Mit der Kleinunternehmerregelung wird Gründern und kleinen Unternehmen zusätzlicher bürokratischer Aufwand erspart. Allerdings können Unternehmen die Kleinunternehmerregelung nur unter bestimmten Voraussetzungen in Anspruch nehmen. Für manche Gründer kann sich ihre Anwendung sogar negativ auswirken.
Erfahren Sie, wann der Einsatz der Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist, welche Voraussetzungen Sie für die Kleinunternehmerregelung erfüllen müssen und wie eine Rechnung aussehen muss.
Gründungswillige sind teilweise mit hohem bürokratischem Aufwand bei einer Unternehmensgründung konfrontiert. Die hinzukommende monatliche Umsatzsteuervoranmeldung zählt für viele Existenzgründer als eine weitere bürokratische Verpflichtung, die den Arbeitsalltag eines Gründers zusätzlich erschwert.
So hat sich der Gesetzgeber eine Vereinfachung des Umsatzsteuerrechts für Kleinunternehmer überlegt, um Gründern mit geringen Umsätzen zumindest die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung zu ersparen. Dies wird als Kleinunternehmerregelung bezeichnet.
Die Kleinunternehmerregelung besagt, dass der Unternehmer auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen muss und demnach auch auf die Abführung der Umsatzsteuer an das Finanzamt verzichten kann. So erübrigt sich durch die Kleinunternehmerregelung die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung und die Buchhaltung wird für sehr kleine Unternehmen vereinfacht. Gleichzeitig entfällt jedoch bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung auch der Vorteil, die auf Eingangsrechnungen von Dienstleistern oder Lieferanten ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern zu können.
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Wer Lohnbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss lieber in professionelle Hände geben möchte, sollte seine Buchhaltung einem Steuerberater anvertrauen. Das spart gerade zum Anfang Zeit und Nerven.
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Die Kleinunternehmerregelung kann allerdings nicht von jedem Unternehmer in Anspruch genommen werden. Wie der Name schon sagt, muss man zu den sogenannten Kleinunternehmern gehören. Ein Kleinunternehmer wird ausschließlich anhand seines Umsatzes definiert und muss nach § 19 Umsatzsteuergesetz folgenden Kriterien genügen:
Bei den genannten Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung ist zu beachten, dass sich diese auf den tatsächlich vereinnahmten Umsatz beziehen. Sie müssen also keine fiktive Umsatzsteuer hinzurechnen, wie es in machen Internetportalen zu lesen ist. Umsätze, die grundsätzlich von der Mehrwertsteuer befreit sind, werden übrigens im Hinblick auf die Kleinunternehmerregelung von Ihrem Gesamtumsatz abgezogen.
Wenn Sie als Existenzgründer keine Vorjahresumsätze vorweisen können, müssen Sie im Rahmen der Kleinunternehmerregelung Ihre geplanten Umsätze im Gründungsjahr ausschließlich mit der Umsatzgrenze von 17.500 Euro vergleichen. Sollten Sie Ihr Unternehmen mitten im Jahr gründen, so muss der geplante Umsatz auf 12 Monate hochgerechnet werden.
Wer die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllt, hat das Wahlrecht, ob diese auf das eigene Unternehmen angewendet werden soll oder nicht. Neben dem geringeren bürokratischen Aufwand bei der Buchhaltung müssen aber noch zwei weitere Punkte betrachtet werden, die einen Einfluss auf die Sinnhaftigkeit der Anwendung der Kleinunternehmerregelung haben.
So spielt zum einen die Zielgruppe des Existenzgründers eine wichtige Rolle: Sind Ihre Kunden Privatpersonen, können diese nicht wie Unternehmen die in Ihrer Rechnung enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung also auf Ihr Unternehmen anwenden, ersparen Sie Ihren Kunden die Zahlung der Umsatzsteuer und Sie können Ihre Produkte demnach günstiger verkaufen als Ihre Wettbewerber, welche die beim Verkauf erhaltene Umsatzsteuer abführen müssen.
