Abschlagsrechnung erstellen: Aufbau & Muster

Bei vielen Kaufverträgen kann es Monate dauern, bis eine vereinbarte Leistung vollständig erbracht ist. Das gilt für Software-Entwickler genau wie für Marketing-Agenturen. In diesen Branchen gehören Abschlagsrechnungen zum Geschäftsalltag. Hier erfahren Sie die geltenden Regeln, wie Sie eine Abschlagsrechnung erstellen, mit anschaulichen Musterbeispielen und praktischen Vorlagen. Wir zeigen Ihnen außerdem die Vorteile, die ein Rechnungsprogramm bei Abschlagsrechnungen bietet.

Corona-Krise 2020: Steuersatzsenkung bei der Umsatzsteuer

Aufgrund der Corona-Krise gelten vom 1.07.2020 bis zum 31.12.2020 folgende Mehrwertsteuersätze:

 Aktuelle Umsatzsteuersätzebisher
Regelsteuerssatz16%19%
Ermäßigter Steuersatz5%7%

Für Unternehmen in der Gastronomie gelten folgende Regeln:

 1.7.2020 bis 31.12.20201.1.2021 - 30.6.2021ab 1.7.2021
Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen5%7%19%
Getränke16%19%19%

Denken Sie bei der Umsatzsteuer-Umstellung an folgende Dinge:

  • Ist das Kassensystem angepasst?
  • Sind alle Eingangsrechnungen geprüft?
  • Sind die Rechnungsformulare angepasst?

Möglicherweise sind diese neuen Regelungen ein guter Anlass über eine neues Kassensystem, eine digitale Rechnungssoftware oder eine Buchhaltungslösung nachzudenken.

1. Was ist eine Abschlagsrechnung?

Mit einer Abschlagsrechnung berechnet der Unternehmer einen Teil einer erbrachten Leistung, bevor die Gesamtleistung komplett erbracht ist. In der Praxis verwenden Unternehmer Abschlagsrechnungen immer dann, wenn ein Projekt sehr umfangreich und langwierig ist. Typische Fälle im Geschäftsleben sind:

  • Umfangreiche Softwareprojekte
  • Ladenumbauten
  • Erstellung großer Firmen Webauftritte oder Onlineshops
  • Größere Projekte im Handwerk

Mit Abschlagsrechnungen reduziert der Unternehmer das Risiko eines Zahlungsausfalls und schafft sich über den Zeitraum eines Projektes einen konstanten Liquiditätszufluss. Auch der Kunde des Unternehmers profitiert von den geringeren Teilzahlungsbeträgen einer Abschlagsrechnung. Er muss am Ende nicht alles auf einmal bezahlen. Abschlagsrechnungen werden grundsätzlich individuell vereinbart, per Angebot oder Vertrag. 

Pflichtangaben auf einer Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung muss als solche gekennzeichnet sein. Auf dem Dokument muss also "Abschlagsrechnung" stehen. Ansonsten enthält die Abschlagsrechnung alle wichtigen Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung.

Eine Abschlagsrechnung enthält grundsätzlich die Mehrwertsteuer. Der Unternehmer muss die Abschlagsrechnung bei seiner Umsatzsteuervoranmeldung berücksichtigen. Der Rechnungsempfänger kann die Vorsteuer abziehen, wenn er das steuerlich darf.

Empfehlenswert ist auch, die Abschlagsrechnung im Abrechnungszeitraum genau zu definieren.

  • Zum Beispiel mit dem Hinweis: 1. Abschlagsrechnung zum Auftrag (Auftragsnummer) gemäß Angebot vom (Auftragsdatum).

