Timeboxing: pünktlich Aufgaben erledigen

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Timeboxing: Ablauf, Vor- und Nachteile

• Was ist Timeboxing?
• So funktioniert Timeboxing: 5 Schritte
• Vor- und Nachteile von Timeboxing
• Apps für Timeboxing
• Wann und für wen eignet sich Timeboxing?

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Was ist Timeboxing?

Timeboxing entspringt dem Scrum, einem Framework für Projektmanagement. Mit Timeboxing wird die Einhaltung strenger Zeitpläne während eines Sprints sichergestellt. Ihrer hohen Effizienz ist es zu verdanken, dass die Methode auch vom Scrum entkoppelt von Einzelkämpfern wie auch von Teams gern genutzt wird. Timeboxing erhebt die Zeit als wichtigsten Faktor für den Projekterfolg. Alle anderen Fragen stellen sich bei dieser Methode erst später, etwa:

Haben wir genügend Mitarbeiter und Budget, um die Aufgabe zu erledigen?

Viel wichtiger sind beim Timeboxing also die Arbeitszeiten, jede Aufgabe bekommt einen festen Zeitblock zugeteilt. Innerhalb dieses Zeitblocks muss die Aufgabe dann erledigt sein. Hierbei wird auch exakt definiert, was erreicht werden soll, also zum Beispiel:

Bis zum 30. Juni soll der Newsletter fertig sein.

Natürlich müssen hierfür auch die Ressourcen wie genügend Arbeitszeit vorhanden sein. Eine effektive Ressourceneinteilung hilft hierbei, diese lässt sich mit der ABC-Analyse vornehmen.

So funktioniert Timeboxing: 5 Schritte

Der genaue Ablauf von Timeboxing sieht so aus:

#1 To-do-Liste erstellen

Die To-do-Liste verschafft einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Das ist wichtig, um überhaupt Klarheit darüber zu finden, was es zu erledigen gibt.

• Tipp: To-do-Listen lassen sich schnell und einfach mit Getting Things Done Apps erstellen. Erfahrt hier, wie die Getting-Things-Done-Methode funktioniert.

To-dos lassen sich aber auch ganz einfach in einer Excel-Tabelle oder noch zügiger in Form von Stichpunkten in einem Dokument festhalten:

• Top-Kunden anrufen
• Mitarbeitergespräch führen
• Angebot finalisieren
• Mails checken und beantworten

#2 Aufgaben priorisieren

In vielen Timeboxing-Artikeln wird dieser Aspekt nicht genannt, dabei verringert die korrekte Priorisierung der Aufgaben den nachfolgenden Timebox-Aufwand erheblich.

• Tipp: Um die Aufgaben richtig zu priorisieren, könnt ihr die Getting-Things-Done-Methode anwenden. Probiert hierfür auch einmal die ABC-Methode aus. Welche Methode die richtige für euer Aufgabenmanagement ist, lässt sich herausfinden, wenn ihr jede für jeweils zwei Wochen ausprobiert.

Zurück zum Timeboxing: Entscheidet anhand der Auflistung eurer Aufgaben nun, welche davon wichtig und dringend sind. Diese haben die höchste Priorität. Nutzt hierfür das Eisenhower-Prinzip. Hinter jeder Aufgabe wird in Abstufung die passende Priorität ergänzt:

• Top-Kunden anrufen (Prio 1)
• Mitarbeitergespräch führen (Prio 1)
• Angebot finalisieren (Prio 2)
• Mails checken und beantworten (Prio 3)

#3 Aufgabendauer abschätzen

Die richtige Einschätzung der Aufgabendauer ist der Dreh- und Angelpunkt für das Setzen jeder Timebox. Greift hierbei auf folgende Parameter zurück:

