E-Mail-Flut stoppen: Mails effizienter bearbeiten

05.03.2024

Selbstmanagement

Zahlreiche E-Mails trudeln ein und rauben kostbare Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Dieser Leitfaden hilft, Mails effizienter zu bearbeiten und die E-Mail-Flut zu stoppen.

Was ist E-Mail Flut?

Die E-Mail-Flut bezeichnet die andauernd eintreffenden Nachrichten, Newsletter, Angebote, Abstimmungen mit Kollegen, Projektinformationen etc. Und dieser Flut setzen sich Unternehmer oftmals schon aus, noch bevor sie das Bett verlassen haben. Die erste Amtshandlung am Morgen ist meistens der Blick ins Mailpostfach.

Je nach Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg, kann eine regelrechte Masse an E-Mails eingetroffen sein. Abgesehen von den ganzen Newslettern wünschen sich die Absender meistens eine schnelle Reaktion, damit ihre Projekte weiter vorangehen können. Aber eigentlich müsstet ihr noch schnell die Präsentation finalisieren, da ihr bereits um 10 Uhr bei eurem Kunden seid. Wie also die E-Mail-Flut bewältigen?

Artikel-Tipp: Gesünder in der Tag starten mit einer Morgenroutine!

Was tun gegen E-Mail-Flut?

Gegen die E-Mail-Flut könnt ihr Verschiedenes unternehmen: Mails ignorieren, sie nach Eintreffen direkt bearbeiten oder die E-Mail-Flut mit Struktur dauerhaft eindämmen.

Nehmt euch bewusst Zeit, um Struktur zu schaffen:

Sichtet morgens nur kurz das Postfach, ob sich ein Problem aufgetan hat und geht dann euren Tagesplan an. Die anderen Mails bearbeitet ihr zu einem späteren Zeitpunkt.
Versucht, am Morgen zunächst eine wichtige Aufgabe - eat the frog - zu erledigen und erst dann die Mails zu checken.
Plant zwei bis drei Bearbeitungsblöcke für die Mails in den Tagesplan ein und haltet euch strikt daran. Nutzt beispielsweise die Pomodoro-Technik oder den Arbeitsrhythmus 52-17, bei denen ihr in 25 Minuten bzw. in 52 Minuten en bloc hochkonzentriert arbeitet. Wenn es für das Team wichtig ist, zahlreiche Antworten zu Projekten zu erhalten, sollte der erste Block gleich morgens angesetzt werden, der zweite vielleicht nach der Mittagspause und gegebenenfalls der dritte kurz vor Feierabend.
Schaltet die Push-Nachrichten auf Desktop und Handy aus, damit der Blick nicht auf die aufpoppenden Fenster und Briefumschläge fällt.
Um Zeit zu sparen, öffnet jede E-Mail insgesamt nur ein bis zwei Mal und trefft sofort die Entscheidung: Kurz beantworten oder delegieren, in den Ordner "später beantworten" verschieben und ein To-do auf den Wochenplan setzen, ab in den Papierkorb oder an euren Task im CRM anhängen zum Archivieren?
Hinterfragt regelmäßig, welche der zahlreichen Newsletter notwendig sind und welche abbestellt werden können. Es kann sich lohnen, eine zweite Mailadresse nur für Newsletter etc. zu besitzen, so bleibt das eigene Hauptpostfach übersichtlich.

Artikel-Tipp: Um Zeitfresser zu eliminieren und sein Zeitmanagement zu verbessern, haben wir ein paar Apps zusammengestellt. Um die E-Mails zu organisieren und die E-Mail-Flut zu stoppen, gibt es verschiedene Wege.

#1 Mailpostfach besser organisieren

Es gibt vor allem zwei Arten von Mailpostfach-Nutzern: den Superordentlichen und den Gegenchronologischen.

Der superordentliche Mailempfänger kann es kaum ertragen, wenn sein Mailpostfach unaufgeräumt ist und sich im Posteingang gelesene Mails befinden. Er ist besonders organisiert, da er es schafft, immer gleich alles weg zu sortieren oder er nimmt sich spätestens abends dafür Zeit, sein Postfach aufzuräumen und die noch eingetrudelten Mails zu bearbeiten.
Der gegenchronologische Mailempfänger lässt einfach die Mails, wie sie ihn erreicht haben, im Postfach stehen, beantwortet hier und da wichtige Nachrichten, markiert sich noch ausstehende Antworten mit Fähnchen und Farben und setzt seine Wunderwaffe der Suchfunktion ein, sobald auf der ersten Postfachseite die gesuchte Mail nicht mehr zu sehen ist.

Während der erste Typus sehr diszipliniert und strukturiert sein Postfach managt, besitzt der zweite eine gewisse Gelassenheit und Zuversicht, alles Wichtige auch so auf dem Schirm zu haben, da es ja im Notfall die Suchfunktion gibt oder aber die Erinnerungsfunktion. Doch was ist effektiv und effizient?