Vom Auftrag bis zur Schlussrechnung

Der Ablauf der Abrechnung sieht im Falle einer Abschlagsrechnung folgendermaßen aus:

  • Basis ist ein Auftrag: Der Kunde des Unternehmers hat ein Angebot angenommen bzw. eine Auftragsbestätigung erstellt. In dem Angebot sind die Zahlungsetappen, also die Zeitpunkte definiert, zu denen Abschlagsrechnungen gestellt werden.
  • Je nach Projektfortschritt stellt der Unternehmer eine Abschlagsrechnung.
  • Ist das Projekt abgeschlossen und die Leistung abgenommen, stellt der Unternehmer die Schlussrechnung über den kompletten Betrag des Projektes und zieht dabei die bereits bezahlten Beträge aus den gestellten Abschlagsrechnungen ab.

2. Praktisches Beispiel einer Abschlagsrechnung

Der E-Commerce-Dienstleister "Shop-Schmiede" hat den Auftrag von Händler Händler Kramermann erhalten, einen Onlineshop zu erstellen. Die Kosten belaufen sich laut Angebot auf 15.500 € zuzüglich Mehrwertsteuer. Das Projekt wird in Angriff genommen. Bis zur Realisierung erhalt Händler Kramermann folgende Rechnungen:

RechnungRechnungsgegenstandBetrag (netto)
1. AbschlagsrechnungKonzeption und Lastenheft für den Shop3.500 €
2. AbschlagsrechnungWebdesign und Prototyp3.000 €
3. AbschlagsrechnungTechnische Umsetzung5.000 €
SchlussrechnungNach Test, Launch und einem pauschalen Marketingpaket3.500 €
Gesamt-Betrag 15.000 €

Diese Vorgehensweise hat für alle Beteiligten Vorteile: 

  • Die Firma Shop-Schmiede erhält regelmäßige Zahlungen
  • Händler Kramermann kann jeden Projektabschnitt prüfen und sich ebenfalls die Zahlungen besser einteilen.
TIPP

Mit einem Rechnungsprogramm erstellen Sie Abschlagsrechnungen mit ein paar Klicks.

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3. Textvorlage und Beispiel (Word, Excel und PDF)

Auf unsere Seite zu den Rechnungsvorlagen haben wir Vorlagen für die Abschlagsrechnung für Sie erstellt.

Teaserbild Abschlagsrechnung

4. Abschlagsrechnung: Vorlage vs. Software?

Einen Auftrag mit mehreren Abschlagsrechnungen und der anschließenden Schlussrechnung abrechnen, bedeutet viel Arbeit und Rechnerei für die Mitarbeiter in Büro und Buchhaltung. Digitale Rechnungsprogramme erstellen Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen aus dem Angebot bzw. dem Auftrag automatisch.

Ablauf Rechnungsstellung mit Abschlagsrechnungen

Die folgende Tabelle zeigt den Ablauf, wie mit Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen ein Auftrag abgerechnet wird.

SchrittMit RechnungsprogrammMit Rechnungsvorlage
Angebot und Auftrag bzw. Projekt erstellenIm System erstellt; Kundendaten und Daten zu Abrechnungspositionen liegen als Stammdaten vorManuelle Erstellung mit Angebotsvorlagen; alle Daten sind per Hand zu tippen.
Erstellen AbschlagsrechnungMit ein paar Klicks aus Angebot bzw. Auftrag.Manuelle Erstellung: Angaben im Angebot müssen erneut eingegeben werden.
Erstellen SchlussrechnungMit ein paar Klicks auf Basis Auftrag und bereits gestellter und bezahlter Abschlagsrechnungen. Manuelle Berechnung und Erstellung sämtlicher Rechnungen bis zur Endrechnung.
ZahlungseingangAutomatischer BankdatenabgleichManueller Abgleich mit Bankauszug und Rechnung
Wenn Kunde nicht zahltAutomatisiertes MahnwesenZahlungserinnerungen und Mahnungen müssen manuell erstellt werden.
ZeitaufwandGering; die wesentlichen Abrechnungsdaten (Kunde, Leistungen) werden ein einziges Mal im Auftrag erstellt.Hoch, weil alle Dokumente aufs Neue erstellt werden müssen
FehlerrisikoGeringHoch; bei jeder Rechnungsstellung können sich Fehler einschleichen
Elektronische Speicherung der RechnungenMöglichNicht möglich

Je umfangreicher ein Projekt und je mehr Abschlagsrechnungen in der Buchhaltung erstellt werden, desto vorteilhafter eine Rechnungssoftware.

