Kleinunternehmerregelung Ja oder Nein - So entscheiden Sie richtig

Die Kleinunternehmerregelung befreit den Unternehmer von der Umsatzsteuer und ihren komplexen Regeln. Sie ist erlaubt für Unternehmer mit geringen Umsätzen, den Kleinunternehmern. Hier erfahren Sie, ob es sinnvoll ist, als Unternehmer ein Kleinunternehmen anzumelden. Wir zeigen hier: Vorteile und Nachteile, die Kleinunternehmerregelung beantragen sowie Folgen für die Buchhaltung und Rechnungen.

Eine wichtige Anlaufstelle für die Frage "Kleinunternehmerregelung Ja oder Nein" ist ein guter Steuerberater. Ein unverzichtbares Tool ist eine gute Rechnungssoftware für rechtssichere Rechnungen.

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1. Infografik Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmerregelung: Die wichtigsten Regeln zusammengefasst
Die Kleinunternehmerregelung ist ein steuerliches Wahlrecht für Unternehmer mit geringen Umsätzen.

2. Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist ein Wahlrecht im Umsatzsteuerrecht und wird beim zuständigen Finanzamt beantragt. Ein Kleinunternehmer kann im Gegensatz zur Regelbesteuerung Rechnungen ohne Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer stellen. Die rechtliche Basis dafür ist die Kleinunternehmerregelung, die im §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) niedergelegt ist. Der Kunde des Kleinunternehmers erhält also Rechnungen, in denen keine Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. Der Kleinunternehmer selbst darf keine Vorsteuer geltend machen. Geltend machen heißt, die Umsatzsteuer dem Finanzamt zu berechnen, die in seinen Lieferantenrechnungen ausgewiesen ist. Das bedeutet, dass er auf eingekaufte Ware oder Investitionsgegenstände gezahlte Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt als Vorsteuer zurückerhält.

Wann kann die Regelung in Anspruch genommen werden?

Die Kleinunternehmerregelung ist an Umsatzgrenzen gebunden. Die 3 wesentlichen Regeln lauten:

  1. Gründer können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn sie im Gründungsjahr nicht mehr als 22.000 € Umsatz prognostizieren. Das gilt auch anteilig für ein Rumpfjahr: Wer am 1. Juli gründet, sollte nicht mehr als 22.000 € Umsatz für die nächsten 12 Monate prognostizieren.
  2. Die Kleinunternehmerregelung ist für jeden Unternehmer möglich, dessen umsatzsteuerpflichtiger Vorjahresumsatz die Grenze von 22.000 € nicht überschritten hat und der im aktuellen Jahr nicht mehr als 50.000 € Umsatz prognostiziert. Wer bei Gründung seines Unternehmens auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist allerdings für 5 Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.
  3. Die Regelung ist an eine Person gebunden, nicht an ein Unternehmen. Hat ein Unternehmer mehrere Unternehmen, so werden die umsatzsteuerpflichtigen Umsätze dieser Unternehmen addiert. Der Gesamtumsatz aller Unternehmen eines Unternehmers wird an der Umsatzgrenze von 22.000 € gemessen.

Die Kleinunternehmerregelung ist ein Wahlrecht für alle Unternehmen jeder Rechtsform, egal ob Freiberufler, Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft wie der GmbH. Wer sie nutzt, ist Kleinunternehmer.

Vorteile und Nachteile

Der Kern der Kleinunternehmerregelung, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu stellen und keinen Vorsteuerabzug geltend zu machen, schafft Vorteile und Nachteile.

  • Vereinfachte Rechnungsstellung
  • Kleinunternehmer kann gegenüber Privatkunden Leistungen günstiger anbieten und einen Wettbewerbsvorteil aufbauen.
  • Umsatzsteuervoranmeldungen entfallen, dadurch geringerer Aufwand in der Buchhaltung.
  • Geschäftskunden können keine Vorsteuer steuerlich geltend machen. Für B2B-Kunden kann das Angebot also zu teuer sein.
  • Der Kleinunternehmer ist nicht vorsteuerabzugsberechtigt. Bei hohen Investitionen, Anschaffungen und Wareneinkäufen kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden.
  • Auch bei hohen laufenden Kosten und Betriebsausgaben ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich.
  • Ähnliches gilt bei häufigen Einkäufen im Ausland. Eine Einfuhrumsatzsteuer, die ein Regelunternehmer verrechnen könnte, kann ein Kleinunternehmer steuerlich nicht geltend machen.

