- Mahnungsvorlagen sparen Zeit und beschleunigen die Zahlung.
- Um rechtlich wirksam zu sein, enthält eine Mahnungsvorlage die Rechnungsnummer, eine Zahlungsaufforderung und ein exaktes Datum der Nachfrist.
- Freundliche und nette Mahnungstexte sind wichtig, um den Kunden nicht zu verärgern.
- Mahnen Sie auf Knopfdruck mit elektronischen Mahnvorlagen in einem Rechnungsprogramm bzw. Buchhaltungsprogramm.
| Warum eine Mahnungsvorlage erstellen?
Es lohnt sich, einmalig Zeit zu investieren, um professionelle und vollständige Mahnungsvorlagen zu erstellen. Denn Vorlagen und Muster für Mahnungsschreiben bieten 3 Vorteile:
- Sie sparen Zeit: Das Mahnschreiben muss nicht jedes Mal neu formuliert werden.
- Verbesserung der Zahlungsmoral: Ihre Kunden sehen, dass Sie professionell im Geschäftsverkehr agieren.
- Rechtliche Absicherung, wenn der Zahlungsbetrag vor Gericht eingeklagt werden muss.
Um schnell und bequem fertige Mahnungsvorlagen zu erstellen, finden Sie im nächsten Kapitel das große Paket mit allen kostenlosen Mustern für die Mahnungsschreiben.
| Großes Vorlagen-Paket
Fordern Sie kostenlos ein einzigartiges Komplettpaket an Mahnungsvorlagen an.
- Alle wichtigen Formate: Word, Excel und OpenOffice
- Mahnungstexte von seriös bis witzig für alle Mahnstufen
- Nette Formulierungen für Mahngebühren, Verzugszinsen und Inkasso
- Mahnungsvorlagen in Englisch und anderen Sprachen
Diese kostenlosen Muster sind perfekt geeignet zum sofortigen Einsatz oder als Inspiration, um eigene Vorlagen zu erstellen.
| Mahnungsvorlagen selbst erstellen
Für individuelle Mahnungsschreiben müssen Selbstständige und Unternehmen zunächst einige Fragen beantworten.
Für wie viele Stufen ist eine Mahnungsvorlage nötig?
Bevor Sie Ihre Mahnungsvorlagen erstellen, sollten Sie für Ihren Ablauf im Büro folgende Frage klären: Wie oft wollen Sie einen Schuldner mahnen, bevor Sie Ihre Forderung vor Gericht einklagen?
Viele Gründer fragen sich in diesem Zusammenhang: Wie viele Mahnungen sind gesetzlich vorgeschrieben? Die Antwort lautet: Eine einzige Mahnung genügt.
Im Geschäftsleben haben sich 3 Mahnstufen etabliert:
- Zahlungserinnerung oder 1. Mahnung
- 2. Mahnung
- 3. oder letzte Mahnung
Ab der 3. Mahnung schalten Geschäftsleute den Rechtsanwalt ein oder beauftragen ein Inkasso-Büro, um die Forderung über ein gerichtliches Mahnverfahren einzutreiben.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Eine Zahlungserinnerung wird in der Regel freundlicher formuliert. Beide beziehen sich auf eine konkrete Rechnung, häufig wird in der Zahlungserinnerung kein exaktes Zahlungsdatum als Frist gesetzt.
Oder allenfalls ein vages Zahlungsziel innerhalb von 7 oder 14 Tagen genannt. In der Regel wird bei der Zahlungserinnerung darauf verzichtet, rechtliche Konsequenzen anzudrohen.
Was muss mindestens in einer Mahnungsvorlage stehen?
Die Mindestinhalte ergeben sich aus den gesetzlichen Grundlagen einer Mahnung nach § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB.
