- Abschlagsrechnungen sind Teilrechnungen für bereits erbrachte Leistungen vor Projektende.
- Pflicht sind die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ und ein klarer Bezug zum Auftrag.
- Rechnungsprogramme erstellen Abschlags- und Schlussrechnungen automatisch und fehlerfrei.
- Abschlagsrechnungen mit Vorlagen zu erstellen, dauert lange und führt leicht zu Fehlern.
| Wie funktioniert eine Abschlagsrechnung?
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für bereits erbrachte Teilleistungen, noch bevor ein größeres Projekt abgeschlossen ist.
Der Unternehmer berechnet also einen fertiggestellten Abschnitt eines Auftrags, bevor der Auftrag komplett erledigt ist. In der Praxis verwenden Unternehmer Abschlagsrechnungen immer dann, wenn ein Projekt sehr umfangreich und langwierig ist. Typische Fälle im Geschäftsleben sind:
- Umfangreiche Softwareprojekte
- Ladenumbauten
- Erstellung großer Firmenwebauftritte oder Onlineshops
- Größere Projekte im Handwerk
Mit Abschlagsrechnungen reduziert der Unternehmer das Risiko eines Zahlungsausfalls und schafft sich über den Zeitraum eines Projekts einen konstanten Liquiditätszufluss.
Auch der Kunde des Unternehmers profitiert von den geringeren Teilzahlungsbeträgen einer Abschlagsrechnung. Er muss am Ende nicht alles auf einmal bezahlen. Abschlagsrechnungen werden grundsätzlich individuell vereinbart, per Angebot oder Vertrag.
Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung muss als solche gekennzeichnet sein. Auf dem Dokument muss die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ stehen. Ansonsten enthält die Abschlagsrechnung alle wichtigen Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung.
Eine Abschlagsrechnung enthält grundsätzlich die Umsatzsteuer. Der Unternehmer muss die Abschlagsrechnung bei seiner Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigen. Der Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer abziehen, wenn er das steuerlich darf.
Empfehlenswert ist auch, die Abschlagsrechnung im Abrechnungszeitraum genau zu definieren.
- Zum Beispiel mit dem Hinweis: 1. Abschlagsrechnung zum Auftrag (Auftragsnummer) gemäß Angebot vom (Auftragsdatum).
Vom Auftrag bis zur Schlussrechnung
Der Ablauf der Abrechnung sieht im Falle einer Abschlagsrechnung folgendermaßen aus:
- Basis ist ein Auftrag: Der Kunde des Unternehmers hat ein Angebot angenommen bzw. eine Auftragsbestätigung erstellt. In dem Angebot sind die Projektabschnitte für Abschlagsrechnungen definiert.
- Anzahlungsrechnung schreiben: Wird gemacht, bevor die Projektarbeiten beginnen.
- Abschlagsrechnungen erstellen: Die erhält der Kunde nach jedem fertigen Projektabschnitt.
- Schlussrechnung stellen: Wird gestellt nach Abschluss des Projektes, wenn der Kunde die Leistung abgenommen hat.
Was steht in der Schlussrechnung?
- Sämtliche erbrachten Leistungen und der Betrag der Gesamtrechnung
- Bezahlte Anzahlungsrechnung sowie die Abschlagsrechnungen
- Den zu zahlenden Restbetrag.
Ein Beispiel von sevdesk sehen Sie im Folgenden.
| Praktisches Beispiel einer Abschlagsrechnung
Der E-Commerce-Dienstleister "Shop-Schmiede" hat den Auftrag von Händler Händler Kramermann erhalten, einen Onlineshop zu erstellen. Die Kosten belaufen sich laut Angebot auf 15.500 € zuzüglich Mehrwertsteuer. Das Projekt wird in Angriff genommen. Bis zur Realisierung erhalt Händler Kramermann folgende Rechnungen:
| Rechnung | Rechnungsgegenstand | Betrag (netto) |
| 1. Abschlagsrechnung | Konzeption und Lastenheft für den Shop | 3.500 € |
| 2. Abschlagsrechnung | Webdesign und Prototyp | 3.000 € |
| 3. Abschlagsrechnung | Technische Umsetzung | 5.000 € |
| Schlussrechnung | Nach Test, Launch und einem pauschalen Marketingpaket | 3.500 € |
| Gesamt-Betrag | 15.000 € |
Diese Vorgehensweise hat für alle Beteiligten Vorteile:
- Die Firma Shop-Schmiede erhält regelmäßige Zahlungen
- Händler Kramermann kann jeden Projektabschnitt prüfen und sich ebenfalls die Zahlungen besser einteilen.
| Textvorlage und Beispiel (Word, Excel und PDF)
Auf unsere Seite zu den Rechnungsvorlagen haben wir Vorlagen für die Abschlagsrechnung für Sie erstellt.
| Abschlagsrechnung: Vorlage vs. Software?
