Deadlines kennt jeder Unternehmer – und auch den Druck, wenn sie näher rücken, aber ein Abschluss des Projektes nicht in Sicht ist. Mit Timeboxing schafft ihr die Arbeit pünktlich und entspannt. Aber die Methode hat auch Tücken. Ein Überblick.
Timeboxing: Ablauf, Vor- und Nachteile
Timeboxing entspringt dem Scrum, einem Framework für Projektmanagement. Mit Timeboxing wird die Einhaltung strenger Zeitpläne während eines Sprints sichergestellt. Ihrer hohen Effizienz ist es zu verdanken, dass die Methode auch vom Scrum entkoppelt von Einzelkämpfern wie auch von Teams gern genutzt wird. Timeboxing erhebt die Zeit als wichtigsten Faktor für den Projekterfolg. Alle anderen Fragen stellen sich bei dieser Methode erst später, etwa:
Haben wir genügend Mitarbeiter und Budget, um die Aufgabe zu erledigen?
Viel wichtiger sind beim Timeboxing also die Arbeitszeiten, jede Aufgabe bekommt einen festen Zeitblock zugeteilt. Innerhalb dieses Zeitblocks muss die Aufgabe dann erledigt sein. Hierbei wird auch exakt definiert, was erreicht werden soll, also zum Beispiel:
Bis zum 30. Juni soll der Newsletter fertig sein.
Natürlich müssen hierfür auch die Ressourcen wie genügend Arbeitszeit vorhanden sein. Eine effektive Ressourceneinteilung hilft hierbei, diese lässt sich mit der ABC-Analyse vornehmen.
Der genaue Ablauf von Timeboxing sieht so aus:
Die To-do-Liste verschafft einen Überblick über die anstehenden Aufgaben. Das ist wichtig, um überhaupt Klarheit darüber zu finden, was es zu erledigen gibt.
To-dos lassen sich aber auch ganz einfach in einer Excel-Tabelle oder noch zügiger in Form von Stichpunkten in einem Dokument festhalten:
In vielen Timeboxing-Artikeln wird dieser Aspekt nicht genannt, dabei verringert die korrekte Priorisierung der Aufgaben den nachfolgenden Timebox-Aufwand erheblich.
Zurück zum Timeboxing: Entscheidet anhand der Auflistung eurer Aufgaben nun, welche davon wichtig und dringend sind. Diese haben die höchste Priorität. Nutzt hierfür das Eisenhower-Prinzip. Hinter jeder Aufgabe wird in Abstufung die passende Priorität ergänzt:
Die richtige Einschätzung der Aufgabendauer ist der Dreh- und Angelpunkt für das Setzen jeder Timebox. Greift hierbei auf folgende Parameter zurück:
Die Vormittage einer Woche im Blick: Mit Timeboxing rutscht keine Aufgabe mehr durch und es bleiben dennoch Puffer. (Grafik: Passion4Business)
Anhand der festgelegten Aufgabendauer lässt sich nun eine Timebox festlegen, wobei hier zwischen harter und weicher Timebox unterschieden wird. Harte Timebox Nach Ablauf der Zeit werft ihr den sprichwörtlichen Stift aus der Hand und beendet die Arbeit – unabhängig davon, ob die Aufgabe erledigt ist oder nicht. Eine besonders radikale und beliebte Methode für die Umsetzung harter Timeboxen ist die Pomodoro-Technik. Und was passiert, wenn die Aufgabe innerhalb der harten Timebox nicht erledigt wurde? Dann schiebt sie sich automatisch und je nach Priorität in den nächsten verfügbaren Timeslot. Auch deshalb ist es so wichtig, Puffer beim Timeboxing einzuplanen.
Weiche Timebox Die weiche Timebox dient als Orientierungsrahmen, anhand dessen ihr feststellen könnt, ob eure Einschätzungen zur Dauer von Aufgaben mit den tatsächlichen Zeiten übereinstimmen. Weiche Timeboxes helfen also dabei, Zeitfresser zu entlarven. Doch anders als bei der harten Timebox muss die Aufgabe nicht nach Ablauf der Zeit beendet werden – stattdessen ist es erlaubt, die Zeit etwas strecken, um fertig zu werden.