Häufige Fragen

Die Kleinunternehmerregelung will Verwaltungsaufwand für Unternehmer und Finanzamt reduzieren. Für den Unternehmer heißt das, dass er keine Umsatzsteuervoranmeldungen machen und Umsatzsteuervorauszahlungen leisten muss. Das Finanzamt verzichtet zwar auf Umsatzsteuereinnahmen. Allerdings wiegt für das Finanzamt der geringere Bearbeitungsaufwand für vergleichsweise geringe Umsatzsteuerbeträge höher. 

Die Frage ist falsch gestellt, denn die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bezieht sich nicht auf den Verdienst im Sinne von Gewinn, sondern auf den umsatzsteuerpflichtigen Umsatz eines Unternehmers. Seit dem Jahr 2020 beträgt diese Umsatzgrenze 22.000 €. Überschreitet ein Unternehmer diese Grenze, muss er im Folgejahr zur Regelbesteuerung wechseln.

Nein, das Kleinunternehmen ist keine Rechtsform. Es ist ein steuerlicher Status, der im §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt ist. Grundsätzlich haben Unternehmen aller Rechtsformen ein Wahlrecht auf die Umsatzsteuerregelung, wenn sie die Voraussetzungen des §19 UStG erfüllen.

Das Kleingewerbe ist eine Rechtsform, der Kleinunternehmer im Sinne der Kleinunternehmerregelung ein steuerlicher Status nach §19 UStG. Ein Kleingewerbe ist nicht automatisch ein Kleinunternehmer. Plant ein Kleingewerbetreibender bereits bei der Gründung mit einem Jahresumsatz von mehr als 22.000 €, darf er die Kleinunternehmerregelung gar nicht wählen. Selbst wenn ein kleingewerblicher Unternehmer sie wählen könnte, weil er noch geringe Umsätze hat, muss er das nicht tun, wenn sie Nachteile mit sich bringt. Außerdem ist die Kleinunternehmerregelung nicht nur auf gewerbliche Rechtsformen beschränkt.

Ja, das geht, wenn Gründerteams beispielsweise eine GbR oder eine UG (haftungsbeschränkt) gründen.

Nicht unbedingt. Zwar hat der nebenberuflich Selbstständige mit dem Kleinunternehmerstatus weniger Aufwand in der Buchhaltung. Wenn der nebenberuflich Selbstständig jedoch ausschließlich Geschäftskunden bedient und zudem höhere Investitionen tätigen muss, sollte er auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.

Grundsätzlich darf er so viele Unternehmen gründen, wie er will. Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ist jedoch an eine Person gebunden, nicht an ein Unternehmen. Wer mehrere Unternehmen betreibt, muss den Gesamtumsatz all seiner Unternehmen für die Prüfung zugrunde legen, ob die Umsatzgrenze von 22.000 € überschritten wird.

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3. Passt die Kleinunternehmerregelung in meinem Fall?

In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, ob die Kleinunternehmerregelung für Ihre Gründung bzw. Ihre Selbstständigkeit geeignet ist. Dabei erläutern wir, wer am besten mit der Kleinunternehmerregelung fährt.

Wer sollte sein Unternehmen als Kleinunternehmen anmelden?

