Fahrtenbuch: Excel ist dafür nicht geeignet

Sie brauchen ein Fahrtenbuch? Excel dafür zu nehmen, erscheint auf dem ersten Blick sinnvoll. Auch gibt es eine Menge an kostenlosen Vorlagen im Web, die sich der User herunterladen kann, um sein Fahrtenbuch zu erstellen. Wir und das Finanzamt halten davon nichts. Daher erfahren Sie in diesem Beitrag die Gründe dafür, warum ein Fahrtenbuch mit Excel nichts taugt. Alternativ empfehlen wir ein elektronisches Fahrtenbuch.

1. Vergleich: Fahrtenbuch Excel vs. elektronisch

Allein die folgende Tabelle zeigt die eklatanten Schwächen eines Excel Fahrtenbuchs auf:

 Fahrtenbuch m. ExcelElektronisches Fahrtenbuch
DSGVO konformNeinJa
Wie führen?Vorlage ausdrucken und Fahrtenbuch per Hand führenAutomatische Aufzeichnung der Fahrten
Zeitlicher AufwandHoch, bis zu 3 Minuten pro Fahrt30 Sekunden pro Fahrt
VollständigkeitFahrten können vergessen oder falsch zugeordnet werdenJede Fahrt wird aufgezeichnet
Risiko Betriebsprüfung durch das FinanzamtHoch, 99,9% der Excel Fahrtenbücher fallen durchNiedrig, bei korrekter Führung wird das elektronische Fahrtenbuch akzeptiert

Sinnvoll ist also nur ein elektronisches Fahrtenbuch. Excel zu verwenden führt dagegen unweigerlich zu Ärger mit dem Finanzamt. Es drohen neben Nachzahlungen zusätzlich Säumniszuschläge und Verzugszinsen, wenn ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch durchfällt.

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2. Fahrtenbuch: Excel-Angebote im Web

Angesichts der Nachteile ist es schon verwunderlich, dass viele Beiträge im Web zum Thema "Fahrtenbuch mit Excel" diese Nachteile unkritisch reflektieren. Die dort angebotenen Excel-Fahrtenbuchvorlagen suggerieren dem Leser, er könne das Excel Fahrtenbuch ohne Weiteres benutzen. Achtung, das stimmt nicht. Erst am Ende der Beiträge erfährt der Leser die Wahrheit, dass beim Fahrtenbuch Excel nicht erlaubt ist.

Der Tenor lautet dann meist: Der User kann gerne die Fahrtenbuchvorlage in Excel herunterladen, er sollte sich diese Unterlage aber ausdrucken, um das Fahrtenbuch handschriftlich zu führen. Da ist es besser, ein gebundenes Fahrtenbuch in einem Shop für Bürobedarf zu bestellen. Denn beim gebundenen Fahrtenbuch wird das Risiko reduziert, dass beschriebene Seiten verloren gehen. Die Excel-Fahrtenbuchvorlage kann allenfalls als Checkliste dienen, welche Punkte in einem Fahrtenbuch abgefragt werden.

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Informieren Sie sich, was beim Fahrtenbuch insgesamt zu beachten ist.

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3. Nachteil: Nicht DSGVO-konform

Warum verbietet das Finanzamt ein mit Excel erstelltes Fahrtenbuch? Das Problem ist die Manipulierbarkeit von Exceldokumenten. Ein Geschäftsmann bzw. Unternehmer könnte auf die Idee kommen,das Fahrtenbuch zu "frisieren". Das könnte so aussehen:

  • Schritt 1: Die Gesamtkilometerleistung eines Jahres eruieren
  • Schritt 2: Die jährlichen Gesamtkilometer willkürlich in betrieblich und privat aufteilen
  • Schritt 3: Ein steuerlich günstiges Fahrtenbuch der Steuererklärung beilegen

Durch Kopierfunktionen und Ausfüllfunktionen in Excel lässt sich schnell und ohne Aufwand ein Fahrtenbuch erstellen. Solche Praktiken verbietet das Finanzamt. Betrachten wir ein Beispiel, wieviel Geld bei einem manipulierten Fahrtenbuch auf dem Spiel steht.

Rechenbeispiel: Fahrtenbuch versus 1% Regelung
Rechenbeispiel: Fahrtenbuch und die mögliche Ersparnis
Die Ersparnis von 4.751 € ist zugleich das finanzielle Risiko für den Fall, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnt.
Ersparnis beim Fahrtenbuch als finanzielles Risiko

Die Ersparnis durch das Fahrtenbuch im Vergleich zur 1% Regelung ist zugleich das finanzielle Risiko für den Fall, dass das Finanzamt ein Fahrtenbuch nicht akzeptiert. Hinzu kommen Säumniszuschläge und Zinsen, wenn bei einer Betriebsprüfung das Excel Fahrtenbuch abgelehnt wird. Das kann richtig teuer werden. Nehmen wir an ein Unternehmer gibt regelmäßig zum 28. Februar seine Steuererklärung ab. Dabei legt er ein Excel-Fahrtenbuch bei, das zu einer Steuerersparnis von 5.000 € führt. Er macht dies über 3 Jahre. Er spart also über die 3 Jahre 15.000 € an Steuern Im 4. Jahr erfolgt die Betriebsprüfung und das Fahrtenbuch fällt durch. Jetzt muss der Unternehmer nicht nur die Steuerersparnis, sondern auch Säumniszuschläge bezahlen. Die Höhe des Säumniszuschlags berechnet sich wie folgt:

