So vermeidet ihr Mikromanagement

Schluss mit Mikromanagement: Wir geben Tipps, wie ihr den inneren Kontrolletti bezwingt, Zeit für die wesentlichen Aufgaben findet und obendrein die gute Laune im Team fördert.

#1 Entscheidet euch für einen Führungsstil

Autoritär, demokratisch oder Laisser-faire? Der Führungsstil ist eure Richtschnur im Umgang mit euren Mitarbeitern. Dabei ist es wichtig, den zu eurem Charakter passenden Führungsstil festzulegen und diesen konsequent beizubehalten. Dadurch baut ihr eine stabile, nachhaltige und verlässliche Arbeitsbeziehung zu eurem Team auf. Wie euch das gelingt, erfahrt ihr in unserem ausführlichen Leitfaden zur Personalführung.

#2 Führt ein Projektmanagement ein bzw. optimiert das vorhandene

Projektmanagement hat das Ziel, Workflows zu definieren. So weiß jeder Mitarbeiter, welche Aufgabe er bis wann zu erledigen hat. Hierfür gibt es effektive Projektmanagement-Software und Projektmanagement-Tools, mit denen sich Mikromanagement vermeiden lässt. Wir aus der Redaktion empfehlen Trello, mit dem wir selbst täglich arbeiten. Auch Slack eignet sich gut für diesen Zweck.

#3 Eliminiert, automatisiert oder delegiert Aufgaben

Eure oberste Priorität sollte sein, eure Aufgaben zu beherrschen und nicht umgekehrt. Hier hat sich ein System bewährt, das bei der Einteilung von Aufgaben enorm hilfreich ist: eliminieren, delegieren oder automatisieren. Nutzt hierfür die ABC-Methode oder das Eisenhower-Prinzip, um Aufgaben schnell zu priorisieren und der Wichtigkeit nach zu bearbeiten.

Je mehr Übung ihr mit einer der Zeitmanagement-Methoden habt, desto schneller lassen sich Aufgaben erledigen, an den passenden Mitarbeiter weitergeben oder in automatische Prozesse integrieren.

Eliminieren

Vorsicht vor Routinen: Viele Arbeitsabläufe schleifen sich mit der Zeit ein – obwohl sie längst überflüssig geworden sind. Sinnlose Aufgaben sind nicht nur kontraproduktiv, sondern verringern laut einer Studie des IWH Halle auch die Mitarbeitermotivation. Zu den Top-Kandidaten dieser Kategorie gehören:

• überflüssige Meetings
• sinnlose Reportings
• E-Mail-Flut
• falsche Gewichtung von Aufgaben allgemein

Der Inhalt vieler Mails lässt sich schneller am Telefon durchgeben und manches Reporting, das bei PowerPoint Stunden in der Erstellung dauert, kann gestrichen oder zumindest eingekürzt werden.

Automatisieren

Tools helfen euch in allen Unternehmensbereichen dabei, Aufgaben zu verschlanken: ein CRM, Social-Media-Planungstools wie Buffer oder Hootsuite, oder Tools zur Zeiterfassung sind nur ein paar Beispiele. Aufgaben zu automatisieren, bedeutet, Zeit zu sparen und sich nicht mehr um jede einzelne Aufgabe kümmern zu müssen. Mikromanagement ade!

Delegieren

Die ersten Monate in der Anfangsphase der Gründung waren stressig, oft wurde alles allein gesteuert und entschieden. Das funktioniert so ab einer bestimmten Phase aber nicht mehr. Wenn das Unternehmen wächst und ihr ein Team aufbaut, ist es unabdingbar, Aufgaben zu delegieren.