• Erfahrung: Wurde diese Aufgabe in der Vergangenheit bereits erledigt, etwa die jährlich wiederkehrende Steuererklärung? Wie lange hat dies gedauert? Die Antwort gibt einen verlässlichen Zeitrahmen für die neue Timebox.
• Ähnliche Aufgaben: Wenn es jedes Mal 10 Minuten gedauert hat, eine Rechnung zu schreiben, wird es bei der nächsten ähnlich sein. Je näher sich die neue Aufgabe an der verwandten orientiert, desto genauer lässt sich der entsprechende Zeitaufwand ableiten. Im umgekehrten Fall lässt sich beispielsweise anhand der Erstellung einer Grafik nicht vorhersagen, wie lange ein Kundengespräch dauert.
• Experten fragen: Wenn ihr keine Ahnung habt, wie lange eine Aufgabe dauert, dann fragt Personen, die sich gut damit auskennen. Sie können detailliert sagen, wie lange sie mit welchem Kenntnisstand für die Erledigung einer Aufgabe gebraucht haben.
• Puffer einplanen: Kein Projekt läuft perfekt, weshalb auch nicht von perfekten Bedingungen ausgegangen werden sollte. Wer Zeit für Störungen und auch mal eine Korrekturschleife mehr einplant, entzerrt damit den Verlauf bis zur Aufgabenerledigung und reduziert damit den Stress bei sich selbst wie auch im Team.

Die Vormittage einer Woche im Blick: Mit Timeboxing rutscht keine Aufgabe mehr durch und es bleiben dennoch Puffer. (Grafik: Passion4Business)

#4 Timebox für die Aufgabe setzen

Anhand der festgelegten Aufgabendauer lässt sich nun eine Timebox festlegen, wobei hier zwischen harter und weicher Timebox unterschieden wird. Harte Timebox Nach Ablauf der Zeit werft ihr den sprichwörtlichen Stift aus der Hand und beendet die Arbeit – unabhängig davon, ob die Aufgabe erledigt ist oder nicht. Eine besonders radikale und beliebte Methode für die Umsetzung harter Timeboxen ist die Pomodoro-Technik. Und was passiert, wenn die Aufgabe innerhalb der harten Timebox nicht erledigt wurde? Dann schiebt sie sich automatisch und je nach Priorität in den nächsten verfügbaren Timeslot. Auch deshalb ist es so wichtig, Puffer beim Timeboxing einzuplanen.

• Geeignet für: Aufgaben, bei denen eine konsequente Regulierung notwendig ist, zum Beispiel bei fokussierten Meetings wie den Daily Scrums.

Weiche Timebox Die weiche Timebox dient als Orientierungsrahmen, anhand dessen ihr feststellen könnt, ob eure Einschätzungen zur Dauer von Aufgaben mit den tatsächlichen Zeiten übereinstimmen. Weiche Timeboxes helfen also dabei, Zeitfresser zu entlarven. Doch anders als bei der harten Timebox muss die Aufgabe nicht nach Ablauf der Zeit beendet werden – stattdessen ist es erlaubt, die Zeit etwas strecken, um fertig zu werden.

• Geeignet für: Aufgaben, die nicht ausufern sollen, aber bei wichtigen Impulsen auch etwas länger dauern dürfen, z. B. beim Brainstorming.

Wann setze ich welche Timebox ein? Harte und weiche Timeboxen lassen sich mixen. Wann der Einsatz welcher Timebox sinnvoll ist, hängt von den Zielen ab. Bei jeder Aufgabe sollte sich der Unternehmer fragen:

Braucht es mehr Disziplin oder mehr Zeit?

Je mehr Disziplin erforderlich ist, um beispielsweise ein wichtiges Kundenprojekt rechtzeitig abzuwickeln, desto eher bietet sich die harte Timebox an. Wenn es dagegen darum geht, den eigenen Workload besser einzuschätzen und sich selbst bei Aufschieberitis auf die Schliche zu kommen, sind weiche Timeboxen die bessere Wahl.

• Tipp: Lernt Führungsstile kennen und kombiniert euren passend mit Timeboxen.

