Kassenbuch führen: Kostenlose Vorlage und wichtige Tipps

In der Buchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens ordnungsgemäß aufgenommen werden. Das Kassenbuch ist besonders für Selbstständige in Branchen mit vielen Barzahlungen wichtig, um dem Finanzamt transparent und lückenlos alle Bargeld-Transaktionen nachzuweisen. Dazu zählen beispielsweise Branchen wie der Einzelhandel oder die Gastronomie. 

Für-Gründer.de zeigt, wie ein Kassenbuch ordnungsgemäß geführt und die schlimmsten Fehler bei der Kassenbuchführung vermieden werden können. Dazu gibt es eine kostenlose Kassenbuch-Vorlage zum Download.

1. Was ist ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist ein Nebenbuch in der Buchführung. Darin werden alle Barzahlungen eines Unternehmens, sprich Ein- und Auszahlungen, aufgeführt. Es gibt jederzeit einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle, also alle Einnahmen und Ausgaben sowie den Bargeldbestand.  

2. Warum muss ein Kassenbuch geführt werden?

Wer es als Selbstständiger mit einer großen Menge an Barzahlungen zu tun hat, muss ein Kassenbuch führen. Um die Unterschlagung von Umsätzen und damit Steuerhinterziehung zu verhindern, verpflichtet der Gesetzgeber zur Kassenbuchführung. Im Kassenbuch müssen alle Einzahlungen und Auszahlungen schriftlich festgehalten werden. Wird das Kassenbuch ordnungsgemäß geführt, besteuert das Finanzamt den vom Unternehmen angegebenen Gewinn. Ansonsten schätzt das Finanzamt den Gewinn für die Besteuerung, was meistens zu höheren Abgaben führt. Wer das Kassenbuch fehlerhaft führt, dem drohen sogar Bußgelder.  

3. Für wen ist ein Kassenbuch Pflicht?

Nicht alle Selbstständigen sind per Gesetz dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Die Pflicht zur Kassenbuchführung hängt zum einen von der Art der eigenen Buchhaltung ab, zum anderen spielt die Häufigkeit der Durchführung von Bargeschäften eine Rolle. 

Diese Unternehmen sind verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen: 

  • Jeder Kaufmann / jede Kauffrau hat die Pflicht zur Buchführung (siehe Gesetz § 238 – 241 HGB)  
  • Unternehmen mit doppelter Buchführung bzw. Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe bilanzierungspflichtig sind  
  • alle im Handelsregister eingetragene Betriebe (auch freiwillig) 
  • wird freiwillig bilanziert, dann besteht die Pflicht zur Kassenbuchführung 
  • kaufmännisch eingerichteter Gewerbebetrieb 

Von der Kassenbuchführung befreit sind: 

  • Freiberufler  
  • kleine gewerbliche Unternehmen  
  • Einzelkaufläute, unter 60.000 Euro Jahresgewinn  
  • Gewerbetreibender unter 600.000 Euro Jahresumsatz 
  • Neugründungen, die unterhalb dieser Grenzen liegen. 
  • Unternehmen, die nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen, müssen nicht zwingend ein Kassenbuch führen.  

Für Kleingewerbetreibende oder nicht-gewerbliche Unternehmen ist das Führen eines Kassenbuchs dennoch zu empfehlen, wenn sie ein Geschäft mit vielen Bargeldzahlungen betreiben. So haben sie jederzeit einen Überblick über ihre Finanzen.  

Möchten beispielsweise Betreiber eines kleinen Restaurants oder Zeitungskiosks trotzdem auf ein Kassenbuch verzichten, gilt allerdings weiterhin die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchführung. Sie ist nicht so stark reglementiert wie bei der Kassenbuchführung. 

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4. Was kommt alles ins Kassenbuch?

Das Kassenbuch dokumentiert alle Bargeldflüsse einer Kasse. Jeder dieser einzelnen Geschäftsvorfälle sollte korrekterweise mit diesen Punkten aufgeführt werden: 

  • Datum des Geschäftsvorfalls 
  • Belegnummer, also beispielsweise eine eindeutige Rechnungsnummer 
  • Buchungstext zur Beschreibung des Geschäftsvorfalls, z. B. „Briefmarken" 
  • Betrag und Währung der Einzahlung bzw. der Auszahlung 
  • Umsatzsteuersatz, also meist 7 oder 19 % 
  • Höhe der Umsatzsteuer als absoluter Betrag 
  • Aktualisierter Kassenbestand 

Zusätzlich zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle muss der jeweils dazugehörige Beleg hinterlegt werden. 

