Kassenbuch führen für Profis: darauf müssen Sie achten

In der Buchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens ordnungsgemäß aufgenommen werden. Die Kassenbuchführung ist ein weiterer Teil der gesetzlich vorgegebenen Buchhaltung und hat insbesondere für Selbstständige in Branchen mit vielen Barzahlungen eine wichtige Bedeutung.

Erfahren Sie nachfolgend, wann Sie ein Kassenbuch führen müssen und wie ein Kassenbuch aufgebaut werden sollte. Außerdem geben wir wichtige Tipps und nennen Fehler, die passieren, wenn Gründer ein Kassenbuch führen. Am einfachsten ist die Kassenbuchführung natürlich, wenn Sie eine professionelle Kasse einsetzen.

1. Kassenbuch zur Aufzeichnung der Bargeschäfte

In vielen Branchen, beispielsweise im Einzelhandel oder in der Gastronomie, hat man es als Selbstständiger mit einer großen Menge an Barzahlungen zu tun. Um die Unterschlagung von Umsätzen und damit Steuerhinterziehung zu verhindern, verpflichtet der Gesetzgeber zur Kassenbuchführung. Wenn Sie ein Kassenbuch führen, müssen darin alle Einzahlungen und Auszahlungen schriftlich festgehalten werden.

Das Kassenbuch wird dabei in Kontoform geführt, also die Einzahlungen den Auszahlungen gegenübergestellt und ein Saldo gebildet. Der Saldo gibt an, wie viel Geld sich aktuell in der Geschäftskasse befindet und wird beim Jahresabschluss zum Umlaufvermögen hinzugerechnet. Wer ein Kassenbuch führt, der nimmt nicht nur die einzelnen Geschäftsvorfälle auf, sondern muss natürlich auch die jeweiligen Buchungsbelege, also Ein- bzw. Ausgangsrechnung im Kassenbuch hinterlegen.

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2. Welche Unternehmen ein Kassenbuch führen müssen

Nicht alle Selbstständigen sind per Gesetz dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Zum einen hängt die Pflicht zur Kassenbuchführung von der Art der eigenen Buchhaltung ab, zum anderen spielt die Häufigkeit der Durchführung von Bargeschäften eine Rolle.

Besteht für ein Unternehmen auf Grund der Rechtsform oder Unternehmensgröße Bilanzierungspflicht oder wird freiwillig bilanziert, dann besteht gleichzeitig die Pflicht zur Kassenbuchführung. Wird jedoch nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, müssen Unternehmen nicht zwingend ein Kassenbuch führen. Freiberufler oder kleine gewerbliche Unternehmen sind demnach von der Kassenbuchführung befreit.

Aber auch für Kleingewerbetreibende oder nicht-gewerbliche Unternehmen ist das Führen eines Kassenbuchs dann sehr zu empfehlen, wenn ein Geschäft mit vielen Bargeldzahlungen betrieben wird. Möchte man als Betreiber von einem kleinen Restaurant oder Zeitungskiosk dennoch auf ein Kassenbuch verzichten, gilt allerdings weiterhin die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, wenn auch nicht so stark reglementiert wie bei der Kassenbuchführung.

3. Aufbau und Inhalt

Das Kassenbuch zeichnet alle Geschäftsvorfälle auf, die mit Bargeld bezahlt wurden. Jeder dieser einzelnen Geschäftsvorfälle sollte der Vollständigkeit wegen mit diesen Punkten aufgeführt werden:

  • Datum des Geschäftsvorfalls
  • Belegnummer, also beispielsweise eine eindeutige Rechnungsnummer
  • Buchungstext zur Beschreibung des Geschäftsvorfalls, z. B. „Briefmarken"
  • Betrag und Währung der Einzahlung bzw. der Auszahlung
  • Umsatzsteuersatz, also meist 7 oder 19 %
  • Höhe der Umsatzsteuer als absoluter Betrag
  • Aktualisierter Kassenbestand

Zusätzlich zur Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle muss natürlich der jeweils dazugehörige Beleg hinterlegt werden.

Übrigens: Beispielsweise im Einzelhandel werden in der Regel elektronische Registrierkassen genutzt, die alle Geschäftsvorfälle samt der notwendigen Informationen automatisch aufzeichnen, sodass im Kassenbuch nur die sogenannte Tageslosung, also der Tagessaldo, und der jeweilige Kassenbestand festgehalten werden müssen.

4. Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

Wenn Sie ein Kassenbuch führen, gibt es viele verschiedene Dinge zu beachten. Die wichtigsten Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch werden daher nachfolgend aufgelistet:

  • Zu jeder Buchung gehört ein Beleg.
  • Kassensturzfähigkeit: Das Kassenbuch muss jederzeit mit dem Inhalt der Kasse verglichen werden können, eine negative Kasse ist daher zum Beispiel niemals möglich.
  • Aus dem Grund empfiehlt sich auch eine regelmäßige Zählung der Kasse und der Abgleich mit dem Kassenbuch.
  • Privateinlagen und -entnahmen sowie Ein- und Auszahlungen bei der Bank müssen im Zuge der Kassenbuchführung mitaufgenommen werden.
  • Ein im Kassenbuch eingetragener Geschäftsvorfall darf im Nachhinein nicht verändert oder unkenntlich gemacht werden.
  • Willkürliche Tagesfolgen ohne chronologische Sortierung im Kassenbuch sind fehlerhaft. Gleiches gilt für Leerzeilen zwischen einzelnen Geschäftsvorfällen.
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5. Kassenbuch schriftlich oder digital führen?

Früher war es noch üblich, das Kassenbuch handschriftlich zu führen. Aber Hand aufs Herz: Jeden einzelnen Geschäftsvorfall für die Kassenbuchführung auf ein Blatt Papier zu schreiben, ist nicht mehr zeitgemäß und bei entsprechender Kundenzahl auch gar nicht mehr möglich. Möchte man dennoch auf das schriftliche Verfassen nicht verzichten, dann empfiehlt sich zumindest der Download einer Vorlage für das Kassenbuch.

Möchte man sein Kassenbuch auf einem PC führen, könnte einem als erstes das Erstellen einer Excel-Tabelle in den Sinn kommen. Allerdings ist dies steuerrechtlich äußerst problematisch, da die Anforderungen an ein Kassenbuch nachträgliche Korrekturen eindeutig verbieten. Solche Änderungen sind beim Ausfüllen einer Excel-Datei als Kassenbuch jedoch ohne weiteres möglich.

Alternativ empfiehlt sich die Nutzung von elektronischen Registrierkassen für die Kassenbuchführung, die ein Großteil der Buchungsarbeit komplett übernehmen. Diese gibt es als Softwarelösungen für den PC, als Cloudlösung im Internet oder mittlerweile sogar als App für Tablets. Aber auch hier gilt: Die elektronische Kasse und die Software muss GOBD-konform sein und den gesetzlichen Anforderungen an die Kassenbuchführung entsprechen und darf gebuchte Geschäftsvorfälle rückwirkend nicht mehr korrigierbar machen. Elektronische Kassen und Kassensysteme haben den Vorteil, dass sie eine Schnittstelle zu elektronischen Kassenbüchern besitzen. Wenn Sie eine offene Ladenkasse führen, müssen Sie die Tagesberichte manuell in das Kassenbuch übertragen.

Als Software für ein digitales Kassenbuch empfehlenswert ist hierfür beispielsweise WISO EÜR & Kasse, die bei unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich vorgestellt wird.

6. Vorlage als PDF oder Excel

Wer sein Kassenbuch schriftlich führen möchte, dem empfiehlt sich der Download einer Kassenbuch Vorlage im PDF- oder Excel-Format. Im Netz finden sich teilweise kostenlose Vorlagen für ein Kassenbuch, die direkt ausgedruckt werden können.

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7. Die größten Fehler bei der Kassenbuchführung

Ein Kassenbuch ordnungsgemäß zu führen, mag auf den ersten Blick einfach erscheinen. Doch oft schleichen sich gravierende Fehler ein, die es unbedingt zu vermeiden gilt, wenn Sie das Kassenbuch führen:

  • Das Kassenbuch wird mit einer im Nachhinein veränderbaren Datei wie Excel geführt. Wichtig: das Kassenbuch darf nicht mehr geändert werden.
  • Eine ausschließlich rechnerische Führung des Kassenbuchs, also ohne das Zählen des Kassenbestands, ist untersagt.
  • Die Aufbewahrungspflicht für das Kassenbuch und entsprechende Belege über 10 Jahre wird nicht eingehalten. Also bitte alles bei der Kassenbuchführung 10 Jahre aufbewahren.
  • Geschäftsvorfälle nicht zu buchen oder für nicht vorhandene Zahlungen eine Buchung durchzuführen, ist ein Kardinalfehler, wenn Sie ein Kassenbuch führen. Dies gilt besonders für private Ein- und Auszahlungen.
  • Die Eintragung von Geschäftsvorfällen ins Kassenbuch findet nicht zeitnah statt.