#5 Zeiten konkret aufschreiben

In beiden Fällen ist es aber wichtig, konkrete Zeiträume festzuhalten, anhand unserer Beispiele wie folgt:

• Top-Kunden anrufen (Prio 1 | 30 Minuten)
• Mitarbeitergespräch führen (Prio 1 | 1 Stunde)
• Angebot finalisieren (Prio 2 | 45 Minuten)
• Mails checken und beantworten (Prio 3 | 20 Minuten)

Geht noch einen Schritt weiter und schreibt stets nach Erledigung der Aufgabe auf, wie lange dies tatsächlich gedauert hat, also:

• Top-Kunden anrufen (Prio 1 | 30 Minuten | Tatsächlich: 48 Minuten)
• Mitarbeitergespräch führen (Prio 1 | 1 Stunde | Tatsächlich: 1 Stunde 30 Minuten)
• Angebot finalisieren (Prio 2 | 45 Minuten | Tatsächlich: 25 Minuten)
• Mails checken und beantworten (Prio 3 | 20 Minuten | Tatsächlich: 10 Minuten)

So lassen sich Zeiträuber erkennen und ihr haltet sie schwarz auf weiß fest. Wenn Aufgaben sogar schneller als angenommen abgewickelt sind, lässt sich die nächste Timebox zur Aufgabe straffen, was die Produktivität erhöht. Hierbei bitte aber auch an die Puffer denken. Für die effiziente Tagesplanung kann euch die ALPEN-Methode helfen.

Vor- und Nachteile von Timeboxing

Wir stellen die Vorzüge und Nachteile von Timeboxing vor.

Vorteile von Timeboxing

So spart Timeboxing Zeit:

• Klare Struktur: Durch Timeboxing kommt ihr nicht mehr in die Situation, dass euch Aufgaben über den Kopf wachsen.
• Fokus auf das Wesentliche: Timeboxing lässt keinen Spielraum fürs Mäandern – die Zeit des Tages ist begrenzt und Timeboxing hilft dabei, diese Zeit mit maximaler Effektivität zu nutzen.
• Messbarer Aufwand: Insbesondere die harten Timeboxes geben unverrückbare Deadlines vor. So wird der Aufwand einschätz- und kalkulierbar.
• Aufgaben zeitlich im Zaum halten: Timeboxing arbeitet mit dem sogenannten Parkinsonschen Gesetz, nach dem die Erledigung einer Aufgabe umso länger dauert, je mehr Zeit wir dafür haben. Mit einem fest definierten Timeframe wird die Aufgabe pünktlich erledigt, ohne länger als nötig dafür zu brauchen.

Nachteile von Timeboxing

Diese Nachteile sollten Unternehmer ebenfalls im Blick haben:

• Kreativitätskiller: Auch Grafiker und Texter müssen pünktlich mit ihrer Arbeit fertig werden. Doch zu viel Druck durch zu enges Timeboxing kann dafür sorgen, dass der kreative Kopf blockiert. Inspiration könnt ihr euch unabhängig von Timeboxing mit diesen Kreativitätstechniken holen.
• Hauptsache fertig: Funktionierendes Timeboxing sagt nichts über die Qualität der Ergebnisse aus. Was nützt es, ein Konzept innerhalb der Zeit erstellt zu haben, wenn es inhaltlich nicht taugt?
• Eigener Rhythmus zählt nicht: Je nach Tagesform und Biorhythmus liegen uns Aufgaben mal mehr, mal weniger gut. Timeboxing nimmt darauf keine Rücksicht, abgearbeitet wird nach festem Plan. So werden die individuellen Leistungsspitzen des Tages nicht ideal genutzt.

Apps für Timeboxing

Timeboxing-Apps erleichtern die Anwendung im Alltag. Wir stellen drei beliebte kurz vor.

#1 TickTick

Der Einsatz von Emojis erleichtert den Listen-Überblick der täglichen To-dos. (Screenshot: TickTick)

2013 veröffentlichten US-Entwickler die erste Version von TickTick. Schon damals war eine Sync-Funktion enthalten, neue praktische Features kamen hinzu, darunter ein Pomodoro Timer und ein Kalender. Das Motto der Entwickler: stable & smooth, woran kontinuierlich gearbeitet wird.