Ziel des Mahntextes ist es, den Schuldner in Zahlungsverzug zu setzen, um weitere rechtliche Maßnahmen einzuleiten, wie Mahnbescheid bzw. Inkasso. § 286 Abs. 1 Satz 1 BGB sagt: „Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritte der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.“
Das Mahnschreiben muss klar erkennbar eine Zahlung einfordern, für eine erbrachte Leistung zu einem bestimmten Datum. Damit Ihre Mahnung rechtswirksam einen Zahlungsverzug begründet, sind folgende Angaben notwendig:
- Bezeichnung: Mahnung
- Anschrift des säumigen Kunden
- Datum der Mahnung
- Nummer der angemahnten Rechnung (auch Lieferscheinnummer)
- Rechnungsbetrag, der noch nicht bezahlt wurde
- Fälligkeitsdatum der angemahnten Rechnung
- Nachfrist: Neues Fälligkeitsdatum mit eindeutiger Angabe des Datums
Als Anlage legen Sie der Mahnung eine Kopie der Rechnung bei. Das ist nicht zwingend notwendig, erhöht aber die Dringlichkeit und beschleunigt die Zahlung, sollte der Kunde die Originalrechnung verlegt haben.
Schema: Inhalte Mahnungsvorlage
In welcher Form muss eine Mahnung vorliegen?
Es gibt keinerlei Formvorschriften für die Mahnung. Entsprechend frei sind Sie in der Wahl der Medien. Mahnen dürfen Sie
- mündlich
- schriftlich
- per Brief oder per Mail
- und sogar per WhatsApp.
Wichtig nach BGB ist, dass der Mahntext eindeutig auffordert, eine erbrachte Leistung zu bezahlen und die durch die Rechnung erhobene Forderung zu begleichen. Nur so entsteht der Zahlungsverzug.
Wie lange darf die Zahlungsfrist sein?
Gesetzlich ist die Länge der Nachfrist nicht festgelegt. Sinnvoll und angemessen ist eine Frist von 14 Tagen. Wichtig ist es, dem Schuldner ein exaktes Datum für den erwarteten Zahlungseingang zu nennen.
Wie soll der Mahnungstext formuliert sein?
Auch bei Mahnungstexten gilt: Der Ton macht die Musik. Jede Mahnung ist auch Kommunikation mit dem Kunden und Teil der Beziehungspflege. Bleiben Sie auch bei der 3. Mahnung nett und freundlich. Ihr Kunde wird es Ihnen danken.
Wir geben Ihnen in den nachfolgenden Kapiteln Beispiele für nette Formulierungen der Mahnungsschreiben.
| Vorlage für die 1. Mahnung
Die erste Mahnung sollte nett und freundlich geschrieben sein. Viele verwenden die Bezeichnung Zahlungserinnerung. Beachten Sie bei der 1. Mahnung folgende Punkte:
- Betreff: Zahlungserinnerung oder auch freundliche Erinnerung
- Die Mindestinhalte einer Mahnung genügen: Nennung der Rechnung, Aufforderung zur Zahlung zu einem exakten Datum.
- Versenden Sie die erste Mahnung per Mail oder auch per WhatsApp, wenn dies zum Stil Ihres Unternehmens passt.
In der Regel verzichten Geschäftsleute bei der 1. Mahnung auf Mahngebühren oder Verzugszinsen. Sie drohen in Mahnstufe 1 auch nicht mit rechtlichen Konsequenzen. Zuweilen setzen die Unternehmer auch keine Zahlungsfrist.
Wir empfehlen: Setzen Sie eine Zahlungsfrist. Wenn das Mahnschreiben freundlich und nett formuliert ist, spricht nichts dagegen, ein verbindliches Fälligkeitsdatum zu nennen.
Zwei Beispiele zeigen, wie die Vorlage für die 1. Mahnung aussehen könnte:
Muster für die 1. Mahnung
Betreff: Zahlungserinnerung
Sehr geehrter Kunde,
ich hoffe, es geht Ihnen gut und Sie sind zufrieden mit unserer erbrachten Leistung.
Beim Prüfen unserer Buchhaltung haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. XYZ vom [Datum] mit einem Betrag von [Betrag] noch offen ist. Ist das ein Versehen? Die Zahlungsfrist ist am [Fälligkeitsdatum] leider bereits abgelaufen.
