E-Mail-Flut stoppen: Mails effizienter bearbeiten



Eintrudelnde E-Mails können einen Tag und Nacht beschäftigen und rauben kostbare Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Dieser E-Mail-Leitfaden soll euch helfen, Mails effizienter zu bearbeiten und die E-Mail-Flut zu stoppen.

E-Mail-Flut
Ihr habt das Gefühl, dass ihr von euren eintreffenden Mails überrollt werdet? Geht die E-Mail-Flut aktiv an. (Foto: Unsplash)

Mit Struktur die E-Mail-Flut eindämmen

Die erste Amtshandlung am Morgen ist meistens der Blick ins Mailpostfach. Bereits im Bett oder am Frühstückstisch schnell das Handy gezückt und beim ersten Kaffee schon die E-Mail-Flut des Abends und der Nacht durchgeschaut. Je nach Aktivität in verschiedenen Ländern kann eine regelrechte Masse an E-Mails eingetroffen sein. Abgesehen von den ganzen Newslettern wünschen sich die Absender meistens eine schnelle Reaktion, damit ihre Projekte weiter vorangehen können. Aber eigentlich müsstet ihr noch schnell die Präsentation finalisieren, da ihr bereits um 10 Uhr bei eurem Kunden seid. Wie also die E-Mail-Flut bewältigen?

Nehmt euch bewusst Zeit, um Struktur zu schaffen:

  • Sichtet morgens nur kurz das Postfach, ob sich ein Problem aufgetan hat und geht dann euren Tagesplan an. Die anderen Mails bearbeitet ihr zu einem späteren Zeitpunkt.
  • Versucht, am Morgen zunächst eine wichtige Aufgabe zu erledigen und erst dann eure Mails zu checken.
  • Plant euch zwei bis drei Bearbeitungsblöcke der Mails in euren Tagesplan ein und haltet euch strikt daran. Versucht dafür beispielsweise die Pomodoro-Technik oder den Arbeitsrhythmus 52-17, bei denen ihr in 25 Minuten bzw. in 52 Minuten en bloc hochkonzentriert arbeitet. Wenn es für euer Team wichtig ist, dass ihr morgens zahlreiche Antworten zu Projekten gebt, dann solltet ihr den ersten Block gleich morgens ansetzen und den zweiten vielleicht nach der Mittagspause und gegebenenfalls den dritten kurz vor Feierabend.
  • Schaltet die Push-Nachrichten auf Desktop und Handy aus, damit euer Blick nicht auf die aufpoppenden Fenster und Briefumschläge fällt.
  • Um Zeit zu sparen, öffnet jede E-Mail insgesamt nur ein bis zwei Mal und trefft sofort die Entscheidung: Kurz beantworten oder delegieren, verschieben in den Ordner “später beantworten” und ein To-do auf den Wochenplan setzen, Papierkorb oder an euren Task im CRM anhängen zum Archivieren.

Artikel-Tipp: Um Zeitfresser zu eliminieren und sein Zeitmanagement zu verbessern, haben wir euch ein paar Apps zusammengestellt.

Um die E-Mails zu organisieren und die E-Mail-Flut zu stoppen, gibt es verschiedene Wege.

#1 Mailpostfach besser organisieren

Es gibt vor allem zwei Arten von Mailpostfach-Besitzern: den Superordentlichen und den Gegenchronologischen.

  • Der superordentliche Mailempfänger kann es kaum ertragen, wenn sein Mailpostfach unaufgeräumt ist und sich im Posteingang gelesene Mails befinden. Er ist besonders organisiert, da er es schafft, immer gleich alles weg zu sortieren oder er nimmt sich spätestens abends dafür Zeit, sein Postfach aufzuräumen und die noch eingetrudelten Mails zu bearbeiten.
  • Der gegenchronologische Mailempfänger lässt einfach die Mails wie sie ihn erreicht haben im Postfach stehen, beantwortet hier und da wichtige Nachrichten, markiert sich noch ausstehende Antworten mit Fähnchen und Farben und setzt seine Wunderwaffe der Suchfunktion ein, sobald auf der ersten Postfachseite die gesuchte Mail nicht mehr zu sehen ist.

Während der erste Typus sehr diszipliniert und strukturiert sein Postfach managt, besitzt der zweite eine gewisse Gelassenheit und Zuversicht, alles Wichtige auch so auf dem Schirm zu haben, da es ja im Notfall die Suchfunktion gibt oder aber die Erinnerungsfunktion. Doch was ist effektiv und effizient?

