16 Tipps gegen Aufschieben



Morgen, morgen, nur nicht heute … auch Gründer und Unternehmer schieben Aufgaben immer wieder auf die lange Bank. Wir haben effektive Tipps gegen das Aufschieben gesammelt.

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Anders als vielfach angenommen, ist Faulheit häufig nicht die Ursache für Aufschieberitis, sondern der Drang, Unangenehmes von sich wegzuschieben. (Foto: Unsplash)

#1 Fangt sofort an… und zwar mit dem Unangenehmsten

Aller Anfang ist schwer – oder sogar am schwersten. Denn umso länger ihr wartet, desto unwahrscheinlicher ist es, dass ein Vorhaben noch in die Tat umgesetzt wird. Deshalb solltet ihr einfach loslegen. Am besten sofort mit der Aufgabe, die am unliebsamsten erscheint. Denn wenn ihr erst einmal dransitzt, kommt der Ball meist schon von allein ins Rollen. Und wenn die schlimmste Aufgabe gleich am Anfang bewältigt wurde, erscheint der Rest kinderleicht.

Diese Herangehensweise hat auch eine eigene Methode, die der Unternehmer Brian Tracy auf Grundlage einer US-amerikanischen Redewendung erfand:

Eat that Frog.

Im gleichnamigen Bestseller schildert Tracy Punkt für Punkt, wie ihr euren inneren Schweinehund überwindet, indem ihr ihm gleich zu Beginn des Tages einen Frosch zum Füttern gebt. Klare Leseempfehlung für alle Aufschieber!

#2 Brecht Aufgaben in Teilaufgaben herunter

Ein Sprichwort ist so alt, dass es oft in Vergessenheit gerät:

Eins nach dem anderen.

Je größer eine Aufgabe erscheint, desto respekteinflößender wirkt sie. Aber auch ein hoher Berg lässt sich besteigen, indem man ihn Schritt für Schritt bezwingt. Genauso sind auch größere Herausforderungen wie das Schreiben eines Buches oder die Ausarbeitung eines Vortrages nichts anderes als das Endergebnis vieler Teilaufgaben, die nach und nach erledigt werden.

Zerlegt größere Projekte also in kleine, im Alltag zu erledigende Teilaufgaben und das Bedürfnis nach Aufschieberitis wird sich reduzieren. Jeden Tag ein bisschen an einem Projekt zu arbeiten fällt vielen Menschen leichter als stundenlang über einer Mammutaufgabe zu brüten. Dabei helfen euch diese OKR-Tools.

#3 Routine etablieren: Arbeitet zu festen Zeiten und an produktiven Orten

Um der Prokrastination nicht zu verfallen, sollte man sich am besten eine gewisse Routine aneignen. Setzt feste Zeiten, in denen Aufgaben zu erledigen sind.

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Strukturiert durch den Tag: Mit der ALPEN-Methode (Grafik: Für-Gründer.de)

Auch hilft manchmal ein Ortswechsel. So kann es sein, dass es leichter fällt, bestimmte Aufgaben im Café oder im Büro anstatt zu Hause umzusetzen und umgekehrt. Achtet also darauf, wo ihr bei welchen Tätigkeiten am produktivsten seid und nutzt Zeitmanagement-Methoden wie die ALPEN-Methode, um Routinen zu erstellen.

#4 Verringert Unterbrechungen

Jedes Telefonklingeln und jede E-Mail reißen aus einer Aufgabe heraus. Besonders schlimm sind Push-Benachrichtigungen. Es gibt inzwischen auch Push-Benachrichtigungen für Tools und soziale Netzwerke. Besser ist es jedoch, komplett darauf zu verzichten, da die Konzentration leidet. Gefördert wird durch diese Instant-Benachrichtigungen dagegen die Aufschieberitis, denn insbesondere bei unliebsamen Aufgaben erscheinen die kleinen Info-Häppchen spannender als die eigentliche Arbeit.

Sollt ihr nun alle Kommunikationswege zu euren Kollegen kappen und isoliert vor euch hinarbeiten? Auf keinen Fall. Effizienter und effektiver ist es, feste Kommunikationsabläufe zu etablieren. Dazu gehören:

  • Zeiten für Meetings
  • Telefontermine
  • Zeitblöcke für das Abrufen und Beantworten von E-Mails

Wichtig ist, dass diese Zeitabläufe allen im Team bekannt sind. Dadurch reduzieren sich ungewollte Unterbrechungen der Arbeit erheblich. Helfen kann hierbei auch ein CRM, in das sich Stillarbeitszeiten und Termine eintragen lassen.