Der steuerliche Status des Kleinunternehmers ist dann sinnvoll, wenn folgende Punkte zusammentreffen:

  • Ausschließlicher Verkauf an Privatkunden (B2C-Geschäft).
  • Geringe Investitionen und laufende Kosten
  • Jahresumsätze dauerhaft unterhalb von 22.000 €
  • Kein Auslandsgeschäft

Wir erläutern jetzt, warum das so ist:

Vorteilhaft im Geschäft mit Privatkunden

Gegenüber Privatkunden können Kleinunternehmer günstiger verkaufen und so einen Wettbewerbsvorteil erzielen. Denn die Kleinunternehmerregelung erspart dem Privatkunden die Zahlung der Umsatzsteuer. Kostet das gleiche Produkt beim Regelunternehmer 119 €, kann es der Kleinunternehmer für 100 € anbieten. Denn beim Regelunternehmer stecken 19 € Umsatzsteuer im Bruttoverkaufspreis. Diese muss der Regelunternehmer an das Finanzamt abführen.

Nachteilig bei Geschäftskunden

Umgekehrt kann der Regelunternehmer den Umsatzsteueranteil in der von Ihnen gestellten Rechnung beim Finanzamt als Vorsteuer komplett zurückzufordern. Kleinunternehmer bieten Geschäftskunden mit der Wahl der Kleinunternehmerregelung keinen Nutzen. Im Gegenteil. Das Angebot des Kleinunternehmers ist sogar zu teuer, wenn er seine Leistung zum gleichen Preis wie ein Regelunternehmer anbietet. Kostet ein und diesselbe Leistung bei einem Kleinunternehmer und seinem Wettbewerber (Regelunternehmer) 119 €, so zieht der Geschäftskunde beim Regelunternehmer die Vorsteuer und sein Aufwand beträgt nur noch 100 €. 

Nachteilig bei Investitionen

Wer als Selbstständiger Anschaffungen tätigen muss, kann als Kleinunternehmer nach §19 UStG keine Vorsteuer ziehen. Für ihn ist die Kleinunternehmerregelung ein Liquiditätsnachteil. Kauft ein Unternehmer eine Maschine für 3.000 €, so ist in dem Kaufpreis eine Umsatzsteuer von 478,99 € enthalten. Diesen Betrag kann ein Regelunternehmer im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung dem Finanzamt in Rechnung stellen. Der Kleinunternehmer kann das nicht.

Nachteilig bei hohem Wareneinsatz

Wenn Sie einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen, die einen hohen Wareneinsatz fordert, dann ist die Kleinunternehmerregelung meistens ein Nachteil. So kauft man beispielsweise als Einzelhändler regelmäßig Ware ein, kann die auf der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer aber nicht als Vorsteuer beim Finanzamt zurückfordern. Insbesondere schwindet dann der Wettbewerbsvorteil bzw. der Preisvorteil, den ein Kleinunternehmer im Privatkundengeschäft gegenüber dem Regelunternehmer hat.

Kleinunternehmerregelung ist oft ideal für Unternehmer im Nebenberuf

Für nebengewerbliche Unternehmer oder nebenberuflich Selbstständige ist die Kleinunternehmerregelung unter folgenden Bedingungen ideal:

  • Häufig ausschließlich im B2C Bereich tätig
  • Geringe Investitionen
  • Jahresumsatz kleiner als 22.000 €

Sobald ein nebenberuflich Selbstständiger jedoch im B2B-Bereich arbeitet, sollte er auf die Kleinunternehmerregelung verzichten.

4. Wie beantrage ich die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist ein Wahlrecht bei der Gründung oder in einer späteren Phase der Selbstständigkeit. Sollten Sie die besagte Umsatzgrenze von 22.000 € im Jahr nicht überschreiten, dann können Sie, müssen aber nicht die Kleinunternehmerregelung beanspruchen.

Allerdings sollten Sie sich Ihre Entscheidung im Zuge der Existenzgründung gut durch den Kopf gehen lassen: Wenn Sie auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten, müssen Sie fünf Jahre mit dieser Wahl leben. Denn erst nach der Sperrfrist von 5 Jahren können Sie auf Antrag beim Finanzamt zur Kleinunternehmerregelung wechseln, sofern Sie natürlich die entsprechenden Umsatzgrenzen noch nicht erreicht haben.

