Kleinunternehmerregelung 2021: Umsatzgrenzen und Tipps

Mit der Kleinunternehmerregelung (KUR) müssen Unternehmer mit niedrigen Umsätzen keine Umsatzsteuer für ihre Leistungen berechnen. Wir erklären wo die Umsatzgrenzen in 2021 liegen, wer die KUR nutzen kann und wo ihre Vor- und Nachteile liegen. Ein Steuerservice kann außerdem dabei helfen, Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Das Wichtigste auf einen Blick
  • Die Kleinunternehmerregelung bietet bürokratische Entlastung für Selbstständige mit geringen Umsätzen
  • Sie kann genutzt werden, wenn im vorherigen Geschäftsjahr max. 22.000 € Umsatz erwirtschaftet wurden und der Umsatz im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich max. 50.000 € betragen wird. 
  • Es gibt viele Sonderregelungen zur Kleinunternehmerregelung, die zu beachten sind.

1. Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung befreit den Unternehmer davon, Umsatzsteuer zu erheben. Sie stellt damit eine steuerliche und bürokratische Entlastung dar.  

Festgehalten ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 Abs. 1 UStG.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung 

Vorteile

  • Preisvorteil bei Privatkunden: Da die Erhebung der Umsatzsteuer entfällt, kann der Kleinunternehmer günstiger sein als umsatzsteuerpflichtige Wettbewerber.  
  • Weniger Bürokratie: Kleinunternehmer müssen keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen beim Finanzamt tätigen. 

Nachteile

  • Kein Vorsteuerabzug möglich: Wenn der Kleinunternehmer Waren kauft, kann er sich die MwSt. nicht vom Finanzamt zurückholen. 
  • Image als „kleiner Fisch“ 

Die Kleinunternehmerregelung ist sinnvoll, wenn man: 

  • Privatkunden bedient (Geschäftskunden erhalten USt. ohnehin zurück) 
  • Geringen Wareneinsatz hat (da kein Vorsteuerabzug) 
  • Vorsichtig in die Selbstständigkeit starten möchte (evtl. im Nebenerwerb) 
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2. Wer darf die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Prinzipiell dürfen alle Selbstständigen, Unternehmer und Freiberufler die Kleinunternehmerreglung nutzen. Der Kleinunternehmer ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden.  

Die einzige Bedingung für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist der Umsatz. Dieser muss unter einer bestimmten Grenze liegen (Umsatzgrenze). 

Umsatz bis 22.000 Euro/Jahr = Kleinunternehmerregelung möglich 

Solange die Umsatzgrenze von 22.000 Euro pro Jahr nicht überschritten wird, kann die Kleinunternehmerregelung genutzt werden. Wer diese Grenze überschreitet, muss zum Anfang des nächsten Geschäftsjahres zur Regelbesteuerung wechseln. 

Umsatz über 22.000 Euro/Jahr = Regelbesteuerung im nächsten Jahr 

Auf Basis dieser Umsatzgrenze haben Unternehmer die Wahl die Kleinunternehmerregelung bei der Gründung oder im laufenden Betrieb zu beantragen.  

1. Kleinunternehmerregelung bei Gründung 

Gründer haben im steuerlichen Erfassungsbogen die Option die Kleinunternehmerregelung auszuwählen.  

Bei der Angabe der zu erwartenden Umsätze müssen dafür zwei Punkte zutreffen: 

  • Umsatz im Gründungsjahr nicht höher als 22.000 Euro  
  • Umsatz für das 2. Jahr nicht höher als 50.000 Euro 

Umfasst das Gründungsjahr statt der vollen zwölf nur sechs Monate, muss die Umsatzhöhe anteilig berechnet werden. Im Klartext: Wer im Juni gründet, darf bis zum Jahresende nur 11.000 Euro umsetzen. 

Wenn Gründer glauben, dass sie diese Grenze(n) überschreiten werden, entfällt die Option auf die Kleinunternehmerregelung.  

Wichtig: Wenn zum Zeitpunkt der Gründung trotz niedriger Umsatzerwartung freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet wurde, ist ein Wechsel erst nach fünf Jahren wieder möglich. 

2. Wechsel zur Kleinunternehmerregelung von Regelbesteuerung

Wer von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte, muss drei Voraussetzungen erfüllen: 

  • Umsätze im Vorjahr nicht höher als 22.000 Euro  
  • Erwartete Umsätze für das aktuelle Jahr nicht höher als 50.000 Euro 
  • Keine 5-Jahres-Sperre wegen Verzichts der Kleinunternehmerregelung 

Achtung: Wer von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln möchte, muss bei den Vorjahresumsätzen die Bruttoumsätze (also inkl. USt.) heranziehen. 

3. Kleinunternehmer werden: Der Antrag

Option 1: Direkt bei der Gründung 

Regelung im steuerlichen Erfassungsbogen auswählen 

Sobald Selbstständige ihre Arbeit angemeldet haben, müssen sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Erfüllt die Umsatzprognose die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung, wird auf Seite 17 bei Punkt 123 ein Kreuz gesetzt (siehe Grafik).  

Screenshot: Kleinunternehmerregelung im steuerlichen Erfassungsbogen via DATEV
Den geschätzten Umsatz eintragen und Haken setzen: Mehr braucht es nicht beim Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, um die Kleinunternehmerregelung zu nutzen.

Option 2: Wenn man bereits unternehmerisch tätig ist

Bereits auf dem Markt tätige Unternehmer können die Kleinunternehmerregelung beantragen, müssen dafür aber einige Dinge beachten. 

