluss (Bilanz, GuV) lassen sich damit problemlos ohne Hilfe durch den Steuerberater erstellen. Das System ist gut darin, große Datenmengen zu bewältigen. Integriert sind außerdem Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft und Lohnabrechnung. Die Testphase des Programms beträgt 4 Wochen.

Scopevisio ist eine Buchhaltungssoftware, die sich modular zur Unternehmenssoftware bzw. zum ERP-System erweitern lässt. Neben Angebots- und Rechnungserstellung sowie der Finanzbuchführung gibt es die Module Dokumentenmanagement, CRM und Vertriebssteuerung, Beschaffung und Warenwirtschaft sowie HR-Management und Lohnabrechnung. Zahlreiche Schnittstellen für Belegautomatisierung, DATEV und E-Commerce erlauben es einem KMU, die Software auf die individuellen Gegebenheiten im Unternehmen anzupassen. Die Testphase umfasst 30 Tage.

Am Markt gibt es vielfältige Lösungen für Buchhaltungssoftware. Die beiden wesentlichen Gruppen sind die Buchhaltungsprogramme als Cloud-Lösung, wie zum Beispiel sevDesk, lexoffice oder Sage 50 und die Arten von Rechnungswesensoftware, die in der Unternehmens-IT vor Ort gespeichert ist. Unser Buchhaltungssoftware-Vergleich bezieht sich im Schwerpunkt auf Cloud-Lösungen, die für Freiberufler, Kleingewerbe, GmbH und UGs gut geeignet sind.

Die besten Lösungen für Onlinebuchhaltung aus unserem Test sind die Programme sevDesk Buchhaltung, lexoffice XL sowie BuchhaltungsButler Accounting Pro. Dieser Test ist abgestellt auf die Anforderungen von Freiberuflern, Kleingewerbetreibenden, kleinere GmbHs sowie UGs (haftungsbeschränkt). 

Grundsätzlich gilt: Die beste Buchhaltungssoftware ist jene, die die Abläufe im Bereich Rechnungsstellung (Fakturierung) und im Büro vereinfacht, automatisiert und dafür sorgt, dass Belege zeitnah gebucht werden, um steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und um jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu bekommen. Am Ende sollte der Unternehmer mit dem Einsatz einer Buchhaltungssoftware signifikant Zeit sparen. Der Preis einer Online-Buchhaltungssoftware ist nicht so entscheidend wie ihre Funktionalität. 

Ein Rechnungsprogramm ist als Buchhaltungssoftware nutzbar, wenn der Anwender überwiegend Rechnungen schreibt und wenig Eingangsrechnungen bearbeiten muss. Viele Anbieter für Rechnungssoftware bieten heute Funktionen eines Buchhaltungsprogramms.

Die günstigsten Cloud-Lösungen für Buchhaltungssoftware beginnen mit einem monatlichen Abo-Preis von ca. 8 - 9 €. Die Mehrzahl der von uns untersuchten Programme in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich liegen in einer Preislage zwischen 15 und 30 € pro Monat. Es gibt aber auch Lösungen, die deutlich mehr kosten. Das sind häufig Programme für mittlere KMUs, die speziell auf die Anforderungen und Abläufe eines Unternehmens ausgerichtet sind. Hier sind fünfstellige Investitionssummen bzw. monatliche Gebühren im 3- bis 4-stelligen Bereich keine Seltenheit.

Das Buchhaltungsprogramm sollte intuitiv bedienbar sein, automatisierte Abläufe sind ein Muss, damit der Freiberufler, insbesondere wenn er allein arbeitet, wenig Arbeit im Büro hat. Bei der Angebots- und Rechnungsstellung ist ein durchgängiger Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung und vom Zahlungsabgleich bis zum Mahnwesen sinnvoll. Zur Automatisierung gehört auch die Einbindung des Geschäftskontos, um offene Rechnungen mit den Zahlungen auf dem Bankkonto abzugleichen. Bei Selbstständigen, die per Zeit abrechnen, ist eine Zeiterfassung sinnvoll, um Projektzeiten per Knopfdruck in eine Kundenrechnung zu verwandeln.

Ähnlich wie beim Freiberufler sollten alle Abläufe der Online-Buchhaltung weitestgehend automatisiert sein. Beim Onlinehändler ist eine Anbindung an den Onlineshop, beim stationären Händler an das Kassensystem wichtig.

Eine GmbH benötigt die doppelte Buchführung. Das muss nicht heißen, dass die Rechnungswesensoftware automatisch die doppelte Buchführung abbildet. Sprich, dass der Büromitarbeiter beim Buchen tatsächlich zwei Konten bebucht. Das ist nur dann sinnvoll, wenn im Unternehmen tatsächlich Buchhaltungsprofis arbeiten. Für kleinere GmbHs, die ohne angestellte Buchhalter arbeiten, liegt der Schlüssel zur Prozessoptimierung in der Automatisierung von Buchungsvorgängen sowie einer einfachen Belegverwaltung mit einer guten Schnittstelle zum Steuerberater. 

Die wichtigsten Module der Buchführungssoftware sind:

• Automatisierte Angebotserstellung über Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich und Mahnwesen.
• Offene Posten Verwaltung: Welche Rechnung ist noch nicht bezahlt?
• Buchung und Kontierung bzw. Vorkontierung von Belegen
• Digitale Erfassung und automatisierte Bearbeitung von Belegen
• Anlagenbuchhaltung beim Erfassen von Investitionen ins Unternehmen
• USt-Voranmeldung via ELSTER für Unternehmer, die Ihre USt-VA selbst machen
• Erstellung bzw. Vorbereitung der Gewinnermittlung via EÜR oder GuV
• Controlling-Funktionen für BWA bzw. Darstellung von Controlling-Dashboards
• Schnittstellen zu anderen betrieblichen Prozessen: z. B. zum Onlineshop, zum Kassensystem, zum Projektmanagement

Entscheidend ist also, dass sich der Unternehmer genau überlegt, welche Prozesse die Software für Buchhaltung abbilden soll.

3 Voraussetzungen sind auf Seiten der Buchführungssoftware erforderlich:

• Das EÜR-Modul für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung
• Die Anlagenbuchhaltung für die korrekte Berechnung der Abschreibungen betrieblicher Vermögensgegenstände
• Die ELSTER-Schnittstelle zur Übermittlung der Anlage EÜR an das Finanzamt

Selbstverständlich sollte der Unternehmer über die entsprechenden Kenntnisse über die oftmals verschlungen-komplizierten Sachverhalte der Anlage EÜR haben.