Kleinunternehmerregelung bei der Gründung beantragen

Existenzgründer können keine Vorjahresumsätze vorweisen. Daher müssen Gründer im Rahmen der Kleinunternehmerregelung die geplanten Umsätze im Gründungsjahr mit der Umsatzgrenze von 22.000 Euro vergleichen. Wer mitten im Jahr gründet, muss den geplanten Umsatz auf 12 Monate hochrechnen.

Möchten Gründer die Kleinunternehmerregelung nutzen, erfolgt der Antrag im Fragebogen zu steuerlichen Erfassung. Seit 2021 wird der steuerliche Erfassungsbogen ausschließlich elektronisch ausgefüllt und an das Finanzamt übermittelt. Das kann ein Existenzgründer über ein ELSTER-Konto machen oder einen Steuerberater damit beauftragen. Steuerberater übermitteln nach ausführlicher Beratung den Antrag auf Kleinunternehmerregelung über ihre Kanzleisoftware und eine ELSTER-Schnittstelle an das zuständige Finanzamt.

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Der steuerliche Erfassungsbogen erfordert steuerliches Fachwissen. Ein Steuerberater hilft Ihnen dabei.

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Screenshot: Kleinunternehmerregelung im steuerlichen Erfassungsbogen via DATEV
Die Kleinunternehmerregelung wird im steuerlichen Erfassungsbogen festgelegt. Die Abbildung zeigt die entsprechende Seite der Kanzlei-Software DATEV | Quelle: GWB Boller & Partner

Antrag nach der Gründung

Hat ein Existenzgründer auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist er für die Dauer von 5 Jahren an die Regelbesteuerung gebunden. Stellt er im 5. Jahr nach der Gründung fest, dass die Kleinunternehmerregelung für ihn besser ist, gibt er eine schriftliche Erklärung an das Finanzamt ab. Darin widerruft er den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und beantragt sie für das kommende Geschäftsjahr. Ein Formulierungsbeispiel finden Sie in der folgenden Abbildung.

Screenshot Musterschreiben Rücktritt vom Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Formulierungsvorschlag für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Wichtig ist es, die Steuernummern anzugeben und die Wahl der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG korrekt zu begründen.
Vertiefende Fragen zur Wahl der Kleinunternehmerregelung

Nein, die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG ist keine Pflicht, sondern ein Wahlrecht. Auch für einen Unternehmer mit einem geringeren Jahresumsatz als 22.000 € kann es sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.

Die Gewerbeanmeldung ist von der Kleinunternehmerregelung unabhängig. Denn zur Kleinunternehmerregelung festlegen muss sich der Unternehmer erst, wenn er den steuerlichen Erfassungsbogen ausfüllt.

Hier sollte der Unternehmer hochrechnen, ob er für ein Gesamtjahr die 22.000 € Gesamtumsatz überschreitet. Die Umsatzgrenze pro Monat beträgt 1.833,33 (1.833 € x12 = 22.000 €). Liegt sein prognostizierter Monatsumsatz unterhalb der Grenze von 1833,33 €, kann er guten Gewissens die Kleinunternehmerregelung wählen. Gründet er am 1. April und prognostiziert er bis zum 31. Dezember einen Jahresumsatz von 16.500 €, kann er die Kleinunternehmerregelung wählen. Denn hochgerechnet auf ein volles Jahr mit 12 Monaten würde er die Schwelle von 22.000 € nicht überschreiten.

Das Ausfüllen des steuerlichen Erfassungsbogens kostet grundsätzlich gar nichts. Ansonsten hängt es davon ab, ob sich ein Gründer steuerlich beraten lässt und welche Rechtsform er wählt. Mögliche Gründungskosten sind zum Beispiel die Gebühr für die Gewerbeanmeldung und Beratungskosten für den Steuerberater sowie die Anschaffungen für den Start des Kleinunternehmens.

