Rechnungsvorlagen, Musterrechnungen und Rechnungsbeispiele

Mit einer Rechnungsvorlage sparen Sie Zeit bei der Büroarbeit. Wir stellen Rechnungsvorlagen und Musterrechnungen in Word, Excel, Openoffice und Pages zum Download zur Verfügung. Anhand von Beispielrechnungen zeigen wir, wie ordnungsgemäße Rechnungen aussehen. Unser Tipp: nutzen Sie statt Word oder Excel lieber moderne Rechnungsprogramme. Wir stellen die besten im Rechnungssoftware-Vergleich vor.

Corona-Krise 2020: Steuersatzsenkung bei der Umsatzsteuer

Aufgrund der Corona-Krise gelten vom 1.07.2020 bis zum 31.12.2020 folgende Mehrwertsteuersätze:

 Aktuelle Umsatzsteuersätzebisher
Regelsteuerssatz16%19%
Ermäßigter Steuersatz5%7%

Für Unternehmen in der Gastronomie gelten folgende Regeln:

 1.7.2020 bis 31.12.20201.1.2021 - 30.6.2021ab 1.7.2021
Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen5%7%19%
Getränke16%19%19%

Denken Sie bei der Umsatzsteuer-Umstellung an folgende Dinge:

  • Ist das Kassensystem angepasst?
  • Sind alle Eingangsrechnungen geprüft?
  • Sind die Rechnungsformulare angepasst?

Möglicherweise sind diese neuen Regelungen ein guter Anlass über eine neues Kassensystem, eine digitale Rechnungssoftware oder eine Buchhaltungslösung nachzudenken.

1. Wer braucht welche Rechnungsvorlage?

Ein Unternehmer, der ausschließlich in Deutschland Geschäfte macht, braucht eine Rechnungsvorlage, welche die Umsatzsteuer ausweist. Derjenige, der auch ins EU-Ausland verkauft, benötigt zum Beispiel ein Reverse-Charge-Rechnungsmuster.

Wer für die Kleinunternehmerregelung optiert, darf in seiner Rechnung keine Mehrwertsteuer ausweisen. Bei der Kleinbetragsrechnung bis 250 € wiederum benötigt das Rechnungsmuster weniger Pflichtangaben als die ordentliche Rechnung. Entsprechend haben wir für Sie die Rechnungsvorlagen mit allen aktuellen Pflichtangaben einer Rechnung nachfolgend zum Download in den verschiedenen Formaten Word, Excel, Open-Office und Pages (für Mac) vorbereitet.

Infografik-Pflichtangaben einer Rechnung

Hier finden Sie alle 12 Pflichtbestandteile, die für eine rechtlich einwandfreie Rechnungsstellung notwendig sind.

  • Klare und einfache Erläuterungen
  • Gut als einfache Checkliste zu nutzen

Empfehlenswert für jeden, der beim Schreiben einer Rechnung nichts vergessen will.

Infografik herunterladen

Teaserbild - Infografik Pflichtangaben einer Rechnung

2. Rechnungsvorlagen mit Mehrwertsteuer

Die normale Musterrechnung mit Mehrwertsteuer setzen Sie ein, um inländische Geschäfte, also Geschäfte in Deutschland, abzurechnen.

  • Rechnungsvorlage MwSt. (Excel)
  • Musterrechnung MwSt. (Word)
  • Vorlage MwSt. in Open-Office
  • Rechnungsvorlage MwSt. Mac (Pages)
Rechnungsvorlagen mit Mehrwertsteuer

3. Muster für die Reverse-Charge-Rechnung

Mit einem Reverse Charge Rechnungsmuster rechnen Sie B2B-Geschäfte in der EU ab.

  • Rechnungsmuster Reverse Charge (Excel)
  • Vorlage Reverse Charge (Word)
  • Rechnungsvorlage Reverse Charge (Open-Office)
  • Vorlage Reverse Charge für Mac (Pages)
Muster für die Reverse-Charge-Rechnung

4. Vorlage Kleinunternehmerrechnung

Dieses Rechnungsmuster brauchen Selbstständige, die beim Finanzamt für die Kleinunternehmerregelung optiert haben. Die Vorlage weist keine Mehrwertsteuer aus.

  • Vorlage Kleinunternehmer (Excel)
  • Musterrechnung Kleinunternehmer (Word)
  • Rechnungsmuster Kleinunternehmer (Open-Office)
  • Rechnungsvorlage Kleinunternehmer Mac (Pages)
Vorlage Kleinunternehmerrechnung

5. Rechnungsmuster Kleinbetragsrechnung

Die Muster für die Kleinbetragsrechnung dürfen für Rechnungsbeträge unter 250 € verwendet werden.