Einen Auftrag mit mehreren Abschlagsrechnungen und der anschließenden Schlussrechnung abrechnen bedeutet viel Arbeit und Rechnerei für die Mitarbeiter in Büro und Buchhaltung.
Digitale Rechnungsprogramme erstellen automatisch Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen aus dem Auftrag.
Ablauf Rechnungsstellung mit Abschlagsrechnungen
Die folgende Tabelle zeigt den Ablauf, wie mit Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen ein Auftrag abgerechnet wird.
| Schritt | Mit Rechnungsprogramm | Mit Rechnungsvorlage |
| Angebot und Auftrag bzw. Projekt erstellen | Im System erstellt; Kundendaten und Daten zu Abrechnungspositionen liegen als Stammdaten vor | Manuelle Erstellung mit Angebotsvorlagen; alle Daten sind per Hand zu tippen. |
| Erstellen Abschlagsrechnung | Mit ein paar Klicks aus Angebot bzw. Auftrag. | Manuelle Erstellung: Angaben im Angebot müssen erneut eingegeben werden. |
| Erstellen Schlussrechnung | Mit ein paar Klicks auf Basis Auftrag und bereits gestellter und bezahlter Abschlagsrechnungen. | Manuelle Berechnung und Erstellung sämtlicher Rechnungen bis zur Endrechnung. |
| Zahlungseingang | Automatischer Bankdatenabgleich | Manueller Abgleich mit Bankauszug und Rechnung |
| Wenn Kunde nicht zahlt | Automatisiertes Mahnwesen | Zahlungserinnerungen und Mahnungen müssen manuell erstellt werden. |
| Zeitaufwand | Gering; die wesentlichen Abrechnungsdaten (Kunde, Leistungen) werden ein einziges Mal im Auftrag erstellt. | Hoch, weil alle Dokumente aufs Neue erstellt werden müssen |
| Fehlerrisiko | Gering | Hoch; bei jeder Rechnungsstellung können sich Fehler einschleichen |
| Elektronische Speicherung der Rechnungen | Möglich | Nicht möglich |
Je umfangreicher ein Projekt und je mehr Abschlagsrechnungen in der Buchhaltung erstellt werden, desto vorteilhafter eine Rechnungssoftware.
Abschlagsrechnungen als E-Rechnungen erstellen und verarbeiten
Eine Rechnungssoftware ist außerdem geeignet für die E-Rechnung. Alle führenden Programme erfüllen folgende Funktionen:
- Abschlagsrechnungen als E-Rechnung schreiben
- E-Rechnungen empfangen und buchen
- E-Rechnungen archivieren, gemäß den Vorschriften der GOBD
Die 3 Testsieger in unserem E-Rechnungssoftware-Vergleich sind alle in der Lage, Abschlagsrechnungen im E-Rechnungsformat zu erstellen und zu verarbeiten.
Fehler bei der Abschlagsrechnung vermeiden
Typische Fehler bei Abschlagsrechnungen sind:
- Fehlende oder falsche Bezeichnung: „Abschlagsrechnung“ muss klar auf der Rechnung stehen.
- Keine Zuordnung zum Auftrag: Auftrag oder Angebot mit Nummer und Datum angeben.
- Fehler bei der Umsatzsteuer: Umsatzsteuer korrekt ausweisen und in der Voranmeldung berücksichtigen.
- Falsche Verrechnung in der Schlussrechnung: Abschlagszahlungen vom Gesamtbetrag abziehen.
- Manuelle Fehler durch Excel-Vorlagen: Falsche Beträge, doppelte Rechnungsnummern oder falsche Berechnungen vermeiden.
- Die falsche Rechnungssoftware wählen: Ein Modul für die Abschlagsrechnung ist notwendig.
Tipp: In unserem Rechnungssoftware-Vergleich finden Sie alle führenden Programme mit der Funktion „Abschlagsrechnung“.
| Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung
Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für ein größeres Projekt. Grundlage ist ein Auftrag, der Zeitpunkt, Anzahl und Höhe der Abschlagsrechnungen definiert. Mit der Schlussrechnung wird das Projekt dann endgültig abgerechnet.
Anzahlung, Abschlagszahlung, Teilzahlung, à conto Zahlung sind, wie der Name sagt, Zahlungen. Manche dieser Zahlungen erfolgen auf Grund von Rechnungen, manche aufgrund vertraglicher Vereinbarung.