Die Überschreitung einer Umsatzprognose ist in der Regel kein Problem. Hat sich der Gründer im Gründungsjahr verschätzt und erzielt mehr als 22.000 € Umsatz, wechselt er im Folgejahr einfach zur Regelbesteuerung. Im laufenden Betrieb ist es ähnlich. Hat ein Unternehmer im Vorjahr einen Umsatz von 20.000 € und im Folgejahr von 60.000 € kann er sich auf einen Prognosefehler bzw. Irrtum berufen. Das Finanzamt kann allenfalls dann Schwierigkeiten machen, wenn es dem Unternehmer nachweisen kann, dass er bewusst falsch prognostiziert hat.

5. Was muss ich bei Rechnung, Buchhaltung und Steuern beachten?

Wenn Sie sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, hat das Konsequenzen für Rechnungsstellung, Buchhaltung und Steuerpflichten. Die folgende Übersichtsgrafik zeigt die wesentlichen Punkte:

Kleinunternehmerregelung: Folgen für Buchhaltung und Steuern
Entscheidend für Kleinunternehmer ist eine korrekte Rechnungsstellung.

Als Kleinunternehmer Rechnungen korrekt ausstellen

Sie haben sich entschieden und möchten die Kleinunternehmerregelung als Gründer in Anspruch nehmen. Was bedeutet das nun für Sie? Sobald Sie Ihre erste Rechnung ausstellen, müssen Sie bestimmte gesetzliche Vorgaben, die Kleinunternehmerregelung betreffend, erfüllen. Sie weichen damit von einer klassischen Rechnungsvorlage in folgenden Punkten ab:

  • Der Kleinunternehmer stellt seine Rechnungen immer ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) und Umsatzsteueridentifikationsnummer aus
  • Sie unterscheiden nicht zwischen Brutto- und Nettopreis
  • Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung mit einer folgenden oder ähnlichen Formulierung:  „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Dieser auf der Rechnung zu ergänzende Hinweis ist für einige Unternehmer ein Grund, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten: Insbesondere gewerbliche Kunden können daran erkennen, dass es sich bei Ihrem Unternehmen um ein kleineren Betrieb handelt, was für Ihr Image nicht unbedingt förderlich ist.

Alle weiteren Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung sind zu beachten. In unseren Rechnungsmustern finden Sie eine Vorlage für die Kleinunternehmerrechnung. Noch besser als Rechnungsvorlagen sind professionelle digitale Rechnungsprogramme. Damit stellen Sie die Kleinunternehmerregelung mit ein paar Klicks ein und profitieren von rechtssicheren Rechnungen, die stets den rechtlichen Vorschriften genügen.

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Screenshot Kleinunternehmerrechnung mit Hinweisen auf Pflichtbestandteile
Eine digitale Rechnungssoftware ist für Kleinunternehmer am besten. Damit gelingen rechtssichere Rechnungen auf Knopfdruck.
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Buchhaltungstipps für Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung ändert nichts an der jeweils geltenden Buchführungspflicht. Auch Aufbewahrungspflichten gelten für den Kleinunternehmer genauso wie für den Regelunternehmer.

Wer als Kleingewerbetreibender oder Freiberufler die Kleinunternehmerregelung wählt, nutzt die einfache Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Ermittlung des Gewinns.

Die Kleinunternehmerregelung ist jedoch rechtsformneutral. Auch eine GmbH kann unter Umständen die Kleinunternehmerregelung wählen. Wenn dies der Fall ist, muss die GmbH die doppelte Buchführung machen und den Gewinn mit Bilanz und GuV ausweisen.

Bei der Buchhaltung helfen digitale Buchhaltungsprogramme. Auch hier bieten wir ein kostenloses Angebot sowie einen umfassenden Vergleich führender Buchhaltungsprogramme.