Wir möchten Sie daher freundlich daran erinnern, den ausstehenden Betrag von [Betrag] bis zum [neues Zahlungsziel] auf unser Konto zu überweisen.
Die Details für die Überweisung finden Sie auf der beigefügten Kopie der Rechnung. Sollten Sie die Rechnung bereits überwiesen haben, können Sie diese Nachricht als gegenstandslos betrachten.
Wir freuen uns auf eine weiterhin gute Partnerschaft mit Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Lieferant
Betreff: Diskrete Erinnerung
Lieber Kunde,
gestatten Sie, dass ich mich vorstelle: Ich bin der Buchhaltungs-PC von Firma [Gläubiger]. Bisher weiß nur ich, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] noch offen ist. Eigentlich habe ich die Zahlung zum [Datum Zahlungsziel] erwartet.
Bitte zahlen Sie den offenen Betrag [Höhe Rechnungsbetrag] bis zum [Datum neues Zahlungsziel]. Dann wird dieses Schreiben unser Geheimnis bleiben.
Sie haben in der Zwischenzeit bezahlt? Dann entschuldige ich mich für diese Zeilen und freue mich auf die Reise in Ihren Papierkorb.
Liebe Grüße
Buchhaltungs-PC [Firma]
| Muster für die 2. Mahnung
Wenn der Kunden nach der 1. Mahnung nicht zahlt, folgt die 2. Mahnung. Sie ist im Tonfall bestimmter und hat folgende Inhalte:
- Der Mahntext bezieht sich auf die 1. Mahnung.
- Er enthält eine erneute Zahlungsaufforderung zu einem exakten Datum.
- Jetzt werden Mahngebühren zwischen 5 € und 10 € verlangt.
Die 2. Mahnung versenden Sie per E-Mail oder Brief. Die folgenden zwei Beispiele zeigen, wie Mahnungsvorlagen für die 2. Mahnung umgesetzt werden.
Beispieltexte für die 2. Mahnung
Betreff: Mahnung
Sehr geehrter Kunde,
ich hoffe, es geht Ihnen gut. Leider konnten wir für die Rechnung Nr. XYZ vom [Datum] trotz unseres vorherigen Schreibens vom [Datum 1. Mahnung] immer noch keinen Zahlungseingang feststellen.
Haben Sie unsere letzte Nachricht nicht erhalten? Oder haben Sie die Zahlung in der Hektik des Alltags einfach vergessen? Wir möchten nochmals freundlich daran erinnern, den ausstehenden Betrag von [Rechnungsbetrag + Verzugszinsen] bis zum [neues Fälligkeitsdatum] zu begleichen.
In der Anlage finden Sie erneut die Kopie der Originalrechnung mit allen notwendigen Details für die Überweisung. Falls Sie die Forderung bereits beglichen haben, ignorieren Sie bitte diese Nachricht und wir bitten um Entschuldigung für das Missverständnis.
Wir schätzen Sie als Kunde sehr und freuen uns auf eine weiterhin erfolgreiche Partnerschaft. Gerne dürfen Sie uns anrufen, wenn es etwas zu besprechen gibt.
Mit freundlichen Grüßen
Lieferant
Betreff: Mahnung – jetzt weiß es mein Chef
Lieber [Kunde],
ich bin's wieder, der Buchhaltungs-PC von [Firma]. Leider ist Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] immer noch offen. Ich hätte mich über eine Zahlung zum [Datum Nachfrist] gefreut, es kam aber nichts. Jetzt weiß das auch mein Chef.
Ich bitte Sie daher nochmals, die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] bis zum [Datum neues Zahlungsziel] zu begleichen. Außerdem kommen 5 € Mahngebühr hinzu. Zahlen Sie also bis zum [Datum neues Zahlungsziel] insgesamt [Summe Rechnungsbetrag + 5 € Mahngebühr].
Wie gesagt, mein Chef ist im Bilde. Rufen Sie ihn gerne an, wenn Sie das Gefühl haben, reden zu müssen.
Wenn Sie in der Zwischenzeit bezahlt haben, entschuldige ich mich für diese Zeilen und freue mich auf die Reise in Ihren Papierkorb.
