ABC-Methode: Prioritäten richtig setzen
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SelbstmanagementWie viel Zeit brauche ich für meine täglichen Aufgaben? Und warum werde ich oft nicht rechtzeitig fertig? Die ABC-Methode hilft, Aufgaben richtig zu priorisieren und in einer angemessenen Zeit zu erledigen.
Was ist die ABC-Methode?
Die ABC-Methode ist ein Teil der betriebswirtschaftlichen ABC-Analyse und optimiert euer Zeit- beziehungsweise Selbstmanagement. Mehr Zeit hätte sicherlich jeder gern. Gerade im Joballtag, wenn die Aufgaben wieder alle gleichzeitig erledigt werden sollen, diverse Meetings und Kundentelefonate anstehen, schwirrt einem der Kopf.
Mit der ABC-Methode analysiert ihr den IST-Stand der Tagesplanung, bekommt Struktur in To-do-Listen, Klarheit über die Wichtigkeit der einzelnen Aufgaben und ein Gefühl für den eigentlich benötigten Zeitaufwand.
Wie setzt ihr die ABC-Methode um?
Bei der ABC-Methode teilt ihr anstehende Aufgaben in drei verschiedene Kategorien nach Wichtigkeit ein.
- A - dringend und wichtig: Bei A-Aufgaben handelt es sich um die wichtigsten Aufgaben für euer Unternehmen oder euren Unternehmensbereich. Diese Aufgaben könnt nur ihr erledigen und sollten daher mit oberster Priorität angegangen werden. Natürlich könnt ihr nicht den ganzen Arbeitstag nur A-Aufgaben erledigen, da auch andere wichtige Aufgaben zu bearbeiten sind.
Plant 1 bis 2 A-Aufgaben pro Tag mit einer Gesamtdauer von circa drei bis dreieinhalb Stunden ein.
- B - wichtig und nicht dringend: Bei den B-Aufgaben, die auch wichtig sind, prüft, ob ihr diese unbedingt heute erledigen müsst oder ob es auch im Laufe der Woche geht. Plant sie in den Tages- oder Wochenplan ein. Müsst ihr diese Aufgabe selbst erledigen oder könnt ihr sie an ein Teammitglied delegieren? Vielleicht ist es der Fachexperte, der sie viel schneller und produktiver erledigen kann. So spart ihr Zeit und habt den Kopf frei für andere wichtige Aufgaben.
Für euren Tagesplan notiert ihr bis zu drei B-Aufgaben mit einer Gesamtdauer von einer bis eineinhalb Stunden.
- C - dringend aber nicht wichtig: Die C-Aufgaben sind die unwichtigsten Aufgaben, die aber erledigt werden müssen. Sie nehmen üblicherweise die meiste Zeit ein, bringen das Unternehmen aber nicht voran. Dazu zählen Mails und Papierkram.
Zeitfresser ade: plant wenige C-Aufgaben am Tag mit einer knappen Bearbeitungsdauer von insgesamt 45 bis 60 Minuten ein.
Wer die ABC-Methode zum ersten Mal anwendet, ist oft erstaunt, dass die C-Aufgaben die meiste Arbeitszeit des Tages in Anspruch nehmen und wichtige A-Aufgaben viel zu wenig Aufmerksamkeit erhalten. Um dem entgegenzuwirken, ist es essenziell, für jede Aufgabe eine Bearbeitungszeit einzuplanen.
Die Faustregel besagt, dass die A-Aufgaben mindestens 60 Prozent, die B-Aufgaben 25 Prozent und die C-Aufgaben 15 Prozent einnehmen sollen. Verplant aber nicht den kompletten Arbeitstag, sondern nur 75 Prozent dessen, um Puffer für spontan auftretende Aufgaben oder länger dauernde Prozesse zu haben. So bleibt euer Arbeitstag entspannt.
- Tipp: Hier findet ihr eine ABC-Methoden Vorlage als Word-Datei, als PDF-Version oder Excel-Liste. So könnt ihr einfach und täglich einen Tagesplan mit Prioritäten und Zeitangaben erstellen.