Wenn Kundenanfragen zu beantworten zur Hauptaufgabe gehören, dann ist es natürlich effektiv, sich die meiste Zeit des Tages mit dem Mailpostfach zu beschäftigen, zu antworten, zu delegieren, zu sortieren und abzulegen. Falls ihr andere Schwerpunkte habt, priorisiert eure Aufgaben. Die E-Mails haben dabei selten den wichtigsten Part. Sucht also für euch den Weg, Mails auf schnellem Wege zu beantworten und zu sortieren und schaut, wie ihr die E-Mail-Flut beherrschen könnt.

Ordnung ja, aber nicht zu kleinteilig

Überprüft eure Ordnerstruktur: Welche Ordner habe ich bisher neben Posteingang, Entwürfe und Papierkorb? Welche Ordner brauche ich für alltägliche Mails, welche für meine Projekte? Und muss ich wirklich endlose Unterordner anlegen und pflegen oder reicht es vielleicht, pro Projekt drei Unterordner zu haben, in denen ich gegebenenfalls per Suchfunktion die gewünschte Nachricht finde?

Wenn ihr zahlreiche Newsletter bekommt oder andere regelmäßige Infos zu Projekten anderer Abteilungen und könnt bzw. wollt diese nicht immer sofort lesen, erstellt euch Ordner, in denen diese Nachrichten automatisch gesammelt werden. Dann könnt ihr euch für die Bearbeitung wieder einen Zeitslot im Tagesplan legen und bewusst diese Mails bearbeiten. Ungelesene Newsletter solltet ihr abbestellen, um die E-Mail-Flut zu stoppen.

#2 E-Mail Korrespondenz im Team reduzieren

Die E-Mail ist bei den meisten noch der Hauptkommunikationskanal. Natürlich ist die E-Mail praktisch, da man sie dann schreiben kann, wenn einem der Einfall kommt, ohne jemanden zu stören. Denn der Empfänger kann sie lesen, wenn er sich die Zeit dafür nimmt. Aber muss es für jedes Anliegen wirklich eine Mail sein? Und muss immer das ganze Team zu den Adressaten gehören, sodass von jedem Teammitglied auch wieder eine Antwort zurückkommen wird?

Folgende Möglichkeiten stoppen die E-Mail-Flut:

  • Schreibt nur eine Mail, wenn die Anfrage unbedingt schriftlich erfolgen muss. Das gilt zum Beispiel wenn sie schriftlich im Mailpostfach oder in einem bestimmten Ordner abgelegt oder in einem CRM-System hinterlegt werden muss, um eine schriftliche Historie aufzubauen. Das ist bei größeren Kundenprojekten der Fall.
  • Intern lassen sich viele Mails vermeiden, da sie sich oft um kurze Fragen drehen, die dann schnell mit ja, einer Zahl oder einem knappen Satz beantwortet werden. Fragt euch, ob ihr die Frage nicht eh in eurem morgendlichen Videocall oder im Jour fixe klären könnt. Arbeitet ihr mit einem Kollegen an verschiedenen Projekten, dann sammelt eure Fragen und stellt sie gebündelt in einem kurzen Telefonat oder Meeting. So könnt ihr bei Unklarheiten direkt nachfragen, ohne das ein E-Mail-Ping-Pong entsteht und alle Beteiligten ständig aus der Hauptaufgabe herausgerissen werden.
  • Müsst ihr bei eurem Geschäft permanent und mit zahlreichen Teamkollegen Fragen und Infos austauschen, dann überlegt euch, einen Firmenchat zu installieren, bei dem ihr die Kollegen kurz anschreiben könnt, um kurz und knapp gewünschte Antworten zu erhalten. Aber Vorsicht: Das Chatten darf nicht zum Zeitfresser werden, auch wenn es euch brennend interessiert, was der Kollege aus dem Marketing am Wochenende unternommen hat.
  • Macht euch bewusst, dass nicht nur das kurze Beantworten von E-Mails viel Zeit kostet, sondern auch das Formulieren und Korrigieren von Anfragen, Auskünften oder Zusammenfassungen. Überlegt euch, für welche Korrespondenzen – meist extern – es besonders wichtig ist und prüft, ob es für die interne Kommunikation nicht schnellere Kanäle gibt, um die gewünschten Infos auszutauschen. Ein Griff zum Telefon ist persönlicher und oft schneller, um Missverständnisse, die beim Schriftlichen leicht auftreten können, durch das Nachfragen zu klären.
  • Schaut euch Projektmanagement-Tools wie Trello oder Slack an. Sicherlich könnt ihr Angaben zu Projekten und Dokumente so auf einem zügigeren Weg austauschen und alle Teammitglieder können zu jederzeit die Informationen einsehen und für ihre Aufgaben nutzen.
E-Mail-Flut-Regeln
Muss die Projektkommunikation über E-Mails laufen oder könnt ihr über Projektmanagementtools oder CRM-Systeme kommunizieren? (Foto: Unsplash)

#3 E-Mail-Regeln für alle einführen

Wenn ihr für euch geeignete Methoden für die Bearbeitung und vor allem interne Kommunikation gefunden habt, teilt diese mit eurem Team. Dann haben alle die Chance, für sich neue Methoden zu entdecken und sind vielleicht auch froh, nicht mehr für jedes bisschen eine Mail schreiben zu müssen. Und ihr stoppt dadurch die E-Mail-Flut beim gesamten Team.