Liebe Grüße
Buchhaltungs-PC [Firma]
| Mustertexte für die 3. Mahnung
Bei der 3. Mahnung wird der Tonfall ernst, bleibt aber freundlich. Der Kunde hat auch nach der 2. Mahnung nicht bezahlt. Ihre Sorge wächst, dass der Kunde entweder nicht zahlen will oder kann, weil er Zahlungsschwierigkeiten hat. Die 3. Mahnung versenden Sie per Einschreiben, um ganz sicher zu sein, dass der Kunde die Nachricht erhält. Folgende Inhalte empfehlen wir:
- Bezug zur 1. Mahnung und zur 2. Mahnung.
- Setzen einer letzten Zahlungsfrist
- Berechnung von Mahngebühren
- Berechnung von Verzugszinsen
- Androhung rechtlicher Konsequenzen: Inkassobüro, Rechtsanwalt und gerichtliches Mahnverfahren
Verzugszinsen liegen maximal 9 % über dem Leitzins der Europäischen Zentralbank. Die Zinsen berechnen Sie mit der Formel:
- [Rechnungssumme] x Verzugszins x [Tage seit Fälligkeit] / 360
Empfehlenswert ist außerdem, mit dem Schuldner zu reden. Bieten Sie Ihrem Kunden eine Teilzahlungsvereinbarung an, sollte er Zahlungsschwierigkeiten haben. Aber das hängt natürlich davon ab, wie wichtig für Sie die Kundenbeziehung ist.
Im Folgenden sehen Sie 2 Beispiele für die Vorlage zur 3. Mahnung.
Beispiele für die 3. Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung
Sehr geehrter Kunde,
bei der Überprüfung unserer Buchhaltung haben wir festgestellt, dass die Rechnung Nr. XYZ vom [Datum] trotz unserer bisherigen Schreiben und Mahnungen [Datum der Mahnungen listen] noch immer offen steht. Die Zahlungsfrist ist leider abgelaufen.
Bitte bezahlen Sie: [Rechnungsbetrag + Mahngebühren + Verzugszinsen]
Wir werden rechtliche Schritte einleiten, wenn wir innerhalb von 14 Tagen bis zum [Fälligkeitsdatum] keinen Zahlungseingang verzeichnen. Beachten Sie bitte, dass ein gerichtliches Mahnverfahren zusätzliche Kosten durch Anwaltsgebühren und Inkasso verursacht.
Wir sind aber offen für Lösungen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, den Betrag in einer Summe zu bezahlen, können wir eine Ratenzahlung vereinbaren. Bitte melden Sie sich bei uns, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden.
Im Anhang sende ich Ihnen erneut die Kopie der Rechnung mit den benötigten Zahlungsinformationen. Sollten Sie die Rechnung bereits beglichen haben, bitten wir Sie, diese Nachricht zu ignorieren.
Wir schätzen Sie als Kunden und freuen uns darauf, die Geschäftsbeziehung mit Ihnen fortzusetzen. Bei Fragen oder wenn Sie weitere Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Lieferant
Betreff: Letzte Mahnung – jetzt weiß es bald der Anwalt
Lieber [Kunde],
leider ist Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] immer noch offen und mein Chef ist sehr enttäuscht. Sie hatten zweimal Zeit, die Rechnung zu begleichen, und von Ihrer Seite kamen weder Zahlung noch ein Anruf.
Ich bitte Sie daher nochmals, die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] bis zum [Datum neues Zahlungsziel] zu begleichen. Außerdem kommen 5 € Mahngebühr und Verzugszinsen in Höhe 5 % seit dem ersten Fälligkeitsdatum [Datum Fälligkeit Rechnung] hinzu. Zahlen Sie also bis zum [Datum neues Zahlungsziel] insgesamt [Summe Rechnungsbetrag + 5 € Mahngebühr + Höhe Verzugszinsen].
Mein Chef ist jetzt besorgt. Rufen Sie ihn gerne an, wenn Sie aktuell ein Problem haben. Gemeinsam finden wir sicher eine gute Lösung.
