Mahnungsvorlagen kostenlos herunterladen

Die Mahnung ist notwendig, wenn der Kunde eine Rechnung nicht bezahlt. Wir stellen Formulierungstipps und eine Mahnung Vorlage für die 1. bis 3. Mahnstufe in verschiedenen Formaten (Word, OpenOffice und PDF) zum Download zur Verfügung.

Noch einfacher als mit einer Mahnungsvorlage mahnen Sie mit einer Rechnungssoftware.

1. Mahnungsvorlage oder lieber Rechnungssoftware?

Vor allem Kleinbetriebe möchten Rechnungen und auch ihre Mahnungen am liebsten unkompliziert mit einer Vorlage erstellen. Dies ist seit einer Gesetzesänderung der GoBD nur noch unter gewissen Umständen zulässig – und zwar wenn gewährleistet werden kann, dass die erstellten Dokumente in unveränderlicher Form vorliegen. Eine Word-Datei, die immer wieder mit Rechnungs- oder Mahnungsdaten überschrieben wird, ist kaum einsetzbar. Auch die Fehleranfälligkeit solcher Vorlagen und Muster ist sehr hoch, da die Daten der Kunden manuell eingetragen werden und Zahlendreher oder Tippfehler passieren.

Doch mittlerweile gibt es zahlreiche kostengünstige Tools, mit denen sie nicht nur Mahnungen erstellen, sondern auch Rechnungen verwalten können. Die Rechnungsprogramme eignen sich hervorragend für Kleinstbetriebe und Kleinunternehmer und sind rechtlich immer auf dem neuesten Stand.

Mahnung Vorlage per Tool

Tool zur Erstellung von Mahnungen nutzen

Erstellen Sie Rechnungen, Mahnungen und Zahlungserinnerungen anstatt mit einer Vorlage mit nur einem Klick – rechtssicher und mit allen Pflichtbestandteilen!

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2. Mahnung formulieren: Muster und Beispiele

Bei der Formulierung von Mahnungen sollten Sie sich überlegen, wie Sie welchen Kunden mahnen möchten. Handelt es sich um den Stammkunden, der immer pünktlich gezahlt hat, ist ein anderer Ton gefragt als beim notorischen Spätzahler – bei dem Sie sich fragen sollten, ob Sie überhaupt eine zweite und dritte Mahnung schicken wollen oder gleich nach der ersten Mahnung zu anderen Mitteln greifen.

Im Folgenden finden Sie einige Phrasen, die beim Schreiben Ihrer Mahnung(en) hilfreich sein können.

Teil

Muster-Formulierung

Kopfteil

Leider konnten wir bei der oben genannten Rechnung noch keinen Zahlungseingang verzeichnen. Sicher haben Sie es nur vergessen. Wir haben dem Schreiben eine Kopie der Rechnung Nr. ... beigefügt.

Bei der oben aufgeführten Rechnung konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen. Die Ausgangsrechnung liegt diesem Schreiben in Kopie bei.

Hinsichtlich der Rechnung ... konnten wir leider keinen Zahlungseingang verzeichnen. Wir möchten Sie deswegen freundlich darauf hinweisen, die Zahlung von ... spätestens bis zum ... nachzuholen.

Auf unsere Mahnung vom ... haben Sie nicht reagiert.

Mittelteil

Da wir bislang nichts von Ihnen gehört haben, hoffen wir, dass Sie mit unseren Leistungen zufrieden waren. Sollte es diesbezüglich Beanstandungen geben, dann lassen Sie uns dies bitte umgehend wissen. Bei Rückfragen können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Auch wir sind auf einen pünktlichen Zahlungseingang angewiesen, daher bitten wir Sie nochmals, den Rechnungsbetrag ... bis zum ... zu überweisen.

Sie können sich und uns weitere Unannehmlichkeiten ersparen, indem Sie jetzt gleich unsere Forderung begleichen. 

Schlussteil

Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag von ... Euro bis spätestens zum ... zu veranlassen.

Bitte bedenken Sie, dass bei weiterem Verzug zusätzliche Gebühren und Verzugszinsen auf Sie zukommen.­

Falls Sie diesen Zahlungstermin nicht einhalten, werden wir Ihnen Kosten des Mahnverfahrens sowie Verzugszinsen in Rechnung stellen müssen.

Falls die letzte Zahlungsfrist ohne Eingang des fälligen Betrags auf unser Konto verstreicht, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte gegen Sie einleiten zu müssen. Die Kosten des gesamten Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.

