- Bürokratische Entlastung: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer ans Finanzamt melden und zahlen.
- Umsatzgrenzen seit 2025: Umsatz Vorjahr < 25.000 € und Umsatz laufendes Jahr < 100.000 €; dann ist die KUR erlaubt.
- Kleinunternehmer ≠ Kleingewerbe: Die KUR ist für alle Rechtsformen möglich, auch für Freiberufler oder GmbHs.
- Vorteil der KUR: Nur im Geschäft mit Privatkunden sowie bei geringen laufenden Kosten und Investitionen.
| Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung befreit den Unternehmer davon, Umsatzsteuer zu erheben und an das Finanzamt zu bezahlen. Das bedeutet: Keine Umsatzsteuervoranmeldung und keine Umsatzsteuererklärung abgeben. Sie stellt damit eine steuerliche und bürokratische Entlastung dar. Gleichwohl müssen Kleinunternehmer die Vorsteuer in den Rechnungen ihrer Lieferanten bezahlen, ein Vorsteuerabzug ist also nicht möglich.
In unserer Podcastfolge erläutern wir einfach und verständlich die Regeln zur Kleinunternehmerregelung sowie alle Vorteile und Nachteile.
Neue Umsatzgrenzen seit 1.1.2025
Seit Jahresbeginn 2025 gelten für die Kleinunternehmer-Regelung folgende Grenzen:
- Umsatz Vorjahr < 25.000 €: Wer weniger als 25.000 € Umsatz im Vorjahr erzielt hat, darf im aktuellen Jahr Kleinunternehmer bleiben.
- Umsatzgrenze 100.000 €: Kleinunternehmer, die im aktuellen Jahr diese Grenze überschreiten, müssen unverzüglich zur Regelbesteuerung wechseln, sprich, Rechnungen mit Umsatzsteuer stellen.
Festgehalten ist die Regelung in § 19 Abs. 1 UStG.
Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung anwenden ist sinnvoll, wenn man:
- Privatkunden bedient (Geschäftskunden erhalten USt. ohnehin zurück)
- Geringen Wareneinsatz hat (da kein Vorsteuerabzug)
- Vorsichtig in die Selbstständigkeit starten möchte (evtl. im Nebenerwerb)
- Kein geschäftliches Wachstum über die Umsatzgrenze von 25.000 € hinaus plant
Lohnt sich die Kleinunternehmerregelung für Sie?
Prüfen Sie, ob die Kleinunternehmerregelung zu Ihnen passt. Dabei stellen wir unter anderem Fragen zu:
- Kunden: Privatkunden, Geschäftskunden oder beides
- Ausgaben: Höhe der Investitionen und der laufenden Kosten
- Umsätze: Vorjahresumsatz und geplantes Umsatzwachstum
Dieser Check hilft Ihnen, eine gute Entscheidung zu treffen.
| Wer darf die Kleinunternehmerregelung anwenden?
Prinzipiell dürfen alle Selbstständigen, Unternehmer und Freiberufler die Kleinunternehmerreglung anwenden. Der Kleinunternehmer ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden.
Die einzige Bedingung für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist der Gesamtumsatz pro Kalenderjahr. Dieser muss unter einer bestimmten Grenze liegen (Umsatzgrenze).
Solange die Umsatzgrenze von 25.000 € im Vorjahr nicht überschritten wurde, darf die Kleinunternehmerregelung im aktuellen Jahr genutzt werden.
Stellt ein Unternehmer im Dezember 2025 fest, dass er bereits 30.000 € Umsatz erzielt hat, muss er zum 1.1.2026 zur Regelbesteuerung wechseln.
Ein Kleinunternehmer erzielt bereits am 31.8.2025 einen Umsatz von 100.000 €. Er muss sofort zur Regelbesteuerung wechseln. Sprich: Jede seiner Rechnungen muss er ab 1.9.2025 mit Umsatzsteuer stellen.
# 1: Kleinunternehmerregelung bei Gründung
Gründer haben im steuerlichen Erfassungsbogen die Option, die Kleinunternehmerregelung auszuwählen.
Bei der Angabe der zu erwartenden Umsätze müssen dafür zwei Punkte zutreffen:
- Gesamtumsatz im Gründungsjahr nicht höher als 25.000 €
- Gesamtumsatz für das 2. Jahr nicht höher als 100.000 €
Wenn Gründer glauben, dass sie diese Grenze(n) überschreiten werden, sollten sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.
Wichtig: Wenn zum Zeitpunkt der Gründung trotz niedriger Umsatzerwartung freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wurde, ist ein Wechsel erst nach fünf Jahren wieder möglich.
# 2: Wechsel zur Kleinunternehmerregelung von Regelbesteuerung
Wer von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte, muss drei Voraussetzungen erfüllen:
- Umsätze im Vorjahr nicht höher als 25.000 €
- Erwartete Umsätze für das aktuelle Jahr nicht höher als 100.000 €
- Keine 5-Jahres-Sperre wegen Verzichts der Kleinunternehmerregelung
Achtung: Wer von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte, muss bei den Vorjahresumsätzen die Bruttoumsätze (also inkl. USt.) heranziehen.
# 3: Umsatzgrenze ist personengebunden
Die Kleinunternehmerregelung ist an die Person des Unternehmers gebunden und nicht an seinen Betrieb. Wer als Kleinunternehmer beispielsweise 3 Einzelunternehmen besitzt, darf die Umsatzgrenze von 25.000 € insgesamt nicht überschreiten. Jedes Einzelunternehmen dürfte also bis zu 8.333 € umsetzen.