TIPP

Vorlagen sind gut. Rechnungsprogramme sind besser, speziell bei der Abo-Rechnung sparen Sie viel Zeit.

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5. FAQs: Häufige Fragen zur Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für ein größeres Projekt. Grundlage ist ein Auftrag, der Zeitpunkt, Anzahl und Höhe der Abschlagsrechnungen definiert. Mit der Schlussrechnung wird das Projekt dann endgültig abgerechnet.

Für den Inhalt einer Abschlagsrechnung sind zwei Dinge wichtig.

  • Die Rechnung muss sich auf einen Auftrag und eine Vereinbarung zur Teilzahlung bzw. Abschlagszahlung beziehen.
  • Sie muss sämtliche Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung enthalten.

Nachdem der Käufer alle vereinbarten Abschlagszahlungen erbracht hat, stellt der Verkäufer zuletzt noch eine End- oder Schlussrechnung aus. Dieses Dokument beinhaltet und folgende Bestandteile:

  • sämtliche Teilleistungen des abgeschlossenen Projekts
  • dazugehörige und bereits erfolgte Teilzahlungen
  • den noch ausstehenden Restbetrag 

Auch die Schlussrechnung benötigt selbstverständlich sämtliche Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung.

Anzahlung, Abschlagszahlung, Teilzahlung, à conto Zahlung sind, wie der Name sagt, Zahlungen. Manche dieser Zahlungen erfolgen auf Grund von Rechnungen, manche aufgrund vertraglicher Vereinbarung.

  • Die Anzahlung erfolgt häufig auf Basis einer Vereinbarung zwischen zwei Geschäftspartnern. Hier kann eine Anzahlungsrechnung die Basis und Anspruchsgrundlage sein. Wichtig ist, dass bei einer Anzahlung eine Leistung noch nicht erfolgt ist.
  • Abschlagszahlung: Sie erfolgt häufig auf Basis vertraglicher Vereinbarung, beispielsweise die Abschlagszahlungen für Strom- und Wasser bei den Versorgungswerken. Oder sie erfolgt auf Basis einer gestellten Abschlagsrechnung.
  • Teilzahlung: Die Teilzahlung erfolgt entweder auf Basis einer Teilzahlungsrechnung. Oder sie erfolgt auf Basis einer Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern, um beispielsweise einen hohen Rechnungsbetrag in kleinere Teilbeträge zu splitten. Das ist dann ähnlich wie bei einer Ratenzahlung.
  • À conto Zahlung: Dies ist meist die Zahlung eines glatten Betrages auf das Geschäftskonto des Geschäftspartners und ist im Grunde eine Teilzahlung. Wird häufig bei Schuldenregulierungen und Zahlungsplänen verwendet.

Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, darf selbstverständlich die Vorsteuer abziehen. Wichtig ist natürlich, dass die Rechnung alle Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthält.

Der Unternehmer muss die ausgewiesene Umsatzsteuer im Rahmen von Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung versteuern. Ist sein Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, darf er die Mehrwertsteuer in der Abschlagsrechnung als Vorsteuer geltend machen.

Im Grunde ist es das Gleiche. Bei der Teilzahlungsrechnung sind berechnete Leistungen zu einem bestimmten Leistungsabschnitt genauer definiert. Bei einer Abschlagsrechnung kann es sein, dass lediglich ein prozentualer Abschlag vom Gesamtbetrag berechnet wird. Unternehmer und Auftraggeber sollten diese Details im Rahmen des Auftrags regeln.

