Schluss mit Mikromanagement: Wir geben Tipps, wie ihr den inneren Kontrolletti bezwingt, Zeit für die wesentlichen Aufgaben findet und obendrein die gute Laune im Team fördert.
Die Basis im Kampf gegen Mikromanagement: Traut euren Mitarbeitern zu, dass sie ihre Aufgaben selbstständig lösen können. (Foto: Unsplash)
Autoritär, demokratisch oder Laisser-faire? Der Führungsstil ist eure Richtschnur im Umgang mit euren Mitarbeitern. Dabei ist es wichtig, den zu eurem Charakter passenden Führungsstil festzulegen und diesen konsequent beizubehalten. Dadurch baut ihr eine stabile, nachhaltige und verlässliche Arbeitsbeziehung zu eurem Team auf. Wie euch das gelingt, erfahrt ihr in unserem ausführlichen Leitfaden zur Personalführung.
Projektmanagement hat das Ziel, Workflows zu definieren. So weiß jeder Mitarbeiter, welche Aufgabe er bis wann zu erledigen hat. Hierfür gibt es effektive Projektmanagement-Software und Projektmanagement-Tools, mit denen sich Mikromanagement vermeiden lässt. Wir aus der Redaktion empfehlen Trello, mit dem wir selbst täglich arbeiten. Auch Slack eignet sich gut für diesen Zweck.
Eure oberste Priorität sollte sein, eure Aufgaben zu beherrschen und nicht umgekehrt. Hier hat sich ein System bewährt, das bei der Einteilung von Aufgaben enorm hilfreich ist: eliminieren, delegieren oder automatisieren. Nutzt hierfür die ABC-Methode oder das Eisenhower-Prinzip, um Aufgaben schnell zu priorisieren und der Wichtigkeit nach zu bearbeiten.
Je mehr Übung ihr mit einer der Zeitmanagement-Methoden habt, desto schneller lassen sich Aufgaben erledigen, an den passenden Mitarbeiter weitergeben oder in automatische Prozesse integrieren.
Vorsicht vor Routinen: Viele Arbeitsabläufe schleifen sich mit der Zeit ein – obwohl sie längst überflüssig geworden sind. Sinnlose Aufgaben sind nicht nur kontraproduktiv, sondern verringern laut einer Studie des IWH Halle auch die Mitarbeitermotivation. Zu den Top-Kandidaten dieser Kategorie gehören:
Der Inhalt vieler Mails lässt sich schneller am Telefon durchgeben und manches Reporting, das bei PowerPoint Stunden in der Erstellung dauert, kann gestrichen oder zumindest eingekürzt werden.
Tools helfen euch in allen Unternehmensbereichen dabei, Aufgaben zu verschlanken: ein CRM, Social-Media-Planungstools wie Buffer oder Hootsuite, oder Tools zur Zeiterfassung sind nur ein paar Beispiele. Aufgaben zu automatisieren, bedeutet, Zeit zu sparen und sich nicht mehr um jede einzelne Aufgabe kümmern zu müssen. Mikromanagement ade!
Die ersten Monate in der Anfangsphase der Gründung waren stressig, oft wurde alles allein gesteuert und entschieden. Das funktioniert so ab einer bestimmten Phase aber nicht mehr. Wenn das Unternehmen wächst und ihr ein Team aufbaut, ist es unabdingbar, Aufgaben zu delegieren.
Hinter dem Problem Mikromanagement steckt das Bedürfnis nach Kontrolle, wohinter sich wieder die Angst verbirgt, dass Mitarbeiter scheitern. Es besteht also kein Vertrauen in die Fähigkeiten der Teammitglieder, was negative Folgen hat:
Vorsicht vor zu viel kleinteiliger Kontrolle: Mikromanagement führt in eine Abwärtsspirale. (Foto: Unsplash)
Zum Glück ist das Mikromanagement an sich vermeidbar, nämlich durch Vertrauen: Gebt Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss, was natürlich immer ein Risiko birgt. Wer dagegen Mikromanagement betreibt, der hat von vornherein verloren.
Respekt der Mitarbeiter lässt sich nicht einfordern. Es geht darum, eine starke Grundlage für Respekt schaffen, indem ihr eine Unternehmenskultur mit diesen Eckpfeilern bei euch etabliert:
Mitarbeiter achten Chefs, die offen für Feedback sind, eigene Fehler einräumen können und kurze Kommunikationswege wie das persönliche Gespräch oder das Telefon bevorzugen.