#5 Nutzt Projektmanagement-Tools

Macht euch für den nächsten Tag eine Liste mit Aufgaben, die ihr abarbeiten wollt. Und setzt Prioritäten von wichtig bis weniger wichtig. Für die Priorisierung helfen euch Methoden wie das Eisenhower-Prinzip und die ABC-Methode. Wenn ihr riesige Projekte als Ganzes betrachtet, verliert ihr den Überblick und werdet demotiviert.

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Trello lässt sich auch auf jedem Mobilgerät als App installieren und synchronisiert die Aktivitäten automatisch. So könnt ihr ortsunabhängig und in Echtzeit an den Boards, Listen und Karten arbeiten. (Foto: Trello)

Ein Tool wie Trello hilft euch dabei. Lest jetzt unseren Trello-Guide, um einen schnellen Einstieg in das Tool zu finden.

Wer mit einem solchen Tool kurzfristige Planungen macht, sieht klare und vor allem erreichbare Ziele vor sich. Das fördert die Motivation und gibt – nach Erledigung der Aufgaben – am Ende des Tages das Gefühl, auch etwas geschafft zu haben.

#6 Geht in eure eigene Ursachenforschung

Wenn ihr doch mal wieder eine Aufgabe aufschieben wollt, dann fragt euch:

  • Warum und in welchen Situationen schiebe ich auf?
  • Setzen mich bestimmte Aufgaben unter Stress?
  • Habe ich vor etwas Angst? Und wieso eigentlich?

Gewohnheiten lassen sich erst dann durchbrechen, wenn ihr die Hintergründe und damit euch selbst versteht.

#7 Holt euch Unterstützung

Manchmal schieben wir Dinge auf, weil wir einfach nicht wissen, wie wir sie anpacken sollen. Gerade als Gründer steht man plötzlich vor vielen neuen Herausforderungen. Aber auch im späteren Unternehmensalltag werdet ihr immer wieder mit neuen bzw. unerwarteten Problemen konfrontiert sein.

Wenn ihr nicht weiterwisst: Holt euch Hilfe! Nutzt Informationsportale, kontaktiert Berater, die Industrie- und Handelskammern oder andere Gründer und Unternehmer. Ihr seid in der Regel nicht die ersten, die sich einer Aufgabe stellen müssen. In vielen Fällen kann man auf die Expertise anderer zurückgreifen.

Hier kommen auch digitale Helfer wie RescueTime ins Spiel.

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Wo geht eigentlich meine Zeit hin? Mit RescueTime beantwortet ihr euch die Frage auf die Sekunde genau. (Bild: RescueTime)

Das Tool hilft euch dabei, ganz genau zu erfassen, wofür ihr eure Zeit investiert bzw. vergeudet. Am Anfang kann es schockierend sein, die sinnlos verstrichene Zeit als untrügliche Zahl auf dem Bildschirm zu sehen. Aber es ist ein heilsamer Schock, denn die damit einhergehende Klarheit hilft euch dabei, gezielt Zeitfresser einzusparen.

#8 Ändert den Blickwinkel

Jeder Gründer und Unternehmer wird wohl mal an den Punkt kommen, an dem die Frage durch den Kopf geht:

Habe ich einen großen Fehler gemacht?

Doch an sich selbst und der eigenen Geschäftsidee zu zweifeln, demotiviert nur. Entwickelt lieber eine Haltung wie:

Fehler gehören zum Leben dazu. Sie sind unvermeidlich und ich lerne aus ihnen.

So zieht ihr euch nicht runter, sondern seht Fehler als Lern- und Entwicklungschancen.

Besinnt euch außerdem immer wieder auf das Warum: Was ist der Kern eures Unternehmens, die Vision, die euch antreibt? Dieses Warum und alle daraus abzuleitenden Schritte findet ihr mit dem Golden Circle heraus.