Wenn Kundenanfragen zu beantworten zur Hauptaufgabe gehören, dann ist es natürlich effektiv, sich die meiste Zeit des Tages mit dem Mailpostfach zu beschäftigen, zu antworten, zu delegieren, zu sortieren und abzulegen. Falls ihr andere Schwerpunkte habt, priorisiert Aufgaben. Die E-Mails haben dabei selten den wichtigsten Part. Sucht also einen individuellen Weg, Mails auf schnellem Wege zu beantworten und zu sortieren und schaut, wie sich die E-Mail-Flut auf diese Weise beherrschen lässt.

Ordnung ja, aber nicht zu kleinteilig

Überprüft die Ordnerstruktur:

Welche Ordner habe ich bisher neben Posteingang, Entwürfe und Papierkorb?
Welche Ordner brauche ich für alltägliche Mails, welche für meine Projekte?
Und muss ich wirklich endlose Unterordner anlegen und pflegen oder reicht es womöglich, pro Projekt drei Unterordner zu haben, in denen ich gegebenenfalls per Suchfunktion die gewünschte Nachricht finde?

Wenn ihr zahlreiche Newsletter bekommt oder andere regelmäßige Infos zu Projekten anderer Abteilungen und könnt bzw. wollt diese nicht immer sofort lesen, erstellt Ordner, in denen diese Nachrichten automatisch gesammelt werden. Legt für die Bearbeitung wieder einen Zeitslot im Tagesplan fest und bearbeitet bewusst diese Mails. Ungelesene Newsletter sollten sofort abbestellt werden, um die E-Mail-Flut zu stoppen.

#2 E-Mail Korrespondenz im Team reduzieren

Die E-Mail ist bei den meisten noch der Hauptkommunikationskanal. Natürlich ist die E-Mail praktisch, da man sie dann schreiben kann, wenn einem der Einfall kommt, ohne jemanden zu stören. Der Empfänger kann sie lesen, wenn er sich die Zeit dafür nimmt. Aber muss es für jedes Anliegen wirklich eine Mail sein? Und muss immer das ganze Team zu den Adressaten gehören, sodass von jedem Teammitglied auch wieder eine Antwort zurückkommen wird?

So stoppt ihr die E-Mail-Flut:

Schreibt nur eine Mail, wenn die Anfrage unbedingt schriftlich erfolgen muss. Das gilt zum Beispiel, wenn sie schriftlich im Mailpostfach oder in einem bestimmten Ordner abgelegt oder in einem CRM-System hinterlegt werden muss, um eine schriftliche Historie aufzubauen. Das ist bei größeren Kundenprojekten der Fall.
Interne Mails vermeiden, wenn sich kurze Nachfragen schnell mit ja, einer Zahl oder einem knappen Satz beantworten lassen. Nutzt dafür möglichst euer morgendliches Teammeeting, den Jour fixe mit einzelnen Mitarbeitern oder ein Chat-System. Arbeitet ihr mit einem Kollegen an verschiedenen Projekten, dann sammelt Fragen und stellt sie gebündelt in einem kurzen Telefonat oder Meeting. So lässt sich bei Unklarheiten direkt nachfragen, ohne dass ein E-Mail-Ping-Pong entsteht und alle Beteiligten ständig aus der Hauptaufgabe herausgerissen werden.
Legt Reaktionszeiten für E-Mails fest. Müssen sie immer umgehend beantwortet werden, innerhalb von 3 Stunden oder innerhalb von 24 Stunden? So vermeidet ihr zahlreiche Mails mit nur kurzen Rückmeldungen.
Müsst ihr bei eurem Geschäft permanent und mit zahlreichen Teamkollegen Fragen und Infos austauschen, dann überlegt, einen Firmenchat zu installieren, um mit Kollegen schnell, kurz und knapp gewünschte Inhalte auszutauschen. Aber Vorsicht: Das Chatten darf nicht zum Zeitfresser werden, auch wenn es brennend interessiert, was der Kollege aus dem Marketing am Wochenende unternommen hat.
Vergegenwärtigt, dass nicht nur das kurze Beantworten von E-Mails viel Zeit kostet, sondern auch das Formulieren und Korrigieren von Anfragen, Auskünften oder Zusammenfassungen. Nutzt E-Mails vor allem für externe Korrespondenzen, die besonders wichtig sind und prüft schnellere Kanäle für die interne Kommunikation. Ein Griff zum Telefon ist persönlicher und oft schneller, um Missverständnisse, die beim Schriftlichen leicht auftreten können, durch Nachfragen zu klären.
Probiert Projektmanagement-Tools wie Trello oder Slack aus. So können Angaben zu Projekten und Dokumenten auf einem zügigeren Weg ausgetauscht werden. Außerdem können und alle Teammitglieder jederzeit Informationen einsehen und sie für Aufgaben nutzen.