Wird ein Kassenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, kann dies weitreichende Folgen haben. Eine Hinzuschätzung von nicht selten 10 % der gemeldeten Einnahmen durch die Finanzbehörden ist üblich. Wird das Kassenbuch vorsätzlich fehlerhaft geführt, kann dies im schlimmsten Fall sogar als Steuerhinterziehung gewertet werden.

Die ordnungsgemäße Kassenbuchführung gilt übrigens auch für Unternehmer, die vom Gesetz her nicht zur Erstellung eines Kassenbuchs verpflichtet sind, dies aber freiwillig tun. Wenn Sie also ein Kassenbuch führen, dann sollten Sie sich in jedem Fall an die gesetzlichen Anforderungen halten.

8. Häufige Fragen

Selbstständige vieler Branchen haben es mit einer größeren Menge an Barzahlungen zu tun. Um die Unterschlagung von Umsätzen und eine daraus resultierende Steuerhinterziehung zu vermeiden, gibt es Regelungen und Pflichten zur Kassenbuchführung.

Kleingewerbe dürfen oftmals ihre Buchhaltung per Einnahmen-Überschuss erledigen. Wer dazu gehört, ist nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet, muss jedoch eine geordnete Ablage für alle Belege führen. Kleinunternehmer hingegen, die keine EÜR nutzen, müssen ein Kassenbuch führen.

Dies hängt mit der Art des Unternehmens und der Häufigkeit von Bargeschäften zusammen. Generell muss jedes Unternehmen, das bilanzierungspflichtig ist, auch zugleich ein Kassenbuch führen. Kleinere Unternehmen oder Freiberufler, die nicht bilanzierungspflichtig sind, müssen auch nicht in jedem Fall ein Kassenbuch führen.

Nein, ein Kassenbuch darf sowohl handschriftlich als auch elektronisch geführt werden. Die handschriftliche Methode hat im Gegensatz zum elektronischen Kassenbuch auch zahlreiche Nachteile, die es abzuwägen gilt.

Es gibt drei Möglichkeiten der Kassenbuchführung:

  • Handschriftliches Kassenbuch
  • Excel-Kassenbuch
  • Kassenbuch-Software.

Aufgrund seiner Veränderbarkeit wird das Excel-Kassenbuch nicht vom Finanzamt anerkannt. Sowohl das handschriftliche als auch das per Software geführte Kassenbuch sind jedoch zulässig, da die einzelnen Einträge nicht veränderbar sind.

Als Unternehmer sind Sie zu einer ordnungsgemäßen Buchhaltung verpflichtet. Fehler in der Kassenbuchführung muss das Finanzamt daher nicht hinnehmen und kann die eingesandten Unterlagen zurückschicken und Sie auffordern, die Daten zu korrigieren. Liegen besonderes schlimme Fehler vor, können schnell Hinzuschätzungen, Steuerstrafverfahren oder auch der Entzug von steuerlichen Vergünstigungen drohen.

Weicht der tatsächlich vorliegende Kassenbestand und der durch Geschäftsvorfälle erfasste Bestand voneinander ab, liegt eine Kassendifferenz vor. Dies kann entweder eine im Minus liegende Kasse sein (z. B. dem Kunden zu wenig Wechselgeld herausgegeben) oder auch ein zu hoher Kassenbestand (z. B. durch Herausgabe von zu wenig Wechselgeld). Diese Kaffendifferenz muss buchhalterisch im Kassendifferenzkonto erfasst werden.

Liegen größere Abweichungen vom Sollbestand vor, muss der zuständige Kassierer eine Stellungnahme für die entstandene Differenz abgeben.

Zunächst einmal sollten Sie versuchen, die Kassendifferenz zu klären. Haben Sie vergessen, einen Beleg zu erfassen? Dann sollte dieser nachträglich noch erfasst werden. Wurde eine Buchung falsch abgerechnet? Diese muss korrigiert werden. Bei einem handschriftlichen Kassenbuch kann dies schlicht ergänzt werden, hier muss der Originalbetrag jedoch erkennbar bleiben. 

Lässt sich die Kassendifferenz nicht erklären, wird die Differenz unter den Konten "sonstige Erträge unregelmäßig" bzw. "sonstige Aufwendungen unregelmäßig" verbucht. Dies kann besonders bei einer großen Mitarbeiterzahl schnell vorkommen, wenn bspw. versehentlich zu wenig oder zu viel Wechselgeld herausgegeben wird.

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