#9 Lasst Perfektionismus los

Als Unternehmer gebt ihr jeden Tag euer Bestes. Ihr wollt erstklassige Produkte bzw. Services liefern, damit die Kunden zufrieden sind. Aber wer zu hohe Ansprüche an sich selbst und seine Arbeit stellt, erzeugt zu viel Druck und das bremst nur aus.

Perfektionisten verlieren sich zudem in den kleinsten Details und kommen nie zum Ende. Es könnte ja doch noch ein bisschen besser sein, oder? Versucht, locker an die Aufgaben heranzugehen. Und erwartet nicht, dass ein makelloses Ergebnis zustande kommt. Qualitätsmanagement ist wichtig, aber perfekte Ergebnisse gibt es nicht.

Von Perfektionismus sind vor allem Mikromanager betroffen. Diese sollten lernen, nicht nur die eigenen hohen Ansprüche, sondern auch die Aufgaben loszulassen, die sie ihren Mitarbeitern anvertrauen.

#10 Belohnt und lobt euch

Habt ihr die Aufgabe nicht (erneut) aufgeschoben und sie erfolgreich bewältigt, dann belohnt euch, zum Beispiel mit:

Es geht darum, dass ihr euer Belohnungszentrum anregt. Und ihr wisst selbst am besten, wie euch das gelingt. Wenn das Team etwas geschafft hat, sind Belohnung und Anerkennung übrigens genauso wichtig. Das gehört zum Teamgeist und beflügelt auch die Mitarbeitermotivation.

#11 Erzählt anderen von eigenen Projekten

Familie, Freunden und Geschäftspartnern von eigenen Plänen zu berichten, schafft Verbindlichkeiten – denn der Tag wird kommen, an dem diese Menschen neugierig erfahren wollen, was aus diesen Plänen geworden ist. Allein die Vorstellung, dann berichten zu müssen, dass es nie zu deren Erfüllung gekommen ist, kann ein starker Motivator sein, die Vorhaben lieber anzugehen. Denn wer möchte schon gern als jemand bekannt sein, der Luftschlösser baut?

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Commitment durch Einbeziehung anderer: Nachfragen von außen können der Aufschieberitis entgegenwirken. (Foto: Unsplash)

Anderen vom eigenen Projekt zu erzählen, schafft aber auch eine positive Motivation. Wenn Vertraute von eurem Vorhaben wissen, können sie euch unterstützen – mit gutem Zureden etwa, aber auch mit Know-how und eigenen Netzwerkkontakten, wenn sie über diese verfügen. Nahestehende Menschen einzubeziehen, wirkt so gleich doppelt der Aufschieberitis entgegen.

#12 Weicht auf andere Aufgaben aus

Manchmal will eine Aufgabe zu dem Zeitpunkt, zu dem wir sie erledigen wollen, einfach nicht von der Hand gehen. Dtatt sich daran festzubeißen, kann es sinnvoller sein, die Aufgabe auf einen anderen Zeitpunkt zu verlegen, falls das möglich ist, und bis dahin andere Aufgaben zu erledigen. Das ist dann keine Aufschieberitis, sondern ein Verschieben im Sinne der Effektivität.

In der Zwischenzeit gewinnen wir Abstand und die Chance steigt, dass wir die Aufgabe später aus einem neuen Blickwinkel und mit frischer Motivation angehen. Aber Vorsicht, hier die Gefahr groß, aus Gewohnheit aufzuschieben. Daher sollte diese Methode eher die Ausnahme statt die Regel sein.

#13 Visualisiert das gute Gefühl danach

Vor euch liegt eine schwierige Aufgabe? Setzt euch an einen stillen Ort, schließt die Augen und stellt euch vor, wie ihr euch fühlt, wenn ihr diese Aufgabe bewältigt habt. Wie fühlt es sich an, wenn das Reporting verschickt, der Kundentermin erfolgreich abgeschlossen, die Excel-Tabelle erstellt ist? Spürt diesem guten Gefühl nach, der Leichtigkeit, die damit einhergeht. Wenn ihr dies trainiert, dann werdet ihr dieses gute Gefühl voll und ganz und nicht nur in der Vorstellung spüren wollen. Der Weg dorthin führt zur Aufgabenerledigung und weg von der Aufschieberitis.