Wann setze ich welche Timebox ein? Harte und weiche Timeboxen lassen sich mixen. Wann der Einsatz welcher Timebox sinnvoll ist, hängt von den Zielen ab. Bei jeder Aufgabe sollte sich der Unternehmer fragen:
Braucht es mehr Disziplin oder mehr Zeit?
Je mehr Disziplin erforderlich ist, um beispielsweise ein wichtiges Kundenprojekt rechtzeitig abzuwickeln, desto eher bietet sich die harte Timebox an. Wenn es dagegen darum geht, den eigenen Workload besser einzuschätzen und sich selbst bei Aufschieberitis auf die Schliche zu kommen, sind weiche Timeboxen die bessere Wahl.
In beiden Fällen ist es aber wichtig, konkrete Zeiträume festzuhalten, anhand unserer Beispiele wie folgt:
Geht noch einen Schritt weiter und schreibt stets nach Erledigung der Aufgabe auf, wie lange dies tatsächlich gedauert hat, also:
So lassen sich Zeiträuber erkennen und ihr haltet sie schwarz auf weiß fest. Wenn Aufgaben sogar schneller als angenommen abgewickelt sind, lässt sich die nächste Timebox zur Aufgabe straffen, was die Produktivität erhöht. Hierbei bitte aber auch an die Puffer denken. Für die effiziente Tagesplanung kann euch die ALPEN-Methode helfen.
Wir stellen die Vorzüge und Nachteile von Timeboxing vor.
So spart Timeboxing Zeit:
Diese Nachteile sollten Unternehmer ebenfalls im Blick haben:
Timeboxing-Apps erleichtern die Anwendung im Alltag. Wir stellen drei beliebte kurz vor.
Der Einsatz von Emojis erleichtert den Listen-Überblick der täglichen To-dos. (Screenshot: TickTick)
2013 veröffentlichten US-Entwickler die erste Version von TickTick. Schon damals war eine Sync-Funktion enthalten, neue praktische Features kamen hinzu, darunter ein Pomodoro Timer und ein Kalender. Das Motto der Entwickler: stable & smooth, woran kontinuierlich gearbeitet wird.
Nutzung und Synchronisierung auf mehreren Geräten: Any.do veranschaulicht, wie sehr die reibungslose Multi-Nutzung der App im Fokus steht.
Any.do wurde und wird in San Francisco entwickelt. Seit 10 Jahren gibt es das Tool auf dem Markt, der Schwerpunkt liegt auf Mobilität, Produktivität und somit einem effektiven Life Management. Die Redaktion von Any.do beschäftigt sich im Blog auch mit wichtigen Produktivitätsthemen wie der Morgenroutine.
Focus Booster kombiniert die Pomodoro-Technik mit To-do-Listen. Ein Timer sorgt dafür, dass die tatsächlich aufgewendeten Zeiten für die Aufgabenerledigung erfasst und ausgewertet werden. Das australische Unternehmen hat Focus Booster 2009 entwickelt. Gründer Scott suchte damals nach einem Weg, die Produktivität seines eigenen Teams zu steigern, stieß auf Pomodoro und entwickelte eine entsprechende Software.
Timeboxing eignet sich, wenn
Timeboxing ist somit eine Methode, die sich sowohl für das Selbstmanagement wie auch für das Projektmanagement anwenden lässt. Jedoch kann Timeboxing auch Schaden anrichten, wenn Aufgaben falsch priorisiert oder der zeitliche Aufwand für die Erledigung verkehrt eingeschätzt wird. Empfehlenswert ist es daher, sich zunächst mit weichen und harten Timeboxen an die Methode heranzutasten, um ein Gespür für den idealen Mix zu finden und schrittweise zum festen Alltagsbegleiter zu werden.