Rechnungsvorlagen, Rechnungsbeispiele und Rechnungskorrektur-Muster

Eine Rechnungsvorlage braucht vollständige Pflichtangaben. Unvollständige Rechnungsangaben kann der Kunde reklamieren und Ärger mit dem Finanzamt ist vorprogrammiert.

Die GOBD regelt die rechtlich korrekte Handhabung elektronischer Daten. Die wichtigste Vorschrift für die Rechnungsvorlage ist: Eine mit einer Vorlage erstellte elektronische Rechnung darf nicht manipulierbar sein. Damit fallen gespeicherte Rechnungen in Word oder Excel aus. Wer eine Vorlage in Word oder Excel verwendet, muss die Rechnung in Papierform drucken und im Pendelordner ablegen. 

GOBD-konform sind nur Vorlagen, die aus einem geprüften Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm stammen. Solche Rechnungen darf der Unternehmer auch digital speichern.

Das kommt darauf an. Im Inland, also in Deutschland, benötigt er eine Rechnungsvorlage mit Mehrwertsteuer. Arbeitet er für Unternehmenskunden im EU-Ausland, benötigt er die Vorlage für die Reverse-Charge-Rechnung. Auch der Fall ist möglich, dass er eine Kleinunternehmervorlage braucht, weil der Freiberufler steuerlich für die Kleinunternehmerregelung optiert hat.

Auch hier kommt es darauf an. Im Inland (Deutschland) braucht der Kleingewerbetreibende die Rechnung mit Mehrwertsteuer, im EU-Ausland die Reverse-Charge-Rechnung, wenn er im B2B-Geschäft tätig ist. Optiert der Kleingewerbetreibende aufgrund seines geringen Geschäftsumfangs für die Kleinunternehmerregelung, braucht er zwingend die Kleinunternehmerrechnung ohne Mehrwertsteuer.

Achtung: Ein Kleingewerbetreibender ist also nicht automatisch ein Kleinunternehmer aus steuerlicher Sicht.

Eine Rechnungsvorlage ist rechtssicher, wenn sie alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält. Wichtig ist außerdem eine eindeutige, lückenlose und aufsteigende Nummerierung.

Eine Rechnungsvorlage ist grundsätzlich nicht GOBD konform. Die Rechnung muss daher physisch ausgedruckt und in einem Ordner abgelegt werden. Die Pflichtbestandteile müssen dem aktuellen rechtlichen Stand entsprechen und die Rechnungen müssen lückenlos fortlaufend nummeriert sein.

Empfehlenswert ist hier in jedem Fall eine Rechnungssoftware. Dort erstellen Sie einmal die Vorlage für die Aborechnung, dann erzeugt das System zu jedem Rechnungstermin die Rechnung und erstellt sie automatisch.

Auch hier ist ein Rechnungsprogramm sinnvoll, weil es den Prozess vom Angebot über Auftrag und Abschlagsrechnungen bis zur Schlussrechnung automatisiert. Im Idealfall erstellen Sie die Abrechnungsdaten einmal im Angebot und erstellen auf Knopfdruck Abschlagsrechnungen und Schlussrechnung. Das bedeutet einen immensen Zeitgewinn und die Risiken, Fehler bei der Rechnungsstellung zu machen, sind gleich Null.

In die Kopfzeile bzw. den Rechnungskopf gehören die Pflichtangaben zum Empfänger der Rechnung. Dann darf der Begriff des Dokuments nicht fehlen: Entweder Rechnung (Aborechnung, Abschlagsrechnung) oder Stornorechnung, je nachdem, um was für ein Dokument es sich handelt. Rechnungsdatum, Leistungszeitpunkt oder Leistungszeitraum, sowie der fortlaufende Rechnungsnummer sind ebenfalls wichtig.

Häufig finden Sie auch die Pflichtangaben zum Unternehmen, das die Rechnung stellt. Der Rechnungskopf wird seitens des Unternehmens häufig auch für Marketing-Zwecke genutzt. Der Rechnungssteller zeigt sich im Rechnungskopf nur mit Firmennamen, Logo, Slogan oder Claim. 

In der Fußzeile stehen häufig die Pflichtangaben zum Rechnungssteller, also Firmenname, Kontaktdaten, Steuernummern, Handelsregisternummer bei registerpflichtigen Unternehmen. Auch die Bankverbindungen dürfen nicht fehlen.