Steuern und Steuerpflichten für den Kleinunternehmer

Bis auf die Umsatzsteuer ist der Kleinunternehmer steuerpflichtig wie jeder andere Unternehmer auch. Das betrifft:

  • Einkommensteuer für Freiberufler, Kleingewerbetreibende, Einzelkaufleute und Personengesellschaften mit Kleinunternehmerstatus
  • Gewerbesteuer, wenn der Kleinunternehmer Gewerbetreibender ist. Ein freiberuflicher Kleinunternehmer bezahlt keine Gewerbesteuer.
  • Körperschaftsteuer für Kapitalgesellschaft mit Kleinunternehmerstatus wie GmbH oder UG (haftungsbeschränkt)

Zu den Steuerpflichten gehören auch die Steuererklärungen, steuerliche Voranmeldungen sowie etwaige Vorauszahlungen. Auch die muss ein Kleinunternehmer leisten. Dazu zählen:

  • Umsatzsteuererklärung: Dies ist überraschend, aber der Kleinunternehmer gibt tatsächlich eine Umsatzsteuererklärung ab. Das ist dann eine sogenannte Nullmeldung und eine Bestätigung der Kleinunternehmerregelung gegenüber dem Finanzamt.
  • Einkommensteuererklärung und Vorauszahlungen oder Körperschaftsteuererklärung
  • Gewerbesteuererklärungen und Vorauszahlungen, wenn der Kleinunternehmer ein gewerblicher Unternehmer ist.

Die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung entfällt.

Häufige Fragen: Buchhaltung und Steuern für Kleinunternehmer

In diesem Fall muss der Kleinunternehmer die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer bezahlen und an das Finanzamt überweisen. Für seinen Kunden bedeutet dies: Bezahlen des Rechnungsbetrags, der sich aus Nettorechnungssumme und Mehrwertsteuer (=Umsatzsteuer) zusammensetzt. Ist der Kunde Regelunternehmer, wird er den Umsatzsteuerbetrag als Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt verrechnen.

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist auch für Kleinunternehmer sinnvoll, wenn er Einkäufe im Ausland tätigt. Auch als Ersatz für die Steuernummer auf der Rechnung kann sie sinnvoll sein. Manche Kleinunternehmer möchten nämlich ihre persönliche Steuernummer auf der Rechnung nicht preisgeben.

Der §19 UStG ist hier eindeutig: Es handelt sich bei der Grenze für den Jahresumsatz von 22.000 € um einen Bruttobetrag. Nur in der Regelbesteuerung gibt es Nettobeträge, auf die der Unternehmer dann die entsprechende Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer aufschlägt.

Relevant für die Kleinunternehmerregelung ist nur der Umsatz, der grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig ist. Hat ein Unternehmer auch steuerfreie Umsätze nach §4 UStG dürfen diese zur Berechnung oder Prognose der Umsatzgrenze für das Kleingewerbe abgezogen werden.

Ein solcher Fall ist möglich, wenn der Unternehmer beispielsweise überwiegend steuerfreie Umsätze nach §4 des UStG tätigt. Nehmen wir an, er ist Finanzmakler und erzielt Maklerumsätze von über 1.000.000 €. Diese Maklerumsätze sind umsatzsteuerfrei. Jetzt bietet er Trainings im Bereich Finanzanlagen an. Die Dienstleistung "Training" ist grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig. Dann kann er, wenn diese Trainingsumsätze unter 22.000 € liegen, dafür die Kleinunternehmerregelung beantragen. Er spart sich so Aufwand in der Buchhaltung und bei den Steuern.

Ein Steuerberater ist grundsätzlich empfehlenswert. Das beginnt bereits beim Beantragen der Kleinunternehmerregelung im steuerlichen Erfassungsbogen. Hier hat der Gründer einen Sparringspartner, mit dem er Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung besprechen kann. Auch in steuerlich komplexen Fällen hilft ein guter Steuerberater, die richtige Lösung zu finden. Beispielsweise, wenn der Unternehmer neben umsatzsteuerpflichtigen auch umsatzsteuerfreie Einnahmen hat oder wenn der Unternehmer viel im Ausland einkauft bzw. ins Ausland verkauft.

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6. Wie lange darf ich Kleinunternehmer sein?