  • Vorlage Kleinbetragsrechnung (Excel)
  • Muster Kleinbetragsrechnung (Word)
  • Kleinbetragsrechnung Muster Open-Office
  • Vorlage Kleinbetragsrechnung Mac (Pages)
Rechnungsmuster Kleinbetragsrechnung

6. Spezialvorlagen

Im folgenden finden Sie auch Vorlagen für die Aborechnung, die Abschlagsrechnung, die Stornorechnung und die Gutschrift.

#1 Vorlage Aborechnung

Die Abo-Rechnung wird für regelmäßige wiederkehrende Leistungen verwendet.

  • Vorlage Aborechnung (Excel)
  • Muster Aborechnung (Word)
  • Aborechnung Vorlage Open-Office
Vorlagen Aborechnung

#2 Muster Abschlagsrechnung

Mit der Abschlagsrechnung rechnen Sie größere Projekte Schritt für Schritt ab.

  • Vorlage Abschlagsrechnung (Excel)
  • Muster Abschlagsrechnung (Word)
  • Abschlagsrechnung Muster Open-Office
Muster Abschlagsrechnung

#3 Muster Stornorechnung

Die Stornorechnung hebt eine bereits gestellte Rechnung auf und storniert sie.

  • Vorlage Stornorechnung (Excel)
  • Muster Stornorechnung (Word)
  • Stornorechnung Muster Open-Office
Muster Stornorechnung

#4 Vorlage Gutschrift

Mit Gutschriften erstellen Sie Abrechnungen für den Aussendienst oder nehmen Teile einer gestellten Rechnung zurück.

  • Vorlage Gutschrift (Excel)
  • Muster Gutschrift (Word)
  • Gutschrift Muster Open-Office
Vorlage Gutschrift

7. Beispielrechnungen

Hier finden Sie anschauliche Beispielrechnungen für Ihre Büroarbeit.

  • PDF Rechnung mit Mehrwertsteuer
  • Reverse-Charge Beispiels-PDF
  • Kleinunternehmerrechnung als PDF
  • PDF-Beispiel einer Kleinbetragsrechnung
Beispielrechnungen

Hier gibt es Beispiele für spezielle Arten von Rechnungen wie Abschlagsrechnung oder Serienrechnung.

  • PDF Beispiel Abo-Rechnung
  • Abschlagsrechnung Beispiels-PDF
  • Beispiel-Stornorechnung als PDF
  • PDF-Beispiel einer Gutschrift
Beispielrechnungen

8. Online-Vorlage mit einem Rechnungsprogramm

Eine Rechnungssoftware erstellt Vorlagen und Rechnungsmuster automatisch. Die Vorteile sind:

  • Rechtssicherheit
  • Zeitgewinn
  • Vernetzung
     

Testen Sie jetzt ganz einfach ein Rechnungsprogramm.

Rechnungsvorlagen aus einer Rechnungssoftware

9. FAQs: Häufige Fragen zu Rechnungsvorlagen

Eine Rechnungsvorlage braucht vollständige Pflichtangaben. Unvollständige Rechnungsangaben kann der Kunde reklamieren und Ärger mit dem Finanzamt ist vorprogrammiert.

Die GOBD regelt die rechtlich korrekte Handhabung elektronischer Daten. Die wichtigste Vorschrift für die Rechnungsvorlage ist: Eine mit einer Vorlage erstellte elektronische Rechnung darf nicht manipulierbar sein. Damit fallen gespeicherte Rechnungen in Word oder Excel aus. Wer eine Vorlage in Word oder Excel verwendet, muss die Rechnung in Papierform drucken und im Pendelordner ablegen. 

GOBD-konform sind nur Vorlagen, die aus einem geprüften Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm stammen. Solche Rechnungen darf der Unternehmer auch digital speichern.

Das kommt darauf an. Im Inland, also in Deutschland, benötigt er eine Rechnungsvorlage mit Mehrwertsteuer. Arbeitet er für Unternehmenskunden im EU-Ausland, benötigt er die Vorlage für die Reverse-Charge-Rechnung. Auch der Fall ist möglich, dass er eine Kleinunternehmervorlage braucht, weil der Freiberufler steuerlich für die Kleinunternehmerregelung optiert hat.