Wenn Sie in der Zwischenzeit bezahlt haben, entschuldige ich mich für diese Zeilen und freue mich auf die Reise in Ihren Papierkorb.
Liebe Grüße
Buchhaltungs-PC [Firma]
| Elektronische Mahnvorlagen und mehr
Sie haben jetzt Ihr Vorlagenpaket definiert. Damit arbeiten Sie in Zukunft schneller. Gehen Sie noch einen Schritt weiter:
- Optimieren Sie Ihr Mahnwesen mit elektronischen Mahnvorlagen einer Buchhaltungssoftware oder eines Rechnungsprogramms
- Nutzen Sie englische Mahntexte für das internationale Geschäft
- Erinnern Sie Ihren Kunden vor Fälligkeit der Rechnung an den Zahlungstermin
Elektronische Mahnvorlagen nutzen
Automatische Mahnungsvorlagen finden Sie in einem Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware.
Der große Vorteil: Sie erstellen die Mahnung per Mausklick.
Und das geht so:
- In der Rechnungsübersicht die überfällige Rechnung auswählen
- Auf Knopfdruck zu dieser überfälligen Rechnung eine Mahnung erstellen
- Mahnung versenden, und zwar aus dem Programm heraus, direkt an den Schuldner
Was sind die besten Rechnungstools für das Mahnwesen? Lernen Sie unsere Testsieger kennen:
- sevDesk: Allround-Paket mit exzellentem Mahnungsmodul
- lexoffice: Stark in der Belegverwaltung, die Mahnungsvorlagen sind ausgezeichnet zu konfigurieren
- FastBill: Rechnungstool mit intuitiv verständlichem Mahnablauf
Wichtig: Konfigurieren Sie die Mahnungsvorlagen im Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramm. Für die 1., 2. und 3. Mahnung gibt es in den meisten Fällen Standardtexte, die einfach anzupassen sind. Dabei helfen unsere Textbeispiele für alle Mahnstufen.
Vorlagen in Englisch und anderen Sprachen
Im internationalen Geschäft benötigen Sie außerdem fremdsprachige Mahnungsvorlagen. Eine Vorlage auf Englisch ist ein Muss:
Subject: Friendly Reminder: Invoice [Rechnungsnummer]
Dear [Customer's Name],
I hope this message finds you well. We are writing to remind you of the outstanding payment for Invoice #12345, which appears to be overdue.
According to our records, the total outstanding amount is $[Amount], and it was due on [Due Date]. If you have already sent the payment, please disregard this email, and we appreciate your punctuality.
If not, we kindly request you to process this payment until <due date>. We understand that oversights happen, and if there are any issues or concerns about this payment, please don't hesitate to get in touch.
You can make the payment using the following options [Insert payment options here].
Thank you for your prompt attention to this matter. We appreciate your business and look forward to continuing to serve you.
Best Regards,
[Company]
Vorlagen auf Französisch, Italienisch, Spanisch und Portugiesisch finden Sie in unserem Vorlagenpaket.
Zahlungserinnerung vor Fälligkeit einer Rechnung
Gibt es auch Erinnerungsschreiben, die vor Fälligkeit einer Rechnung versendet werden? Ja, die gibt es. Und so lautet ein freundlicher und netter Erinnerungstext:
Betreff: Rechnung Nr. XY ist bald fällig
Sehr geehrter (Kunde),
vielen Dank für Ihren [Details zum Auftrag]. Wir hoffen, Sie haben viel Freude an Ihrem neuen [Produkt]. Und möchten Sie gleichzeitig daran erinnern, dass die Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] am [Datum] fällig wird.
Wir freuen uns über eine pünktliche Bezahlung.
Mit freundlichen Grüßen
[Firma]
Vorteilhaft ist ein solches Erinnerungsschreiben dann, wenn der Lieferant dem Kunden ein sehr langes Zahlungsziel gewährt hat.
| Weitere Vorlagen
Nutzen Sie weitere Vorlagen für Ihre tägliche Büroarbeit:
