Feedbackgespräch: Leitfaden + Tipps

24.06.2021

Selbstmanagement

Wie führt ihr erfolgreich ein Feedbackgespräch? Es gibt klare Regeln, die dabei helfen, konstruktiv Rückmeldung zu geben und Mitarbeiter motiviert zu halten. So gelingt beides.

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Offen über Fortschritte und Fehler sprechen: Regelmäßige Feedbackgespräche reduzieren Frust und helfen bei der gemeinsamen Ausrichtung auf Ziele. (Foto: Unsplash)

Was ist ein Feedbackgespräch?

Bei einem Feedbackgespräch gibt der Vorgesetzte eine Rückmeldung zur Leistung des Mitarbeiters. Im Fokus stehen dabei Projekte der vergangenen Wochen und Monate, wie auch Ziele, die der Mitarbeiter, die Führungskraft wie auch das Unternehmen im Gesamten haben. Feedbackgespräche können in Form der jährlichen Mitarbeitergespräche stattfinden, sie lassen sich jedoch auch häufiger durchführen.

Wie wichtig der Faktor Zusammengehörigkeit ist, bringt Lena Jüngst von air up auf den Punkt:

Ein gutes Team ist das Wichtigste für den Unternehmensaufbau.

Lena verwendet hierfür ein Tool, um Infos über die Teamstimmung noch vor Feedbackgesprächen einzuholen:

Mit dem Tool Officevibe messen wir regelmäßig die Zufriedenheit der Teams. Die Zufriedenheit unserer Mitarbeiter steigt kontinuierlich, was uns sehr freut.

Welche Ziele sollen in einem Feedbackgespräch erreicht werden?

Das oberste Ziel jedes Feedbackgespräches sollte es sein, die Zusammenarbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Im Fokus stehen dabei die folgenden Punkte:

Status quo prüfen: Wie läuft die Zielerreichung?
Schwachstellen ansprechen und Lösungen finden
Ziele herausfinden: Was motiviert den Mitarbeiter, wo möchte er hin?

Um diese Ziele zu erreichen, ist es wichtig, Rahmenbedingungen des Feedbackgespräches zu berücksichtigen. So sollte das Feedbackgespräch stets wertschätzend und höflich erfolgen. Auf keinen Fall sollte der Mitarbeiter sprichwörtlich "zur Schnecke gemacht" werden, auch wenn der Frust aufseiten der Führungskraft groß sein sollte.

Die wichtigste Regel lautet, im Feedbackgespräch immer konstruktiv und lösungsorientiert zu bleiben.

Wie kritisch ein Feedback auch ausfallen mag: Es sollte immer als Hilfestellung formuliert werden.

Die Lösung kann hierbei auch sein, dass eine weitere Zusammenarbeit nicht mehr möglich ist. In jedem Fall solltet ihr das Feedbackgespräch als Chance für einen offenen Austausch sehen und Mitarbeitern die Gelegenheit geben, sich mit ihren Gedanken, Zielen, Wünschen und Erklärung angstfrei zu äußern.

Artikel-Tipp: Wenn ein gemeinsamer Weg nicht mehr weitergeht – Mitarbeiter richtig kündigen

Feedbackgespräch: So bereitet ihr euch vor

Für die Vorbereitung jedes Feedbackgespräches sind drei Faktoren wesentlich:

Unternehmensziele
Zielvorgaben für den Mitarbeiter (OKR)
Vergleichskennzahlen

Je genauer ihr diese Faktoren für sich genommen und miteinander abgleicht, desto besser vorbereitet startet ihr in das Feedbackgespräch.

Ablauf des Feedbackgespräches

Ein Feedbackgespräch sollte, ähnlich wie ein Mitarbeitergespräch, nicht länger als eine Stunde dauern. Manchmal kann das Gespräch auch etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, wenn es wichtige Punkte ausführlich zu besprechen gibt. Dann ist es ratsam, dem Gespräch etwas mehr Zeit einzuräumen, anstatt es abzuwürgen.

Artikel-Tipp: Harte und weiche Zeitfenster setzt ihr mit der Methode Timeboxing.

Klassisch läuft das Feedback-Gespräch in vier Phasen ab. Der exemplarische Ablauf eines Feedbackgespräches könnte so aussehen:

Phase #1: Bestandsaufnahme & Feedback geben

10:00 Uhr: Treffen mit dem Mitarbeiter an einem möglichst neutralen Ort, z. B. im Konferenzraum oder in einem virtuellen Meeting. Das Büro des Chefs eignet sich eher nicht dafür. Los geht das Gespräch mit etwas Smalltalk: Erkundigt euch über das allgemeine Befinden oder stellt andere, unverfängliche Fragen.
10:05 Uhr: Ziele und den geplanten Inhalt des Gespräches erwähnen: Worum soll es in dem folgenden Gespräch gehen (Erfolge, Verbesserungspotenzial, Wünsche des Mitarbeiters und der Vorgesetzten) und wie lautet das Gesprächsziel?
10:07 Uhr: Als Führungskraft sprecht ihr nun die bisher geleistete Arbeit des Mitarbeiters an. Hebt dabei Erfolge bzw. Fortschritte hervor, sofern es sie gab. Erst dann solltet ihr eventuell vorhandene Kritikpunkte ansprechen. Diese Reihenfolge ist auch sinnvoller als umgekehrt, um mit den Zielen der Verbesserung fortzufahren.