Sollten Sie die Zahlung mittlerweile veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Beispiele für die Mahnung herunterladen

  • 1. Mahnung Beispiel als PDF
  • 2. Mahnung Beispiel als PDF
  • 3. Mahnung Beispiel als PDF
TIPP

Mit einer Rechnungssoftware erstellen Sie eine Mahnung mit wenigen Klicks und behalten auch die Zahlungseingänge stets im Blick.

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3. Vorlagen für verschiedene Mahnstufen

1. Mahnung: Kostenloses Muster

Die erste Mahnung versenden Sie nach der fruchtlosen Zahlungserinnerung oder direkt, wenn die Rechnung überfällig wird. Im Ton ist die 1. Mahnung meist sehr moderat.

Formulierungsvorschlag: Bei der oben aufgeführten Rechnung konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen. Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen.

Die Ausgangsrechnung liegt diesem Schreiben in Kopie bei. Da wir bislang nichts von Ihnen gehört haben, hoffen wir, dass Sie mit unseren Leistungen zufrieden waren. Sollte es diesbezüglich Beanstandungen geben, dann lassen Sie uns dies bitte umgehend wissen. 

Bei Rückfragen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Sollten Sie die Zahlung mittlerweile veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

  • Muster 1. Mahnung (Word)
  • 1. Mahnung Vorlage (OpenOffice)
  • Vorlage für die 1. Mahnung (Pages für Mac)
Mahnungsvorlage herunterladen

2. Mahnung: Kostenlose Vorlage

Die zweite Mahnung versenden Sie, wenn die erste Mahnung nicht gefruchtet hat, Sie aber überzeugt sind, dass der Kunde noch zahlt.

Formulierungsvorschlag: Nachdem wir Ihnen die Mahnung vom ... für die Rechnung ... zukommen ließen, konnten wir noch keinen Zahlungseingang feststellen. Auch wir sind auf einen pünktlichen Zahlungseingang angewiesen, daher bitten wir Sie nochmals, den Rechnungsbetrag bis zum ... zu überweisen. Sie können sich und uns weitere Unannehmlichkeiten ersparen, indem Sie jetzt gleich unsere Forderung begleichen. 

Folgende Beträge stehen aus: Rechnungsbetrag ... Euro, Verzugszins ... Euro, Mahngebühren ... Euro. Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag von ... Euro bis spätestens zum ... zu veranlassen.

Bitte bedenken Sie, dass bei weiterem Verzug zusätzliche Gebühren und Verzugszinsen auf Sie zukommen.

  • Muster 2. Mahnung (Word)
  • 2. Mahnung Vorlage (OpenOffice)
  • Vorlage für die 2. Mahnung (Pages für Mac)
Mahnungsvorlage für die zweite Mahnung

Mahnung: Vorlage für die 3. Mahnstufe

Die dritte und letzte Mahnung versenden Sie nach den ersten beiden fruchtlosen Mahnungen und weisen dabei darauf hin, dass Sie bei weiterem Zahlungsverzug weitere Schritte einleiten.

Formulierungsvorschlag: Unsere Rechnung ... war am ... zur Zahlung fällig. Bislang konnten wir jedoch keinerlei Reaktion oder Zahlungseingang feststellen. Somit müssen wir Ihnen mitteilen, dass wir das gerichtliche Mahnverfahren einleiten, sollten Sie den Betrag von ... Euro nicht bis zum ... überwiesen haben.

Gerne möchten wir Ihnen diese Unannehmlichkeiten ersparen. Folgende Beträge stehen aus: Rechnungsbetrag ... Euro, Verzugszins ... Euro, Mahngebühren ... Euro. 

Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag von ... Euro bis spätestens zum ... zu veranlassen.

  • Muster 3. Mahnung (Word)
  • Letzte Mahnung Vorlage (OpenOffice)
  • Vorlage für die 3. Mahnung (Pages für Mac)
Mahnungsvorlage

4. Fazit: Rechnungsprogramm statt Muster

Begleichen Ihre Kunden fällige Rechnungen nicht rechtzeitig, müssen Sie eine Mahnung erstellen. Unsere Vorlagen zur Mahnung enthalten bereits alle nötigen Felder, die Sie einfach mit Ihren Kundendaten befüllen können.

Wir empfehlen allerdings die Nutzung eines Rechnungsprogramms, mit dem Sie bestehende, überfällige Rechnungen mit einem Klick in eine Mahnung umwandeln können. Diese Vorgehensweise verhindert Zahlendreher und Tippfehler und ist zudem auch GoBD-konform.

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