1. Umsatzhöhen und -grenzen prüfen 

  • Wurde im vergangenen Geschäftsjahr ein Umsatz von 22.000 Euro nicht überschritten? 
  • Werden im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich Umsätze unter 50.000 Euro erzielt? 

2. Formlosen Antrag stellen 

Der Unternehmer verschickt einen formlosen Antrag an das zuständige Finanzamt mit folgender Formulierung: 

„Hiermit möchte ich zum TT/MM/JJJJ die Kleinunternehmerregelung anwenden.“ 

Die Bestätigung des Finanzamtes erfolgt nach einer Überprüfung des Antrages dann schriftlich mit der Post 

Sonderfall: Verzicht auf Kleinunternehmerregelung bei Gründung 

Wer zur Zeit der Gründung die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch genommen hat, obwohl die Voraussetzungen dafür gegeben waren, kann sie nach frühestens fünf Jahren nutzen. 

Ist diese Sperrfrist verstrichen, reicht dieser Satz ans zuständige Finanzamt: 

„Ich möchte meinen Verzicht der Kleinunternehmerregelung zum TT/MM/JJJJ widerrufen.“ 

Screenshot Musterschreiben Rücktritt vom Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Formulierungsvorschlag für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Wichtig ist es, die Steuernummern anzugeben und die Wahl der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG korrekt zu begründen.
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4. Kleinunternehmer-Rechnung: Der wichtige Satz 

Nach Beantragung bzw. Bewilligung muss die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung auf sämtlichen zu stellenden Rechnungen angegeben werden. Dabei muss der Kleinunternehmer sich auf das entsprechende Gesetz beziehen.  

Ein beispielhafter Satz für die Rechnung mit Kleinunternehmerregelung: 

Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG enthält diese Rechnung keine Umsatzsteuer. 

Gemäß der Kleinunternehmerregelung aus § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. 

Einen gesetzlich vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht. Wichtig ist, dass auf jeder Rechnung erkennbar auf die Nichterhebung der Umsatzsteuer sowie auf die Nutzung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG hingewiesen wird. 

5. Häufige Missverständnisse bei der Kleinunternehmerregelung

Steuern und Steuerpflichten für den Kleinunternehmer 

Bis auf die Umsatzsteuer ist der Kleinunternehmer steuerpflichtig wie jeder andere Unternehmer auch. Grundsätzlich muss ein Kleinunternehmer also bis auf die Umsatzsteuer alle Steuern zahlen, die ein Regelunternehmer auch zahlt.  

  • Einkommensteuer für Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Einzelkaufleute und Personengesellschaften mit Kleinunternehmerstatus 
  • Gewerbesteuer, wenn der Kleinunternehmer Gewerbetreibender ist. Ein freiberuflicher Kleinunternehmer bezahlt keine Gewerbesteuer. Kleingewerbetreibende und GbRs als Kleinunternehmer zahlen aufgrund der Freibeträge von 24.500 € keine Gewerbesteuer.  
  • Körperschaftsteuer für Kapitalgesellschaft mit Kleinunternehmerstatus wie mbH oder UG (haftungsbeschränkt)  

Kleinunternehmer und USt.IdNr. - Verliere ich meinen Status?

Ein Kleinunternehmer muss keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen - aber er kann. Die Kleinunternehmerregelung bleibt davon unberührt. Auch mit einer USt.IdNr. muss der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen. 

Weitere Details zu dem Thema findet ihr auf unserer Seite für Umsatzsteuer-ID.

Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung ändert nichts an der jeweils geltenden Buchführungspflicht. Folgende Dinge sind zu beachten:

Bei der Buchhaltung helfen digitale Buchhaltungsprogramme. Auch hier bieten wir ein kostenloses Angebot sowie einen umfassenden Vergleich führender Buchhaltungsprogramme.

Umsatzgrenze ist personengebunden 

Die Kleinunternehmerregelung ist an die Person des Unternehmers gebunden und nicht an seinen Betrieb. Wer als Kleinunternehmer beispielsweise 3 UGs besitzt, darf die Umsatzgrenze von 22.000 Euro insgesamt nicht überschreiten. Jede UG dürfte also bis zu 7.333 Euro umsetzen. 

Umsatz vs. Gewinn: Wie viel darf ein Kleinunternehmer verdienen?

Für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist der Umsatz entscheidend – dieser liegt bei 22.000 Euro Umsatz pro Jahr. Der Verdienst des Kleinunternehmers, also wie viel Geld am Ende des Monats in seiner Tasche verbleiben, ist dabei unwichtig. 

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6. Kleinunternehmerregelung Kompakt

  • Die Kleinunternehmerregelung bietet eine bürokratische Entlastung für Selbstständige mit geringen Umsätzen. 
  • Sie ist in § 19 UStG geregelt. 
  • Freiberufler, Unternehmer oder Selbstständige können die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn sie im vorigen Geschäftsjahr maximal 22.000 € Umsatz erwirtschaftet haben und deren Umsatz im laufenden Geschäftsjahr 50.000 € voraussichtlich nicht überschreiten wird. 
  • Kleinunternehmen haben keine Umsatzsteuerpflicht. Sie müssen keine Umsatzsteuer zahlen, bekommt aber auch keine Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstattet. 
  • Der Kleinunternehmer arbeitet meist mit Privatkunden und hat wenig Wareneinsatz. 
  • Wer bei Gründung freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist für mindestens fünf Jahre an diese Entscheidung gebunden.