Mit der ABC-Methoden-Vorlage könnt ihr schnell einen Tagesplan mit Prioritäten und Zeiten erstellen. (Vorlage: Für-Gründer.de)
ABC-Beispiel: Aufgabe, Arbeitszeit, Priorität
So könnte eure To-Do-Liste aussehen:
- A: Präsentation für Kunde Müller, 3 bis 3,5 Stunden
- B: Teamevent buchen, 15 Minuten, delegieren an Sonja
- B: Reporting für Kunde Meyer, 1 Stunde
- B: Newsletter Check und Korrekturen, 30 Minuten, Versand delegieren an Max
- B: Kalkulation Projekt Z, 1 Stunde, auf morgigen Tagesplan
- C: Rückläufer NL abarbeiten, 30 Minuten
- C: Mails beantworten, 30 Minuten
Für welche Aufgaben ist die ABC-Methode geeignet?
Prinzipiell ist die ABC-Methode für zahlreiche Aufgaben und Bereiche anwendbar. Die C-Aufgaben sind bei vielen dieselben und entpuppen sich oft als die Zeitfresser, die morgens als erstes angegangen werden und zwischendurch immer wieder bearbeitet werden. Auch wenn ihr oft denkt, "ach die eine Mail kann ich auch noch schnell beantworten, dann ist sie weg": Seid standhaft! Jede noch so kleine Störung reißt euch gedanklich aus dem aktuellen Projekt heraus und es kostet wieder Zeit, den Einstieg in die hochkonzentrierte Phase zu schaffen.
- Artikel-Tipp: Für die hochkonzentrierte Erledigung von Aufgaben(blöcken) mit regelmäßigen Pausen hilft der Arbeitsrhythmus 52-17 oder die Pomodoro-Technik.
Mit der Pomodoro-Technik erledigt ihr in Blöcken Mails, Teammeetings und Telefonate. Zwischendurch macht ihr Pausen. (Grafik: Für-Gründer.de)
Aufgabenbeispiele für ABC-Methode
- A-Aufgaben: Konzept für euer neues Produkt, große Aufträge, Entscheidungen treffen, wie euer Projekt weiter geht, Präsentation für den Kunden, Rechnungen, Briefe, Verträge abzeichnen, finale Entscheidungen über Ausgaben - alles, mit dem das Unternehmen Geld verdient. Hinzu kommen Aufgaben, die für eure Mitarbeiter entschieden werden müssen, wie zum Beispiel eine neue Software für eine Abteilung oder Personalentscheidungen etc.
- B-Aufgaben: Kalkulationen, Reportings, Kundentelefonate, Telefonzentrale annehmen etc.
- C-Aufgaben: Mails, Papierkram, Telefonate, Routinearbeiten, Verwaltungsaufgaben, Kopiertätigkeiten etc.
Artikel-Tipp: Für die Erstellung des Tagesplans kann die ALPEN-Methode helfen, bei der ihr zunächst alle Aufgaben notiert und schließlich Dauer und Pufferzeiten mit einplant. So kommt ihr entspannter durch den Tag.
Ein besseres Zeitmanagement mit der ABC-Methode
Die ABC-Methode lässt sich auf alle anstehenden Aufgaben beruflich wie privat anwenden. Wenn ihr euren Tag geschickt plant und sinnvolle To-Do-Listen mit realistischen Zeiten erstellt, werdet ihr eure Produktivität steigern können.
- Artikel-Tipps: Die meisten Gründer wechseln täglich ihre Funktionen zwischen Manager und Macher. Wie ihr die Zeitpläne vom Manager versus Maker Schedule zusammenbringt und wie ihr den perfekten Arbeitsrhythmus findet, erklären wir euch.
Überdenkt täglich eure Aufgaben und fokussiert euch auf die wesentlichen, um eure Ziele schneller zu erreichen. Gestaltet euren Arbeitstag effizient und effektiv, dann erreicht ihr schneller eure Unternehmensziele. Ihr werdet sehen, wie angenehm es ist, Zeitfresser zu eliminieren und zufrieden in den Feierabend zu gehen, ohne wieder eine Nacht durchzuarbeiten.
Wir wünschen euch einen produktiven Tag!
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