#4 Vertraut euren Mitarbeitern

Hinter dem Problem Mikromanagement steckt das Bedürfnis nach Kontrolle, wohinter sich wieder die Angst verbirgt, dass Mitarbeiter scheitern. Es besteht also kein Vertrauen in die Fähigkeiten der Teammitglieder, was negative Folgen hat:

• Ein Klima von Druck entsteht, daraus ergibt sich ein Motivationsverlust der Mitarbeiter.
• Es passieren vermehrt Fehler.
• Dadurch erhöht sich wiederum das Kontrollbedürfnis beim Mikromanager.
• Mitarbeiter versuchen, sich der Kontrolle zu entziehen.
• Eine Spirale setzt sich in Gang, an deren Ende beide Seiten resignieren.

Zum Glück ist das Mikromanagement an sich vermeidbar, nämlich durch Vertrauen: Gebt Mitarbeitern einen Vertrauensvorschuss, was natürlich immer ein Risiko birgt. Wer dagegen Mikromanagement betreibt, der hat von vornherein verloren.

#5 Erlangt Respekt beim Team

Respekt der Mitarbeiter lässt sich nicht einfordern. Es geht darum, eine starke Grundlage für Respekt schaffen, indem ihr eine Unternehmenskultur mit diesen Eckpfeilern bei euch etabliert:

Offene Kommunikation

Mitarbeiter achten Chefs, die offen für Feedback sind, eigene Fehler einräumen können und kurze Kommunikationswege wie das persönliche Gespräch oder das Telefon bevorzugen.

Gleichbehandlung

Eine gute Führungskraft behandelt alle Mitarbeiter gleich. Jeder bekommt also auf dieselbe, konstruktive Weise Feedback.

Motivationsfähigkeit

Ihr könnt bei euren Mitarbeitern Motivation nicht auf Knopfdruck aktivieren. Aber Perspektiven aufzeigen, mit denen diese sich identifizieren können und die sie intrinsisch motivieren. Dazu ist es wichtig, regelmäßig Mitarbeitergespräche zu führen, um Erwartungen und Wünsche kennenzulernen.

#6 Legt Perfektionismus ab

Unternehmer sind auf Problemanalyse und Lösungssuche geeicht, denn so begann bei den meisten von ihnen die Entwicklung eines Produktes oder einer Dienstleistung. Perfekt läuft dieser Weg allerdings nie. Warum also solltet ihr Perfektion von Mitarbeitern erwarten? Erlaubt Mitarbeitern, Fehler zu machen. Entscheidend dafür ist, dass alle Beteiligten die Absicht haben und auch umsetzen, aus ihnen lernen zu wollen.

#7 Zieht einen Coach oder Mediator hinzu

Ein Coach kann die Teamdynamik von außen beobachten und individuelle Tipps geben, wie ihr bei Mikromanagement gegensteuern könnt. Man selbst ist schließlich oft betriebsblind für die eigenen Schrullen. Darüber hinaus kann ein Coach oder Mediator das Team bei der Umsetzung aller vorher genannten Schritte unterstützen.

#8 Lernt, auch über Entfernungen zu vertrauen

In der Corona-Krise konnten viele Führungskräfte gar nicht anders, als über die Entfernung mit ihren Teams zusammenzuarbeiten. Kontrolle war hier eine Illusion, denn Mitarbeiter standen im Homeoffice nicht unter Beobachtung. Zugleich erlebten viele Unternehmer, dass die Zusammenarbeit trotz der Distanz und auch ohne Kontrolle gut funktioniert hat.

Diese Erfahrung hat viele Entscheider sogar darin bestärkt, das Homeoffice auch nach dem Lockdown als festen Bestandteil der Firmenkultur zu etablieren. So stellen einige Start-ups ihren Mitarbeitern inzwischen frei, ob und in welchem Umfang sie im Büro vor Ort arbeiten wollen.

Das gelingt jedoch nur, wenn Mitarbeiter das Gefühl bekommen, dass sie nicht ständig kontrolliert werden, indem ihr zum Beispiel ständig Updates über Arbeitsprozesse einfordert oder im schlimmsten Falle offenes Misstrauen über die Arbeitsleistung aussprecht, ohne dass es einen nachvollziehbaren Grund gibt. Noch verheerender wirkt es sich aus, wenn dieses Misstrauen in virtuellen Teammeetings aufkommt, etwa in Form eines persönlichen Angriffes. Vermeidet unbedingt diese Mikromanagement-Falle, da sie der Motivation euer Mitarbeiter massiv schaden kann.