#3 E-Mail-Regeln für alle einführen

Teilt geeignete Methoden für die Bearbeitung und vor allem der internen Kommunikation mit dem Team. Dann haben alle die Chance, für sich neue Methoden zu entdecken und sind vielleicht froh, nicht mehr für jedes bisschen eine Mail schreiben zu müssen. Und ihr stoppt dadurch die E-Mail-Flut beim gesamten Team.

Klärt folgende Fragen und stellt Regeln auf:

Für welche Bereiche sind Mails zwingend erforderlich (Vertrieb und Kundenkontakt, alles für die Buchhaltung, Abstimmungen mit dem gesamten Team ...)?
Gibt es für den schriftlichen Talk, den Austausch von Dokumenten, Projektmanagement passende und effizientere Programme wie Chats, Apps, Videokonferenzsysteme und CRM-Systeme?
Hilft es, wenn ich meinem Team für Projekte und Kundenanfragen Mailvorlagen zur Verfügung stelle? Das spart Zeit für die Teammitglieder und schafft ein einheitliches Auftreten.
Ist es möglich, dass meine Mitarbeiter Mails ins Smartphone diktieren und schließlich das Verschriftlichte nochmal gegenlesen?
Ist es bei Kunden- sowie internen Anfragen in Ordnung, wenn Mitarbeiter ihre Fragen, Anmerkungen, Angebote etc. in einer umfangreicheren Mail bündeln, anstelle zig einzelne Mails mit einzelnen Fragen zu verschiedenen Projekten zu verfassen?
Mails mit klaren Betreffzeilen verwenden für die leichtere Wiederauffindbarkeit. Für verschiedene Projekte sollten verschiedene Mails geschrieben werden.
Keine Mail verschicken und nach kurzer Zeit nachfragen, ob der Kollege oder die Mitarbeiterin diese auch erhalten hat.
Dokumente werden in der Cloud oder auf einem Laufwerk abgelegt und nicht jedem geschickt. Anmerkungen gehen dann an eine vorher definierte Person.
Ein-Wort-Mails vermeiden als Reaktion auf vorherige Mail mit "Danke", "Bitte", "Bis bald", "Schönes Wochenende".

Je nachdem, was ihr entschieden habt, kommuniziert die Regeln an alle und fragt nach einiger Zeit nach, ob diese im Alltag praktikabel sind. Besprecht mit den Teammitgliedern, auf welche Anfragen sie reagieren müssen, welche sie nicht beantworten sollen oder welche an wen delegiert werden können. Ist das jedem klar, läuft die E-Mail-Bearbeitung viel schneller, weil keine Unsicherheiten herrschen. Fragt auch Mitarbeiter nach deren Geheimrezept, die E-Mail-Flut zu bewältigen.

#4 E-Mails kurz und knapp halten

Beim Schreiben einer Mail ist Fokus alles. Fragt euch:

An welche Empfänger muss die Mail unbedingt gehen?
Müssen wirklich alle anderen ins CC?
Wen kann ich guten Gewissens außen vor lassen?
Ist meine Betreffzeile verständlich?
Ist mein Anliegen zwischen höflicher Anrede und passender Grußformel klar formuliert? Reicht ein Satz aus oder braucht es eine kurze Erläuterung, damit der Empfänger mein Anliegen versteht?
Bei mehreren Empfänger mit @-Zeichen klare Zuständigkeiten und Aufforderungen benennen: @Anna, bitte überprüfe die Präsentation auf die Einhaltung der CI. Danke!
Ist nachvollziehbar, welche Informationen ich brauche; bei mehreren Absendern, von wem ich die Antwort benötige?
Habe ich eine Deadline gesetzt, sodass ich bis zum gewünschten Zeitpunkt die Rückmeldung habe und nicht Reminder schreiben muss?

Für umfangreichere Absprachen, oder wenn es noch viele Unklarheiten zum Projekt gibt, plant lieber ein kurzes Meeting oder Telefonat ein, das zielführender und schneller die offenen Punkte klärt.

E-Mail-Flut aktiv bewältigen

Wer sich bewusst mit der E-Mail-Flut beschäftigt, kann diese bewältigen, weniger Zeit aufwenden und sich den wirklich wichtigen Aufgaben des Tages widmen. Mit festen Zeitslots zur E-Mail-Bearbeitung, klaren Kommunikationsregeln und rein notwendigen Anfragen grenzt ihr den E-Mail-Aufwand aktiv ein, eliminiert Zeitfresser und erreicht in der Hauptarbeitszeit leichter eure Unternehmensziele.

Artikel-Tipps: Mit der Getting Things Done-Methode könnt ihr Aufgaben schnell erledigen, Timeboxing hilft dabei, Zeitslots zu setzen. Wenn ihr abends rund um den Feierabend noch einmal Mails checkt, baut den Prozess in eure Abendroutine ein.