Wichtig: Formuliert Feedback stets in Ich-Botschaften, um klarzustellen, dass es sich dabei um eure eigene Wahrnehmung handelt, also beispielsweise so:

Ich freue mich, dass du dir heute die Zeit genommen hast.

Ich habe mir in diesem Projektabschnitt mehr Eigeninitiative von dir gewünscht.

Für die weitere Zusammenarbeit wünsche ich mir, dass du mir von dir aus Zwischenfeedbacks zusendest.

Phase #2: Ziele festlegen

10:20 Uhr: Jetzt geht es an die Optimierung: Was kann verbessert werden? Welche Prozesse lassen sich aus eurer Sicht und aus der des Mitarbeiters optimieren? Welche Aufgaben können gestrichen bzw. in einen passenderen Verantwortungsbereich übertragen werden, um den Mitarbeiter zu entlasten?
10:30 Uhr: Aus der Optimierung und dem vorhandenen Potenzial lassen sich neue Ziele für die nächsten Monate ableiten. Erarbeitet mit dem Mitarbeiter die Ziele im Rahmen der SMART-Zielsetzung.

Phase #3: Perspektiven und Wünsche besprechen

10:45 Uhr: Der Mitarbeiter bekommt Raum, um seine eigenen Ziele und Wünsche auszudrücken. Welche Zukunft stellt er sich im Unternehmen vor? Wie sieht für sie die ideale Arbeitsumgebung aus, was kann sich aus ihrer Sicht an der Unternehmenskultur verbessern? Schreibt hier aufmerksam mit, dieser Teil des Feedbackgespräches ist eine wertvolle Gelegenheit, um die Perspektive eurer Top-Kräfte besser kennenzulernen und darauf einzugehen, um die Zufriedenheit zu fördern und so die Motivation hochzuhalten.
10:58 Uhr: Das Feedback endet mit einem positiven, freundlichen Gesprächsabschluss. Bestenfalls ist hier noch Zeit für Fragen, über die ihr euch mit dem Mitarbeiter austauschen könnt.

Phase #4: Nachbereitung

Das Feedbackgespräch ist vorbei, eure Arbeit damit aber noch nicht. Es ist dann an euch, regelmäßig zu prüfen, ob der Mitarbeiter sich an die vereinbarten Ziele hält. Ein Mittel für den Check kann sein, regelmäßige Meetings zu halten, beispielsweise im 14-Tage-Takt. Alle zwei Wochen erkundigt ihr euch zu einem festen Termin nach dem Projektfortschritt und eventuell aufgekommenen Verzögerungen. Da der Mitarbeiter den Termin kennt, kann er sich auf dieses Gespräch vorbereiten.

Checkliste für das Feedbackgespräch

Unsere Checkliste zum kostenlosen Download (PDF) hilft euch dabei, bei Feedbackgesprächen schrittweise vorzugehen und die Feedbackregeln einzuhalten.

Fehler bei Feedbackgesprächen

In Feedbackgesprächen kann es zu heiklen Situationen kommen. Viele davon könnt ihr vermeiden, indem ihr diese Fehler unterlasst.

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Eine sorgfältige Vorbereitung ermöglicht euch, konkretes Feedback zu geben, sodass Mitarbeiter sich ernst genommen fühlen. (Foto: Unsplash)

Keine/mangelnde Vorbereitung

Mitarbeiter erwarten von euch, dass ihr euch mit deren Aufgabenbereichen beschäftigt habt. Dabei ist es egal, ob ihr Lob oder Kritik übt: Ihr solltet wissen, wovon ihr sprecht. Allgemeine Phrasen oder ein Rundumschlag ohne konkrete Benennung von Anlässen ist nicht konstruktiv, sondern wird dazu führen, dass derjenige sich unfair behandelt fühlt. Hütet euch vor Verallgemeinerungen ("Immer kommst du zu spät") wie auch vor scharfen rhetorischen Fragen. Beides ist weit verbreitet, aber schädlich. Frust und Motivationsschwund können die Folge sein.

Falsches Lob

Zu wenig oder kein Lob ist in Feedbackgesprächen genauso problematisch wie Lob ohne Substanz. Dieses kommt Unternehmern über die Lippen, die sich verpflichtet fühlen, zu loben. Das klingt dann etwa so:

Du bist wirklich ein toller Mitarbeiter, wie wir auch im letzten Jahr wieder festgestellt haben.

Was an diesem Lob ist problematisch? Es ist zu allgemein, der Mitarbeiter weiß überhaupt nicht, was ihr meint.