Sind Sie hingegen beispielsweise als Landschaftsgärtner tätig, der ausschließlich Geschäftskunden betreut, dann sollte der Einsatz der Kleinunternehmerregelung gut bedacht sein: Firmenkunden haben in der Regel die Möglichkeit, den Umsatzsteueranteil in der von Ihnen gestellten Rechnung beim Finanzamt als Vorsteuer komplett zurückzufordern. Für diese spielt es daher keine Rolle, ob Sie nach § 19 UStG auf die Kleinunternehmerregelung verzichten oder nicht.
Wenn Sie einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen, die einen hohen Wareneinsatz fordert, dann ist die Kleinunternehmerregelung meistens zu Ihrem Nachteil ausgelegt. So kauft man beispielsweise als Einzelhändler regelmäßig Ware ein, kann die auf der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer aber nicht als Vorsteuer beim Finanzamt zurückfordern.
Daher kann eine Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung in manchen Fällen sehr schwer fallen, insbesondere dann, wenn Sie einen durchschnittlichen Wareneinsatz haben und gleichzeitig Ihre Produkte an Endkunden verkaufen. Hier gilt es genau abzuwägen, ob eine Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung für Sie wirtschaftlich sinnvoll ist oder nicht.
Sobald Sie Ihr Gewerbe beim Gewerbeamt Ihrer Gemeinde oder Stadt angemeldet haben, erhalten Sie Post vom Finanzamt. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung müssen Sie unterschiedlichste Dinge zu Ihrem Unternehmen angeben, unter anderem aber eben auch Ihre Planumsätze sowie Angaben zur Kleinunternehmerregelung. Achten Sie bei der Angabe Ihrer Planumsätze darauf, dass Sie für das Gründungsjahr unter der Umsatzgrenze von 17.500 Euro liegen, sofern Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchten.
Wie Sie bereits erfahren haben, handelt es bei der Kleinunternehmerregelung um ein Wahlrecht. Sollten Sie die besagten Umsatzgrenzen nicht erreichen, dann können Sie, müssen aber nicht die Kleinunternehmerregelung beanspruchen. Allerdings sollten Sie sich Ihre Entscheidung gut durch den Kopf gehen lassen: Wenn Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten, müssen Sie fünf Jahre mit dieser Wahl leben. Denn erst dann können Sie wieder zurück zur Kleinunternehmerregelung wechseln, sofern Sie natürlich die entsprechenden Umsatzgrenzen noch nicht erreicht haben.
Wenn Sie sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, dann wird jährlich anhand Ihrer Umsätze und Umsatzprognosen geprüft, ob Sie weiterhin unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Bei einer fehlerhaften Umsatzprognose brauchen Sie sich allerdings keine Sorgen zu machen: Rückwirkend wird die Kleinunternehmerregelung nur dann aberkannt, wenn Ihre Umsatzprognosen bewusst falsch gewählt wurden. Sollten Sie also nicht um ein Vielfaches danebengelegen haben, wird man Ihnen dies nur schwer unterstellen können.
Sie haben sich entschieden und möchten die Kleinunternehmerregelung als Gründer in Anspruch nehmen. Was bedeutet das nun für Sie? Sobald Sie Ihre erste Rechnung ausstellen, müssen Sie bestimmte gesetzliche Vorgaben, die Kleinunternehmerregelung betreffend, erfüllen. Sie weichen damit von einer klassischen Rechnungsvorlage in folgenden Punkten ab:
Dieser auf der Rechnung zu ergänzende Hinweis ist für einige Unternehmer ein Grund, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten: Insbesondere gewerbliche Kunden können daran erkennen, dass es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleineren Betrieb handelt, was für Ihr Image nicht unbedingt förderlich ist.
Welche weiteren Angaben bei der Erstellung einer Rechnung gesetzlich noch vorgeschrieben sind, erfahren Sie auf unserer Seite zum Thema Rechnung schreiben.
Vorlage Rechnung Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer sind Sie gemäß der Kleinunternehmerregelung nicht umsatzsteuerpflichtig. Daher darf auf der Rechnung auch die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen werden. Nutzen Sie als Kleinunternehmer diese Vorlage für Ihre Kleinunternehmer-Rechnung.