#14 Freundlich zu sich selbst sein

Kennt ihr Gedanken wie “Jetzt habe ich das schon wieder nicht geschafft” oder “Mann, heute trödle ich wieder herum”? Es ist gut und wichtig, das eigene Arbeitsverhalten zu beobachten. Die individuellen Gründe für die eigene Prokrastination zu hinterfragen, hilft enorm dabei, diese abzustellen.

Sich über sich selbst zu ärgern und zu verurteilen blockiert allerdings und begünstigt Aufschieberitis sogar. Dann fühlen wir uns schwach, hilflos und den Umständen ausgeliefert. Motivierend dagegen ist es, nachsichtig mit sich zu sein und Augenblicke des Aufschiebens als Lernchancen zu begreifen, sich selbst besser kennenzulernen und konstruktiv an diesem Problem zu arbeiten.

#15 To-do-Apps nutzen

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Aufgaben strukturieren, erledigen und abhaken: Das geht mit Getting Things Done Apps. (Foto: Unsplash)

Es ist ein tolles Gefühl, am Ende eines erfolgreichen Tages Aufgaben abzuhaken. Hierfür gibt es auch Apps wie AnyDo, mit denen dies auf dem Computer, Tablet und Smartphone möglich ist. Unser persönlicher Favorit ist Todoist, eine App, die auf der Getting-Things-Done-Methode basiert. So lassen sich nicht nur Aufgaben erstellen, sondern auch priorisieren und effektiv abarbeiten. In einem anderen Artikel stellen wir Todoist und weitere Getting-Things-Done-Apps vor.

#16 Kontrollinstanzen einsetzen

Kontrolle genießt nicht gerade einen guten Ruf in der Unternehmenskultur und tatsächlich schadet zu viel Kontrolle dem Betriebsklima. Geht es aber um unterstützende Kontrolle, kann diese bei der Umsetzung von Projekten überaus hilfreich sein.

Gemeint ist damit zum Beispiel das Vier-Augen-Prinzip beim Schreiben von Texten: Ein Kollege schreibt einen Text, der andere liest zu einem vereinbarten Zeitpunkt gegen. Beide Teamplayer verpflichten sich also zu einem gemeinsamen Zeitplan und motivieren sich wechselseitig, damit die Deadline eingehalten werden kann. Dieses Prinzip der kollegialen, konstruktiven Kontrolle verhindert das sprichwörtliche Schwimmen in der eigenen Suppe und verringert die Gefahr der Aufschieberitis.

Faulheit als Ursache für Aufschieben?

Woher die Angewohnheit zur Prokrastination rührt, wie die Aufschieberitis wissenschaftlich genannt wird, ist noch nicht abschließend geklärt. Faulheit ist jedenfalls nicht die Hauptursache. Denn viele Aufschieber sind tatsächlich fleißig, flüchten aber oft in andere Tätigkeiten als die eigentlich wichtigen.

Psychologen sehen den Sinn dahinter in unserem Belohnungssystem verborgen:

Durch das Ausweichen auf angenehmere Aufgaben wird dieses System im Gehirn angeregt und die wichtigen, aber als lästig empfundenen Aufgaben verdrängt. Dopamin wird ausgeschüttet, wir fühlen uns gut.

Allerdings hält dieser Effekt ähnlich wie bei Süßigkeiten nur kurz an – und wird vom schlechten Gewissen überschattet.

Wir sind nicht dafür ausgelegt, langfristige Mühen auf uns zu nehmen, sondern wollen Belohnungen am liebsten sofort. Diesem inneren Drang wirkt ihr nur mit Disziplin und einem starken, in die Zukunft ausgerichteten Verstand entgegen.

Aber auch Ängste vor dem Versagen, Perfektionsbestrebungen oder die schiere Unwissenheit, wie man etwas anpacken soll, spielen eine entscheidende Rolle für das Aufschieben. Gründer und Unternehmer, die große Visionen und Erwartungen an sich und ihr Unternehmen haben, können hiervon vermehrt betroffen sein.

Fazit

Wenn ihr bis hierhin gelesen habt, um andere Aufgaben aufzuschieben, dann gibt es jetzt eigentlich nur noch drei Dinge zu tun: Die für euch hilfreichen Tipps merken, euren Browser schließen und mit der Arbeit anfangen. Wir wünschen euch frohes und produktives Schaffen!

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