- Die Anzahlung erfolgt häufig auf Basis einer Vereinbarung zwischen zwei Geschäftspartnern. Hier kann eine Anzahlungsrechnung die Basis und Anspruchsgrundlage sein. Wichtig ist, dass bei einer Anzahlung eine Leistung noch nicht erfolgt ist.
- Abschlagszahlung: Sie erfolgt häufig auf Basis vertraglicher Vereinbarung, beispielsweise die Abschlagszahlungen für Strom- und Wasser bei den Versorgungswerken. Oder sie erfolgt auf Basis einer gestellten Abschlagsrechnung.
- Teilzahlung: Die Teilzahlung erfolgt entweder auf Basis einer Teilzahlungsrechnung. Oder sie erfolgt auf Basis einer Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern, um beispielsweise einen hohen Rechnungsbetrag in kleinere Teilbeträge zu splitten. Das ist dann ähnlich wie bei einer Ratenzahlung.
- À conto Zahlung: Dies ist meist die Zahlung eines glatten Betrages auf das Geschäftskonto des Geschäftspartners und ist im Grunde eine Teilzahlung. Wird häufig bei Schuldenregulierungen und Zahlungsplänen verwendet.
Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, darf selbstverständlich die Vorsteuer abziehen. Wichtig ist natürlich, dass die Rechnung alle Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthält.
Der Unternehmer muss die ausgewiesene Umsatzsteuer im Rahmen von Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung versteuern. Ist sein Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, darf er die Mehrwertsteuer in der Abschlagsrechnung als Vorsteuer geltend machen.
Im Grunde ist es das Gleiche. Bei der Teilzahlungsrechnung sind berechnete Leistungen zu einem bestimmten Leistungsabschnitt genauer definiert. Bei einer Abschlagsrechnung kann es sein, dass lediglich ein prozentualer Abschlag vom Gesamtbetrag berechnet wird. Unternehmer und Auftraggeber sollten diese Details im Rahmen des Auftrags regeln.
Ein Rechnungsprogramm muss GoBD konform sein, damit man elektronische Abschlagsrechnungen schreiben kann. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Manipulationen am Programm und an den Rechnungsdokumenten nicht möglich sind. Außerdem müssen die Rechnungen 8 Jahre lang aufbewahrt werden können.
Typische Fehlerquellen sind:
- Fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen
- Fehler bei der Nummerierung der Rechnung
- Fehlende Angaben zum Auftrag und Leistungszeitraum
Diese Fehler treten auf, wenn Unternehmer Vorlagen verwenden. Wer ein modernes Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramm verwendet ist vor diesen Fehlern geschützt.
Bei der kumulierten Abschlagsrechnung wird im Grunde die komplette Historie der Abrechnung eines Projektes dokumentiert. Denn die Rechnungspositionen beinhalten nicht nur die erbrachte Teilleistung, sondern auch sämtliche Beträge bereits gestellter Abschlagsrechnungen, versehen mit Rechnungsnummer und Datum. Am Schluss werden diese Einzelbeträge wieder abgezogen.
Der Kunde hat so einen kompletten Überblick über sämtliche bereits gestellten und bezahlten Abschlagsrechnungen. Manche Kunden verlangen diese Art von Rechnung beispielsweise Industriekunden oder Auftraggeber, die mit öffentlichen Mitteln arbeiten.
Ja, das ist in der Praxis sogar üblich. Denn auch Kleinunternehmer können mit längeren Projekten beauftragt werden und benötigen dann einen konstanten Geldfluss. Die Abschlagsrechnung kann auch im Sinne der Kleinunternehmerregelung gestaltet werden, also ohne den Ausweis der Mehrwertsteuer.
Ist der Auftrag groß und der Kunde nicht bekannt, empfiehlt sich eine Bonitätsauskunft, bevor das Geschäft abgeschlossen wird. Ist das Geschäft abgeschlossen, sollte das Debitorenmanagement reibungslos funktionieren. Das heißt, rechtzeitig Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken und im Extremfall ein Inkassobüro beauftragen.
In der Regel muss beim Factoring ein Auftrag komplett ausgeführt und abgenommen sein. Daher scheidet Factoring auf den ersten Blick als Instrument im Debitorenmanagement aus. Manche Factoringunternehmen kaufen aber auch Abschlagsrechnungen an. Voraussetzung ist, dass eine Teilleistung erbracht ist und dass der Kunde die erbrachte Leistung bestätigt hat.
Als Gründer, Selbstständiger oder Unternehmer weißt du, wie wichtig passgenaue Inhalte sind. Hilf uns, diese auch in Zukunft zu liefern, indem du uns bewertest.