# 4: Umsatz vs. Gewinn: Wie viel darf ein Kleinunternehmer verdienen?
Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist der Umsatz entscheidend – dieser liegt bei 25.000 € Umsatz pro Jahr. Der Verdienst des Kleinunternehmers, also wie viel Geld am Ende des Monats in seiner Tasche verbleibt, ist dabei unwichtig.
| Kleinunternehmer werden: Der Antrag
Option 1: Direkt bei der Gründung
Regelung im steuerlichen Erfassungsbogen auswählen
Sobald Selbstständige ihre Arbeit angemeldet haben, müssen sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Erfüllt die Umsatzprognose die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung, wird auf Seite 17 bei Punkt 123 ein Kreuz gesetzt (siehe Grafik).
Nutzen Sie unseren Ratgeber zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung inklusive Ausfüllhilfe sowie das Video dazu.
Für Gründer gibt es im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Möglichkeit, die KUR zu wählen. Wir erklären, wie der übrige Bogen ausgefüllt werden muss.
Unser Webinar zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung behandelt auch Detailfragen aus der Praxis.
Option 2: Wenn man bereits unternehmerisch tätig ist
Bereits auf dem Markt tätige Unternehmer können die Kleinunternehmerregelung beantragen, müssen dafür aber einige Dinge beachten.
1. Umsatzhöhen und -grenzen prüfen
- Wurde im vergangenen Kalenderjahr ein Umsatz von 25.000 € nicht überschritten?
- Werden im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich Umsätze unter 100.000 € erzielt?
2. Formlosen Antrag stellen
Der Unternehmer verschickt einen formlosen Antrag an das zuständige Finanzamt mit folgender Formulierung:
„Hiermit möchte ich zum TT/MM/JJJJ die Kleinunternehmerregelung anwenden.“
Die Bestätigung des Finanzamtes erfolgt nach einer Überprüfung des Antrages dann schriftlich mit der Post
Sonderfall: Verzicht auf Kleinunternehmerregelung bei Gründung
Wer zur Zeit der Gründung die Kleinunternehmerregelung (KUR) nicht in Anspruch genommen hat, obwohl die Voraussetzungen dafür gegeben waren, kann sie nach frühestens fünf Jahren anwenden.
Ist diese Sperrfrist verstrichen, reicht dieser Satz ans zuständige Finanzamt:
„Ich möchte meinen Verzicht der Kleinunternehmerregelung zum TT/MM/JJJJ widerrufen.“
Wer eine ausführlichere Formulierung benötigt, sollte sich unser kostenfreies Muster zur Wahl und zum Widerruf der Kleinunternehmerregelung anschauen.
| Kleinunternehmer-Rechnung: Der wichtige Satz
Nach Beantragung bzw. Bewilligung muss die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung auf sämtlichen zu stellenden Rechnungen angegeben werden. Dabei muss der Kleinunternehmer sich auf das entsprechende Gesetz beziehen.
Ein beispielhafter Satz für die Rechnung mit Kleinunternehmerregelung:
Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer.
Gemäß der Kleinunternehmerregelung aus § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Einen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht. Wichtig ist, dass auf jeder Rechnung erkennbar auf die Nichterhebung der Umsatzsteuer sowie auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG hingewiesen wird.
| Steuern und Steuerpflichten
Anwender der Kleinunternehmerregelung sind – abgesehen von der Umsatzsteuer – steuerpflichtig wie jeder andere Unternehmer auch. Grundsätzlich muss ein Kleinunternehmer also bis auf die Umsatzsteuer alle Steuern zahlen, die ein Regelunternehmer auch zahlt.
- Einkommensteuer für Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Einzelkaufleute und Personengesellschaften mit Kleinunternehmerstatus
- Gewerbesteuer, wenn der Kleinunternehmer Gewerbetreibender ist. Ein freiberuflicher Kleinunternehmer bezahlt keine Gewerbesteuer. Kleingewerbetreibende und GbRs als Kleinunternehmer zahlen aufgrund der Freibeträge von 24.500 € keine Gewerbesteuer.
- Körperschaftsteuer für Kapitalgesellschaft mit Kleinunternehmerstatus wie mbH oder UG (haftungsbeschränkt)
Kleinunternehmerregelung und USt.IdNr. - Verliere ich meinen Status?
Ein Kleinunternehmer muss keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen - aber er kann. Die Kleinunternehmerregelung bleibt davon unberührt. Auch mit einer USt.IdNr. muss der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen.
Weitere Details zu dem Thema findet ihr auf unserer Seite für Umsatzsteuer-ID.
| Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer
Die Kleinunternehmerregelung ändert nichts an der jeweils geltenden Buchführungspflicht. Folgende Dinge sind zu beachten:
- Auch Kleinunternehmer müssen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beachten.
- Einfache Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für Kleingewerbetreibende und Freiberufler
- Doppelte Buchführung & Bilanz und GuV für eintragungspflichtige Kleinunternehmer, z. B. für GmbH und UG
- E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer: Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen erstellen; sie sind aber verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen.
Bei der Buchhaltung helfen digitale Buchhaltungsprogramme. Dafür bieten wir einen Vergleich führender Buchhaltungsprogramme. Je nach Aufwand genügt auch ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.
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