Die Kleinunternehmerregelung ist an die Umsatzgrenze von 22.000 € gebunden. Wenn Sie sich für die Kleinunternehmerregelung entscheiden, sollten Sie am Jahresende prüfen, ob Sie auch im Folgejahr unter die Kleinunternehmerregelung fallen. Bei einer fehlerhaften Umsatzprognose brauchen Sie sich allerdings keine Sorgen zu machen: Rückwirkend wird die Kleinunternehmerregelung nur dann aberkannt, wenn Ihre Umsatzprognosen bewusst falsch gewählt wurden. Sollten Sie also nicht um ein Vielfaches danebengelegen haben, wird man Ihnen dies nur schwer unterstellen können.

Die folgende Grafik bietet einen Überblick, anschließend werden typische Fälle im Detail erläutert.

Entscheidungsbaum: Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung
Wichtig: Jeder Kleinunternehmer muss von Jahr zu Jahr prüfen, ob die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung noch gelten.

Wann muss ich zur Regelbesteuerung wechseln?

Die Kleinunternehmerregelung gilt so lange, wie der Unternehmer die Voraussetzungen aus § 19 UStG erfüllt:

  • Der Jahresumsatz im Vorjahr ist kleiner als 22.000 €.
  • Im aktuellen Kalenderjahr werden laut Prognose 50.000 € Gesamtumsatz nicht überschritten.

Eine gute Umsatzprognose ist für den Kleinunternehmer wichtig. Kann der Kleinunternehmer bereits am Ende des Geschäftsjahrs prognostizieren, dass er im Folgejahr mehr als 50.000 € Umsatz macht, sollte er zur Umsatzsteuer-Regelbesteuerung wechseln. Im Folgenden besprechen wir ein paar typische Fälle, wie sie im Geschäftsleben eines Kleinunternehmers auftreten.

Fall 1: Vorjahresumsatz < 22.000 €, Umsatzprognose das laufende Geschäftsjahr < 50.000 €: 
In diesem Fall darf der Unternehmer bei der Kleinunternehmerregelung bleiben. Das gilt auch dann, wenn er im aktuellen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von mehr als 22.000 € erzielt. Hat er diese Umsatzgrenze von 22.000 € dann überschritten, muss er für das Folgejahr zur Regelbesteuerung wechseln und seine Rechnungen mit Umsatzsteuer ausweisen.

Fall 2: Vorjahresumsatz < 22.000 €, Umsatzprognose für das laufende Geschäftsjahr > 50.000 €: 
Wer im Vorjahr die 22.000 € Umsatz nicht überschritten hat und am Anfang des aktuellen Geschäftsjahres merkt, dass er mehr als 50.000 € Umsatz machen wird, muss zur Regelbesteuerung wechseln. 

Fall 3: Vorjahresumsatz > 22.000 €
Hat ein Kleinunternehmer im Vorjahr die Grenze von 22.000 € Jahresumsatz überschritten, muss er im Kalenderjahr darauf zur Umsatzsteuer-Regelbesteuerung wechseln.

Weitere Fallbeispiele

JahrVorjahresumsatz
(<17.500 bzw. 22.000 €)
Plan-UmsatzIst-Umsatz
(< 50.000 €)
Kleinunternehmer?
20177.00011.500Ja, bis auf Weiteres
201811.50040.00038.000Ja, aber Wechsel zur Regelbesteuerung im Jahr 2019
201938.00025.00019.300Nein, Regelbesteuerung ab dem Jahr 2019
202019.30030.00032.000Ja, aber Wechsel zur Regelbesteuerung im Jahr 2021

Rechtzeitig zur Regelbesteuerung wechseln

Ein typisches Problem in der Praxis besteht darin, dass ein Kleinunternehmer die Pflicht übersieht, rechtzeitig zur Regelbesteuerung zu wechseln. Wie kann so etwas passieren? 

  • Geschäftsjahr ist abgelaufen.
  • Unternehmer prüft seine Umsätze nicht, vielleicht macht er die Buchhaltung auf den letzten Drücker. 
  • Erst nach 6 Monaten stellt er fest, dass er im Vorjahr 24.000 € Umsatz erzielt hat.
  • Folge: Er muss die Umsatzsteuer für 6 Monate aus seiner eigenen Tasche bezahlen.