10 Anzeichen für Mikromanagement

Mit diesem Mikromanagement-Test findet ihr heraus, ob ihr bereits zu viel kontrolliert. Je mehr Aspekte ihr an euch selbst beobachten könnt, desto wahrscheinlicher ist es, dass ihr den Mikromanagement-Führungsstil praktiziert.

1. Alles genau wissen wollen: Euch treibt der innere Drang, jeden einzelnen Arbeitsschritt des Teams genau nachzuverfolgen. Keine E-Mail darf ohne euch in CC nach draußen gehen. Außerdem beneidet ihr die US-Unternehmen, die Mitarbeiter im Homeoffice mit der Webcam überwachen können. Wenn euch solche oder ähnliche Gedanken umtreiben, wollt ihr zu viel kontrollieren.
2. Die wichtigsten Aufgaben bleiben beim Chef: Das Team bekommt nur die To-dos, bei denen nicht viel schief gehen kann. Natürlich fällt es leicht, die langweiligen Aufgaben zu delegieren. Bei den Mitarbeitern kommt damit jedoch die Botschaft an, dass ihr ihnen nur Kleinkram zutraut, bei den wirklich spannenden und wichtigen Projekten gehen sie leer aus, was eine frustrierende Erfahrung ist.
3. Eigene Aufgaben bleiben liegen: Der Arbeitstag ist fast um, der Schreibtisch ist aber kaum leerer geworden? Dann habt ihr euch wahrscheinlich zu viel mit der Kontrolle anderer Aufgaben beschäftigt, als mit der Erledigung eurer eigenen.
4. Deadlines müssen ständig verschoben werden: Da euch die Aufgaben über den Kopf wachsen, sind sie auch nicht mehr zu bewältigen. Als Ergebnis lassen sich Termine mit Geschäftspartnern und Kunden nicht halten, was die Projektplanung durcheinanderbringt und bei regelmäßiger Wiederholung unprofessionell wirkt.
5. Hoher Krankenstand / hohe Fluktuation: Mitarbeiter sind ständig krank oder kündigen? Wenn auch andere Mikromanagement-Anzeichen auf euch zutreffen, kann das ein Hinweis dafür sein, dass Teammitglieder sich auf diese Weise eurer ausufernden Kontrolle entziehen.
6. Es geht um Schuldzuweisungen: Wenn Fingerpointing an der Tagesordnung ist, dann habt ihr eine Angstkultur etabliert. Wer hat schon Lust darauf, Fehler zuzugeben, wenn er dafür zur Schnecke gemacht wird? Fehler nicht machen zu dürfen, erzeugt massiven Druck.
7. Ihr bremst Mitarbeiter in deren Entwicklung: Was können Mikromanager noch weniger leiden als Kontrollverlust? Wenn jemand im Unternehmen Gefahr laufen könnte, ihnen die Kontrolle wegzunehmen. So empfinden es viele Führungskräfte nämlich, wenn ein Mitarbeiter auf der Karriereleiter voranschreitet. Damit das nicht passiert, teilen sie ihr Wissen nicht oder unterstützen den Mitarbeiter nicht bei Weiterbildungen, weshalb dieser weit unter seinen Möglichkeiten bleibt und sein volles Potenzial nicht ins Unternehmen einbringen kann.
8. Feedback von Mitarbeitern nehmt ihr persönlich: Mitarbeiter, die ehrlich und respektvoll ihre Meinung sagen, sind ein Geschenk für die Unternehmenskultur. Ihr Feedback ist der Sprit, um euch mit Vollgas weiterzuentwickeln – oder der Zündstoff dafür, euch persönlich beleidigt zu fühlen. Dann hat das Feedback keine Chance, zu euch durchzudringen und ihr bleibt im Mikromanagement gefangen.
9. Ihr geltet als überpenibel: “Aber ich bin doch nur besonders gründlich”, mögt ihr jetzt denken. Wenn das so ist, dann macht ihr euch wahrscheinlich selbst etwas vor, und redet Pingeligkeit zu einer Tugend schön. Es ist aber nicht tugenhaft, in jeder Suppe das Haar zu suchen, damit erzeugt ihr Stress bei euch selbst und bei euren Mitarbeitern.
10. Die Enttäuschung ist euer ständiger Begleiter: Wieder haben die Kollegen die Aufgaben nicht so umgesetzt, wie ihr es gemacht hättet. Wer enttäuscht ist, der wird ent-täuscht, lag also der Täuschung auf, dass alles genau so laufen muss, wie man sich das im eigenen Kopf ausgemalt hat. Ihr arbeitet aber mit Menschen zusammen, die verschieden sind. Und wer sagt eigentlich, dass eure Herangehensweise die beste ist? Womöglich löst ein Mitarbeiter die Aufgabe effizienter und effektiver.