Verteilt Lob konkret, beispielsweise:

Wir finden es klasse, wie Sie mit den Kunden kommuniziert und die Abschlüsse durchgeführt haben.

Wenn ihr partout kein Lob für den Mitarbeiter findet, dann lasst es lieber ganz weg, anstatt euch etwas aus den Fingern zu saugen. Das ist nicht schön, aber ehrlich.

Das Gegenüber nicht zu Wort kommen lassen

Endlich mal Dampf ablassen – nach diesem Motto werden in Deutschland leider viele Feedbackgespräche geführt. Was sich in diesem Moment befreiend anfühlen mag, ist für den Mitarbeiter ein Schlag ins Gesicht: Springt ihr von Kritikpunkt zu Kritikpunkt, ohne ihm die Chance zu geben, seine Sicht der Dinge zu schildern, wird er sich überfahren und nicht ernst genommen fühlen. Vergesst daher nie, den Begriff Feedbackgespräch wörtlich zu nehmen und daraus keinen Monolog werden zu lassen.

Zu zurückhaltend kommunizieren

Ein weiterer klassischer Fehler ist es, Kritikpunkte nicht offen anzusprechen oder sie mit abschwächenden Formulierungen zu relativieren. Hier ein Beispiel:

Dein Reporting war wirklich toll, allein das Foliendesign. Und wie du unser Logo eingebunden hast, beeindruckend! Nur ... eine klitzekleine Kleinigkeit ist mir aufgefallen. Da waren drei bis vier kleine Zahlendreherchen drin, es wäre total toll, wenn du die beim nächsten Reporting vermeiden könntest.

Hierfür gibt es dann auch Steigerungsformen, um die Kritik noch weiter abzuschwächen, etwa, indem die Führungskraft anbietet, selbst die Aufgabe zu übernehmen. Das ist in zweierlei Hinsicht nicht zielführend: Der Mitarbeiter wird so entmündigt und versteht auch womöglich nicht die Ernsthaftigkeit des Problems.

Besser wäre ein angemessenes und klares Feedback:

Gut gefallen hat mir das Design bei deinem Reporting. Die Anordnung ist aufgeräumt, unser Logo an passender Stelle positioniert. Bei den Zahlen hast du dich jedoch verrechnet oder vertippt. So können wir das Reporting nicht an den Kunden geben. Bitte finde die Fehlerquelle schnellstmöglich und korrigiere die Zahlen.

Dieses Feedback holt den Mitarbeiter in die Verantwortung. Natürlich könnt ihr Unterstützung anbieten, doch gebt euren Mitarbeitern bitte die Möglichkeit, selbst an der Aufgabe zu wachsen.

Tipps für Feedbackgespräche

Termin vereinbaren: Ein Feedbackgespräch sollte niemals zwischen Tür und Angel erfolgen. Gebt dem Mitarbeiter und natürlich auch euch die Chance, das Gespräch mit mindestens einer Woche Vorlauf vorzubereiten.
Übt vorab den Perspektivwechsel: Wie würdet ihr als Mitarbeiter mit den Punkten umgehen, die ihr ansprechen wollt? Wie fühlt es sich an, Kritik zu erhalten und wie könnt ihr an euren Formulierungen arbeiten, damit diese sachlich bleiben? Übt dies mit einem Feedback-Coach oder einem Vertrauten derselben Hierarchieebene.
Keine Schuldzuweisungen: Euer Ziel ist es nicht, einen Schuldigen zu finden, sondern Prozesse zu verbessern. Vermeidet daher Anklagen, konzentriert euch stattdessen darauf, gemeinsame Lösungen zu finden.
Prozesse durchdringen: Wenn ihr die Erläuterungen eines Mitarbeiters nicht nachvollziehen könnt, dann fragt nach, bis ihr alles verstanden habt.
Vermeidet die Sandwich-Methode: Ihr zufolge passt ein negatives Feedback am besten zwischen zwei positive Bemerkungen. Das ist mittlerweile widerlegt, kommuniziert stattdessen lieber authentisch.
Dennoch solltet ihr immer mit etwas Positivem einsteigen – und wenn es ein einfaches, aber ehrlich gemeintes Kompliment ist. Wer gleich mit Kritik loslegt, sorgt für eine schlechte Grundstimmung.
Protokoll anfertigen: Ihr solltet so viel wie möglich aus dem Feedbackgespräch verschriftlichen und das Protokoll nach dem Gespräch vom Mitarbeiter gegenzeichnen lassen. So stellt ihr schwarz auf weiß sicher, dass beide Seiten dieselben Erkenntnisse und Ziele aus dem Gespräch gewonnen haben.
Lest von anderen erfolgreichen Unternehmen wie Netflix, wie sie die Herausforderung rund um Feedback geben meistern.
Führt Feedbackgespräche quartalsweise durch, anstatt nur einmal im Jahr. So seid ihr näher an laufenden Projekten und euren Mitarbeitern dran.
Ein Mediator wie ein HR-Profi kann dabei helfen, auf die Balance und die Einhaltung der Feedbackregeln zu achten.