Abschlagsrechnung erstellen: Aufbau & Muster

Eine Abschlagsrechnung ist eine Teilrechnung für ein größeres Projekt. Grundlage ist ein Auftrag, der Zeitpunkt, Anzahl und Höhe der Abschlagsrechnungen definiert. Mit der Schlussrechnung wird das Projekt dann endgültig abgerechnet.

Für den Inhalt einer Abschlagsrechnung sind zwei Dinge wichtig.

• Die Rechnung muss sich auf einen Auftrag und eine Vereinbarung zur Teilzahlung bzw. Abschlagszahlung beziehen.
• Sie muss sämtliche Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung enthalten.

Nachdem der Käufer alle vereinbarten Abschlagszahlungen erbracht hat, stellt der Verkäufer zuletzt noch eine End- oder Schlussrechnung aus. Dieses Dokument beinhaltet und folgende Bestandteile:

• sämtliche Teilleistungen des abgeschlossenen Projekts
• dazugehörige und bereits erfolgte Teilzahlungen
• den noch ausstehenden Restbetrag 

Auch die Schlussrechnung benötigt selbstverständlich sämtliche Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung.

Anzahlung, Abschlagszahlung, Teilzahlung, à conto Zahlung sind, wie der Name sagt, Zahlungen. Manche dieser Zahlungen erfolgen auf Grund von Rechnungen, manche aufgrund vertraglicher Vereinbarung.

• Die Anzahlung erfolgt häufig auf Basis einer Vereinbarung zwischen zwei Geschäftspartnern. Hier kann eine Anzahlungsrechnung die Basis und Anspruchsgrundlage sein. Wichtig ist, dass bei einer Anzahlung eine Leistung noch nicht erfolgt ist.
• Abschlagszahlung: Sie erfolgt häufig auf Basis vertraglicher Vereinbarung, beispielsweise die Abschlagszahlungen für Strom- und Wasser bei den Versorgungswerken. Oder sie erfolgt auf Basis einer gestellten Abschlagsrechnung.
• Teilzahlung: Die Teilzahlung erfolgt entweder auf Basis einer Teilzahlungsrechnung. Oder sie erfolgt auf Basis einer Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern, um beispielsweise einen hohen Rechnungsbetrag in kleinere Teilbeträge zu splitten. Das ist dann ähnlich wie bei einer Ratenzahlung.
• À conto Zahlung: Dies ist meist die Zahlung eines glatten Betrages auf das Geschäftskonto des Geschäftspartners und ist im Grunde eine Teilzahlung. Wird häufig bei Schuldenregulierungen und Zahlungsplänen verwendet.

Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, darf selbstverständlich die Vorsteuer abziehen. Wichtig ist natürlich, dass die Rechnung alle Pflichtangaben einer ordentlichen Rechnung enthält.

Der Unternehmer muss die ausgewiesene Umsatzsteuer im Rahmen von Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuererklärung versteuern. Ist sein Kunde vorsteuerabzugsberechtigt, darf er die Mehrwertsteuer in der Abschlagsrechnung als Vorsteuer geltend machen.

Im Grunde ist es das Gleiche. Bei der Teilzahlungsrechnung sind berechnete Leistungen zu einem bestimmten Leistungsabschnitt genauer definiert. Bei einer Abschlagsrechnung kann es sein, dass lediglich ein prozentualer Abschlag vom Gesamtbetrag berechnet wird. Unternehmer und Auftraggeber sollten diese Details im Rahmen des Auftrags regeln.

Ein Rechnungsprogramm muss GoBD konform sein, damit man elektronische Abschlagsrechnungen schreiben kann. Das bedeutet im Wesentlichen, dass Manipulationen am Programm und an den Rechnungsdokumenten nicht möglich sind. Außerdem müssen die Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden können.

Typische Fehlerquellen sind:

• Fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen
• Fehler bei der Nummerierung der Rechnung
• Fehlende Angaben zum Auftrag und Leistungszeitraum

Diese Fehler treten auf, wenn Unternehmer Vorlagen verwenden. Wer ein modernes Rechnungsprogramm oder Buchhaltungsprogramm verwendet ist vor diesen Fehlern geschützt.

Bei der kumulierten Abschlagsrechnung wird im Grunde die komplette Historie der Abrechnung eines Projektes dokumentiert. Denn die Rechnungspositionen beinhalten nicht nur die erbrachte Teilleistung, sondern auch sämtliche Beträge bereits gestellter Abschlagsrechnungen, versehen mit Rechnungsnummer und Datum. Am Schluss werden diese Einzelbeträge wieder abgezogen.

Der Kunde hat so einen kompletten Überblick über sämtliche bereits gestellten und bezahlten Abschlagsrechnungen. Manche Kunden verlangen diese Art von Rechnung beispielsweise Industriekunden oder Auftraggeber, die mit öffentlichen Mitteln arbeiten.

Ja, das ist in der Praxis sogar üblich. Denn auch Kleinunternehmer können mit längeren Projekten beauftragt werden und benötigen dann einen konstanten Geldfluss. Die Abschlagsrechnung kann auch im Sinne der Kleinunternehmerregelung gestaltet werden, also ohne den Ausweis der Mehrwertsteuer.

Ist der Auftrag groß und der Kunde nicht bekannt, empfiehlt sich eine Bonitätsauskunft, bevor das Geschäft abgeschlossen wird. Ist das Geschäft abgeschlossen, sollte das Debitorenmanagement reibungslos funktionieren. Das heißt, rechtzeitig Zahlungserinnerungen und Mahnungen verschicken und im Extremfall ein Inkassobüro beauftragen.

In der Regel muss beim Factoring ein Auftrag komplett ausgeführt und abgenommen sein. Daher scheidet Factoring auf den ersten Blick als Instrument im Debitorenmanagement aus. Manche Factoringunternehmen kaufen aber auch Abschlagsrechnungen an. Voraussetzung ist, dass eine Teilleistung erbracht ist und dass der Kunde die erbrachte Leistung bestätigt hat.