• Vorteile: sehr einfach nutzbar, modernes und schickes Design, zuverlässige Synchronisation zwischen Smartphone und Laptop bzw. PC, nicht zu viele Features
• Nachteile: nur auf Englisch erhältlich, Nutzer bemängeln zu schlanken Support und das limitierte Task-Feature
• Preise: Basisversion kostenlos, Premium-Abo: 2,79 $ (monatlich), 27,99 $ (jährlich)

#2 Any.do

Nutzung und Synchronisierung auf mehreren Geräten: Any.do veranschaulicht, wie sehr die reibungslose Multi-Nutzung der App im Fokus steht.

Any.do wurde und wird in San Francisco entwickelt. Seit 10 Jahren gibt es das Tool auf dem Markt, der Schwerpunkt liegt auf Mobilität, Produktivität und somit einem effektiven Life Management. Die Redaktion von Any.do beschäftigt sich im Blog auch mit wichtigen Produktivitätsthemen wie der Morgenroutine.

• Vorteile: aufgeräumtes, klares Design, einfache und strukturierte Sortierung durch Ordner
• Nachteile: Wenige Möglichkeiten zur Individualisierung in der Basisversion (Farbe, Layout, Schrift), User äußern sich online kritisch über späte Rückmeldungen vom Support, starker Checklisten-Charakter, kein hauseigener Kalender
• Preise: Basisversion kostenlos, Premium 5,99 $ (pro Monat bei jährlicher Abrechnung), Teams-Version auf Anfrage

#3 Focus Booster

Focus Booster kombiniert die Pomodoro-Technik mit To-do-Listen. Ein Timer sorgt dafür, dass die tatsächlich aufgewendeten Zeiten für die Aufgabenerledigung erfasst und ausgewertet werden. Das australische Unternehmen hat Focus Booster 2009 entwickelt. Gründer Scott suchte damals nach einem Weg, die Produktivität seines eigenen Teams zu steigern, stieß auf Pomodoro und entwickelte eine entsprechende Software.

• Vorteile: einfache Integration der Pomodoro-Technik in den Unternehmensalltag, Echtzeit-Fortschritte sind erkennbar, durchdachtes Task-System mit Labels
• Nachteile: nur auf Englisch erhältlich, keine App für Smartphone und Tablet (reine Desktop-Anwendung)
• Preise: Basisversion kostenlos, Professional (54,89 $ bei jährlicher Zahlung / 4,99 $ bei monatlicher Zahlung)

Wann und für wen eignet sich Timeboxing?

Timeboxing eignet sich, wenn

• die Erledigung wichtiger Aufgaben ständig verschoben wird,
• Unklarheit über die Prioritäten der Aufgaben besteht (fehlender Fokus),
• ihr zum Ende der Woche immer wieder feststellt, dass die Wochenziele nicht erreicht wurden,
• Deadlines allein nicht ausreichen, um Aufgaben abzuschließen,
• Ablenkungen häufig dafür sorgen, dass Aufgaben unterbrochen werden,
• übertriebener Perfektionismus die Aufgabenerledigung ausbremst.

Timeboxing ist somit eine Methode, die sich sowohl für das Selbstmanagement wie auch für das Projektmanagement anwenden lässt. Jedoch kann Timeboxing auch Schaden anrichten, wenn Aufgaben falsch priorisiert oder der zeitliche Aufwand für die Erledigung verkehrt eingeschätzt wird. Empfehlenswert ist es daher, sich zunächst mit weichen und harten Timeboxen an die Methode heranzutasten, um ein Gespür für den idealen Mix zu finden und schrittweise zum festen Alltagsbegleiter zu werden.

• Produktiver durch Pausen lässt sich mit dem Arbeitsrhythmus 52-17 arbeiten. Eine alternative Methode mit kürzeren Intervallen ist die Pomodoro-Technik. Lernt hier weitere Zeitmanagement-Methoden kennen.

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