Eine gute Führungskraft behandelt alle Mitarbeiter gleich. Jeder bekommt also auf dieselbe, konstruktive Weise Feedback.
Ihr könnt bei euren Mitarbeitern Motivation nicht auf Knopfdruck aktivieren. Aber Perspektiven aufzeigen, mit denen diese sich identifizieren können und die sie intrinsisch motivieren. Dazu ist es wichtig, regelmäßig Mitarbeitergespräche zu führen, um Erwartungen und Wünsche kennenzulernen.
Unternehmer sind auf Problemanalyse und Lösungssuche geeicht, denn so begann bei den meisten von ihnen die Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung. Perfekt läuft dieser Weg allerdings nie. Warum also solltet ihr Perfektion von Mitarbeitern erwarten? Erlaubt Mitarbeitern, Fehler zu machen. Entscheidend dafür ist, dass alle Beteiligten die Absicht haben und auch umsetzen, aus ihnen lernen zu wollen.
Ein Coach kann die Teamdynamik von außen beobachten und individuelle Tipps geben, wie ihr bei Mikromanagement gegensteuern könnt. Man selbst ist schließlich oft betriebsblind für die eigenen Schrullen. Darüber hinaus kann ein Coach oder Mediator das Team bei der Umsetzung aller vorher genannten Schritte unterstützen.
In der Corona-Krise konnten viele Führungskräfte gar nicht anders, als über die Entfernung mit ihren Teams zusammenzuarbeiten. Kontrolle war hier eine Illusion, denn Mitarbeiter standen im Homeoffice nicht unter Beobachtung. Zugleich erlebten viele Unternehmer, dass die Zusammenarbeit trotz der Distanz und auch ohne Kontrolle gut funktioniert hat.
Diese Erfahrung hat viele Entscheider sogar darin bestärkt, das Homeoffice auch nach dem Lockdown als festen Bestandteil der Firmenkultur zu etablieren. So stellen einige Start-ups ihren Mitarbeitern inzwischen frei, ob und in welchem Umfang sie im Büro vor Ort arbeiten wollen.
Das gelingt jedoch nur, wenn Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass sie nicht ständig kontrolliert werden, indem ihr zum Beispiel ständig Updates über Arbeitsprozesse einfordert oder im schlimmsten Falle offenes Misstrauen über die Arbeitsleistung aussprecht, ohne dass es einen nachvollziehbaren Grund gibt. Noch verheerender wirkt es sich aus, wenn dieses Misstrauen in virtuellen Teammeetings aufkommt, etwa in Form eines persönlichen Angriffes. Vermeidet unbedingt diese Mikromanagement-Falle, da sie der Motivation euer Mitarbeiter massiv schaden kann.
Mit diesem Mikromanagement-Test findet ihr heraus, ob ihr bereits zu viel kontrolliert. Je mehr Aspekte ihr an euch selbst beobachten könnt, desto wahrscheinlicher ist es, dass ihr den Mikromanagement-Führungsstil praktiziert.
In Zeiten von New Work fordern Arbeitnehmer Vertrauen von ihrem Arbeitgeber. Doch wird die Kehrseite oft verschwiegen: Nicht jeder Mitarbeiter ist zuverlässig. Umso wichtiger ist es, dass der Chef so schnell wie möglich die Spreu vom Weizen trennt. Wie aber soll das gelingen, wenn nicht über die gründliche Prüfung der Arbeitsleistung? Daran führt kein Weg vorbei.
Es gibt drei Situationen, in denen akribisches Management sinnvoll ist, auch wenn es nicht in Mikromanagement ausufern sollte.
Mikromanagement abzulegen bedeutet nicht, alle Zügel aus der Hand zu geben. Und selbstverständlich müsst ihr Prozesse überprüfen. Die Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen zu finden, ist zugegebenermaßen eine anspruchsvolle Herausforderung, die täglich geübt werden muss. Doch diese Übung lohnt sich, da ihr mit jedem Tag eine bessere Führungskraft werdet. Und das trägt entscheidend zu eurem Unternehmenserfolg bei – ganz ohne Mikromanagement.
Plötzlich Chef: Erfahrt, wie ihr Teamführung ohne Erfahrung angeht. Lest auch unseren Leitfaden für die Mitarbeitermotivation. Lernt weiterin moderne und klassische Führungsstile kennen und verbessert eure interne Kommunikation.
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