Kann Mikromanagement auch sinnvoll sein?

In Zeiten von New Work fordern Arbeitnehmer Vertrauen von ihrem Arbeitgeber. Doch wird die Kehrseite oft verschwiegen: Nicht jeder Mitarbeiter ist zuverlässig. Umso wichtiger ist es, dass der Chef so schnell wie möglich die Spreu vom Weizen trennt. Wie aber soll das gelingen, wenn nicht über die gründliche Prüfung der Arbeitsleistung? Daran führt kein Weg vorbei.

Es gibt drei Situationen, in denen akribisches Management sinnvoll ist, auch wenn es nicht in Mikromanagement ausufern sollte.

• Hoch komplexe Aufgaben: Je anspruchsvoller die Arbeit ist und je mehr Personen an einem Projekt arbeiten, desto mehr Fehler können auch bei der Kommunikation und Umsetzung passieren. Hier werden Teammitglieder über ein wachsames Auge dankbar sein, bevor Fehler unentdeckt bleiben und womöglich zum Scheitern führen.
• Überblick über die Unternehmensprozesse behalten: Was ist schlimmer als ein Chef, der Mikromanagement betreibt? Einer, der keine Ahnung davon hat, was seine Mitarbeiter eigentlich den ganzen Tag tun. Mikromanagern kann man vieles vorwerfen, mangelndes Interesse an den Unternehmensprozesses gehört aber nicht dazu. Das Mikromanagement mag den Bogen überspannen, doch ist es grundsätzlich gut, als Führungskraft den Überblick behalten zu wollen und nah am Team dran zu bleiben.
• Zusammenarbeit mit unbekannten Dienstleistern: Zahlreiche Unternehmen geben viel Geld für Externe wie Agenturen und Freelancer aus, häufig rechnen diese pro Stunde ab. Der Auftraggeber kann und darf in diesem Zusammenhang exzellente Ergebnisse erwarten. Um hier keine Fehler zu machen und Tausende Euro in den Sand zu setzen, muss er genau schauen, ob der fremde Dienstleister sein Geld tatsächlich wert ist. Das hat nichts mit Mikromanagement, dafür aber viel mit der Qualitätssicherung für eine langfristige Zusammenarbeit zu tun.

Die Balance ist wichtig

Mikromanagement abzulegen bedeutet nicht, alle Zügel aus der Hand zu geben. Und selbstverständlich müsst ihr Prozesse überprüfen. Die Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen zu finden, ist zugegebenermaßen eine anspruchsvolle Herausforderung, die täglich geübt werden muss. Doch diese Übung lohnt sich, da ihr mit jedem Tag eine bessere Führungskraft werdet. Und das trägt entscheidend zu eurem Unternehmenserfolg bei – ganz ohne Mikromanagement.

Plötzlich Chef: Erfahrt, wie ihr Teamführung ohne Erfahrung angeht. Lest auch unseren Leitfaden für die Mitarbeitermotivation. Lernt weiterin moderne und klassische Führungsstile kennen und verbessert eure interne Kommunikation.