Ein Rechnungsprogramm muss GoBD konform sein, damit man elektronische Abschlagsrechnungen schreiben kann. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Manipulationen am Programm und an den Rechnungsdokumenten nicht möglich sind. Außerdem müssen die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden können.

Typische Fehlerquellen sind:

  • Fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen
  • Fehler bei der Nummerierung der Rechnung
  • Fehlende Angaben zum Auftrag und Leistungszeitraum

Diese Fehler treten auf, wenn Unternehmer Vorlagen verwenden. Wer ein modernes Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramm verwendet ist vor diesen Fehlern geschützt.

Bei der kumulierten Abschlagsrechnung wird im Grunde die komplette Historie der Abrechnung eines Projektes dokumentiert. Denn die Rechnungspositionen beinhalten nicht nur die erbrachte Teilleistung, sondern auch sämtliche Beträge bereits gestellter Abschlagsrechnungen, versehen mit Rechnungsnummer und Datum. Am Schluss werden diese Einzelbeträge wieder abgezogen.

Der Kunde hat so einen kompletten Überblick über sämtliche bereits gestellten und bezahlten Abschlagsrechnungen. Manche Kunden verlangen diese Art von Rechnung beispielsweise Industriekunden oder Auftraggeber, die mit öffentlichen Mitteln arbeiten.

Ja, das ist in der Praxis sogar üblich. Denn auch Kleinunternehmer können mit längeren Projekten beauftragt werden und benötigen dann einen konstanten Geldfluss. Die Abschlagsrechnung kann auch im Sinne der Kleinunternehmerregelung gestaltet werden, also ohne den Ausweis der Mehrwertsteuer.

Ist der Auftrag groß und der Kunde nicht bekannt, empfiehlt sich eine Bonitätsauskunft, bevor das Geschäft abgeschlossen wird. Ist das Geschäft abgeschlossen, sollte das Debitorenmanagement reibungslos funktionieren. Das heißt, rechtzeitig Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken und im Extremfall ein Inkassobüro beauftragen.

In der Regel muss beim Factoring ein Auftrag komplett ausgeführt und abgenommen sein. Daher scheidet Factoring auf den ersten Blick als Instrument im Debitorenmanagement aus. Manche Factoringunternehmen kaufen aber auch Abschlagsrechnungen an. Voraussetzung ist, dass eine Teilleistung erbracht ist und dass der Kunde die erbrachte Leistung bestätigt hat.

6. Fazit: Abschlagsrechnungen nur digital erstellen

Die Abschlagsrechnung ist das geeignete Instrument, um Aufträge abzurechnen, die sich über einen längeren Zeitraum hinziehen. Die Entwicklung eines Onlineshops ist hier ein gutes Beispiel. Der Unternehmer stellt seinem Kunden Abschlagsrechnungen, die er mit Abschlagszahlungen begleicht. Am Ende stellt der Unternehmer die Schlussrechnung, die der Kunde dann bezahlt, wenn er das fertige Werk final abnimmt. Mit Abschlagsrechnungen finanziert der Unternehmer den Auftragsprozess und stellt seine Liquidität sicher. Der Kunde profitiert von überschaubaren Teilzahlungsbeträgen.

Wer eine Abschlagsrechnung stellt, muss bei den Pflichtangaben zwingend die Bezeichnung Abschlagsrechnung verwenden. Außerdem sollte im Text der Rechnung ein Hinweis auf den Auftrag vorhanden sein. Ansonsten gelten die üblichen Pflichtangaben der ordentlichen Rechnung. Dazu zählt auch der Ausweis der Mehrwertsteuer. Die Mehrwertsteuer muss der Unternehmer versteuern, der Kunde kann sie als Vorsteuer geltend machen, wenn er dazu berechtigt ist.

Abschlagsrechnungen erstellen Sie am besten mit einem Rechnungsprogramm. Das vereinfacht die Büroarbeit und spart Zeit. Vorlagen sind hier im Vergleich viel zu unpraktisch und mit einem hohen Fehlerrisiko behaftet. 

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