Das Kassenbuch wird dabei in Kontoform geführt, also die Einzahlungen den Auszahlungen gegenübergestellt und ein Saldo gebildet.  

Der Saldo gibt an, wie viel Geld sich aktuell in der Geschäftskasse befindet und wird beim Jahresabschluss zum Umlaufvermögen hinzugerechnet. Wer ein Kassenbuch führt, der nimmt nicht nur die einzelnen Geschäftsvorfälle auf, sondern muss auch die jeweiligen Buchungsbelege, also Ein- bzw. Ausgangsrechnungen im Kassenbuch hinterlegen. 

Übrigens: Beispielsweise im Einzelhandel werden in der Regel elektronische Registrierkassen genutzt, die alle Geschäftsvorfälle samt den notwendigen Informationen automatisch aufzeichnen. Im Kassenbuch müssen somit nur die sogenannte Tageslosung, also der Tagessaldo, und der jeweilige Kassenbestand festgehalten werden. 

Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

Wenn Sie ein Kassenbuch führen, gilt es die wichtigsten Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu befolgen: 

  • Zu jeder Buchung gehört ein Beleg. 
  • Kassensturzfähigkeit: Das Kassenbuch muss jederzeit mit dem Inhalt der Kasse verglichen werden können, eine negative Kasse ist daher zum Beispiel niemals möglich. 
  • Aus dem Grund empfiehlt sich auch eine regelmäßige Zählung der Kasse und der Abgleich mit dem Kassenbuch. 
  • Privateinlagen und -entnahmen sowie Ein- und Auszahlungen bei der Bank müssen im Zuge der Kassenbuchführung mitaufgenommen werden. 
  • Ein im Kassenbuch eingetragener Geschäftsvorfall darf im Nachhinein nicht verändert oder unkenntlich gemacht werden. 
  • Willkürliche Tagesfolgen ohne chronologische Sortierung im Kassenbuch sind fehlerhaft. Gleiches gilt für Leerzeilen zwischen einzelnen Geschäftsvorfällen. 

5. Kassenbuch handschriftlich oder mit Software führen?

Kassenbuch handschriftlich führen

  • Früher war es üblich, aber jeden einzelnen Geschäftsvorfall für die Kassenbuchführung auf ein Blatt Papier zu schreiben, ist nicht mehr zeitgemäß. 
  • Bei entsprechender Kundenzahl ist das Kassenbuch handschriftlich zu führen, nicht mehr möglich.  

Möchte man dennoch das Kassenbuch handschriftlich führen, dann empfiehlt sich zumindest der Download einer Vorlage für das Kassenbuch (PDF).

Kassenbuch mit Excel führen

  • Das Erstellen einer Excel-Tabelle ist steuerrechtlich äußerst problematisch, da die Anforderungen an ein Kassenbuch nachträgliche Korrekturen eindeutig verbieten. Solche Änderungen sind beim Ausfüllen einer Excel-Datei als Kassenbuch jedoch ohne weiteres möglich. 

Kassenbuch mit Software führen

  • Nutzung von elektronischen Registrierkassen für die Kassenbuchführung sind vorteilhaft, da sie einen Großteil der Buchungsarbeit komplett übernehmen.  
  • Elektronische Registrierkassen gibt es als Softwarelösungen für den PC, als Cloudlösung im Internet oder mittlerweile sogar als App für Tablets.  
  • Die elektronische Kasse und die Software müssen GOBD-konform sein  
  • Sie muss den gesetzlichen Anforderungen an die Kassenbuchführung entsprechen  
  • Gebuchte Geschäftsvorfälle dürfen nicht rückwirkend korrigierbar sein  
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Kassenbuch führen mit elektronischer Kasse

  • Kassensysteme besitzen eine Schnittstelle zu elektronischen Kassenbüchern  
  • Wenn Sie eine offene Ladenkasse führen, müssen Sie die Tagesberichte manuell in das Kassenbuch übertragen. 