Klärt folgende Fragen und stellt Regeln auf:

  • Für welche Bereiche sind Mails zwingend erforderlich (Vertrieb und Kundenkontakt, alles für die Buchhaltung, Abstimmungen mit dem gesamten Team …)?
  • Gibt es für den schriftlichen Talk, den Austausch von Dokumenten, Aufgabenmanagement passende und effizientere Programme wie Chats, Apps und CRM-Systeme?
  • Hilft es, wenn ich meinem Team für gewisse Projekte und Kundenanfragen oder -mitteilungen Mailvorlagen zur Verfügung stelle? Dann muss nicht jeder eigene Vorlagen aufwendig entwerfen.
  • Ist es möglich, dass meine Mitarbeiter Mails ins Smartphone diktieren und schließlich das Verschriftlichte nochmal gegenlesen?
  • Ist es bei den Kunden- sowie auch internen Anfragen in Ordnung, wenn die Mitarbeiter ihre Fragen, Anmerkungen, Angebote etc. möglichst in einer umfangreicheren Mail bündeln, anstelle zig einzelne Mails mit einzelnen Fragen zu verschiedenen Projekten zu verfassen?
  • Mails mit klaren Betreffzeilen verwenden für die leichtere Wiederauffindbarkeit. Für verschiedene Projekte sollten verschiedene Mails geschrieben werden.
  • Keine Mail verschicken und nach kurzer Zeit nachfragen, ob der Kollege oder die Mitarbeiterin diese auch erhalten hat.
  • Dokumente werden in der Cloud oder auf einem Laufwerk abgelegt und nicht jedem geschickt. Anmerkungen gehen dann an eine vorher definierte Person.

Je nachdem, was ihr für euer Unternehmen entschieden habt, kommuniziert die Regeln an alle und fragt nach einiger Zeit nach, ob diese auch im Alltag praktikabel sind. Besprecht mit den Teammitgliedern auch, auf welche Anfragen sie reagieren müssen, welche sie nicht beantworten sollen oder welche an wen delegiert werden können. Ist das jedem klar, läuft die E-Mail-Bearbeitung viel schneller, weil keine Unsicherheiten herrschen. Und fragt auch eure Mitarbeiter nach ihrem Geheimrezept, die E-Mail-Flut zu bewältigen.

#4 E-Mails kurz und knapp halten

Wenn ihr beginnt, eine Mail zu schreiben, fokussiert euch auf das Wesentliche und fragt euch:

  • Wer muss der Empfänger sein?
  • Müssen wirklich alle anderen ins CC?
  • Ist meine Betreffzeile verständlich?
  • Ist mein Anliegen zwischen höflicher Anrede und passender Grußformel klar formuliert? Reicht ein Satz aus oder braucht es eine kurze Erläuterung, damit der Empfänger mein Anliegen versteht?
  • Bei mehreren Empfänger mit @-Zeichen klare Zuständigkeiten und Aufforderungen benennen: @Anna, bitte überprüfe die Präsentation auf die Einhaltung der CI. Danke!
  • Ist nachvollziehbar, welche Informationen ich brauche; bei mehreren Absendern, von wem ich die Antwort benötige?
  • Habe ich eine Deadline gesetzt, sodass ich bis zum gewünschten Zeitpunkt die Rückmeldung habe und nicht Reminder schreiben muss?

Für umfangreichere Absprachen, oder wenn es noch viele Unklarheiten zum Projekt gibt, plant lieber ein kurzes Meeting oder Telefonat ein, das zielführender und schneller die offenen Punkte klärt.

E-Mail-Flut aktiv bewältigen

Wer sich bewusst mit der E-Mail-Flut beschäftigt, kann diese bewältigen, weniger Zeit aufwenden und sich den wirklich wichtigen Aufgaben des Tages widmen. Mit festen Zeitslots zur E-Mail-Bearbeitung, klaren Kommunikationsregeln und rein notwendigen Anfragen grenzt ihr den E-Mail-Aufwand aktiv ein, eliminiert Zeitfresser und erreicht in der Hauptarbeitszeit leichter eure Unternehmensziele.

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