  • Höhe der Steuerschuld * 0,5% * Anzahl der Monate seit Abgabe der Steuererklärung
 Ersparnis durch FahrtenbuchMonate Betrag Säumniszuschlag
Steuererklärung Jahr 15.000 €36900 €
Steuererklärung Jahr 25.000 €24600 €
Steuererklärung Jahr 35.000 €12300 €
Betriebsprüfung im Jahr 4  1.800 €
Nachzahlung Steuererparnis  15.000 €
Zahlung an das Finanzamt  16.800 €

Dieses Zahlenbeispiel zeigt, dass sich ein Excel Fahrtenbuch nicht lohnt. Auch die rechtskonforme Verwendung, die Excel-Vorlage auszudrucken und das Fahrtenbuch handschriftlich zu führen ist nicht besser, da 99,9% aller handschriftlichen Fahrtenbücher bei der Betriebsprüfung durchfallen.

4. Nachteil: Aufwendig zu führen

Die einzig erlaubte Möglichkeit, ein Excel Fahrtenbuch zu führen besteht darin, die Excel-Vorlage auszudrucken, um das Fahrtenbuch handschriftlich zu führen. Das ist aufwendig und das Risiko, Fehler zu machen, ist hoch. Pro Fahrt muss der Fahrer folgende Daten erfassen:

  • Datum
  • Start- und Zielort mit genauen Adressen
  • Grund der Fahrt und Nennung des Geschäftspartners
  • Fahrer des Wagens
  • Kilometerstand zu Beginn der Fahrt
  • Kilometerstand am Ende der Fahrt
  • Grund für Umwege
  • Private oder betriebliche Fahrt

Insgesamt sind das 8 Punkte, die nach jeder Fahrt zu erfassen sind. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Fahrt kurz oder lang war, ob der Fahrer ausgeruht oder müde ist, ob es hell oder dunkel ist. Der Fahrer benötigt immer Schreibzeug im Fahrzeug und eine geeignete Schreibunterlage. Der zeitliche Aufwand, eine Fahrt aufzuzeichnen, beträgt ca. 2 bis 3 Minuten. Dieser zeitliche Aufwand ist immer dann zu hoch, wenn der Fahrer angestrengt, müde oder nach einer langen Fahrt im Dunkeln gerne sofort in seine Wohnung möchte.

Daher werden handschriftliche Fahrtenbücher nur selten korrekt geführt und das Finanzamt findet in 99,9% aller Fälle Beanstandungen. Wird das auf eine Excel-Vorlage basierende handschriftliche Fahrtenbuch abgelehnt, muss der Fahrer sein Fahrzeug samt Säumniszuschläge und Verzugszinsen nachversteuern.

5. Häufige Fragen

Nein, Finanzämter lehnen in Excel verfasste Fahrtenbücher ab, weil sie Manipulationen zulassen.

Das kommt darauf an, wie diszipliniert der User sein handschriftliches Fahrtenbuch führt. Der Fahrer muss jede Fahrt aufzeichnen, und zwar am besten unmittelbar nach Erreichen des Fahrtziels. Tankbelege müssen mit den im Fahrtenbuch aufgeführten Fahrten übereinstimmen. 

Hier die typischen Fehler:

  • Das Fahrtenbuch wird als Excel Dokument oder PDF abgegeben.
  • Fahrten sind unvollständig aufgezeichnet.
  • Das Handbuch wird in Excel geführt und 3 Wochen vor Abgabetermin der Steuererklärung handschriftlich abgeschrieben.

In all diesen Fällen wird das Fahrtenbuch bei der Betriebsprüfung durchfallen. Betriebsprüfer erkennen beispielsweise am Schriftbild, ob ein Fahrtenbuch zeitnah geführt wurde.

Die Excel-Vorlage kann nur benutzt werden, wenn der User die Vorlage ausdruckt und das Fahrtenbuch handschriftlich führt.

Nichts. Denn eine solche Vorlage darf nicht benutzt werden.

6. Fazit: Setzen Sie auf ein elektronisches Fahrtenbuch

Beim Fahrtenbuch Excel zu verwenden ist riskant und aufwendig. Ein Fahrtenbuch Exceldokument wird von den Finanzämtern nicht zugelassen. Die angebotenen Fahrtenbuch-Vorlagen im Web sind daher Augenauswischerei. Denn am Ende muss der Fahrer auf Basis seiner Excel-Vorlage das Fahrtenbuch per Hand führen. Hier sind Beanstandungen durch das Finanzamt zu 99,9% vorprogrammiert. Unternehmer sollten daher auf ein elektronisches Fahrtenbuch setzen und von Fahrtenbuch Excel-Vorlagen die Finger lassen.

Elektronische Fahrtenbücher im Vergleich