Kleingewerbe dürfen oftmals ihre Buchhaltung per Einnahmen-Überschuss erledigen. Wer dazu gehört, ist nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet, muss jedoch eine geordnete Ablage für alle Belege führen. Kleinunternehmer hingegen, die keine EÜR nutzen, müssen ein Kassenbuch führen. 

6. Die größten Fehler bei der Kassenbuchführung

Ein Kassenbuch ordnungsgemäß zu führen, mag auf den ersten Blick einfach erscheinen. Doch oft schleichen sich gravierende Fehler ein, die es unbedingt zu vermeiden gilt, wenn Sie das Kassenbuch führen: 

  • Das Kassenbuch wird mit einer im Nachhinein veränderbaren Datei wie Excel geführt. Wichtig: das Kassenbuch darf nicht mehr geändert werden. 
  • Eine ausschließlich rechnerische Führung des Kassenbuchs, also ohne das Zählen des Kassenbestands, ist untersagt. 
  • Die Aufbewahrungspflicht für das Kassenbuch und entsprechende Belege über 10 Jahre wird nicht eingehalten. Also bitte alles bei der Kassenbuchführung 10 Jahre aufbewahren. 
  • Geschäftsvorfälle nicht zu buchen oder für nicht vorhandene Zahlungen eine Buchung durchzuführen, ist ein Kardinalfehler, wenn Sie ein Kassenbuch führen. Dies gilt besonders für private Ein- und Auszahlungen. 
  • Die Eintragung von Geschäftsvorfällen ins Kassenbuch findet nicht zeitnah statt. 
  • Die ordnungsgemäße Kassenbuchführung gilt übrigens auch für Unternehmer, die vom Gesetz her nicht zur Erstellung eines Kassenbuchs verpflichtet sind, dies aber freiwillig tun. Wenn Sie also ein Kassenbuch führen, dann sollten Sie sich in jedem Fall an die gesetzlichen Anforderungen halten. 
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7. Welche Strafe droht bei fehlerhafter Kassenbuchführung?

Seit dem 01.01.2020 gibt es ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro, wenn das Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wird. Der § 379 Abs. 1 Nr. 3 AO regelt, was als Steuergefährdung angesehen wird. Außerdem drohen Steuernachzahlungen durch Hinzuschätzung von Einnahmen durch die Finanzbehörden. Wird das Kassenbuch vorsätzlich fehlerhaft geführt, kann dies im schlimmsten Fall sogar als Steuerhinterziehung gewertet werden und der Unternehmer wird strafrechtlich verfolgt. 

Die Fehler fallen meist bei der unangekündigten Kassennachschau oder bei der Betriebsprüfung auf. Eine GOBD Kasse hilft bei der Führung eines ordnungsgemäßen Kassenbuchs. 

8. Häufige Fragen

Selbstständige vieler Branchen haben es mit einer größeren Menge an Barzahlungen zu tun. Um die Unterschlagung von Umsätzen und eine daraus resultierende Steuerhinterziehung zu vermeiden, gibt es Regelungen und Pflichten zur Kassenbuchführung.

Kleingewerbe dürfen oftmals ihre Buchhaltung per Einnahmen-Überschuss erledigen. Wer dazu gehört, ist nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet, muss jedoch eine geordnete Ablage für alle Belege führen. Kleinunternehmer hingegen, die keine EÜR nutzen, müssen ein Kassenbuch führen.

Dies hängt mit der Art des Unternehmens und der Häufigkeit von Bargeschäften zusammen. Generell muss jedes Unternehmen, das bilanzierungspflichtig ist, auch zugleich ein Kassenbuch führen. Kleinere Unternehmen oder Freiberufler, die nicht bilanzierungspflichtig sind, müssen auch nicht in jedem Fall ein Kassenbuch führen.

Nein, ein Kassenbuch darf sowohl handschriftlich als auch elektronisch geführt werden. Die handschriftliche Methode hat im Gegensatz zum elektronischen Kassenbuch auch zahlreiche Nachteile, die es abzuwägen gilt.