Risiko: Drohende Umsatzsteuernachzahlungen

Wer den Wechsel zur Umsatzsteuer-Regelbesteuerung übersieht, bekommt Ärger mit dem Finanzamt. Folgendes droht dem Unternehmer:

  • Umsatzsteuernachzahlungen
  • Verzugszinsen ab dem Zeitpunkt, an dem der Unternehmer die Umsatzsteuer schuldet

7. Was passiert bei Geschäften im Ausland?

Gilt die Kleinunternehmerregelung in der EU? Nein. Wer in Deutschland Kleinunternehmer ist, ist es in der EU und im übrigen Ausland noch lange nicht. Selbst wenn ein EU-Land etwas Ähnliches wie die Kleinunternehmerregelung kennt, kann sie ein deutscher Unternehmer nicht in Anspruch nehmen, weil sie nur für inländische Unternehmen des jeweiligen Landes gilt. Grundsätzlich sollte sich ein Kleinunternehmer, der ins Ausland verkauft, darüber informieren, welche umsatzsteuerlichen Regeln in dem jeweiligen Land gelten.

Auch bei Einkäufen im Ausland kann die Kleinunternehmerregelung nachteilig sein. Denn der Kleinunternehmer, der Waren oder Geräte aus dem Ausland bezieht, kann gezwungen werden, eine Einfuhrumsatzsteuer zu bezahlen, die er steuerlich nicht geltend machen kann.

Ist das Thema "Verkauf ins Ausland" für Kleinunternehmer überhaupt relevant? Es ist im Falle von E-Commerce über Plattformen sehr wohl relevant. Es ist gut vorstellbar, dass ein Kleinunternehmer über Amazon beispielsweise Waren ins Ausland vertreibt. Dabei können komplexe umsatzsteuerliche Fragen auftauchen. Kleinunternehmer mit internationalem Geschäft sollten sich in jedem Fall zu Fragen der internationalen Besteuerung von einem Steuerfachmann beraten lassen.

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8. Fazit: So gehen Sie als Unternehmer vor

Die Kleinunternehmerregelung erlaubt es Unternehmern bis zu einer Umsatzhöhe von 22.000 €, Rechnungen ohne Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) zu stellen. Lohnend ist das nur, wenn der Unternehmer ausschließlich an Privatkunden liefert und wenn er geringe Investitionen hat. Nachteilig ist die Kleinunternehmerregelung für Gründer mit hohen Gründungskosten und Unternehmer, die nur an Geschäftskunden liefern. 

6 Fehler sollten Unternehmer bei der Kleinunternehmerregelung vermeiden:

  1. Die Kleinunternehmerregelung wird beantragt, obwohl sie ein Nachteil ist.
  2. Falscher Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung, obwohl sie von Vorteil ist.
  3. Der umsatzsteuerpflichtige Jahresumsatz wird falsch geschätzt und die Umsatzgrenze wird überschritten.
  4. Falsche Rechnungsstellung, weil entweder eine Umsatzsteuer ausgewiesen oder der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vergessen wird.
  5. Hohe Umsatzsteuernachzahlungen, weil der Wechsel zur Regelbesteuerung übersehen wurde.
  6. Die Kleinunternehmerregelung wird für mehrere Unternehmen angemeldet und dabei wird die Umsatzschwelle von 22.000 € überschritten.

Wer für die Kleinunternehmerregelung optiert, muss seine Buchhaltungsabläufe entsprechend anpassen. Wichtig ist die korrekte Rechnungsstellung. Das geht am besten mit einem Rechnungsprogramm. Bei steuerlich komplexen Fragen zur Besteuerung, ist ein Steuerberater dringend zu empfehlen. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Kleinunternehmer ins Ausland verkauft, wo es keine Kleinunternehmerregelung gibt und die Regelbesteuerung vorherrscht.

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer im Vergleich