Auch hier kommt es darauf an. Im Inland (Deutschland) braucht der Kleingewerbetreibende die Rechnung mit Mehrwertsteuer, im EU-Ausland die Reverse-Charge-Rechnung, wenn er im B2B-Geschäft tätig ist. Optiert der Kleingewerbetreibende aufgrund seines geringen Geschäftsumfangs für die Kleinunternehmerregelung, braucht er zwingend die Kleinunternehmerrechnung ohne Mehrwertsteuer.

Achtung: Ein Kleingewerbetreibender ist also nicht automatisch ein Kleinunternehmer aus steuerlicher Sicht.

Eine Rechnungsvorlage ist rechtssicher, wenn sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält. Wichtig ist außerdem eine eindeutige, lückenlose und aufsteigende Nummerierung.

Eine Rechnungsvorlage ist grundsätzlich nicht GOBD konform. Die Rechnung muss daher physisch ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt werden. Die Pflichtbestandteile müssen dem aktuellen rechtlichen Stand entsprechen und die Rechnungen müssen lückenlos fortlaufend nummeriert sein.

Empfehlenswert ist hier in jedem Fall eine Rechnungssoftware. Dort erstellen Sie einmal die Vorlage für die Aborechnung, dann erzeugt das System zu jedem Rechnungstermin die Rechnung und erstellt sie automatisch.

Auch hier ist ein Rechnungsprogramm sinnvoll, weil es den Prozess vom Angebot über Auftrag und Abschlagsrechnungen bis zur Schlussrechnung automatisiert. Im Idealfall erstellen Sie die Abrechnungsdaten einmal im Angebot und erstellen auf Knopfdruck Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung. Das bedeutet einen immensen Zeitgewinn und die Risiken, Fehler bei der Rechnungsstellung zu machen, sind gleich Null.

In die Kopfzeile bzw. den Rechnungskopf gehören die Pflichtangaben zum Empfänger der Rechnung. Dann darf der Begriff des Dokuments nicht fehlen: Entweder Rechnung (Aborechnung, Abschlagsrechnung) oder Stornorechnung, je nachdem, um was für ein Dokument es sich handelt. Rechnungsdatum, Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum, sowie der fortlaufende Rechnungsnummer sind ebenfalls wichtig.

Häufig finden Sie auch die Pflichtangaben zum Unternehmen, das die Rechnung stellt. Der Rechnungskopf wird seitens des Unternehmens häufig auch für Marketing-Zwecke genutzt. Der Rechnungssteller zeigt sich im Rechnungskopf nur mit Firmennamen, Logo, Slogan oder Claim. 

In der Fußzeile stehen häufig die Pflichtangaben zum Rechnungssteller, also Firmenname, Kontaktdaten, Steuernummern, Handelsregisternummer bei registerpflichtigen Unternehmen. Auch die Bankverbindungen dürfen nicht fehlen.

10. Fazit: Risiken einer Rechnungsvorlage

Mit Rechnungsvorlagen lässt sich schnell arbeiten, sie bergen aber auch Risiken.

 Vorteile Nachteile Risiken und negative Folgen
(+)Geht schnell(-)fortlaufende Nummerierung geht nicht automatisch=>Beanstandung bei Betriebsprüfung: Verdacht der Unterschlagung von Umsätzen
(+)Kein Internet notwendig(-)Änderungen bei Pflichtangaben aktualisieren sich nicht automatisch=>Werden Pflichtangaben nicht aktualisiert, können Rechnungen beanstandet werden. Sowohl vom Kunden als auch vom Finanzamt.
(+)Keine monatlichen Gebühren(-)Rechnungsablage erfolgt nicht automatisch.=>Gefahr des Chaos in der Buchhaltungsablage. Unvollständige Rechnungen werden vom Finanzamt beanstandet
  (-)Rechnungsvorlagen sind nicht GOBD konform.=>Rechnungen dürfen nicht elektronisch aufbewahrt werden, sondern müssen ausgedruckt und im Pendelordner abgelegt werden.

Als Alternative zur Rechnungsvorlage vereinfachen moderne Rechnungsprogramme die Büroarbeit und bieten 3 wesentliche Vorteile:

  • Rechnungsprogramme sind GOBD konform und dürfen elektronisch abgelegt werden.
  • Die Pflichtangaben einer Rechnung werden laufend aktualisiert.
  • Kein Ärger bei der Betriebsprüfung.

Informieren Sie sich über moderne Rechnungsprogramme