Es gibt drei Möglichkeiten der Kassenbuchführung:

  • Handschriftliches Kassenbuch
  • Excel-Kassenbuch
  • Kassenbuch-Software.

Aufgrund seiner Veränderbarkeit wird das Excel-Kassenbuch nicht vom Finanzamt anerkannt. Sowohl das handschriftliche als auch das per Software geführte Kassenbuch sind jedoch zulässig, da die einzelnen Einträge nicht veränderbar sind.

Als Unternehmer sind Sie zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet. Fehler in der Kassenbuchführung muss das Finanzamt daher nicht hinnehmen und kann die eingesandten Unterlagen zurückschicken und Sie auffordern, die Daten zu korrigieren. Liegen besonderes schlimme Fehler vor, können schnell Hinzuschätzungen, Steuerstrafverfahren oder auch der Entzug von steuerlichen Vergünstigungen drohen.

 

Weicht der tatsächlich vorliegende Kassenbestand und der durch Geschäftsvorfälle erfasste Bestand voneinander ab, liegt eine Kassendifferenz vor. Dies kann entweder eine im Minus liegende Kasse sein (z. B. dem Kunden zu viel Wechselgeld herausgegeben) oder auch ein zu hoher Kassenbestand (z. B. durch Herausgabe von zu wenig Wechselgeld). Diese Kassendifferenz muss buchhalterisch im Kassendifferenzkonto erfasst werden. Liegen größere Abweichungen vom Sollbestand vor, muss der zuständige Kassierer eine Stellungnahme für die entstandene Differenz abgeben. 

Liegen größere Abweichungen vom Sollbestand vor, muss der zuständige Kassierer eine Stellungnahme für die entstandene Differenz abgeben.

 

Zunächst einmal sollten Sie versuchen, die Kassendifferenz zu klären. Haben Sie vergessen, einen Beleg zu erfassen? Dann sollte dieser nachträglich noch erfasst werden. Wurde eine Buchung falsch abgerechnet? Diese muss korrigiert werden. Bei einem handschriftlichen Kassenbuch kann dies schlicht ergänzt werden, hier muss der Originalbetrag jedoch erkennbar bleiben. 

Lässt sich die Kassendifferenz nicht erklären, wird die Differenz unter den Konten "sonstige Erträge unregelmäßig" bzw. "sonstige Aufwendungen unregelmäßig" verbucht. Dies kann besonders bei einer großen Mitarbeiterzahl schnell vorkommen, wenn bspw. versehentlich zu wenig oder zu viel Wechselgeld herausgegeben wird.

 

Einträge im Kassenbuch dürfen im Nachhinein nicht verändert oder gelöscht werden. Die Änderung muss kenntlich gemacht werden, in dem die ursprüngliche Buchung markiert, aber sichtbar bleibt, eine Korrekturbuchung durchgeführt wird und das Änderungsdatum eingetragen wird. 

Die Häufigkeit der Eintragungen ins Kassenbuch hängt von den Bargeldbewegungen ab. Alle Ein- und Auszahlungen müssen zeitnah in der chronologischen Reihenfolge eingetragen werden.  

Die Aufbewahrungspflicht für das Kassenbuch und entsprechende Belege ist mindestens 10 Jahre. 

Wer eine Einnahmen-Überschussrechnung macht, der ist nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen. Dennoch sind Sie verpflichtet, die Bar- bzw. Kasseneinnahmen richtig, geordnet, vollständig und zeitgerecht aufzuzeichnen. Die dazugehörigen Belege müssen aufbewahrt und geordnet abgelegt werden. 

9. Kassenbuch kompakt

  • Wer ein Kassenbuch führt, hat den Überblick über seinen Bargeldbestand.
  • Jeder Kaufmann/jede Kauffrau, Unternehmen mit doppelter Buchführung und alle im Handelsregister eingetragene Betriebe sind verpflichtet ein Kassenbuch zu führen.
  • Der Gesetzgeber verpflichtet zum Kassenbuch, um Steuerhinterziehung zu verhindern.
  • Wer das Kassenbuch ordnungsgemäß führt, vermeidet Steuernachzahlungen.
  • Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
  • Das Kassenbuch mit Software oder elektronischer Kasse zu führen, spart viel Zeit und vermeidet grobe Fehler.